Your SlideShare is downloading. ×

Sélectionner et utiliser les outils de collaboration pour optimiser les performances des équipes.

2,988

Published on

Comment les produits et services de collaboration aident les entreprises à exploiter le potentiel productif de leurs équipes. …

Comment les produits et services de collaboration aident les entreprises à exploiter le potentiel productif de leurs équipes.

L'environnement professionnel actuel, de plus en plus instable, exige des entreprises qu'elles optimisent la productivité de leurs ressources les plus précieuses: les compétences et le savoir-faire de leurs employés et les connaissances existantes acquises au fil des ans.
Les produits et services collaboratifs désormais disponibles à grande échelle peuvent permettre aux entreprises d'accéder à ces ressources essentielles. Elles seront ainsi à même de développer et d'optimiser les performances des équipes travaillant sur des projets vitaux pour leur croissance et leur avenir.
Le leadership descendant et la sélection des outils de collaboration appropriés sont des phases importantes du processus de mise en oeuvre. Les entreprises qui comprennent bien ces enjeux réaliseront un retour sur investissement rapide et seront plus aptes à instaurer une culture de collaboration durable qui restera bénéfique pendant de nombreuses années.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
2,988
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
45
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. 50 ans de croissance, dinnovation et de leadershipSélectionner et utiliser les outils de collaborationpour optimiser les performances des équipesComment les produits et services de collaboration aident les entreprisesà exploiter le potentiel productif de leurs équipes Un livre blanc Frost & SullivanCe livre blanc a été traduit à partir de la version originale en anglais. La version originale est disponible ici. www.frost.com
  • 2. Frost & Sullivan Synthèse................................................................................................................................... 3 Transformer les schémas et le style de travail.................................................................... 4 Comment les équipes virtuelles fonctionnent..................................................................... 5 Intégrer la collaboration dans les stratégies et les processus métier............................... 6 Optimiser les résultats et lexploitation des performances collaboratives...................... 6 Comparer les différentes formes de collaboration : quelle forme utiliser et quand ?..... 7 Choisir et déployer la technologie appropriée pour vos équipes....................................... 11 Les six étapes garantissant une collaboration réussie......................................................... 13 Conclusions.............................................................................................................................. 14 SOMMAIRE
  • 3. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipesSYNTHÈSEMême dans la conjoncture la plus favorable, les entreprises les mieux gérées cherchent enpermanence à améliorer la performance et la productivité de leurs employés et des équipesou groupes dont ils font partie.Dans le marasme économique actuel, aucune entreprise ne peut se permettre de ne pas Bien comprendreconsidérer tous les moyens daméliorer les performances de ses hommes. Bien comprendre cetenjeu peut donner à une entreprise un avantage significatif par rapport à la concurrence. Il en cet enjeu peut faireva de la survie de lentreprise. toute la différence par rapport à laDe nombreuses entreprises emploient des personnes qualifiées pour résoudre les problèmes concurrence...quelles rencontrent, et utilisent des solutions technologiques pour saisir les opportunités dèsquelles se présentent. Cependant, il savère souvent difficiile pour les employés de trouver cesqualifications essentielles, cette expérience indispensable et ces outils, ou dy accéder lorsquilsen ont besoin. Cette difficulté daccès risque de baisser la productivité, de démoraliser lesemployés et davoir un impact négatif sur les résultats de lentreprise.Figure 1 : Pour optimiser les performances et les points forts dune entreprise,les équipes doivent avoir un accès immédiat aux ressources partagéesdinformations et de connaissances. TRANSFORMATION DE VALEUR FORMATER Informations Flexibilité améliorées accrue Ensembles Équipe doutils de PARTAGER rt virtuelle collaboration synchrones STOCKER BASE DE CONNAISSANCES et asynchrones INFORMATION SOURCES DINFORMATIONS RECHERCHER EXTERNES Source : Frost & SullivanIl est désormais admis que le travail collaboratif a un impact important sur les équipescomposées de membres itinérants et dispersés géographiquement. Toutefois, les produitset services de collaboration tels que la vidéoconférence, la conférence Web et les médiassociaux dentreprise peuvent également faire toute la différence au niveau des performancesde lensemble des équipes, y compris les départements locaux ou les groupes dans lesquels uneminorité de membres travaille à distance.Par virtuel, nous voulons dire une équipe principalement constituée de membresgéographiquement dispersés, même si certains dentre eux travaillent au bureau. Ces membresne font pas nécessairement partie de la même organisation hiérarchique, mais ont été réunispour mettre en commun leurs compétences et leur expérience dans le cadre dun projetspécifique ou dune activité continue. Frost.com 3
