Livre blanc du recrutement pour les TPE/PME

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De la rédaction de l’offre d’emploi jusqu’à la fidélisation de sa nouvelle recrue, le livre blanc du recrutement réalisé par Vivastreet apportera tous les conseils à une entreprise de taille petite à moyenne pour lui permettre de gérer au mieux ses problématiques de recrutement.
http://bit.ly/vivastreet-emploi-recrutement

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Livre blanc du recrutement pour les TPE/PME

  1. 1. Livre blanc Vivastreet TOUTES LES ÉTAPES D’UN RECRUTEMENT RÉUSSI
  2. 2. SOMMAIRE INTRODUCTION 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI • Une annonce ciblée et attractive • Encadré : Exemple type d’une annonce • Interview deAnne Mary • Les points clésà retenir 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE • Des options de visibilité peu coûteuses • Encadré : Exemple del’option Premium+ chezVivastreet • Via les réseaux sociaux professionnels • Développer sa marque employeur • Interview deLaurent Brouat, directeur associé et cofondateur de Link Humans enFrance • Les points clésà retenir 3. TRAITER AVEC EFFICACITÉ LES CANDIDATURES REÇUES • Dela méthode • Pour affiner la sélection • Les solutions de gestionde candidatures • Encadré : Les critères dediscrimination interdits parla loi • Interview de Frédéric Ducrot, cofondateur deDokker • Les points clésà retenir 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT • Préparez-vous • L’entretien • Encadré : 10 exemples dequestions àposer en entretien • Interview de Emmanuel Stanislas, fondateur et dirigeant du cabinet de recrutementClémentine. • Les points clésà retenir 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE • Institutionnalisez une procédure • L’accueil • L’accompagnement • Lesuivi • Encadré : Ce quevousdevez savoir légalement surla période d’essai • Interview de David Bernard, cofondateur etdirecteur associéd’AssessFirst, société éditrice d’outils d’évaluation RH • Les points clésà retenir CONCLUSION Le livre blanc Vivastreet
  3. 3. Pas le temps de dénicher la perle rare, pas les moyens de vous offrir les services de spécialistes pour le faire, pas le volume suffisant pour avoir de l’expérience en la ma- tière et pourtant, vous voulez recruter vous-même. Ce livre blanc est destiné à vous apporter les conseils clés qui vous permettront de gérer au mieux vos probléma- tiques de recrutement. De la rédaction de l’offre d’emploi jusqu’à la fidélisa- tion de vos nouvelles recrues, il vous accompagnera et vous aidera à optimiser votre démarche au fil des diffé- rentesétapes. Avec plus de 1 500 nouvelles offres d’emploi publiées chaque jour, dont 80 % par des petites et moyennes entreprises, Vivastreet est en contact permanent avec leurs dirigeants et donc au fait des problématiques de INTRODUCTION recrutement auxquelles ils ont à faire face au quotidien. « Véritable moteur de l’emploi, les TPE / PME sont au- jourd’hui à l’origine de 70 % des créations nettes d’em- plois, constate Julien André, directeur du développe- ment du marché emploi chez Vivastreet. Désireux de vous accompagner dans la recherche de vos futurs col- laborateurs, de vous apporter une réponse à vos ques- tions sur le recrutement, de vous aider à recevoir des candidatures de qualité et à intégrer au mieux vos fu- turs recrues dans votre entreprise, nous avons rédigé ce livre-blanc du recrutement pour les TPE /PME qui mettra à votre service les méthodes, conseils et outils pour vous permettre d’être opérationnels dans cette démarche. » Créé en 2004, par un français Yannick Pons, Vivastreet a acquis une position de leader sur le marché non-cadre, confortéepar une audience en forte croissance. « Gérer au mieux vos problématiques de recrutement » bonne lecture 3
  4. 4. « Rendre le poste attractif » « CHERCHE COMMERCIAUXMOTIVÉS » Vous croyez vraiment que ces quelques mots suffiront à attirer de potentiels candidats intéressants ? Malheu- reusement, on le voit encore beaucoup trop souvent. Or l’annonce que vous publierez est votre premier contact avec les candidats. La première image qu’ils auront de votre entreprise. Dans les TPE et les PME, ce sont géné- ralement des non professionnels du recrutement qui ré- digent les offres. Alors, si vous ne voulez pas être noyé sous un flot de CV inadéquats et recevoir des candi- datures pertinentes par rapport à vos besoins, voici quelques règles de base à respecter pour la rédaction de vos annonces. Définissez clairement le profil que vous recherchez. Demandez-vousquels sont vos besoins réels ? Quels missions, objectifs etfinalité pour le poste ? Quelles sont vos exigences ? Vous pouvez décrire le poste en fonction des missions à effectuer et des objectifs à atteindre. Traduisez vos be- soinsen compétences techniques etcomportementales. UNE ANNONCE CIBLÉE ET ATTRACTIVE. LETITREEST PRIMORDIAL Il faut doncqu’il soit clair etprécis sansêtretroplong bien sûr,mais avec les mots