Pilotez votre activité avec des tableaux de bord

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Beaucoup de professionnels utilisent régulièrement des tableaux de bord, de nombreux logiciels analytiques permettant de visualiser les données venant de tout type de services. Cependant, pouvoir les interpréter correctement est une tâche bien plus ardue. Ce guide vous aidera à manager l’information récupérée, notamment en les retranscrivant sous forme visuelle.

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Pilotez votre activité avec des tableaux de bord

  1. 1. 01 44 10 41 80 contactsFR@theaccessgroup.com www.theaccessgroup.fr France access
  2. 2. Une image vaut mille mots ! Vous entendez certainement beaucoup parler de tableaux de bord permettant de piloter les indicateurs de performance clés de votre entreprise. Mais de quoi s’agit- il vraiment et –plus important encore- que peuvent-ils réellement apporter à votre entreprise ? Beaucoup d’entre nous utilisent déjà au quotidien des tableaux de bord. De nombreux « widgets » permettant de visualiser des données sont disponibles via des applications sur votre smartphone par exemple. En fait, tout type de logiciel vous permettant de visualiser vos données et de les regrouper à un seul et même endroit peut être qualifié de « tableau de bord ». Mais ce dont nous voulons vous parler dans ce guide est un système de management de l’information qui récupère les données venant de tous les services de votre entreprise et les retranscrit sous forme visuelle (graphiques, gauges, donuts etc..) Cela rend l’information facile et rapide à comprendre, un peu comme sur le tableau de bord d’une voiture !
  3. 3. Des solutions de reporting interactives Le but de ce guide est de vous faire découvrir les bénéfices de ces logiciels de tableaux de bord. Ce type de solution vous permet d’obtenir une image interactive de l’activité de votre entreprise afin que vous puissiez repérer des tendances et comparer les performances par rapport aux objectifs établis (Key Perfomance Indicators – KPI) Des tableaux de bord oui, mais pour qui ? Tout le monde ! On considère souvent des tableaux de bord comme un « jouet » destiné au top management mais leur utilisation va bien plus loin que d’impressionner votre conseil d’administration avec de jolis graphiques (mais bien sûr ils peuvent servir à cela également !) Pour les directeurs financiers, les tableaux de bord sont la solution parfaite pour agrémenter les rapports mensuels et faciliter le regroupement des données stratégiques. Pour les employés en général, ils permettent aux membres d’une même équipe de voir comment leurs performances influent sur l’entreprise toute entière mais aussi de suivre leur avancement par rapport à des objectifs définis. Pour les décisionnaires (les managers par exemple), les tableaux de bord permettent un accès rapide à tous les indicateurs clés pour prendre des décisions adaptées et réagir rapidement en cas de problème. Ces informations importantes seraient peut être passées inaperçues, dû à un manque de connaissances ou même tout simplement à un manque de temps de la part du service informatique pour produire les rapports. Quelles sont les caractéris- tiques à rechercher ? Les caractéristiques des logiciels de tableaux de bord varient aujourd’hui beaucoup selon les éditeurs. Entre solutions simples à utiliser et logiciels plus complexes, il peut être difficile de savoir concrètement ce qui conviendrait à votre projet. Lorsque vous choisissez une solution de tableaux de bord, nous vous recommandons de garder en tête deux concepts clés : l’accessibilité de vos tableaux de bord et le champs d’action que vous souhaitez donner à vos reportings. Accessibilité Vous devez pouvoir rendre l’information aussi accessible que possible. Gardez en tête qu’un grand pourcentage de vos utilisateurs ne sera certainement pas au même endroit à toute heure de la journée. Ils assisteront probablement à des réunions à l’extérieur, utiliseront fréquemment leur ordinateur portable, leur tablette ou leur smartphone ou auront tendance à travailler tard à la maison. Choisir une solution 100% web permettra la flexibilité dont ils ont besoin pour pouvoir accéder aux informations utiles n’importe où et n’importe quand, 24h/24 et 7j/7. Une interface 100% web garantit également un accès rapide et intuitif pour le reste de vos équipes. Champ d’action Dans un second temps, définissez le champ d’action que vous souhaitez avoir pour la mise en place de vos tableaux de bord. Pour qu’ils soient réellement utiles, il faut qu’ils puissent retranscrire un aperçu le plus large possible de votre entreprise. Alors qu’il peut être tentant de se concentrer seulement sur les performances commerciales par exemple, cela limiterait le potentiel de votre solution de tableaux de bord. Un peu d’histoire Les tableaux de bord sont devenus très populaires ces dix dernières années et de plus en plus de solutions sont apparues, allant de logiciels de business intelligence complexes à de simples modules complémentaires ( « add-ins »). Beaucoup de tableaux de bord sont apparus à l’origine dans les années 70 comme applications internes et, grâce au boom des technologies web, ont évolué vers des systèmes de gestion de l’information plus complexes tels que nous les connaissons aujourd’hui. Pour les décisionnaires (les managers par exemple), les tableaux de bord permettent un accès rapide à tous les indicateurs clés pour prendre des décisions adaptées et réagir rapidement en cas de problème
