La DFCG dématérialise ses factures !

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Découvrez le témoignage vidéo de Mme Béatrice Lebouc, Déléguée Générale au sein de la DFCG - L'association des directeurs fianciers et de contrôle de gestion http://bit.ly/QHkB5J

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  • ITESOFT - CONFIDENTIEL 19/04/13 Mettre ici le nom du fichier
  • ITESOFT Editeur leader français incontesté dans le domaine de la dématérialisation des processus Yooz hérite des 28 années d’expérience d’ITESOFT Mission : « Mettre à disposition de toute organisation les technologies de dématérialisation et traitement automatique de documents, sous forme de service Internet (en mode SaaS), en associant la simplicité et l’accessibilité à l’innovation et la technicité » Solutions commercialisées en mode e-commerce Yooz est lauréat du Trophée de l’Innovation des Tiers de Confiance, prix du Service aux Entreprises décerné par la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance) Yooz est partenaire Jedeclare.com ITESOFT - CONFIDENTIEL 19/04/13 Mettre ici le nom du fichier
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Transcript

  • 1. Dématérialisation et automatisation du traitement des factures :Pourquoi la DFCG dématérialise-t-elle ses factures fournisseurs ? www.yooz.fr
  • 2. Agenda Introduction de Mme Béatrice LEBOUC, Déléguée Générale de la DFCG Dématérialisation et automatisation du traitement des factures : Facteurs d’agilité et de productivité pour votre entreprise Le retour dexpérience utilisateur de la DFCG Démonstration live dun processus de traitement de factures dématérialisées avec Yooz Forum déchanges et de discussions
  • 3. Yooz, Activité SaaS d’ITESOFTYooz est l’activité SaaS du Groupe
  • 4. ContexteLa compétitivité des entreprises, confrontéesà une conjoncture économique, sociale etfinancière toujours fluctuante, estétroitement liée à leur capacité d’adaptationet de réactivité.Pour faire face à ces défis, les PME ontbesoin de s’appuyer sur des outils leurdonnant plus d’agilité et de productivité.
  • 5. Agilité et Productivité … Agilité ?  Dans un contexte mouvant, vous recherchez à optimiser votre capacité à réagir face à des évènements imprévus ? Productivité ?  La nécessaire optimisation des coûts et des ressources vous amène à rechercher des viviers de gains de productivité dans de nombreux domaines ?
  • 6. La dématérialisation des factures : Processus fonctionnel  Reconnaissance  Numérisation des factures,réel de automatique (full-text) des  Suivi temps commandes, bons de livraison… données & imputations l’activité  Depuis n’importequel scanner automatiques (= modèles Affectations ou multi-fonction d’écritures)  Export des écritures vers votre  Gestion multi-entité juridiques logiciel de comptabilitéPilotage du traitement des factures Numérisation Enregistrement Validation Export dans le logiciel des factures des factures des factures de comptabilité Recherche et consultation des factures dématérialisées  Validation des factures  Validation du paiement  Notification via email  Archivage électronique  Recherche et consultation Experts-Comptables / Commissaires aux Comptes
  • 7. Une connexion Internet suffit pour utiliser Yooz, depuis n’importe où … Vos sites distants Votre application, vos factures numériques Vos collaborateurs Hébergement en déplacement informatique sécuriséVotre site Logiciel comptable ou ERP Client utilisateur Client Numérisation, utilisateur traitement et validation Client des factures utilisateur
  • 8. Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier d’agilité ? Elle est accessible depuis nimporte quel périphérique connecté à Internet, quels que soient le lieu et lheure dutilisation. Elle est collaborative, permettant à tous les managers autorisés daccéder à leurs factures, aux fournisseurs de connaitre le statut de leurs factures, à vos experts comptables et CAC de partager vos factures, ... Elle est à la hauteur de vos exigences de flexibilité : coûts basés sur lutilisation du service, aucune intervention des équipes IT internes.
  • 9. Pourquoi la dématérialisation peut-être un levier de productivité ? Elle optimise la chaîne achat par l’amélioration de la productivité des collaborateurs et la maitrise des délais de traitement Elle améliore le pilotage de l’activité en temps réel (identification des factures en retard, en litige, en cours de validation, valideurs concernés) Elle industrialise, fiabilise et fluidifie le processus en environnement mono ou multi-site. Elle sécurise le traitement des pièces comptables : archivage électronique sécurisé, sauvegardes redondantes Sur la globalité du processus de traitement, depuis la réception de la facture jusqu’à sa comptabilisation dans l’ERP, les études démontrent : Une économie comprise entre 30% et 60%. Un gain de productivité de 46%. Etudes Arthur D.Little, BVA et Aberdeen - 2012
  • 10. Yooz Un atout unique : « l’accessibilité » Aucun coût informatique  Le mode SaaS permet une utilisation du service sans aucun investissement, ni en matériel, ni en ressources informatiques. Une rapidité de mise en œuvre inégalée  Quelques clics suffisent pour configurer Yooz selon vos règles de gestion, sans aucune compétence informatique. Vous pourrez ainsi dématérialiser vos factures le jour même de votre souscription. Une solution connectée avec les logiciels comptables du marché  Cegid, CIEL, EBP, INFOR, Microsoft Dynamics, Sage, SAP… Une offre scanner Plug & Play : la Yooz’Box Des évolutions gratuites et continues  Une solution toujours adaptée à vos exigences et aux évolutions de votre métier. Un prix très attractif  Un abonnement mensuel basé sur la consommation du service, à partir de 99€/mois (nombre de sites et d’utilisateurs illimité).