clés essentiels. Précisezparexemples’il s’agitd’unpostejuniorou senior. Attention à ne pas utiliser un jargon trop professionnel qui ne serapascompréhensible aupremier coup d’œil. Le tout est de réussirà vous différencier Les mots choisis sont importants pour apparaître en bonne place grâce aux mots clés des moteurs de re- cherche des sites emplois et attirer les meilleurs can- didats. Quelques règles de bonnes pratiques en matière de SEO (Search Engine Optimization) peuvent d’ailleurs vous aider à vous démarquer et à être dans les pre- mières positions des résultats de recherche. Ainsi, le titre doit être compris entre 60 et 120 caractères. Ou en- core,répétez lesmots-clésdu titreen grasdans l’annonce. LESINFORMATIONS • Intitulé du poste : indiquez la fonction exacte • Statut : ouvrier,employé, cadre,agent de maîtrise... • Type de contrat : CDD, CDI,Intérim… • Type d’emploi : à temps plein, partiel, week-end... • Rémunération : vouspouvez indiquer unefourchette selon l’expérience et précisez les avantages s’il y en a (primes, mutuelle…) • Datede début • Lieu de travail • Horairesde travail • Déplacementsou pas 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI 4
  5. 5. PRÉSENTATIONDEVOTRE SOCIÉTÉ desproduits, desservices… etdevotresecteurd’acti- vité. Mettez en avant vos atouts. Desformulesaccrocheuses comme : « leader de son secteur », « en croissance », « à taille humaine » vous feront marquer des points (de même que pour le poste ensuite : « autonomie », « possibilité d’évolu- tion », « rattaché à la direction »…). N’hésitez pas à donner des chiffres : nombre d’employés, de magasins, chiffre d’affaires… Le but est de valoriser vos points forts et de rendre votre entreprise attrayante (avantages liés à la situa- tion géographique par exemple). DESCRIPTIONDU POSTE Détaillez les différentes missions de manière très pré- cise. Indiquez s’il y a des responsabilités, des objectifs à atteindre, des enjeux (développement d’un nouveau secteur, lancement de produit…). Si les conditions de travail ont des particularités, précisez le. Là encore, sou- lignez les avantages du travail dans une petite entre- prise et les atouts du poste : plus d’autonomie et de responsabilités, missions plus variées, plus de proximité avec le dirigeant… Demandez leur aide à vos collabo- rateurs directement impliqués afin de rédiger une fiche deposte détaillée. Adressez-vous directement au candidat, en le vou- voyant, pour créer une proximité : « vous êtes en charge d’une équipe », « vous menez à bien de nouveaux pro- jets », « rejoignez-nous »… Bien sûr vous pouvez en- suite énumérer les principales missions de façon plus formelle. PROFIL Quelles compétences cherchezvous? Hiérarchisez lescritères. Certainssontindispensables, d’autressont souhaitables. • Formationet diplômes (ouniveau) demandés (s’il y a des possibilités de formation, indiquez le) • Expérience professionnelle demandée (nombred’années, secteur…) • Desprérequis indispensables, desconditions nécessaires (compétencestechniques spécifiques, permis deconduire…) • Autres compétences (bureautique, logiciels, langues…) • Compétencescomportementales (dynamique, travail en équipe, compétences managériales…) Concluez parles modalités deréponse souhaitées (email, courrier,téléphone, date limite…) 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI « Valoriser votre entreprise » 5
  6. 6. ATTENTIONAUXCRITÈRES DISCRIMINATOIRES Sur l’âge, le sexe, l’apparence physique, le handicap, l’état de santé, les origines… Le Code du Travail et le Code pénal condamnent les discriminations et rap- pellent que toute décision de l’employeur doit être prise en fonction de critères professionnels et non sur des considérations d’ordre personnel, fondées sur des élé- ments extérieurs au travail. Ainsi, selon l’intitulé du poste,vous pourrez par exemple indiquer Ingénieur H / F ou Chargé(e) de clien- tèle. Et n’oubliez pas que vous n’avez pas le droit d’exi- ger une photo. Avoir rédigé une annonce claire, précise et ciblée vous fera ensuite gagner du temps pour le tri et la sélection des candidats. Attention cependant à ne pas écarter des profils en voulant trouver le mouton à 5 pattes ! Différencier les compétences nécessaires pour être opé- rationnel immédiatement et celles qui peuvent s’acqué- rir avec le temps. S’il s’agit d’envoyer un email en an- glais une fois par mois, il n’est peut être pas nécessaire de demander impérativement la maîtrise parfaite de l’anglais dans l’annonce. EXEMPLETYPED’UNE ANNONCE Commercial H/FDébutant(e) accepté(e) - Créteil (94) Phrases type de description : • Société X - Entreprise enplein développementen région parisienne dans le domaine du bien-être. • Société internationale présentedepuis plus de20 ans dans le domaine de la santé en France. • Spécialistes dex, cela fait denousunacteurincon tournable dans notre secteur. • Nous recherchonsdescommerciauxH/Fmotivées qui souhaitent s’investirets’épanouir dans le secteurdela vente. Perspectived’évolution rapide et domaine en pleine croissance. • Votre mission serade […] •Vous êtes dynamique, autonome, rigoureux(se), et enthousiaste à l’idée de rejoindre une entreprise dynamique en plein développement. OU •Nous recherchons un profil de candidat motivés et dynamiques avec un sens du contact et du relationnel développer. •Débutant(e) accepté(e), formation assurée ! OU Expérience obligatoire Véhicule indispensable /Maîtrise d’une langue étrangère… Il faut bien sûr y rajouter toutes les informations an- nexes (type de contrat, lieu, compétences techniques, contact de réponse…) 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI 6
