Your SlideShare is downloading. ×
0
WIARDA
Manager - secretaressetraject DRM
MT presentatie 10-01-2011


• De opdracht.
• Het gewenste resultaat.
• Wat is er tot nu toe gedaan?
• Wat is de huidige st...
De opdracht




• Een manager - secretaressecoördinatie-
  traject met aandacht voor verbetering
  op het gebied van inhou...
Het gewenste resultaat


• Het secretariaat:
    •   werkt op uniforme wijze aan de diensten/producten;

    •   heeft gel...
Wat is er tot nu toe gedaan?


• Sessie 1: De dienstenkaart
    •   Een sessie voor alle secretaresses.

    •   Agnes en ...
Huidige stand van zaken -1-

•   De secretaresse:


    •   wacht af; doet wat ZIJ denkt wat goed is; doet niet wat ze zou...
Huidige stand van zaken -2-



•   Er vindt geen/onvoldoende kwalitatieve dialoog/ontmoeting
    plaats tussen secretaress...
Huidige stand van zaken -2-

•   De leidinggevenden:

    •   hebben met iedereen een officieel afstemmingsoverleg, maar ni...
Huidige stand van zaken -3-


•   De secretaresses:

    •   de meesten hebben geen secretariële achtergrond;


    •   ze...
Huidige stand van zaken -4-


•   Samengevat:

      •   Er vindt te weinig kwalitatieve dialoog plaats waarin
          p...
Hoe verder? -STAP 1-


                                                                                        ,-'




•  ...
Hoe verder? -STAP 2-


•   Terug naar de afdelingen                                                         ,-'




      ...
Hoe verder? -STAP 3-

•   Randvoorwaarden

                                                                               ...
Hoe verder? -STAP 4-


                                                                             ,-'




              ...
Hoe verder? -STAP 5-


                                                                                    ,-'



•   Borg...
Tot slot




•   Vaststellen wat willen jullie?

•   Voorstel voortgang bespreken
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject

176

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
176
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject"

