Comunicación en power_point (1)
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Comunicación en power_point (1) Comunicación en power_point (1) Document Transcript

  • Comunicación en Power Point COMUNICACIÓN EN POWER POINT: MANEJO DEIUED LA HERRAMIENTA Y OPTIMIZACIÓN DE LA EFICACIA COMUNICATIVA |IUEDVICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -1-
  • IUEDÍNDICE1. Introducción .............................................................................................................................. - 3 -2. Objetivos .................................................................................................................................. - 3 -3. Manejo de la herramienta .......................................................................................................... - 4 - 3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas ..................................................................... - 4 - 3.1.1. Plantilla de diseño ....................................................................................................... - 4 - 3.1.2. Diseño de diapositiva .................................................................................................. - 4 - 3.1.3. Patrón de diapositivas ................................................................................................. - 4 - 3.1.4. Patrón de títulos .......................................................................................................... - 4 - 3.2. Texto y notas ..................................................................................................................... - 6 - 3.2.1. Asistente para autocontenido ....................................................................................... - 6 - 3.2.2. Autoajustar texto ......................................................................................................... - 6 - 3.2.3. Páginas de notas ........................................................................................................ - 6 - 3.2.4. Incrustar fuentes True Type ......................................................................................... - 6 - 3.3. Gráficos, diagramas e imágenes .......................................................................................... - 7 - 3.4. Efectos y animaciones ........................................................................................................ - 7 - 3.4.1. Transición de diapositiva ............................................................................................. - 7 - 3.4.2. Combinación de animación preestablecida .................................................................... - 7 - 3.4.3. Animación personalizada ............................................................................................. - 8 - 3.4.4. Crear hipervínculos ..................................................................................................... - 8 - 3.4.5. Crear botones de acción .............................................................................................. - 8 - 3.5. Multimedia ....................................................................................................................... - 10 - 3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados ................................................................. - 10 - 3.5.2. Grabar una narración sonora ..................................................................................... - 11 -4. Optimización de la eficacia comunicativa .................................................................................. - 13 - 4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales...................................................... - 13 - 4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos................................................................ - 15 -5. Implicaciones para la docencia ................................................................................................. - 16 -6. Bibliografía y webgrafía ........................................................................................................... - 17 -Marta Moreno -2-
  • Comunicación en Power PointComunicación en Power Point: Manejo de la Herramienta y Optimización de la Eficacia Comunicativa 1. Introducción Un programa de presentación es un paquete de software que se emplea para mostrar informaciónmediante una serie de diapositivas de manera sintética y estructurada. Típicamente incluye tres funcionesprincipales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipularimágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido de forma continua. El ejemplo más común deprograma de presentación es Microsoft PowerPoint, aunque hay alternativas, como la de OpenOffice(programa gratuito que puede descargarse en español en http://es.openoffice.org/). Debido a que PowerPointes la herramienta más ampliamente extendida; cada año, se utilizan más de 250 millones de copias por todoel mundo (Doumont, 2005), la información que contiene esta guía se basa en las características delprograma en su versión 2003. El término "diapositiva" es una referencia al pasado, ya que originalmente estos programas fueronutilizados para generar diapositivas de 35mm, que eran mostradas utilizando un proyector de diapositivas.Cuando los programas empezaron a ser más comunes en los años 80, varias compañías empezaron adiseñar programas que pudiesen almacenar las presentaciones en disquetes e imprimir las presentacionesen transparencias. A principios de los años 90, gracias a las pantallas de cristal líquido, las presentacionesse pudieron colocar en proyectores de transparencias, ser conectadas al ordenador y mostrarse a través delordenador. Al final de los 90, casi todos estos dispositivos fueron sustituidos por proyectores de vídeo que seconectan directamente al ordenador y proyectan las diapositivas en una pantalla. Las presentaciones permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Ampliamenteusadas en campos como la enseñanza o los negocios, pueden servir de ayuda o reemplazar a las formastradicionales de hacer una presentación, como resúmenes en papel, pizarras o transparencias. Es posiblecrear presentaciones de forma fácil y rápida. Los programas permiten personalizar cada detalle, el estilo delos textos y párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes, efectos animados y contenidos multimedia. Perouna vez familiarizados con las posibilidades que ofrece la herramienta, el paso siguiente consiste en dotar decalidad a nuestro trabajo para incrementar su valor comunicativo, lo que definitivamente redundará enbeneficio de los destinatarios. Tan crucial es esta tarea que es aconsejable, que para superar las barrerasque pudieran resultar del uso de PowerPoint, se dedique, al menos, el doble de tiempo a depurar el mensajerespecto al empleado en la mera elaboración. De cómo usar esta herramienta, cómo mejorar lacomunicación y de los posibles inconvenientes que pueden derivarse de su utilización trata esta guía. 2. Objetivos 1. Proporcionar orientaciones sencillas sobre el manejo básico de PowerPoint. 