  • 4. Frost & Sullivan Ce livre blanc traite des défis que doivent relever les responsables de ces équipes virtuelles et offre une analyse des dernières technologies de collaboration susceptibles dinfluer directement et positivement sur le fonctionnement de ces équipes. Nous y traitons des difficultées liées à loptimisation des performances des employés et de leurs équipes et nous expliquons comment les technologies de collaboration, correctement sélectionnées et déployées, peuvent avoir un impact positif sur les résultats des entreprises. Bien utilisés, les produits et services de collaboration peuvent permettre aux entreprises doptimiser les performances des équipes, de dynamiser linnovation, dexploiter lexpertise et les informations pertinentes au moment opportun et daccélérer les prises de décisions et la réactivité face aux clients. TRANSFORMER LES SCHÉMAS ET LE STYLE DE TRAVAILEn lespace de En lespace de seulement 10 ans, lenvironnement professionnel sest transformé de manièreseulement 10 ans, considérable. Les nouvelles technologies et les pressions liées à lévolution rapide deslenvironnement conditions économiques ont créé une chaîne de valeur complexe dinterdépendances entreprofessionnel sest les fournisseurs, les clients et les partenaires pour lensemble des entreprises, à lexception destransformé de manière plus petites.considérable. Pour appliquer les processus métier les plus basiques, les entreprises et leurs employés doivent souvent collaborer étroitement avec des collègues se trouvant dans un autre bureau ou pays, ou encore avec des télétravailleurs, des travailleurs nomades et des intervenants externes. Différentes structures déquipes ont fait leur apparition pour aider les entreprises à adopter ce nouveau mode de travail. Les grandes entreprises, notamment, utilisent de plus en plus le format de léquipe matricielle, au sein de laquelle les membres peuvent avoir plusieurs responsables, selon leur tâche. Figure 2 : Léquipe virtuelle doit relever des défis complexes pour atteindre des performances optimales. Une connectivité Des travailleurs globale à toute heure nomades « Fusion » du temps personnel, social et professionnel Plus de travail, cest désormais : • Moins de routine • Plus de travail en groupe • Plus de créativité Des relations Léquipe virtuelle Collaboration de travail moins structurées et définies Travailleurs « nomades » Travail à distance Des informations et Bureau virtuel des prises de décision « dans les temps » Partage de bureau Bureau à la carte Télétravail Source : Frost & Sullivan 4 Frost.com
  • 5. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipesLa mobilité devient de plus en plus indispensable aux membres dune équipe. Ces employés,qualifiés de travailleurs « nomades », se déplacent dun site à lautre et rendent visite aux clientscomme aux fournisseurs. Ils peuvent également travailler de chez eux à temps plein ou à tempspartiel.Le schéma ci-dessus montre que léquipe virtuelle doit être capable de travailler efficacementdans un environnement instable, dans lequel les tâches les plus routinières peuvent se compliquerpour diverses raisons : manque de temps, distance géographique, cultures dentreprise, langue,réglementations ou politiques gouvernementales. Et la nature même de cet environnementimplique que les individus et leurs équipes doivent être capables détablir des relations et de tisserdes réseaux au-delà de leur propre société et hors des frontières de lentreprise traditionnelle.En outre, les équipes virtuelles risquent souvent dêtre débordées par trop de réunions,de conflits dappartenance, dobjectifs divergents, de versions multiples des informations etdinformations cachées ou inaccessibles. Linefficacité des flux de processus entrave les prisesde décisions et la réactivité face aux attentes des clients et aux stratégies de la concurrence.Linefficacité des systèmes de recherche peut paralyser le suivi, laccessibilité et la réutilisationdes informations et des connaissances existantes dun projet à lautre.Il est donc esentiel, pour améliorer les performances, de départager/décomposer la basedinformations et de connaissances au sein de léquipe afin dencourager et daccompagnerchacun de ses membres.Comment les équipes virtuelles fonctionnentDes années de recherche ont démontré les bénéfices que les entreprises peuvent tirerdune bonne organisation des personnes en équipes efficaces. Les groupes de personnes serévèlent bien plus efficaces que des individus travaillant seuls pour résoudre les problèmes delentreprise et contribuer à atteindre les objectifs fixés. ...la priorité resteMais la qualité de la communication et linteraction personnelle parmi les membres dune la qualité de laéquipe sont au coeur dun travail efficace, et toutes les entreprises ne savent pas apporter leursoutien à une collaboration de groupe. De nombreux obstacles à un travail déquipe efficace communicationsont présents que les membres de léquipe travaillent sur un même site ou à distance. Il a été et de linteractionprouvé que cest le face à face en direct qui offrait les bénéfices les plus immédiats dans le personnelle parmi lesdéveloppement dune équipe, particulièrement lorsque les personnes font connaissance. Une membres de léquipe...communication claire et sans ambiguité est essentielle en toute circonstance, sinon elle risquedengendrer des incompréhensions et des conflits souvent suivis de conséquences désastreuses.Les études