  7. 7. Anne Mary, directrice générale de Norma Conseil, cabi- net de conseil en ressources humaines, multi-spécialiste pourles cadres. QUELLESERREURSCONSTATEZ-VOUS LEPLUSSOUVENT ? « Les TPE et les PME n’ont pas l’armada de RH des grands groupes dont c’est le métier de réfléchir à la fiche de poste et à l’annonce, du coup c’est souvent une assistante de direction qui la rédige entre deux coups de téléphone. Or il faut mar- keter son annonce, en prenant le temps d’éta- blir une fiche de poste précise afin de rédiger une annonce détaillée et attrayante. Les candidats ne prennent pas au sérieux les annonces de trois ou quatre lignes sans renseignements précis. Par ailleurs, il faut absolument préciser dans l’an- nonce les prérequis primordiaux sur lesquels on ne transigera pas, comme la mobilité, la pra- tique d’une langue étrangère rare, le permis de conduire ou encore la maîtrise d’un logiciel afin de limiter l’envoi de CV inappropriés. » COMMENT« MARKETER » SONANNONCEALORS ? « En mettant en avant les spécificités du poste, de l’entreprise et du secteur. On retrouve quasiment toujours les mêmes phrases, les mêmes informa- tions dans les annonces. Dès le titre de la fonc- tion, certaines appellations vont plus attirer l’œil des candidats : s’il s’agit d’un poste de technico commercial par exemple, ne mettez pas simple- ment commercial. Insistez sur les spécificités liées au travail dans votre entreprise : possibilité d’évolution, autono- mie, culture d’entreprise axée sur de fortes valeurs humaines, importance du bien-être des collabora- teurs, en plein développement, secteur en crois- sance… » VOUSDIRIEZQUEL’ANNONCE DOIT ÊTREÀ LA FOISATTRAYANTE ET…? « Rassurante ! Le domaine de l’emploi est an- xiogène et les candidats sont très vigilants dans leur choix. La stabilité financière et la crédibilité comptent beaucoup dans un contexte de crise. Il faut leur donner un maximum d’informations. La société est-elle en développement ? Établie aus- si à l’étranger ? Est-ce une création de poste ? Et notamment d’informations chiffrées. Quel est l’effectif de la société ? Depuis combien d’années existe-t-elle ? Quel est le chiffre d’affaires ? C’est plus difficile pour une petite entreprise qui n’a pas un nom connu qui rassure les candidats à sa seule évocation. Si l’entreprise a un site Internet, il faut l’indiquer le lien dans l’annonce afin de faciliter l’accès aux informations justement. » « Il faut marketer son annonce» ANNE MARY NORMACONSEIL 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI 7
  8. 8. 1. Définissez clairement le profil que vous recherchez. Quels sont vos besoins réels ? Quels missions, objectifs et finalité pour le poste ? Établissez une fiche de poste précise afin de pouvoir rédiger une annonce détaillée et attrayante. 2. Formulez un titreclair, précis, et avecdesmots clés. 3. Intitulé exact du poste, statut, type de contrat, ho- raires, rémunération, lieu de travail… Ne négligez au- cuneinformation. 4. Présentez votre société, ses produits, ses services… Donnez un maximum d’informations. Mettez vos atouts en avant. Le but est de valoriser vos points forts et de rendre votre entrepriseattractive. 5. Insistez surles spécificitésduposte, del’entreprise etdu secteur. 6. Décrivezleposteendétaillantlesdifférentesmissions de manière très précise. Indiquez s’il y a des responsabi- lités, des objectifsà atteindre, des enjeux. 7. Traduisez vos besoins en compétences techniques et comportementales. Formation, expérience profes- sionnelle… Hiérarchisez les critères, certaines sont in- dispensables,d’autressont souhaitables. Les points clés à retenir 1. LA RÉDACTION DE L’OFFRE D’EMPLOI 8. Précisez les prérequis primordiaux sur lesquels vous ne transigerez pas. Différenciez les compétences néces- saires pour être opérationnel immédiatement et celles qui peuvent s’acquériravec le temps. 9. Avoir rédigé une annonce claire, précise et ciblée vous fera ensuite gagner du temps pour le tri et la sé- lection des candidats. 10. Attention à nepas écarterdesprofils envoulant trouver le mouton à 5pattes ! 11. Soyez vigilants quant aux critères discriminatoires sur l’âge, le sexe, l’apparence physique, le handicap, l’état de santé,les origines… 12. Indiquez les modalités de réponses souhaitées. 13. « Il faut marketer son annonce », Anne Mary, di- rectrice générale de Norma Conseil, cabinet de conseil en ressources humaines multi-spécialiste pour les cadres. 8
