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Xerox ConnectKey für SharePoint - Einfache, intelligente und flexible Workflows
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Xerox ConnectKey für SharePoint - Einfache, intelligente und flexible Workflows

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Das ist ConnectKey – die einfache, intelligente und flexible Lösung, die das Dokumentenmanagement jeden Tag zuverlässig strafft und dafür sorgt, dass Ihr Büro jeden Tag produktiver wird. ...

Das ist ConnectKey – die einfache, intelligente und flexible Lösung, die das Dokumentenmanagement jeden Tag zuverlässig strafft und dafür sorgt, dass Ihr Büro jeden Tag produktiver wird.

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  • Vielen Dank, dassSieheutehierhergekommensind. Wirsindhier, um SieübereineneueLösung von Xerox zuinformieren, mitderSie Microsoft® SharePoint®ganzandersnutzenkönnen. Xerox®ConnectKey™ für SharePoint isteinespeziellfür SharePoint-NutzerwieSieentwickeltekostengünstige und benutzerfreundlicheLösung.
  • Zunächst erhalten Sie einige Informationen zur Verwendung von Papier im Büro. Wahrscheinlich werden einige der Statistiken Sie durchaus überraschen. Sie werden sehen, wie ein automatisierter Workflow Ihre SharePoint®-Benutzererfahrung verbessern und Ihre Rendite maximieren kann. Wir werden Ihnen zeigen, wie Sie mit Ihrem neuen Workflow Zeit und Geld sparen. Dann werden Sie erfahren, warum wir unsere neue Lösung einfach, intelligent und flexibel nennen und wie Ihre IT-Abteilung von ConnectKey™ profitieren kann. Ich werde darauf eingehen, wie ConnectKey Ihr Dokumentenmanagement optimieren und mit den Sicherheitsroutinen Ihres Multifunktionssystems integriert werden kann. Abschließend präsentieren wird kurz das gesamte Spektrum der von uns angebotenen Lösungen für das Dokumentenmanagement und erläutern, wie diese Lösungen dazu beitragen können, Ihre Produktivität zu steigern.
  • Erinnern Sie sich noch, als man davon ausging, dass das Internet und die Digitaltechnologie unsere Abhängigkeit von Papierdokumenten reduzieren und das papierlose Büro schaffen würden? Im Grunde ist die Digitaltechnologie sogar irgendwie mitverantwortlich dafür, dass immer mehr Papier bedruckt wurde. Und dies wird in der näheren Zukunft wohl auch so bleiben. Es hat sich herausgestellt, dass je mehr Informationen verfügbar sind, desto mehr drucken wir aus den unterschiedlichsten Gründen aus. Aktuellen Studien zufolge werden gedruckte Dokumente immer noch im Verhältnis 3 zu 1 bevorzugt.Eine Ursache des Problems ist die enorme Zunahme von Dokumenten und Daten. Unstrukturierte Daten – diese sind in den Betriebsabläufen der Hälfte der Unternehmen heute noch immer noch unverzichtbar – sind im Wesentlichen auf Papier vorliegende Informationen, die manuell abgelegt werden müssen. Und die Archivierung dieser Informationen ist schwierig und kostspielig, eine erneute Verwendung nahezu unmöglich. Durch Scannen können Sie unstrukturierte in strukturierte Daten umwandeln, die sich dann problemlos speichern und erneut verwenden lassen. Wenn Sie beispielsweise einen nur in Papierform vorliegenden Brief scannen und den Scan durch eine OCR-Anwendung laufen lassen, erhalten Sie den Brief in einer Version, die Sie in Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm bearbeiten, teilen, verteilen und archivieren können.Unstrukturierte Informationen werden vor allem deshalb nicht verwaltet, weil die Verwaltung derartiger Informationen so schwierig ist. Denken Sie nur an all die Papierdokumente, die irgendwo auf den Schreibtischen und in den Büros Ihrer Mitarbeiter liegen. Wenn man sich all diese Dokumente vorstellt, versteht man leicht, wie viel sicherer und einfacher sich digitale Daten verwalten und organisieren lassen. Gerade deshalb suchen papierintensive Branchen wie der Gesundheits- und der Finanzsektor händeringend nach Möglichkeiten, ihre unstrukturierten Daten in wesentlich effizientere und kostengünstige digitale Inhalte umzuwandeln.