  4. 4. Une entreprise efficace diffuse souvent ses données financières et ses objectifs commerciaux à plusieurs services de son organisation. Cela crée une « vision unique de la vérité » et il devrait en être de même pour un projet de tableaux de bord. Un directeur de service par exemple doit pouvoir être capable de visionner les performances globales de l’entreprise dans un seul onglet, avec la possibilité de cliquer sur les différents indicateurs pour en connaitre les détails ou de « zoomer » sur des départements précis. Vous pouvez littéralement rendre visuelles les performances de n’importe quel département de votre entreprise qui génère des données. Un bon vendeur de solution de tableaux de bord peut travailler avec vous pour identifier quelles parties de votre organisation et quels indicateurs vous seront les plus utiles. Voici quelques exemples d’utilisation : • Ressources Humaines (analyse des absences par département, vue sur les résultats des évaluations, coût d’embauche par département, …) Voir un exemple • Service Client (nombre d’appels traités/d’appels non répondus, nombre de problèmes déclarés, SLA…) • Commercial (nombre de commandes reçues, top 10 des meilleurs clients, pipeline commercial, résultats sur objectifs…) Voir un exemple • Finance (CA par division, revenu/ budget, dettes fournisseurs, compte de résultat, fond de roulement…) Voir un exemple • Marketing (nombre de leads générés par canal, suivi du budget, part de marché par pays/région, caractéristiques des clients et prospects…) • Project Management (suivi des étapes, du budget dépensé/ prévisions…) Pour faire court : lorsque vous choisissez un logiciel de tableaux de bord, il est important de toujours garder en tête tous les usages que peut en faire votre entreprise. Choisissez un outil qui vous permettra d’étendre cet usage en fonction de vos besoins. Optez pour une solution 100% web par exemple, peut permettre d’étendre facilement l’usage à un grand nombre de personnes. Approche ascendante versus approche descendante Dans cette partie, nous allons nous concentrer sur la façon dont les tableaux de bord fonctionnent et plus spécifiquement comment ils traitent le flux d’informations. Nous verrons en quoi cela constitue un avantage par rapport aux outils de reporting traditionnels. A chaque fois que vous recevez un rapport standard, vous êtes le destinataire d’une approche ascendante ou « bottom up ». Cela veut dire que l’information que vous recevez a été collectée via différentes sources comme par exemple d’autres rapports, tableurs Excel ou autres, puis remise en forme pour vous sur un nouveau document. Avec cette approche, vous n’avez pas la capacité de remonter rapidement à l’origine des informations, ce qui peut être frustrant lorsque vous souhaitez creuser un peu plus dans les données. Approche ascendante versus approche descendante
  5. 5. Dans une approche descendante ou « top-down » (utilisée dans les tableaux de bord), le flux de données peut être suivi. En effet, les managers à tout niveau de votre entreprise peuvent creuser dans les données jusqu’à leur source sans avoir à interroger une autre personne. En utilisant des liens dynamiques, vous pouvez explorer les indicateurs qui attirent votre attention. Cela permet une approche plus directe, plus interactive que les reportings traditionnels, et donne la possibilité à tous de connaître les détails et la composition des indicateurs clés. Nous pouvons ajouter que les tableaux de bord sont conçus pour vous offrir un grand nombre de fonctionnalités que les rapports standards ne permettent pas. Par exemple vous avez la possibilité de : • accéder à des rapports via des graphiques ou des tableaux • affiner votre champ de vision pour vous concentrer sur les résultats d’un département ou d’une famille de produit en particulier • « zoomer » sur des périodes spécifiques de l’année et les comparer instantanément • Avoir un regard neuf sur les données. Une présentation plus visuelle vous permet d’identifier des problèmes ou des opportunités que vous n’auriez même pas remarquées dans des reportings traditionnels Pour conclure – même s’il est difficile d’imaginer un monde sans rapport « à l’ancienne », nous devons admettre que les tableaux de bord ont un rôle très important à jouer