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10 Principales caractéristiques dun logiciel de réseau          Description et avantages social dentreprise               ...
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Remplacer la messagerie électronique: Comment dynamiser votre communication avec un réseau social d’entreprise ?

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Notre époque est marquée par le partage social. Dans ce contexte, l’email et les intranets sont déjà dépassés comme outils de communication interne. Aujourd’hui, beaucoup d’organisations dynamiques innovent et communiquent via des flux d’information collaboratifs. Découvrez comment transformer votre communication interne grâce à un réseau social d’entreprise.

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Remplacer la messagerie électronique: Comment dynamiser votre communication avec un réseau social d’entreprise ?

  1. 1. enterprise social softwareEntreprises : lorsque la messagerieélectronique n’est plus adaptéeLévolution vers lentreprise sociale et lacollaborationAoût 2011Livre blanc blueKiwi
  2. 2. 2IntroductionLentreprise fonctionne de plus en plus en temps réel, de façon distribuée et sur un mode social. Parallèlement,nos communications électroniques professionnelles évoluent également. Les applications de messagerieinstantanée et de chat, les audio et vidéo-conférences, le microblogging et les flux dactivité envahissent leterritoire qui, jusquà récemment, demeurait le bastion de la messagerie électronique. Pourtant, le volume et lecoût des courriers électroniques de lentreprise ne cessent decroître au-delà des niveaux de « surcharge ».Selon un rapport du groupe Radicati1 publié en avril 2010, En quoi le courrierles utilisateurs en entreprise recevraient, en moyenne, 75 e-mails par jour et en enverraient environ 37 chaque jour en électronique est-il inefficace ?2011. En même temps, de nos jours, il nest pas rare, pourcertains utilisateurs, de dépasser les 200 e-mails reçus par ‣ Messages ambigus et peu clairsjour. Or, lon sait que 18 % des courriers électroniques reçus ‣ Surcharge de spams et de messagessont des messages indésirables. Ainsi, la même étudeprédit quune entreprise standard de 1 000 utilisateurs ‣ Problèmes de sécurité et dedépensera 3 millions de dollars par an pour lutter contre le confidentialitéspam. ‣ Interruptions du travail au quotidienUne autre étude, publiée dans lIJIEM (International Journalof Internet and Enterprise Management2) estime que le Source : étude IJIEMcoût annuel des courriers électroniques professionnels paremployé dépasse 8 000 dollars. Létude relevait certainsproblèmes, tels que lambiguïté et le manque de clarté desmessages, la surcharge de-mails, les problèmes de sécurité et de confidentialité ou encore limpact négatif des e-mails sur lefficacité et la productivité. Lenquête présente en outre dautres faits intéressants qui caractérisentlutilisation de la messagerie au sein des entreprises :• Près dun e-mail sur cinq était inutilement envoyé en copie à des collaborateurs autres que le destinataire principal.• 13 % des e-mails reçus étaient soit non pertinents soit non ciblés. 41 % à peine des e-mails reçus avaient un but informatif.• Moins de la moitié des e-mails (46 %) nécessitant une action de la part du destinataire formulaient concrètement laction attendue.• 56 % des employés font observer que le-mail est utilisé trop souvent en lieu et place du téléphone ou des conversations en face à face.Le courrier électronique est donc fréquemment ressenti comme inefficace. Face à ce sentiment, il nest passurprenant que beaucoup dentreprises et de managers envisagent de faire évoluer leurs communicationsélectroniques au-delà de la messagerie. Ils adoptent ainsi des plates-formes de nouvelles génération, plus aptes àrépondre aux besoins changeants des entreprises et à regagner en partie la productivité perdue avec les e-mails.1 Groupe Radicati Rapport de statistiques relatives aux courriers électroniques, 20102 Thomas W. Jackson, Sharman Lichtenstein. Optimisation des communications par courrier électronique : limpact des formations informatiques etsous forme de séminaires. International Journal of Internet and Enterprise Management, 2011© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  3. 3. 