  • Damit sind wir bei einigen der mit der Verwaltung von Papierdokumenten verbundenen Herausforderungen und Risiken. Einer der größten Nachteile bei der Verwaltung von Papierdokumenten sind einfach die hohen Kosten.Schon die Suche nach Informationen ist ein echter Kostenfaktor. Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Ein Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar ist jeden Tag zwei Stunden damit beschäftigt, bestimmte Informationen zu finden. Bei diesem Gehalt würden Sie jedem Mitarbeiter pro Jahr 15.000 US-Dollar nur für die Erledigung einer einzigen Aufgabe zahlen: die Suche nach Informationen.Wie viel Geld zahlt Ihr Unternehmen jedes Jahr für den Versand von Dokumenten? Wie viele kritische Dokumente müssen zu exorbitanten Gebühren per Expressversand verschickt werden? Viele dieser Kosten lassen sich mit einer einfachen Scan-Lösung vermeiden.Ein weiterer Nachteil ist die Tatsache, dass Papierdokumente in Bezug auf die Einhaltung der Vielzahl gesetzlicher und sonstiger Bestimmungen Probleme bereiten.Erstens: Bei Überprüfungen verzögern sie aufgrund ihrer Natur die Bereitstellung von Informationen. Wenn Sie schon einmal bei einer Prüfung dabei waren, dann wissen Sie, dass eine zeitnahe Bereitstellung angeforderter Inhalte oder Daten erwartet wird. Bei in Papierform vorliegenden Dokumenten sind Suchmaschinen wenig hilfreich, wenn es darum geht, schnell die relevanten Informationen zu finden. Und derartige Verzögerungen können mit Bußgeldern oder sonstigen Strafen geahndet werden.Das zweite Problem ist die Änderungshistorie. Können Sie nach einem Blick auf ein Dokument sagen, wo es überall gewesen ist? In vielen Fällen wahrscheinlich nicht … und auch das kann bei Überprüfungen zu Problemen führen, wenn es wichtig ist, eine lückenlose Bearbeitungskette nachzuweisen. Und drittens: Wir alle wissen, wie wichtig der Schutz wichtiger Informationen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden ist. Stellen Sie sich vor, diese Informationen liegen nur in Papierform vor und gehen verloren, werden zerstört oder gestohlen. Was dann? Nicht selten wissen Sie vielleicht nicht einmal, dass sich ein Dokument nicht mehr in Ihrem Besitz befindet, bis jemand danach fragt … zum Beispiel in einer Überprüfung. Wenn Sie das verlangte Dokument dann nicht vorlegen können, kann das die zuvor genannten Folgen haben.Der dritte Punkt ist die Zusammenarbeit. Oder vielmehr die nicht vorhandene Zusammenarbeit.Papierbasierte Dokumente erschweren quasi aufgrund ihrer Natur eine enge Zusammenarbeit. Zum Beispiel: Wenn Sie ein Papierdokument jedem Mitglied Ihres Teams zur Genehmigung vorlegen müssen, kann es sehr lange dauern, bis Sie alle Genehmigungen zusammen haben – vor allem dann, wenn ein Teammitglied nicht an seinem Platz ist und das Dokument unproduktiv auf dessen Schreibtisch herumliegt. Erfolgreiche Zusammenarbeit gelingt nur dann, wenn alle Hand in Hand arbeiten und Papierdokumente sind dabei eher hinderlich.Zudem ist die papierbasierte Zusammenarbeit sehr fehleranfällig. Wenn an einem Papierdokument Änderungen vorgenommen werden sollen, muss irgendjemand diese Änderungen eingeben. Jedes Mal. Wie wir alle wissen, besteht bei jeder Änderung die Gefahr fehlerhafter Eingaben … und dieses Risiko steigt, je mehr Änderungen erforderlich sind.Haben Sie schon einmal ein Dokument bearbeitet und am Ende feststellen müssen, dass Ihnen nicht die aktuelle Version vorlag, die Sie eigentlich gebraucht hätten? Das Nachverfolgen der Versionen kann schwierig sein, wenn es das Dokument nur in Papierform gibt. Zeitverschwendung und unproduktive Zeiten sind praktisch vorprogrammiert.
  • Die Funktionen Scan-to-E-Mail und Netzwerk-Scannentragenwesentlichdazubei, das Potenzial der von IhnenangeschafftenMultifunktionssystemevollauszuschöpfen. DochwennSieInformationenschnell und präziseerfassen und aufgrund von Klagenüber den Kundenservice, für Compliance-Prüfungen etc. findenmüssen, isteineeinfache E-Mail odereinNetzwerk-Scan wahrscheinlichnicht das optimaleVerfahren. Das Hauptproblembestehtdarin, dassdiesegrundlegenden Scan-Funktionen in der Regel willkürlicheDateinamenwie DOC001 vergeben, so dass die DateienvordemVersand an den eigentlichenEmpfängersinnvollumbenanntwerdenmüssen. DieserProzessistzuzeitaufwändig und führtzuunstrukturiertendigitalenDaten. SiekönnendiesenDaten „Strukturverleihen“, indemSie das Dokumentmanuell in SharePoint® laden und die Verzeichnisfelderhinzufügen. Aberauch das isteinarbeitsintensiverProzess, der mehrereArbeitsschritteumfasst. Eineeinfache und kostengünstigeLösungwieConnectKey™ für SharePoint kanndiesenProzessvereinfachen und beschleunigen und „strukturierte“, leichtauffindbareDokumenteproduzieren. WennSieIhr Xerox®Multifunktionssystemalsdigitalen „Verteiler“ benutzen, könnenSieIhreDokumente in einemSchritterfassen und an den korrektenOrdneroder die korrekteBibliothekweiterleiten. EinDateiname und Verzeichnisdatenkönnenbei der Erfassunghinzugefügtwerden. Dies beschleunigt den Prozess und machtihnwenigerfehleranfällig. Der ProzesswirdimFolgendenausführlicherbeschrieben.
