Etat et perspectives de la dématérialisation des documents sortants
 

Etat et perspectives de la dématérialisation des documents sortants

on

  • 892 views

Déjà entamée dans un grand nombre d'entreprises, la dématérialisation de documents repose sur le principe de virtualisation d'un document physique (facture, bulletin de paie ou autre). Si elle ...

Déjà entamée dans un grand nombre d'entreprises, la dématérialisation de documents repose sur le principe de virtualisation d'un document physique (facture, bulletin de paie ou autre). Si elle recouvre plusieurs problématiques (documents entrants, rematérialisation de documents, etc.), il va s'agir dans ce livre blanc d'aborder la problématique particulière de dématérialisation des documents sortants, envoyés aux clients, employés, fournisseurs, administration, etc. Que votre entreprise y ait déjà recours ou pense à mettre en place ce système, ce document, proposé par Esker, leader mondial de la dématérialisation de processus documentaires, vous éclairera sur les solutions à disposition des entreprises et les modalités de mise en œuvre d'une telle opération.

Statistics

Views

Total Views
892
Views on SlideShare
852
Embed Views
40

Actions

Likes
0
Downloads
6
Comments
0

1 Embed 40

http://www.zdnet.fr 40

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Etat et perspectives de la dématérialisation des documents sortants Etat et perspectives de la dématérialisation des documents sortants Document Transcript