  9. 9. « Il ne faut pas sous-estimer le bouche à oreille » Vous avez pris le temps de rédiger une offre attrayante, vous l’avez mise en ligne, et maintenant ? Publier votre annonce sur Internet n’est pas une fin en soi. Ce n’est qu’une partie du processus. Encore faut-il bien communiquer afin qu’elle attire un maximum de candidats intéressants. Et pour cela, il faut la relayer à votreréseau.Survotresite, si vous enavez un, par email, via les réseaux sociaux… Voyons les différents moyens dont vous disposez. Commencez par en parler à votre réseau. Il ne faut pas sous-estimer le bouche à oreille. Lorsque vous êtes en phase de recrutement, envoyez un email à vos contacts avec le lien de l’offre. Ils pourront ainsi à leur tour la diffuser à leur propre réseau. Idem en interne. Envoyez l’offre à vos collaborateurs afin qu’ils la fassent aussi suivre à leurs contacts qui eux aussi... DESOPTIONSDEVISIBILITÉ PEUCOÛTEUSES S’il existe une multitude de sites emploi qui possèdent un énorme vivier de candidats - jobboards généra- listes ou spécialisés, nationaux ou locaux, gratuits ou payants - l’utilisation de sites d’annonces gratuites est aujourd’hui de plus en plus courante pour recruter. En effet, l’e-recrutement représente un gain de temps et d’argent. Les sites de recrutement restent donc l’outil favori non seulement des recruteurs mais aussi des candidatset justement… leursoutils peuvent vousaider ! Même les sites gratuits vous donnent aujourd’hui la possibilité, via des options de visibilité peu coûteuses, d’accroître votre audience et donc vos retours, notam- ment pour des métiers très prisés ou dans les grandes villes. Privilégiez aussi ceux qui ont des partenariats stratégiques avec d’autres sites et portails emploi qui publient leurs offres (presse locale, sites spécialisés…) afin d’étendre la visibilité de vos annonces 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE 9
  10. 10. • Votreannonce sedémarquevisuellement avec samention premium pendant 30jours. • Elle estpositionnée au dessus desannonces classiques. • Elle estenpremièrepage devotredépartement etdesa catégorie. • La mention « Urgent » est indiqué pendant 15 jours • Elle sera colorée et plus visible pendant 30 jours. • Elle seraautomatiquement remiseenhaut deliste toutes les 12 heures pendant 30jours. « Se démarquer de la concurrence » 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE EXEMPLEDEL’OPTIONPREMIUM+ CHEZ VIVASTREET Vivastreet Premium+69,96€ MAXIMISEZVOTRE PRÉSENCEETVOTREVISIBILITÉ AUPRÈSDES CANDIDATS Desoptions privilégiées pourdonnerdavantage devisibilité àsesoffres d’emploi, générer plus devisitesetplus de candidatures ciblées. 10
  11. 11. VIALESRÉSEAUXSOCIAUX PROFESSIONNELS Le recrutement via LinkedIn ou Viadeo n’est plus réser- vé à une minorité de profils, chacun des réseaux compte plusieurs millions de membres. Nous sommes de plein pied dans l’ère durecrutement2.0. L’usage croissant des réseaux sociaux a bouleversé le recrutement. Ils se sont rendus incontournables. C’est aujourd’hui non seu- lement un vrai levier de recrutement mais aussi une vé- ritable opportunité de jouer sur le même terrain que les grandes entreprises. Vous devez avoir des objectifs clairs et une stratégie définie. Il faut prendre le temps d’ap- prendre à bien utiliser les réseaux sociaux afin de vrai- ment seles approprier. Si vous n’avez pas encore de profil LinkedIn et Viadeo, il est donc grand temps de vous y atteler, de le suggérer à voscollaborateurs, etdevouscréerunepage Entre- prise afin d’y publier vos offres. L’avantage c’est qu’en diffusant vos annonces sur les réseaux sociaux, sur votre page Entreprise et sur votre profil, en plus des candidats en recherche d’emploi, vous toucherez aussi les candi- datspassifs. DÉVELOPPERSAMARQUE EMPLOYEUR Recruter, c’est aussi communiquer. Maîtriser son image est donc essentiel, même si vous ne disposez pas des moyens de communication d’un grand groupe. Dévelop- pez votre marque employeur, c’està dire les probléma- tiques liées à votre image, aussi bien en interne, pour fédérer, qu’en externe, pour attirer, peut faire la diffé- rence. C’est une composante du capital séduction de votre entreprise. Quels leviers utilisés pour la dévelop- per ? Avant toute chose, n’oubliez pas que vos salariés sont vos meilleurs ambassadeurs. Et puis, grâce aux ré- seaux sociaux il est possible pour une petite entreprise de développer sa marque employeur à moindre frais. C’est unequestiondetemps,devolonté etdestratégie, il faut se concentrer sur le développement d’une visibi- lité utile. Mais vous en faites peut-être même déjà sans même le savoir. Lorsque vous participez à un forum de l’emploi dans votre secteur d’activité par exemple, vous travaillez votre marque employeur. Les candidats sont sensibles à la réputation et à l’image des entreprises dans lesquelles ils postulent. 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE 11