confirment la notion intuitive selon laquelle les équipes virtuelles dont les membresnentretiennent quun contact direct minime peuvent souffrir dune absence de liens. La qualitédes interactions interpersonnelles entre les membres dune équipe est importante à deuxégards. Tout dabord, les interactions rares mènent à une communication rare, qui entraîne àson tour des erreurs et une contre-productivité de léquipe. Ensuite, labsence dexpériencesinterpersonnelles satisfaisantes peut provoquer la démotivation des membres, la non-participation à leffort collectif, voire à une perturbation de lobjectif commun de léquipe.Toutefois, il nest en général ni très pratique ni très efficace pour la plupart des équipesde se rencontrer physiquement chaque fois quil est nécessaire de communiquer. Ainsi, desformes plus « traditionnelles » de communication synchrone et asynchrone, parmi lesquellesle téléphone, les e-mails et les documents partagés, englobent habituellement la majorité descommunications au sein des membres dune équipe. Néanmoins, le recours excessif à ces Frost.com 5
  • 6. Frost & Sullivan méthodes présente également certains écueils. Par exemple, un manque de communication, comme le « silence » perçu si quelquun ne retourne pas un appel ou ne répond pas à un e-mail, peut éroder la confiance et nuire à la productivité du groupe. INTÉGRER LA COLLABORATION DANS LES STRATÉGIES ET LES PROCESSUS MÉTIER Les entreprises qui exploitent au maximum leurs investissements dans la collaboration intègrent généralement son déploiement dans une stratégie dentreprise globale, axée sur lamélioration des performances à long terme et sur la réduction des coûts. Une approche descendante est nécessaire afin de sassurer que leffort damélioration du travail déquipe grâce à la collaboration fait partie intégrante de la stratégie dentreprise. Une telle approche requiert un leadership défini et un accompagnement de la part des dirigeants de lentreprise. La méthodologie de sélection et de déploiement des technologies de collaboration doit respecter les meilleures pratiques utilisées dans la mise en oeuvre de tout projet de changement important, la direction ayant la charge dimpulser : • Linspiration : permettre de comprendre à quel point changer les schémas classiques de travail peut à la fois améliorer la performance de lentreprise et rendre plus épanouissant le travail de chaque personne. • La motivation : guider et encourager le personnel au cours des premières phases du déploiement jusquà ce que le travail déquipe soit considéré comme normal au sein de lentreprise. • La responsabilisation : sassurer que les produits et services de collaboration appropriés sont en place, avec formation et support adéquats pour ceux qui en ont besoin. • La récompense : mettre en place un modèle dincitation pour encourager lutilisation de la collaboration et lintégrer dans lADN de lentreprise, afin dinscrire le partage des informations et des connaissances dans le quotidien. Il arrive quun accès rapide par lensemble du personnel de lentreprise à un produit ou service de collaboration noptimise pas les performances ou que ses avantages soient difficilement identifiables et quantifiables. Le succès de linstauration dune culture de collaboration peut nécessiter une approche progressive plutôt quun déploiement global ; les entreprises sélectionnent alors les fonctions professionnelles, les équipes ou les projets pour lesquels la mise en œuvre peut immédiatement être contrôlée, surveillée et suivie.Les responsablesinspirés savent que OPTIMISER LES RÉSULTATS ET LEXPLOITATION DES PERFORMANCESdans un contexte COLLABORATIVESéconomique difficile, Les responsables inspirés savent que dans un contexte économique difficile, réaliser desréaliser des économies économies ne constitue pas une fin en soi. En effet, la dynamisation de la productivité et de lane constitue pas une flexibilité garantira aux entreprises une meilleure réactivité face aux nouvelles opportunitésfin en soi. qui se présentent. 6 Frost.com
  • 7. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipesSelon une étude récente réalisée par Frost & Sullivan, les entreprises déployant une technologiede collaboration et de communications unifiées constatent une avance de deux à cinq anssur la concurrence. Lutilisation doutils de collaboration améliore les processus métier etfavorise linnovation. Parmi les avantages directs figurent laccélération des prises de décisionset du développement de produits : réduction des délais de commercialisation, augmentation dunombre de produits, dynamisation des ventes et amélioration de la satisfaction client.Récemment encore, les outils de communication avancés tels que la conférence Web et lavidéoconférence étaient présentés comme une alternative aux déplacements. Ils permettaientainsi aux entreprises de réaliser des économies en réduisant leurs dépenses. Ils offraientégalement dautres avantages, plus humains, comme la réduction du temps perdu à laéroportet laugmentation du temps libre. Ces avantages, souvent pris en compte dans ce calcul, étaienttoutefois beaucoup plus difficiles à quantifier.COMPARER LES DIFFÉRENTES FORMES DE COLLABORATION : QUELLEFORME UTILISER ET QUAND ?Globalement, les outils de collaboration sont classés dans les catégories synchrone (en tempsréel) et asynchrone, chaque type doutil pouvant prendre la forme dun produit ou dun service.La collaboration synchrone permet aux deux parties déchanger ou de partager immédiatementdes informations