PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos parasustentar de la siguiente m...
1. CONCEPTUALIZACIÓNDOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en elejercicio de sus funciones por in...
REGISTRODocumento que presentaresultados obtenidos oproporciona evidenciade Actividadesdesempeñadas
LO PRINCIPALGarantizar: Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente) Verificables No manipul...
PARÁMETROSPARÁMETROSRESPONSABLEDE ARCHIVARPersona asignadapara archivar . (Quiénlos archiva?)IDENTIFICACIÓNPor tipo de reg...
a. APROBARANTES DE EMISIÓNb. REVISAR, ACTUALIZARY APROBAR CAMBIOSc. IDENTIFICARCAMBIOS Y ESTADODE REVISIÓNd. DISTRIBUIRDOC...
1. Quién1. Quién debeaprobar losdocumentos?2. Cuándo2. Cuándo se debenrevisar y actualizar losdocumentos?3. Quién3. Quién ...
2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación1. Qué procedimientos y recursos asociadosdeben ap...
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSOBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos porlas unidades de gestión aplican...
Definiciones a tener en cuentaArchivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importanciacomo facilitadores de la gestión...
Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupacionesdocumentales acorde con la es...
FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo...
FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORINSTRUCTIVO ...
FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICAFUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIV...
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FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICAFUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIV...
3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA123AINFORME DE GESTIÓNPLAN DE DESARROLLORESOLUCIONES DE DECANATURADE ESTUDIANT...
ORGANIZACIÓN FISICA
ORGANIZACIÓN FISICARelación de Series y Subseries por GavetaACTASCOMITÉ DE ARCHIVO U.N.COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.ASESORÍASIN...
INVENTARIO DOCUMENTALInstrumento de recuperación de información quedescribe de manera exacta y precisa las series oasuntos...
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES(Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)En toda entidad se deben realiz...
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.•Utilizar para la organización de los archivos...
•No humedecer las yemas de los dedos•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhibendocumentos•No coloca...
• No guardar documentación que llegue por fax si esimportante se debe sacar copia.• No exponer los documentos a la luz.• N...
4.4. Programa de Gestión Documental (PGD)Programa de Gestión Documental (PGD)
a. Producción documental• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y  documentos, conforme al desar...
b. Recepción de documentosOperaciones de verificación y control que una institución debe realizarpara la admisión de los d...
c. Distribución de documentosActividades tendentes a garantizar que los documentoslleguen a su destinatario.Actividades:Di...
d. Trámite de documentosCurso del documento desde su producción o recepción hasta elcumplimiento de su función administrat...
e. Organización de documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de losdocumentos...
f. Consulta de documentosAcceso a un documento o grupo de documentos con el finde conocer la información que contienen.ACT...
g. Conservación de documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación ydescripción de los documentos...
h. Ciclo de vida de documentos
i. Disposición final de documentosSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, conmiras a su conservaci...
5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIONDOCUMENTALDOCUMENTALEsquema general de requisi...
Requisitos de un SGD por etapas
a. Captura e importaciónObtención de documentosElementos del proceso:Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,...
b. Indexación, clasificación y organizaciónMetadatos, tipologías y árbol de carpetasElementos del proceso:Metadatos automá...
c. Consultas y presentaciónNavegación por carpetas o tiposBúsquedas:SencillasAvanzadas (en metadatos o en ficheros)Visuali...
d. Gestión y distribuciónTrabajo con los contenidosElementos del proceso:Gestión de usuarios, roles y organizacionesEntrad...
e. Personalización y colaboraciónPreferencias personales:Diseño gráficoConfiguraciones de listados, pantallas, etc.Configu...
f. Seguridad, control y autenticidadSeguridad del acceso y los contenidosElementos del proceso:Autenticación (login)Firmas...
g. Almacenamiento y conservaciónAseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementosdel proceso:Copias de seg...
6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DEGESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTALa. Perfil de organiz...
a. Perfil de los clientesinteresados* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).* Varias sedes/ oficinas.* Uso ...
b. Subsectores más sensiblesInmobiliarias, constructoras, ....Fabricantes de equipos, tecnología, …Transporte, logística, ...
