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PROYECTO INTEGRADOR

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PROYECTO INTEGRADOR Presentation Transcript

  • 1. PROYECTO INTEGRADORPROYECTO INTEGRADORTécnicas de ArchivoTécnicas de ArchivoFacultad de Ciencias Administrativas y AfinesFacultad de Ciencias Administrativas y Afines
  • 2. OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALEl proyecto integrador busca de manera clara y concisa laintegración del conocimiento de las diferentes materias que seaborden en cada nivel, este proceso pretende generar en eleducando las competencias necesarias para cada nivel académicoque le permitan el ejercicio de ellas en el campo laboral y personal,cada vez que culmine un nivel semestral, su interacción y suaplicabilidad se acercará a alcanzar sus propios objetivos en pro decumplir con su proyecto de vida académica y abrirá puertas para sucontinuidad académica en otros niveles.
  • 3. OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS Consolidar el proyecto integrador para la cohorteque inicia en cada período académico.Implementar de manera paulatina cada períodoacadémico el proyecto integrador hasta su coberturatotal en todos los semestres del programa. Generar conciencia colectiva en la importancia yaplicación del proyecto.
  • 4. OBJETIVOS ESPECIFICOSOBJETIVOS ESPECIFICOS Integrar las competencias de las materias del semestre entre sípara la generación de resultados medibles, en común, por elcuerpo docente. Preparar a los educandos para el ejercicio de competencias entécnicas de archivo. Evaluar los resultados del proyecto mediante competencias. Proporcionar al educando conocimientos que le permitansalidas laborales en cada semestre.
  • 5. JUSTIFICACIONJUSTIFICACIONPara cada semestre se presenta un desarrollo específico encompetencias, para que una vez finalizado este nivel, eleducando tenga la oportunidad de desempeño laboral enconcordancia a su preparación educativa. Para ello en cadaperíodo académico se realizará énfasis de preparación en temasde conocimiento y aplicabilidad que brinde al individuo laoportunidad de desempeño y, sobre todo, en busca de contribuirmediante la formación a que los educandos puedandesempeñarse en áreas del sector productivo en la medida queesté cursando sus estudios sin prejuicio ni necesidad de tenerque esperar a finalizar su carrera para poderse desempeñarlaboralmente.
  • 6. METODOLOGÍAMETODOLOGÍA• Las competencias a proporcionar a los educandos se integraran a laformación específica de las asignaturas, de esta manera cadamateria abarcará la aplicación directa al microcurrículo, las materiasintegradas impartirán los saberes requeridos para el desarrollo decapacidades, destrezas y habilidades de los estudiantes en laaplicabilidad de técnicas de archivo.• En el microcurriculo de las materias afines al área de conocimientose realizará la aplicación del tema para permitir integrar los saberescon el saber hacer. Para la correcta aplicación de los saberes losmicrocurrículos integrarán un capítulo, para desarrollo en eltrascurso del período académico, de técnicas de archivo, la temáticaa seguir se encuentra plasmada en CONTENIDO PARA PRIMERSEMESTRE.
  • 7. METODOLOGÍAMETODOLOGÍA• Se empieza su impartición a partir del cierre del primer corte, cadamateria realizará la impartición de temas específicos de maneraconsecutiva.• Cada materia integrada aplicará las técnicas de archivo y se realizaráentrega de producto final, se solicitarán avances para comprobar laevolución de los estudiantes y será calificable dentro de los 10%.• Se deberá llevar archivo físico y digital (archivos en sitio WEB),(archivos en sitio WEB), ambosdeben coincidir con la información archivada.• La entrega del producto final (archivo físico y digital) será evaluado enconjunto por los docentes y será calificado como el examen final (20%).
  • 8. PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará sus archivos para sustentar de la siguiente manera:• Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará lascarpetas evidenciando la aplicación de técnicas dearchivo, el docente establecerá los documentos quedeberá archivar el estudiante.• Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciarámediante archivo digital , creando o utilizando un sitiocreando o utilizando un sitioen la WEBen la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.