  • LIVRE BLANC Etat & Perspectivesde la Dématérialisation des Documents Sortants Juin 2008 CLIENTS FOURNISSEURS Factures Demandes d’achat Documents de relance Avis de paiement Bons de livraison Appels d’offres (AO) Réponses aux Commandes appels d’offres (AO) ADMINISTRATION EMPLOYES Déclarations Déclarations Bulletins de paie Bulletins de paie sociales/fiscales sociales/fiscales MARKESS International 6 bis rue Auguste Vitu – 75015 Paris Tél : +33 (0)1 56 77 17 77 – Fax : (0)1 56 77 17 70 www.markess.fr Washington – Paris
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalTraçabilité des envois, réduction des coûts, amélioration des relations clients... sont autant délé-ments majeurs qui incitent les organisations à dématérialiser leurs documents sortants qu’ilssoient adressés à leurs clients, fournisseurs ou salariés. Un nombre croissant d’entreprises etd’organisations publiques choisissent de traiter de façon automatique les données issues de leursystème dinformation ou de leurs applications métiers et de transmettre ainsi, sous forme de fluxnumériques, leurs commandes fournisseurs, demandes dachat, factures clients, bons de livrai-son, documents d’appels doffres ou de relance clients.Ce Livre Blanc fait un point sur la dématérialisation des documents sortants en France et sesperspectives de développement à deux ans. Il détaille les principaux documents sortants dématé-rialisés en 2008 et ceux qui le seront en priorité dici 2010. Il identifie aussi les enjeux associés, lesbénéfices et gains obtenus, les solutions et prestations privilégiées, les services de confiance àdéployer en regard et les processus de re-matérialisation éventuels engagés pour certains docu-ments.L’analyse sous-tendant ce Livre Blanc s’appuie sur 150 entretiens de responsables au seind’entreprises privées et d’organisations publiques, ainsi que sur la compilation des différentes étu-des et recherches publiées par MARKESS International sur le sujet de la dématérialisation (factu-res, services de confiance, bulletins de paie, etc.).Dématérialisation des documents sortants : une majorité des organisa-tions concernées en 2008En 2008, 75% des 150 organisations interrogées par MARKESS International indiquent d’ores etdéjà adresser au format numérique des documents à leurs clients, fournisseurs, collaborateurs outout autre partenaire. D’ici 2010, plus de 80% de ces organisations devraient avoir délaissé le for-mat papier pour se tourner vers le tout numérique, au moins pour une partie de leurs documentssortants.MARKESS International constate néanmoins divers niveaux de maturité vis-à-vis de la dématéria-lisation de documents sortants au sein de ces organisations : Les administrations publiques apparaissent légèrement plus matures que les entreprises de la sphère privée, avec respectivement 77% et 71% des organisations interrogées qui mention- nent déjà dématérialiser tout ou partie de leurs documents sortants en 2008. Divers chantiers, touchant à la dématérialisation des documents sortants et lancés ces dernières années, s’inscrivent en effet pleinement dans le mouvement de modernisation engagé par l’Etat ; Au sein du secteur privé, les différences de maturité sont encore plus flagrantes entre d’une part les entreprises venant de l’industrie ou de la distribution (près de 80% de ces entreprises mentionnant déjà dématérialiser leurs documents sortants en 2008) et, d’autre part, les entre- prises issues des secteurs des services (notamment ceux de la banque/finance et de l’assurance) pour lesquelles la dématérialisation de documents sortants n’est effective que pour environ 60% d’entre elles ; Si une proportion légèrement supérieure parmi les très grandes organisations (plus de 10 000 employés) affiche déjà en 2008 des expériences significatives de dématérialisation de docu- ments sortants, cette pratique n’est pas l’apanage que des grands groupes et les organisa- tions de taille moyenne ont également mis en œuvre des projets dans ce sens.© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 2 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalLa pratique de la dématérialisation ne se confine généralement pas à celle des documents sor-tants. Parmi les organisations interrogées indiquant déjà dématérialiser des documents sortantsen 2008, les trois quarts mettent également en avant une expérience de dématérialisation de do-cuments entrants, reçus de leurs partenaires, clients, fournisseurs, etc., même si cela ne concerneencore qu’une faible proportion de documents entrants pour la majorité d’entre elles. L’impact despratiques de l’écosystème dans lequel ces organisations agissent n’est donc pas anodin.Une pratique vouée à une typologie précise de documents sortantsEn 2008, la dématérialisation concerne en priorité les documents sortants suivants : 1 2 Les documents d’appels d’offres (demandes d’information , appels à proposition , cahiers des charges, clauses