3Ce livre blanc dresse un tableau des nouvelles réalités en matière de collaboration et de communicationsdentreprise. Il arrive à la conclusion suivante  : le-mail professionnel tel que nous le connaissons esteffectivement en déclin. Du moins, la nature même de son utilisation change lentement. De pilier descommunications dentreprise, il devient un canal plus limité, réservé aux notifications et informations. Découvrezci-après les raisons pour lesquelles le-mail ne répond plus aux attentes, les nouveaux modes de communicationsdes entreprises ainsi que les nouvelles plates-formes de collaboration dont elles ont besoin aujourdhui.L’évolution des entreprisesLe succès de le-mail, et les défis quil doit relever Pourquoi le-mail a-t-il eu tantaujourdhui en tant que moyen de communication, de succès jusquà présent ?sexpliquent par la nature évolutive des entreprises. Lesprogrès technologiques ne cessent de bouleverser nos ‣ Il sagit dun moyen efficace pour laméthodes de travail. Et avec le temps, le rythme ne fait ques a c c é l é r e r. C h a q u e é v o l u t i o n i m p o r t a n t e s e s t diffusion des informationsaccompagnée de nouvelles exigences en matière de ‣ Dans le passé, laccent était davantage misméthodes de communications dentreprise. Jusquà sur les communications individuelles etprésent, le-mail a, en grande partie, démontré sa capacité moins sur le partage social ou laà bien sadapter à ces changements. collaboration en groupeAutomatisationEntre les années 1970 et les années 1990, les gains de productivité se sont révélés considérables, grâce à larationalisation et à lautomatisation des processus, de leur reporting et de leur contrôle. Ceci impliquait lacapacité à effectuer les opérations de routine plus rapidement et avec moins derreurs, que ce soit dans lafabrication de produits sur une chaîne de montage ou dans la gestion du cycle de la commande à lencaissementau sein dun système ERP. Les méthodes de communication sous-jacentes sont toutefois restées fermementancrées dans le téléphone, le fax et le partage textuel dinformations. Les formes précoces de courriersélectroniques trouvèrent leur place dans cet environnement, surtout pour les communications textuelles entre lesutilisateurs dun réseau dentreprise.Diffusion des informationsDès la fin des années 1990 et tout au long de la dernière décennie, Internet est devenu incontournable. Lesbarrières temporelles et géographiques se sont alors considérablement estompées. Les équipes distribuéesvirtuellement et réparties dans différents bureaux ont pu commencer à collaborer efficacement et travaillerensemble sur des projets communs, en utilisant des informations enrichies dimages et de liens, dans et sur desdocuments et textes électroniques. Au cours de cette phase, le courrier électronique sest très bien adapté,enregistrant même une croissance exponentielle, sous limpulsion de la «  webification  », de laccès distant auxsystèmes de messagerie des entreprises et de la prise en charge des pièces jointes multimédia.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  4. 4. 4Collaboration socialeCes quelques dernières années peuvent, à juste titre, être décrites comme lère de lentreprise et de lacollaboration sociales. Avec plus dun milliard dutilisateurs inscrits sur les plates-formes de réseaux sociaux, lesattentes des professionnels de linformation sont désormais à jamais bouleversées. Aujourdhui, lon resteconnecté avec lactualité et le quotidien des amis, de la famille ou des collègues en temps réel, sans être enchaînéà un ordinateur. Linformation est de plus en plus massive et les modes de communication mettent laccent surune plus grande « pertinence » des messages. Ceux-ci doivent être « partagés », diffusés en « réseau ». De plus,pour les entreprises fondées sur le savoir, il est souvent plus bénéfique de tirer parti de lintelligence collectivedun groupe que de simpliquer dans des boucles de communication fermées avec un nombre restreint depersonnes. Le courrier électronique ne sest pas aussi bien adapté à ce processus. Il doit relever un certain nombrede défis fondamentaux.Le chapitre suivant examine les défis que doivent relever lescommunications par courrier électronique au sein de cenouvel environnement professionnel. Principaux défis posés par les communications par courrier électroniqueLes défis des communications par courrier ‣ Communication « push » quiélectronique nécessite de gérer chaque courrier électronique entrantTant que les méthodes de communications des entreprisesdemeuraient essentiellement limitées entre un ou plusieurs ‣ Réponses fragmentées nécessitantindividus connus, le courrier électronique restait une plate- un effort supplémentaire pour êtreforme extrêmement efficace. Sa croissance remarquable au rassemblées et synthétiséescours des vingt dernières années, jusquà devenir le pilier descommunications électroniques, le prouve. Cependant, face à ‣ Accent sur la communication et nonlévolution de la nature même des entreprises, décrite plus la collaborationhaut, un certain nombre de défis fondamentaux ont ‣ Structure statique