Cometa is een praktisch model dat voor en door Vlaamse cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen die erfgoed wil beschrijven op het niveau van (deel)collecties snel op weg te helpen. Cometa werd gelanceerd op Informatie aan Zee 2011. Ondertussen kwam het tot enkele praktische implementaties. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience maakte een begin met het beschrijven van haar deelcollecties in de bibliotheeksoftware Brocade, dat werd uitgebreid met een collectiebeschrijvingsmodule op basis van Cometa. Voor de collectiebeschrijvingen in haar erfgoeddatabank baseerde de provincie West-Vlaanderen zich op Cometa, dat hiervoor werd geïmplementeerd in het collectieregistratiesysteem AdLib. Erfgoedcel CO7 (zuidelijke Westhoek) bereidt met behulp van het Cometa-model de komst van het regionaal erfgoeddepot en de uitbouw van de regionale depotwerking voor. Overleg Cultuur regio Kortrijk bracht met Cometa de lokale archeologische vondstensembles en andere collecties stelselmatig in kaart. FARO ontwikkelde een sjabloon om binnen CollectiveAccess Cometa-informatie te kunnen bewaren. In Archiefbank kunnen archiefbestanden en collecties Cometa-conform worden beschreven, en Cometa-beschrijvingen uit andere databanken kunnen worden geharvest door Archiefbank. De Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken werd aangepast aan het Cometa-model. KU Leuven begint dit jaar met de registratie van haar erfgoedcollecties volgens Cometa. In deze presentatie laten mensen uit de praktijk u kennis maken met inhoudelijke en technische aspecten van enkele Cometa-implementaties. De presentatie kan worden gedownload in PPTX- en PDF-formaat via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/node/2929.

1. COMETA IN DE PRAKTIJK
Informatie aan Zee – 12 september 2013
Jessy Clynckemaillie (CO7)
David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
Tijs De Schacht (Overleg Cultuur regio Kortrijk)
Katrien Weyns (Archiefbank)

2. 2013-09-12 2|
IN DEZE PRESENTATIE
 Wat is Cometa?
 David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
 Lokale erfgoedcollecties in kaart
 Jessy Clynckemaillie (CO7)
 Ten gronde: archeologische ensembles in regio Kortrijk
 Tijs De Schacht (Overleg Cultuur regio Kortrijk)
 Laat je gegevens ‘oogsten’ door Archiefbank
 Katrien Weyns (Archiefbank)
 Cometa Next…
 David Coppoolse

3. 2013-09-12 3|
David Coppoolse
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
WAT IS COMETA?

4. 2013-09-12 4|
DOEL VAN COMETA
 Promoten van beschrijven op collectieniveau
 ‘Cometa’ (= Collectiemetadata)
 Op een gelijkvormige manier
 Gegevensmodel (≠ standaard!)
 Werkwijze
 Tools
 Binnen de Vlaamse cultureel-erfgoedsector
 Alle soorten erfgoedorganisaties
 Professionals en amateurs

5. 2013-09-12 5|
OBJECT / COLLECTIE
Instellingscollectie
Deelcollectie Deelcollectie Deelcollectie
Deelcollectie Deelcollectie
Collectiebeschrijvingen
Objectbeschrijvingen

6. 2013-09-12 6|
INDIVIDUELE OBJECTEN BESCHRIJVEN
 Niet altijd haalbaar
 Geeft geen informatie over groepen
objecten en hun onderlinge relaties
 Geeft niet altijd het gewenste overzicht
voor beheer van en beleid rond
collecties

7. 2013-09-12 7|
PLUSSEN VAN COLLECTIEBESCHRIJVINGEN
 Bijkomende tool voor ontsluiting, beheer en beleid
 Top-down werken geeft (snel) overzicht
 Samenhang (of gebrek daaraan) tussen objecten en
deelcollecties tonen
 Sterktes (of zwaktes) in collectie tonen
 Vindbaarheid (deel)collecties verbeteren
 Niet ontsloten of op papier ontsloten collecties
 Specifiek beleid voor deelcollecties ontwikkelen
 Samenwerkingsmogelijkheden zichtbaar maken
 Sectorwerking vergemakkelijken
 Collectieregister realiseren

8. 2013-09-12 8|
UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL
 Door en voor de sector
 Toepasbaar in de brede cultureel-erfgoedsector
 Efficiëntie
 Hergebruik voor verschillende toepassingen
 Uitwisseling met andere organisaties
 Standaardisering
 Uitwisseling data via bestaande standaarden
 Voor tenminste de basisset
 Op basis van RSLP Collection Description
 Of ISAD(G), EAD, Dublin Core
 Brede toepasbaarheid
 Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften

9. 2013-09-12 9|
GEBRUIKSNIVEAUS
1. Staalkaart
 Gegevens die mogelijk interessant zijn in
collectiebeschrijvingen
2. Gemeenschappelijk model
 Gestandaardiseerde elementen
 Uitwisseling en hergebruik van informatie
3. Hulpmiddel voor aggregatie
 Uitwisseling van data
 Gebaseerd op RSLP Collection Description
 Correspondentie met
ISAD(G), EAD, Dublin Core
Toenemendestandaardisering

10. 2013-09-12 10|
DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Detailniveau
Uitwisselbaarheid
Veel detail
Minder uitwisselbaar
Weinig detail
Meer uitwisselbaar

11. 2013-09-12 11|
SECTIES EN ELEMENTEN
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus
1. Algemeen Naam
Identificatienummer
Collectietype
Beschrijving
Beheerhistoriek (Provenance)
Materialen
Taal
Verzamelperiode
Ouderdom
Opmerkingen
Locatie
Eigendom
2. Agenten Eigenaar
Beheerder
Collectievormer

12. 2013-09-12 12|
SECTIES EN ELEMENTEN
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus
3. Relaties Supercollectie
Subcollectie
Gerelateerde collectie
Gerelateerde publicatie
4. Inhoud Concept
Object
Naam
Plaats
Periode
5. Collectiebeleid Acquisitiestatus
Onderdeel kerncollectie?
Collectiebeleidsplan?
Samenvatting collectiebeleid

13. 2013-09-12 13|
SECTIES EN ELEMENTEN
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus
6. Ontsluiting Registratiesysteem
Registratiegraad
Digitaliseringgraad
Raadpleegbaarheid fysieke objecten
Raadpleegbaarheid digitale objecten
7. Rechten Regime
Rechthebbenden
8. Behoud en beheer Passieve conservatie (preservering)
Actieve conservatie & restauratie
Digitaal depot

14. 2013-09-12 14|
COMETA IN DE PRAKTIJK
 Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience
 Beschrijven van deelcollecties volgens Cometa in de wetenschappelijke
netwerkcatalogus Anet (op basis van Brocade)
 Erfgoedcel Brussel
 Beschrijven van collecties in de Erfgoedbank Brussel volgens Cometa
 FARO
 Aanpassing Spectrum-sjabloon in CollectiveAccess voor Cometa
 KU Leuven
 Beschrijven van de eigen erfgoedcollecties volgens Cometa
 Provincie West-Vlaanderen
 Collectiebeschrijvingen volgens Cometa in de provinciale
erfgoeddatabank (AdLib)
 Resonant
 Implementatie van Cometa als standaard in de Muziekbank Vlaanderen
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Veldstructuur van de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken aangepast aan
Cometa secties en elementen

15. 2013-09-12 15|
Jessy Clynckemaillie
Erfgoedcel CO7 / Archeo7
LOKALE ERFGOEDCOLLECTIES
IN KAART

16. 2013-09-12 16|
1. HET PLAN
 Context: voorbereidingstraject Regionaal Erfgoeddepot
Potyze
 Deskundige regionale depotwerking
 In kaart brengen erfgoedcollecties zuidelijke Westhoek
 Objectcollecties en archeologische collecties
 Professionele en vrijwillige erfgoedbeheerders en –
houders
 Gesprekssjabloon en vragenlijst o.b.v. Cometamodel

17. 2013-09-12 17|
2. HET MODEL
 Beschikbaar model voor collectiebeschrijving
 Vragenlijst als inspiratiebron voor gesprekken en
opstellen vragenlijst
 Relevante velden
 Deelcollecties onderscheiden naar tekstmateriaal,
beeldmateriaal, audiovisueel materiaal en
objectmateriaal
 Verdere onderverdeling volgens Cometa-model voor
TM, BM en AVM
 Verdere onderverdeling objectmateriaal volgens
toptermen AAT

18. 2013-09-12 18|
3. OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
 Fiches en vragenlijsten ter beschikking
erfgoedeigenaar
 Collectie- en deelcollectiebeschrijvingen
professionele erfgoedbeheerders in
Erfgoeddatabank West-Vlaanderen (Adlib)
 Niet online toegankelijk

19. 2013-09-12 19|
4. DE GEGEVENSVERZAMELING (1/2)
 1ste fase: professionele erfgoedbeheerders regio
zuidelijke Westhoek
 Plaatsbezoeken o.b.v. gespreksjabloon
 Fiches
 2de fase: vrijwillige erfgoedsector (in werking)
 Plaatsbezoeken o.b.v. vooraf ingevulde vragenlijst
en gespreksjabloon
 Fiches

