• Save
VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori

on

  • 24,334 views

 

Statistics

Views

Total Views
24,334
Slideshare-icon Views on SlideShare
24,334
Embed Views
0

Actions

Likes
28
Downloads
0
Comments
38

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

110 of 38 Post a comment

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • Minta jasa baik email kepada saya sherlylim_89@yahoo.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • salam cik.boleh emailkan kepada saya .saya amat memerlukannya.terima kasih.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • hai..boleh emailkan kepada saya pengurusan stor,harta modal dan inventori..untuk rujukan pd saya.. email saya ayanakuu@yahoo.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • Minta jasa baik email kepada saya klloo88@yahoo.com pengurusan stor, harta modal dan inventori untuk rujukan pengurusan stok bengkel Kemahiran Hidup sekolah saya di Ipoh.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • mohoh jasa baik email ke sy..pieehurray@gmail.com
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…

110 of 38

Post Comment
Edit your comment

    VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori Document Transcript

    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI1.0 PENGENALANSesebuah bengkel yang diuruskan dengan baik dan bersistematik akan membantukeberkesanan proses pengajaran dan pembelajaran. Perkara ini bersesuaian denganproses pengajaran dan pembelajaran itu sendiri yang mana disebabkan kerja-kerjaberbentuk amalan praktik yang dilakukan di dalam bengkel merupakan komponenutama dalam pengajaran dan pembelajaran yang berasaskan teknik dan kemahiranSehubungan dengan itu, sistem yang ingin dilaksanakan perlu dianalisa dandirekabentuk terlebih dahulu untuk memastikan perlaksanaan sistem itu kelak adalahmudah difahami oleh pengguna akhir. Oleh itu pengurusan yang sistematik adalah perlubagi memudahkan cara pengurusan stor, harta modal dan inventori di dalam bengkelkemahiran hidup di sekolah. Semua harta modal dan inventori barang diletakkan dalamsatu pangkalan data berpusat dan aplikasi tambahan seperti tempahan dan pesanandimasukkan dalam satu pengurusan data yang bersistematik. Bagi mengejar arusperubahan ini, maka setiap organisasi di bengkel kemahiran hidup harus merebutpeluang dengan menggunakan kelebihan dan teknologi sedia ada.Oleh itu, tujuan menyediakan kertas kerja ini adalah untuk membantu dan juga memberipandangan serta pendapat untuk diimplementasikan di bengkel kemahiran hidupsekolah bagi menguruskan stor dan mengawal segala peredaran harta modal daninventori barangan bengkel. Selain itu, tujuan kertas kerja ini diharap dapat membantuorganisasi dalam membuat perancangan yang lebih tepat dari segi pembelian stok serapengawalan kos yang perlu dibiayai.Oleh yang demikian, tanggungjawab seorang guru bukan sahaja melaksanakan prosespengajaran dan pembelajaran di dalam kelas atau bengkel tetapi juga seseorang guruitu harus sentiasa dapat memastikan segala sistem pengurusan bengkel dapat berjalandengan lancar. Pada dasarnya dapatlah disimpulkan bahawa pengurusan bengkel yangteratur dan bersistematik itu adalah merupakan nadi penggerak sesuatu bengkel. Inikerana aktiviti pengajaran dan pembelajaran amali bersandarkan kepada aktiviti didalam bengkel2.0 KEPENTINGAN PENGURUSAN STOR, HARTA MODEL DAN INVENTORI 1
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI DALAM PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARANPengurusan stor, harta modal dan inventori yang baik dan sistematik dapt membantupihak pengurusan bengkel terutamanya guru dalam membuat keputusan, merancangpembelian stok bahan untuk untuk kegunaan bengkel dan mengawal kos yangdiperlukan.Kepentingan pengurusan stor, harta modal dan inventori ini membolehkan pengurusanbengkel mengoptimumkan masa kerja untuk proses pengemaskinian rekod,menghasilkan laporan dan penempahan bahan dan barang untuk kelas bengkel,memudahkan pengurusan bengkel mencapai maklumat berkaitan rekod inventoribengkel untuk laporan bagi pihak sekolah serta dapat menjadikan bengkel kemahiranhidup sekolah-sekolah sebagai sebuah bengkel yang sistematik dan kreatif.Selain itu, guru-guru yang terlibat dengan pengurusan bengkel dapat meningkatkanpengetahuan serta kemahiran mereka dalam menguruskan bengkel. Pentadbiransekolah juga dapat mengambil tindakan sewajarnya bagi memperbaiki danmempertingkatkan pengurusan bengkel agar dapat menghasilkan pengurusan bengkelyang lebih efektif dan bersistematik.3.0 DEFINISI TAJUK3.1 StorStor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok . Stor wujud dalam pelbagaibentuk iaitu bangunan, bangsal, kawasan lapang, kolam, tangki dan kandang.Terdapat dua jenis stor untuk menyimpan alatan iaitu: i) Stor Umum/ Utama Stor umum atau stor agihan adalah untuk kegunaan beberapa bengkel. Stor ini memerlukan seorang pembantu bengkel untuk merekodkan keluar dan masuk alatan ii) Stor Agihan 2