2. Aportar criterios de actuación y recomendaciones útiles que orienten las decisiones en el proceso de preparación de una presentación, hacia la obtención de la máxima eficacia comunicativa posible. 3. Dar a conocer los resultados de la investigación en la aplicación de esta herramienta en el ámbito docente. Estos tres objetivos atienden las necesidades de los que comienzan a trabajar con programas de presentaciones, sobre todo a través del primero. Proporcionan criterios de actuación para mejorar la eficacia comunicativa de las presentaciones de los que tienen cierta experiencia, tanto en el manejo (que hayan trabajado con características avanzadas) como en su aplicación (que hayan presentadoVICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -3-
  • IUED numerosas veces). Para todos, las observaciones obtenidas como resultado de su uso en la docencia proporcionan espacio para la imprescindible reflexión previa a la utilización de este tipo de herramientas. 3. Manejo de la herramienta Como guía rápida para el manejo de la herramienta (PowerPoint en su versión 2003), se hanseleccionado aquí las tareas básicas con las que empezar a trabajar una presentación y un esquema con lospasos a seguir para ejecutar cada tipo de acción. Puede encontrar buenos tutoriales para el manejo dePowerPoint en Internet (en la bibliografía están referenciados dos cursos de PowerPoint 2003 y 2007) y, encualquier caso, la opción de ayuda del programa (on line o sin conexión), le ayudará a resolver problemasconcretos que le vayan surgiendo sobre la marcha. Es recomendable que mientras trabaja guarde el archivo en el disco duro. Además de que es másarriesgado, puede haber una pérdida de corriente y perder todo el trabajo, PowerPoint puede no funcionarbien al guardarse en unidades de almacenamiento no permanente. Si necesita llevar la presentación de unequipo a otro, guárdelo en el disco duro, cierre PowerPoint y copie entonces la presentación a la unidad dedisquete, CD, unidad USB, unidad de red, etc. 3.1. Estilo de presentación y diseño de diapositivas 3.1.1. Plantilla de diseño Archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes;posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores derelleno, un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional. Puede aplicarse a todas o algunas de lasdiapositivas y modificarse en cualquier momento. 3.1.2. Diseño de diapositiva Combinación predeterminada de elementos integrantes de las diapositivas. Existen diseños de texto, deobjetos, de texto y objetos, y otros diseños con posibilidades de incluir clips multimedia, tablas,organigramas, etc. 3.1.3. Patrón de diapositivas Diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño aplicada, incluidos los estilos defuentes, posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores. 3.1.4. Patrón de títulos Diapositiva que almacena información de la plantilla de diseño a la que pertenecen los estilos de lasdiapositivas de títulos, incluidos las posiciones y los tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondoy combinaciones de colores.Marta Moreno -4-
  • Comunicación en Power PointEstilo de presentación y diseño de diapositivas 1. En el menú Formato, haga clic en Estilo de la diapositiva (o bien, haga clic con el botón secundario del ratón un una miniatura de la diapositiva de la ficha Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú contextual). Aplicar una 2. Si desea que la plantilla de diseño se aplique a todas las diapositivas de la plantilla de presentación o sólo algunas (mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace diseño clic en las miniaturas de las diapositivas para seleccionarlas y después haga clic en la plantilla de diseño que desee utilizar), seleccione la flecha a la derecha del estilo seleccionado cuando pasa por encima el ratón. 3. Para cada estilo de diapositiva puede también escoger una combinación de colores. 1. En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva (o bien: haga clic con el botón secundario del ratón en una miniatura de diapositiva de la ficha Diapositivas y haga clic en el comando Diseño de la diapositiva del menú contextual). Aplicar un 2. Asegúrese de que está seleccionada la miniatura de diapositiva a la que desea diseño de aplicar el diseño; a continuación, haga clic en una miniatura de diseño para diapositiva aplicarla. 3. Para insertar una nueva diapositiva con el diseño que desee, coloque el puntero sobre la miniatura del diseño que desee utilizar, haga clic en su flecha y, a continuación, elija Insertar nueva diapositiva en la lista. 1. En el menú Ver, elija Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas. 2. Para insertar un patrón de diapositivas que utilice los estilos predeterminados de Microsoft PowerPoint, en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en Insertar nuevo patrón de diapositivas. 3. Para insertar un patrón de diapositivas agregando una nueva plantilla de diseño, en la barra de herramientas Formato, haga clic en Diseño, elija un diseño y, por último, haga clic en la flecha y seleccione una de las opciones del menú Insertar un contextual. patrón de 4. Si desea insertar un patrón de títulos para un patrón de diapositivas existente, diapositivas seleccione la miniatura del patrón de diapositivas situada a la izquierda y, en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en Insertar nuevo patrón de títulos. 5. Al insertar un patrón nuevo o una plantilla de diseño, el diseño aparece en el panel de tareas Estilo de la diapositiva en Utilizado en esta presentación. A continuación, el diseño está disponible para aplicarlo a las nuevas diapositivas, si se trabaja en la vista Normal. 1. Con la presentación actual abierta, coloque el puntero en la ficha Diapositivas, en el punto donde desea insertar las nuevas diapositivas. 2. En el menú Insertar, haga clic Diapositivas de archivos. 3. Utilice el botón Examinar para buscar la presentación que contiene las Insertar diapositivas que desea copiar, seleccione la presentación y haga clic en Abrir.diapositivas de 4. Mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las diapositivas que otra desea copiar. presentación 5. PowerPoint adaptará las diapositivas insertadas al diseño actual, para evitarlo escoja la opción Mantener formato de origen. 6. Haga clic en Insertar para incluir las diapositivas seleccionadas; haga clic en Insertar todas para incluir todas las diapositivas.VICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -5-