pour prendre une décision.Figure 3 : Loptimisation des interactions sociales est essentielle au moment dela constitution de léquipe. Qualité de linteraction sociale Téléprésence immersive Vidéoconférence Médias sociaux Conférence Web Wikis et partage de données Voix Messagerie instantanée Coût relatif de la solution © Frost & Sullivan 2010 Les interactions sociales satisfaisantesLes interactions sociales satisfaisantes appartiennent à la catégorie de communicationsynchrone et constituent la base de létablissement de relations professionnelles et sociales plus appartiennent àsolides. Elles sont cependant moins adaptées aux discussions sur les informations complexes, la catégorie dequi peuvent être longues à intégrer et à appréhender. communicationLes communications asynchrones sont de loin bien plus adaptées aux échanges impliquant synchrone etdimportants volumes de données puisquelles permettent aux membres de léquipe de stocker constituent la baseles informations dans un espace facile daccès. Les membres ont ainsi la possibilité de vérifier de létablissementles informations, mais également de les intégrer à de nouveaux contenus susceptibles dêtre de relationspartagés avec le groupe. Les espaces de travail partagés, les e-mails, les wikis et les médias professionnelles etsociaux sont de bons exemples doutils de collaboration asynchrone. sociales plus solides. Frost.com 7
  • 8. Frost & Sullivan La collaboration est optimale lorsque les outils de collaboration, synchrone comme asynchrone, sont utilisés en parallèle et au moment opportun. Le portefeuille actuellement disponible doutils de collaboration synchrone et asynchrone est étendu, efficace et extrêmement flexible. Même si la notion de mobilité nest pas une forme de collaboration en elle-même, les dernières avancées technologiques prouvent que la collaboration ne dépend plus de lemplacement physique. Les plates-formes mobiles comme les ordinateurs et les téléphones portables puis, plus récemment, les tablettes (iPad dApple et produits Android), prennent désormais en charge la gamme complète de modes de collaboration, y compris les formes complexes et plus exigeantes requises pour la collaboration déquipe. Le téléphone portable a permis à dinnombrables personnes de rester en contact avec leur équipe, de participer aux conférences téléphoniques tout en étant en déplacement ou à domicile. De la même façon, la conférence Web fonctionne en toute transparence sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les tablettes. Plus récemment, les avancées en matière de vidéoconférence et de technologies réseau ont étendu la collaboration visuelle de haute qualité aux équipes virtuelles dispersées et mobiles.La prise en charge La prise en charge de la collaboration seffectue désormais indépendamment du périphérique et de lemplacement de lutilisateur. Les informations utilisées à partir dun périphérique peuventde la collaboration être synchronisées pour permettre laccès par un autre périphérique, par une personne ouseffectue désormais par léquipe, supprimant les multiples versions dun document et en permettant à un membreindépendamment de léquipe de travailler efficacement depuis un ordinateur de bureau ou un périphériquedu périphérique et mobile (une tablette, par exemple). En outre, une session de collaboration dun utilisateur peutde lemplacement de être partagée en toute transparence sur plusieurs périphériques. Lutilisateur peut ainsi passerlutilisateur. librement dun périphérique à lautre si nécessaire. Par exemple, un utilisateur peut choisir de lancer une conférence Web sur un smartphone alors quil se rend au bureau. Il passe alors instantanément à lordinateur de bureau en ajoutant la vidéo au processus en temps réel, puis poursuit lappel sur une tablette, le tout sans interrompre lappel ni perdre les informations cruciales partagées. La liste suivante répertorie les principales catégories doutils. • Informations sur la présence Les informations sur la présence permettent aux utilisateurs de vérifier la disponibilité des autres membres de leur équipe et de lensemble de la communauté dutilisateurs au sein dune entreprise. Le détail des informations sur la présence disponibles dépend du type de déploiement et de la configuration. Celles-ci indiquent au minimum si une personne est disponible pour une discussion instantanée ou un appel téléphonique, ou si cette personne est en réunion ou ne se trouve pas à son bureau. Des informations plus détaillées peuvent permettre de déterminer quand et comment contacter un autre membre de léquipe. Par exemple, quelquun qui travaille sur une proposition de vente importante à domicile sera disponible par messagerie instantanée, mais non par téléphone. • Discussion ou messagerie instantanée Lutilisation de la discussion en ligne au format texte par la messagerie instantanée dun client ou sous forme de fonction dans une application de communications unifiées offre aux utilisateurs un moyen rapide et extrêmement efficace de transmettre les informations ou de prendre une décision. Et ce, en sépargnant le temps, les efforts et la formalité associés à un appel téléphonique ou à un e-mail. 8 Frost.com
