2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject

on

  • 305 views

 

Statistics

Views

Total Views
305
Views on SlideShare
305
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Apple Keynote

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject 2011.01.11 tussentijdse evaluatie drm traject Presentation Transcript

  • WIARDA Manager - secretaressetraject DRM
  • MT presentatie 10-01-2011 • De opdracht. • Het gewenste resultaat. • Wat is er tot nu toe gedaan? • Wat is de huidige stand van zaken? • Hoe verder?
  • De opdracht • Een manager - secretaressecoördinatie- traject met aandacht voor verbetering op het gebied van inhoud, kwaliteit en samenwerking
  • Het gewenste resultaat • Het secretariaat: • werkt op uniforme wijze aan de diensten/producten; • heeft geleerd effectief en proactief te werken; • werkt transparant en overdraagbaar; • zet Outlook efficiënt en effectief in; • hebben een coöperatieve houding gericht op samenwerking. • Het management: • hanteren de basisprincipes van manager - secretaressecoördinatie.
  • Wat is er tot nu toe gedaan? • Sessie 1: De dienstenkaart • Een sessie voor alle secretaresses. • Agnes en Sharida hebben aan de hand van deze dienstenkaart met alle leidinggevenden gesproken over dat wat moet en dat wat mag. • Deze sessies zijn op persoonlijke dienstenkaarten gezet. Ze zijn nog niet uitgereikt aan de secretaresses. • Sessie 2: Efficiënt Outlookgebruik • Theorie en praktijk voor alle secretaresses • Diverse afstemmingsoverleggen (Agnes en Sharida; Gemma; Roland)
  • Huidige stand van zaken -1- • De secretaresse: • wacht af; doet wat ZIJ denkt wat goed is; doet niet wat ze zou kunnen doen • wat is er met mij mis? • De leidinggevende: • bepaalt; verwacht dat de secretaresse wel weet wat ze moet doen; krijgt te weinig van wat zou mogelijk is • is niet duidelijk over het functioneren van zijn secretaresse • De huidige coördinator: • denkt en handelt niet op meta niveau; heeft geen bevoegdheden, hooguit verantwoordelijkheden • doet haar best
  • Huidige stand van zaken -2- • Er vindt geen/onvoldoende kwalitatieve dialoog/ontmoeting plaats tussen secretaresse en leidinggevende. • Het is niet duidelijk wat je van ELKAAR kunt verwachten. • Het is niet helder wat moet en wat mag. • Er is geen coördinator die op meta niveau kan communiceren en handelen.
  • Huidige stand van zaken -2- • De leidinggevenden: • hebben met iedereen een officieel afstemmingsoverleg, maar niet met hun rechterhand, de secretaresse; • hebben het (te) druk; • hebben weinig juiste aandacht en tijd (kwantiteit en kwaliteit) voor de secretaresse; • willen te allen tijde ondersteuning maar denken te weinig na over de consequenties (inhoud, vervanging, werktijden, wat moet en wat mag, ...); • geven te weinig grenzen aan; • zetten onvoldoende het talent van de secretaresse in; • geven onvoldoende goed voorbeeldgedrag.
  • Huidige stand van zaken -3- • De secretaresses: • de meesten hebben geen secretariële achtergrond; • ze durven veelal geen eigen initiatief te tonen (alles moet eerst geaccordeerd door leidinggevende); • durven geen eigen afstemmingsoverleg op te eisen; • ze hebben eigen werkwijzen die ze met moeite willen opgeven voor het grotere belang (o.a. vervanging); • de meesten willen geen grenzen opgelegd krijgen (werktijden, werkwijzen, ..); • kennen hun eigen talent niet goed genoeg.
  • Huidige stand van zaken -4- • Samengevat: • Er vindt te weinig kwalitatieve dialoog plaats waarin plaats is voor én de secretaresse én de leidinggevende. • Het is voor beide partijen niet helder wat je van elkaar kunt verwachten. • Het is voor beide partijen niet helder welke afspraken je met elkaar kan én moet maken • Wat is NU jullie visie op manager - secretaressecoördinatie én deze opdracht?
  • Hoe verder? -STAP 1- ,-' • Kernteam: leidinggevende - secretaresse 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Het kernteam is de spil waar alles om draait. !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • De secretaresse zorgt ervoor dat de organisatie soepel en 67+%&#%#' 1233$%"4) '' geruisloos loopt. • De leidinggevende faciliteert en laat zich faciliteren. !5'
  • Hoe verder? -STAP 2- • Terug naar de afdelingen ,-' • In deze eigen teams hebben de secretaresses meer voor 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' elkaar over. Hierdoor kunnen er beter afspraken worden gemaakt over eenduidig werken. !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Iedere afdelingsteam van secretaresses heeft z’n eigen coördinator (gem. 2 uur per week) 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Alle teams hebben dezelfde basis randvoorwaarden, !5' waardoor eventuele onderlinge noodzakelijke vervanging door kan blijven gaan. De coördinatoren stemmen dit onderling af.
  • Hoe verder? -STAP 3- • Randvoorwaarden ,-' • Van persoonlijk naar functie-, rolgebonden werkwijzen en communicatie: 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Afstemmingsoverleg; !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Outlookgebruik; 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Werkwijzen; !5' • Bereikbaarheid, vervanging; • ... • Voor zowel leidinggevende als secretaresse!
  • Hoe verder? -STAP 4- ,-' 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Goed voorbeeldgedrag !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • We zijn gelijkwaardig maar niet gelijk. 67+%&#%#' 1233$%"4) '' • Als ik iets van jou wil, moet ik dat ook doen. !5'
  • Hoe verder? -STAP 5- ,-' • Borgen 8%$9%$&2%:' !%.%/%&0%&)' • Coördinator aanstellen met heldere bevoegdheden en verantwoordelijkheden !"#"$%&'(' )%*&%+"&%))%' • Heldere functionele aansturing vanuit de gezamenlijke 67+%&#%#' 1233$%"4) '' visie !5' • Wat we NU inzetten is voor later!
  • Tot slot • Vaststellen wat willen jullie? • Voorstel voortgang bespreken