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI Stor agihan digunakan untuk menyimpan segala peralatan dan bahan khas untuk sesuatu bengkel. Segala peralatan dan bahan khas serta lebihan barangan yang digunakan oleh pelajar disimpan dalam stor agihan untuk mengelakkan kehilangan atu kecurian. Alatan hanya boleh dikeluarkan apabila diperlukan pelajar tetapi guru perlu mengeluarkan terlebih dahulu peralatan sebelum kelas dimulakan.3.2 Harta ModalHarta modal ialah barang yang kekal atau tidak luak dimana kos perolehannya melebihiRM500 setiap unit. Harta modal memerlukan penyenggaraan. Harta modal tidaktermasuk perabot, langsir dan pinggan mangkuk.Antara contoh harta modal ialah kenderaan (kereta, van, motorsikal dan sebagainya),loji (loji pusat hawa dingin, loji pembersihan air dan sebagainya)dan mesin peralatandan kelengkapan pejabat dan sebagainya (kamera, komputer, mesin taip dansebagainya).3.3 InventoriInventori ialah barang tidak luak dan kos perolehannya tidak melebihi RM500 setiap unitdan tidak memerlukan penyenggaraan biasa.Antara contoh inventori ialah peralatan dan kelengkapan pejabat seperti alat pengiradan kipas angin dan juga perabot, permaidani, langsir iaitu termasuklah kerusi, meja,kabinet besi dan almari.4.0 PENGURUSAN STOR 3
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI Pengurusan Stor merupakan satu aspek pengurusan Kewangan yang penting. Barang- barang dalam stor merupakan modal terikat yang tidak menghasilkan faedah berbanding dengan wang yang di simpan dalam bank. 4.1 Organisasi Stor Stor yang besar mempunyai beberapa unit atau bahagian mengikut fungsinya sendiri: ORGANISASI STOR Kawalan Lejar Penstoran Pembungkusan & Akaun Stok Penghantaran• Tentukan Menguruskan Menerima, Membungkus & Menguruskan kuantiti kad lejar dan menyimpan & menghantar barang hal ehwal keluaran kad kawalan mengeluarkan mengikut kaedah akaun• Tentukan stok barang-barang dan prosedur kod barang tertentu• Sedia dan kemaskini• Katalog• Menguruska n pembelian Jadual 4.1 : Organisasi Stor 4.2 Bangunan Stor Penempatan Stor Susun Atur Stor Kawasan di mana stor ditempatkan Susun atur yang wujud hendaklah hendaklah mempunyai aliran bagi mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakkan kenderaan memudahkan kakitangan dan alat dan kakitangan bengkel terutama guru pengendalian bergerak dengan bengekl kemahiran hidup dalam selamat mengendalikan stor 4.3 Tujuan Pengurusan Stor 4
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORITujuan utama pengurusan stor ialah untuk memastikan stok barang-barang sentiasakedapatan (readily available) seperti dan apabila hendak digunakan oleh pelajar-pelajaruntuk kelas bengkel kemahiran hidup mereka.Tujuan lain pengurusan stor adalah untuk menyimpan barang dengan cara terbaikdengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyenggaraan sewajarnya semasadalam simpanan4.4 Susunatur Pengurusan Stor TERIMA SIMPAN KELUA R Jadual 4.2: Susunatur Pengurusan Stor 5
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI PENGURUSAN ASET MUL A A KHIR P P T E Stor N HA RTA Penggunaan Penyelenggaraan Barang E D E MODA L & Ter- E R INVE NTORI pakai R K (Barang Tak Luak) PEMERIKSAAN L O O N T Keluaran P U ( Pelanggan) E B A RA NG A N Terimaan Simpanan L P R N A K S TOR O PENGIRAAN/ PEMERIKSAAN/ K E U ( B arang G unahabis ) P O E VERIFIKASI STOK K H S A A S N B E KA L A N Terimaan Simpanan Keluaran N A A N PE J A B A T (Stok operasi) STOK A ( B arang Gunahabis ) 4 N N Jadual 4.3: Pengurusan Stor sebagai Satu Elemen Dalam Pengurusan Bekalan 4.5 Fungsi Pengurusan Stor Menerima, Menyimpan barang- Menyenggara Mengeluarkan mengesahkan & barang ke lokasi barang semasa barang kepadamemperakui serahan yang ditetapkan dalam simpanan pelajar-pelajar barang-barang daripada pembekal Menambah stok Mengemaskini Rekod Memeriksa/ Verifikasi Stok Keselamatan Mengendali Stok dan Keselamatan Bangunan dan Kawasan Jadual 4.4 : Fungsi Pengurusan Stor 6
