©Olin Library Arc    Page 1 of 6 
 
 
Adobe Acrobat 8: Digital Document 
Authoring 
Adobe Acrobat allows you to easily cre...
©Olin Library Arc    Page 2 of 6 
 
 
may be more than one driver for a single scanner.  
Remember that each option here i...
©Olin Library Arc    Page 3 of 6 
 
 
From within another program continued… 
1.  Open the file within that program (the i...
©Olin Library Arc    Page 4 of 6 
 
 
 
Cropping 
The crop tool is located under Tools>Advanced Editing.  Select the area ...
©Olin Library Arc    Page 5 of 6 
 
 
Acrobat will then prompt to run Auto Field 
Detection.  While this can certainly pro...
©Olin Library Arc    Page 6 of 6 
 
 
 
Note:  The quickest way to simply add text to an existing document (say, an applic...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Acrobat Digital Document Authoring

288

Published on

From a workshop series offered in Fall 2007.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
288
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Acrobat Digital Document Authoring

  1. 1. ©Olin Library Arc    Page 1 of 6      Adobe Acrobat 8: Digital Document  Authoring  Adobe Acrobat allows you to easily create PDF files to distribute.  PDF files are not only compact, but can  include font and formatting information so that what you send looks just like what readers see.  This  session will get you started with Acrobat 8.0 Professional.  Although this session just scratches the  surface of what is capable in Acrobat, it probably covers about 90% of what people use Acrobat for in  the Arc.  By the time you’re done with this session, you should:  • Know how to Create a PDF document from a scanner or from a file  • Notice some of the overlaps in the Acrobat interface  • Know how to creat a PDF from within another program  “Getting Started” Window    Upon launching Acrobat, you will be greeted with the  “Getting Started…” window.   As you can see, this window  offers links to all the major tasks within Acrobat.  As it turns  out, this window is completely redundant, as all of these  options appear in the “Tasks” toolbar.  If you are using  Acrobat on your own machine and find this screen annoying,  you can click the check box in the upper right hand corner to  stop it from coming up every time you launch the program.   Then again, it doesn’t cost you any time to jump right in from this window.  Create PDF  From Scanner  Creating a PDF from the scanner allows you to turn physical copies of documents into commonly used  PDF files. As this is the most common way PDF files are created in the Arc, we’ll talk about it first.  The  whole process is incredibly simple, allowing you to scan an image  directly into PDF format.    To Scan Directly into PDF  1.  Click on “Create PDF” and select “From Scanner…” from the  drop down menu  2.  In the “Input>Scanner” section of the resulting dialog box  select the appropriate option from the drop down menu.  If you only have one scanner connected to the computer, there  will only really be one option.  In some cases, though, there 
  2. 2. ©Olin Library Arc    Page 2 of 6      may be more than one driver for a single scanner.   Remember that each option here is a driver.  To Scan Directly into PDF continued…  3.  In the “Output” section of the dialog box select  either “New PDF Document” or “Append” depending  on what you intend to do  4.  Use the slider in the “Document section to set  optimize the file size and click on the “Options”  button to set more advanced features    These are some simple options that allow you to have  some control over file size.  If you want more control,  you will need to select “Show Native Scanner  Interface” (See below)    5.  Once all settings have been set click the “Scan”  button to scan your file  6.  If you have more pages to scan, simply repeat this  process.      You should notice that the Output section in the Adobe Scan dialog box will default to Append.  This will add the scanned pages to the file.    To “Show Native Scanner Interface”  1.  Click on the “Scanner Options” button  2.  From the Interface drop down menu select  “Show Scanner’s Native Interface”  3.  Click “OK”    This is particularly useful on a scanner with an  automatic document feeder, as you may need to  select between that input and the flatbed.  What  options and controls the scanner’s native interface offers will vary from scanner to scanner.    From File  You can also easily create a PDF file from any program that prints.  There are two ways to go about this:   one from within Acrobat, the other from within the program used to create the file.    PLEASE NOTE: Creating a PDF from file assumes that you have already created the file in another  program.    From within Acrobat  1.  Select Create PDF>From File  2.  An “Open” window will appear for you to  select the file you want to convert to PDF  3.  After selecting a file, click the “Open” button,  and Acrobat will create a PDF version of the  file.  From within another program  You can also easily create a PDF file from within  any other program that prints.  (This assumes,  of course that you have a full version of Acrobat  installed on your computer, which is the case in  the Arc)   