20. 2013-09-12 20|
4. DE GEGEVENSVERZAMELING (2/2)
 Collectieschema’s: schematische voorstelling
structuur erfgoedbeheerders en –collectie
Bijv. Collectie Mesen
 Voorbereiding gesprekken en vragenlijst op basis
van beschikbare informatie bij Erfgoedcel en op
het net

21. 2013-09-12 21|
5. EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Specifieke benadering soorten roerend
erfgoed
• Aanpak professionele t.o.v. vrijwillige
erfgoedsector
• Aanvulling vanuit regio op werking
lokale erfgoedactoren
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Opmaak collectieschema’s
• Indeling naar objectsoorten
Wat werkte?
• Grondige vragenlijst als inspiratie
• Begeleiding ter plaatse om informatie
te bekomen
• Lagere drempel vanuit regionale
depotwerking
Wat kon/kan beter?
• Model is soms wat vrijblijvend en
sommige begrippen vragen meer
duiding
• Doelgroepgerichte vragenlijst(en)
• Software collectieschema’s
en Cometa-model

22. 2013-09-12 22|
Tijs De Schacht
TEN GRONDE: ARCHEOLOGISCHE
ENSEMBLES IN REGIO KORTRIJK

23. 2013-09-12 23|
0. HET PROJECT
 Projectfocus: historische archeologische
ensembles (objecten en archieven) in lokale
depots (8 instellingen).
 Doel: toegankelijkheid verhogen van de
collecties door een uniforme aanpak op het
vlak van verpakking, bewaring,
objectregistratie en ontsluiting
 Uitwerking: project in 2012-2013, met
jobstudenten, stagiairs, vrijwilligers en
lokale medewerkers.
 Doelpubliek
 Lokale beheerder (archivaris,
publiekswerker, cultuurbeleidscoördinator)
 Onderzoekers

24. 2013-09-12 24|
1. HET PLAN
 Registratie in Adlib
 Grote uitdaging:
 Archeologische gegevens zijn in grote mate
groepsgegevens
 Hoe opgravingsgegevens,
prospectiegegevens, publicaties,… koppelen
aan de individuele objectgegevens?
 Eén campagne (opgraving, prospectie,
vondst) = één collectie
 Hoog aantal relaties tussen campagnes
 Adlib Enterprise was er niet op voorzien om
dergelijke groepsinfo te bewaren

25. 2013-09-12 25|
2. HET MODEL
 Cometa geïmplementeerd binnen
erfgoedinzicht.be
 als Cometa Extra, met aanvullingen:
 Type collectie
 Nummers (relaties)
 Vindplaats (inhoud, thesaurusitem)
 Verzamelmethode (inhoud)
 …
 Thesauri: AAT-thesaurus

26. 2013-09-12 26|
Vlakke registratie…
objectrecord

27. 2013-09-12 27|
objectrecord collectiegegevens
Wordt gerelateerde registratie…

28. 2013-09-12 28|
Laat toe om meer relaties te karteren…

29. 2013-09-12 29|
3. OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
 Iedere beheerder beheert afzonderlijk zijn Adlib
applicatie, de provincie voorziet in algemene
coördinatie, begeleiding, helpdesk en vorming
 Selectie van collecties en objecten kunnen online
ontsloten worden voor het brede publiek op
 Externe links
 Link met CAI/ROE via inhoud:vindplaats
 Link met archiefbewaarplaats via algemeen:locatie

30. 2013-09-12 30|
4. EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Collectieregistratie zet aan tot het
scherpstellen van collectieprofiel en
tot een duidelijk denkproces
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Breng collectierelaties ook visueel in
kaart
• Registreer beleidsmatige info eerder in
een supercollectie
Wat werkte?
• Cometa is robuust maar flexibel
genoeg.
• Aantal aanpassingen (Cometa Extra)
voor archeologische vindplaats
Wat kon/kan beter?
• Relatie collectie en object?!
• Sommige secties zijn te beleidsmatig
en weinig praktisch (behoud en
beheer)
• De integratie in erfgoedinzicht.be
blijft instellingsgebonden

31. 2013-09-12 31|
Katrien Weyns
Archiefbank
LAAT JE GEGEVENS ‘OOGSTEN’
DOOR ARCHIEFBANK

32. 2013-09-12 32|
HET DOEL
 Archieven van personen, families, verenigingen en
bedrijven in situ of bewaarinstelling
 Doel: in kaart brengen en bekend maken
 Beschrijving archiefbestand in context
 Uitgebreid naar (documentaire) collecties

33. 2013-09-12 33|
VELDKEUZE
 ISAD(G)-standaard sinds 2005
 uitwisselbaar
 kwaliteitsvol
 internationaal
 26 elementen, waarvan 6 essentieel
 referentie(s)
 titel
 archiefvormer
 datering
 omvang van de beschrijvingseenheid
 beschrijvingsniveau