  • IUED O bien abra el archivo, copie y pegue las diapositivas seleccionadas y utilice después los comandos del botón Opciones de pegado y pulse la opción Mantener formato original. 3.2. Texto y notas 3.2.1. Asistente para autocontenido Incluye plantillas de contenido que poseen contenido de texto sugerido para las diapositivas con undiseño ya aplicado. La presentación elegida se abrirá en el programa y únicamente tiene que rellenar elcontenido de ejemplo con su propio contenido. 3.2.2. Autoajustar texto Cuando la cantidad de texto supera el espacio disponible en el marcador de posición, de formapredeterminada el texto se reducirá para ajustarse al marcador. 3.2.3. Páginas de notas Profundizan en los puntos tratados en la diapositiva evitando recargarla con demasiado texto. Si susnotas superan el espacio de la página de notas, al imprimirlas quedarán cortadas. Para evitarlo, amplíe elpanel de notas o envíe la presentación a Word. 3.2.4. Incrustar fuentes True Type Si va a mostrar una presentación en otro PC, puede que desee incrustar fuentes TrueType en lapresentación. De este modo, dispondrá de las fuentes necesarias, si bien esto aumentará el tamaño delarchivo. Puede incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación (en vez del juego de fuentescompleto) para mantener un tamaño de archivo más reducido. No obstante, si otras personas van a revisar ymodificar el archivo, conviene incrustar el conjunto de fuentes completo.Texto y notas 1. En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. 2. En el panel de tareas Nueva presentación haga clic en A partir del AsistenteAsistente para para autocontenido.autocontenido 3. Siga todos los pasos del asistente y haga clic en Finalizar cuando haya terminado. 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de Autocorrección. 2. Para controlar todas las Opciones de autoajuste, en el cuadro de diálogo Autoajustar Autocorrección, active o desactive las casillas de verificación de las fichas: texto Autoformato mientras escribe: Listas con numeración y viñetas automáticas, Autoajustar texto al marcador, Autoajustar texto del título al marcador Aplicar mientras trabaja: Diseño automático a los objetos insertados Ver e imprimir 1. En el menú Ver, haga clic en Página de notas. páginas de 2. Para imprimir sus notas y diapositivas en Word sin que aparezcan cortadas, en elMarta Moreno -6-
  • Comunicación en Power Point notas menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Microsoft Office Word. 3. Seleccione una de estas dos opciones: Notas junto a las diapositivas o Notas debajo de las diapositivas. 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar y seleccione la opción Incrustar fuentes True Type. Incrustar 2. Para incrustar sólo los caracteres utilizados en la presentación, active Sólo fuentes True caracteres incrustados en uso (adecuado para reducir el tamaño del archivo) y Type para incrustar todos los caracteres del conjunto de fuentes, active Incrustar todos los caracteres (adecuado para que otros usuarios lo modifiquen) 3.3. Gráficos, diagramas e imágenesGráficos, diagramas e imágenes 1. En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, aplique un diseño de objetos (busque marcadores de posición que contengan iconos). O bien, En el menú Insertar, haga clic en el tipo de objeto que desea insertar. 2. En la diapositiva, haga clic en el icono correspondiente al objeto que desee usar: Insertar una insertar tabla, gráfico, imagen prediseñada, imagen, diagrama u organigrama o imagen u otro clip multimedia. objeto Para controlar el ajuste automático del objeto: 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de autocorrección. 2. Luego en la ficha Autoformato mientras escribe, seleccione entonces Aplicar mientras trabaja y la opción Diseño automático a los objetos insertados. 3.4. Efectos y animaciones 3.4.1. Transición de diapositiva La transición afecta al modo de aparición de las diapositivas. 3.4.2. Combinación de animación preestablecida Enlaza varios tipos de efectos de animación que se complementan entre sí, de modo que en lugar deaplicar cada efecto, se aplica una combinación para obtenerlos todos. Los tipos de efectos generalesutilizados, con variaciones diferentes, son: - Transición: la diapositiva aparece con un efecto parecido a un barrido o a un modelo de tablero. - Entrada: el texto se desvanece o vuela hacia dentro. - Énfasis o atenuación: el énfasis llama la atención sobre un elemento de viñeta resaltando el texto; la atenuación quita el énfasis del elemento de viñeta cuando el usuario avanza. - Salida: el texto vuela hacia fuera, se desvanece, rebota hacia fuera, o efectos similares. - Ruta de movimiento: traza un modelo que debe seguir un objeto. - Elipse y Neutrón: son dos esquemas que utilizan rutas de movimiento.VICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -7-
  • IUED Las combinaciones están diseñadas para el texto que se encuentra dentro de los marcadores deposición de texto predeterminados, (cuadros sombreados que se ven en cualquiera de los diseños de textode PowerPoint), pero no funcionan con cuadros de texto (formas que se agregan desde la barra deherramientas Dibujo); éstos requieren animaciones personalizadas. 3.4.3. Animación personalizada Realiza cambios específicos en los efectos de animación. En el panel de tareas aparece la siguienteinformación: - Lista de efectos: muestra los efectos de animación detallados según los elementos a los que se aplican en la diapositiva. - Orden de reproducción de los efectos: se indica mediante un número que también aparecerá en los elementos de la diapositiva cuando se trabaja en vista Normal. - Icono de ratón: significa que el efecto se inicia al hacer clic con el mismo. - Símbolos de estrella: indican el tipo de efecto. Por ejemplo, las estrellas verdes muestran que se utilizaron efectos de entrada (al desplazarse por encima, aparece una información de pantalla que indica el nombre del efecto). 