Recomendaciones básicas
c. Implantación de productosSe recomienda análisis y consultoría documental previa:1.Revisión de la licencia/ selección pr...
d. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADASNúmero de sitios e identificación de los mismosConfiguración acc...
d. Ruta de toma de datos15 MENÚ PERSONALTiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?Configuración del menú perso...
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  1. 1. PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos parasustentar de la siguiente manera:• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cadamateria integrada entregará las carpetas evidenciandola aplicación de Gestión Documental con la FichaFichaTécnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá losdocumentos que deberá archivar el estudiante.• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cadamateria integrada evidenciará mediante archivodigital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando uncreando o utilizando unsitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivofísico.
  2. 2. 1. CONCEPTUALIZACIÓNDOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en elejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas,jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad deinformación en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos,CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte
  3. 3. REGISTRODocumento que presentaresultados obtenidos oproporciona evidenciade Actividadesdesempeñadas
  4. 4. LO PRINCIPALGarantizar: Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente) Verificables No manipulablesCONTROL DE LOS REGISTROS
  5. 5. PARÁMETROSPARÁMETROSRESPONSABLEDE ARCHIVARPersona asignadapara archivar . (Quiénlos archiva?)IDENTIFICACIÓNPor tipo de registro /área / proyecto /servicio (Cómo losarchivo?)RECUPERACIÓNQuiénes tienenacceso. Cuáles notienen acceso(Quién losconsulta?)CÓMO RECUPERARAlfabético /cronológico / código /consecutivo (Cómolos consulto?)ALMACENAMIENTOSitio específicodonde se va aguardar (Dónde losarchivo?)TIPO DEREGISTROEscrito, magnético,óptico, etc. (Cómo losregistro?)TIEMPO DERETENCIÓNArchivo activo:período/año / eventos(Cuánto los archivo?)Por tablas deretención documentalDISPOSICIÓNQué hacer con eldocumento después delperíodo de conservación.CONTROLDELOSREGISTROSCONTROLDELOSREGISTROS
  6. 6. a. APROBARANTES DE EMISIÓNb. REVISAR, ACTUALIZARY APROBAR CAMBIOSc. IDENTIFICARCAMBIOS Y ESTADODE REVISIÓNd. DISTRIBUIRDOCUMENTOS AINTERESADOSf. IDENT. Y CONTROL DEDOC EXTERNOSg. PREVENIR USO DEOBSOLETOS EIDENTIFICARLOS
  7. 7. 1. Quién1. Quién debeaprobar losdocumentos?2. Cuándo2. Cuándo se debenrevisar y actualizar losdocumentos?3. Quién3. Quién debeaprobar lasmodificaciones?4. Cómo4. Cómo se identificala vigencia de losdocumentos?5. Cómo5. Cómo se identificanlos cambios en losdocumentos?6. Quién6. Quién debetener losdocumentosvigentes?7. Cuáles7. Cuáles son losdocumentosvigentes?8. Cómo8. Cómohacemos legibleslos documentos?9. Cómo9. Cómo seidentifican losdocumentos?10. Cómo10. Cómo seidentifican losdocumentos externos?11. Quién11. Quién debetener losdocumentosexternos vigentes?12. Qué12. Qué debemos hacercon los documentosobsoletos?13. Cómo13. Cómo seidentifican losdocumentosobsoletos?
  8. 8. 2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación1. Qué procedimientos y recursos asociadosdeben aplicarse2. Quién debe aplicarlos3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,proceso, producto o contrato específico.ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
  9. 9. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOSOBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos porlas unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar losdocumentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en laque se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos deuna manera eficaz, eficiente y uniforme.ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras dedocumentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación,depuración, foliación, organización y almacenamiento de losdocumentos las normas técnicas de archivo.
  10. 10. Definiciones a tener en cuentaArchivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importanciacomo facilitadores de la gestión. Las oficinas podránotorgarle a estos documentos la disposición que mejorresponda a sus necesidades.Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente,y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propiasde la Unidad , que son los documentos obligatorios deorigen externo.
  11. 11. Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupacionesdocumentales acorde con la estructura orgánico-funcionalde la unidad productora .Depuración: destrucción organizada de documentos carentes devalor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores dedocumentos.Eliminación de documentos: destrucción de documentos quehan perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal,contable y no tienen valor histórico.
