Aula 3 aux.de contabilidade-aldeir
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CURSO DE QUALIFICAÇÃO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE COM INFORMÁTICA - MARANHÃO PROFISSIONAL. COORDENAÇÃO REGIONAL: WALTER ALENCAR. www.professorwalteralencar.com

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Aula 3 aux.de contabilidade-aldeir Aula 3 aux.de contabilidade-aldeir Presentation Transcript

  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADEProfº ALDEIR LOPESCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesAldeir Lopesaldeirlopes@gmail.comCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesATIVIDADEComente cada afirmativa abaixo, destacando seas mesmas são verdadeiras ou falsas.(a) A comunicação interpessoal é o processo decriação de relações sociais onde uma pessoasozinha é responsável pelo bom andamento dosprocessos da empresa.(b) Nos processos de relações interpessoais queacontecem no interior das organizações, acomunicação figura como uma importanteestratégia de gestãoCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes(c) Comunicação interpessoal é a maneiracomo você se comunica e se relaciona com aspessoas à sua volta.(d) Não basta uma equipe ser formada deótimos profissionais, estar motivada se nãohouver uma boa comunicação interpessoalCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesO que pode fazer a comunicação não sereficaz?Qual o principal objetivos da comunicação?No processo de comunicação, qual a etapada mesma que revela que de fato acomunicação aconteceu? É a mensagem, oreceptor, o canal ou o feedback?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesQual é o emissor, código, mensagem, canal ereceptor ...COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesEmissor:local privado.Receptor: fumantes de cigarroCanal: método visualCódigo: linguagem verbalMensagem: advertência contra o uso de cigarroem local privadoCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesADMINISTRAÇÃO DO TEMPO•Todos nós já nos pegamos correndo de umlado pro outro sem conseguir no final do dia terrealizado todas as tarefas que havíamosdeterminado como importantes, temos tantosafazeres, que acabamos esquecendo algumcompromisso ou trabalho.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Nestas horas nos perguntamos comopodemos dar conta de tantas obrigações ouporque o dia não tem mais horas alémdaquelas vinte quatro normais?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Esta pergunta tem uma resposta direcionadapara a gestão do tempo, uma forma deorganização do tempo onde você descrevesuas atividades do dia a dia e depois criaprioridades para cada uma.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Gerir o tempo de forma eficaz implicaidentificar o que é mais importante, definirobjetivos e estabelecer prioridadesCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesO QUE PODE ATRAPALHAR UMA BOAORGANIZAÇÃO DO TEMPO?•Existem diversos obstáculos e também àgestão do tempo que têm de ser superada.•Desorganização - Depressão e ansiedade -Dificuldade de delegação – Distração – Cansaço- Falta de flexibilidade - Falta de objetivos -Perfeccionismo exageradoCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Devemos na hora de organizar o tempo eutilizar a classificação acima avaliar osobjetivos, para tanto deve-se fazer asseguintes perguntas:• 1. Para onde quero ir?• 2. O que quero realizar? O que devo evitar?• 3. Qual é o resultado final que quero alcançar?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• 4. Em que prazo pretendo atingi-lo?• 5. Que condições tenho que respeitar?• 6. De que apoios necessito?COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesA ORGANIZAÇÃO DAS ATIVIDADES•Um dos grandes vilões da improdutividadehumana é a mania que as pessoas têm deguardar o que deve ser feito na cabeça, pois issogera esquecimentos e urgências.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Você precisa ter uma agenda e ciente, seja depapel ou virtual, um programa ou um sistemana Internet, que ajude você a priorizar seusdias, planejar suas metas, agendar suasreuniões, etc.• Reserve um tempo para escrever tudo quevocê tem para fazer, em todas as áreas da suavida e depois anote na ferramenta.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes•Tenha a segurança de que suas prioridadesatuais e futuras estarão bem guardadas.•Antes de discutir a elaboração da agenda(semanal e diária), é preciso analisar um poucomais a questão da priorização. A primeira coisaa manter constantemente em mente é adistinção entre o importante e o urgenteCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Importantes serão aquelas coisas quecontribuem para que você atinja seusobjetivos maiores de vida.• Urgentes serão aquelas coisas que precisamser feitas, mesmo que você não veja comoelas possam se encaixar em seus objetivosmais abrangentes.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Ao planejar sua agenda, procure pensar nelaem termos de pelo menos uma semana,composta de seqüências de horários diários.• Agende em primeiro lugar aquelas tarefasimportantes e que envolvem um pequenogasto de tempo. Faça todas elas e você jásentirá um pouco da satisfação que arealização do que é importante traz.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Quanto às tarefas importantes e queenvolvem bastante tempo, procure dividi-lasem outras tarefas e agende-as em blocos deuma ou duas horas, dentro de seu horário.