Atouts de la dématérialisation des documents RH
 

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Atouts de la dématérialisation des documents RH

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Découvrez les motivations des organisations à dématérialiser les documents relatifs à la fonction RH, les approches actuelles et futures en la matière, ainsi que les facteurs de succès de ces ...

Découvrez les motivations des organisations à dématérialiser les documents relatifs à la fonction RH, les approches actuelles et futures en la matière, ainsi que les facteurs de succès de ces projets et les solutions adoptées.

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Atouts de la dématérialisation des documents RH Document Transcript

  • 1. 6 bis, rue Auguste Vitu Synthèse d’étude75015 ParisTél : 33 (0) 1 56 77 17 77www.markess.fr Atouts de la Dématérialisation des Documents RH France, 2010-2012En bref La dématérialisation n’est pas une nouveauté en soi dans le monde des ressources humaines. Le recours aux télé-déclarations et à l’e-RH (à travers des portails etapplications en self-service) a favorisé depuis plusieurs années déjà le traitement et la transmissionsous format électronique de divers documents RH. La Loi du 12 mai 2009 sur la dématérialisation dubulletin de paie a néanmoins remis en lumière les avantages inhérents au mode électronique, tantpour l’entreprise et ses salariés que pour les RH. Pour une fonction en quête d’optimisation, nonseulement de ses coûts mais aussi de sa performance, la dématérialisation des documents etprocessus associés s’avère particulièrement opportune.Ce document de synthèse délivre quelques-uns des résultats majeurs dune étude multi-clientsmenée par MARKESS International auprès de 110 décideurs au sein d’entreprises privées etd’organisations publiques ainsi que de 35 responsables chez les offreurs de solutions1, afin dedéterminer les motivations des organisations à dématérialiser les documents relatifs à la fonction RH,les approches actuelles et futures en la matière, ainsi que les facteurs de succès de ces projets et lessolutions adoptées. Il présente également le profil d’un prestataire actif sur ce marché et ayantco-sponsorisé cette recherche conduite en toute indépendance. Une vision large et variée de la dématérialisationAyant pour partie des missions très administratives, la fonction RH produit et échange (tant eninterne avec salariés, managers, partenaires sociaux…, qu’avec des tiers externes) des volumesconséquents de documents, individuels ou collectifs, traditionnellement traités au format papier.Diverses formes de dématérialisation s’offrent aux décideurs RH désireux de s’affranchir de cettegestion coûteuse en ressources, en temps, en production (éditique et distribution)… Au-delà destélé-déclarations, la dématérialisation peut consister pour eux en : La mise sous forme numérique de documents RH existants au format papier par le recours aux technologies de numérisation et de LAD/RAD, de façon à en améliorer la gestion documentaire : 48% des décideurs interrogés indiquent déjà recourir fin 2010 à cette forme de dématérialisation ; Le recours à des documents nativement numériques, construits à partir de données issues des SIRH (ERP, logiciels RH, best-of-breed RH…) mais aussi de formulaires électroniques permettant de déporter la saisie de données ou d’informations vers le collaborateur (par exemple pour les demandes de congés, les relevés de temps et d’activité, les notes de frais, etc.) ou le candidat en phase de postuler... Cette dématérialisation à la source ou native est pratiquée par 56% des décideurs en 2010.1 Pour aller plus loin :- Synthèse complémentaire de 15 pages en téléchargement gratuit : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=776- Modalités d’acquisition de l’étude approfondie de plus de 150 pages de tableaux, graphiques et commentaires) :http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=772MARKESS International 1 SS10N RHDEMAT SYNTHESE