  12. 12. FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico ydigital•Permite gestionar de manera óptima los documentos•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físicoo digital•Permite determinar el período de manejo del documento
  13. 13. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORINSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL   CODIGO:El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puedebasar con algunas iniciales de la materia y un número que indique laactividad) Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primercorte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debeaparecer en la ficha.                            NOMBRE DELDOCUMENTO:El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos searchivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de lacarpeta física y digital) Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB,Consulta Bibliográfica, Recorte periódico,etc.    CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  14. 14. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICAFUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALNombreEstudiante:Programa:                          IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓNCÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓNMEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               
  15. 15. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORINSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL   ALMACENAMIENTO:El estudiante deberá indicar el lugar físicode archivo de los documentos. Ejemplo: Para archivo físico: archivador horizontal(H), vertical (V), lateral (L). Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación deldocumento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento(tiempo que debe conservar su documento en el archivo)Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A),6 meses (6m) u otro. El estudiante deberá indicar el medio enque ha archivado el documento. Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD,Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)                            ESTADO:El estudiante deberá indicar el estado enque conservará el archivo. Marcar con una X si es:Original, Copia, Digital.    CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  16. 16. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICAFUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALNombreEstudiante:Programa:                          IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓNCÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DERETENCIÓNMEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               
  17. 17. FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORINSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALRECUPERACIÓN:El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservacióno clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital. Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM),Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto(ASU).                            DISPOSICIÓN:El estudiante deberá seleccionar marcando con una X laTipología de Disposición de los documentos archivados. Ejemplo: Conservación Total (CT),Selección (SL), Eliminación (EL) CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.
  18. 18. FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICAFUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEOFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINESPROYECTO INTEGRADORFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALNombreEstudiante:Programa:                          IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓNCÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓNMEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               
  19. 19. 3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA123AINFORME DE GESTIÓNPLAN DE DESARROLLORESOLUCIONES DE DECANATURADE ESTUDIANTESDE MANEJO PRESUPUESTALDE PESONAL DOCENTE2009201020112012
  20. 20. ORGANIZACIÓN FISICA
  21. 21. ORGANIZACIÓN FISICARelación de Series y Subseries por GavetaACTASCOMITÉ DE ARCHIVO U.N.COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.ASESORÍASINTERNASEXTERNASINFORMESDE GESTIÓNINTERNOSPROYECTOS DE ARCHIVOCORRESPONDENCIAINTERNA: Recibida, EnviadaEXTERNA: Recibida, Enviada
  22. 22. INVENTARIO DOCUMENTALInstrumento de recuperación de información quedescribe de manera exacta y precisa las series oasuntos de un fondo documental. Es el registro de ladocumentación producida.En las unidades de gestión se utiliza para latransferencia al archivo central y eliminación de serieso tipos documentales según formatos de aplicación
  23. 23. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES(Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivosde gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realizateniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidadque establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con loscronogramas establecidos por el archivo.
  24. 24. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados(ganchos plásticos, carpetas no perforadas)•Evitar el uso de máquinas perforadoras•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo demarca sobre el documento original•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por variosdestinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinosanexándolo al documento que se conserva en la oficina(Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )
  25. 25. •No humedecer las yemas de los dedos•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhibendocumentos•No colocar los documentos en el piso•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos•No manipular los documentos más de lo necesario•No se debe empastar ni legajar la documentación.RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
  26. 26. • No guardar documentación que llegue por fax si esimportante se debe sacar copia.• No exponer los documentos a la luz.• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.• Evitar el contacto con todo tipo de material metálicodirectamente sobre el papel, si es absolutamente necesariohacerlo así:RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
  27. 27. 4.4. Programa de Gestión Documental (PGD)Programa de Gestión Documental (PGD)
  28. 28. a. Producción documental• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y  documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.• Define formatos y medios de producción. • Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).• Se encarga de la normalización de la producción documental.