du répertoire descommencé à émerger. contacts, sans contexte social ‣ Boucles de communication ferméesCommunications push ou communications créant des silos dinformationspull ‣ Communications déstructurées naidant pas instantanément à laLe courrier électronique est, par nature, un mode de prise de décisionscommunication « push ». Lorsque vous envoyez un e-mail, ilest presque certain que celui-ci arrivera dans la boîte deréception du destinataire (sauf sil est intercepté par le filtreanti-spam). Bien entendu, les paramètres de filtrage et dehiérarchisation peuvent quelque peu faciliter la « gestion » de flux de-mails. Mais ils ne résolvent pas le problèmede fond. La « gestion » (décider de ce que lon va lire, supprimer et hiérarchiser) de chaque e-mail envoyé prendbeaucoup de temps. Sans compter le temps passé à lire les e-mails ou à y répondre, ni le temps dinterruptionnécessaire pour se reconcentrer ensuite sur le travail en cours. Limpact négatif considérable sur la© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  5. 5. 5productivité de lentreprise est ainsi aisément visible, dautant plus que ce cycle se répète pratiquement à chaquenouvel e-mail reçu.À linverse, lentreprise sociale daujourdhui évolue vers un mode de communication « pull ». Plutôt que de voirtous les messages « poussés » vers votre boîte de réception, seuls les messages pertinents seraient mis en avant,en fonction de vos intérêts, de vos droits daccès aux informations et de vos projets en cours. Le bénéfice est doncentier. Imaginons par exemple que vous souhaitiez être informé de tous les messages émis par un collègue àpropos dun projet important mais sans vouloir recevoir les autres communications provenant de ce mêmecollègue. Il nexiste aucun moyen pratique pour appliquer ce filtre avec le courrier électronique, sans risquer deperdre certains éléments importants et interactifs. En effet, vous recevrez tous les e-mails que ce collègue vousenverra.Fragmentation ou vue consolidée uniqueNous avons tous connu ces discussions interminables dans des chaînes de courriers électroniques. Lamultiplication même des réponses démontre la pertinence ou limportance du sujet. Cependant, il faut alorsparcourir la chaîne de-mails pour retrouver qui a dit quoi, récupérer et recoller les réponses séparées et gérerdifférentes versions de documents partagés sous forme de pièces jointes. Tout ceci prend beaucoup de temps etnuit à la productivité. De plus, les flux de conversation privés évoluent dans des réponses séparées, ce quiengendre un manque de contexte, de la confusion et donc des prises de décisions inadaptées. Malheureusement,sans une vue unique et consolidée de la chaîne de-mails, ce scénario se répète quotidiennement dans la plupartdes entreprises.Communications individuelles ou collaboration en groupeEfficace comme moyen de communication, essentiellement dans les conversations individuelles, le courrierélectronique se montre particulièrement improductif dans la collaboration en groupe. Les entreprises ont tentéde résoudre ce problème en créant des listes de diffusion. Celles-ci permettaient de sassurer que toutes lescommunications envoyées à cet e-mail commun parviendraient aux membres de la liste.Mais ce système est totalement insuffisant et ce, pour plusieurs raisons. Premièrement, dans un contexte degroupe, les problèmes de fragmentation décrits ci-dessus se trouvent amplifiés. Deuxièmement, dans nimportequel environnement de travail dynamique, les membres du groupe peuvent changer à chaque nouveau projet.Ceci est difficile à gérer avec les systèmes de courriers électroniques. Troisièmement, les discussions de groupedoivent parfois être archivées pour des raisons daudit, de pérennisation des connaissances ou de réutilisationultérieure. Elles doivent être faciles à récupérer à tout moment. Cependant, la façon dont chaque membre dugroupe filtre et organise ses e-mails affecte considérablement sa version de lhistorique darchivage (certainspeuvent, par exemple, supprimer des messages afin de ne pas dépasser la taille maximale autorisée pour leurboîte de messagerie). Les solutions darchivage des e-mails peuvent quelque peu faciliter ce processus. Toutefois,le manque global de contexte dans les fragments de-mails au sein dune conversation de groupe rendent lesrecherches et la récupération des informations pratiquement impossibles.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  6. 6. 