  12. 12. « C’est à vous d’aller vers eux » # QUIDDEFACEBOOK ? Si vous recrutez souvent des jeunes diplômés, avoir votre propre page Entreprise sur Facebook peut alors avoir du sens. Vous devez l’envisager comme un outil de com- munication. En effet, les jeunes diplômés des grandes écoles de commerce ou d’ingénieurs ne pensent pas ou ne veulent pas, souvent en raison d’idées préconçues, postuler dans les PME. Il vous faut donc concurrencer l’attrait des grands groupes, leur donner envie de ve- nir travailler chez vous. S’ils ne viennent pas vers vous, c’est donc à vous d’aller vers eux. N’hésitez pas à poster votre offre sur les sites des écoles qui correspondent aux profils recherchéset surleur page Facebook. Certaines PMEorganisent par exemple des jeux concours Métier sur Facebook, ce qui leur permet non seulement de communiquer en se faisant connaître mais aussi de sourcer des candidats. Informations sur votre entre- prise, nouveaux produits, photos, vidéos, info métiers, interviews de vos collaborateurs, annonce des recrutements… Vous pouvez aussi utiliser votre page pour posterdu contenu. Et si vous avez un petit côté « geek » et le temps de vous en occuper, créer un compte Twitter pour votre société peut être utile car l’esprit du réseau fait que la communauté « retweet », ou rediffuse, les messages. Autrement dit, pour vous, les liens des offres que vous publieriez dans votre statut. Si vous recrutez régulièrement, avoir un site carrière ou un onglet recrutement sur votre site peut vous donner plus de visibilité auprès de potentiels candidats et être très utile, pour déposer vos offres et recevoir les candi- datures spontanées tout au long de l’année. Vous pou- vez également y mettre du contenu (présentation des métiers, de parcours de salariés…). C’est un élément de plus dans la construction de votre marque employeur. Faites apparaître le lien de votre site corporate, ou on- glet recrutement, sur votre page Entreprise sur les ré- seaux sociaux professionnels. 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE 12
  13. 13. « Pas une recette miracle mais un outil en plus » LESRÉSEAUX SOCIAUX Laurent Brouat, directeur associé et cofondateur de Link Humans en France, cabinet de conseil en stratégie de re- crutementinnovant. QUELSLEVIERSDEVISIBILITÉ POUR UNEPETITE ENTREPRISE QUIRECRUTE ? Sans conteste, le propre réseau du dirigeant de l’entreprise et celui des employés. Et puis, bien sûr, il faut diffuser l’offre sur les réseaux sociaux professionnels, sur son profil et sur la page Entre- prise, en copiant l’URL de l’annonce sur LinkedIn et Viadeo. Envoyez un email à vos salariés en leur demandant s’ils peuvent faire suivre l’offre à leur réseau, et la diffuser sur leur profil en actualisant leur statut sur les réseaux professionnels. Les réseaux sociaux formalisent le bouche à oreille, ils ne sont pas une recette miracle, mais un outil en plus. JUSTEMENT,LESPMESONT-ELLES AUSSIPRÉSENTESSURLESRÉSEAUX SOCIAUXQU’ELLESLEDEVRAIENT ? Je remarque une vraie évolution : de plus en plus d’entreprises se posent la question de les utiliser. Récemment, une PME nous a contacté car elle a vu que son concurrent était présent partout, et s’inquiétait de n’être nulle part ! Le taux d’adop- tion est croissant. Si quatre ou cinq personnes in- diquent travailler pour une société X, elle a de fait une page, par exemple, donc même a minima, de plus en plus d’entreprise ont une page sur les ré- seaux sociaux professionnels. Cependant, on remarque que les secteurs qui ont peu de cadres, comme hôtellerie ou la restaura- tion, sont encore très peu présents. CONSEILLEZ-VOUSAUXRECRUTEURS D’UTILISERFACEBOOK ? Si pour une grande entreprise cela a du sens pour communiquer auprès de ses clients, je ne vois pas trop l’intérêt pour une petite entreprise. Mais tout dépend aussi de la stratégie de la société et sur- tout de ses ressources. Les TPE et la majorité des PME ne peuvent avoir une personne dédiée à la gestion des réseaux sociaux. Or il faut s’en occu- per, car si vous avez 10 contacts dans votre ré- seau, cela n’a aucun intérêt. Cependant, même s’il y a toujours des réticences à utiliser Facebook en raison des craintes du mé- lange vie professionnel/ vie privée, de plus en plus d’importantes PME ont aujourd’hui une page Facebook. Mais il est vrai qu’il est délicat de de- mander à ses collaborateurs de partager une an- nonce sur Facebook. LAURENT BROUAT LINK HUMANS EN FRANCE 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE 13
