• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios
 

Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios

on

  • 171 views

 

Statistics

Views

Total Views
171
Views on SlideShare
171
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios Document Transcript

    • GRUPOS DE TRABALLO PARA ODESENVOLVEMENTO DAESTRATEXIA DE MELLORA CONTINUADO PROXECTO INFORME DO CIRCULO DE CALIDADE Nº1 Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios 1
    • Índice1. INTRODUCCIÓN. .................................................................................................. 22. CONTIDOS A TRATAR ........................................................................................... 33. METODOLOXÍA. ................................................................................................... 44. RESUMO DA SESIÓN............................................................................................. 4 4.1 O Punto De Partida ................................................................................................... 5 4.2 Tormenta De Ideas .................................................................................................... 5 4.3 Priorización liñas de mellora ...................................................................................... 7 1
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios1. INTRODUCCIÓN.O proxectoRede Xiana é un proxecto de emprego promovido pola Deputación da Coruña en colaboración cosconcellos da provincia, dirixido a persoas en situación de desemprego que combina formación paramellorar as súas competencias persoais e profesionais con asesoramento persoalizado e a realización deprácticas non laborais en empresas e entidades da provincia. Ten como obxectivo principal, mellorar asposibilidades destas persoas de atopar un emprego e favorecer unha inserción laboral de calidade.No marco do proxecto estase a desenvolver unha estratexia de mellora continua que pretendeintroducir melloras nas estructuras, nos procesos de traballo e nos resultados. Esta estratexia estábaseada no desenvolvemento de círculos de calidade, configurados como grupos de traballo capaces deidentificar liñas de mellora na xestión do proxecto a través dunha retroalimentación productiva entre osdiferentes axentes que interveñen na súa execución, que posibiliten o establecemento dun plan demellora, para a súa implantación en posteriores proxectos de natureza similar, e mesmo para oestablecemento dunha guía maestra a ter en conta no deseño de futuros proxectos de inserciónsociolaboralDentro nesta estratexia encaixase o círculo de calidade “Perfeccionamento no proceso de selección debeneficiarios”, téndose seleccionado esta tipoloxía de grupo de traballo en base a naturezainterdepartamental dos participantes, así como á circunstancia de que estes non traballan diariamentena temática a analizar e, polo tanto, a mesma pode resultarlles difícultosa ou árida.Data, lugar e horario de realización 21 de Marzo de 2012. 10:00 a 14:00 horas. Estancias da Deputación da Coruña (A Milagrosa)Participantes:Nome Posto OcupadoMar Ponte Maestre Responsable Municipal Concello OleirosMª Carmen Villar Rodríguez Técnica Proxecto Rede XianaSofía Agrafojo Rey Técnica Proxectos Deputación da CoruñaNuria Rodríguez González Técnica Proxecto Deputación da CoruñaCristina Villadóniga Técnica Deputación da Coruña 2
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiariosCarmen Beceiro Blanco Coordinadora Formación Inicia FormaciónSusana Navarro Pazos Técnica de AzetanetAida Pérez Barredo Axente de Inserción LaboralEquipo de apoioCristina Sampayo Fernández Técnica xestión da calidade Gesan S.L.Montserrat Rodríguez Arufe Técnica xestión da calidade Gesan S.L.Gustavo Marcos Cancelas Moderador do grupoDistribución horaria:O desenvolvemento da sesión de traballo levouse a cabo en base ao seguinte cronograma: Tarefa Comenza Duración Remata Presentación e obxectivos 10:00 15´ 10:15 Revisión crítica do procedemento actual 10:15 60´ 11:15 Priorización de líñas de mellora 11:15 15´ 11:30 Pausa café 11:30 30´ 12:00 Análise causa-efecto 12:00 60´ 13:00 Identificación de accións de mellora 13:00 45´ 13:45 Resumo e conclusións 13:45 15´ 14:002. CONTIDOS A TRATARNo grupo de traballo levouse a cabo unha análise da importacia e utilidade dos documentos de boasprácticas no eido da xestión de servizos públicos, para elo, expuxéronse e debatíronse os seguintescontidos: 3