administratives, règlements de consultation, actes d’engagement, etc.) ; Les commandes ; Les demandes d’achat ; Les factures clients, quel que soit le type de dématérialisation de factures retenu (fiscale ou non). Principaux Documents Sortants Dématérialisés France, 2008 (liste suggérée – 9 items) 32% Appels doffres 69% 40% Entreprises Commandes 21% privées Demandes 31% Administrations dachat 25% publiques 30% Factures clients 8% 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d’Organisations (multi-réponses) Echantillon : 150 entreprises privées et administrations publiques Source : MARKESS International1 RFI pour Request For Information2 RFQ pour Request for Quotation© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 3 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalSelon que les organisations interrogées évoluent dans la sphère privée ou publique, la nature desdocuments sortants concernés par la dématérialisation diffère fortement : En 2008, près d’un tiers des entreprises privées dématérialisent les commandes, les docu- ments d’appels d’offres, les demandes d’achat et les factures clients. Cela concerne aussi, pour un quart d’entre elles, les bons de livraison et les documents de relance clients (de ni- veaux 1 et 2) au format numérique ; Les administrations publiques se sont quant à elles fortement focalisées sur la dématérialisa- tion des appels d’offres et s’intéressent, mais dans une moindre mesure que le secteur privé, aux demandes d’achat et aux commandes. En 4ème position des documents sortants dématé- rialisés par les administrations publiques apparaissent les états de paie mensuels. Il s’agit en fait essentiellement de la transmission au format numérique des exemplaires destinés au comptable public. La dématérialisation du bulletin de paie n’est encore qu’au stade de projet de loi. En tant que document à valeur probante, la remise du bulletin de paie sous forme élec- tronique devrait être effectuée, avec laccord des salariés, dans des conditions de nature à ga- rantir lintégrité des données, impliquant notamment des solutions d’archivage adaptées. Le cadre juridique et technique reste donc encore à valider.D’ici 2010, les organisations les moins matures devraient à leur tour s’attaquer à la dématérialisa-tion des documents d’appels d’offres, des commandes, des demandes d’achat et des factures.Celles ayant déjà expérimenté ces domaines devraient, quant à elles, étendre leurs pratiques dedématérialisation à d’autres natures de documents, en particulier aux documents de relanceclients, aux bons de livraison et aux avis de paiement fournisseurs. Seuls les courriers recom-mandés avec mise en demeure de paiement devraient rester encore en retrait, avec environ uneorganisation sur cinq qui envisage leur dématérialisation d’ici 2010.Des catalyseurs tangiblesPour au moins 80% des responsables interrogés, la dématérialisation des documents sortants estmotivée par les éléments suivants : La traçabilité des documents envoyés est améliorée, voire rendue possible, grâce à la dématé- rialisation, et ce tout au long du cycle de vie du document dématérialisé. Confrontées à un contexte réglementaire et législatif toujours plus exigeant (cf. Sarbanes-Oxley, Loi de Sécurité Financière (LSF), Bâle II, etc.), les organisations doivent pouvoir tracer les informations et s’assurer de leur intégrité ; La recherche et la restitution des informations sont facilitées notamment grâce aux outils de recherche permettant de retrouver plus aisément et rapidement un document numérique ou des informations qu’il contient ; La productivité se voit aussi améliorée, grâce à l’automatisation, l’industrialisation, la normali- sation et l’homogénéisation de processus particulièrement chronophages et récurrents. Evitant ainsi toute ressaisie, les documents sortants au format numérique intègrent des informations directement issues des systèmes d’information et autres applications informatiques ; La dématérialisation offre la perspective de réaliser des économies non négligeables : réduc- tion des coûts de traitement, d’impression, d’expédition, d’archivage, de gestion des litiges, etc. ; Enfin, l’amélioration de la relation clients est très fortement mise en avant, notamment par les responsables des grandes entreprises interrogées.© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 4 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS International Eléments Incitant à la Dématérialisation de Documents Sortants selon les Responsables Interrogés France, 2008 (liste suggérée – 10 items) Très important Important Traçabilité des envois 39% 52% Recherche et restitution des informations facilitées 32% 54% Amélioration de la productivité 37% 47% Réduction des coûts 39% 43% Amélioration de la relation client 39% 42% 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d’Organisations (multi-réponses) Echantillon : 150 entreprises privées et administrations publiques Source : MARKESS InternationalD’autres catalyseurs entrent également en jeu dans la décision de dématérialiser certains docu-ments sortants, même si une moindre proportion des responsables interrogés les juge importants.Il s’agit par exemple de : L’accélération du processus de recouvrement des factures clients. La diminution du nombre de jours de crédit client (ou DSO – Days Sales Outstanding) est notamment visée par les entre- prises de taille moyenne dont la gestion de leur trésorerie est souvent critique et tendue ; La concentration des équipes sur des missions à plus forte valeur ajoutée, en particulier dans les organisations de taille moyenne ne disposant pas nécessairement de ressources extensi- bles ; La mise en conformité par rapport à la réglementation fiscale, mise en avant par les très gran- des entreprises évoluant dans une dimension internationale par exemple ; La réduction du nombre de litiges grâce à une fiabilité accrue des données. La dématérialisa- tion des documents évite en effet certains dysfonctionnements inhérents aux procédures ma- nuelles (erreurs de saisie, risque de pertes dans la circulation du papier proportionnel à la mul- tiplicité des acteurs, processus hétérogènes de traitement entre services, absence totale de traçabilité, etc.). Elle permet ainsi d’améliorer la qualité des données échangées et de réduire le nombre de litiges.Enfin, il ne faut pas oublier qu’évoluant au sein d’un écosystème qui leur est propre, les entrepri-ses sont plus ou moins soumises à des initiatives ou des pressions de la part de leurs partenaires,clients ou fournisseurs, qui peuvent se traduire par la mise en place de projets de dématérialisa-tion. Ceci est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de dématérialiser les factures clients.© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 5 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalFocus sur la dématérialisation des factures sortantesLa dématérialisation de factures clients peut se faire par diverses approches selon la finalité re-cherchée et les technologies utilisées. Deux approches sont communément reconnues en Franceen regard de la législation en date de mai 2007 : La dématérialisation simple de factures qui consiste en l’échange de factures sous forme : • Soit de fichiers électroniques via des systèmes de télé-transmission (EDI conventionnel, par exemple) mais en dehors des conditions définies dans le Code Général des Impôts (CGI) en termes darchivage, dintégrité des messages, de constitution d’une liste récapitu- lative, etc. ; • Soit de simples fichiers électroniques (PDF, par exemple), non signés électroniquement. La dématérialisation fiscale de factures qui autorise à saffranchir totalement de la facture pa- pier et qui consiste en l’échange de factures sous forme : • Soit de fichiers électroniques structurés (EDI, XML, csv, Idocs...) signés ou non au moyen dune signature électronique. Si le fichier nest pas signé électroniquement, il doit dans ce cas respecter les modalités imposées par le CGI (cf. article 289bis du CGI pour les fichiers EDI) ; • Soit de fichiers électroniques non structurés (PDF, par exemple) obligatoirement signés au moyen dune signature électronique et dans le respect des modalités imposées par la Di- rection Générale des Impôts en France (cf. article 289 V du CGI).Si les objectifs recherchés et les modalités de mise en œuvre diffèrent fortement, ces approchessont cependant souvent menées conjointement au sein d’une même organisation, et de façonprogressive qu’il s’agisse ou non de facturation externalisée. Formats de Dématérialisation des Factures Sortantes France, 2008-2010 Déjà le cas en 2008 En projet dici 2010 Dématérialisation Echangées au format EDI 13% 28% fiscale Echangées dans un autre format 9% 31% que lEDI Autres factures électroniques 13% 19% 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d’Organisations (multi-réponses) Echantillon : 150 entreprises privées et administrations publiques Source : MARKESS International© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 6 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalParmi les 150 organisations interrogées, 13% ont retenu le format EDI (Echange de Données In-formatisées) permettant de dématérialiser fiscalement les factures clients en 2008, notamment lesentreprises issues de secteurs d’activité déjà rompus aux pratiques d’échanges électroniques dedonnées structurées mises en place autour de l’EDI (industrie, distribution et commerce, etc.).Moins concernés par la dématérialisation de factures sortantes, les quelques administrations pu-bliques et établissements sous tutelle dématérialisant leurs factures sortantes ont davantage fait lechoix de la dématérialisation fiscale reposant sur les échanges de type XML ou nécessitant le re-cours à la signature électronique et sur l’échange de simples factures électroniques, sans