  29. 29. b. Recepción de documentosOperaciones de verificación y control que una institución debe realizarpara la admisión de los documentos que son remitidos por unapersona natural o jurídica.Actividades:Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,correo electrónico, página web, otros.Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro
  30. 30. c. Distribución de documentosActividades tendentes a garantizar que los documentoslleguen a su destinatario.Actividades:Distribución de documentos externos/ internosEnvío y distribución de documentos a destinatarios
  31. 31. d. Trámite de documentosCurso del documento desde su producción o recepción hasta elcumplimiento de su función administrativa.Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámiteoportuno de las comunicaciones.ACTIVIDADES:Recepción de solicitud o trámitePreparación y envío de respuesta
  32. 32. e. Organización de documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de losdocumentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticosACTIVIDADES:Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)Descripción documentalTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDescripción1.Área de identificación2.Área de contexto3.Área de contenido y estructura4.Área de condiciones de acceso y uso5.Área de documentación asociada6.Área de notas7.Área de control de la descripción.
  33. 33. f. Consulta de documentosAcceso a un documento o grupo de documentos con el finde conocer la información que contienen.ACTIVIDADES:1. Formulación de la consulta2. Estrategia de búsqueda3. Respuesta a consulta
  34. 34. g. Conservación de documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación ydescripción de los documentos de una institución, como parteintegral de los procesos archivísticosACTIVIDADES:Protección de los documentosSuministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamientode informaciónImplantación de un Sistema Integrado de Conservación
  35. 35. h. Ciclo de vida de documentos
  36. 36. i. Disposición final de documentosSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, conmiras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminaciónconforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documentaly/o Tablas de Valoración Documental.ACTIVIDADES:Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).Selección documental (selección para conservación total)Digitalización/ microfilmaciónDestrucción de la documentación (acta expurgo)
  37. 37. 5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTIONDOCUMENTALDOCUMENTALEsquema general de requisitosExplicación de requisitos por etapas de gestión
  38. 38. Requisitos de un SGD por etapas
  39. 39. a. Captura e importaciónObtención de documentosElementos del proceso:Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)Importación masivaFormatos soportadosDigitalización (escáneres, conexión, ...)OCR/ ICR:OCR básico: reconocimiento textosTratamiento de imagen y marcasProcesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…)ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)
  40. 40. b. Indexación, clasificación y organizaciónMetadatos, tipologías y árbol de carpetasElementos del proceso:Metadatos automáticosIndexación de metadatos (manual)Diccionarios y tesaurosClasificación de documentos:TipologíasUbicación de documentosCarpetas y subcarpetas
  41. 41. c. Consultas y presentaciónNavegación por carpetas o tiposBúsquedas:SencillasAvanzadas (en metadatos o en ficheros)Visualización de documentosElementos del proceso:Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)Sitios web (vistas)Visualizadores on-lineDescargaFicha de contenidosImpresión
  42. 42. d. Gestión y distribuciónTrabajo con los contenidosElementos del proceso:Gestión de usuarios, roles y organizacionesEntradas/ salidas (control de existencia)Gestión de versiones y bloqueosGestión de expedientes (carpetas estructuradas)Envío, notificación, listados, volcados, …Exportación masivaWorkflow/ procesos de negocioGestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…)Estadísticas e Informes (reporting)
  43. 43. e. Personalización y colaboraciónPreferencias personales:Diseño gráficoConfiguraciones de listados, pantallas, etc.Configuración de menúsLocalización e idiomas:Idioma de la interfazTraducción de los contenidosMoneda, formatos, etc.Suscripción a contenidos:“Mis documentos”“Mis novedades”Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)“Mis tareas”Colaboración empresarial: redes sociales corporativas
  44. 44. f. Seguridad, control y autenticidadSeguridad del acceso y los contenidosElementos del proceso:Autenticación (login)Firmas digitales (servidor vs. cliente)Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)Permisos de acceso y acciónGestión de “records” o evidenciasBloqueos temporalesCierresCierres especiales (certificados)Retención y disposición. Destrucción de recordsNiveles de seguridadAuditoría de accesos y acciones
  45. 45. g. Almacenamiento y conservaciónAseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementosdel proceso:Copias de seguridad (política de backups)Encriptación de datosArquitectura de sistemasHardware de almacenamientoFormatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)
  46. 46. 6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DEGESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTALa. Perfil de organizaciones interesadasb. Subsectores sensiblesc. Planificación de un proyecto de gestión documentald. Ejemplo de un ruta de toma de datos
  47. 47. a. Perfil de los clientesinteresados* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados).* Varias sedes/ oficinas.* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)* Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.* Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)* Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad deinformación, plazos de conservación, etc.)* Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs,etc.)
