Zaaksgewijs werken vereist ook een verandering van de interne werkprocessen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
1,278
On Slideshare
1,277
From Embeds
1
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
10
Comments
0
Likes
0

Embeds 1

http://www.lmodules.com 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Persbericht Amstenrade, 11 december 2009 Zaaksgewijs werken vereist ook een verandering van de interne werkprocessen Het ‘zaaksgewijs werken’ wordt snel populair bij overheidsorganisaties. Zaaksgewijs werken is een prima manier om burgers en bedrijven op de hoogte te houden van de status van bijvoorbeeld een vergunningaanvraag of de behandeling van een bezwaarschrift. Zaaksgewijs werken wordt dus ingezet om de communicatie met de klant te verbeteren en de transparantie en klantvriendelijkheid van overheidsorganisaties te verbeteren. Maar overheden zien nog wel eens over het hoofd, dat zaaksgewijs werken eisen stelt aan de inrichting van de interne werkprocessen en de IT-omgeving. BCT, dat inmiddels een vijftiental gemeenten ondersteunt bij de invoering van zaaksgewijs werken, heeft een eigen aanpak ontwikkeld, waarmee zaaksgewijs werken soepel en zonder grote risico’s geïmplementeerd kan worden. “Zaaksgewijs werken is fundamenteel anders dan het registreren van documenten in een document management systeem (DMS), waarbij je dossiers vormt”, licht marketing manager Marc Charlier van BCT toe. “Een belangrijk verschil is, dat dossiervorming bij documentregistratie achteraf plaatsvindt. Tijdens de behandeling van een zaak is in dat geval sprake van losse documenten waarvan de onderlinge samenhang niet altijd meteen duidelijk is, terwijl ook de zaakcontext en informatie over de status van de zaak ontbreken. Bij het zaaksgewijs werken vindt de registratie tijdens de behandeling van de zaak plaats met behulp van een uniek zaaknummer. Relevante documenten worden al tijdens het proces automatisch aan het zaakdossier toegevoegd. Met behulp van workflow kan een zaak vervolgens voor afhandeling door de organisatie geleid worden, maar kan ook automatisch statusinformatie worden gegenereerd. Daarmee kunnen organisaties hun klanten inzage geven in de afhandeling van hun zaken.” In de visie van BCT kan een groot deel van de gemeentelijke producten vrij eenvoudig via generieke processen en met behulp van een DMS afgehandeld worden. De aansturing daarvan vindt plaats met behulp van een zaaktypecatalogus (ZTC) waarin bijvoorbeeld de wettelijke afgiftetermijnen zijn vastgelegd. Gezien de frequente wijzigingen in wet- en regelgeving biedt een generieke procesafhandeling met het oog op de implementatiesnelheid en het beheer grote voordelen. Als bij een zaak sprake is van specifieke (detail)gegevens of afwijkende stappen in het behandelproces, kan vanuit de generieke procesafhandeling ook een specifieke procedure worden opgestart. Denk bijvoorbeeld aan een bestuurlijke procedure (specifiek) vanuit de (zaak)aanvraag van een evenementenvergunning (generiek). De workflow functionaliteit kan binnen Corsa, het document management systeem van BCT, naar eigen inzicht en behoefte worden ingericht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het zaaksysteem dat op basis van de Zaaktypecatalogus geparameteriseerd kan worden. Statusinformatie De volgende stap naar zaaksgewijs werken is de terugkoppeling van de verschillende processtadia in de behandeling van een zaak aan burgers en bedrijven. Het beschikbaar stellen van statusinformatie vindt plaats met behulp van een zakenmagazijn. Via een DigiD kan de burger inloggen op zijn Persoonlijke Internet Pagina (PIP), die onderdeel is van de (gemeentelijke) website en de statusinformatie over zijn zaken opvragen.
  • 2. De Corsa-omgeving van BCT voorziet zowel in de behoefte aan generieke als aan specifieke procedures. Deze oplossingen, die bij tal van overheidsinstanties in gebruik zijn, worden zowel zelfstandig als geïntegreerd aangeboden. De workflow functionaliteit van Corsa is bovendien eenvoudig te integreren met bestaande front- en back-office applicaties en ook koppelingen met applicaties van derden zijn eenvoudig te realiseren. BCT levert eveneens Corsa/Zakenmagazijn, dat eenvoudig met het DMS en andere componenten gekoppeld kan worden. Bij veel back-office systemen, zoals applicaties voor de WABO of Werk, Zorg en Inkomen, vormt de workflow functionaliteit een integraal onderdeel van de applicatie. De statusinformatie wordt vanuit zo’n back-office systeem doorgestuurd naar het Corsa/Zakenmagazijn. Uit de processen die generiek worden afgehandeld met Corsa, komt ook statusinformatie die doorgestuurd wordt naar Corsa/Zakenmagazijn. De burger krijgt vervolgens een uniform overzicht van de status van al de lopende zaken, ongeacht de applicatie waaruit de statusinformatie afkomstig is. Open standaarden In lijn met de sterke focus van de overheid op open standaarden en keuzevrijheid kiest BCT voor een zelfstandige ontwikkeling van DMS, workflow en zakenmagazijn. Vanzelfsprekend beschikken al die componenten over complete functionaliteit en voldoen alle BCT-producten aan de overheidsstandaarden zoals die door EGEM zijn gedefinieerd. De open omgeving van Corsa maakt koppelingen met applicaties van derden relatief eenvoudig. Dit betekent dat een organisatie die zaakgericht wil werken met de oplossingen van BCT op ieder moment kan beginnen met zaakgericht werken en eenvoudig kan aansluiten op de in de organisatie beschikbare componenten. Ook de onderlinge koppeling tussen zakenmagazijnen van verschillende overheidsinstanties, die in de toekomst zullen ontstaan, liggen dankzij de open omgeving van Corsa binnen handbereik. Marc Charlier wijst er nadrukkelijk op, dat zaaksgewijs werken ook tot organisatieveranderingen leidt. “De implementatie van IT-toepassingen is slechts een onderdeel. Zaaksgewijs werken betekent, dat de grenzen tussen afdelingen vervagen en dat werkprocessen en functies veranderen. Daardoor komen overheden in een organisatieveranderingstraject terecht, waarvoor draagvlak op de werkvloer en volledig ondersteuning door het management van belang is. Wij hebben tijdens de trajecten die we inmiddels voor zo’n vijftien gemeenten hebben uitgevoerd, gezien dat een gefaseerde invoering wat dat betreft heel verstandig is.” ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Noot voor de pers (niet voor publicatie): Meer informatie over BCT is te vinden op www.bct.nl. U kunt ook contact opnemen met Marc Charlier, marketingmanager van BCT, telefoon: 046-4424545 of per e-mail: marc.charlier@bct.nl. Indien u persberichten over BCT op een ander adres wenst te ontvangen of niet meer wenst te ontvangen, dan kunt u dat via een reply op deze mail aangeven. Over BCT BCT ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, zaken, relaties en
  • 3. workflow. Corsa 7.2 is sinds 31 juli 2009 officieel NEN 2082-gecertificeerd. Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 700 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT een serie oplossingen voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, bezwaar- en beroepsprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en -classificatie geïntroduceerd. BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 180 personen, die zich gespecialiseerd hebben in implementatie, opleiding en onderhoud van het ECM Corsa. In 2008 behaalde BCT een omzet van 18 miljoen euro. De BCT organisatie is ISO9001 gecertificeerd.