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios Correcta identificación dos perfís de beneficiario nos candidatos Prevención do abandono do proxecto por parte dos beneficiarios Identificación de perfís de beneficiario diferentes aos existentes Elaboración do diagrama de proceso. Reparto de responsabilidades entre os axentes dinamizadores sobre das fases do proceso. A importancia dos Responsables Municipales: perfil de RM O fomento da implicación cos obxectivos do Proxecto Consenso sobre do formulario de toma de datos dos potenciais beneficiarios Consenso sobre da avaliación dos perfís dos candidatos: baremación de criterios de selección3. METODOLOXÍA.A metodoloxía empregada nesta sesión de traballo foi a que habitualmente se aplica neste tipo degrupos de alto rendemento: Fase I, Introdución: concisa exposición e esclarecemento das temáticas a tratar por parte do moderador do grupo, para centrar os ámbitos de discusión a abordar (os participantes foran xa previamente informados dos contidos a tratar), así como das actitudes esperadas dos participantes durante a súa intervención, para asegurar un bo nivel de rendemento da sesión. Fase II, Explicación das técnicas e ferramentas de traballo a empregar na sesión: o moderador do grupo expuxo aos participantes as normas básicas de aplicación das ferramentas a despregar polo grupo (fundamentalmente brainstorming, análise multivariante e diagrama causa-efecto). Debido a que unha boa parte dos participantes xa coñecían ditas técnicas tras a súa participación en grupos de traballo previamente celebrados dentro do ciclo, foi posible reducir a duración da Fase II, para pasar a seguinte fase. Fase III, Identificación de problemáticas e establecemento de liñas de mellora: desenvolvemento dunha mesa redonda guiada polo moderador para a acotación das problemáticas mais habituais que atopan no seu día a día respecto a cada un dos contidos a tratar, e análise crítico das mesmas para a identificación de solucións posibles. Fase IV, Síntese e conclusións: recompilación das principais ideas xurdidas da sesión, e exposición de conclusións por parte do moderador.4. RESUMO DA SESIÓNA continuación recollemos unha síntese da dinámica de traballo establecida, expoñéndose ainformación máis relevante obtida en base á aplicación da metodoloxía descrita, ao tratamento críticodos contidos propostos para a sesión. 4
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios4.1 O Punto De PartidaPara introducir a dinámica de grupo de traballo, o moderador propuso a lectura dun artigo doProfesor Roberto Carballo: “El punto de partida”, o cal foi facilitado aos asistenteshttp://www.aldebaran8.com/A explicación do mesmo por parte do moderador desencadenou un intercambio de opinións moiinteresante, entre as que destacan: Somos moi limitados e estamos limitados polas nosas capacidades. Moitas veces non se identifica ao cliente interno versus cliente externo. Isto cobra especial relevancia no ámbito dunha Deputación, onde contamos cos concellos, os cidadáns, e tamén cos outros Departamentos ou Areas da Institución. Existe unha mala práctica xeralizada: sinalar aos culpabeis; nembargantes isto é un patrimonio cultural que mesmo forma parte da tradición empresarial, institucional e mesmo social.En todo caso, e de cara ao que está chamado un Círculo de calidade coma o que nos ocupa, ében certo que o nivel de responsabilidades dos componentes do Círculo tanto teñen. O queacontece é que cando todos/as se dan involucrado, todo vai mellor.Pois ben, aplicando a metodoloxía de “El Punto de partida” á temática en cuestión do Círculo decalidade, “Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios” a conclusión é que nocontexto da Deputación da Coruña hai un primeiro grupo de beneficiarios que sos os propiosconcellos, sen deixar de ter presente que en moitas ocasións os departamentos ou áreas dainstitución tamén son os nosos “clientes”, identificando á propia Deputación coma un “clienteinterno”, ao que chegar con xeitos de traballo en rede e na procura de sinerxias entre este edemais proxectos da propia Deputación.Asimesmo, quedou posto de manifesto a dificultade de alcanzar este postulado de traballo enrede, mais é un dos principios que rixen estes círculos de calidade.4.2 Tormenta De IdeasNo proceso de selección de beneficiarios, ate o momento, os profesionais involucrados foron: - Os Responsables Municipais (RM) - Os Axentes de Inserción Laboral (AIL)Compre destacar que da cara á continuación do proxecto (Xiana 2), o proceso de selección debeneficiarios será acometido só pola figura dos Responsables municipais, co cal trátase deidentificar e por en valor líneas de mellora que faciliten aos RM este proceso. En Xiana 1, osResponsables Municipais viñan desenvolvendo a fase de CAPTACIÓN, e os Axentes de InsercciónLaboral a fase de SELECCIÓN. 5