6Répertoires de contacts ou répertoires dexpertiseAvec des entreprises distribuées, il est également de plus en plus difficile, pour les équipes, de savoir quicontacter pour obtenir des informations sur une discussion spécifique. Les répertoires de contacts des systèmesde messagerie électronique noffrent que peu, voire pas du tout, de détails sur lexpertise des employés, ce quipermettrait de solliciter leur aide sur les projets dintérêt. Pour trouver linterlocuteur adéquat, vous devez doncparfois vous reporter uniquement sur les personnes que vous, ou vos collègues, connaissez déjà (ce que lonappelle le graphe social de proximité). Le processus didentification dun expert pertinent dans une autre partiede votre entreprise peut monopoliser un temps et une énergie considérables, avec de nombreuses conversationspar téléphone et par e-mail. Au final, ce processus aboutit rarement.Communications fermées ou communications ouvertesLes échanges de-mails créent en permanence des silos dinformations et discussions liés au seul destinataire. Ledestinataire des informations spécifiques envoyées par e-mail est entièrement déterminé par lexpéditeur. Parconséquent, toute décision de lexpéditeur, consciente ou inconsciente, dinclure/exclure certains destinatairespeut affecter les résultats de lentreprise. Les membres de léquipe susceptibles dintervenir ou dêtre concernéspar cette discussion peuvent très facilement être tenus à lécart de la boucle. Bien que la messagerie privée soitrequise pour les conversations sensibles, la méthode de communication de facto en « boucle fermée » empêchede tirer parti de la meilleure expertise et des meilleures connaissances au sein dune entreprise.La nature même de le-mail, en boucle fermée, le rend otage des retards dans les réponses. Ceux-ci ralentissentlactivité de lentreprise. Après tout, le-mail dépend de la disponibilité de son destinataire spécifique pour vérifiersa messagerie et y répondre lorsque son planning le lui permet.Sujets courts ou contenus longsMême si la concision est la bienvenue, des sujets de-mails courts peuvent savérer notablement trompeurs. Aveclespace limité autorisé, nous décidons de les hiérarchiser. Or, ceci implique souvent douvrir et de parcourirrapidement le-mail pour déterminer sil est pertinent et lui affecter un niveau de priorité. À ce stade, il est déjàtrop tard, nous avons perdu du temps. Paradoxalement, bien que le sujet de le-mail soit parfois trop court ou pasassez clair, le contenu du message peut, lui, être trop long et encombré. Ces deux aspects ne font quaccroître letemps et lénergie gaspillés, ainsi que linefficacité dans la gestion des courriers électroniques.Feedback narratif ou feedback structuréImaginez : après avoir demandé aux membres de votre équipe leur opinion sur un sujet, vous recevez demultiples niveaux de réponses et de commentaires. Le recoupement des propos et de leurs auteurs, puislélaboration dune conclusion à partir de leurs opinions nécessitent beaucoup de temps et de traitement mental.Le courrier électronique noffre aucun moyen de passer dune forme narrative à un feedback structuré. Dans ladeuxième solution, les « votes pour ou contre » seraient automatiquement calculés et rendus visibles, avec leursopinions contextuelles, pour une prise de décisions plus rapide.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  7. 7. 7Identifiant de-mail ou profils sociaux sécurisésCertes, grâce aux techniques de cryptage, la transmission et le stockage des courriers électroniques sontaujourdhui plus sécurisés. Néanmoins, les hackers peuvent relativement aisément usurper ladresse e-mail dunexpéditeur ou lancer une conversation par « phishing » avec un destinataire, à linsu de celui-ci. Sans connaître lecontexte social de lexpéditeur, chaque e-mail sappuie uniquement sur son mérite, à savoir davoir été envoyé àpartir dune adresse spécifique. Des virus et des utilisateurs malveillants sattaquent régulièrement à cettevulnérabilité. Ils sont capables dinciter au partage abusif dinformations commerciales confidentielles ou deprovoquer des interruptions dactivité graves.Au-delà de le-mail : Le logiciel de réseau social d’entrepriseComme décrit plus haut, lutilisation du courrier électronique dans les entreprises actuelles, plus sociales etcollaboratives, est truffée de difficultés. Le-mail freine sérieusement la productivité individuelle et celle deséquipes. Les entreprises sont affectées à tous les niveaux et leurs besoins en termes de co-création, decollaboration et de co-sourcing ne sont pas vraiment satisfaits.Les entreprises sont donc incontestablement frustréesdutiliser le courrier électronique comme principalsystème de communication et de collaboration. Certes, Quest-ce quun logiciel dele-mail reste avantageux du point de vue de lubiquité(pratiquement tous les employés de lentreprise disposent réseau social d’entreprise ?dune adresse de messagerie). Mais les besoins de « ...un système de technologies Web offrantlentreprise