valeurfiscale.A court terme, la tendance devrait se renforcer en faveur de la dématérialisation fiscale des factu-res sortantes, avec une forte croissance des échanges de factures électroniques dans un autreformat que l’EDI, quel que soit le profil des organisations.Si les organisations semblent porter un réel intérêt à la dématérialisation fiscale de facturesclients, c’est notamment parce quelles y voient un moyen de répondre à tout ou partie de leursbesoins en termes de productivité et de réduction de coûts.Une majorité des organisations envisage également la dématérialisation fiscale de facturescomme la possibilité de proposer un véritable service à valeur ajoutée à leurs clients, au-delà de lasimple satisfaction de la demande ponctuelle d’un client à recevoir ses factures dématérialisées.Pour d’autres, c’est également l’opportunité de s’ouvrir à de nouveaux marchés. La réduction desdélais d’escompte et/ou de paiement est enfin l’un des bénéfices à tirer de la dématérialisationfiscale, de même qu’un meilleur suivi des règlements selon les entreprises interrogées.Pour un fournisseur, le fait de ne pas adopter la dématérialisation fiscale de factures peut être unchoix risqué. Le risque majeur clairement entrevu par les intéressés est de perdre des clients, dene plus être référencés, de s’exclure de certains appels d’offres. D’autres menaces se profilent,pouvant à terme mener au même résultat, telles que la perte de crédibilité auprès des clients(d’autant plus prononcée que le fournisseur est un gros facturier ou évolue dans le domaine destechnologies de l’information) ou la perte de compétitivité liée au risque de ne pas se différencierpar rapport à la concurrence, voire de se marginaliser.Etant à l’origine des factures, les fournisseurs sont l’élément clé du processus de dématérialisa-tion fiscale de factures dans le cadre déterminé par la législation. Or, dans la majorité des cas, leprincipal élément qui pousse les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures est liéaux demandes formulées par les donneurs dordre dans ce sens, voire aux pressions exercéespar eux.Plus de clarté sur les législations en vigueur, au niveau français, mais également européen, voireinternational, une meilleure connaissance des règles définies par l’administration fiscale (en ma-tière de formats, d’archivage, etc.), une véritable standardisation des formats de dématérialisationde factures, étendue au niveau européen, voire la mise en place d’un format universel de facturesreconnu par tous, des solutions moins coûteuses, notamment dans leur mise en œuvre… sontautant d’éléments qui participeraient à la généralisation de la dématérialisation fiscale des facturessortantes au sein des organisations et de leur écosystème.© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 7 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalGains et bénéfices de la dématérialisation de documents sortantsLa dématérialisation de documents sortants entraîne des gains et bénéfices qu’il est relativementaisé de quantifier. Dans le domaine de la dématérialisation, les bénéfices observés par les organi-sations interrogées sont nombreux et variés. Les retours d’expérience suivants mentionnés par lesorganisations interrogées en donnent des exemples concrets : Dans un organisme public, la dématérialisation de documents spécifiques (tels que des plans, par exemple) et de leur échange permet de réduire de 2 jours à 10 minutes le délai d’envoi ; Pour une banque, l’acheminement des virements de salaires par voie électronique fait baisser de 3 jours à 2 heures le délai entre le calcul des paies et le virement des salaires ; La dématérialisation des factures sortantes impacte positivement le délai de clôture des comp- tes, de validation avant paiement, de traitement de la TVA, etc. ; La dématérialisation des commandes a pour conséquence chez un grand industriel d’accroître le volume de commandes traitées et de diminuer le nombre de ressources nécessaires au trai- tement, baissant ainsi de 40 minutes à 15 minutes le temps passé par commande ; Dans le secteur public local, le seul chantier de dématérialisation baptisé HELIOS a pour ob- jectif de dématérialiser annuellement l’équivalent de plus de 500 millions de feuilles de papier, et donc de préserver près de 140 hectares de forêt… ; Une entreprise met également en avant l’accélération du paiement des factures sortantes dé- matérialisées, le temps de validation des factures avant paiement par les clients pouvant être réduit de 2-3 semaines à 1 semaine, réduisant ainsi significativement les délais de recouvre- ment et améliorant ainsi le DSO.Les bénéfices estimés peuvent être d’autant plus importants que la dématérialisation des docu-ments sortants est associée à celle de leurs échanges. De même, le recours à des services deconfiance qui sécurisent, assurent une valeur probante aux documents dématérialisés (tels que lasignature