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI4.6 Pengurusan Kawalan StokPengurusan kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segikuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna atau pemesan. Ia jugamengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan, hargapembelian dan modal yang terlibat.Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan banyak faedahantaranya ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi.Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentukstok. Dalam hal ini perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadarpengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usangdapat dikurangkan. Ruang simpanan juga dapat dioptimumkan.4.6.1 Penerimaan StokGuru bertanggungjwab atau penerima hendaklah:• Semak nota atau bil seraha, nota bungkusan dan invois• Semak dan menghitung kuantiti yang diterima• Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barnag yang diterima adalah mengikut spesifikasi dalam keadaan baik dan cukup kuantitinya.• Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, segala urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang.• Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam Kad Kawalan Stok atau Kad Pteak atau Lejar dengan secepat yang mungkin. 4.6.2 Merekod StokSemua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh guru kemahiran hidupdengan mematuhi penggunaan rekod. Antara kaedah yang sering digunakan untuk 7
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORImerekod maklumat stok dan inventori ialah sistem fail, sistem buku, borang khas dankad.Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kadyang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikanbilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok.Kad adalah paling popular digunakan sebagai kaedah merekod kerana lebih sesuaidigunakan dan fleksibel, mudah ditukar ganti, mudah dipindahkan, dan boleh diubahmengikut kesesuaian dan keperluan. Kad perlu disusun mengikut kumpulan itemberdasarkan kos sesuatu item, kegunaan dan sifat item tersebut.Berikut adalah contoh kad kawalan stok :Contoh 1: 8
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIContoh 2: 9
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIContoh 3: 10
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI KAD KAWALAN STOK KEW. 300 – J3 Ke 1999 2000 2001… Harga Paras Unit Unit Kuantiti Pesanan Luar … Keluar Stok (Ekonomi/Tetap) an an RM 1,000 1,200 1,800 Seunit Mak- 20 No. Vokeb: Tahun sima an K 50 60 90 Unit Meme- 10 No, Kod : CE 203004 Terim san aan/Ke Pem- RM 1,200 1,500 2,000 luaran Mini- 5 Tempat: Stor Cat L2/T2 ma belian K Keluaran Pertama Kedua Ketiga Keempat 60 75 100 Suku Tahu Tahun nan Semasa RM RM RM RM Item Stor:Cat Emulsi Kumpulan: A 5L Gerakan :Cepat No. Lejer: No.Kad:G12 Tarikh No. Tempat Rujukan Terimaan Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi Hantaran No. Pesanan belum diterima Kerajaan Tarikh No. Kuantiti Kuntiti Harga K RM K RM Rujuka diterima n Seunit Jumlah 33Contoh 4: KAD PETAK KEW. 300 – J4 Nombor Kod: CP4002 Lokasi : Stor Cat L2/T2 Perihal Barang : Cat, Emulsi, Putih Tin 5 Liter Kumpulan : Menarik Nombor Rujukan/ Unit Keluaran: Tin 5 liter No. No. BTB atau BPPB Terima Keluar Baki Tarikh dan Tanda Garisan Tangan Penyelenggara Stor Baki dibawa ke hadapan 40 1 JPT 2/2001 15 35 12.2.2001 2 Pesanan 23456 10 45 3.4.2001 3 JPt 7/2001 3 42 24.5.2001 4 5 34 64.6.3 Penyimpanan Stok 11
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIPenyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu,seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak,senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum. Selain itu dapatmengelakkan daripada kehilangan, kekurangan, kerosakan, keusangan dan kelusuhan.Penyimpanan melibatkan perkara-perkara berikut : • Simpan di tempat yang sesuai dengan jenis barang. • Memberi perhatian kepada cara susunan barang-barang. • Pastikan keselamatan barang-barang. • Sediakan tanda-tanda amaran4.6.4 Pengeluaran StokSetiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelahdibenarkan oleh guru penyelia bengkel. Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalamkad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa kemaskini.Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan Borang Permintaan Barang-Barang dan guru penyelia hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikanselepas barang-barang diakui terima.Semua pesanan barang-barang untuk storhendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pemesanan Pengeluaran Barang-barang.4.6.5 Pemeriksaan StokPemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak,usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.4.6.6 Keselamatan dan Kebersihan 12