  • 11. Yooz Un atout unique : « l’accessibilité » La meilleure technologie de reconnaissance des factures embarquée  Yooz intègre la technologie ITESOFT de reconnaissance automatique de factures, internationalement reconnue pour son exceptionnel niveau de performance et de fiabilité.  La technologie de reconnaissance ITESOFT permet de traiter n’importe quelle facture sans paramétrage préalable. Une offre d’évaluation gratuite  Sans aucun engagement, ni investissement initial, vous pouvez valider gratuitement l’adéquation de Yooz à vos processus. Aucune formation  La simplicité et l’ergonomie de l’outil permettent à chaque utilisateur de démarrer sans aucune formation préalable. Une qualité de service irréprochable  Une solution accessible depuis n’importe quel poste de travail, 24h/24 et 7j/7.
  • 12. Sécurité et confidentialité garanties Protection des données  Authentification avec mot de passe « fort » obligatoire  Etanchéité totale des données de chaque client  Signature et contrôle de chaque image afin de garantir son intégrité et son unicité  Utilisation du protocole SSL 2048 (Geotrust certificate)  Centre d’hébergement certifié ISO27001 et Safe Harbor Application sécurisée  Gestion de la sécurité auditée par un auditeur externe  Architecture interdisant l’injection de code  Architecture logicielle permettant la haute disponibilité
  • 13. Une gamme de services associés Une assistance Tchat  Gratuite, elle permet de contacter un technicien Yooz à tout moment Une Hotline  Disponible au 0821 20 9669 Un extranet client gratuit  Il permet de connaître à tout instant l’état des demandes en cours Une base de connaissance  Elle aide à résoudre les questions sur l’utilisation de Yooz Des forfaits de formation et assistance  A distance ou sur site
  • 14. Retour dexpérience utilisateur de la DFCG Avec Yooz, la DFCG a pu optimiser son processus comptable, et cela en toute sécurité, malgré l’éloignement des valideurs.Ecoutez Mme Béatrice Lebouc, Déléguée Générale DFCG parler de la dé
  • 15. Présentation de l’Association Association Nationale des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion, présente à Paris et en régions depuis 1964 3200 membres  Répartis dans tous les secteurs économiques et géographiques  Depuis la PME jusquaux grands groupes internationaux 17 collaborateurs Missions  S’unir : être un référent dans la communauté finance gestion  Echanger : allier professionnalisme et convivialité  Partager : offrir de vrais outils de perfectionnement et d’information
  • 16. Dématérialiser nos factures : pourquoi ? Notre organisation étant très décentralisée, nous avons choisi de dématérialiser pour :  Fiabiliser et faciliter le processus de validation entre nos nombreuses antennes régionales  Supprimer les échanges de factures au format papier entre les sites  Mieux piloter l’activité de traitement et validation de factures  Mettre en place un processus de validation basé sur 3 niveaux de validation avec une validation des factures à « 4 yeux »  Montrer l’exemple auprès de la communauté financière en utilisant des solutions innovantes améliorant la sécurité et le contrôle interne En juin 2010 la DFCG choisit Yooz, solution de dématérialisation de factures pour répondre à ces différentes préoccupations.  12 000 factures annuelles sont traitées avec Yooz dans un environnement CEGID.
  • 17. Bénéfices constatés avec Yooz Agilité, Mobilité et Collaboration  Accessibilité à Yooz identique pour tous les utilisateurs, au siège ou en régions  Validation facilitée pour les valideurs distants (membres du bureau en entreprises)  Suppression des échanges de documents originaux entre les sites Efficacité et Productivité  Réduction de la charge de travail (reconnaissance automatique, suppression photocopies et envois postaux, relances des valideurs, réponses au fournisseurs…)  Réduction du cycle de validation et respect des délais de paiement fournisseur Sécurité et Traçabilité  Tout document numérisé entre dans un circuit électronique de validation : suppression des pertes de documents, gestion des retards et des relances  Amélioration du contrôle interne, contrôle à « 4 yeux »  L’historique de toutes les interventions sur les factures est accessible Transparence du processus de traitement  Ouverture de la comptabilité aux opérationnels favorisant prise de conscience des coûts et rigueur de gestion  Vision temps réel, identification facilitée des factures en retard. Business  Amélioration de la satisfaction des fournisseurs.
  • 18. Le traitement des factures avec YoozYooz est partenaire…
  • 19. Un nouveau scanner « Plug & Play » directement connecté à Yooz Une installation simplissime par l’utilisateur :  Connexion au réseau Internet  Pas besoin de PC pour numériser Une ergonomie ultra-simplifiée :  Un compteur « Nombre de pages »  Un bouton « Envoi » qui transfère automatiquement les factures vers Yooz Les performances d’un « grand » :  20 pages / minutes  Recto-verso  Chargeur 20 pages  Numérise du ticket de métro au A4 Prix de vente : 349 € HT