  48. 48. b. Subsectores más sensiblesInmobiliarias, constructoras, ....Fabricantes de equipos, tecnología, …Transporte, logística, ….Distribución (alimentación, componentes, …)Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …Seguros, finanzas, bancos, …Servicios especializados, centros I+D, …Consultoras, asesorías, ….Administraciones públicas (e-Administración)
  49. 49. Recomendaciones básicas
  50. 50. c. Implantación de productosSe recomienda análisis y consultoría documental previa:1.Revisión de la licencia/ selección productos2.Análisis y toma de datos3.Instalación4.Parametrización y diseño5.Desarrollos a medida (opcional, mín.)6.Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)7.Documentación y formación
  51. 51. d. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADASNúmero de sitios e identificación de los mismosConfiguración acceso a sitios (formulario)Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)02 USUARIOSTipos de usuariosGrupos de usuariosForma autenticación (login)03 ORGANIZACIONESTipos de organizacionesGrupos de organizaciones04 ROLES Y PERMISOSRoles principalesPreconfiguración de permisos a roles principales05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOSEsquemas de metadatos x entidadCampos de metadatos x esquemaPropiedades de cada campoListas maestras06 CARPETAS Y EXPLORACIÓNEstructura inicial del repositorioBandejas de entrada?Carpetas personales?07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOSJerarquía y estructura inicial de tiposTiene versiones?Tiene relaciones?Restricción de acciones?08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDATiene registro de entrada y salida?Requisitos de generación de códigosTiene impresión de etiquetas?Tiene importador de anexos?09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTESTiene expedientes?Tipos de expediente iniciales (estructura)Tiene relaciones?Restricción de acciones?10 DICCIONARIOTiene diccionario?Existe un tesauro en la organización para importar?11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOSCampos buscablesOcultación de camposTipo visualización resultados contenidos no accesibles?Búsqueda en anexos habilitada?12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOSTiene records?Tiene cierres de carpetas y expedientes?Tipos documentales a proteger13 FORMULARIOSTiene formularios?Diseño de formularios iniciales y plantillas14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTESTiene workflow editable?Tiene tareas pendientes?Definición y diseño de workflows iniciales
  52. 52. d. Ruta de toma de datos15 MENÚ PERSONALTiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?Configuración del menú personalTiene Mis búsquedas?16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICARequiere emisión de facturas?Requiere recepción de facturas? Formato facturae?Requiere eFactura homologada 2.0?17 INTEGRACIONES BÁSICASPreparación de accesos directosConfiguración del single sign-on (LDAP)Requiere acceso a webservices?18 DATOS PARA LA INSTALACIÓNCaracterísticas servidorAlmacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?Aspectos de seguridad y política de backups?Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)Acceso a sistemas para mantenimiento?19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓNA CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMADatos del clienteDatos de la instalación + comunicacionesGenerador de códigos x entidadFormularios de parametrizaciónB LOCALIZACIÓN E IDIOMASDefinir idioma por defecto de AboxSeleccionar o definir idiomas disponiblesLocalización de términos de la interfaz (si procede)Tiene contenidos traducibles?C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑOLogotipos y estilos x sitioImágenes de cabecera y fondos x sitioPlantillas de mail + notificacionesD CARGAS DE DATOS INICIALESManualesDefinición y carga de menús x sitiosTipos x entidadMetadatosAjuste fino de permisos x rolesExportación/ importaciónPreparación de plantillas para importación del clienteImportación de usuariosImportación de organizacionesImportación de carpetasImportación de expedientesImportación de documentosImportación inicial de palabras clave20 DISPOSITIVOS DE CAPTURADispone de captura externa?Dispone de HotOffice?Dispone de HotPrinter?Configuración HotMailboxConfiguración HotFolderConfiguración HotScanTiene OCR/ ICR externo? Cuál?Para cada aspecto:1) Si están disponibles/ contratados?2) Si se necesitan?3) Cuáles son, si procede?4) Si son gestionables por el cliente final?5) Si aplican restricciones? Cuáles?

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