  • 9. 1. CONCEPTUALIZACIÓNArchivística.Proceso de ordenar, clasificar y conservar demanera adecuada los documentos en un lugardeterminado, física y / o digitalmente, a fin de serlocalizados de manera rápida y fácil paraprotegerlos de deterioro o de su extravío. Losdocumentos se colocan en un mismo ordendebidamente clasificados, todos los documentosrelacionados con el individuo y la organización.
  • 10. Es aquella ciencia que seocupa de la gestión dedocumentos, administracióny tratamiento técnico de losArchivos, así como sufunción jurídica,administrativa y científica delos mismos.
  • 11. Un Archivo se define como unacervo o conjunto de documentosgenerados o reunidos yguardados por una persona o unaentidad pública o privada endesarrollo de su gestión.
  • 12. Un documento es la información (una idea en unlenguaje) registrada en cualquier mediomaterial (papel, cintas magnéticas, metal, entreotros) y forma (imágenes, texto, diagramas,dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un actacomo un gravado, una carta, un mapa o unmensaje electrónico, con independencia de sulenguaje y soporte material.Ley General de Archivos, Art. 03 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Parte III, Art. 67.
  • 13. Los documentos que constituyen un archivo puedenestar en cualquier medio o soporte de la información,como el papel, las cintas magnetofónicas o discosópticos, entre otros, que forman diferentes tipos dearchivos, por ejemplo:•archivos audiovisuales•fílmicos•sonoros•fotográficos•informáticosAsí mismo, pueden tener diferentes fechas y formas.
  • 14. Los archivos se deben conservarrespetando su orden natural degeneración de manera que sirvan deinformación y testimonio efectivo para lapersona o institución que los produce ypara los ciudadanos interesados en suconsulta. Igualmente, para que seanfuentes para la historia institucional, de loslogros y demás aspectos de las sociedadesy de las personas.
  • 15. 2. FINES E IMPORTANCIA“La finalidad de un archivo está directamente relacionada conlas necesidades de su utilización por la Administración para eldesarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para elservicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Así, losarchivos tienen por meta disponer de manera organizada ladocumentación que conservan, de la manera que mejorpermita la recuperación e integridad de la informacióninstitucional y su preservación.”Ley General de Archivos, Art. 04 y Reglamento General de Archivos de Colombia, Art. 1.
  • 16. El archivo representa tanto para losindividuos como para las organizaciones laevidencia memorística de la conservación dedocumentos, físicos y digitales, teniendo enconsideración que sólo se conservan aquellasevidencias de real importancia y utilidad.
  • 17. La importancia de los archivos se deriva de serconsustanciales a la organización y funcionamientodel Estado, son también una parte fundamental yconstitutiva de la administración, instrumentosbásicos en la definición de las políticas y finalidadesde las instituciones, son manifestaciones concretas dela gestión y soporte de la modernización, permitentomar decisiones basadas en antecedentes y por susvalores se convierten en fuentes para la historia ycomponentes del patrimonio cultural y de laidentidad nacional.
  • 18. FUNCIONES•La principal función del archivo consiste en la conservación dedocumentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimosde conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.Estos documentos se conservaran debidamente ordenados yclasificados. Esta conservación proporciona información sobre elfuncionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivoserá eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.•Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información quepermite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Ademássirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en lasactuaciones del pasado. También el archivo sirve como elementoprobatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar larealización de un acto o la forma de hacerlo.
  • 19. IMPORTANCIAAdministración:Administración: Sistemas de Archivosque le permiten; ingresar, conservar,resguardar y recuperar la Informaciónque surge de los diferentes trámites ygestiones que se realizan a lo largo deltiempo.
  • 20. IMPORTANCIADesarrollo de la Identidad Cultural:Desarrollo de la Identidad Cultural: LosArchivos históricos, por ejemplo, constituyenla garantía de la evolución jurídica yadministrativa de la sociedad, son la memoriacolectiva de una nación, región o localidad;testimonios que evidencian la experienciahumana. Su finalidad es atesorar, salvaguardary difundir el patrimonio documental.