  14. 14. 1. Parlez en à votre réseau. Ne sous-estimez pas le bouche àoreille. Envoyezunemail à voscontactsetà vos collaborateurs avecle lien de l’offre. 2. Diffusez l’offre via les réseaux sociaux profession- nels,survotre profil personnel etsur la page Entre- prise. Vos collaborateurs peuvent aussi la partager sur leur profil. 3. Profitez des options de visibilité proposées par les sites gratuits qui vous permettront d’accroitre votre au- dience et donc vos retours. Privilégiez aussi ceux qui ont des partenariats stratégiques avec d’autres sites et portails emploi qui publient leurs offres (presse locale, sitesspécialisés…). 4.Développez votre marque employeur. Vos salariés sont vos meilleurs ambassadeurs. Et puis, grâce aux ré- seaux sociaux il est possible pour une petite entreprise de développer samarque employeur à moindrefrais. 5.Créez unepage EntreprisesurFacebook, notam- ment si vous recrutez souvent des jeunes diplômés. Vous devez l’envisager comme un outil de communica- tion. Informations sur votre entreprise, nouveaux pro- duits, photos, vidéos, info métiers, interviews de vos col- laborateurs, annonce des recrutements… Utilisez votre page pour posterdu contenu. Les points clés à retenir 6. Investissez dans un site carrière ou du moins un on- glet Recrutement, si vous recrutez régulièrement, pour vous donner plus de visibilité auprès de potentiels can- didats. Vous pourrez y publier vos offres et recevoir les candidatures spontanées tout au long de l’année. 7. Les réseaux sociaux : « pas une recette miracle mais un outil en plus », Laurent Brouat, directeur associé et cofondateur de Link Humans en France, cabinet de conseil en stratégiede recrutement innovant. 2. DÉVELOPPER LA VISIBILITÉ DE SON OFFRE 14
  15. 15. « Des méthodes simples » « Vous avez reçu 298 messages ». Votre annonce a été mise en ligne la veille et en arrivant au bureau le lende- main matin, c’est la panique. Comment passer en revue des centaines de CV et de lettres de motivation ? Trier et sélectionner rapidement sans pour autant passer à côté duboncandidat ? Généralement, dans les TPE et les PME, il n’y a pas de système de gestion des candidatures voire même de processus vraiment formalisé. Ce n’est pas une raison pour ne pas faire preuve de méthode. Pour ne pas à la fois perdre du temps etrisquer de se tromper, il faut être organisé. DELA MÉTHODE Créez une adresse email spécifique pour les recrute- ments.Mettezenplace uncertainnombrederègles dans votre messagerie qui vous permettront de rediriger directement les emails dans des dossiers pour les clas- ser, selon certains mots clés. Toutes les personnes en charge du recrutement doivent bien sûr avoir accès à la même boite email. Si vous recrutez plusieurs profils en même temps, et qu’en plus vous recevez des candida- tures spontanées, demandez aux candidats de rappeler la référence de l’offre dans l’objet de l’email. Enpremier lieu, demandez-vous quels sont voscritères : les prérequis sur lesquels vous ne transigerez pas et puis, ceux quisontsouhaitables maispasessentielsou éliminatoires. Accordez-vousplus d’importance aux diplômes ou à l’expérience ? Quelles sont les compétencesclés ? Cet exercice dehiérarchisation descritères estunepre- mièreétape indispensable. Qui va faire la sélection ? Si vous n’avez pas le temps et que vous n’avez pas de service RH, expliquez claire- ment vos directives et vos attentes aux personnes char- gées du tri des CV (critères de choix, ouverture éven- tuelle à des profils atypiques, non discrimination…). Et n’oubliez pas de doubler la lecture des CV. Lors de l’étude des CV, surlignez les éléments intéres- sants ou au contraire imprécis et notez vos observations. Vous pouvez mettre des notes sur certains critères et classez les candidatures en plusieurs groupes selon leur qualité et leur pertinence. Selon les critères précédemment définis, une méthode consiste à faire trois tas : les CV qui ne correspondent pas à ce que vous cherchez, ceux qui correspondent par- faitement et puis, ceux qui ne correspondent pas tout à fait mais pourraient être étudiés au cas où. Attention à rester ouvert, autrement dit à ne pas cher- cher le clone du salarié qui quitterait l’entreprise ou au contraire l’exact opposé du salarié dont vous vous sépa- rezen mauvais termes. 3. TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES AVEC EFFICACITÉ 15
  16. 16. POURAFFINERLA SÉLECTION Après un premier tri, vous pouvez également demander aux candidats pré sélectionnés de remplir un formulaire afin d’affiner votre choix. Toutes les questions doivent bien sûr avoir un lien direct et nécessaire avec le poste proposé. Vous pouvez par exemple y demander aussi les contacts de référencesprofessionnelles. Vous pouvez aussi faire passer un entretien télépho- nique afin deresserrer votre sélection : il vous permet de vérifier certains critères (disponibilité, compréhen- sion du poste, expression orale…) et d’avoir un premier contact avecle candidat. Demander des documents complémentaires, dépen- damment du métier bien sûr : portfolio, étude de cas, réalisations passées… se fait de plus en plus. Enfin, les tests (de logique, de personnalité, de mise en situation…) peuvent également vous aider à resserrer votrechoix. LESSOLUTIONSDEGESTION DECANDIDATURES Si vous le pouvez, les solutions de gestion de candi- datures vous aideront. Dans les PME, souvent au-delà de 