  • 9. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipes Néanmoins, la vitesse et la concision de la messagerie instantanée peuvent présenter des problèmes liés au ton donné. Ceci peut se révéler particulièrement problématique dans une équipe récemment constituée, dont les membres sont issus de différentes cultures et parlent différentes langues. Une utilisation excessive de la messagerie instantanée au début de la formation dune équipe, alors que létablissement des relations interpersonnelles est en cours, peut retarder le processus et par là même, lamélioration des performances. Comme avec la présence, il est essentiel de savoir quand utiliser cet outil, en sélectionnant dautres ressources prenant en charge une interaction de qualité supérieure lorsque les circonstances lexigent.• Téléphonie La téléphonie classique offre à une équipe virtuelle de nombreux avantages à tous les stades de son développement. Même si de nombreux employés remplacent par habitude les appels téléphoniques par des e-mails ou des messages instantanés, la voix constitue un moyen efficace pour apprendre à connaître les membres de son équipe. Létablissement du dialogue social qui en résulte peut créer in fine des relations plus étroites et des rapports de confiance plus forts que les communications asynchrones ou en texte seul. Le leadership peut jouer un rôle majeur en encourageant lutilisation des communications vocales et en déconseillant le recours à la messagerie instantanée et à le-mail, notamment dans les premières phases de la constitution dune équipe.• Conférence Web et téléphonique La conférence offre un degré supérieur de liberté collaborative en permettant à lensemble des membres de léquipe dinteragir en tant quentité unique, les uns avec les autres et avec des tiers, pour un processus de collecte et de partage dinformations accéléré. La conférence téléphonique garantit le plus haut degré de flexibilité puisque les participants peuvent la rejoindre où quils se trouvent. La conférence Web ajoute une dimension supplémentaire en permettant à léquipe de partager les informations visuelles avec une autre équipe, quil sagisse dune présentation, dune feuille de calcul ou de la démonstration de lexécution dune application sur lordinateur dun participant. Bien que moins flexible que la conférence téléphonique, la conférence Web prend en charge les appels des participants en tout lieu, sous réserve quils disposent dun navigateur Web sur un ordinateur, une tablette ou un téléphone. Les deux types de conférences fonctionnent mieux lorsque les membres de léquipe entretiennent déjà des relations sociales. À ce stade, les individus sont plus à même dinterpréter le ton des autres participants, risquent moins de mal comprendre les informations quils reçoivent et se sentent plus en confiance pour sexprimer ou débattre dun sujet.• Médias sociaux Si les informations sur la présence constituent une première étape dans létablissement ...les technologies de des interactions sociales entre les membres dune équipe, les technologies de médias médias sociaux sociaux permettent daller encore plus loin. permettent daller Les outils de médias sociaux dentreprise de base fonctionnent de la même façon que les encore plus loin. services grand public plus connus comme Facebook et LinkedIn. Ils aident les individus au sein dune entreprise à tisser et à étendre leurs réseaux de relations personnelles et professionnelles. De tels outils peuvent notamment permettre aux utilisateurs détablir des relations avec les personnes possédant les connaissances et les compétences dont ils ont besoin, que ce soit au sein de lentreprise ou à lextérieur. Frost.com 9
  • 10. Frost & Sullivan Ces relations sociales dentreprise peuvent jouer un rôle déterminant dans lacquisition de nouveaux marchés et le respect des délais grâce à la disponibilité des ressources adaptées. Les avantages à long terme apparaissent à mesure que ces relations sétablissent, fondées sur une confiance mutuelle qui se renforce à mesure que les informations et les connaissances sont partagées. • Recherche, accessibilité et partage des informations Les membres de léquipe doivent impérativement pouvoir accéder immédiatement à tous ces types dinformations (texte, graphiques, audio et vidéo) lorsquils en ont besoin. Celles- ci doivent donc pouvoir être créées, stockées, recherchées, marquées, partagées, vérifiées et modifiées à tout moment avant, pendant et après le projet. Elles peuvent provenir de différentes sources, internes comme externes. Par exemple, les wikis prennent la forme dun site Web interne, mais leur création et leur maintenance ne requièrent aucun outil supplémentaire ni aucune connaissance spécifique. Ils offrent aux utilisateurs une grande flexibilité et leur permettent de stocker et de partager les informations rapidement dans un format hautement accessible et familier. Les espaces de travail en équipe se basent sur des fonctions de recherche et de gestion des documents avancées pour assurer une collaboration continue entre les membres de léquipe. Les documents existants ou les liens vers des ressources externes peuvent être téléchargés et partagés. Les membres de léquipe peuvent marquer les informations pour faciliter la recherche des autres membres. Les profils utilisateur peuvent également être stockés, marqués et recherchés, permettant ainsi daccélérer le processus didentification et de localisation des individus disposant de compétences ou de connaissances spécifiques nécessaires à lexécution dune tâche. • Collaboration visuelle Il y a encore peu de temps, la collaboration visuelle nécessitait lutilisation de systèmes de vidéoconférence coûteux, reliés à laide dune connexion réseau souvent instable et pourtant toute aussi coûteuse. Les avancées majeures en matière de qualité et de