  • 2. S’étant déjà attaqués à la dématérialisation de certaines demandes émanant des collaborateurs avecla mise en place de workflows afin notamment de faciliter la gestion administrative des RH, lesdécideurs interrogés portent leurs projets de dématérialisation à venir sur des documents davantageassociés à des missions RH plus stratégiques, telles que la gestion des talents avec ladématérialisation des demandes de formation, de mobilité, des formulaires d’évaluation ou descomptes rendus d’entretien annuel. La dématérialisation du bulletin de paie du salarié devraitégalement connaître un plus grand essor de la part des organisations, sous condition d’adhésion dessalariés à ce nouveau format. De nombreux bénéfices escomptésLes décideurs interrogés s’accordent sur les nombreux gains pouvant résulter de la dématérialisationdes documents RH pour leur organisation. Avec plus de 200 millions de bulletins de paie établisannuellement en France, il n’est pas étonnant que ce document soit considéré de loin par lesdécideurs interrogés comme le document le plus coûteux lorsque traité au format papier ! Pourtant,d’autres documents internes, circulant au sein de la fonction RH élargie (dont les managers)s’avèrent également coûteux (car faisant l’objet de nombreuses photocopies, de navette eninterne…), notamment pour les organisations en mode décentralisé. Aussi, les gains réalisés autravers de la dématérialisation sur la seule partie éditique et distribution de ces documentsreprésentent immédiatement des sommes conséquentes récurrentes qu’il est possible ainsi decomprimer. Principaux bénéfices de la dématérialisation des documents RH pour les organisations France, 2010 (liste suggérée – 15 items – multi-réponses – en % de décideurs) Echantillon : 98 décideurs Source : MARKESS InternationalAu-delà de ces bénéfices financiers visibles, la dématérialisation appliquée aux documents RHengendre également de réels gains en termes de temps, de productivité et d’amélioration desprocessus. Ainsi, la dématérialisation offre une réponse aux enjeux de modernisation et derecentrage des personnels RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée, mais permet aussi demieux se conformer au cadre légal tel que, par exemple, celui relatif à la mobilité et aux parcoursprofessionnels dans la fonction publique. La volonté de dématérialiser des documents RH à valeur légaleLa dématérialisation de documents avec une valeur légale ou une valeur probante (documents avecengagement tels que le bulletin de paie, le contrat de travail mais aussi le dossier de l’agent dans lesecteur public) se place dans un cadre strict, le plus souvent légal, et implique notamment la mise enMARKESS International 2 SS10N RHDEMAT SYNTHESE
  • 3. place d’un dispositif technique permettant d’en garantir l’intégrité tout au long de son cycle de vie.Au cœur de ce dispositif se trouve la notion de conservation des documents électroniques dans letemps, selon des durées légalement déterminées. Afin de maintenir la chaîne de confiance tout aulong du processus de dématérialisation du document, il est ainsi indispensable de recourir à dessolutions d’archivage électronique associées à des services de confiance tels que des certificats designature électronique, d’horodatage, etc., de façon à garantir un archivage à valeur légale ouprobante, selon le cas.Relativement équipés en matière de SIRH (reposant sur un ERP ou un logiciel dédié à la gestion desRH), les décideurs interrogés associent cet existant à des solutions dédiées à la dématérialisation desdocuments et processus. Dans une optique de mutualisation, ces solutions peuvent éventuellementêtre utilisées dans le cadre de projets de dématérialisation menés par d’autres fonctions que les RH(par exemple, la dématérialisation des factures, des contrats commerciaux, des courriers, etc.).Sur le marché évoluent donc des profils bien distincts d’acteurs : D’un côté, des éditeurs de solutions applicatives et des prestataires de services (conseil, intégration, externalisation, etc.) avec une expertise du métier RH ; De l’autre, des acteurs du monde de la dématérialisation, proposant des compétences variées autour du document numérique : gestion documentaire, archivage électronique, services de confiance, etc.Le marché de la dématérialisation des documents RH réunit ainsi des acteurs aux expertisesspécifiques impliquant indéniablement la mise en place de partenariats stratégiques. En pleineconstruction, ce marché fait naître les convoitises de nombreux acteurs qui y voient une manne nonnégligeable de revenus récurrents, notamment issus de prestations délivrées en mode SaaS(Software as a Service).La méthodologie suivie pour réaliser cette étude repose sur des interviews réalisées de novembre 2010 à janvier 2011 auprèsde :• 110 décideurs travaillant au sein d’entreprises privées et administrations (basées en France) et rattachés aux directions suivantes : direction