électronique, l’archivage à valeur probante, etc.) renforce les gains déjà engrangésgrâce à la dématérialisation. Des exemples dans ce domaine sont : L’utilisation de la signature électronique dans le cadre des ordres de virement dans le secteur bancaire qui améliore considérablement la productivité ; Dans le secteur public, la dématérialisation du contrôle de légalité qui débouche sur de fortes économies en impression.Modalités de mise en œuvre des solutions de dématérialisation de do-cuments sortantsDiverses options s’offrent aux organisations souhaitant dématérialiser leurs documents sortants,certaines pouvant être combinées notamment en fonction du type de document concerné : L’acquisition de licences logicielles est de loin la plus plébiscitée par les organisations interro- gées (pour 80% d’entre elles). L’exploitation de ces solutions logicielles peut être réalisée : • Sur site (exclusivement gérée par les équipes informatiques internes ou avec l’aide de prestataires externes) ;© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 8 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS International • Hors site, les solutions étant gérées et hébergées chez un prestataire externe (par exem- ple dans le cadre de contrats d’hébergement ou d’infogérance d’applications) ; Le recours à des prestations d’externalisation n’impliquant pas l’acquisition par les organisa- tions de licences logicielles associées à la solution de dématérialisation utilisée. Ces presta- tions d’externalisation, choisies ou envisagées par un tiers des organisations interrogées, in- cluent : • Le recours à un service de dématérialisation de documents sortants de type ASP (Applica- tion Service Provider) ou SaaS (Software as a Service). Dans un tel contrat, l’organisation loue le droit d’usage d’une solution accessible à distance, le plus souvent via une liaison IP sécurisée, et nacquiert pas de licence logicielle. Le paiement du service se fait dans le ca- dre dun abonnement, à l’usage, en fonction par exemple du nombre de documents sor- tants dématérialisés sur une base mensuelle ; • L’externalisation du processus de dématérialisation auprès d’un opérateur de services dans le cadre d’un contrat de type BPO (Business Process Outsourcing), le prestataire prenant à sa charge la totalité du processus de dématérialisation, pouvant aller jusqu’à la reprise du personnel de l’organisation en charge, à l’origine, de ce processus. Solutions de Dématérialisation de Documents Sortants : Modalités de Mise en Œuvre et d’Exploitation Privilégiées France, 2008 (liste suggérée) Sur site par les équipes internes 58% Acquisition de licences logicielles Sur site avec laide dun prestataire de et exploitation… services externe 33% Hors site par un prestataire externe 15% Recours à un service de dématérialisation avec paiement à lusage 26% Externalisation du processus de dématérialisation auprès d’un opérateur de 17% services 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d’Organisations (multi-réponses) Echantillon : 150 entreprises privées et administrations publiques (dont 11 ne pouvant se prononcer) Source : MARKESS InternationalLes organisations du secteur privé sont beaucoup plus enclines que celles du secteur public àconfier à un prestataire externe la prise en charge de la solution de dématérialisation ou du pro-cessus dans son intégralité. Si le choix de l’internalisation arrive en tête des modalités de mise enœuvre et d’exploitation privilégiées dans le cadre de dématérialisation de documents sortants, lerecours à des services de type ASP ou SaaS est placé en seconde position des choix des entre-prises privées (avec plus d’un tiers d’entre elles qui déclare y recourir ou le projeter).© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 9 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalVers la re-matérialisation de documents sortantsEn raison de contraintes liées à la législation, aux destinataires des documents sortants, àl’équipement interne, etc., les organisations peuvent être amenées à re-matérialiser des docu-ments sortants et à faire appel à des prestataires de services qui vont alors opérer pour leurcompte l’éditique, la mise sous pli, l’affranchissement et/ou la remise en poste de ces documents.Ainsi en 2008, MARKESS International note que : Près d’une organisation sur cinq indique déjà recourir à des prestations d’externalisation d’un prestataire pour re-matérialiser au moins un type de document sortant. C’est plus particulière- ment le cas pour les entreprises de la distribution et du commerce (avec les commandes et les factures clients) ; 13% des organisations interrogées mentionnent ne le faire pour aucun document sortant dé- matérialisé en 2008 mais marquent un intérêt pour ce processus de re-matérialisation confié à un prestataire externe.Le secteur privé, et notamment les entreprises de la distribution et du commerce ainsi que du sec-teur