appellent un nouveau type de plate-forme de des fonctionnalités rapides et flexibles pourcommunications et de collaboration sociale afin de la collaboration, le partage dinformations,renforcer la productivité au niveau individuel et, surtout, lémergence et lintégration au sein deau niveau des groupes ou de la communauté. lentreprise étendue »Le logiciel réseau social dentreprise, c’est le nom de cette Source: Wikipedianouvelle génération de plates-formes, est entièrementconçu pour gérer de grands volumes dimplications et deconversations collaboratives au sein déquipes et groupesde projets distribués. Il sappuie sur les concepts des célèbresplates-formes de réseaux sociaux telles que Facebook ou LinkedIn, mais en intégrant un éventail defonctionnalités destinées aux entreprises. Celles-ci le rendent plus efficace en termes de sécurité, deconfidentialité et de compatibilité avec la collaboration et lintégration dentreprise.Ces plates-formes de logiciels réseau sociaux dentreprise offrent non seulement la capacité denvoyer desmessages et de partager des documents comme avec le courrier électronique, mais incluent également desfonctions étendues pour participer, filtrer et impliquer dautres formes dinteractions, telles que la co-création dedocuments, la collaboration sur les idées, les tâches ou les projets, ainsi que lintégration avec les systèmes et fluxdéjà existants dans lentreprise.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  8. 8. 8Principales caractéristiques dun logiciel de réseau social dentrepriseLa tableau ci-après illustre les principales caractéristiques dune plate-forme de communication et decollaboration dentreprise dans lenvironnement social : Principales caractéristiques dun logiciel de réseau Description et avantages social dentreprise Face à la surabondance des informations, les utilisateurs doivent pouvoir contrôler ce qui apparaît dans leur flux dactivités. Les logiciels de réseau social dentreprise leur permettent de sélectionner ce quils souhaitent voir, en fonction du rôle, des droits et des adhésions qui leur sont attribués. De plus, les utilisateurs peuvent Pertinence et hiérarchisation explicitement « suivre » des projets, discussions, activités ou intervenants en mode « pull » spécifiques. Les logiciels sociaux dentreprise sont également doués pour suggérer dautres intervenants, documents ou conversations pertinents, susceptibles dintéresser lutilisateur, en fonction de ses interactions et du « graphe social » de ses partenaires. Chaque conversation de groupe au sein du logiciel de réseau social dentreprise fait lobjet dune vue unique de tous les fils de conversation, avec lensemble des Contexte complet sans documents, activités et fichiers partagés. Ceci élimine la complexité des opérations fragmentation de recherche, de regroupement et de compréhension des conversations fragmentées et des pièces jointes dans les anciens systèmes. Les plates-formes de logiciels de réseau social dentreprise sont entièrement conçues pour faciliter et promouvoir la collaboration ouverte et le partage au sein dun groupe. Le microblogging, les flux dactivités, les plates-formes wikis, les Prise en charge inhérente de transferts de documents/fichiers, les annonces, les agendas partagés, la la collaboration en groupe configuration dévénements, la gestion des idées et des tâches ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités permettent une prise en charge puissante de la collaboration, ce qui est impossible avec le courrier électronique. Là où les listes de diffusion ne représentent quun simple ensemble dindividus, les communautés et groupes dun logiciel de réseau social dentreprise définissent clairement leurs objectifs et leurs domaines de travail mutuel et de collaboration. Accès simplifié à la Ceci permet de matérialiser de façon efficace, sous forme numérique, des groupes participation aux groupes distribués entre différents services, qui nont aucune existence physique. Les employés peuvent aisément solliciter ou créer des adhésions en fonction de leurs besoins, ce qui accroît les niveaux de participation, augmente le sentiment dappartenance et valorise les talents de lentreprise.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  9. 9. 