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  • 1. HOW TO GUIDE: E‐MAIL NEWSLETTERS E MAIL NEWSLETTERS Connect. Engage. Succeed. APRIL 2012 | NEXT
  • 2. CONTENTS (CLICK TOPIC OR PAGE NUMBER TO JUMP TO THAT PAGE)Step 1 Decide what you are going to sayS 1 D id h i Page 3 P 3 Define your objectives Connect content to objectives Be sure you can execute The two inviolable rules of newsletters h l bl l f lStep 2 Build your list Page 9 Know the law! Constantly add; frequently cull y ; q y Personalize and segmentStep 3 Design your newsletters Page 14 Keep it simple Tips for success Sample HTML and TEXT formatsStep 4 Broadcast your newsletter Page 19 The beauty of automation The beauty of automation The never‐ending final frontier BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 3. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY US E‐mail Newsletters can be incredibly powerful vehicles for Customer Relationship Management,  E mail Newsletters can be incredibly powerful vehicles for Customer Relationship Management IN Brand Building and Lead Generation. They can put you and keep you in your customers’ minds,  G demonstrate your credibility and trustworthiness, and powerfully connect  you to people. You can use them not just to sell, but to survey customer  TH sa s ac o , do p oduc esea c a d ea abou you a e s satisfaction, do product research and learn about your markets Email newsletters   Email newsletters E get in front of  Email newsletters can also be a powerful vehicle for driving your  organization into the river. people at a depth  PIT and scale few  CH Remember that old saying about how it’s better to remain silent and be  other tools can  other tools can BO thought a fool than to open your mouth and remove all doubt? match. Email newsletters allow you to get in front of people at a depth and  OK scale few other lead generation or customer relationship management  TE tools can match. MP Powerful tools can yield powerful results. We want to make sure that your results are positive. LA We want to help you take advantage of the power and cost‐effectiveness of Email Newsletters,  TE while avoiding the river. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 4. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY WHAT ARE YOUR OBJECTIVES? US IN You will know what to say in your email newsletter once you understand its objectives.  G What do you want your newsletter to accomplish? TH Keep you connected to clients? Keep you connected to clients? Attract prospective clients? Attract prospective clients? E Encourage repeat business? Demonstrate your credibility? PIT Promote events? Keep donors or volunteers engaged? CH Clearly understanding your objectives will help you plan relevant, useful content for your  Clearly understanding your objectives will help you plan relevant useful content for your BO email newsletter subscribers.  OK Be deliberate in this.  Write detailed descriptions of the content you need.  Consistently  focused, interesting content will build readership.  TE Eclectic, inconsistent content will be viewed as time‐wasting, especially if you are marketing  MP to businesses. If your newsletter doesn’t consistently contain relevant, useful information, it  LA will not be read.  TE If it isn t read, it will be a waste of your time and money. If it isn’t read it will be a waste of your time and money BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 5. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY US CONNECT CONTENT TO OBJECTIVES CONNECT CONTENT TO OBJECTIVES IN What kinds of content do you need? G Want to keep connected to clients? Educate readers  TH Identify common interests and supply helpful info and tips.  in your area of  in your area of E Want to attract prospective clients? expertise.  Provide content about their problems, especially those problems that  PIT can be solved with your products or services. Be open and  CH g generous with  BO Want to encourage repeat business? your knowledge  Include brief descriptions and photos of new or improved  and experience! OK items in your catalog. Inform them of the business value and benefits of innovations the new items offer.  TE Want to demonstrate your expertise or build credibility? MP Provide answers to Frequently Asked Questions. Educate readers in  LA your area of expertise. Be open and generous with your knowledge and experience! TE BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 6. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY CONNECT CONTENT TO OBJECTIVES Once you decide on your content, stick to it.  Yes, you have to keep it fresh, but  also keep in familiar and compartmentalized. Think about the quantity of material you will  need for each edition. Come up with regular features that you can build up material for and  that readers will grow to anticipate. that readers ill gro to anticipate If you run a document design business, have a regular blurb  educating readers about particular fonts and their possible uses. If you have a financial consultancy, include an interesting money related  If you have a financial consultancy, include an interesting money‐related quote from a current newsmaker or from a historical figure. If you own a home improvement business, run a regular ‘tips’ item  about home maintenance. Regular features will make your newsletter easier to produce, as well as more familiar and  interesting to your readers. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 7. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY US BE SURE YOU CAN EXECUTE IN Who will be producing your newsletter? G Knowing what to say is half the content battle. The other half is being able to pull it off.  