  • Klingt gut bisher, nichtwahr? AberdieseLösung hat nochmehrzubieten, um IhnennachhaltigeProduktivitätssteigerungenzuermöglichen. DahererfahrenSie nun, warumwirConnectKey™ die einfache, intelligente und flexible Lösungnennen.
  • Warum ist ConnectKey™ einfach? Zuallererst lässt sich ConnectKey™ völlig unkompliziert installieren und einrichten. Das Hinzufügen Ihrer SharePoint®- oder Windows®-Ordner zur Benutzeroberfläche Ihres Xerox® Multifunktionssystems erfolgt über den ConnectKey-Konfigurator. Darin können die Ordner (Ziele) in der einen Hälfte des Fensters angezeigt werden, während in der anderen Hälfte die Inhalte aufgeführt werden, die auf Ihr Multifunktionssystem übertragen werden sollen. Dann klicken Sie einfach auf eine Schaltfläche, um diese Ziele als Workflows zur Benutzeroberfläche Ihres Xerox® Multifunktionssystems hinzuzufügen. Je nach Einsatzort Ihrer SharePoint-Nutzer können Sie ein oder mehr Multifunktionssysteme integrieren, d. h. die Lösung lässt sich mühelos Ihren Anforderungen entsprechend skalieren. Die Lösung ist pro Multifunktionssystem für eine unbegrenzte Anzahl Nutzer lizenziert. So schont ConnectKey Ihr Budget. Xerox® ConnectKey für SharePoint ist ohne größere Unterstützung durch IT-Profis ganz einfach zu implementieren und überaus benutzerfreundlich.Zudem sparen Sie Zeit, indem Sie die mehrere Schritte umfassende Übertragung kritischer Inhalte nach SharePoint durch nur einen einfachen Scan-Vorgang ersetzen.Die Benutzer können die gewünschten SharePoint-Bibliotheken direkt am Multifunktionsgerät auswählen und sogar mehrere Ordnerebenen durchsuchen, so dass ihre Dokumente garantiert an die richtigen Ziele weitergeleitet werden.
  • Warum ist ConnectKey™ intelligent? Zunächst ermöglicht ConnectKey™ dank einer leistungsstarken optischen Zeichenerkennung (OCR) die Wiederverwendung alter, gedruckter Microsoft® Word®- und Excel®-Dokumente. Damit können Sie alte Papierdokumente im Handumdrehen in neue, elektronische Dateien umwandeln, die sich ganz einfach aktualisieren lassen. Da diese Dokumente zukünftig nicht mehr von Grund auf neu erstellt werden müssen, sparen Sie Zeit und Geld.Darüber hinaus ermöglicht die in ConnectKey integrierte OCR-Funktion die Erstellung durchsuchbarer PDF-Dokumente bei der Erfassung – dies gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Mitarbeiter bei Bedarf schnell und einfach die benötigten Informationen finden.Wie bereits erwähnt, wird der mehrere Schritte umfassende Prozess zur Erfassung, Weiterleitung und Archivierung eines Dokuments bei dieser intelligenten Lösung vollständig durch einen einzigen, nahtlosen Workflow ersetzt.Im Folgenden präsentiere ich nun Ihnen die meiner Meinung nach intelligenteste Funktion der Lösung. ConnectKey ist so intelligent, dass diese Lösung erkennt, wenn Sie Änderungen an Ihren SharePoint®-Bibliotheken vornehmen, und aktualisiert die Workflows auf Ihrem Multifunktionssystem entsprechend. Wenn beispielsweise Ihr SharePoint-Administrator ein neues Verzeichnisfeld oder einen zusätzlichen Ordner zu einer bereits mit Ihrem Multifunktionssystem verknüpften Bibliothek hinzufügt, wird auf der Benutzeroberfläche des Systems beim ersten Aufruf nach dieser Änderung das neue Verzeichnisfeld bzw. der neue Ordner angezeigt und Sie können sofort darauf zugreifen. Das bezeichnen wir als unsere „Ready Now”-Workflows für Multifunktionssysteme, da Ihre Büromitarbeiter stets Zugriff auf kritische Archiv-Speicherorte haben, ohne dass auf Ihrem Multifunktionssystem manuelle Aktualisierungen erforderlich sind. Intelligenter geht's fast nicht!Und schließlich hält ConnectKey Sie auf dem Laufenden, während Sie arbeiten. Sie erhalten automatische E-Mail-Warnungen, wenn bei der Erfassung eines Dokuments ein Fehler auftritt, so dass Sie stets über den Status Ihrer Aufträge informiert sind.Wie Sie sehen, bietet ConnectKey mit all den intelligenten Funktionen und proaktiver Selbstverwaltung beste Möglichkeiten, maximal von den Investitionen, die Sie in Ihre Xerox® Systeme getätigt haben, zu profitieren: Höhere Rendite für Ihre Hardware und Zeitersparnis bei Ihren Dokumenten-Workflows. Eine kostensenkende Kombination, die ihresgleichen sucht!