9 Principales caractéristiques dun logiciel de réseau Description et avantages social dentreprise À linstar du courrier électronique, les plates-formes de logiciels de réseau social dentreprise prennent également en charge les communications privées «  un à un  » ou « un à plusieurs », hors du contexte dun groupe. Ceci est nécessaire Communications privées lorsque certaines informations spécifiques doivent être partagées entre un entre individus nombre limité de participants. Cependant, la plupart des conversations restent généralement ouvertes à tout le groupe, afin de tirer au mieux parti des ressources de lentreprise. Étant donné que le logiciel de réseau social dentreprise collecte et conserve les connaissances de lentreprise dans leur intégralité, il offre de puissantes fonctions Fonctions complètes de de recherche pour la récupération ultérieure des informations. Par exemple, les recherche sur plusieurs discussions et fichiers archivés peuvent faire lobjet de recherches en fonction des critères contributeurs, des commentateurs, des dates, des balises sociales, des groupes, des mots-clés et de nombreuses autres dimensions. Lune des principales fonctions des plates-formes de logiciels de réseau social dentreprise est leur capacité à collecter, de façon détaillée, les expertises et expériences personnelles et professionnelles de tous leurs membres. Et comme Richesse des annuaires ces données peuvent également faire lobjet de recherches, les équipes peuvent dentreprise et de la aisément identifier, au sein de lentreprise, les experts susceptibles dapporter une recherche dexperts valeur ajoutée à leurs projets. Le logiciel social dentreprise permet aux membres dexploiter lensemble du réseau de lentreprise autour dun objectif commun, plutôt que de sappuyer uniquement sur leur graphe social de proximité. Contrairement à ladresse e-mail, qui en dit peu sur lexpéditeur et qui peut être aisément usurpée, la richesse du contexte social des profils et les graphes sociaux favorisent des communications privées, sécurisées et pertinentes. Les Échange dinformations collaborateurs peuvent toujours vous envoyer des messages, tout comme privé et sécurisé avec les nimporte quel membre de la communauté. Les nouveaux contacts externes qui intervenants internes ou souhaitent simpliquer dans le groupe peuvent intervenir par le biais doutils externes sociaux centrés sur les consommateurs et être intégrés aux groupes externes. Ceci crée un espace collaboratif et sécurisé pour les discussions ultérieures, libre de spam et de messages indésirables. Les plates-formes de logiciels de réseau social dentreprise prennent en charge les nouvelles normes de communication sociale, via des messages de microblogging Communications plus et des statuts plus courts et plus ciblés, offrant ainsi un contexte informationnel courtes et ciblées plus riche. Il est donc beaucoup plus simple dévaluer la pertinence et de « gérer » les flux dactivités sans être limité par une ligne dobjet courte, comme dans le courrier électronique.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  10. 10. 10 Principales caractéristiques dun logiciel de réseau Description et avantages social dentreprise Les entreprises ont fréquemment besoin de travailler avec des partenaires, clients et consultants externes afin de développer et partager des idées ou réaliser Extension transparente aux certains travaux. Les logiciels de réseau social dentreprise permettent aux communautés externes membres des groupes internes dhéberger et de gérer les communautés externes, tout en préservant la confidentialité et le contrôle sur les éléments partagés. Grâce à leurs API structurées, les plates-formes de logiciels de réseau social Intégration des processus de dentreprise peuvent sintégrer aisément à dautres applications professionnelles. lentreprise Par exemple, celles-ci peuvent sintégrer avec les systèmes de gestion documentaire afin de conserver une copie unique et « partagée » dun document de travail, avec lensemble des conversations contextuelles qui y sont associées.Avantages des logiciels de réseau social dentrepriseGrâce à leur prise en charge avancée de limplication et de linteraction sur et au-dessus des communicationsdentreprise, les systèmes de logiciels de réseau social dentreprise favorisent la mise en place dune entrepriseouverte et collaborative où les projets, les idées et les événements sont définis, débattus et mis en œuvre. Lesprincipaux avantages des plates-formes de logiciels sociaux dentreprise incluent, entre autres :‣ Productivité interne démultipliée grâce à une amélioration de la collaboration et des échanges‣ Réactivité et flexibilité accrues dans les réponses de lentreprise‣ Identification et valorisation complètes des talents internes‣ Collecte centralisée et automatisée des connaissances à partir des interactions professionnelles régulières‣ Fonctions puissantes de recherche et de récupération pour la réutilisation des connaissances‣ Gestion efficace des tâches et des projets sur différents groupes distribués‣ Co-création et élaboration de nouveaux documents et de nouvelles idées‣ Mécanismes structurés denquête et de feedback accélérant la prise de décisions‣ Meilleure coopération et fidélité accrue des partenaires et des clients© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  11. 