TH Poor execution will not only hurt your newsletter readership, it will put  Poor execution will not only hurt your newsletter readership it will put E your  organization  in a poor light. Your newsletter can  PIT The good news is, you don’t have to be a Hemmingway. be a powerful tool for  CH The bad news is that you will need to acquire the skills you need to write success … Or, a bright, success … Or, a bright, clearly and compelling‐‐by developing them yourself or hiring someone to  BO shining example of  to  organizational  provide them (either with original writing or excellent editing.) OK incompetence,  laziness or worse. In either case, don’t scrimp on time or money.  TE Your newsletter can be a powerful tool for success, engendering trust,  l b f l lf d MP and  attracting people to your organization, making them want to do business  LA with you—even becoming evangelists for it.  TE Or, it can be a bright, shining example of organizational incompetence, laziness or worse. Make sure yours is the former. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 8. 1. DECIDE WHAT YOU WANT TO SAY THE TWO INVIOLABLE RULES  US IN Do you know the limitations of a newsletter? G No matter how beautiful the writing, newsletter publishing has  two cardinal rules that must  never be violated: TH 1) GET TO THE POINT! Forget about dramatic tension, building to a climax or surprise  E endings.  Forget about cute. Forget about entertaining. Those things are incredible  PIT luxuries for the newsletter that has already achieved useful and informative. CH Think about what you want from the newsletters that you read. Like all of us, you want  Thi k b t h t tf th l tt th t d Lik ll f t BO them to be fast and informative. You don’t want to have to pick the good stuff out of long  OK lines of hype or sales talk, or cheesy humor.  2) MAKE IT SCANNABLE. Everyone is busy, so we all appreciate communication that enables  TE us to quickly scan through something to find the stuff we really need or want. MP LA Make sure your newsletter has lots of informative headlines and subheads and make sure  they accurately reflect the info in the article. If you recycle your newsletter content from  TE blog posts, or if you archive your newsletters as searchable content on your website (two  blog posts or if you archive your newsletters as searchable content on your website (two great ideas) accurate headlines and subheads will really help optimize your pages for  search engines, providing a free promotional boost and source of new subscribers. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 9. 2. BUILD YOUR LISTS US KNOW THE LAW KNOW THE LAW IN G We no longer look at our email basket the same way we look at our snail mail box.  TH Unsolicited junk mail is a pain. Unsolicited junk email is a pain, too, but I can also, E quite literally, be a crime.  Now, we aren’t lawyers (really. We ARE NOT lawyers, so don’t take this as legal advice) but  PIT last time we looked, the federal CAN‐SPAM Act provides for fines of up to $16,000 for each  CH violation. That means that if you send out 500 illegal emails, you have put yourself at risk of  violation. That means that if you send out 500 illegal emails, you have put yourself at risk of BO receiving $5.5 million in fines.  OK But, if you’re recklessly sending out commercial email, giant government fines may be the  least of your worries. TE First, though, the law … MP LA TE BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 10. 2. BUILD YOUR LISTS KNOW THE LAW US IN The Federal CAN‐SPAM Act regulates  commercial email messages. Complying with the law  G isn’t difficult. For each email, all you need do is: TH Make sure the Sender name on your email is accurate Make sure the Sender name on your email is accurate E Use accurate, not deceptive, Subject lines PIT Clearly identify your email as an advertisement, if that’s what it is CH Include your physical street address or postal box l d h i l dd lb BO Include easy, free‐of‐cost way to opt‐out of receiving email from you OK Quickly honor every opt‐out request TE Make sure any email service you use complies with these rules MP LA The U.S. Federal Trade Commission maintains a website with clear information about  TE complying with the CAN‐SPAM Act. Here’s a link to a concise guide to the Act: http://business.ftc.gov/documents/bus61‐can‐spam‐act‐compliance‐guide‐business BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 11. 2. BUILD YOUR LISTS WHO MAY YOU SEND TO? US IN Following the FTC’s guidelines will help you avoid prosecution, but there are other dangers to  G reckless email marketing, such as getting your organization blacklisted as a spammer.  TH That can happen as easily as someone not recognizing your email newsletter,  and absent‐ E mindedly clicking on the “report as spam” button in their email basket. In the worst cases, that can wind up shutting down your ability to send any PIT email, not just your newsletter, if your domain name is identified as a spammer.  CH If someone didn’t  ISPs and company mail servers may begin refusing to accept your email. ISPs and company mail servers may begin refusing to accept your email. expressly ask for it or  BO Once your organizational domain name (that’s the name after the “@” in your  give you permission  OK email address) is blacklisted, it can be very difficult to get un‐blacklisted. to send it, don’t send  The best way to avoid problems, is to follow this simple rule: them your email  TE newsletter. newsletter MP Only send your email newsletter to those who  have expressly asked for it.  LA That’s it.  