Video conferencing fr

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  • 1. LIVRE BLANC La vidéoconférence nouvelle génération Améliorer la productivité des collaborateurs nomades Par Debra Chin Directeur Général Palmer Research Mai 2011Ce livre blanc rédigé par Palmer Research a été réalisé pour le compte d’Arkadin. @ 2011 Palmer Research. Tous droits réservés.
  • 2. La vidéoconférence nouvelle générationSommaireÉdito ...................................................................................................... 3Une réalité : la décentralisation du travail   ........................................ 4La vidéoconférence au service des effectifs décentralisés  ............ 5Conclusion ........................................................................................... 7À propos d’Arkadin ............................................................................. 9À propos de Palmer Research............................................................ 9     2
  • 3. La vidéoconférence nouvelle générationÉditoIngénieurs, architectes, scientifiques, avocats… les cadres sontreconnus pour leur expertise et leur aisance relationnelle. Au coursdes trente dernières années, ils ont généré plus de 70 % de la 1croissance économique aux États-Unis . Collecter les informationset les partager constituent les clés de leur réussite. Pourtant, lacommunication et la collaboration deviennent de plus en plus difficiles.En cause : la dispersion géographique des collaborateurs,fournisseurs, partenaires et clients. La mondialisation, les pressionséconomiques, la concurrence pour attirer les meilleurs talents et lestentatives visant à favoriser léquilibre entre vie professionnelle et vieprivée contribuent aujourdhui à la « decentralisation » des effectifs.Les cadres sont devenus nomades : ils travaillent depuis différentsendroits au moyen de terminaux mobiles (netbooks, smartphones,tablettes, etc.). Ils représentent plus de 70 % de la population active 2aux États-Unis .Malgré cette mobilité accrue, les moyens de communicationclassiques − messagerie électronique, téléphone et réunions en faceà face − restent incontournables. Les entreprises cherchent aujourdhuià exploiter intelligemment la nouvelle génération doutils capable desoutenir la productivité dans un environnement de travail décentralisé.Les solutions de vidéoconférence HD offrent ainsi un niveau élevé decollaboration, sans coûts supplémentaires liés aux périodes dinactivitéet aux déplacements. Pourtant, seuls 20 % des cadres utilisent la 3vidéoconférence pour collaborer et échanger .Si la vidéoconférence, en tant que solution de collaboration, est trèslargement reconnue, son utilisation se limite bien souvent aux sallesde conférence des plus grandes entreprises. L’ancienne générationd’outil impliquait de lourds investissements ainsi que des difficultésd’installation, de maintenance et une qualité de service aléatoire.On assiste aujourdhui à lémergence dune nouvelle générationde solutions de vidéoconférence HD (Haute Définition) économiques,faciles à installer et à utiliser, et proposant la qualité des vidéos HD.Elles offrent une plus grande flexibilité de déploiement grâce àl’exploitation des terminaux informatiques déjà présents au seinde lentreprise (mobiles, PC, netbooks et équipementsde vidéoconférence). Avec ladoption du haut débit, laméliorationdu rapport prix / performance grâce à de nouveaux fournisseursde solutions et la course aux gains de productivité des entreprises,les analystes s’accordent à prédire une explosion du marché dessolutions de vidéoconférence sur PC.1 « Economic Conditions Snapshot », McKinsey 20102 « Mobile Knowledge Workers: Emerging Opportunities », Infotrends 20113 « Making Collaboration Work for the 21st Centurys Distributed Workforce », Forrester Consulting 2010 3