50 personnes, beaucoup ont déjà travaillé dans de grandes entreprises et donc avec des outils RH, et ils ne veulent pasd’un outil contraignant. Vouspouvez aujourd’hui trouver des outils simples à utiliser et dans des prix raisonnables. C’est un gain de temps indéniable et le moyen de ré- soudre nombre de vos problèmes, comme les pièces jointes qui s’accumulent dans votre boite email par exemple. Les recruteurs sont souvent démunis face à la probléma- tique des réponses négatives aux candidats. Répondre ou ne pas répondre, telle est la question ? Répondre, ça prend du temps, mais ne pas répondre, c’est une mau- vaise idée. Oui, mais allez-vous vraiment copier-coller des centaines de fois : « Nous avons bien reçu votre candidature et vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre société,malheureusement… » ? La question est d’autant plus sensible pour les PME de province car le tissu économique est plus réduit et le fait de ne pas répondre peut avoir un véritable impact sur la marque employeur. Le plus simple est donc d’opter pour des solutions qui fournissent des modèles d’emails personnalisés avec des informations dynamiques. Vous pouvez ainsi envoyer une réponse personnalisée en un clic surla candidature. 3. TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES AVEC EFFICACITÉ 16
  17. 17. « Des outils efficaces » De plus, les solutions externalisées sur Internet pré- sentent l’intérêt de permettre de stocker des données de façon illimitée, et donc de conserver les CV par exemple, comme celui d’un candidat très intéressant mais pour lequel vous n’avez pas de poste actuellement. Les solu- tions en lien avec les réseaux sociaux permettent égale- ment de vérifier les mises à jour. Sans compter l’intérêt d’une plateforme collaborative de travail qui permet par exemple à plusieurs personnes d’examiner les mêmes documents. LESCRITÈRESDEDISCRIMINATION INTERDITSPAR LA LOI : L’âge, le sexe, l’origine, le nom de famille, la situation de famille, la grossesse, l’apparence physique, l’état de santé, l’appartenance ou non, vraie ou supposée, à une ethnie, une race ou une nation, l’orientation ou l’identité sexuelle, le handicap, les activités syndicales, les caractéristiques génétiques, les mœurs, les opinions politiques, les convictions religieuses. Ce que vousrisquez si vousêtesreconnu coupable de discrimination : - des sanctionspénales : trois ans d’emprisonnement et 45 000euros d’amende. - Les personnes morales peuvent aussi être déclarées responsables pénalement d’actesde discrimination. 3. TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES AVEC EFFICACITÉ 17
  18. 18. « Un gain de temps pour la suite » « UTILISEZDESSOLUTIONS D’AUTOMATISATIONETDES PLATEFORMESDETRAVAIL COLLABORATIVES» Frédéric Ducrot, cofondateur de Dokker, société qui pro- pose notamment une solution avec suivi et dématériali- sation complète de la gestiondes candidatures. TRAVAILLER DEMANIÈRE STRUCTURÉEETCOLLABORATIVE, C’EST POSSIBLEMÊME POUR UNEPETITEENTREPRISE ? Il faut prendre en compte leurs spécificités et leurs contraintes mais oui, c’est tout à fait pos- sible. Beaucoup de dirigeants n’ont pas le temps de recruter dans la journée par exemple, ils le font tôt le matin ou tard le soir, il est alors possible de mettre en place des solutions qui permettent de travailler via tablettes ou Smartphones. Utilisez des solutions d’automatisation et des plateformes de travail collaboratives est le meil- leur conseil que je puisse donner. CERTES,MAISLA MISEENPLACE DESOLUTIONSESTSOUVENT UN PROBLÈMEDE COÛT ETDETEMPS… Aujourd’hui, il existe des solutions peu onéreuses, faciles à utiliser tout de suite après s’être ins- crit, sans l’aide d’un consultant. Pour mettre fin au cauchemar du volume d’emails à traiter et de leurs pièces jointes, avec notre solution par exemple, tous les candidats sont orientés vers une plateforme unique de traitement. Ils cliquent sur un lien Internet qui les redirige vers notre plate- forme sur laquelle ils postulent directement. Les documents attachés, CV et lettre de motivation, ne sont pas des pièces jointes. SANSL’UTILISATIONDESOLUTIONS, QUEL« TRUC» CONSEILLEZ-VOUS AUXRECRUTEURSPOURGAGNER DUTEMPS? Demandez des documents complémentaires aux candidats, différents de leur CV ou lettre de mo- tivation. Selon la profession, ce peut être des ré- alisations passées, un questionnaire technique, de compétences ou même une étude de cas. Ainsi, vous sécurisez la manière dont vous allez construire votre short list pour les entretiens. C’est un gain de temps pour la suite. La sélection sera plus fine et plus précise : au lieu de sélectionner 15 candidats, vous allez en garder cinq, avec la quasi certitude que parmi eux, il y a le candidat que vous cherchez. FRÉDÉRIC DUCROT CO-FONDATEURDOKKER 3. TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES AVEC EFFICACITÉ 18