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIKeselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara ini harusdiambil berat oleh guru penyelia dalam memastikan barangan atau peralatan tahan dantidak rosak. Keselamatan juga harus dititikberatkan dalam memastikan tidak berlakukehilangan atau kecurian barangan dari stor. Stor juga perlu dilengkapkan dengansistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector,water sprinkler dan lainlain. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hosereel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan PerkhidmatanBomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa4.6.7 Pelupusan dan Hapus KiraPelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan untuk memastikan bengkel tidakmenyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan. Pelupusan jugadilakukan untuk mendapatkan hasil pulangan yang terbaik, menjimatkan ruangsimpanan/pejabat dan membolehkan aset milik Kementerian atau sekolah dipindahkanke sekolah/ jabatan yang lain.Hapus kira pula merujuk pada barang yang hilang atau musnah yang tidak ada secarafizikalnya wujud dalam simpanan.Antara syarat atau proses pelupusan ialah: • Pelupusan barang bernilai tidak melebihi RM20 ribu setiap satu memadai mendapat kelulusan daripada pegawai pengawal atau ketua jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa. Senarai tidak dihantar ke Kementerian Kewangan. • Barang bernilai lebih RM20 ribu perlu pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa yang dilantik oleh pegawai pengawal atau ketua jabatan untuk kelulusan oleh Kementerian Kewangan. • Laporan pelupusan yang mengandungi syor dan cara pelupusan Lembaga Pemeriksa diisi dalam borang Kewangan jurutera atau pembekal bertauliah. • Pelupusan perlu mendapatkan Sijil Pelupusan Barang-Barang. • Pelupusan boleh dibuat 3 hingga 12 bulan sekali mengikut keperluan. 13
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORICara-cara perlupusan pula ialah melalui: • Pindahan iaitu dari satu jabatan atau sekolah ke sekolah yang lain • Hadiah atau sumbangan • Ditanam • Penjualan melalui tender, sebut harga, lelon, tukar beli (trade –in) atau kontrak pusat • Dibakar • Tenggelamkan • Leburkan4.7 Masalah-Masalah Dalam Pengurusan Stor dan AsetDalam menyelenggara dan mengurus stor dan aset terdapat beberapa masalah yangdihadapi antaranya adalah seperti berikut : • Kekurangan dan ketidaksuaian infrastruktur • Ruang stor tidak mencukupi/kurang ekonomik • Pengurusan/pengendalian rekod kurang memuaskan • Perolehan dibuat tanpa perancangan • Penerimaan barang-barang dibuat tanpa diuji kualiti atau disemak spesifikasi • Pemeriksaan tidak/jarang dilakukan • Cara penyimpanan/susunatur kurang memuaskan • Pegangan stok berlebihan • Kurang pengetahuan/kemahiran dalam pengurusan stor • Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhi peraturan • Penerimaan barang tanpa ujian kualiti • Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut jadual • Penyimpanan barang tidak teratur • Pegangan stok berlebihan • Kekurangan guru menyelia dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor 14
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI • Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan • Kelewatan tindakan pelupusan • Kehilangan barang stor terus berlaku • Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan peralatan stor dan pengendalian4.8 Pengurusan Stor Dan Stok Secara EfektifLangkah-langakah yang perlu diambil dalam menentukan pengurusan stor dan stokyang cekap dan berkesan serta efektif adalah seperti berikut : • Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan • Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti. • Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan. • Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan dan Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal. • Stor sentiasa dalam keadaan kemas dan bersih. • Guru penyelia stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional. 15