fiabilité des produits de vidéoconférence et des services réseau requis pour les prendre en charge se sont accompagnées dune baisse des prix. Le composant visuel de la collaboration contribue grandement à la fluidité desLe composant visuel communications humaines, et par là même à la précision et à la clarté globales desde la collaboration interactions au sein de léquipe. Les solutions de collaboration visuelle proposées aujourdhuicontribue grandement permettent aux membres de léquipe, souvent dispersés, détablir des interactions socialesà la fluidité des de haute qualité en toute simplicité en ajoutant la richesse de leurs réunions, en plus duncommunications impact positif sur les performances de léquipe.humaines... Lavantage de la collaboration visuelle repose non seulement sur sa capacité à interpréter les expressions faciales et le langage corporel des autres, mais également sur lamélioration des signaux sonores que les participants perçoivent au cours dune réunion, y compris les intonations et les nuances. Ces facteurs peuvent se révéler dune importance capitale dans létablissement des relations et loptimisation de la cohésion au sein dune équipe. • Collaboration vidéo immersive La téléprésence immersive constitue lune des dernières avancées des technologies de vidéoconférence. La conception et la construction dun environnement de salle de réunion immersive confère aux utilisateurs certains avantages qui améliorent leur expérience globale, optimisent les résultats comme le contact apparent en face à face, les images en 10 Frost.com
  • 11. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipes taille réelle des participants, la grande fiabilité et luniformité due à lutilisation de services réseau administrables. Avec la collaboration visuelle immersive, la fatigue ressentie lors des longues conférences téléphoniques est fortement atténuée. Ce mode de collaboration améliore ainsi les communications stratégiques et permet à la technologie de remplacer réellement les réunions en personne. • Collaboration unifiée Lensemble des outils de collaboration décrits jusquici peuvent être fournis aux utilisateurs sous forme doffre unique, entièrement intégrée, en tant que solution sur site comprenant le matériel et les applications ou en tant quoffre hébergée incluant de nombreux composants résidant dans le cloud. Les solutions de collaboration unifiée sont généralement associées à une philosophie Les solutions de de conception unique, qui se traduit par une interface et une expérience utilisateur collaboration unifiée communes pour les différents outils et fonctions qui constituent loffre. Cette philosophie sont généralement peut réduire de façon significative la courbe dapprentissage et dadoption, garantissant le associées à une délai le plus court possible pour atteindre une collaboration productive. philosophie de Lintégration de lensemble doutils de collaboration permet aux utilisateurs de basculer conception unique... facilement entre les modes de collaboration afin de sadapter à la situation prioritaire. Par exemple, la capacité à basculer dune discussion instantanée vers un appel vidéo dun simple clic peut aider les membres de léquipe à clarifier une conversation.CHOISIR ET DÉPLOYER LA TECHNOLOGIEAPPROPRIÉE POUR VOS ÉQUIPESParmi les difficultés auxquelles toute entreprise se voit confrontée lors de la sélection desoutils à déployer figure le choix du moyen le plus approprié pour utiliser chaque outil afindoptimiser les bénéfices quil apporte à léquipe virtuelle et à lentreprise en général.Lutilisation inappropriée dun produit ou dun service de collaboration peut entraver plusquaméliorer lévolution dune équipe et les avantages de loutil risquent de ne pas être exploitésaussi rapidement que possible.Il est important de connaître les atouts et les faiblesses potentiels des différentes formesde collaboration dans diverses situations, ainsi que la façon dexploiter au maximum leursavantages. Frost.com 11
  • 12. Frost & Sullivan Constitution de léquipe Défis Options de collaboration virtuelle Premières phases : nouveau • Absence ou quasi-absence de • Recours aux réunions en face à face projet, nouveaux membres relations entre les membres de permettant aux membres de faire léquipe connaissance si possible • Manque de connaissance des • La téléprésence et la objectifs du projet vidéoconférence aideront les membres • Planification incomplète de léquipe à faire connaissance, à démarrer des interactions, à instaurer un climat de confiance et à se comprendre. • La conférence Web est loutil idéal du responsable et des parties prenantes pour présenter les informations à léquipe. Les membres de léquipe • Chaque membre dispose • Le chef déquipe sappuie sur la commencent à comprendre les de connaissances et de conférence téléphonique et la objectifs du projet, leur propre compétences spécifiques pour vidéoconférence pour organiser des fonction et lattribution des rôles. apporter sa contribution, mais sessions en privé et de groupe. aucun processus ne leur permet • Le partage dinformations à laide des dy parvenir. wikis et des espaces de travail permet • Les membres ne sont pas à léquipe de réunir et de gérer les conscients des capacités et informations requises pour mener le connaissances de chacun et projet à bien. de ses aptitudes à contribuer • À mesure que les membres prennent leur au projet. Les informations fonction, ils commencent à chercher les supposément disponibles données et les connaissances nécessaires