  • Warum ist ConnectKey™ eine IT-freundliche Lösung?Die intuitive „Point & Click“-Installation ist schnell und kinderleicht.Die Workflows für das Scannen an Ihre Ablagebereiche lassen sich auf der Benutzeroberfläche Ihres Multifunktionssystems intuitiv mit einem Konfigurator einrichten. Ihre Mitarbeiter können sofort nach Installation der Lösung mit dem Scannen beginnen.Für die Aktualisierung der Workflows auf dem Multifunktionssystem ist keinerlei Unterstützung durch IT-Mitarbeiter erforderlich. Änderungen an den verknüpften Zielen werden automatisch übernommen.ConnectKey™ unterstützt mehrere SharePoint®-Versionen.ConnectKey™ lässt sich in Microsoft® Active Directory® integrieren. Dadurch haben Sie ganz einfach ohne zusätzliche Tools oder Investitionen die volle Zugriffskontrolle.
  • Warum ist ConnectKey™ flexibel?Zunächst einmal lässt sich ConnectKey nahtlos in Ihre Infrastruktur integrieren. Es wurde speziell für die flexible, offene Architektur Ihrer EIP-fähigen Xerox® Multifunktionssysteme und Netzwerkserver konzipiert.Wenn Ihre IT-Abteilung „Home“-Netzwerkverzeichnisse für Ihre Benutzer eingerichtet hat, können Sie diese Ziele mit den intuitiv verständlichen ConnectKey-Konfigurationstool zur Benutzeroberfläche Ihres Multifunktionssystems hinzufügen.Ihre Workflows – Ihre Dateitypen. ConnectKey ist flexibel für die Verarbeitung aller Dateitypen ausgelegt, die Sie erstellen müssen, wenn Sie Ihre Papierdokumente elektronisch erfassen: durchsuchbare PDFs und PDF/A- (für Archivierung), TIFF-, JPEG-, Word- und Excel-Dateien. Noch nie konnte eine so kostengünstige wie einfache Lösung mit so viel Flexibilität begeistern.
  • Xerox®ConnectKey™ für SharePoint®ist so flexibel, dassSieIhrePapierdokumentedirekt in Ihrevorhandenen SharePoint-Bibliotheken und Windows®-Ordnerweiterleiten und sich den mehrstufigenProzessdermanuellenUmwandungderDokumente in digitaleDateiensparenkönnen. MitnureinemeinfachenProzesskönnensiedurchsuchbare PDF-DokumentemitsinnvollenDateinamenerstellen, die SiebeiBedarfproblemlosfinden. DieseFunktionträgtdazubei, die Produktivität in IhremBürozusteigern und wichtigeVorschriften, z. B. branchenspezifischeBestimmungen, einzuhalten. Um IhreDokumentemitConnectKeyzuerfassen, brauchenSie am Multifunktionsgerätnur den gewünschten Workflow auszuwählen, eventuellerforderlicheVerzeichnisfelderhinzuzufügen und die Taste „Scannen“ zudrücken. Das istalles – IhreDokumentewerden nun genaudortabgelegt, wosiegespeichertwerdensollen. Umbenennen und manuellesWeiterleitensindnichterforderlich. ConnectKeybietet die einfachsteMöglichkeit, IhreDokumente in intelligente, strukturierteDatenumzuwandeln, und Siekönnensichersein, dassSiekritischeInformationengarantiertfinden, wennSiesiebenötigen.
  • Als Erstes werden Sie erfahren, wie Sie mit einer Lösung für das Dokumentenmanagement Ihre Kosten reduzieren können.Wir haben bereits eine Vielzahl der mit Papierdokumenten verbunden Kosten angesprochen – vom Transport bis hin zur Suche. Durch die Digitalisierung von Papierdokumenten lassen sich viele dieser Kosten, z. B. die Versandkosten, vollständig vermeiden. Ein weiterer wesentlicher Beitrag, den das Dokumentenmanagement zur Senkung Ihrer Kosten leisten kann, besteht darin, Ihren Worflow effizienter zu gestalten.Wenn Sie nicht über einen Direktlink zu SharePoint® verfügen, enthält Ihr Workflow wahrscheinlich die folgenden Schritte:Nutzung eines Multifunktionssystems zum Senden des Dokuments per E-Mail an Ihren Desktop.E-Mail öffnen und Dokumentlokalspeichern.Umbenennen des Dokuments durch Vergabe eines sinnvollen Dateinamens.Hinzufügen von Verzeichnisdaten, damit Sie das Dokument wiederfinden können.Hochladen des Dokuments in die entsprechende SharePoint-BibliothekMit einer benutzerfreundlichen Lösung für das Dokumentenmanagement, die das Scannen und Erfassen von Dokumenten unterstützt, lässt sich dieser Prozess auf zwei einfache Schritte reduzieren:Auswählen eines Workflows auf der Benutzeroberfläche Ihres Multifunktionssystems.Hinzufügen eventuell erforderlicher Verzeichnisinformationen direkt am Multifunktionssystem und Scannen des Dokuments.Das Multifunktionssystem erledigt den Rest, d. h. die Weiterleitung des Dokuments genau in das von Ihnen angegebene Verzeichnis. Außerdem erstellt es während der Auftragsbearbeitung durchsuchbare PDF-Dateien, ermöglicht die Vergabe eines sinnvollen Dateinamens gleich beim Scannen und minimiert Fehler, da Verzeichnisfelder vorab als Menüoptionen auf der Benutzeroberfläche des Multifunktionssystems eingerichtet werden können, damit das Ablegen des Dokuments genauso einfach ist wie das Scannen.