dans l’amélioration des méthodes de reporting qui sont de plus en plus en décalage avec nos nouvelles façons de travailler. Vous pouvez également voir quelques avantages des tableaux de bord dans le tableau ci-dessous Avantages des tableaux de bord vs rapports traditionnels Rapports traditionnels Tableaux de bord Champ d’action Données tirées de bases de données standards Les données peuvent être tirées de nombreuses sources comme des fichiers plats par exemple Accesssibilité Accès classique via votre bureau (dépendant de votre logiciel) Accessible sur le web n’importe où et n’importe quand sur n’importe quel navigateur Drill down Pas de drill down ; chaque changement de critère de recherche entraine un nouveau rapport Possibilité d’affiner le reporting grâce à des liens dynamiques sans changer d’écran. Pas de limite à la profondeur d’affinage Performance Vue limitée à un seul utilisateur Nombre d’utilisateurs illimités Ergonomie Traditionnel – lignes et colonnes Présentation graphique et interactive Flexibilité Possibilité pour les utilisateurs de redéfinir leurs critères de reporting selon les outils utilisés – la plupart du temps, de nouveau rapports auront besoin d’être générés. Très personnalisable : les utilisateurs ont accès à leur propre set de graphiques qui peuvent ensuite être modifiés sans l’intervention du service informatique ou de personnes ayant de grandes connaissances techniques. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs indicateurs comme ils le désirent Dans ou « tat ble pepeut En e dde vv ddanss ssanss pperss EEn uu vvouus quii a peerm pplus ttradi à tou com Nous table vous fonct stand Par e
  6. 6. Graphiques et indicateurs de performances L’aspect visuel des tableaux de bord est évidemment leur avantage principal qui leur permet de se différencier des autres types de rapports. Dans cette partie, nous allons vous présenter quelques uns des indicateurs les plus utilisés dans les tableaux de bord. Les tableaux Les tableaux vous permettent un coup d’oeil rapide sur les tendances et les informations clés grâce à une vue de type « stock market » Le compteur Cet indicateur (comme les gauges horizontales ou verticales) vous renseigne en un coup d’œil sur l’avancement actuel par rapport aux objectifs (indiqué par une flèche). Histogramme Utilisez ce type de graphique lorsque vous souhaitez afficher des données concernant plusieurs catégories comme par exemple des régions, des services, des familles de produits etc…Les histogrammes permettent de comparer facilement les valeurs entre deux catégories Histogramme empilé A utiliser lorsque vous avez besoin d’afficher les composantes d’un résultat tout en restant dans un contexte général. Histogramme horizontal Choisir des bâtons horizontaux permet de mettre l’accent sur les différences entre les valeurs de plusieurs catégories
  7. 7. Camemberts et Donuts Très fréquemment utilisés, les camemberts ou « pie chart » permettent de montrer la part d’une activité dans un résultat général. C’est la même chose pour les Donuts. Indicateur cylindrique Affiche les données sous forme de pile ce qui permet de mettre l’accent sur les segments qui ont besoin d’attention Entonnoir Vue classique d’un pipeline commercial Les cartes Très pratiques pour afficher de façon claire toute donnée géographique globale ou plus détaillée (par département ou secteur par exemple) Creuser dans vos données Nous avons déjà parlé de l’approche « top-down » ou descendante qui vous donne beaucoup plus de flexibilité qu’un rapport traditionnel – mais quelle est réellement la différence avec un rapport traditionnel ? Prenons un exemple concret avec votre pipeline commercial. Un graphique montrerait tous les résultats des activités commerciales répartis par étapes comme « proposition commerciale », « fournisseur préféré », « accord verbal », « commande passée ». Avec un tableau de bord, vous aurez la possibilité de creuser dans chacune de ces catégories pour découvrir le profil des leads la composant : s’agit-il de clients existants, de prospects, par quel produit sont-ils intéressés, quel commercial est en charge du dossier, jusqu’à l’information la plus précise comme le nom du prospect et la valeur de sa commande. Cette fonction interactive des tableaux de bord est un outil très puissant qui vous permet de démystifier les données complexes très rapidement. Lorsque vous choisissez une solution de tableaux de bord, soyez sûr de pouvoir creuser dans vos données à partir de tous les graphiques et indicateurs ou même de zoomer sur chaque point les composant. Il faut aussi s’assurer que les liens dynamiques qui permettent cette liaison sont faciles à créer. Graphique barres et courbe Ce format très populaire vous permet de combiner une vue sur les valeurs mensuelles et un aperçu des tendances grâce à une ligne. Il est très intéressant pour observer comment une valeur évolue avec le temps.