des ressources humaines (53%), direction informatique (18%) et direction générale (16%) ;• 35 responsables chez des prestataires actifs sur le marché de la dématérialisation des documents RHPour aller 1- UNE ETUDE APPROFONDIEplus loin Atouts de la dématérialisation des documents RH France, 2010-2012 Document de plus de 150 pages publié en janvier 2011 par MARKESS International avec le soutien des sociétés suivantes actives sur le marché : Cegedim SRH, Cegid, Cimail Solutions, La Poste, Novapost et Primobox 2- UN REFERENTIEL DE PRATIQUES Une synthèse complémentaire de 15 pages téléchargeable gratuitement au lien suivant : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=776 Les modalités d’acquisition de l’étude complète sont détaillées à : http://www.markess.fr/demandedocument.php?refdoc=772 (150 pages de tableaux, graphiques et commentaires) MARKESS International est un cabinet d’études et de conseil qui analyse depuis plus de 10 ans la transformation et la modernisation des organisations avec les technologies de l’information. Etabli à Washington, D.C. et à Paris, MARKESS International a pour mission daider tant les maîtrises d’ouvrage à mieux comprendre et tirer parti des technologies de l’information que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.MARKESS International 3 SS10N RHDEMAT SYNTHESE
  • 4. www.cegedim-srh.comPartenaire privilégié de la fonction RH, Cegedim SRH est L’offre ARKEVIA est un espace personnel de stockagespécialisé dans les solutions et les services pour la ges- hautement sécurisé dans lequel les salariés peuventtion de la paie et des Ressources Humaines. archiver leurs documents électroniques sensibles pen- RH dant une durée de 50 ans. Intégré à son offre TEAMS ,Acteur de référence sur le marché, l’entreprise dispose ce nouveau service proposé par Cegedim SRH permet aud’une expertise de plus de 25 ans dans le domaine de salarié qui en fait la demande, de recevoir ses bulletinsl’externalisation RH. Tirant le meilleur de la technologie, de paie dématérialisés dans un coffre-fort personnelCegedim SRH développe et commercialise des solutions accessible sur Internet par un identifiant et un mot deapplicatives innovantes et une offre de services passe qui lui sont propres.d’externalisation associée. Cet espace permet également d’accueillir à la conve-Opérant également en Suisse et au Royaume-Uni, nance du salarié, d’autres documents RH personnels leCegedim SRH s’appuie sur son propre système RH concernant. L’employeur peut donc diffuser par ce biaisd’information TEAMS pour offrir des prestations le bulletin de participation, le bulletin d’intéressement,d’externalisation adaptées et évolutives selon les be- ou tout autre document annexe au bulletin de paie.soins, le contexte et la taille de ses clients. Les équipes deCegedim SRH accompagnent et conseillent chaque jour Conformément à la loi, la remise du bulletin s’effectueles directions des Ressources Humaines dans la conduite dans des conditions de nature à garantir l’intégrité desde leurs projets et assurent l’efficience de leur système données. Pour cela, les bulletins de paie sont signés élec-d’information RH. Cegedim SRH leur offre ainsi les troniquement par Cegedim et prennent alors la formemoyens de se recentrer sur leur cœur de métier et de d’un « PDF signé » avec la mention de la date et decontribuer à l’amélioration de leur performance. l’heure, garantissant ainsi la valeur probante du docu- ment produit par l’employeur.Cegedim SRH est une filiale du groupe Cegedim, acteurmondial de technologies et de services. Capitalisant sur ARKEVIA repose sur les caractéristiques suivantes :ses compétences en édition de logiciels professionnels et Accessibilité : l’accès au coffre-fort est simple et sécuri-en traitement d’informations complexes, le groupe pro- sé. Où que l’utilisateur se situe, une connexion à Internetpose également des solutions de gestion à forte valeur suffit pour accéder à ses propres documents.ajoutée à ses clients intéressés par les problématiquesd’externalisation et d’échanges dématérialisés. Archivage : la solution garantit un archivage pérenne et fiable pendant une durée de 50 ans (la période de con-Fondé en 1969 et coté sur NYSE Euronext Paris (Compar- servation des bulletins de paie est de 45 ans dans lestiment B), le groupe Cegedim enregistre un chiffre conditions de la norme NF Z42-013).d’affaires de 926 millions d’euros en 2010 et emploie8 500 personnes dans plus de 80 