  • 21. IMPORTANCIADesarrollo Científico y Tecnológico:Desarrollo Científico y Tecnológico: Los Archivos son importantespara el desarrollo de la investigación científica y tecnológica, yaque son los que resguardan la información y conocimientosimportantes o necesarios para llevar a cabo la misma.Los Archivos han comenzado a desarrollar una gran relevancia encuanto a la educación, la cultura, la protección del patrimoniodocumental y la promoción cultural hacia la comunidad,adaptando los servicios de las unidades de información a lasexigencias de los tiempos actuales.
  • 22. Para no olvidar:La misión de un archivo es elacceso oportuno a documentosdebidamente organizados yconservados.
  • 23. 3. FINALIDAD DE LA CLASIFICACIÓNEl archivo carece de valor y utilidad cuando losdocumentos que contiene no pueden serlocalizables con prontitud. Si cada individuoinventara sus propias reglas de archivo, sólo seríaútil para ella. Por esto es necesario observa reglasfijas que permitan seleccionar y ordenar los títulosy poder archivar de manera adecuada todos losdocumentos.
  • 24. De acuerdo con el ciclo de la evolucióndocumental, el sistema archivístico seestructura en:•Archivos de gestión. Se localizan en las unidades y servicios administrativosy su finalidadsu finalidad es organizar, tratar y custodiar la documentación durante lafase activa, así como facilitar la información necesaria.•Archivo intermedio. Recoge toda la documentación procedente de losarchivos de gestión cuya vigencia administrativa ha finalizado, pero siguesiendo de consulta para parte de la administración.•Archivo histórico. Recoge toda la documentación que se conservará demanera permanente.
  • 25. 4. BREVE RESEÑA DE LA ARCHIVISTICALos archivos en el mundo. El Consejo Internacional deArchivos, CIA.La archivística moderna cuenta con un organismo decoordinación mundial denominado Consejo Internacional deArchivos, adscrito a la Organización de las Naciones Unidaspara la Educación, la Ciencia y la Cultura – UNESCO-. Sededica al desarrollo de los archivos a escala mundial,mediante la promoción de la conservación, desarrollo yutilización del patrimonio mundial de los archivos. El CIAtiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios.Fue creada en 1948
  • 26. Los archivos en América Latina. Asociación Latinoamericanade Archivos, ALA.En los países de Iberoamérica los trabajos llevados a cabo a finales de los80 por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de ArchivosAdministrativos (creado en 1989) conformado por España y Brasil,observaron que la tradición archivística y administrativa en Iberoaméricaameritaba partir del reconocimiento de problemas semejantes parabuscar alternativas técnicas y avanzar en una terminología archivísticahomogénea para el área, sistematizar las fases del tratamientoarchivístico (activa, semiactiva e inactiva), a la clasificación, ordenación,transferencias y expurgos documentales y a definir las característicasadministrativas y archivísticas para Iberoamérica. Fue creada enLima en 1973.
  • 27. Los archivos en Colombia. Archivo General de la Nación ySistema Nacional de Archivos.En nuestro País, la función archivo y la gestión documentaltiene su mayor expresión en el establecimiento del ArchivoGeneral de la Nación y del Sistema Nacional de Archivos.Es un establecimiento público, adscrito al Ministerio deCultura. Fue creado en 1989 mediante la Ley 80, como elorganismo rector de los archivos en Colombia.