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI5.0 PENGURUSAN INVENTORI DAN HARTA MODALPengurusan yang sistematik pada inventori dan harta modal amat penting bagisesebuah organisasi. Inventori merujuk kepada pegangan stok yang dipegang olehsesebuah organisasi. Dalam menguruskan inventori dan harta modal, setiap organisasimempunyai pendekatan sendiri menguruskan inventori dan harta modal mereka.Pendekatan tradisional seperti penggunaan fail masih digunakan. Inventori merupakanaset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu menguruskan inventori dengancekap dan efektif.Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam menguruskan inventorimereka. Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam menguruskan inventorimemberi manfaat bukan sahaja dari aspek pengurusan malah aspek lain sepertimengurang kos perbelanjaan dan pengeluaran organisasi. Thomas C. Harrington (1990)di dalam artikelnya berkaitan ’Implementing an Effective Inventory Management System’menekankan aspek kawalan sebagai elemen penting dalam pengurusan inventori yangefektif.“A professional discipline that is primarily concerned with the management of document-based information systems. The application of systematic and scientific controls torecorded information required in the operation of an organization’s business (PriscillaEmery, 2005)Daripada petikan-petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen kawalan dalampengurusan inventori merupakan aspek penting dalam membangunkan sistem yangberkaitan dengan pengurusan inventori. Kawalan inventori yang efektif dan sistematikdalam sesebuah organisasi dapat memudahkan pengurusan organisasi dalammenguruskan inventori, membuat keputusan, merancang dan mengawal aliran stok ataubarang dan membuat laporan. Penerangan seterusnya akan menerangkan terminologiyang terdapat dalam persekitaran inventori, kawalan inventori dan model-modelinventori dan pendekatan yang digunakanSecara tidak langsung, semasa pesanan bekalan dibuat bersama-sama dengan jumlahuntuk pegangan stok, organisasi dapat memperolehi kelebihan diskaun bagi pesanantersebut, ataupun dapat membeli item tersebut pada masa yang murah dan akan 16
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORImemperoleh keuntungan di situ. Selain itu, dengan pegangan stok tersebut, ini dapatmengelakkan kehabisan stok semasa pesanan semula dibuat dan juga dapatmenjimatkan kos pengangkutan. Ia juga akan bertindak sebagai penimbal sekiranyaberlaku kekurangan stok, dan dapat mengekalkan tahap operasi agar sentiasa beradapada tahap yang optimum.5.1 Objektif Pengurusan Inventori dan Harta ModalSemua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap,mahir danteratur bagi tujuan :- • Mengurangkan pembaziran • Menjimatkan kos • Mencapai jangka hayat • Mencegah penyalahgunaan • Mengelakkan kehilangan5.2 Penggunaan Inventori dan Harta ModalPenggunaan aset hendaklah mematuhi peraturan berikut:- • Bagi tujuan tertentu sahaja • Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual / buku panduan pengguna • Dikendalikan oleh guru atau mereka yang mahir dan berkelayakan • Perlu direkodkan • Melaporkan kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan kerosakan Aset KEW. PA-9Harta modal yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulisdaripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semua sebaik selesaipenggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.Proses-proses yang perlu dilakukan ialah: • Pemohon menyediakan surat permohonan kepada pengetua/ Ketua Unit • Dekan/Ketua Unit buat surat kelulusan dan tandatangan. 17
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI • Pegawai harta modal sediakan daftar harta KEW.PA-2,KEW.PA-3, borang harta modal. • Pemohon bertanggungjawab sepenuhnya jika berlaku kehilangan yang disebabkan kecuaian. • Mereka yang dibenarkan menggunakan harta modal tersebut tidak boleh menyerahkannya kepada orang lain untuk, digunakan tanpa mendapat kelulusan Guru penyelia/ Pengetua. Sekiranya ada orang lain yang hendak menggunakannya maka proses seperti yang dinyatakan di atas perlu dilakukan oleh mereka.5.3 Penyimpanan Inventori dan Harta ModalInventori dan harta modal bengkel kemahiran hidup hendaklah disimpan di tempat yangselamat dan sentiasa di bawah kawalan guru yang bertanggungjawab. ArahanKeselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunyakerosakan atau kehilangan aset.Guru penyeleras bahagian bengkel kemahiran hidup adalah bertanggungjawab terhadapapa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan,maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang mereka.Antara proses-proses yang perlu dilakukan dalam penyimpanan ialah: • Bagi peralatan yang mudah di bawa perlu disimpan di tempat yang berkunci atau tempat yang selamat di sekiranya tidak digunakan . • Perlu memastikan makmal atau bengkel sentiasa berkunci sekiranya tidak digunakan. • Perlu menyimpan peralatan tersebut mengikut keadaan yang sesuai dengannya. • Sekiranya harta modal dibawa keluar bagi tujuan rasmi dan telah mendapat kelulusan, maka harta modal tersebut perlu sentiasa dalam perhatian maksima dan dibawa bersama-sama dan tidak meninggalkannya di tempat lain. 18