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios CÍRCULO DE CALIDADE TORMENTA DE IDEAS “Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios”1. Tempo moi escaso para facer a realización das entrevistas –ás veces menos de 5 minutos-. Con esta limitación é moi difícil valorar se o usuario é o idóneo para este proxecto, e sobre todo se é insertable.2. Hai perfiles de usuarios que non queren traballar, senón beneficiarse do proxecto.3. Son moi poucas prazas por Concello (ás veces só hai unha praza, por exemplo no concello de Oleiros): isto deriva en non poder facer moita publicidade e levantar expectativas para ao final ter só un beneficiario.4. Ponse de manifesto a limitación de que os cursos de rede Xiana non ofrecen certificado de profesionalidade.5. Constátase que moitos responsables Municipais non coñecen que estos cursos non dan certificado de profesionalidade.6. Cando o proceso de selección coincide coa convocatoria FIP, os candidatos prefiren ésta –xa que ofrece formación homologada- frente á opción de rede Xiana.7. Evidencianse melloras a realizar nas bases da convocatoria, de xeito que se lles dea maior puntuación a quenes teñan mais formación.8. Precísase cambiar a folla de inscripción e a baremación.9. Existen moitas diferencias nas motivacións dos alumnos: dende os desmotivados ata os altamente motivados.10. En moitos casos a motivación é recibir a prestación económica pola participación. En outros perfiles detéctase que mesmo farían o curso ainda que non houbese prestación monetaria.11. Moitos alumnos non teñen diñeiro para poder participar e costear os gastos de transporte, etc. O cal provoca desesperación ao non percibir o pago mensualmente.12. Tamén existe a figura do “cursillista profesional”, que ano tras ano –edición tras edición- apúntanse a estes formatos como vía de entretemento e/ou xerar algún recursos económicos.13. Evidénciase que hai unha tasa de abandonos motivada por unha mala captación de 6
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios alumnos.14. En ocasións, téñense apuntado alumnos en cursos para os que xamais se verían como exercitantes de tal actividade. (Exemplo: alumnos de curso de atención a domicilio que manifestan que non queren exercer labores de hixiene a persoas dependentes.15. Unha mala captación e selección de alumnos contribue a que haxa mais abandonos.16. En moitos Concellos o alcalde nomea a un responsable municipal para o proxecto Rede Xiana, sen coñecer en profundidade as implicacións e tarefas que éste terá que facer a maiores do seu traballo diario.17. Detéctase unha falta de coñecemento do proxecto Rede Xiana por parte de moitos alcaldes.Unha vez concluido o proceso de brainstorming, non resultou difícil para este grupo de traballoproceder á priorización e clasificación das líneas de mellora, alcanzándose unha manifestaunanimidade nas liñas recollidas no seguinte apartado.4.3 Priorización liñas de melloraPara a execución e a formalización das liñas de mellora utílizase o procedemento coa matrizIMPACTO-IMPLEMENTACIÓN. Esta metodoloxía divide en catro seccións as diferentesactividades a realizar. Deste xeito trátase de optimizar os esforzos e os resultados das acciónsrealizadas por parte das entidades participantes que contan con recursos escasos en forma detempo e orzamento, buscando máximizar o impacto das medidas a tomar por todos os axentesimplicados nos procesos. 7
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiariosO emprego desta ferramenta é resultado de que un dos obxectivos propostos ó círculo decalidade, non soamente era a identificación de liñas de acción de mellora no proceso deselección de beneficiarios, senón tamén que esas liñas fose de fácil implementación eidealmente de alto impacto.De tal xeito trátase de fuxir de liñas de mellora que supoñan unha difícil implementación econten cun impacto reducido, enmarcadas dentro da zona identificada co número 4, priorizandoaquelas medidas que sexan fácilmente implementables e conten cuns altos resultados,alomenos, previsionalmente.As liñas de mellora que os asistentes podan encadrar dentro dos subconxunto 3, deberán seravaliadas con detenemento, sen rexeitar certas actividades de difícil aplicabilidade pero cunresultados previstos máis que notables. Para todos los procedementos escritos trátase desensibilizar os actores presentes acerca da importancia de cuantificar nalgunha medida osefectos das acciones propostas de tal forma que se volva máis sinxela e efectiva a toma dedecisións.Por outra parte, outra ferramenta empregada no análise causa-efecto o Diagrama Espiña dePeixe ou Diagrama de Ishikawa. Esta ferramenta consiste nunha ténica gráfica de amplo uso,que conta cun amplo uso, posto que permite apreciar con nitidez as relacións entre un problemae as posibles causas que poden estar motivando que apareza.Estes diagramas Causa-Efecto axudan a reflexionar sobre as causas reais e/ou potenciais dunsuceso, e non soamente nas máis obvias e sinxelas. Ademáis, son moi axeitados para motivar oanálise e a discusión grupal, de xeito que o equipo de traballo poda ampliar a su comprensión doproblema, visualizalas razóns, motivos ou factores principais e secundarios, identificandoposibles solucións, tomando decisións e, organizando plans de acción. Como se pode comprobarna imaxe situada máis abaixo o diagrama consiste nun recadro maior, que representa oproblema seguido por lineas principais e secundarios que acotan causas principais e secundarias. 8