  • Um IhreDokumenteeffektivzuarchivieren, brauchenSiesienurschnellzuscannen, um einedurchsuchbare PDF-Dateizuerhalten, und die Dokumentedann an den korrektenAblagebereichweiterzuleiten.Und wennSieimRahmeneinesgemeinsamenProjektsalteDokumentebenötigen? Dies kannallerdingsetwasaufwendigersein. WennIhreMitarbeiterbeispielsweisealte Microsoft® Word®- und Excel®-Dokumente von Grund auf neuerstellen, wendensieeinüberholtes und arbeitsintensivesVerfahrenzurDigitalisierungdieserPapierdokumente an. SieinvestierenvielwertvolleZeit, um einneues, digitales Exemplar des altenDokumentszuerstellen. Stattdessensolltensie die in ConnectKey™ integrierte, leistungsstarke und präziseoptischeZeichenerkennung (OCR) benutzen. NachdemeinfachenErfassen und der ZeichenerkennungdieseraltenPapierunterlagenlassensichdieseschnell in neue, elektronischeVersionen von Microsoft Word- und Excel-Dokumentenumwandeln, die problemlos in SharePoint® hochgeladenwerdenkönnen. Schonkann die Zusammenarbeitbeginnen. DiesenVorteilbietennichtvieleunsererWettbewerber. Das isteinweiteresBeispieldafür, wieSieKostensenken und dabeigleichzeitigjeden Tag mehrArbeiterledigenkönnen.
  • Xerox nimmtIhrBedürfnisnachSicherheiternst und istsichderTatsachebewusst, dassIhrewichtigenUnternehmensdatenauch in IhremUnternehmenbleibenmüssen. DatenschutzistIhnengewiss, denn Xerox®ConnectKey™ für SharePoint®baut auf dersicheren Scan-Architektur auf, über die jedes Xerox® Multifunktionssystemverfügt. Scans, die von Ihrem Xerox®-Multifunktionssystemausgesendetwerden, könnenmithilfederneuesten Standard-SicherheitsprotokollederBrancheverschlüsseltwerden. So sindIhreInformationengarantiertgeschützt.Zudemsind die meisten Xerox®Multifunktionssystemenachdem Common Criteria Certification Standard zertifiziert, d. h. alleZugriffspunkte auf das GerätsindvorunbefugtenZugriffengeschützt.Siekönnen von den Benutzernauchverlangen, dasssiesichentwederüber die TastaturodermitihrerKennkartebeidemMultifunktionssystemanmelden, um sicherzusein, dasskeineunbefugtenPersonen auf IhrewichtigenDatenzugreifen.Und dasichConnectKeyfür SharePoint mit Microsoft® Active Directory integrierenlässt, könnenSiesogar die Zugriffsberechtigungen des Benutzersprüfen, um sicherzustellen, dasser auf das Zielzugreifendarf, an das Siescannenmöchten.Entscheidendist, dassSiebeiderImplementierungeinerneuenLösunggewisssein, können, dassderenSicherheituneingeschränktgewährleistetist. Bei Hardware- und Softwarelösungen von Xerox könnenSiesichdaraufabsolutverlassen.
  • Um esnocheinmalzusammenzufassen: Siewerdenunswohlzustimmen, dasseswichtigerdenn je ist, übereinenzuverlässigenProzessfür die Erfassung und WeiterleitungIhrerPapierunterlagenzuverfügen. Und ganzgleich, ob essichbeiIhrenbevorzugtenAblagebereichen um SharePoint®- oder Windows®-Ordnerhandelt, werdenSiemirbestimmtauchzustimmen, dassConnectKey™ für SharePoint so einfachist, dassesaufgrund seiner Einfachheitschnell und ohneprofessionelleUnterstützungeinsatzbereitist, eineintelligenteLösung, die sichselbstverwaltet und so flexibel, dassSieIhreDokumentepräzise und schnellim Format Ihrer Wahl erfassenkönnen. IhrewichtigenInformationenfindenSiegarantiertschnell und einfach, wennSiesiebrauchen. Das istConnectKey – die einfache, intelligente und flexible Lösung, die das Dokumentenmanagementjeden Tag zuverlässigstrafft und dafürsorgt, dassIhrBürojeden Tag produktiverwird.