  • 28. 5. CODIGO DE ETICA EN ARCHIVÍSTICAEl manejo de los documentos de archivo requiere de la formaciónde un perfil ético especialmente orientado al respecto por lainformación y al servicio al ciudadano. Los principios quefundamentan estas actuaciones son de aplicación para todos losfuncionarios y empleados que manejan documentos.Corresponden a elevadas normas de comportamiento.Los principios y definiciones del Código fueron aprobados por laAsamblea General del Consejo Internacional de Archivos, realizadaen Pekín el 6 de septiembre de 1996. Las siguientes son laspremisas éticas esenciales del trabajo con archivos:
  • 29. • El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales quecustodia para que constituyan fiel testimonio del pasado, velará por lalegitimidad de los documentos y actuará siempre con objetividad eimparcialidad. Resistirá las presiones provenientes de cualquier fuerzaque intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar loshechos.• El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivoen su contexto histórico, legal, administrativo y documental,manteniendo el principio de procedencia de los documentos dearchivo. Valorará imparcialmente el material documental. Adelantarála ordenación y descripción de los documentos a conservar deacuerdo con los principios archivísticos de procedencia y de ordenoriginal.
  • 30. • El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidadde los documentos. Garantizará el valor de los documentos incluyendo lossoportes electrónicos y los multimedia. Realizará la selección documentalutilizando métodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos.Informará al usuario sobre cambios temporales de ubicación de losdocumentos, en caso de estar restringida la consulta.• El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.Cooperará con colegas y otras entidades judiciales en la persecución yaprehensión de personas sospechosas de hurtar documentos.• El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre elmaterial que tiene a su cargo. Garantizará que los procesos de producción dedocumentos y el empleo de sistemas archivísticos se guíen porprocedimientos adecuados para preservar su valor. Hará un registropermanente de la documentación que ha ingresado y del trabajo archivístico yde conservación realizado.
  • 31. • El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos yofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. Noimpondrá restricciones insensatas que impidan el acceso a losdocumentos, pero podrá sugerir o determinar límites claramenteestablecidos y por un período definido. Responderá objetivamente ycon espíritu de colaboración a los requerimientos razonables sobre losdocumentos que custodia y estimulará la mayor consulta de acuerdocon las políticas institucionales, los criterios de preservación, lascondiciones legales, los derechos individuales y los conveniosestablecidos en cado de donación.• El archivista respectará tanto el acceso público como la privacidad dela documentación dentro del marco legal vigente. Protegerá elcarácter privado de la documentación institucional y personal, sinrecurrir a la destrucción de la información.
  • 32. • El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de tercerossu posición especial y la confianza que la comunidad hadepositado en él. Se abstendrá de realizar acciones que vayanen detrimento de su integridad, objetividad e imparcialidad. Nobuscará beneficio personal, económico o de otro tipo, endetrimento de las instituciones, los usuarios, los documentos ode sus colegas.• El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesionalmediante el enriquecimiento sistemático y continuo de susconocimientos y la difusión de los resultados de susinvestigaciones y experiencias, con el fin de contribuir aldesarrollo de su profesión y garantizar a quienes están a sualrededor cuenten con las condiciones adecuadas paraadelantar su tarea de manera óptima.
  • 33. • El archivista trabajará conjuntamente con suscolegas así como con profesionales de otrasdisciplinas para promover la preservación y lautilización de la herencia documental del mundo.Estimulará la práctica de los valores éticos de suprofesión y cooperará con miembros de otrasdisciplinas sobre la base de la comprensión y elrespeto mutuos.
  • 34. 6. CLASES DE ARCHIVOSSegún el grado o frecuencia de utilización:•Archivos activos o de gestión: recogen documentosrecién entregados en la entidad o de consulta frecuente.•Semiactivos: contienen documentos provenientes dearchivos activos por haberse realizado sobre ellos eltrabajo concreto.•Inactivos: recoge los documentos que habiendoperdido todo su valor operativo y funcional, conservanvalor histórico, político, o documental.
  • 35. Según el lugar de emplazamiento:•Generales o centralizados: documentos que se conservan enel mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.•Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintasdependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizadoconstantemente por este.Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato ala persona que trabaja con ellos.
  • 36. 7. TIPOLOGIA DE ARCHIVOSEl Archivo Histórico: A partir de este momento, la documentaciónseleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, seconserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen suintegridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuantoconstituye parte del patrimonio histórico de las naciones y, porende, de la humanidad. (Cruz Mundet, 2001, p.96) Evidentementeacepta transferencia de documentos y es el último de los archivosorgánicos que conforman el sistema de archivos de unaorganización.