  8. 8. 1 Obtenir une vue d’ensemble des performances de votre entreprise Une bonne solution de tableaux de bord vous permet de réunir des données provenant de différentes sources (logiciels d’éditeurs variés, sources externes..) Vous pouvez ainsi regrouper et croiser facilement les informations, les comparer, et identifier les corrélations en un instant : une tâche qui vous prendrait habituellement des heures à réaliser. 2 Prendre des décisions appuyées sur des informations disponibles en temps réel Les tableaux de bord de business intelligence vous donnent la possibilité de transformer des quantités énormes de données en indicateurs visuels, et interactifs vous permettant ainsi d’identifier en un instant des relations qui seraient, en temps normal, passées inaperçues. De plus, le fait qu’un logiciel de tableaux de bord puisse vous transmettre l’information en temps réel, sans attendre la production de rapports souvent mensuels, vous permet d’avoir un aperçu de la situation en direct, et de prendre des actions correctives avant qu’il ne soit trop tard. 3 Evaluer et optimiser votre performance Grâce à un logiciel de tableaux de bord, vous pouvez suivre vos KPI sur une période donnée, les comparer et identifier des tendances. Au lieu de passer du temps à regrouper les données historiques, vous n’avez qu’a sélectionner la période de votre choix et vous pourrez identifier en un clin d’œil si vos performances sont en hausse/en baisse et la vitesse à laquelle cette tendance évolue. 4 Devenir indépendant du département informatique Avec vos propres tableaux de bord simples à utiliser, vous pourrez accéder à vos rapports en moins de temps qu’il ne vous en faudrait pour en faire la demande au département IT. Vous gagnez du temps, votre service informatique également et cela augmente votre productivité. 5 Motiver votre équipe L’utilisation de logiciels de tableaux de bord permet de donner à votre équipe un aperçu de sa contribution à la performance globale de l’entreprise. Définissez ensemble les KPI à surveiller (ventes d’un produit, leads marketing…) et identifiez les relations qui existent avec les performances des autres services. Le suivi devient clair et chacun peut voir en direct où il se situe par rapport aux objectifs. 6 Tenir les parties prenantes informées Grâce aux tableaux de bord, partager les données essentielles avec vos collègues, vos supérieurs ou vos clients devient facile. Vous avez la possibilité de donner accès à vos indicateurs à un certain nombre d’utilisateurs, de les partager sous forme de page web, ou même de les exporter lorsqu’un rapport vous est demandé pour des réunions par exemple. Ceci vous permet de supporter votre discours et d’engager votre audience. 7 Accéder à vos indicateurs de performance 24h/24 et 7j/7 Si vous êtes souvent en déplacement ou en réunion il peut être difficile d’accéder rapidement à une vue d’ensemble de vos indicateurs de performance. L’utilisation de logiciels de tableaux de bord pourrait être la réponse à vos prières ! Si vous choisissez une solution de business intelligence 100% web et disponible sur n’importe quel appareil , vos indicateurs de performance deviennent mobiles et peuvent être consultés n’importe où et n’importe quand ! 7 raisons d’investir dans une solution de tableaux de bord Nous avons répertorié les bénéfices et les fonctionnalités clés proposés par les solutions de tableaux de bord et voici les 7 avantages majeurs pour une entreprise :
  9. 9. Checklist des fonctionnalités Convaincu ? Nous avons crée pour vous une liste des fonctionnalités clés que vous devez rechercher lorsque vous choisissez une solution de tableaux de bord. Fonctions clés Catégories Fonctionnalités Collaboration Possibilité pour les utilisateurs d’envoyer un message à un autre pour faire une remarque ou poser une question sur les données. Partage et export facilité des indicateurs Indicateurs Possibilité d’opter pour des indicateurs de type gauges et des tableaux de vue d’ensemble des tendances. Mise à jour des données à un moment défini. Possibilité de creuser dans les données et d’insérer des liens dynamiques Indicateurs et graphiques Possibilité de remonter aux chiffres sources à partir de chaque graphique Export sur Excel Disponibilité d’une grande variété de graphiques et indicateurs (histo- grammes, camemberts, nuages de points etc…) Liens possibles vers différents rapports externes Sécurité Possibilité de créer différents niveaux d’utilisateurs sur un tableau de bord commun avec des permissions différentes. (concepteur ou simple utilisa- teur avec possibilité de personnalisation) Connectivité Connexion facile à des fichiers plats et des sources de données multiples Technique Compatible avec n’importe quel appareil (tablettes, smartphones, pc), n’im- porte quel système d’exploitation (Mac/PC…) et n’importe quel navigateur. Personnalisation Possibilité pour les utilisateurs de personnaliser leur vue des tableaux de bord (changement du type d’indicateur etc…)