sont dispersées. Les autres en utilisant les outils de recherche et de informations requises pour médias sociaux. le projet doivent encore être identifiées. Les membres de léquipe • Les quiproquos sont le fruit • Le chef déquipe et les différents membres commencent à travailler dans le dune mauvaise communication ne doivent jamais cesser de communiquer but datteindre leurs objectifs et dun manque de prise de pour garantir clarté et compréhension. personnels, mais léquipe ne conscience des problèmes La conférence téléphonique et la fonctionne pas encore comme rencontrés par les autres vidéoconférence doivent être utilisées une seule entité. Des désaccords, membres de léquipe. De tels fréquemment avec des ordres du jour des quiproquos et des conflits problèmes peuvent provoquer clairement définis et des résultats fixés. surviennent. des erreurs et des retards. • La messagerie instantanée peut Les communications avec les • Un climat de méfiance peut permettre une communication rapide des intervenants externes à léquipe, sinstaurer si les problèmes ne informations, des idées et des décisions avec les parties prenantes et sont pas traités rapidement, parmi les membres qui désormais se les fournisseurs potentiels engendrant de faibles connaissent et se font confiance. dinformations et/ou de produits performances globales. • La conférence Web est un outil efficace essentiels au succès du projet • Dans le pire des scénarios, pour communiquer les informations et posent encore problème. léquipe peut devenir les rapports dévolution à lensemble du dysfonctionnelle et mettre en groupe. péril le succès du projet. • Les wikis et les espaces de travail de • Léquipe doit être capable léquipe font office de référentiel pour dexploiter les connaissances toutes les informations majeures et le et les compétences externes matériel utilisés et produits par léquipe, rapidement et simplement. ainsi accessibles plus rapidement. • Les outils de médias sociaux permettent à léquipe de localiser les ressources supplémentaires parmi les membres existants, avec des fonctions de recherche localisant et filtrant les informations issues de nombreuses sources externes, ainsi quen identifiant les spécialistes dont les connaissances peuvent être cruciales pour mener à bien le projet. 12 Frost.com
  • 13. Sélection et utilisation des outils de collaboration pour optimiser les performances des équipes Constitution de léquipe Défis Options de collaboration virtuelle Le temps des membres de • Les efforts des membres de • Les outils de collaboration mobile léquipe devient une ressource léquipe peuvent se disperser aident les membres de léquipe à répartir précieuse à mesure que leur sont à mesure quils sefforcent de leur temps entre plusieurs activités en leur affectés des tâches et des projets faire face aux revendications en donnant accès aux informations et aux supplémentaires. concurrence sur leur temps de personnes impliquées dans chaque projet travail. sur nimporte quel périphérique, même • Le temps consacré à essayer de sils sont en déplacement ou chez eux. joindre des personnes ou de • Les informations sur la présence prendre des appels alors que le permettent aux individus de contrôler planning est chargé est perdu. plus efficacement leurs interactions avec les autres en indiquant quand ils sont disponibles, ainsi que leur mode de communication préféré. • Laccès aux sources dinformations synchronisées partagées est sécurisé depuis nimporte quel lieu, optimisant ainsi la productivité des membres comme celle de léquipe. Léquipe atteint un niveau • Le maintien des performances • Les médias sociaux peuvent être de performance optimal ou et de la motivation est essentiel utilisés par les membres de léquipe sen approche. Ce niveau se car les efforts risquent dêtre pour partager leur expérience et leurs caractérise par une collaboration réorientés vers dautres connaissances acquises au cours du projet constante, de haute qualité activités. avec le reste du personnel de lentreprise, et précise avec léquipe, les • Les facteurs de succès et garantissant ainsi linstitutionnalisation membres et les tiers. les meilleures pratiques de de lapprentissage. Les profils personnels Les objectifs du projet sont léquipe devront être consignés des membres enregistreront le travail atteints et de nouveaux défis et appliqués dans toute quils ont accompli et les compétences sont définis. lentreprise pour un retour spécifiques quils ont acquises et sur investissement total de la utilisées. Ces profils seront eux aussi collaboration. immédiatement accessibles à lensemble du personnel de lentreprise. • Les wikis et autres sources de données partagées, ainsi que les espaces de travail peuvent être archivés et reformatés dans le système de gestion du contenu de lentreprise pour permettre à un public plus large de rechercher des informations et dy accéder. • Les membres de léquipe peuvent avoir recours au marquage et à dautres techniques didentification pour sassurer que les informations peuvent être localisées rapidement et précisément.LES SIX ÉTAPES GARANTISSANT UNE COLLABORATION RÉUSSIEComme nous lavons décrit dans ce livre blanc, beaucoup dentreprises savent déjà comment ...beaucouprelever la plupart, si ce nest tous les défis auxquels elles doivent faire face sur le marché. La dentreprises saventsolution repose sur les compétences et les connaissances de leurs employés. déjà comment releverPermettre aux équipes de travailler de façon collaborative peut