  • 37. El Archivo Administrativo:Es el archivo, que resguarda de manera temporal losdocumentos de una institución a la cual prestan servicio,puede ser pública o privada. Son llamados archivosvivos, esto es por el simple hecho de que contienen losdocumentos de mayor consulta y creados recientemente.
  • 38. El Archivo Administrativo: Archivo vigente, activo, queguarda con carácter temporal los documentos que se encuentran alservicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Sonfuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales ymunicipales.Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (GRUPOIBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOSADMINISTRATIVOS, 1997).
  • 39. El Archivo Administrativo: Según Manuel Vásquez: losarchivos administrativos son los ubicados en "oficinas queinician o reciben documentos que pueden haber estadoarchivados formalmente o en muebles de archivadores dedocumentos que tiene que permanecer cerca del usuario.Respetando el orden original de los documentos yestableciendo series y el sistema clasificatorio" determinadoprincipalmente por el rector del sistema de archivos.
  • 40. Organización del Archivo AdministrativoSe basa en el orden lógico de los documentos dentro delos fondos de la unidad. Para ello se debe realizar unaserie de procesos y pasos técnicos como: clasificación delas series documentales, cuadro de clasificación, usaruna codificación alfanumérica, establecer un ordencronológico de los documentos.
  • 41. Archivos de gestión: En él se conservan los documentosque están en tramitación, en expedientes que permanecenabiertos, hasta un plazo máximo de 5 años. También sellama “archivo de oficina”, puesto que estánpróximos a los organismos que los necesitan para sugestión. Pasado ese plazo, o bien cuando elexpediente está ya cerrado y el procedimiento terminado,pasan al archivo siguiente.
  • 42. Archivos centrales: Aquí están los expedientes definitivamentecerrados, pero que aún podrían consultarse en búsquedade antecedentes o por parte de ciudadanos en busca de pruebasde sus derechos.En la Administración General del Estado, existe un ArchivoCentral en cada Departamento Ministerial.Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diezaños, pasados los cuales, se transfieren al archivo siguiente.
  • 43. Archivos intermedios: Aquí están los documentoscuyo valor de gestión ya es casi nulo y se vanclasificando de cara a su interés histórico. En estearchivo se hace el proceso de expurgo, es decir, deselección de aquellos archivos que merecen la penaconservar por su interés histórico, procediendo a laeliminación del resto. Los archivos se conservaránpor un periodo de diez a quince años. Los quesobrevivan al expurgo, pasarán al archivo siguiente.
  • 44. Archivos históricos: Aquí van a parar aquellosdocumentos que se consideran de interés permanentepara las futuras generaciones. Son documentos que,si se hace la cuenta anterior, se verá que tienen comomínimo, más de veinticinco años de antigüedad yestán destinados a conservarse por tiempo indefinido.
  • 45. 8. SISTEMA DE ARCHIVOSSistema alfabético. Hace su asociación de letras desde la“A” hasta la “Z”.Ejemplo: Orden alfabético por apellido cuando se archivainformación de un individuo.Sistema numérico. Hace la asociación de números, se ubicade menor a mayor.Ejemplo: Factura 20, factura 21………….. factura 132.
  • 46. Sistema Geográfico. Hace asociación al sitio de un país,departamento, ciudad, municipio, etc. del cual se generael documento.Ejemplo: Colombia / MedellínEspaña / ValenciaSistema por asunto. Hace la asociación de acuerdo a lareferencia del asunto que trate el documento ygeneralmente se utiliza para labores cotidianas.Ejemplo: Pólizas, Facturas, Correspondenciarecibida, Correspondencia enviada, etc.