11. 11 Étude de cas : Lyonnaise des Eaux- Suez Environnement La lyonnaise des Eaux – Suez Environnement doit faire face à de nombreux défis : • Un trop plein des boites e-mail • Une explosion du nombre de fichiers échangés • Un réflexe de « réponse à tous » totalement improductif • Une perte de temps et d’informations entre experts devant collaborer entre eux. Historique Comme bien souvent dans des sociétés comme la Lyonnaise des Eaux – SE, le système d’information a tendance à donner la direction à suivre en termes de processus, sans prise en compte des avis des personnes devant ensuite exécuter. Comprenant que l’e-mail ne permet pas une collaboration efficace et provoque une déperdition de l’information, la Lyonnaise des Eaux a décidé d’introduire la plate- forme sociale professionnelle blueKiwi pour partager, capter et archiver les connaissances présentes dans des communautés. Tous ces facteurs combinés provoquent une baisse considérable de productivité et defficacité pour lenterprise. La solution apportée par blueKiwi Le développement de cette approche centrée réseaux sociaux a débuté en 2008, en identifiant les communautés existantes qui échangeaient par e-mail. Ces communautés ont été recréées dans blueKiwi afin de les aider à partager et trouver l’information plus facilement. En donnant un accès nouveaux aux gens, compétences et idées, blueKiwi aide à générer et capturer l’intelligence collective au service de l’entreprise. L’évolution de l’e-mail L’e-mail est devenu un outil de transition pour la Lyonnaise des Eaux – SE, un lien temporaire et jetable entre le réseau social. Avec près de 50 communautés, il n’y a jamais eu autant d’informations contextualisées échangées entre les personnes via le réseau social. L’e-mail est devenu uniquement un outil d’alerte de l’arrivée de nouveaux messages dans une communauté.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  12. 12. 12Conclusion : lavenir du courrier électronique dentrepriseEn pleine évolution, lenvironnement économique savère idéal pour récolter les fruits de la collaboration socialedans lentreprise. Ceci va bouleverser lutilisation que nous faisons du courrier électronique. Vu son ubiquité etson statut en tant que principal mode de communications dentreprise, le-mail ne va pas disparaîtreimmédiatement. Cependant, la nature des communications par e-mail devrait en sortir modifiée. Cest dailleursdéjà le cas dans les entreprises qui ont adopté une solution de logiciel de réseau social dentreprise.Nos interactions avec les clients montrent que le courrier électronique continuera, dans un avenir proche, dêtreutilisé pour les notifications et les alertes. Ceci paraît logique étant donné que chaque employé a accès à lamessagerie électronique et que le comportement qui consiste à vérifier ses e-mails et à y répondre est bien ancré.Toutefois, avec le déploiement accru des applications sociales dans lentreprise, le courrier électroniquecontinuera de céder du terrain en tant que plate-forme de « conversation et de collaboration ». Les applicationsdentreprise standard visent également à devenir davantage sociales. Cest pourquoi elles repoussent les limitesafin dintégrer les capacités des logiciels de réseau social dentreprise dans leur flux de travail.Selon nous, le courrier électronique dentreprise a dores et déjà commencé à décliner et les communicationsdentreprise vont progressivement évoluer vers un nouveau paradigme de collaboration sociale. Avec les logicielsde réseau social dentreprise, la promesse de communications plus rapides et plus pertinentes, dune meilleureutilisation des talents de lentreprise, dune accélération de la collaboration et de linnovation au sein du groupeest une promesse réelle qui est difficile à ignorer.Pour plus dinformations sur la façon dont blueKiwi aide les entreprises à réduire leur nombre de-mails et àregagner en productivité, visitez notre site Web et consultez nos webinaires, vidéos et études de cas archivés.© 2011 blueKiwi Software Entreprises : lorsque la messagerie électronique n’est plus adaptée
  13. 13. blueKiwi de la conversation à l’action.A propos de blueKiwi SoftwareblueKiwi est le leader européen du logiciel de Réseaux Sociaux pour Entreprise. Nos solutions permettent aux entreprisesdengager des conversations et dinteragir avec leurs réseaux - internes et externes - et cela dans tous les domaines. Depuis 2007blueKiwi est reconnu comme un "visionnaire" par Gartner Inc.© 2011 blueKiwi Software

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