3.4.4. Crear hipervínculos Un hipervínculo es una conexión entre diapositivas que se dirige a una presentación personalizada(presentación que agrupa diapositivas de una presentación existente para que se pueda mostrar a unaaudiencia concreta), a una página Web o a un archivo. Si el vínculo es a otra diapositiva, la diapositiva dedestino se muestra en la presentación de PowerPoint. Si el vínculo es a una página Web, ubicación de red oun tipo diferente de archivo, la página de destino o archivo se muestran en la aplicación apropiada o en unexplorador Web. El hipervínculo puede ser un texto o un objeto como una imagen, gráfico, forma o WordArt (objetos detexto creados con efectos ya confeccionados en los que se pueden aplicar opciones de formato adicionales).De forma predeterminada, los hipervínculos se crean automáticamente al escribir una dirección de correoelectrónico o de Internet y se activan cuando se ejecuta la presentación. Tras señalar un hipervínculo, elpuntero se transforma en una mano, para indicar que se puede hacer clic, y el texto que lo representaaparece subrayado y en un color que coordina con la combinación de colores seleccionada. Loshipervínculos de imágenes, formas y otros objetos no incluyen un formato adicional. 3.4.5. Crear botones de acción Los botones de acción son botones predefinidos para los que puede definir hipervínculos e insertar enuna presentación. Se utilizan cuando se desea incluir botones con símbolos convencionales para ir a lasdiapositivas siguiente, anterior, primera o última. PowerPoint también tiene botones de acción parareproducir películas o sonidos.Marta Moreno -8-
  • Comunicación en Power PointEfectos y animaciones 1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que quiere aplicar este efecto y haga clic en Transición de la diapositiva. O bien, haga clic en el menú, Presentación y en Transición de la diapositiva. Transición de 2. Escoja un efecto entre las diferentes opciones y configure la velocidad, el sonido y diapositiva el modo en el que se aplicará: Al hacer clic con el ratón o Automáticamente después de. También puede escoger Aplicar al patrón o Aplicar a todas las diapositivas. 1. Haga clic con el botón secundario del ratón en la miniatura de la diapositiva a la que Combinación quiere aplicar este efecto y haga clic en Estilo de la diapositiva.de animación 2. En el panel de tareas haga clic en Combinaciones de animación.preestablecida 3. Puede aplicar la combinación a las diapositivas seleccionadas en la ficha Diapositivas, al patrón de diapositivas o a todas las diapositivas. 1. En el menú, haga clic en Presentación y a continuación en Personalizar animación. 2. Para cambiar un efecto por otro, seleccione el efecto en la lista de efectos y haga clic en el botón Cambiar para expandir su menú y submenú, y elija un nuevo efecto en el menú. (Otro modo de seleccionar el efecto en la lista de efectos es hacer clic en el número de orden que corresponde al efecto en la diapositiva). 3. Para agregar un efecto, haga clic en el elemento de la diapositiva que desea animar, en el título, subtítulo, imagen, etc. El botón Cambiar se convierte en el Animación botón Agregar efecto y debe seleccionar un efecto del menú. personalizada 4. Hay tres formas de iniciar un efecto: Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior. 5. Algunos efectos llegan de una dirección determinada. Por ejemplo, el efecto Barrido se desplaza de izquierda a derecha. Cuando se aplica, la lista Dirección pasa a estar disponible con otras opciones de dirección. Las opciones de velocidad van de Muy lento a Muy rápido. 6. Para quitar un efecto que ha aplicado, en la lista de efectos, seleccione el efecto o los efectos que desea quitar y haga clic en el botón Quitar. 1. Seleccione el texto o el objeto que desea utilizar para representar el hipervínculo. 2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo. A otro archivo o página web 1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente. 2. Desplácese a la página o archivo deseado. A una presentación personalizada o a un lugar de la presentación activa 1. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento. Crear 2. Siga uno de estos procedimientos: hipervínculos Vincular a una presentación personalizada En la lista, seleccione la presentación personaliza a la que desea ir. Haga clic en la casilla de verificación Volver al terminar la presentación. Vincular a una ubicación de la presentación activa En la lista, seleccione la diapositiva a la que desea ir. A una diapositiva de otra presentación 1. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente. 2. Busque y seleccione la presentación que contiene la diapositiva con la que desea establecer un vínculo.VICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN -9-
  • IUED 3. Haga clic en Marcador y, a continuación, seleccione el título de la diapositiva que desee. A una dirección de correo electrónico 1. En Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico. 2. Escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro Dirección de correo electrónico o seleccione una dirección en el cuadro Direcciones de correo utilizadas recientemente. 3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrónico. A un archivo nuevo 1. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento. 2. Escriba el nombre del archivo nuevo. 3. Para cambiar la ruta de acceso del nuevo documento, haga clic en Cambiar. 4. Seleccione Modificar documento nuevo más adelante o Modificar documento nuevo ahora. 1. Seleccione la diapositiva en la que desea colocar un botón. 2. En el menú Presentación con diapositivas, elija Botones de acción y, a continuación, seleccione el botón que desee, por ejemplo, Inicio, Atrás o Anterior, Crear botones Hacia delante o Siguiente, Comienzo, Final o Volver. de acción 3. Haga clic en la diapositiva. 4. Compruebe que Hipervínculo a está activado. Haga clic en Aceptar para aceptar el hipervínculo propuesto en la lista Hipervínculo a o haga clic en la flecha y seleccione otro vínculo. 3.5. Multimedia 3.5.1. Insertar películas y archivos GIF animados Las películas son archivos de vídeo con formatos AVI, QuickTime y MPEG y extensiones de archivo .avi,.mov, .qt, .mpg y .mpeg. Los archivos GIF animados contienen movimiento y extensiones de archivo .gif.Aunque, desde el punto de vista técnico no son realmente películas, los archivos GIF animados contienenmuchas imágenes que forman secuencias para crear un efecto de animación y con frecuencia se utilizanpara destacar un diseño o un sitio Web. Se pueden agregar a las diapositivas películas y archivos GIFanimados almacenados en su equipo, la galería multimedia de Microsoft (programa de Microsoft Office quecontiene dibujos, fotografías, sonidos y vídeos), una red, una intranet o Internet. Aunque esta acción se realiza mediante el menú Insertar, los archivos de películas estánautomáticamente vinculados a la presentación, en lugar de incrustados dentro de la misma, como lasimágenes o dibujos. Si una presentación tiene archivos vinculados y necesita impartirla en otro equipo,deberá copiar tanto la presentación como los archivos vinculados.Objeto vinculado: información que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino,manteniendo una conexión ente los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destinocuando se actualice el archivo de origen.Marta Moreno - 10 -