  3. 3. ©Olin Library Arc    Page 3 of 6      From within another program continued…  1.  Open the file within that program (the image to  the right is from Word 07  2.  Go to Print, and select “Adobe PDF” as your  printer  3.  This will open a window entitled “Save PDF File  As.”  When you hit the “Save” button, a PDF file  will be generated and saved in that location.    Why go through the Print menu to create a PDF?   The PDF file format is closely related to Postscript, a  language used to send files to a printer.  Creating a  PDF file is really not all that unlike sending a file to a  printer.  When you send a file to a printer, the file  gets converted into Postscript.    Basic Editing  Adding pages  There are two main ways to add pages to a PDF file, either by scanning in a new page and appending it  to a document or adding pages from a different PDF file.    Adding Pages from Scanner  1.  Open the PDF you want to add pages to  2.  Click on “Create PDF” and select “From Scanner…”  from the drop down menu  3.  “Acrobat Scan” window should default to “Append  to current document.”  4.  Click “Scan” to add the page to your document    Adding Pages from another PDF  1.  Click on “Document>Insert Pages”    2.  From the “Combine Files” dialog box select another  PDF file to add to the current document    You can also do this by selecting Combine Files from  either the File menu or the Tasks toolbar.      Changing the order of pages  In the upper left corner of your document you will find four icons like in the  image to the left.  Selecting the top of these will show you thumbnails of the  pages in your document.     To change the order of the pages, simply click and drag one page before or after  another in the thumbnails to change to page order.  While clicking and dragging,  note the horizontal blue line which indicates the new position of the page. 
  4. 4. ©Olin Library Arc    Page 4 of 6        Cropping  The crop tool is located under Tools>Advanced Editing.  Select the area to be included by clicking on one  corner and dragging to the opposite corner.  Click within the selected area to crop the page.  A dialog  box will appear.  Simply hitting enter will crop the selected page.  Note that the dialog box also gives you  the opportunity to apply the selected crop to multiple pages within the document.      Exporting  It is possible to export a PDF file into another file format.  The most likely reason you might want to do  this is if you have used OCR and want to work on a file in, say, Word.  Note that not all coding  information will be included in this conversion.  Because of this you must expect some errors, either in  formatting or character recognition that you will need to fix.    Forms    Acrobat also allows you to create interactive PDF forms.  The tools for building PDF forms are more  robust than in past versions, although it still requires some investment in time to make a good looking  and working form.    There are a number of form templates already available in Acrobat, or you can create a form from  another document that you have created.  It is probably best to think of creating a form in that you are  adding a layer on top of an already existing document.    If you select Create New Form you will be prompted to select the  source document.  Note that when you create from an electronic  document, the browse window defaults to show only files that are  already in PDF format.  Don’t worry if your file is not already a PDF.  Just  change the browse window to show the appropriate file type and  select.  Acrobat will then create a PDF version of the document to be  made into a form.         
  5. 5. ©Olin Library Arc    Page 5 of 6      Acrobat will then prompt to run Auto Field  Detection.  While this can certainly prove useful, you  should expect to have to do some adjustment to get  your form right.    In Windows, the work of creating the form in actually  done in a program called Adobe LiveCycle Designer.   It is possible that you won’t even notice that you’re in  a different program.            At this point you should  be able to see the  document.    The orange boxes on  the document are form  fields that were  autodetected.  Note  that they may not  completely match the  area designed for a  piece of data.     Note the windows on  the right side of the  screen.  These windows  can be toggled by  selecting them under  the Window tab at the  top of the screen.      Adding and Modifying Fields  First we’ll talk about adding an field by hand, and then we’ll talk about modifying it (as modifying an  object is the same whether it was generated by autodetection or placed by hand).    In the Library window there are a variety of objects which may be added to a document.  For this  example, select a text box.  Clicking on the document will then drop a text box.  Move the box by  clicking it and dragging.  Modify the size of the text box by dragging on the points along the outside of  the box.  An object or group of objects can be copied and pasted.    The Object window shows the properties of an object.  You can quickly change properties of the object,  or even the object type. 
  6. 6. ©Olin Library Arc    Page 6 of 6        Note:  The quickest way to simply add text to an existing document (say, an application that you would  like to fill in by “typing” rather than by hand) will be to work in Adobe Illustrator.    Either scan the document directly into Illustrator, or create a PDF of a digital version, save it, and open in  Illustrator.  Then use the Type Tool to add text to the document.  Click on the Type Tool on the left, then  click and drag to form a blue box on the document.  Once you’ve dragged the box, you can type within  it.  Clicking the Selection Tool at the top of the left menu will allow you to move the type field as you like  (click and drag with the mouse for large movements, or use the arrow keys on the keyboard for more  precise adjustment). 

×