Notice we didn’t say AND to members of your college fraternity,  local Chamber of Commerce, your Facebook buddies and all of your contacts in Outlook.  TE If someone didn’t expressly ask for it or give you permission to send it, don’t send them your  email newsletter. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 12. 2. BUILD YOUR LISTS CONSTANTLY ADD, FREQUENTLY CULL US IN So how do build recipient lists for your email newsletters? First, do the obvious basics: G Place an opt‐in link on your website. Something like “click here to get our newsletter.” TH Make sure every invoice, online sale, price quote and proposal has a invitation  to subscribe to your newsletter. E Ask people if they would like to subscribe, and if they say ‘yes,’ email  The best way to have  PIT them an invitation asking them to reply back in order to subscribe. Then,  an excellent email  CH save that email as your proof that they really did opt‐in for your newsletter. newsletter list is to  BO The best way to have an excellent email newsletter list is to feed it often and  feed it often and  frequently prune it. Make sure your email broadcaster automatically handles  frequently prune it. OK “unsubscribe” requests. TE Occasionally, check in with your recipients, asking them for feedback on your newsletter— O i ll h k i ith i i t ki th f f db k l tt MP including directly asking them if they want to continue receiving it.  LA But the very best way to have excellent subscriber lists is to produce an excellent newsletter,  TE one that is frequently cited and passed on to friends and associates. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 13. 2. BUILD YOUR LISTS US PERSONALIZE & SEGMENT  IN An effective newsletter can become the only promotion and lead generation you need.  G It’s worth the work!  TH In that light, you should consider each and every email newsletter you send  I th t li ht h ld id h d il l tt d Consider each and  C id h d E as being as important as a personal letter.  You want each one to be as  every email  thoughtful as possible. That not only means you should ensure it has quality  newsletter you send  PIT content, it also means you should personalize it wherever you can. out as being as  CH Voicent’s BroadcastByEmail software makes it easy to personalize your email  important as a  important as a BO personal letter.  newsletter. Take advantage of that! OK Think about your subscribers’ needs, then carefully segment your lists for content,  frequency and format. TE MP If your business has several major elements, and a particular subscriber is really only interested  in one, send him a version of your newsletter that focuses only on his area of interest. LA When subscribers tell you that they are receiving too much from you, and want to hear from  TE you less frequently, put them on a Reduced Frequency list.  you less frequently put them on a Reduced Frequency list Regularly ask your subscribers which email newsletter format they prefer—plain text or html.  Then, make sure you send them the format they prefer. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 14. 3. DESIGN YOUR NEWSLETTER US IN WARNING: You are going to be tempted to make this a lot more difficult that it should be. G Don’t. TH Go take a look at your own email basket. Go take a look at your own email basket. E Chances are that you are using Outlook, Gmail, Yahoo or Apple Mail. PIT Your email basket probably has three columns: one with mail folders, one showing the contents  CH of your In basket, and one with a calendar, advertisements or task lists. BO You probably have an auto‐preview or “reading pane” enabled so that you can quickly scan  email content without actually opening an email. OK What you have before you are your design requirements for your email newsletter. What you  TE are looking at is how your email newsletter will generally be viewed. l ki ti h il l tt ill ll b i d MP So, clearly, it needs to be easily readable in a relatively small amount of space.  LA That actually makes it easier! Here are some tips to follow … TE BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 15. 3. DESIGN YOUR NEWSLETTER US 1) Obtain a clean HTML template and size it for 600 pixels wide (if you don’t know what  we’re talking about here, get a designer or friend who does and have them create the  IN template for you. You will then be able to easily use it over and over again to create each  G edition of your newsletter). If you are using Voicent’s BroadcastByEmail software, choose  TH one of its template files. E Do not simply create an email in Outlook and try to make it look like a newsletter. It will  not render correctly in other mail clients. It will look choppy and goofy, and that’s not a  PIT look you want for your newsletter. CH BO Use the Notepad text editor (it’s an accessory on every Windows computer) or download  a free HTML text editor, such as CoffeeCup. Avoid so‐called “Wizzy Wig” editors, which  OK are described as WYSIWYG (What You See Is What You Get) editors. Although much  easier to use, these editors tend to drop in all kinds of extraneous code that can play  TE havoc with email clients. MP LA We’re not saying that you can’t use such editors (FrontPage and Dreamweaver are  among them), but if you do, plan to extensively test every email newsletter you create  TE against every major email client.  against every major email client BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 16. 3. DESIGN YOUR NEWSLETTER US 2) Design or have designed, a header image showing the name of your organization and  the name of the newsletter. Make it simple, clear and clean. This will appear at the top of  IN your newsletter.  