  • Comunicación en Power PointObjeto incrustado: información contenida en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Unavez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino y los cambios realizados en el objetoincrustado se reflejan en el archivo de destino. 3.5.2. Grabar una narración sonora Puede agregar (vincular o incrustar) una narración para una presentación en la Web, para archivar unareunión y para presentaciones con diapositivas automáticas. Para grabar y escuchar la narración, deberádisponer de un equipo con tarjeta de sonido, micrófono y altavoces. Puede grabar la narración antes deproyectar la presentación o durante su proyección e incluir los comentarios de la audiencia en la grabación. Mientras graba, PowerPoint registra el tiempo que tarda en comentar cada diapositiva. Puede elegirguardar estos intervalos de diapositiva con la narración o puede establecer los intervalos por separado. Losintervalos de diapositivas son de gran utilidad especialmente cuando se desea ejecutar la presentaciónautomáticamente, pero también puede desactivar estos intervalos si no desea utilizarlos. Si no desea incluir una narración en toda la presentación, puede grabar comentarios en las diapositivasseleccionadas. Al finalizar la grabación de una narración, aparece un icono de sonido en cada diapositiva enla que haya grabado, pudiendo hacer clic en el icono para reproducir el sonido, o configurarlo para sureproducción automática. Tenga en cuenta que como la narración de voz tiene preferencia sobre otros sonidos, si ha insertado unsonido para que se reproduzca automáticamente en la presentación, la narración sustituirá al sonido.Multimedia 1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos. 2. Haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contiene el archivo que desea agregar y haga doble clic en el archivo. 3. Si recibe un mensaje indicándole que no puede insertar el archivo, intente insertar la película en el Reproductor de Windows Media: • Abra el Reproductor de Windows Media. • En el menú Archivo, haga clic en Abrir y, a continuación, escriba o seleccione la ruta del archivo que desea insertar y haga clic en Aceptar. • Abra la diapositiva en la que desea insertar la película en PowerPoint y, en el menú Insertar, haga clic en Objeto. • En Tipo de objeto, haga clic en Clip multimedia y compruebe que haPelículas y seleccionado Crear nuevo. Para mostrar la película como icono, active la casilla dearchivos GIF verificación Mostrar como icono.animados • Haga clic en Aceptar. • En el menú Insertar clip del Reproductor de Windows Media, haga clic en Vídeo para Windows. • En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos, seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. • Para reproducirla, haga clic en el botón Reproducir debajo de la barra de menús en el borde superior izquierdo. Para insertarla en la diapositiva, haga clic fuera del marco de la película. Si desea agregar un clip con movimiento de la Galería multimedia de Microsoft 1. Seleccione la diapositiva y en el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos. 2. Haga clic en Película de la Galería multimedia.VICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN - 11 -
  • IUED 3. En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, busque el clip que desea y haga clic sobre éste para agregarlo a la diapositiva. Las reproducciones se pueden iniciar automáticamente al mostrar la diapositiva, al hacer clic con el ratón o mediante la creación de un intervalo de modo que se reproduzca después de un retardo específico o también pueden formar parte de una secuencia de animación. Grabar una narración sonora 1. En la ficha Esquema o en la ficha Diapositivas de la vista Normal, seleccione el icono de la diapositiva o la diapositiva en miniatura en donde desea iniciar la grabación. 2. En el menú Presentación, haga clic en Grabar narración. 3. Haga clic en Establecer nivel de micrófono, siga las indicaciones para ajustar el nivel del micrófono y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Si desea incrustar la narración, haga clic en Aceptar. 5. Si desea vincular la narración Active la casilla de verificación Vincular narraciones en y haga clic en Examinar, haga clic en una carpeta de la lista y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Por último, haga clic en Aceptar.Grabar una 6. En la vista Presentación con diapositivas, lea el texto de la narración por elnarración micrófono y haga clic en cada diapositiva para avanzar.sonora 7. La narración se guarda automáticamente y aparece un mensaje preguntando si desea guardar también los intervalos de la presentación. Grabar un sonido o un comentario sonoro en una sola diapositiva 1. Seleccione la diapositiva a la que desea agregar un sonido o comentario. 2. En el menú Insertar, elija Películas y sonidos y, a continuación, haga clic en Grabar sonido. 3. Para grabar un sonido o comentario de voz, haga clic en el botón de grabar. 4. Una vez finalizada la grabación, haga clic en el botón de detener. 5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el sonido y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la diapositiva aparecerá un icono de sonido.Revisión, impresión y empaquetadoVista previa de la presentación con diapositivas y vista preliminar e impresión Antes de dar a otros una copia de la presentación, es buena idea revisar la información personal yoculta, y decidir si es apropiado incluirla.Empaquetar la presentación A diferencia de versiones anteriores, la característica empaquetar para CD-ROM de MicrosoftPowerPoint 2003 permite copiar una o varias presentaciones junto con los archivos auxiliares en un CD, enuna carpeta de su equipo o una ubicación de red. Con esta acción podrá ejecutar presentacionesempaquetadas en otro equipo incluso si no está instalado PowerPoint. PowerPoint Viewer se empaqueta conla presentación automáticamente, pero puede excluirlo si sabe que el equipo que utilizará para ejecutar elCD tiene PowerPoint instalado, o si va a copiar presentaciones en un CD de archivo. Cuando empaquete una presentación, los archivos vinculados se incluyen automáticamente, aunquetiene la opción de excluirlos. También puede agregar otros archivos al paquete de la presentación. Si utilizafuentes TrueType, puede incrustarlas en la presentación. La incrustación de fuentes garantiza suMarta Moreno - 12 -