  • Abschließend bleibt noch die folgende Frage zu beantworten: Inwieweit profitieren Sie vom Xerox® Dokumentenmanagement-Kontinuum? Dazu schauen wir uns zunächst an, was Sie alles mit Ihren Papier- und elektronischen Dokumenten tun müssen und welche Tools Sie dafür brauchen. Wie Sie hier sehen, orientieren wir uns dabei an der Komplexität der zur Verarbeitung und Weiterleitung Ihrer Dokumente erforderlichen Arbeitsschritte. Schauen wir uns nun die einzelnen Komponenten einmal genauer an.Unsere erste Lösung, MFP Ready-Connect, nutzt leistungsstarke Funktionen Ihrer Xerox® Multifunktionssysteme schon bevor Sie zusätzliche Softwarelösungen hinzufügen. Je nach Anforderungen einer bestimmten Abteilung oder eines Workflows müssen Sie vielleicht Dokumente an einen Netzwerkordner oder an E-Mail scannen. Beide Funktionen sind auf unseren Mutlifunktionssystemen standardmäßig vorhanden. Darüber hinaus sind Ihre Xerox® Multifunktionssysteme mit Ihren IT-Systemen kompatibel, d. h. sie fügen sich hervorragend in die bei Ihnen vorhandene Infrastruktur ein. Ganz gleich, ob Sie über eine SAP- oder Citrix-Umgebung oder etwas Komplexeres wie Meditech verfügen – Ihr Xerox® Multifunktionssystem ist direkt ab Werk für den Einsatz in diesen Umgebungen ausgelegt.Als Nächstes kommt eine neue Familie von Lösungen, die wir unter dem Namen ConnectKey™ anbieten. Dabei handelt es sich um Lösungen, mit denen Sie Ihre Papierdokumente direkt an SharePoint®- und Microsoft® Windows®-Ordner weiterleiten können. Wenn es bei Ihnen noch ähnlich zugeht wie bei so vielen Kunden, denen wir bereits bei der Automatisierung ihrer Workflows geholfen haben, schicken Ihre Büromitarbeiter wahrscheinlich Dokumente per E-Mail an sich selbst, benennen sie um laden sie dann manuell in SharePoint hoch. Die Probleme bei dieser Vorgehensweise sind offensichtlich und zahlreich: Zu viele Arbeitsschritte, zu viele Fehlerquellen und am Ende erhalten Sie eine PDF-Datei, die sich nicht durchsuchen lässt, so dass wichtige Informationen nur schwer auffindbar sind. Während ConnectKey Ihr Dokument scannt, erhält es den von Ihnen ausgewählten Dateinamen. Es wird in genau die von Ihnen festgelegte Bibliothek weitergeleitet und kann als durchsuchbare PDF gescannt werden, wodurch gewährleistet ist, dass Ihre Mitarbeiter die darin enthaltenen Informationen auch finden. Letztendlich sollen Sie einen automatischen Prozess erhalten, der Zeit spart und Kosten senkt.Wenn Sie das Konzept von ConnectKey überzeugt, Sie aber an mehr als nur ein oder zwei Ziele scannen möchten, können Sie mit unseren erweiterten Connect-To-Lösungen eine Vielzahl von Connectors nutzen, um an die Datenbank oder Anwendung Ihrer Wahl zu scannen. Sie können bei einem Scan-Vorgang sogar ein einzelnes Dokument an mehrere vorab definierte Ziele senden und es so Ihren Mitarbeitern ermöglichen, geschäftskritische Informationen im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Beispiele für derartige Lösungen sind Nuance®ScanFlowStore®, Xerox®SMARTdocument Travel® (AutoStore), Xerox® SMART document Travel Express, Xerox® Scan to PC Desktop® und Nuance e-Copy ShareScan.Xerox® Content Management wird im Rahmen unserer Premiumlösung DocuShare bereitgestellt. DocuShare ist eine der flexibelsten und benutzerfreundlichsten Content Management-Plattformen, die heute auf dem Markt erhältlich sind. Diese Plattform verwaltet ein breites Spektrum gedruckter und digitaler Inhalte und automatisiert Geschäftsprozesse, so dass Ihre Mitarbeiter, Kunden, Auftraggeber und Partner geschäftskritische Informationen effizient abrufen, teilen und verarbeiten können. Sie ist intuitiv, benutzerfreundlich und unterstützt nahezu jede Art von Inhalten in einem sicheren, zentralen Ablagebereich.Für Bestandskunden, die unsere Verwaltungsdienstleistungen nutzen, oder für Kunden, die wissen möchten, wie Xerox sie auch außerhalb ihrer Kernbereiche entlasten kann, damit sie Kosten senken und sich auf ihre eigentlichen Geschäftsziele konzentrieren zu können, bieten wir unserenLiveKey® Business Process Connector an. Diese Connect-To-Lösung ersetzt das manuelle und arbeitsintensive Kopieren, Sortieren und Faxen oder Verschicken Ihrer Dokumente an unsere Verarbeitungszentren. Sie können direkt an Ihrem Xerox® Multifunktionssystem kundenspezifisch angepasste Workflows nutzen, mit denen Sie Ihre Dokumente direkt an die Xerox® Datenbanken in unseren Verarbeitungseinrichtungen scannen können. Dieser Prozess ist weniger fehlerträchtig, sicherer und schneller; so können Sie Ihren Kunden insgesamt einen besseren Service bieten.