G TH This image will need to be placed in a folder on your web server. When your newsletter  is opened, it will (if allowed) automatically call out to that photo and present it in the  is opened it will (if allowed) automatically call out to that photo and present it in the E newsletter at the exact location and size the HTML code specifies. PIT Do not embed or attach the image to the email. If you do, it will likely appear differently  CH y pp for every email client or not appear at all. You don’t want that. You want consistency.y BO 3) Decide how the Sender Name and Subject Line will be handled . The rule here is  OK transparency and clarity. The Sender Name must be recognizable or you risk having  someone inadvertently delete your newsletter as spam.  TE MP The Subject Line also needs to be clear. Use something similar to this: “Smith Law Offices  Spring 2012 Newsletter.”  LA TE Avoid words such as “sale” or “free offer, ‘ exclamation points or other attempts to be  attention‐getting. These tactics will trigger spam detection filters and may get your  newsletter dumped directly into a spam basket or even deleted outright. BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 17. 3. DESIGN YOUR NEWSLETTER 4) Choose a common, easy‐to‐read font and keep the background white. Fancy, patterned  backgrounds rarely display properly and almost always make newsletters harder to read.  5) Limit yourself to one or two images at most. And make sure they are properly optimized  for the web, so that it won’t take forever for your email to load it. 6) Don’t forget to add your postal or street address, and instructions for opting‐out of your  Don’t forget to add your postal or street address and instr ctions for opting o t of o r email list, to the bottom of your email template. 7) Put some dummy text into your email and send it to your own email addresses,  including Outlook, Gmail and any others you have. Make sure it looks good. 8) Now, create a text‐only version, and test that one as well. For the text version, use  repeated symbols or dashes to break‐up text. For example:  ==================================================================== A HEALTHIER YOU Nutrition and Exercise Tips from Metro City Health Food Store ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Spring 2015 newsletter ******************************************************************** BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 18. 4. BROADCAST YOUR NEWSLETTER THE BEAUTY OF AUTOMATION  THE BEAUTY OF AUTOMATION Now, your email is designed, written and waiting to be sent to your subscriber lists. Ideally, you have a broadcasting tool that will not only broadcast your  email, but will help you with the maintenance work you will need to do. email, but will help you with the maintenance work you will need to do. Ideally, you have a  First, you will always get Bounced emails, which are emails returned  broadcasting tool that  to you as undeliverable (an incorrect address or one that no longer  will not only send  exists). You will want to delete these addresses from your lists. your email, but will  help you with the  Second, people will take advantage of your opt‐out UNSUBSCRIBE offer.  maintenance work  It’s not only a cool thing for you to quickly honor those requests, it’s  you will need to do. also the law. Ideally, your email broadcasting software will automatically handle these  d ll lb d f ll ll h dl h chores for you. Voicent’s BroadcastByEmail software will automatically do both. BroadcastByEmail will also do something else that’s very important to the success  of your email newsletter program. That is the never‐ending final frontier of successful  y p g g email newsletters …  BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 19. 4. BROADCAST YOUR NEWSLETTER THE NEVER‐ENDING FINAL FRONTIER  THE NEVER ENDING FINAL FRONTIER Now that your email newsletter is out the door and your broadcast software is handling  all the routine maintenance work for you, what’s left to do? Well, you can start worrying about whether or not anyone is reading the  Well, you can start worrying about whether or not anyone is reading the thing. If you are using Voicent’s BroadcastByEmail software, you will be  able to track exactly how many of your emails are being opened. Track the open‐rate of  your emails to know  By tracking the rate at which your emails are being opened, you’ll know  how many are being  how many are being deleted unread. That will give you a clear indication  deleted unread. of the perceived value of your newsletter.  As you add new features or make other content changes, keep an eye  on that rate so that you will have a good indication of how you re doing. on that rate so that you will have a good indication of how you’re doing. Use the feature to help measure and manage the quality of your email newsletter.  The higher the quality of your email newsletter, the more it will contribute to the success  of your organization. y g BACK | NEXT © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.
  • 20. VOICENT COMMUNICATIONS Visit Vi i www.voicent.com to l i learn more about V i b Voicent’s affordable, ’ ff d bl easy-to-use communications tools: Tools To Broadcast Tools To Manage Tools To Customize MESSAGES BUSINESSES SOLUTIONS Broadcast By Phone Agent Dialer IVR Studio Auto dialer Predictive Dialer Interactive App Designer Broadcast By SMS Call Center Manager Voicent Gateway Interactive Text Messaging Call Center Management VoiceXML/SMS Gateway Broadcast By Email Flex PBX Text-to-Speech PlugIn Email Marketing IP PBX Computerized Voice Auto Reminder Telephone CRM Appointment Reminder CRM Phone Integration BACK | HOME © 2012 VOICENT COMMUNICATIONS | ALL RIGHTS RESERVED.