  • Comunicación en Power Pointdisponibilidad cuando se ejecute la presentación en otro equipo, sin embargo, el CD no puede empaquetarfuentes TrueType con restricciones de Copyright integradas. Puede proteger el contenido del CD agregando contraseñas de apertura o modificación que seaplicarán a todas las presentaciones empaquetadas. Si agregó una contraseña para abrir una presentaciónantes de empaquetarla, el requisito de contraseña permanece con la presentación empaquetada en el CDpero también puede quitar la contraseña antes de empaquetar.Revisión, empaquetado e impresión Vista 1. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. preliminar e 2. Utilice los botones de la barra de herramientas para revisar la página o realizar ajustes impresión antes de imprimir. 1. Presione F5 (para comenzar en la primera diapositiva) o MAYÚS+F5 (paraVista previa comenzar en la diapositiva actual). O bien: de lapresentación 2. Haga clic en la diapositiva a partir de la que desea iniciar la presentación y haga clic en el botón Presentación con diapositivas de la parte inferior izquierda de la con ventana.diapositivas 3. Presione ESC para volver a la última vista. 1. Abra la presentación que desee empaquetar. Si está trabajando con una presentación nueva que no se ha guardado aún, se recomienda guardar la presentación. 2. En el menú Archivo, haga clic en Empaquetar para CD-ROM.Empaquetar 3. Haga clic en Agregar archivos la 4. Haga clic en Opciones y seleccione Visor de PowerPoint, Archivos vinculados y/opresentación Fuentes True Type incrustadas en función de sus necesidades. También puede incluir contraseñas para abrir o modificar el archivo. 5. Haga clic en Copiar a la carpeta o Copiar a CD. 4. Optimización de la eficacia comunicativa 4.1. Criterios para la utilización de los elementos formales Las buenas presentaciones no ocurren por accidente, requieren una planificación y preparacióncuidadosas. Es relativamente sencillo componer una diapositiva con los diversos elementos formales (texto,gráficos, tablas, imágenes, notación científica…), pero proporcionar una buena estructura de los elementosen cada diapositiva y de la presentación como conjunto, necesita una organización previa del trabajo.Ciertamente, aunque lo más importante de una presentación es su contenido, nos centraremos aquí en lautilización más apropiada de los elementos formales. Para empezar, un buen consejo sobre cómo mejorar la comunicación sería "conozca a su audiencia". Sibien esta declaración puede conducirnos a un cierto desequilibrio hacia su consentimiento, es interesanterealizar un análisis del público al que dirigirá su exposición en función de su conocimiento previo, ya queparte del éxito de la presentación depende de que la audiencia entienda bien el contenido. Otraconsideración previa tiene que ver con la del tiempo disponible, lo que nos orienta acerca del númeroaproximado de diapositivas que necesitamos, teniendo en cuenta la cantidad de información que pondremosen cada una de ellas. Debemos decidir también los puntos principales que se quieren comunicar y escogerVICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN - 13 -
  • IUEDlos datos que se necesitan mostrar para apoyar dichos puntos. Prevea asimismo los colores, estilos, fuentesy plantillas que vaya a utilizar. El criterio básico a seguir respecto la elección de los colores es conseguir elmayor contraste y legibilidad de los textos. La combinación de blanco y negro proporciona el máximocontraste, pero existen muchas otras opciones posibles. Por último, tenga presente que la claridad ysimplicidad son cualidades que deben guiar todo el proceso de elaboración de la presentación, tanto en ladecisión de incluir cada elemento como en el modo de hacerlo. En cuanto al texto, es preferible usar frases concisas en lugar de largos párrafos evitando leerlos deprincipio a fin. Teniendo en cuenta el espacio limitado en el que se trabaja, es recomendable que optemospor recoger “sólo aquello que queremos que sea recordado”. Recuerde que la presentación no pretendesustituir un documento escrito y que el objetivo primordial de una presentación debe ser ayudar a laaudiencia a entender el contenido, y no tanto el proporcionar puntos de referencia para el orador. Esconveniente que aparezca un título en las diapositivas. El título aumenta la eficacia de la comunicación yaprendizaje, aunque mal planteado, o si no captura todo el contenido de la diapositiva, puede tener el efectocontrario. En cuanto a las fuentes, se ha demostrado que algunas como Arial, Helvetica o Tahoma son másfáciles de leer cuando son proyectadas que otras como Times New Roman (Gilgen, 2003). A modoorientativo, para estas fuentes se recomienda un tamaño de fuente de alrededor de 24 para el texto y de 32para los títulos. Para incluir texto, el estilo por defecto de PowerPoint ofrece una lista con puntos para facilitar la lectura.Es preferible personalizar el estilo de PowerPoint de las listas de puntos e incluir otros elementos (gráficos oimágenes) que muestren de modo más visual la información, ya que abusar de este estilo de diapositivapuede hacer que la audiencia pierda interés. No sólo el modo en que se dispone la información sino tambiénla cantidad, son cuestiones de gran relevancia. Una pared de texto tras otra garantiza que tras la charla serecuerde poco. En algunos casos la utilización de elementos como, por ejemplo, iconos de flechas, puedenayudarnos a mostrar conexiones o relaciones de causa-efecto entre hechos o datos, constituyendo unamejor opción que las listas de puntos de PowerPoint. Ya que las presentaciones son medios fundamentalmente visuales, la utilización de imágenes esaltamente recomendable. Existen millones de imágenes en Internet susceptibles de ser utilizadas en unapresentación, pero el criterio para escogerlas debería ser el de “sólo si añaden información relevante almensaje que se quiere transmitir”. Cuando se utilizan imágenes de fondo, deben ser escogidas de modo queno dificulten la lectura de textos superpuestos. En este caso, la opción de sombreado del texto mejorasensiblemente su lectura. Para representar conceptos e ideas complejas, los gráficos son una excelente opción. Existenprogramas con los que confeccionar gráficos partiendo de información estadística, pero si disponemos detiempo, podemos elaborar gráficos personalizados que transmitan mejor, no sólo el contenido estricto de losdatos sino también sus implicaciones. En este sentido se puede afirmar que un buen gráfico es uninstrumento para el razonamiento. (Tres magníficos ejemplos de gráficos están documentados en TheEconomist, en el artículo Worth a thousand words del 19 de diciembre de 2007). Las animaciones deben utilizarse siendo conscientes del fin que queremos alcanzar ya que suelen atraerla atención de la audiencia hacia el movimiento y distraerla del contenido. Se suele recurrir a las animacionesen los casos en los que el conferenciante desea presentar ideas secuencialmente, de modo que lainformación va apareciendo a medida que se avanza en la explicación pudiendo controlar el orden y el ritmode aprendizaje. Por último un par de recomendaciones más. Recuerde que no hay sustituto de la práctica. Todo eltiempo invertido en reflexionar en qué modo diseñará su presentación le será útil para la próxima. Y recuerdeMarta Moreno - 14 -