34. 2013-09-12 34|
RELATIE TOT COMETA
 Expliciteren (documentaire) collecties
 Samenwerking Erfgoedplus.be
 Archiefbank als tool voor Cometa-beschrijving
 Nieuwe partnerschappen
collectie
deelcollectie
archief
deelarchief
fonds
virtuele collectie

35. 2013-09-12 35|
SAMENBRENGEN
 Harvest gegevens uit beschrijvings- en
beheersapplicaties
 Mogelijkheid 1:
 Import via Excel of XML (EAD)
 Regelmatige update
 Mogelijkheid 2:
 Blijvende connectie (OAI-PMH)
 Basisgegevens met link naar moederdatabank
 Selectie records op basis van criteria (publicatie,
types, …)

36. 2013-09-12 36|
UITWISSELING
 Keep it simple
 referentie(s) : identificatienummer*
 referentie(s) : beheerder³
 titel : naam*
 archiefvormer : collectievormer
 datering : ouderdom
 omvang van de beschrijvingseenheid : materialen*
 beschrijvingsniveau : collectietype*
* Verplicht in Cometa Basis
³ Verplicht in Cometa Plus

37. 2013-09-12 37|
UITWISSELING
 Opgelet!
 Veldinterpretatie
 Veldtype: keuzelijsten
 Relaties
 Nood aan eenduidige richtlijnen: opdeling
‘deelcollecties’
 Op basis van herkomst: wie verzamelde het geheel
 Zoniet, geen opdeling
Vraag de
Archiefbank
veldanalyse op

38. 2013-09-12 38|
EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Overdaad schaadt
• Iedereen heeft baat bij overzicht
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Verregaander contextualiseren
Wat werkte?
• Communicatie
Wat kon/kan beter?
• Nog meer afstemming in de sector

39. 2013-09-12 39|
David Coppoolse
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
COMETA NEXT…

40. 2013-09-12 40|
GEBRUIKERSGROEP
 Eerste bijeenkomst actieve gebruikers
 April 2013
 Officiële gebruikersgroep
 September 2013
 Faronet (via www.cometamodel.be)
 Doelen
 Feedback op model verzamelen
 Expertise uitwisselen
 Ontwikkeling model begeleiden
 Coördinatie: Bart De Nil (Faro)

41. 2013-09-12 41|
UPDATE COMETA
 Geen grote aanpassingen (2.0)
 Verfijning op basis van reële
ervaringen (1.1)
 Technische aspecten
 Organisatorische aspecten
 Omgevingsaspecten
 Verwachte ‘ingrepen’:
 Verduidelijken documentatie
 Kleine aanvullingen
(bijv. keuzelijsten)

42. 2013-09-12 42|
UPDATE COMETA: WERKWIJZE
 Een redactie van vijf personen
 Cometa-promotoren
 Bart De Nil (Faro)
 Henk Vanstappen (PACKED)
 David Coppoolse
(Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
 Gebruikers
 [Vacature]
 [Vacature]
 Eén of twee ‘draft proposals’
 Twee of drie feedbackrondes
Afhankelijk van soort
en hoeveelheid
aanpassingen

43. 2013-09-12 43|
UPDATE COMETA: TIMING
 Vandaag:
 Oproep voor feedback op Cometa ‘1.0’
 Vragen, opmerkingen, aanvullingen,
onduidelijkheden, postitieve/negatieve aspecten,
technische/organisatorische problemen, …
 Oproep voor participatie in redactie
 Twee bijkomende redactieleden met
 Uitgebreide praktische ervaring
 Contact
 bart.denil@faronet.be

44. 2013-09-12 44|
UPDATE COMETA: TIMING
 December 2013
 Redactie verwerkt feedback tot draft 1
 Januari 2014
 Publicatie draft 1 en oproep voor feedback
 Maart 2014
 Redactie verwerkt feedback (tot draft 2
 April 2014:
 Publicatie draft 2 en oproep voor feedback
 Mei 2014
 Redactie verwerkt feedback) tot finale versie

45. 2013-09-12 45|
WWW.COMETAMODEL.BE
 Inleidende brochure
 Details van de elementen
van het model
 Sjablonen
 ‘Cross walk’ met
internationale standaarden
 Links en achtergrondinformatie
 Gebruikersgroep
 Contactgegevens

46. Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative Commons-licentie
‘Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’
<http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als
bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet
voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder
voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.
Dit document bouwt voort op eerdere presentaties over Cometa waaraan werd
bijdragen door David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek),
Henk Vanstappen (PACKED), Bart De Nil (FARO) en Katrien Weyns (Archiefbank).