se révéler efficace pour exploiter la plupart, si ce nestces atouts dans lentreprise.Voici six étapes majeures qui mèneront au succès de votre entreprise. tous les défis auxquels • Vérifiez ce que vous faites et comment vous le faites  : commencez par vérifier elles doivent faire lutilisation existante des produits et services de collaboration par votre entreprise et face sur le marché... évaluez lefficacité de leur déploiement et de leur utilisation au sein des équipes et par La solution repose sur lentreprise dans son ensemble. Lutilisation actuelle des produits et services de collaboration les compétences et les sinscritelle déjà dans une stratégie visant à améliorer la productivité, ou linvestissement connaissances de leurs sinscrit-il dans une mise à niveau des communications dentreprise ? Comment la collaboration estelle intégrée aux processus métier et aux procédures actuels ? employés. Frost.com 13
  • 14. Frost & Sullivan • Mettez en place le leadership  : le leadership soutient-il lintégration du travail en équipe collaboratif dans votre entreprise ? Pour quune entreprise bénéficie réellement des avantages des outils de collaboration, le soutien continu du déploiement est indispensable, et appliquer cette politique dès le début peut faire toute la différence. • Définissez des objectifs clairs et réalistes  : surveillez fréquemment lévolution de léquipe en utilisant les données de suivi disponibles et en demandant régulièrement lavis des chefs et des membres déquipe. Identifiez les équipes susceptibles de constituer un bon point de départ, en offrant un environnement limité mais contrôlable dans lequel les outils de collaboration peuvent être testés et les avantages surveillés et évalués. • Encouragez la diversité  : si une équipe présente une forte diversité, associée à la distance et à la mobilité, les outils de collaboration constitueront un substitut clé pour les interactions sociales naturelles de ses membres. De plus, alors que les performances de ces équipes hautement diversifiées émanent de lutilisation de la technologie de collaboration, une mise en œuvre et une gestion attentives sont indispensables pour atteindre les résultats fixés. • Connectez-vous au reste du monde : les équipes ne peuvent pas travailler en vase clos. Pensez à autoriser laccès collaboratif et les interactions avec les personnes extérieures aux structures de léquipe, ainsi que les sources dinformations dans dautres parties de lentreprise et externes. • Restez en contact avec les fabricants et les fournisseurs de services  : les fournisseurs tiendront à vous aider et représentent une excellente ressource. Ils vous guident dans la sélection des produits et services appropriés et vous prodiguent conseils et assistance au cours de leur déploiement dans votre entreprise. CONCLUSIONS Toute entreprise est capable de suivre ces premières étapes menant à linstauration dune culture collaborative. Lenvironnement professionnel actuel, de plus en plus instable, exige des entreprises quelles optimisent la productivité de leurs ressources les plus précieuses : les compétences et le savoir-faire de leurs employés et les connaissances existantes acquises au fil des ans. Les produits et services collaboratifs désormais disponibles à grande échelle peuvent permettre aux entreprises daccéder à ces ressources essentielles. Elles seront ainsi à même de développer et doptimiser les performances des équipes travaillant sur des projets vitaux pour leur croissance et leur avenir. Le leadership descendant et la sélection des outils de collaboration appropriés sont des phases importantes du processus de mise en œuvre. Les entreprises qui comprennent bien ces enjeux réaliseront un retour sur investissement rapide et seront plus aptes à instaurer une culture de collaboration durable qui restera bénéfique pendant de nombreuses années. 14 Frost.com
  • 15. Silicon Valley San Antonio Londres 331 E. Evelyn Ave. Suite 100 7550 West Interstate 10, Suite 400, 4, Grosvenor Gardens, Mountain View, CA 94041, San Antonio, Texas 78229-5616, Londres SWIW ODH, États-Unis États-Unis Royaume-Uni Tél. : +1 650 475-4500 Tél. : +1 210 348-1000 Tél. : +44(0) 20 7730 3438 Fax : +1 650 475-1570 Fax : +1 210 348-1003 Fax : +44(0)20 7730 3343 877.GoFrost • myfrost@frost.com http://www.frost.comÀ PROPOS DE FROST & SULLIVANLe cabinet de conseil Frost & Sullivan collabore avec ses clients pour accélérer leur croissance. Par sesoffres TEAM Research, Growth Consulting et Growth Team Membership™, le cabinet aide ses clients àinstaurer une culture orientée vers la croissance pour élaborer, évaluer et mettre en œuvre des stratégiesefficaces. Frost & Sullivan sappuie sur plus de 50  ans dexpérience auprès des sociétés du classementGlobal 1000, de nouvelles entreprises et dinvestisseurs, et dispose de plus de 40  agences sur six continents.Pour plus dinformations sur les services de croissance proposés par Frost & Sullivan, visitez le sitehttp://www.frost.com.Pour obtenir des informations sur lautorisation, écrivez à ladresse suivante :Frost & Sullivan331 E. Evelyn Ave. Suite 100Mountain View, CA 94041, États-UnisAuckland Dubaï Mumbai Sophia AntipolisBangkok Francfort Manhattan SydneyPékin Hong Kong Oxford TaipeiBangalore Istanbul Paris Tel AvivBogotá Djakarta Rockville Centre TokyoBuenos Aires Calcutta San Antonio TorontoLe Cap Kuala Lumpur São Paulo VarsovieChennai Londres Séoul Washington, DCColombo Mexico ShanghaiDelhi/NCR Milan Silicon ValleyDacca Moscou Singapour

×