  • 47. 9. MUEBLES DE ARCHIVO COMUNES:Archivador horizontal. Se utiliza una gaveta para fines de archivo.Se trata de colocar los documentos en posición horizontal, unoencima de otro sin doblarlos hasta ser pasados a una carpetaespecífica destinada para este tipo de documento.Archivo lateral. Los documentos se apoyan sobre uno de los ladosdel archivador, generalmente un estante, se coloca uno al lado delotro como los libros en una biblioteca y el documento se archivaen una carpeta marcada con el título.
  • 48. • Archivador vertical. Los documentos seapoyan en bolsas colgantes uno detrás de otroen carpetas. Consiste en juntar toda lainformación concerniente a un temaespecífico, individuo, empresa, lugar o asunto.Este método prevé mayor apariencia,visibilidad, exactitud y facilidad para archivar yencontrar documentos ocupando menosespacio.
  • 49. 10. TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DEARCHIVOSLos archivos deben ser revisados de manera periódica paratransferirlos a otro archivo o para su eliminación, se conservansolamente los que estén en vigencia y aquellos que sean deutilidad posterior, este es el paso final para el ciclo de vida de undocumento. La transferencia regular de documentos inactivosbrinda como resultado el ahorro de espacio, equipo e inclusivemano de obra, reduce el espacio para los archivos activospermitiendo ampliar el equipo y suministros para los archivostransferidos y simplifica los archivos inactivos, de esta manera sepermite localizar de forma más sencilla y rápida los documentos.
  • 50. Para determinar el valor de los documentos las empresas suelenclasificarlos de la siguiente manera:Documentos vitales. Incluyen documentos legales como los de constitución de laempresa, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.Documentos importantes. Incluyen facturas, registros de ventas, registros decompras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia y todo lo relacionadocon la operación de la organización.Documentos útiles. Incluyen correspondencia general como memorandos,normas legales, informes, etc. Todo documento que se utilice de manera temporaly después de unas semanas o hasta un año de la fecha en que se recibieron otramitaron se pueden destruir.
  • 51. Documentos no esenciales. Incluyen anuncios, formatos, afiches,etc., los cuales pueden ser destruidos una vez sean utilizados demanera temporal, en algunos casos sin necesidad de archivarlos.Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, esnecesario decidir la cantidad de tiempo que se van a conservar oel período de su retención. Los factores que influyen sobre estadecisión son:•Leyes existentes al respecto.•Naturaleza de la empresa.•Tipo de documento y la información que se genera de este.
  • 52. 11. ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DEARCHIVOLos sistemas de archivo constan de tres elementos.Equipos. El mueble más utilizado es el archivador vertical quetiene una o más gavetas. Ocupa poco espacio y es de materialfuerte y resistente, tiene gran capacidad para almacenardocumentos y se colocan rótulos para indicar letras o números,departamento o sección.
  • 53. Guías. Son hojas de cartón dúplex (bolsa colgante) quetiene una parte que sobresale llamada pestaña, en lapestaña se coloca la letra o el número (rótulo). Tieneforma rectangular y viene en diversos colores para facilitarsu clasificación.
  • 54. • Fundones. Se utiliza para dividir el archivo, subdividir elarchivo y sostiene la correspondencia.• Carpetas. Son fólderes generalmente de color crema oamarillos que se utiliza para guardar la correspondencia. Lascarpetas tiene una pestaña que se utiliza el nombre de unaempresa, persona o asunto y vienen en varios tamaños comoCarta, A4, oficio, etc.
  • 55. 12. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR1. Inspeccionar. Corresponde en verificar si el documento estátramitado para ir al archivo o si está pendiente de algún trámite.2. Clasificar. Determinar bajo que titulo va a ser archivado eldocumento, es decir, se elige por empresa, individuo, asunto,etc.3. Codificar. Ponerle marca o código al nombre que se haelegido en el paso anterior.
  • 56. 4. Distribuir. Realizar arreglo alfabético preliminar enuna bandeja distribuidora, esto evitará abrir variasveces el mismo sitio del archivo.5. Archivar. Colocar los documentos en los respectivosfólderes o carpetas o archivadores.