Transcript

  • 1. Xerox® ConnectKey™ für SharePoint® Einfache, intelligente und flexible WorkflowsBR4266SO1PA-13GA
  • 2. Agenda• Die Auswirkungen von Papierdokumenten in Ihrem Büro• Optimieren Sie die Nutzung von SharePoint®• Wie Ihre Arbeitsprozesse einfacher, intelligenter und flexibler werden• Workflow-Vergleich• Optimieren Ihres Dokumentenmanagements• Sicherheit ist Teil der Gleichung• Unsere Angebote 2
  • 3. Was wurde aus dem digitalen Büro? Gedruckte Dokumente werden im Das Dokumentenvolumen nimmt um Verhältnis mehr als3 zu 1 bevorzugt 30% pro Jahr zu.* Papierintensive Branchen suchen 50% der Unternehmen setzen immer noch nach kostengünstigen Möglichkeiten, den Anteil digitaler Inhalte zu erhöhen*** auf Papierdokumente.*** Aberdeen Group, Februar 2012** AIIM, 2012*** Aberdeen Group, Februar 20123
  • 4. Herausforderungen und Risiken derVerwaltung von Papierdokumenten• Das Verwalten von Papierdokumenten ist sehr kostenaufwändig. – Ineffiziente Suche nach Informationen – Kosten für Übernachtzustellung – Steigende Transportkosten• Papierdokumente erschweren die Sicherstellung der internen Vorschriften – Langsame Bearbeitung von Informationsanforderungen – Unzureichende Prozesskontrolle und Sicherheit• Papierdokumente behindern eine effektive Zusammenarbeit. – Zeitaufwändiger Prozess – Fehleranfällig – Schwierigere Nachverfolgung der Versionen 4
  • 5. Optimieren Sie Ihr Investment ACME Services ContractSie haben in Ihre MultifunktionssystemeinvestiertSie haben in SharePoint® investiert Service ContractsKombinieren Sie beide Welten undoptimieren Sie Ihr Investment!• Nutzen Sie Ihre Multifunktionssysteme als neue, digitale „Verteiler“• Individuell angepasste Workflows ermöglichen direktes Scannen in einem Arbeitsschritt… in den korrekten Ordner• Dokumente und Verzeichnisdaten können in vorhandene Ordner und Ablagebereiche übertragen werden 5
  • 6. Xerox® ConnectKey™ für SharePoint® –Die einfache, intelligente, flexible Workflow-Lösung EinfacheEinfach Einrichtung, Bedienu ng und Wartung Automatische Workflow-Intelligent Aktualisierungen Weiterleitung anFlexibel SharePoint- und Microsoft Windows-Ordner6
  • 7. Die einfache Art, Ihre Daten zu verwalten• Einfache Installation, Verwaltung und Wartung – Intuitive Installation und Konfiguration per „Point & Click“• Vollständige Integration mit Ihrer SharePoint-Umgebung – SharePoint® -Bibliotheken und - Metadatenfelder werden als „Touch and Go“-Workflows zu Ihrem Xerox® Multifunktionssystem hinzugefügt• Fehlerfreie Dokumentenerfassung – Das dynamische Durchsuchen von Ordnern auf Ihrem Multifunktionssystem ermöglicht die Weiterleitung an das richtige Ziel 7
  • 8. Die intelligente Art, Ihre Daten zu verwalten• Noch mehr Arbeit erledigen – Digitalisieren vorhandener, gedruckter ACME Services Contract Unterlagen, um sie erneut verwenden zu können – Problemlose Konvertierung in Microsoft® Word® - , Excel® - und sonstige Formate Service Contracts• Schnelles Auffinden Ihrer Informationen – Erstellen durchsuchbarer PDF-Dateien beim Scannen• Abschaffen des komplizierten Scan-to-E-Mail- Prozesses – Schaltflächen auf Ihrem Xerox® Multifunktionssystem emulieren die Ordner in Ihren Ablagebereichen für direktes Scannen per Tastendruck• Proaktives Prozessmanagement mit Multifunktionssystem-Workflows mit „Ready Now”- Technologie – An SharePoint® -Bibliotheken und -Ordnern vorgenommene Änderungen werden am Multifunktionssystem automatisch übernommen – E-Mail-Warnungen bei Scan-Fehlern 8
  • 9. So intelligent, dass Sie Ihre IT-Abteilung nichtbelasten• Die „Installation“ durch Klicken erfordert nur minimale Eingriffe durch IT- Mitarbeiter• Die automatische Einrichtung von Workflows spart Zeit• Automatische Workflow-Aktualisierungen in Ihrem Multifunktionssystem ganz ohne Eingriffe seitens der IT-Profis• Einrichtung des Scannens an Ihre bevorzugten Windows-Verzeichnisse einfacher denn je• Arbeitet mit Ihrem bestehenden EIP- fähigen MFPs zusammen und lässt sich leicht an die Sicherheitsstandards des jeweiligen Netzwerkes anpassen 9