pays. Disponibilité : ce service est proposé à l’ensemble des clients de Cegedim SRH disposant du module Paie. Date de création 1994 Siège social Boulogne-Billancourt Espace de stockage : en complément des documents Chiffre d’affaires 2010 (Monde) 19,6 M€ déposés par les émetteurs, le salarié dispose d’un espace Effectif à fin 2010 (Monde) 215 de stockage gratuit pour archiver ses documents person- Dirigeant France Pierre Marucchi nels. ARKEVIA offre également à son détenteur, la possi-M€ : millions d’euros Source : Cegedim SRH bilité de recevoir automatiquement dans son coffre-fort, des documents mis à disposition par d’autres émetteurs,Afin d’accompagner les entreprises dans la dématériali- tels que des fournisseurs (électricité, banque, télé-sation de leurs documents RH, Cegedim SRH a développé phone…). A l’occasion de chaque dépôt effectué dans leune offre de coffre-fort électronique, ARKEVIA. coffre par un émetteur, l’utilisateur est averti par e-mail.Ce service est intégré au sein de l’offre TEAMS Paie et Gestion personnelle : ARKEVIA est un coffre-fort person-vient en complément des offres de dématérialisation nel hautement sécurisé. Chaque détenteur définit son RHdéjà existantes dans la solution TEAMS . ARKEVIA per- profil, son mot de passe, sa personnalisation etmet de répondre aux attentes conjointes des directions l’organisation de son espace. En cas de changementdes Ressources Humaines et des salariés en matière d’employeur, le salarié conserve et accède à son coffre-d’archivage numérique de documents RH. fort gratuitement. Il peut à tout moment exporter ses documents, les envoyer par e-mail et les imprimer. Référentiel de Pratiques « Atouts de la Dématérialisation des Documents RH » Source : MARKESS International – Février 2011 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77
  • 5. ARKEVIA, coffre-fort individuel électronique Source : Cegedim SRHSaaS : l’offre ARKEVIA est un service développé en mode L’espace utilisé pour l’archivage des bulletins de paie neSaaS (Software as a Service), permettant ainsi à vient pas en déduction de l’espace de stockage mis gra-l’utilisateur d’accéder en permanence aux documents tuitement à la disposition du salarié.archivés dans son coffre-fort. Le mode SaaS assure éga- Les documents archivés dans ARKEVIA, contrairementlement une rapidité de mise en œuvre de la solution. aux documents papier, sont inaltérables.Sécurité : les documents déposés par les émetteurs sont Le coffre-fort est accessible à vie pour le salarié, depuisprotégés contre l’effacement. L’hébergement est assuré n’importe quel navigateur Internet.directement par Cegedim, dont les centres informatiquesrépondent aux plus hautes exigences en matière de sécu- Principaux Partenaires des Offresrité informatique.Simplicité : la solution est intuitive, ergonomique et Cegedim SRH, propre éditeur du coffre-fort ARKEVIA,simple d’utilisation. Sa prise en main est instantanée et s’appuie sur le savoir-faire de deux partenaires :ne nécessite aucune formation.  Cecurity.com : logiciel d’archivage ;Valeur probante : les bulletins de paie déposés dans  Dictao : signature électronique.ARKEVIA par Cegedim SRH ont la même valeur juridiqueque leur équivalent papier grâce à la signature numé- Rappel du Périmètre Couvertrique qui garantit l’identité du déposeur, la date etl’heure de la signature. Principaux domaines d’expertise Conseil amont  Exemples de Bénéfices Clients Accompagnement au changement  Numérisation de documents papierARKEVIA est un nouveau service qui s’inscrit dans la dy- Dématérialisation à la source namique de modernisation et de professionnalisation Archivage électronique des outils de la fonction RH. Services de confiance (signature électronique, horodatage…) Le service est conforme aux dispositions réglementaires Solution métier RH en matière d’archivage à valeur probante. Intégration  Editique Les documents déposés par Cegedim SRH sont protégés Matérielcontre la destruction.  Hébergement Source : MARKESS International Pour plus de précisions, contactez : Valérie Dormeau-Ralli Directrice Marketing & Communication valerie.dormeau-ralli@cegedim-srh.com Cegedim SRH – 17, rue de l’ancienne mairie – 92100 Boulogne-Billancourt Tél : +33 1 49 09 84 40 – Fax : +33 1 49 09 23 13 www.cegedim-srh.com Référentiel de Pratiques « Atouts de la Dématérialisation des Documents RH » Source : MARKESS International – Février 2011 Pour toute information : www.markess.fr – 01 56 77 17 77