  • 4. La vidéoconférence nouvelle générationUne réalité : la décentralisation du travailLe temps où tous les employés travaillaient sur le même site,40 heures par semaine et restaient dans la même entreprise jusquà laretraite est révolu. Selon le cabinet d’analyse Forrester, le pourcentagede cadres travaillant depuis différents sites, que ce soit à domicile, en 4déplacement ou chez un client, s’élève à 30 % .Lévolution des pratiques dembauche explique en partie ladécentralisation des effectifs. Pour rester compétitives, les entreprisesrecherchent les meilleurs talents, sans se soucier de leur localisation.Salariés et prestataires externes sont ainsi choisis pour travailler àdistance et des compétences clés sont sous-traitées à des équipesbasées dans différents pays. Au final, plus de 80 % des cadrescommuniquent avec des collègues en poste dans dautres locaux etprès de 90 % dentre eux échangent avec des personnes extérieures à 5lentreprise, dans le même pays ou à l’étranger . Communication et collaboration avec des collègues et des contacts externes (Future of Work 2011) 60%   Autres  bureaux,  même  pays   74%   32%   Autres  bureaux,  même  pays  et  étranger   20%   8%   Autres  bureaux,  étranger     6%   0%   20%   40%   60%   80%   Collègues   Contacts  externes    La recherche de léquilibre entre vie professionnelle et vie privéefavorise aussi la décentralisation du travail. Les cadres nomadespassent ainsi 53 % de leur temps de travail chez eux. Dici 2016, 43 %de lensemble des travailleurs américains exerceront en télétravail,au moins à temps partiel6.S’ils sont dispersés sur plusieurs sites, ces collaborateurs se montrentégalement nomades. Selon IDC, la population de travailleurs nomadesdevrait atteindre, dici 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus dun4 Ibid5 Ibid6 “US Telecommuting Forecast 2009-2016”, Forrester 2010 4
  • 5. La vidéoconférence nouvelle génération 7tiers de la population active dans le monde . La généralisation du hautdébit a révolutionné la façon dont les cadres se connectent etcommuniquent entre eux. Chaque semaine, 67 % d’entre eux utilisent “La population des travailleursun PC, 40 % un smartphone et 7 % une tablette dans le cadre nomades devrait atteindre, dici 8de leur activité professionnelle . 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus dun tiers de la population active dans le monde.”Même si les communications constituent depuis toujours un facteurstratégique, assurer la connexion et la collaboration entre les cadresdans lenvironnement décentralisé actuel nen demeure pas moinsun vrai challenge.La vidéoconférence au servicedes effectifs décentralisésSi lefficacité des réunions en face à face n’est plus à prouver, cettepratique se heurte parfois à des contraintes de temps et de coûts.Les moyens classiques, comme la messagerie électronique et letéléphone − accessibles et peu coûteux − ne contribuent pasvéritablement à créer un environnement propice à l’échangedinformations.Alors que les entreprises accélèrent la décentralisation de leursressources, elles se tournent vers des technologies avancées decommunication et de collaboration, à limage de la vidéoconférence HDsur PC. Objectif : optimiser la productivité de leurs équipes disperséesgéographiquement. D’après le cabinet Gartner, dici 2015, 20 millionsde salariés dans le monde utiliseront des solutions de vidéoconférencefournies par leur employeur, un marché qui devrait peser 8,6 milliardsde dollars. Parmi les principaux avantages de ladoption de lavidéoconférence, on compte : la réduction des coûts, le renforcementde la collaboration et de la productivité, et un service client de 9meilleure qualité . Avantages clés de la vidéoconférence (Frost & Sullivan 2011) RéducDon  des  coûts     21%   CollaboraDon  renforcée   15%   AmélioraDon  du  service  client   14%   RéducDon  des  déplacements   13%   Point  daccès  unique   11%   Accroissement  de  la  mobilité   9%   AccéléraDon  de  la  prise  de  décision   8%  Meilleur  équilibre  travail  /  vie  privée   8%   SoluDon  plus  écologique     2%   0%   5%   10%   15%   20%   25%  7 Worldwide Mobile Worker Population 2009-2013 Forecast, IDC 20108 Ibid9 « 2010 North America Investment Decisions in Communications and Collaboration Products and Services », Frost & Sullivan2011 5