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes•Se você precisa sair de seu local de trabalhopara fazer uma visita ou alguma outra tarefa,reúna todas as coisas que você tem que fazerfora do local de trabalho e procure realizá-lasenquanto você estiver fora.•Organize seu trajeto de modo a permitir arealização do maior número de tarefas em umasó saída.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Seja realista, e agende seu dia com uma certafolga.• Seja flexível, e não considere sua agendacomo inalterável.• Ao final de cada dia, examine o dia seguinte,e faça os ajustes necessários.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesARQUIVOSO porquê das empresas arquivarem seusdocumentos•Como visto anteriormente, há umanecessidade de se organizar muito bem otempo, atentando para as prioridades e umplanejamento e controle.•(falar sobre o local que se armazena os documentos)COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesDocumentos – instrumento administrativo•Os documentos funcionam comodirecionador da administração e asseguram amemória de um órgão, privado ou públicoCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesO QUE É UM ARQUIVO?Arquivo - Conjunto de documentos, que,independentemente da natureza do suporte,são reunidos por processo de acumulação aolongo das atividades de pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas e conservados emdecorrência de seu valor.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesArquivo corrente - Conjunto de documentosestreitamente vinculados aos fins imediatospara os quais foram produzidos ou recebidos eque, mesmo cessada sua tramitação,conservam-se junto aos órgãos produtores oureceptores em razão da freqüência com que sãoconsultados.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesArquivo Intermediário - Conjunto dedocumentos originários dos arquivos correntes,com uso pouco freqüente, que aguardamdestinação final em depósitos físicos ouinformáticos de armazenamento temporário.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesArquivo Permanente - Conjunto dedocumentos preservados em caráter definitivo,em função do seu valor.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesOrganização de arquivos administrativos•A função de um arquivo é guardar adocumentação e principalmente fornecer aosinteressados as informações contidas em seuacervo de maneira rápida e segura.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Neste sentido, a classificação dos documentosde arquivos deve ser feita a partir de ummétodo de arquivamento a ser definido,levando em consideração a estrutura daempresa, suas funções e a natureza de seusdocumentos.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Na prática, faz-se uso da combinação de umou mais métodos;• Os métodos mais comuns são :• Assunto• Numérico (simples ou cronológica)• Alfabética• Geográfica.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesMÉTODO ALFABÉTICO• É o mais simples, desde que o elementoprincipal a ser considerado seja o NOME.• É um método direto, porque a pesquisa é feitadiretamente no documento.• Nesse método, as fichas ou pastas sãodispostas na ordem rigorosamente alfabética,respeitadas as normas gerais para aalfabetação, através de guias divisórias, comas respectivas letras.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesDESVANTAGENS DESSE MÉTODO• Os erros de arquivamento tendem apredominar no arquivamento alfabético,quando o volume de documentos é muitogrande, devido ao cansaço visual e àvariedade de grafia dos nomes.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesREGRAS DE ALFABETAÇÃO•Pela 1ª letra do último sobrenomeExemplo: João Barbosa; Pedro ÁlvaresCabral; Paulo Santosa) Barbosa, Joãob) Cabral, Pedro Álvaresc) Santos, PauloCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesREGRAS DE ALFABETAÇÃOPara nomes compostosExemplo:: Camilo Castelo Branco; PauloMonte Verde; Heitor Villa Lobos.a) Castelo Branco, Camilob) Monte Verde, Pauloc) Villa Lobos, HeitorCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesMÉTODO GEOGRÁFICOAs melhores ordenações geográficas são:• Nome do estado, cidade e correspondente.• Nome da cidade, estado e correspondente.Vantagens do método geográfico: é direto e defácil manuseio.Desvantagens: exige duas classificações – local enome do correspondente.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesMÉTODOS POR ASSUNTO• O método de arquivamento por assunto não éde fácil aplicação, pois depende deinterpretação dos documentos sob análise,além de amplo conhecimento das atividadesinstitucionais.• Entretanto, é o mais aconselhado nos casosde grandes massas documentais e variedadede assuntos.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesMÉTODO NUMÉRICO• A ordem principal de entrada é a data;• Muito utilizado em repartições públicas;• Os documentos ou conjunto de documentos(processos) recebem um número e também adata de entrada do documento;COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesACESSÓRIOSPastas suspensas (frontais ou laterais);Pastas Intercaladoras;Pastas A/Z ou outras.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesAS PERSPECTIVAS PROS ARQUIVOSA grande expectativa em relação aos arquivosserá o mundo virtual,•Numa pasta suspensa, os documentos ficamguardados por um único índice: nome, númerode matrícula, código ou data, e assim por diante.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Todo documento guardado na memória docomputador tem diversas possibilidades dearquivamento, além de economizar tempo nabusca; exemplo, você simplesmente digita onome do fornecedor e navega pela listaapresentada, em alguns segundos, noresultado da pesquisa.