de la banque, de la finance et de l’assurance, se montre particulièrement plus ouvert à cetype de prestations, de même que les très grandes organisations qui doivent faire face à un vo-lume très conséquent de documents sortants, et les plus petites entreprises qui n’ont pas toujoursles ressources disponibles en interne. Types de Documents Sortants Re-matérialisés France, 2008-2010 (liste suggérée) Appels doffres 7% 10% Bulletins de salaire 7% 9% Oui, cest déjà le cas Commandes 4% 10% Non, mais intérêt Factures clients 8% 5% pour le faire Courriers recommandés de mise en demeure de paiement 6% 6% Documents de relance clients 5% 7% 0% 20% 40% En Pourcentage d’Organisations (multi-réponses) Echantillon : 150 entreprises privées et administrations publiques Source : MARKESS International© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 10 Juin 2008
  • Dématérialisation des Documents Sortants MARKESS InternationalConclusionLa dématérialisation des documents sortants est une réalité pour de nombreuses organisations etdevrait progressivement se généraliser à toute nature de documents mais aussi, par effet boule deneige, s’étendre aux différents écosystèmes dans lesquels évoluent les entreprises, favorisantainsi l’adoption de la dématérialisation par un nombre croissant d’organisations.La dématérialisation engendre néanmoins de nouveaux challenges : réexamen des chaînes detravail, révision des processus, des circuits de validation et d’habilitation, nouvelles méthodes decontrôle, problématiques de pérennité dans le temps, d’archivage électronique, de sécurisationdes échanges… Par ailleurs, plus elle se généralise et plus les enjeux associés deviennent com-plexes et critiques, et exigent la mise en place de solutions spécifiques permettant de mieux orga-niser, analyser, partager, administrer et diffuser les documents sortants dématérialisés afin denfaciliter laccès, la restitution et lexploitation, voire la re-matérialisation. Autant d’enjeux dont il fauttenir compte dans la mise en place des projets de dématérialisation et dans le choix des solutionset des prestataires associés.MéthodologieLa méthodologie suivie par MARKESS International pour réaliser ce livre blanc repose sur les interviews de 150 responsables réali-sées via un questionnaire en ligne au cours du 1er trimestre 2008. Ces responsables sont :• Au sein d’administrations publiques (centrales, locales et organismes sous tutelle pour 35% d’entre eux), d’entreprises industrielles (20%), d’entreprises des secteurs de la banque, de la finance et de l’assurance (12%), de la distribution et du commerce (9%) et des services (9%) ;• Dans des organisations de toute taille : moins de 499 employés (pour 37% d’entre eux), de 500 à 1 999 employés (pour 20%), de 2 000 à 9 999 employés (pour 22%) et plus de 10 000 employés (pour 13%) ;• Rattachés pour moitié d’entre eux à une direction des systèmes d’information (ou à une entité équivalente). Les autres reportent à des directions générales, des directions administratives et financières, des directions marketing/vente/relation client, des directions des achats et à d’autres directions fonctionnelles.A propos de MARKESS InternationalMARKESS International est un cabinet d’études et de conseil spécialisé dans l’analyse de la modernisation et la transformation desorganisations privées et publiques avec les technologies de l’information.Etabli à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission daider tant les maîtrises d’ouvrage à mieux compren-dre et tirer parti des technologies de l’information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.Avec plusieurs milliers d’interviews par an, MARKESS International a une position unique et privilégiée pour analyser et faciliter lesrelations entre les maîtres d’ouvrage et les maîtres d’œuvre des projets basés sur ces technologies, les prestataires qui les assistent etles producteurs, fournisseurs de briques technologiques de base (constructeurs, éditeurs de logiciels, fournisseurs de services packa-gés, opérateurs de télécommunications).MARKESS International propose à ses clients un large éventail de services d’aide à la décision opérationnelle avec des programmesd’études de marché multi-client mais aussi une variété d’interventions spécifiques :• Pour les utilisateurs : éclairage sur les usages possibles des technologies de l’information dans les entreprises, sur les enjeux associés en terme d’investissements, sur les bonnes approches à suivre et les « best practices », assistance stratégique à la maî- trise d’ouvrage ;• Pour les offreurs : optimisation de ciblage prospects, positionnement adapté, accroissement de visibilité, mise au point d’offres, recherche de partenaires, etc. MARKESS International 6 bis rue Auguste Vitu – 75015 Paris Tél : +33 (0)1 56 77 17 77 – Fax : (0)1 56 77 17 70 www.markess.fr Washington – Paris© MARKESS International 2008 – www.markess.fr 11 Juin 2008