  • Comunicación en Power Pointque “hacerlo lo mejor posible” tampoco debe bloquearnos. Un buen consejo es intentar tomar cadaoportunidad como una experiencia más para aprender. 4.2. El estilo cognitivo de PowerPoint y sus riesgos El estilo de presentación con titulares de frases cortas distribuidos en listas de puntos, constituye elcentro de las críticas más comunes a PowerPoint. La simplificación en exceso del contenido puede ocasionaromisiones de información relevante o la no especificación de relaciones cruciales dando lugar ainterpretaciones erróneas. Este estilo de presentación de la información requiere ser muy preciso en laelaboración del texto, sobre todo en los títulos, ya que existe el peligro de que no recojan el mensajeprincipal de la diapositiva y transmitan confusión. Asimismo, ha sido reprochada la sensación de “pruebairrefutable” que proporciona el empleo de este estilo de diapositivas con listas de afirmaciones, sobre todo enel caso de los informes técnicos. En cuanto al modo en que se ofrece la información, la utilización de diseñospredeterminados de forma repetida puede resultar monótona, lo que dificultará recordar la información,mientras que en el otro extremo, las posibilidades técnicas que ofrece la herramienta posibilitan unabigarramiento que también podría mermar la comunicación haciendo que pongamos demasiado énfasis enla forma, dejando un poco más de lado el fondo o contenido. Según el psicólogo George Miller (1956), tenemos la capacidad de poder recordar en un solo intentoaproximadamente unos 7 elementos no relacionados. Este estudio ha guiado el diseño predeterminado delprograma PowerPoint, que haciendo de necesidad virtud, propone 5 ítems por lista pero no incorpora otroselementos esenciales del estudio de Miller como poner en contexto la evidencia, lo que ayuda a memorizarmás allá de los pequeños grupos de datos, siendo ésta una consideración que se debería tener también encuenta. Durante las dos décadas pasadas, varias personas han abogado por un diseño de diapositivaclaramente diferente al que ofrece PowerPoint por defecto. En el diseño alternativo que se propone destacaun titular que declararía la aserción principal de la diapositiva y que sería apoyada por pruebas presentadasde manera visual, incorporando únicamente el texto que sea imprescindible y evitando, en lo posible, laslistas de puntos (Alley y Neeley 2005). Las pruebas visuales en el cuerpo de la diapositiva tienen ventajascomunicativas sobre la lista de puntos tradicionales. De los estudios experimentales de aprendizaje conmultimedia realizados por el profesor Richard Mayer en la Universidad de Santa Bárbara en California, sedesprende que se asimila mejor el contenido a través de la proyección de imágenes relevantes que sonpresentadas simultáneamente con un texto, que a través de sólo texto (Mayer, 2001). En este diseño alternativo se deben presentar sólo las aserciones claves de la charla, lo que fuerza alorador a conocer perfectamente el contenido mediante la presentación de pruebas visuales y no mediantepárrafos escritos. Otra de las desventajas de este diseño es que es más exigente y requiere más tiempo deelaboración que las listas de puntos. En cualquier caso, aunque estas presentaciones, realizadas pororadores no experimentados, pudieran reducir la conexión personal entre el presentador y la audiencia, sonespecialmente valiosas cuando observar y estudiar imágenes o relaciones visuales, permite optimizar lacomprensión del contenido. Otra cuestión que resulta ya inevitable es que la información dispuesta en diapositivas requiere que paraexponer un tema sean necesarias varias o en ocasiones muchas diapositivas. Como consecuencia, ademásde la atomización del mensaje, cuando la información es apilada en el tiempo, se dificulta la comprensión elcontexto y de las conexiones. El razonamiento visual por lo general trabaja más con eficacia en situacionesde paralelismo espacial, esto es, cuando se muestra la información “una al lado de otra” y no “una despuésde otra”. Esto se aplica, por ejemplo, a los datos estadísticos, donde el acto fundamental analítico consisteVICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN - 15 -
  • IUEDen hacer comparaciones (Tufte, 2003). La información troceada puede ser útil en algunos aspectos de laenseñanza, como por ejemplo para memorizar aspectos concretos o proporcionar una visión general, perono en otras como en la comprensión del contexto, la profundización de las explicaciones, la realización decomparaciones o las tareas de evaluación de relaciones. De este modo, el formato, la secuenciación y laaproximación cognitiva deberían ser definidos más por el carácter del contenido de lo que va a ser explicadoque por las limitaciones de la tecnología de presentación. 