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI5.4 Pemeriksaan Inventori dan Harta ModalPemeriksaan aset dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. Tujuan pemeriksaanadalah untuk mengetahui keadaan dan prestasi aset tersebut, memastikan setiap asetmempunyai daftar atau rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskinikan dan memastikansetiap aset berada di lokasi seperti yang dicatatkan dalam daftar.Pemeriksaan perlu kerap dilakukan oleh guru penyelia atau penyelaras bengkelterutamanya kepada peralatan yang mudah dibawa dan berisiko untuk hilang.Pemeriksaan digalakkan setiap sekali dalam masa tiga bulan.5.5 Isu dan Masalah dalam Pengurusan Inventori dan Harta ModalTerdapat beberapa masalah ataupun isu berkaitan dengan harta modal dan inventoriyang memerlukan beberapa penambahbaikkan. Antara masalah dan isu tersebut adalahkurangnya perhatian, pengawasan dan penyeliaan oleh guru ,pengetua atau KetuaUnit. Ia juga berlaku disebabkan oleh tiada perancangan pembelian. Pembelianharuslah mempunyai perancangan bagi mengelakkan pembaziran. Pembelian yangtidak ada perancangan akan menyebakan stok yang dipesan menjadi berlebihan danterpaksa disimpan. Perekodan stok dan aset juga tidak memuaskan dimana tiadalaporan di buat apabila berlakunya kehilangan, tiada pemeriksaan dan verifikasi stok dibuat, tiada maklumat atau data stor yang kemaskini dan seterusnya tiada tindakansusulan di ambil. Secara konklusinya, pengurusan aset adalah lemah. Harta modal,inventori dan stok di dalam stor harus mempunyai pengurusan yang baik keranakesemuanya adalah aset.Berdasarkan isu dan permasalah tersebut, beberapa penambahbaikkan harus dilakukan iaitu dengan mengkaji semula keperluan stor yang sedia ada. Pegangan stokdan juga bilangan item yang disimpan juga perlu dikurangkan. Item yang disimpan jugaperlu ada penyeragaman. Ini bermaksud, semua stok yang disimpan di dalam stor perludi susun atur dalam keadaan yang baik dan kemas serta di labelkan. Ini bagimemudahkan proses pengendalian stok dalam stor. Selain itu juga, perlu mengamalkanperolehan ‘Just In Time’ di mana sahaja mungkin dan mengkaji semula tempoh 19
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIsimpanan. Bagi menjadikan penyimpanan stok di dalam stor menjadi lebih efisien,perekodan haruslah di buat melalui komputer.5.6 Pengurusan Inventori dan Harta Modal Secara Efektif • Beri perhatian meningkatkan pengawasan dan penyeliaan • Lantik pengurus aset • Pastikan perancangan perolehan • Pastikan wujud penyelarasan di antara perolehan dan penyimpanan stok/pengurusan aset. • Monitor prestasi dan kadar pusingan stok • Pastikan pemeriksaan dan verifikasi dibuat • Pastikan ada jadual penyelenggaraan supaya aset diuruskan dengan baik. • Pastikan baki stok disemak, adakan anggaran realistik sebelum pesanan baru dibuat. • Monitor pelupusan dan pastikan tindakan tindakan pelupusan diambil atas stok yang lambat dan tidak bergerak. • Monitor kehilangan. • Semak rekod stok dan aset • Pastikan maklumat/data stor sentiasa kemaskini • Teliti laporan-laporan kelemahan pengurusan aset dan ambil tindakan susulan6.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN6.1 Cadangan Penambahbaikan Stor • Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. • Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa. • Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan pelajar dan guru dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat. 20
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI • Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas. • Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan. • Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu (MDKD). • Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan161 hingga166 PP-TPS. • Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari masa ke semasa6.2 Cadangan Penambahbaikan Inventori dan Harta ModalHarta modal dan inventori merupakan antara aset mudah alih. Bagi memastikanpengurusan aset mudah alih dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan disekolah beberapa perkara perlu dilaksanakan. Antaranya ialah:- • Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan guru yang bertanggungjawab. • Arahan keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelakkan berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. • Guru kemahiran hidup adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. • Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima7.0 KESIMPULANPenyelenggaraan stor dan aset yang cekap dan berkesan amat penting demi menjagaperuntukan kerajaan. Satu kombinasi tindakan atau langkah-langkah perlu diambil untuk 21