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiariosLogo de todo o proceso de debate e reflexión identifícanse as liñas de mellora propostas: CÍRCULO DE CALIDADE LIÑAS DE MELLORA PROPOSTAS POLOS ASISTENTES “Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios” “Posta en Valor do Responsable Municipal” Ó longo do desenvolvemento de toda a xornada, pónse de manifesto de xeito evidente, a importancia dos Responsables Municipais como Factor Crítico para a correcta execución das accións e a obtención de resultados cuantificables. Por esta razón, os responsables da selección dos Responsables Municipais por parte dos Concellos, para que actuén de transmisión na Rede Xiana, deben ser conscientes das obrigas en tempo, esforzo, capacidades e habilidades que esta selección implica de tal forma que os RM dispoñan do espacio necesario para prestar atención ós seus deberes dentro da rede. “Captación e Selección de Beneficiarios” Consideráse a idoneidade de que todas as tarefas de captación de selección de beneficiarios sexan responsabilidade dos RM para asegurar a correcta correspondencia dos perfiles dos solicitantes e potenciais beneficiarios, coa formación impartida. Para isto, pónse especial énfase na necesidade de que os criterios de selección e validación sexan uniformes e homoxéneos, de forma que se garanta a calidade do proceso. Anteriormente o RM encargábase da captacióne o Axente de Inserción Laboral da selección. “Modificación dos Criterios de Baremación” Idéntificase a necesidade de facer modificacións na baremación aplicable a cada acción formativa de tal forma, que se busquen perfiles, dentro dos potenciais beneficiarios, que se adecuen no máximo posible a aquelas, mantendo os obxectivos da Rede Xiana. Tamén sería de interese introducir dentro do Baremo a maior retroalimentación posible do mercado de traballo obxectivo, de tal forma que se optimice a formación dos alumnos e a súa inserción laboral. “Entrevista de selección” Relacionada coa liña de mellora exposta anteriormente, consideráse que a entrevista 9
    • INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiariosdebe dotarse cunha maior ponderación para seleccionar o alumnado, posto que frente osoutros criterios de participación e nesta fase do procedemento onde se pode identificaros verdadeiros intereses dos potenciais beneficiarios para realizar a acción, e cribaraqueles que conten con motivacións non compatibles cos obxectivos da Rede Xiana. Naentrevista realizáse unha valoración obxectiva das actitudes, aptitudes, habilidades ecapacidades/limitacións do alumnado. Con esta metodoloxía deberían ser capaces deachegarse a situación ideal de “seleccionar cursos para persoas e non persoas paracursos.”“Seguemento alumnado por parte das Empresas Formadoras”Propónse a inversión de papeis no seguemento do alumnado. Actualmente, se a empresaformadora detecta a falta de asistencia por parte de un alumno á acción formativa, aquelapónse en contacto cos Responsables Municipais e este contactan co alumno. Fronte aisto, propónse que sexa a empresa formadora a que contacte co alumno para xustificar afalta de asistencia e logo porse en contacto co Responsable Municipal. Con istopreténdese activar ou dinamizar o seguemento do alumnado e optimizar o control domesmo.“Coordinador de Zona”Consideráse oportuno a valoración da creación da figura de Coordinador de Zona. De talxeito, esta persoa estaría en relación coas empresas formadoras, cos RM de cadaconcello. Crése que a existencia desta nova figura podería volver máis eficiente todo oproceso con recorte de tempos nos procesos de selección e captación, da mellora nacanalización de información acerca de novos cursos e accións formativas, e mellorando osratios de inserción laboral.“Posta en valor da Rede Xiana dentro dos Concellos”Ao longo da xornada púxose de manifesto as carencias ou lagoas de información dosconcellos, en xeral, e dos alcaldes, en particular, dos obxectivos e ferramentas da RedeXiana. Propónse realizar accións encamiñadas a cambiar isto o que repercutiría moiposistivamente nas accións enmarcadas dentro dese proxecto. Para iso, crése de especialimportancia, unha “labor de campo” cos distintos alcaldes, para dar a coñecer aimportancia do proxecto e o alcance do mesmo. En relación con isto, os asistentes sonconscientes de que esta “liña de mellora” escápase dos obxectivos concretos dos círculosde calidade, pero a pesares diso, fan énfase nos potencias resultados positivos para arede. 10