  10. 10. En conclusion Gardez ces critères en tête lorsque vous travaillerez avec l’éditeur que vous aurez choisi et vous aurez toutes les chances de faire de votre projet un succès. Les règles d’or pour organiser un bon projet de tableaux de bord • Restez dans la simplicité ! Commencez par identifier les indicateurs les plus importants pour vous et concentrez-vous dessus. • Restez pertinent – Cela paraît évident mais comme vous pouvez retranscrire à peu près toutes vos données sous forme visuelle, gardez ce conseil en tête ! • Restez à l’écoute des besoins de vos utilisateurs – affinez les informations qu’ils vous donnent, posez des questions jusqu’à ce que vous arriviez à définir l’essentiel de ce qu’ils veulent. Demandez par exemple aux managers opérationnels de définir quelle(s) partie(s) du reporting est la plus difficile pour eux. • Soyez prêt à inclure dans votre projet les personnes « techniques ». Obtenir des données de qualités en temps réel peut demander le savoir faire technique de votre département IT. Ils ont les connaissances en sources de données et connexions dont vous avez besoin dans votre projet. • Vérifiez la qualité des informations de votre tableau de bord – si des utilisateurs trouvent un jour une erreur dans leurs indicateurs, cela peut conduire à une remise en question des données présentes sur votre tableau de bord. Ce qui voudrait dire que vous efforts seraient réduits à néant ! • Actualisez vos données régulièrement – vos utilisateurs ont besoin de savoir que l’information à laquelle ils ont accès est toujours valide au moment de la visualisation. Un tableau de bord actualisé en temps réel est idéal • Prenez du temps pour les nouveaux utilisateurs – parce qu’il est beaucoup plus facile de demander une information que de l’obtenir par soi même, encourager les personnes à utiliser des tableaux de bord peut être compliqué. Cependant, donner des instructions claires peut aider. Nous vous recommandons de commencer par prendre des captures d’écrans de vos nouveaux tableaux de bord et de les envoyer à toute personne qui y aura accès. Annoncez la disponibilité de ces tableaux de bord, indiquez comment y accéder et joignez une capture d’écran pour un aperçu de ce qu’ils pourront y trouver. • Soyer persévérant – Même s’il est facile d’y accéder, inciter vos collègues à s’en servir régulièrement n’est pas gagné. Pour les engager, demandez leur des retours sur les indicateurs, et si vous n’avez pas de réponse, recommencez ! Une fois qu’ils auront pris l’habitude, vous aurez gagné ! • Vérifiez, Vérifiez et vérifiez encore – ne soyez pas tenté de rester sur vos acquis avec vos beaux indicateurs ! Si vous avez besoin d’un peu plus de travail pour rendre les indicateurs plus intéressants avant de les diffuser, faites le ! Plus d’informations Nous espérons que ce guide aura su répondre à vos questions. Pour plus d’informations sur notre solution de tableaux de bord Access Insight, visitez notre site : www.theaccessgroup.fr À propos d’Access France Anciennement connue sous le nom de Prelytis, Access France possède plus de 10 ans d’expérience dans le domaine de la business intelligence. La société compte aujourd’hui plus de 100 000 utilisateurs à travers le monde. Access France a rejoint le groupe anglais Access en 2012. Considéré comme l’un des cinq éditeurs de logiciels enregistrant la plus forte croissance en Angleterre (Sunday Times Buyout track), Access Group propose notamment des solutions dans le domaine de l’ERP, la finance ou encore des ressources humaines. ASP Découvrez comment l’Agence de Services et de Paiement permet à 10 000 utilisateurs de transférer des informations budgétaires importantes à la demande vers n’importe quel appareil, et n’importe où. www.theaccessgroup.fr/asp France access 01 44 10 41 80 contactsFR@theaccessgroup.com www.theaccessgroup.fr

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