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORImengekal atau membaik pulih sesuatu sumber fizikal dalam keadaan berfungsi dan selamat.Tanggungjawab penyelenggaraan stor dan aset di sekolah bukan sahaja terletak di bahupengetua tetapi melibatkan semua pihak, dengan pengurusan yang baik segala sumber yangada, akan dapat digunakan secara optimum dan sekolah sudah tentu akan cemerlang secara“total”.Masalah yang sering timbul di sekolah adalah tiada pegawai khas yang mengurus hartamodal, aset alih, stor dan stok. Beban tugas ini biasanya akan dijalankan oleh guru yangsememangnya menghadapi beberapa masalah seperti kekangan masa, kerana sepertisedia maklum, guru tersebut tugas hakikinya adalah mengajar dan beliau perlu masukkelas untuk mengajar. Oleh itu, kadang-kadang rekod tidak “up to date” kerana masalahmasa. Selain daripada itu mereka juga kurang pengetahuan dan kemahiran dalampengurusan stor dan stok.Dalam mengatasi masalah penyelenggaraan stor dan stok di sekolah, demi untukpengurusan yang cekap dan efektif, langkah proaktif yang boleh diambil olehKementerian Pelajaran adalah dengan mewujudkan perjawatan Pembantu Tadbir khasuntuk mengurus/menyelia/menyelenggara harta modal, aset alih, stor dan stok disekolah-sekolah. Berdasarkan jumlah sekolah yang banyak di seluruh Malaysia ianyamelibatkan berbillion ringgit, oleh itu, sudah sampai masanya Kementerian/Kerajaanmewujudkan perjawatan ini untuk menguruskannya. Jika tidak lama-kelamaan ianyaakan tidak terurus dan menyebabkan kerosakan dan pembaziran wang kerajaan.Oleh yang demikian, guru-guru perlu mempertingkatkan lagi kemahiran mereka dalampengurusan stor dan aset bengkel. Hal ini kerana, faktor kemahiran memainkan perananyang penting dalam memastikan sesuatu pengurusan bengkel itu dapat dilakukandengan cekap dan teratur. Di samping itu, kemahiran serta kepakaran seseorang gurudalam menguruskan bengkel itu akan menjamin keberkesanan proses pengajaran danpembelajaran. Kemahiran dan kepakaran guru bengkel yang menyeluruh dalampelbagai aspek akan menjamin proses pengajaran dan pembelajaran dilaksanakandengan berkesan. 22
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORILAMPIRAN1.0 KEW 313 Kad Daftar Inventori DAFTAR INVENTORI KEW.313 ( Bil Kad. 5 )KEM / JAB : JABATAN PENDIDIKANA KEDAH Kategori PERABOT PERMAIDANI DAN LANGSIRBAHAGIAN : SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN DATO’ SYED AHMA Jenis KERUSI MURIDBil. Butiran Kuantiti No.Pesanan Tarikh Kos No.Siri lokasi Pelupusan Catatan T.tangan Dibeli Seunit Pendaftaran1 Kerusi Murid 25 K5155533 1.1.2000 27.50 KM 01 – KM 25 Saadiah PT SMKDSA2 Kerusi Murid 1 1.1.2000 KM 1 A104 1 KM 2 Guru Perabot 1 KM 3 Sekolah. 1 KM 4 1 KM 5 1 KM 6 Rosak 1 KM 7 1 KM 8 1 KM 9 1 KM 10 1 KM 11 1 KM 12 Rosak 1 KM 13 T/KPKS-15 23
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI2.0 KEW 312 Kad Daftar Harta Modal DAFTAR HARTA MODAL KEW 312KEM. / JAB. :Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)……..BAHAGIAN :…Unit Kewangan………………………………… ( Bil. Kad :21/00) BUTIR-BUTIR HARTA BAHAGIAN A Kategori : Peralatan Fotografi Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999 Jenis : Kamera Digital 2.11 Megapixels No. Pesanan Kerajaan : A567890 – 12.1.00 Jenama dan Model : Canon S10 Pembekal : Compugates Sdn Bhd. Jenis dan No. Engin : C21264951 No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00 No. Casis / Siri Pembuat : - Aksesori : Storage Disc No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12 Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab ……………………………………. Tarikh :………………. PENEMPATAN Lokasi Bhg. Pent’d Tarikh 20.1.00 T/tangan PEMERIKSAAN HARTA MODAL PELUPUSAN Tarikh Tarikh : T/tangan Rujukan : Tandatangan : 19 ( MAKLUMAT TEMPOH WARANTI ? ) 24
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI3.0 KEW 312 A Kad Penyenggaraan Harta Modal KEW 312 A BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji No. Siri Pendaftaran : BPPK 45 Tarikh, Butir-butir Servis No. Tempat Pembelian / Kos T/tangan Servis / Pembaikan Pesanan Servis / Pembaikan Pembaikan Kerajaan / No. Inden 21.6.01 Membaiki roller dan 4951212 Seksyen Bekalan RM235.00 mengganti toner 20Memantau / mengesan apabila kos penyelenggaraan melebihi harga perolehan asal. 25