  • 10. Die flexible Art, Ihre Daten zu verwalten• Holen Sie das Beste aus Ihrer Hardware heraus • Kostengünstig in Anschaffung und Betrieb – Schöpfen Sie das Potenzial Ihrer – Flexibel da Lizenzierung per MFP bei vorhandenen, EIP-fähigen Xerox® unbegrenzter Benutzeranzahl Multifunktionssysteme und Netzwerkserver • Integrierbar mit Ihren vorhandenen Workflows voll aus. – Einfache Einrichtung für das Scannen an• Arbeiten ohne Einschränkungen Ihre bevorzugten Ordner – Auf der Benutzeroberfläche des – Erstellen durchsuchbarer Dokumente im Multifunktionssystems ist die Anzahl Scan- PDF-, PDF/A-, TIFF-, JPEG-, Word- und Ziele, die Sie einrichten können, nicht Excel-Format beschränkt • Kompatibel mit SharePoint® 2007- und höher 10
  • 11. Die flexible Art, alles miteinander zu„verbinden“Xerox® ConnectKey™ für SharePoint®Nutzen Sie Ihr Xerox® -Multifunktionssystem fürfolgende Aufgaben:• Erfassen und Weiterleiten von Dokumenten in: – SharePoint-Bibliotheken – Windows® -Ordner – Bevorzugte Verzeichnisse• Automatische Weiterleitung eines gescannten Dokuments an “Meine Website” in SharePoint• Umwandeln von Papierdokumenten in flexible digitale Inhalte, die Sie einfach anderweitig wiederverwenden können• Sofortige Erstellung strukturierter Daten mit direkter Benennung der Dateien und Direkt an Ihre Direkt an Ihre Hinzufügen von Verzeichnisdaten Windows-Ordner SharePoint- scannen Bibliotheken scannen• Schnelle Einsatzbereitschaft dank Konfigurator-basierter Einrichtung 11
  • 12. Intelligentere Workflows senken Kosten undsparen Zeit.Derzeitiger Workflow zur Dokumentenablage in SharePoint®Nutzung des Öffnen des Umbenennen des Hochladen des Hinzufügen vonMultifunktionssystems Dokuments Dokuments durch Dokuments Verzeichnisdatenzum Senden des Vergabe eines in SharePointDokuments an den sinnvollenDesktop DateinamensEffizienteres, automatisches Scannen und Erfassen Workflow am Hinzufügen von Multifunktionssystem Verzeichnisdaten Vorteile für Ihr Büro auswählen und Scannen • Statt fünf nur noch zwei Schritte • Erzeugt durchsuchbare PDFs • Erzeugt automatisch sinnvolle Dateinamen • Minimiert Fehler 12
  • 13. Leichter mehr erledigen• ConnectKey™ kann viel mehr als PDF- Dateien erstellen und archivieren• Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe und konvertieren Sie papier-gebundene Dokumente für die weitere Nutzung• Bürodokumente können auch in Microsoft® Word® - oder Excel® -Dateien umgewandelt werden. Dies erleichtert den gemeinsamen Zugriff und verbessert die Zusammenarbeit• Erzielen Sie einen höheren Nutzen aus dem Inhalt bestehender Dokumente – mit nur einem einfachen Scann von Ihrem Xerox ® Multifunktionssystem!. 13
  • 14. Sicherheit hat immer oberste Priorität – für Sieund für Xerox• In ConnectKey™ sind umfassende Sicherheitsfunktionen integriert• Multifunktionssysteme von Xerox® werden mit sicheren Scantechnologien versehen – Verschlüsselung und sichere Verbindungen garantieren beim Weiterleiten von Dokumenten stressfreies Arbeiten• Zur Verbesserung der Sicherheit wird sowohl die Anmeldung mit Magnet- /Transponderkarte als auch per Passwort unterstützt• Durch das perfekte Zusammenspiel mit Microsoft® Active Directory® sehen Benutzer nur ihre speziellen Workflows• Die Integration mit Xerox® Secure Access Unified ID System® ermöglicht Ihnen die Nutzung Ihrer vorhandenen Investitionen 14
  • 15. Ihr Büro – jeden Tag produktiverEinfachIntelligentFlexibel15
  • 16. Das Xerox® Dokumentenmanagement-Kontinuum Erweiterte Connect-To- Lösungen DocuShare® ConnectKey™ Content Lösungen Management- Lösungen Dokumenten- Multifunktionssystem verarbeitungs- ReadyConnect Komfort lösungen und und Einfachheit Automatisierung Leistungsumfang und Automatisierung16
  • 17. Noch Fragen?Weitere Informationen zu Xerox®ConnectKey™ für SharePoint® findenSie im Internet unter:http://www.xerox.de/office-produkte/software-losungen/xerox-connectkey-sharepoint/dede.htmlVielen Dank 17