  • 6. La vidéoconférence nouvelle générationMalgré limportante valeur ajoutée quoffre la vidéoconférence, peudentreprises ont encore recours à cette solution pour communiquer etcollaborer. Une étude de Frost & Sullivan révèle qu’environ la moitiédes entreprises utilise une solution de vidéoconférence, mais 41 %d’entre elles précisent que la solution reste le monopole du topmanagement. Par ailleurs, lutilisation demeure relativement faible −une installation courante de vidéoconférence en salle n’étant utilisée 10que 45 minutes par jour selon Gartner . En ce qui concerne lescadres, seuls 20 % dentre eux utilisent actuellement lavidéoconférence pour collaborer et échanger. 50 % de ceux qui nes’en servent pas avancent des arguments sur les difficultés d’accès à 11cette solution .L’adoption de la vidéoconférence souffre aujourd’hui de ses débutsdifficiles. Auparavant complexes à installer et à gérer, les solutions devidéoconférence nécessitaient de lourds investissements avec desperformances qui ne répondaient pas toujours aux attentes exprimées.Elles impliquaient généralement une bande passante dédiée et unsupport informatique sur site. De même, la compatibilité avec lespostes clients étant faible, le déploiement de la solution se limitaitsouvent aux salles de conférence et aux bureaux de la direction. Cestdonc sans surprise quune récente étude de CDW positionne ladifficulté à justifier linvestissement comme obstacle majeur à la mise 12en œuvre de ce type de solution . Enfin, selon une étude de Frost &Sullivan menée auprès de cadres dirigeants américains, voici lesprincipales raisons émises pour reporter un projet de vidéoconférence :des performances et une qualité insuffisantes, d’autresinvestissements technologiques plus prioritaires, et les coûts associés. Facteurs influençant le délai d’implémentation d’un projet de vidéoconférence (Frost & Sullivan 2011) Qualité  /  performance  de  lapplicaDon   24%   Autres  priorités  technologiques   24%   Faible  rapport  coût  /  efficacité   21%   Difficulté  de  mise  en  œuvre   21%   SoluDon  actuelle  non  saDsfaisante   19%   Faible  valeur  ajoutée   17%   Absence  de  formaDon  des  uDlisateurs   17%   Conjoncture  économique   17%   Problèmes  de  sécurité   14%   Manque  de  convivialité   12%   Difficulté  de  gesDon   12%   Pas  dans  la  stratégie  de  lentreprise   12%   0%   5%   10%   15%   20%   25%   30%  10 « Dataquest Insight: Videoconferencing Products and Services Market Forecast Worldwide 2007-2013 », Gartner 200911 « Making Collaboration Work for the 21st Centurys Distributed Workforce », Forrester Consulting 201012 « Video Conferencing Straw Poll », CDW 2011 6
  • 7. La vidéoconférence nouvelle générationGrâce à lémergence de la nouvelle génération de solutions devidéoconférence HD et à l’accessibilité au haut débit, les entreprisesnont plus besoin de reporter la mise en œuvre des solutions decollaboration à distance, qui permettent d’améliorer la productivité deleurs collaborateurs. Les fournisseurs de solutions de vidéoconférenceSaaS proposent désormais la vidéoconférence HD sur des réseaux IPfiables, réduisant ainsi les coûts et les problématiques dévolutivitéassociés à lutilisation de systèmes multipoints. Les utilisateurs ne sontplus cantonnés aux salles de vidéoconférence de lentreprise ; ilspeuvent collaborer à distance depuis leurs PC, netbooks, smartphoneset tablettes, pour organiser des réunions virtuelles où quils setrouvent.ConclusionAujourdhui, les cadres doivent communiquer et collaborer avec descollègues, des partenaires et des clients éloignés. Même si lamessagerie électronique, le téléphone et les réunions en face à facerestent largement utilisés, ils ne constituent pas la solution la pluséconomique ni la plus efficace pour échanger en temps réel avec dessites distants. La vidéoconférence HD contribue à créer unenvironnement propice au partage dinformations et permet auxentreprises de renforcer leur productivité, tout en diminuant la durée etles coûts des déplacements. Malgré ces avantages, lavidéoconférence s’avère peu déployée et peu utilisée en dehors dessalles de conférence et des bureaux de la direction. En cause, soncoût, la difficulté dutilisation et des performances peu convaincantes.Selon les analystes, une véritable explosion du marché de lavidéoconférence portée par linnovation technologique devrait seproduire. Grâce à la vidéoconférence HD proposée en tant que servicesur des réseaux IP non dédiés, les entreprises pourront mettre enœuvre, simplement et rapidement, la collaboration à distance et ainsiaméliorer la productivité de leurs collaborateurs, tout en disposantdune solution économique, fiable, évolutive et accessible à tousdepuis nimporte quel terminal, partout dans le monde. Les solutionsde vidéoconférence HD nouvelle génération doivent sappuyer sur lesfondamentaux suivants :• SVC, une technologie évolutive : la nouvelle norme de compression vidéo H.264 offre la meilleure qualité de vidéoconférence HD possible sur tout type de IP, par opposition aux réseaux maintenus par une qualité de service. Cette technologie élimine les problèmes de gigue et de latence courants avec les technologies classiques et permet de réunir en vidéoconférence de nombreux participants, sans décalage ni perte dinformations.