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI4.0 KEW315 Kad Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW315 Jenis : Overhead Projector Catatan Jenama dan Model : Canon 45 Pegawai Mengeluar No. Siri Pembuat: 1234 No. Siri Pendaftaran: BPPK 12 Bil. Nama Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan Peminjam Tarikh Tanda- tangan Dikeluar Jangka Di Peminjam Tanda- Tanda- kan pulangkan tangan Tarikh tangan Tarikh 1 Ismail Ibrahim 17.9.01 20.9. 01 17.9.01Daftar untuk pinjaman sementara dan bukan untuk tujuan pemindahan tetap. 23 26
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI5.0 KEW 300-T Sijil Verifikasi Stok LAMPIRAN T KEW. 300-T ( Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK S aya m e nge s ah kan b ah awa d i d alam s u ku tah u n b e rakh ir p ad a… … … … … … … … … … … … … … … … … … s e m u a b arang-b arang d i b awah j agaan s aya te lah d ive rifikas i m e n giku t ke h e nd ak-ke h e nd ak P an d u an 1 98 s e p e rti b e riku t : (i) B aran g-b aran g T id ak M e narik D ive rifikas i p ad a :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … (ii) B aran g-b aran g M e narik d ive rifikas i p ad a :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … (iii) B aran g-b aran g s an gat M e n arik d ive rifikas i p ad a :… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … T iad a p e rs e lis ih an / Lap o ran Ve rifikas i S to k ( K e w. 300U -1 ) d is e rtakan d alam tiga s alin an.* T arikh :… … … … … … … … … … … … … … … … . ………………………………………… P e gawai P e ngawal 52 ( T an d atan gan & cop ) *P o t ng yang m ana t ak b e rke naan o id6.0 KEW 300 W Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/ Inventori 27
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI KEW 300W LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORISaya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhirpada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori dibawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendakPanduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan/Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tigasalinan*Tarikh………………….. ……………………… Pegawai Pengawal Kementerian/JabatanNota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputiloji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 54atau Pegawai Kewangan Negeri.7.0 Contoh Laporan Pelupusan Harta Benda ( Harta Modal, Inventori & Stok) LAMPIRAN A LAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN BIL JABATAN BILANGAN ITEM JUMLAH HASIL MUSNAH (1) (2) DI NILAI PELUPUSAN NILAI ASAL PERTIMBANGKAN PEROLEHAN (RM ) (RM) (3) ASAL (RM) (5) (6) (4) 1. Biro Tata Satu lot perabot RM 30,000.00 RM500.00 - Negara ( kerusi/ meja /alamari dll.) 2. Istana Negara Dua set Pinggan RM 15,000.00 - RM15,000.00 Mangkok Bone China JUMLAH RM45.000.00 RM500.00 RM15,000.00 Nama:………………………………………………… Tandatangan:………………………………………. Jawatan:…………………………………………….. 55 Tarikh:……………………………………………….8.0 Contoh Laporan Hapuskira Harta Benda (Harta Modal, Inventori & Stok) 28
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI LAMPIRAN B LAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN BIL PERIHAL NILAI TINDAKAN TEMPOH (1) KEHILANGAN PEROLEHAN YANG PENYELESAIAN (2) ASAL DIKENAKAN (4) ( 5) (3) Tindakan Tata Surcaj ( Nama tertib ( Nama Pegawai & amaun Pegawai & Jenis yang dikenakan) Hukuman) (b) (a) 1. Komputer Note RM12,000.00 Amaran RM5,000.00 2 Tahun Book jenis Compaq 5000 JUMLAH RM12,000.00 Nama:………………………………………………… Tandatangan:………………………………………. Jawatan:…………………………………………….. Tarikh:………………………………………………. 569.0 Contoh Aset 29
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORIRUJUKAN 1. Buku Stok KHB. http://www.scribd.com/doc/52929496/BUKU-STOK-KHB 2. Laporan Pengalaman Berasaskan Sekolah. http://www.scribd.com/doc/52264495/Laporan-Pengalaman-Berasaskan- Sekolah 3. Pengurusan Makmal Kemahiran Hidup Melalui Pendekatan Kolaboratif. http://www.docstoc.com/docs/28604336/PENGURUSAN-MAKMAL- KEMAHIRAN-HIDUP-MELALUI-PENDEKATAN-KOLABORATIF-SATU 4. Mohd Khairi Mahmod. 2006. Sistem Pengurusan Inventori dan Tempahan Bersepadu Berasaskan Web: Makmal Jabtan Pendidikan Sains Dan Matematik. Fakulti Teknologi Maklumat dan Pengurusan, Universiti Teknologi Malaysia. 5. Buku Tatacara Pengurusan Stor, Perbendaharaan Malaysia, 2009. 6. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007. 30
    • VET 4093 PENGURUSAN STOR, HARTA MODAL & INVENTORI 7. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. 8. http://www.treasury.gov.my/pekeliling/pp/pp052009.pdf 9. Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, 2005 MDC Publishers Sdn Bhd. 10. Nota Kursus Pengurusan Pejabat Institut Aminuddin Baki, 2009. Pengurusan Stor- Aset Kerajaan 31