  1. 1. WIARDA Manager - secretaressetraject DRM
  2. 2. MT presentatie 10-01-2011 • De opdracht. • Het gewenste resultaat. • Wat is er tot nu toe gedaan? • Wat is de huidige stand van zaken? • Hoe verder?
  3. 3. De opdracht • Een manager - secretaressecoördinatie- traject met aandacht voor verbetering op het gebied van inhoud, kwaliteit en samenwerking
  4. 4. Het gewenste resultaat • Het secretariaat: • werkt op uniforme wijze aan de diensten/producten; • heeft geleerd effectief en proactief te werken; • werkt transparant en overdraagbaar; • zet Outlook efficiënt en effectief in; • hebben een coöperatieve houding gericht op samenwerking. • Het management: • hanteren de basisprincipes van manager - secretaressecoördinatie.
  5. 5. Wat is er tot nu toe gedaan? • Sessie 1: De dienstenkaart • Een sessie voor alle secretaresses. • Agnes en Sharida hebben aan de hand van deze dienstenkaart met alle leidinggevenden gesproken over dat wat moet en dat wat mag. • Deze sessies zijn op persoonlijke dienstenkaarten gezet. Ze zijn nog niet uitgereikt aan de secretaresses. • Sessie 2: Efficiënt Outlookgebruik • Theorie en praktijk voor alle secretaresses • Diverse afstemmingsoverleggen (Agnes en Sharida; Gemma; Roland)
  6. 6. Huidige stand van zaken -1- • De secretaresse: • wacht af; doet wat ZIJ denkt wat goed is; doet niet wat ze zou kunnen doen • wat is er met mij mis? • De leidinggevende: • bepaalt; verwacht dat de secretaresse wel weet wat ze moet doen; krijgt te weinig van wat zou mogelijk is • is niet duidelijk over het functioneren van zijn secretaresse • De huidige coördinator: • denkt en handelt niet op meta niveau; heeft geen bevoegdheden, hooguit verantwoordelijkheden • doet haar best
  7. 7. Huidige stand van zaken -2- • Er vindt geen/onvoldoende kwalitatieve dialoog/ontmoeting plaats tussen secretaresse en leidinggevende. • Het is niet duidelijk wat je van ELKAAR kunt verwachten. • Het is niet helder wat moet en wat mag. • Er is geen coördinator die op meta niveau kan communiceren en handelen.
  8. 8. Huidige stand van zaken -2- • De leidinggevenden: • hebben met iedereen een officieel afstemmingsoverleg, maar niet met hun rechterhand, de secretaresse; • hebben het (te) druk; • hebben weinig juiste aandacht en tijd (kwantiteit en kwaliteit) voor de secretaresse; • willen te allen tijde ondersteuning maar denken te weinig na over de consequenties (inhoud, vervanging, werktijden, wat moet en wat mag, ...); • geven te weinig grenzen aan; • zetten onvoldoende het talent van de secretaresse in; • geven onvoldoende goed voorbeeldgedrag.
  9. 9. Huidige stand van zaken -3- • De secretaresses: • de meesten hebben geen secretariële achtergrond; • ze durven veelal geen eigen initiatief te tonen (alles moet eerst geaccordeerd door leidinggevende); • durven geen eigen afstemmingsoverleg op te eisen; • ze hebben eigen werkwijzen die ze met moeite willen opgeven voor het grotere belang (o.a. vervanging); • de meesten willen geen grenzen opgelegd krijgen (werktijden, werkwijzen, ..); • kennen hun eigen talent niet goed genoeg.
  10. 10. Huidige stand van zaken -4- • Samengevat: • Er vindt te weinig kwalitatieve dialoog plaats waarin plaats is voor én de secretaresse én de leidinggevende. • Het is voor beide partijen niet helder wat je van elkaar kunt verwachten. • Het is voor beide partijen niet helder welke afspraken je met elkaar kan én moet maken • Wat is NU jullie visie op manager - secretaressecoördinatie én deze opdracht?
  11. 11. Hoe verder? -STAP 1- ,-' • Kernteam: leidinggevende - secretaresse 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Het kernteam is de spil waar alles om draait. !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • De secretaresse zorgt ervoor dat de organisatie soepel en 67+%&#%#' 1233$%"4) '' geruisloos loopt. • De leidinggevende faciliteert en laat zich faciliteren. !5'
  12. 12. Hoe verder? -STAP 2- • Terug naar de afdelingen ,-' • In deze eigen teams hebben de secretaresses meer voor 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' elkaar over. Hierdoor kunnen er beter afspraken worden gemaakt over eenduidig werken. !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Iedere afdelingsteam van secretaresses heeft z’n eigen coördinator (gem. 2 uur per week) 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Alle teams hebben dezelfde basis randvoorwaarden, !5' waardoor eventuele onderlinge noodzakelijke vervanging door kan blijven gaan. De coördinatoren stemmen dit onderling af.
  13. 13. Hoe verder? -STAP 3- • Randvoorwaarden ,-' • Van persoonlijk naar functie-, rolgebonden werkwijzen en communicatie: 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Afstemmingsoverleg; !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Outlookgebruik; 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Werkwijzen; !5' • Bereikbaarheid, vervanging; • ... • Voor zowel leidinggevende als secretaresse!
  14. 14. Hoe verder? -STAP 4- ,-' 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Goed voorbeeldgedrag !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • We zijn gelijkwaardig maar niet gelijk. 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Als ik iets van jou wil, moet ik dat ook doen. !5'
  15. 15. Hoe verder? -STAP 5- ,-' • Borgen 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Coördinator aanstellen met heldere bevoegdheden en verantwoordelijkheden !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Heldere functionele aansturing vanuit de gezamenlijke 67+%&#%#' 1233$%"4) '' visie !5' • Wat we NU inzetten is voor later!
  16. 16. Tot slot • Vaststellen wat willen jullie? • Voorstel voortgang bespreken
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×