5. Implicaciones para la docencia La literatura sobre PowerPoint presenta una ventana a la controversia sobre los efectos de lastecnologías de los ordenadores en las interacciones humanas, sobre si esas tecnologías dictan, limitan oinvaden las comunicaciones de persona a persona, y también sobre sus efectos en la enseñanza y elaprendizaje. Tom Creed, profesor de psicología en la Universidad de St. John de Minnesota, apunta que PowerPointfue diseñado para gente con algo que vender, pero cuestiona su idoneidad cuando se utiliza para laenseñanza. Creed entiende que la estructura jerárquica del estilo PowerPoint favorece la creación de unambiente de enseñanza-aprendizaje dominado por el profesor, promoviendo la pasividad por parte de losestudiantes (Creed, 1997). Por su parte, Edward R. Tufte, profesor emérito de la Universidad de Yale y experto en el diseño deinformación visual, se muestra tajante al respecto. Entre sus comentarios se pueden encontrar afirmacionesdel tipo: PowerPoint is evil o PowerPoint corrupts absolutely1, denunciando que el estilo cognitivo de laslistas de puntos choca frontalmente con la manera en que funcionan el pensamiento humano y lacomunicación (Simons, 2004; Bradbury, 2005). Tufte señala que más que aprender a escribir, los estudiantesson entrenados en formular frases tipo eslogan. Un ejercicio con PowerPoint consiste típicamente en lautilización de 10 a 20 palabras y un pedazo de “clip artístico”, lo que, para una presentación de seisdiapositivas con un total de unas 120 palabras, supone una semana de trabajo para los alumnos y tan sólo20 segundos de lectura silenciosa (Tufte, 2006). Para compensar estos ejercicios, es recomendable lapetición de ensayos por parte del profesor. En cuanto al formato de diapositiva, se ha señalado que éste tiene peor proporción de información porespacio que cualquier otro método de comunicación, ya sea en papel o en pantalla de ordenador, y ya quelas diapositivas que acompañan una charla contienen mucha menos información que la charla, imprimir lapresentación replicaría e intensificaría los problemas del estilo cognitivo del programa. En este caso,resultaría más interesante proporcionar material adicional impreso con el resto de la información: datosestadísticos, informes, etc. Un excelente tamaño de papel para ello sería el A3 (30x42cm), que doblado porla mitad equivale a cuatro páginas. Una pieza de papel que puede contener imágenes, unos 60.000caracteres de palabras y números, tablas detalladas, u otro material estadístico con hasta 500.000 números,el contenido equivalente a unas 50 a 250 diapositivas de PowerPoint que puede leerse tres veces másrápido de lo que tardaría el presentador en contarlo (Tufte, 2006). Wim Blokzijl y Roos Naeff de la Universidad Delft de Holanda analizaron las presentaciones dePowerPoint realizadas por sus estudiantes. Su investigación acertadamente titulada “el profesor comotramoyista” puede decepcionar a Microsoft y sorprender a los que puedan tener una visión estereotipada deuna generación de estudiantes rica en medios. Los resultados no dejaron lugar a dudas, la mayoría de losestudiantes consideraron molestos los sonidos y las animaciones, los colores llamativos y los cambios1 PowerPoint es malo o PowerPoint corrompe absolutamente.Marta Moreno - 16 -
  • Comunicación en Power Pointconstantes en las disposiciones de los objetos. ¿Sus preferencias? un tamaño de fuente grande, unadisposición fija, un fondo sólido y tranquilo, y combinaciones de color con gran contraste entre texto y fondo(Blokzijl y Naeff, 2004). Abusar de la variedad de efectos que ofrece el programa no sólo puede distraer de lainformación, sino que puede dar al presentador una imagen de orquestador de colores y sonidos, restandocredibilidad y seriedad al contenido que pretende transmitir. Con su trabajo en el Centenary College de Louisiana, Elizabeth Rankin y David Hoaas probaron lahipótesis de que el uso de PowerPoint no tenía ningún efecto sobre los estudiantes de grado. El mismoprofesor enseñó dos secciones de “Introducción a la economía” con PowerPoint y otras dos más sinPowerPoint. Los resultados mostraron que PowerPoint no tuvo un efecto significativo diferencial en términosde aprendizaje del estudiante (Rankin y Hoaas, 2001). Según este estudio, aparentemente usamosPowerPoint no porque tengamos evidencia de que podría mejorar el aprendizaje o de que sea bueno para laaudiencia, sino porque simplemente lo tenemos al alcance. Para Tufte, los principios de demostración visual se apoyan en la idea de que la excelencia de un buendiseño está en correspondencia con las tareas mentales que se pretenden suscitar. Así, si la tarea consisteen reflexionar acerca de la causalidad, esta tarea demandaría un principio de diseño realizado con laintención de “mostrar causalidad”, o si la tarea consiste en comparar alternativas, el principio de diseño seríael de “mostrar comparaciones” (Tufte, 2006). Uno de los trabajos pendientes de la investigación sobrePowerPoint es identificar las características del programa que son provechosas para el estudiante(comprensión, capacidad de análisis, capacidad de establecer relaciones, retención, motivación…) de modoque los resultados orienten a los profesores hacia un uso más eficaz de la información visual que diseñan. 6. Bibliografía y webgrafía(2007, diciembre). Worth a thousand words. The Economist, 19. Recuperado de http://www.economist.com/node/10278643Alley, M. y Neeley, K. A. (2005). Rethinking the design of presentation slides: A case for sentence headlines and visual evidence. Technical Communication, 52, 417-426.Alley, M., Schreiber, M., Diesel, E., Ramsdell, K. y Borrego, M. (2007). Increased learning and attendance in resources geology through the combination of sentence-headline slides and active learning measures. Journal of Geoscience Education, 55, 83-89.Blokzijl, W. y Naeff R. (2004). The Instructor as Stagehand: Dutch Student Responses to PowerPoint. Business Communication Quarterly, 67, 70-77.Bradbury, D. (2005). Bad business presentations could be costing UK business pounds 8bn a year and the software tool designed to solve the problem are part of the cause. The Guardian, 10.Creed, T. (1997). PowerPoint, No! Cyberspace, Yes. National Teaching and Learning Forum 6.4.Doumont, J. (2005). The cognitive style of PowerPoint: not all slides are evil. Technical Communication, 52, 64-70.Gilgen, R. (2003). Absolute Beginners Guide to Microsoft Office PowerPoint 2003. Indianapolis, USA: Que Corp.Mayer, R. E. (2001). Multimedia Learning. New York: Cambridge University Press.Miller, G. A. (1956). The magical number seven, plus or minus two: some limits on our capacity for processing information. Psychological Review 63, 81-97.Rankin, E. y Hoaas, D. J. (2001). The Use of PowerPoint and Student Performance. Atlantic Economic Journal 29, 113. doi: 10.1007/BF02299936Simons, T. 2004. Edward Tufte doesn’t hate PowerPoint, he hates the culture that spawned it [Versión electrónica]. Presentations March. Recuperado de http://fp.arizona.edu/kkh/dendro/PDFs.Tufte/Does%20PowerPoint%20Make%20you%20Stupid.pdfVICERRECTORADO DE CALIDAD E INNOVACIÓN - 17 -
  • IUEDTufte, E. R. (2003, junio). PowerPoint Is Evil: Power Corrupts. PowerPoint Corrupts Absolutely. Wired Magazine 11. Recuperado de http://www.wired.com/wired/archive/11.09/ppt2.htmlTufte, E. R. (2006). Beautiful evidence. Cheshire, CT: Graphic Press.Cursos y tutoriales on linePowerPoint 2003http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011298763082PowerPoint 2007http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100687673082Marta Moreno - 18 -