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • ATENÇÃO• Para evitar problemas futuros é muitoimportante guardar recibos de pagamentos.Os recibos são documentos que servem paraprovar que as contas realmente foram pagas epara conferir os valores que foram pagos.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • Segundo uma nova lei as prestadores deserviço (água, luz, TV por assinatura, além deoutros serviços) devem enviar umcomprovante anual de pagamentos, o quesignifica guardar 1 papel e não 12.• Tempo para Guardar Recibos de PagamentosCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • 1 ano - Extrato bancário, seguros de vida eautomóvel ( até 1 ano enquanto o contratovigoras).• 3 anos – Recibo de aluguel.• 5 anos - Taxas de impostos municipais, IPTU,IPVA,, faturas de cartões, mensalidadesescolares, carnês do INSS.• 6 anos - Declaração de imposto e renda.• Notas fiscais devem ser guardadas enquantodurar a validade do produto.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesATIVIDADEPodem ser considerados métodos dearquivamento, exceto:a) Ordem alfabética b) Ordem cronológicac) Ordem manuscrita d) Ordem geográficaFale sobre:Arquivo corrente - Arquivo intermediário -Arquivo permanenteCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesComente as afirmativas abaixoa) ( ) Os documentos funcionam comodirecionador da administração e asseguram amemória de um órgão, privado ou público;b) ( ) O documento só é importante enquantotem sua validade no processo de trabalho.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesUtilizando o método alfabético coloque em ordem:• Necrotério Pereira da Silva• Benedito Frôscolo Jovino de Almeida• Aimbaré Militão de Souza• Dilke de La Roque Pinho de Souza• Magnésia Bisurada do Patrocínio• Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá• Crisoprasso Compasso• João Cara de José da Silva• Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida• Bende Sande Branquinho Maracajá• Olinda Barba de JesusCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesResposta: método alfabético (1º nome)1.Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de Almeida2.Aimbaré Militão de Souza3.Baruel de Itaparica Boré Fomi de Tucunduvá4.Bende Sande Branquinho Maracajá5.Benedito Frôscolo Jovino de Almeida6.Crisoprasso Compasso7.Dilke de La Roque Pinho de Souza8.João Cara de José da Silva9.Magnésia Bisurada do Patrocínio10.Necrotério Pereira da Silva11.Olinda Barba de JesusCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesResposta: método alfabético (1º nome)1.Almeida, Benedito Frôscolo Jovino de2.Almeida, Abrilina Décima Nona Caçapavana Piratininga de3.Compasso, Crisoprasso4.Jesus, Olinda Barba de5.Maracajá, Bende Sande Branquinho6.Patrocínio, Magnésia Bisurada do7.Silva, João Cara de José da8.Silva, Necrotério Pereira da9.Souza, Aimbaré Militão de10.Souza, Dilke de La Roque Pinho de11.Tucunduvá , Baruel de Itaparica Boré Fomi deCOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesVeículos utilizados pela comunicação internadentro de uma empresa.•Relatórios- são utilizados para oacompanhamento de alguns processosorganizacionais, tendo uma certa periodicidadepara sua elaboração, sendo necessária aavaliação de seus dados.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• É uma maneira eficaz de manter o públicointerno bem informado. É um instrumentoflexível, que oferece amplas possibilidades deexposição, tanto pelo volume, quanto pelaapresentação gráfica, com a possibilidade douso de imagens, gráficos e tabelas, o quefacilita a compreensão.• Tem a finalidade de “prestar contas”, demaneira simples, das atividades realizadaspela instituição.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir Lopes• Circulares– Tem um formato e tamanhomenor que os relatórios, as circulares sãoutilizadas para comunicar resultados depesquisas, relatórios, ações que devem seracompanhadas por seus respectivosresponsáveis.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE – Prof. Aldeir LopesBoletins– Os boletins podem conter matériasde interesse do público externo, dependendo doobjetivo estabelecido para o mesmo.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • Memorando - É uma comunicação escrita,rápida e interna, somente para funcionários eoperários. Não é tão formal quanto a cartacomercial ou ofício.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • Atas - É o registro dos assuntos que foramtratados em uma reunião.• Normalmente após a redação da ata a mesmaé copiada em um livro apropriado, só paraesse m, porque ela será lida no início dapróxima reunião e deverá ser assinada portodos os membros nela citados comopresentes.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • Carta - É um documento simples, pois nelapodem aparecer a narração, a descrição, areflexão ou o parecer dissertativo.• O que determina a abordagem, a linguagem eos aspectos formais de uma carta é o m a queela se destina: um amigo, um negócio, uminteresse pessoal, uma pessoa amada, umfamiliar, um seção de jornal ou revista.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
  • • Ofício - O ofício é uma correspondência oficialenviada a alguém, normalmente funcionárioou autoridade pública.• E-mail – sistema de transmissão deinformações que permite a comunicaçãoentre pessoas por meio de serviço de correioeletrônico.COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com