• Accessibilité multiplate-forme : laccès à la vidéoconférence HD depuis nimporte quel pays du monde, à laide de nimporte quel équipement compatible (PC, netbook, tablette), et ce quel que soit 7
  • 8. La vidéoconférence nouvelle génération le réseau (local, WAN, Internet, sans fil), assure aux cadres de rester toujours hautement productifs.• Interface conviviale : une interface simple à utiliser, qui intègre des fonctionnalités comme le répertoire, le partage des bureaux et des applications, la possibilité dorganiser des réunions virtuelles sans réservation préalable et laccès en un clic pour rejoindre des sessions de vidéoconférence HD, dans le but d’améliorer la productivité et daccélérer l’adoption de la solution par les collaborateurs.• Compatibilité avec les systèmes multipoints existants : la nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD sintègre parfaitement au système de vidéoconférence multipoint, et permet de réduire les coûts et d’accroître de façon significative la qualité des systèmes en salle déjà en place.• Support à ladoption par les collaborateurs : les sessions de formation gratuites proposées aux employés par le fournisseur de la solution contribuent à accélérer son adoption à léchelle de lentreprise.• Solution de vidéoconférence en mode cloud : la flexibilité de déploiement de la vidéoconférence en mode cloud privé, public ou hybride rend linfrastructure totalement transparente pour lutilisateur final, tout en offrant une expérience d’utilisation évolutive, fiable et économique aux collaborateurs. 8
  • 9. La vidéoconférence nouvelle générationÀ propos d’ArkadinCréé en France en 2001, Arkadin est l’un des leaders mondiauxdes services de collaboration à distance. Arkadin propose une offrecomplète, allant des solutions d’audio, web et vidéoconférence auxcommunications unifiées. Grâce à ses solutions personnalisables,économiques et intuitives, Arkadin permet à toutes les entreprises,quels que soient leur taille et leur secteur d’activité,de communiquer et de collaborer de manière efficaceafin d’améliorer leur productivité.Fort de ses 49 bureaux, répartis dans 28 pays, en Asie, Europe,Moyen-Orient, Afrique, Amérique latine et Amérique du Nord,Arkadin déploie ses solutions de collaboration à distance, quidopent la productivité et réduisent les coûts d’exploitation.Arkadin apporte de la valeur ajoutée à plus de 26 000 clients,grâce à un support local dédié.ArkadinVideo est une solution de vidéo conférence HD qui permetà tous vos collaborateurs de participer à des réunions en face à faceà distance avec leurs collègues, clients, prospects et partenairesstratégiques aux quatre coins du globe, à laide dun simple PCet dune connexion Internet haut débit.www.arkadin.frÀ propos de Palmer ResearchPalmer Research conçoit et réalise des études de marchépersonnalisées pour aider les décideurs informatiques et lesentreprises de haute technologie à tenir leurs objectifs commerciaux.Créé en 2001, Palmer Research fournit les données et les informationsdont leurs clients ont besoin pour mieux comprendre les dynamiquesde marché, les clients, les perspectives et les partenairescommerciaux. Lentreprise se trouve à Los Altos, CA.Pour plus dinformations, appelez le +1 (650) 224-7439 ou consultezle site www.palmerresearchgroup.com.À propos de Debra ChinDebra Chin a rejoint Palmer Research comme directeur généralen 2006. Au cours de sa carrière, elle a notamment occupé des postesde cadre dirigeant dans le marketing et la recherche pour desentreprises des secteurs haute technologie, télécommunicationset biens de consommation courante. Elle est titulaire dun MBAde la Columbia Business School et dun BSE en Économiede la Wharton School of Business. 9