  19. 19. 1. Faites preuve de méthode. Etablissez un processus standardisé qui vous fera gagner du temps sans craindre de passer à côtédu bon candidat. 2. Créez une adresse email spécifique pour les recru- tements et mettez en place un certain nombre de règles de classement dans votre messagerie. Demandez aux candidats de rappeler la référence de l’offre dans l’ob- jetde l’email. 3. Hiérarchisez vos critères. Quels sont ceux sur les- quels vous ne transigerez pas et ceux qui sont souhai- tables mais pas essentielsou éliminatoires. 4. Expliquez précisément vos directives et vos attentes aux personnes chargées du tri des CV si vous ne le faites pas.Et n’oubliez pas de doubler la lecture des CV. 5.Annotez les CV avec vos observations et questions éventuelles en vue de l’entretien. 6.Triez les CV en trois catégories : ceux qui ne cor- respondent pas à ce que vous cherchez, ceux qui cor- respondent parfaitement et puis, ceux qui ne corres- pondent pas tout à fait mais pourraient être étudiés au casoù. Les points clés à retenir 7. Age, sexe, nationalité… Attention aux critères dis- criminatoires. Et, restez ouvert aux profilsatypiques. 8. Tests, formulaires, entretien téléphonique, portfo- lio, étude de cas, références professionnels… Utilisez différents moyenspour affiner votre sélection envue des entretiens. 9. Gagnez dutempsenutilisant dessolutions deges- tion de candidatures. 10. « Utilisez des solutions d’automatisation et des plateformes de travail collaboratives », Frédéric Ducrot, cofondateur de Dokker, société qui propose notamment une solution avec suivi et dématérialisation complète de la gestion des candidatures. 3. TRAITER LES CANDIDATURES REÇUES AVEC EFFICACITÉ 19
  20. 20. Lecandidat n’est pas le seul à devoirsepréparerpour un entretien. C’est aussi le moment où vous allez devoir toutmettreenœuvrepourleséduire etlui donneren- vie de travailler dans votre entreprise. Un bon entretien ne laisse donc pas vraiment de place à l’improvisation. Les entretiens sont généralement menés par un pro- fessionnel RH ou un opérationnel. Dans les petites structures, vous pouvez être amené à porter les deux casquettes. Vous devrez donc à la fois vérifier les com- pétences techniques (savoir-faire, connaissances…) et comportementales (comprendre ses motivations, vérifier son adéquation à la culture d’entreprise…) du candi- dat. Sans oublier sa personnalité, qui a d’autant plus d’importance dans une TPE ou une PME du fait de la taille réduite des effectifs, pour le maintien d’une bonne cohésion de groupe et la culture d’entreprise. PRÉPAREZ-VOUS Relisez bien le CV, les documents complémentaires ainsi que la fiche de poste afin de poser des questions per- tinentes qui vous permettront d’étayer les renseigne- ments que vous avez déjà et d’obtenir des informations concrètes supplémentaires sur ses compétences, son ex- périence et ses attentes. Certains recruteurs utilisent des grilles d’évaluation, à remplir au fur et à mesure des questions abordées. Si vous n’avez pas l’habitude de faire passer des entre- tiens, cela peut vous aider et vous rassurer. L’ENTRETIEN Vous commencez par vous présenter, ainsi que l’entre- prise etses activités - d’autant plus si vous n’avez pas de site Internet - tout en laissant la parole au candidat pour qu’il puisse poser des questions. Lorsqu’un candi- dat postule dans un grand groupe, il connaît ses activi- tés, parcontreil neconnaîtpas forcémentla réalité du travail dans une société comme la vôtre. Prenez le temps d’expliquer qui vous êtes et ce que vous faites afin de vousrendreplus attractif. C’est ensuite au candidat de se présenter, de décrire son parcours et ses différentes expériences. Rebondis- sez, approfondissez en vous référant à son CV et aux autres documents. Mais ne faites que le relancer, c’est à lui de parler. N’oubliez pas de prêter attention à sa pré- sentation et à ses attitudes. Puis vient un échange entre vous deux sur le poste et ses enjeux. Dans les questions, valorisez votre entreprise et son secteur d’activité. Soulignez les points appréciés par les candidats dans les petites entreprises : plus d’au- tonomie, de variété dans les missions, de proximi- té avec le dirigeant, que dans un grand groupe. Il ne faut pas non plus les survaloriser mais les présenter sous leur meilleurjourpourdonnerenvie.Cependant pensez aussi à présenter les difficultés et les éven- tuelles problématiques pour juger de sa motivation. 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT « Un entretien doit être préparé » 20
  21. 21. Questionnez-le sur son projet professionnel afin d’être sûr que vous êtes bien sur la même longueur d’ondes. Présentez lui aussi les moyens à sa disposition pour remplir ses objectifs, il doit être à la fois challengé et rassuré. Evaluez ses compétences humaines et compor- tementales. #ATTENTION Evitez les questions banales, du type « Quelles sont vos qualités et vos défauts » ? car de toute façon tous les candidats s’y préparent. Vous aurez donc une réponse toute faite et convenue, de même que les questions fer- mées (où la réponse est oui ou non) : « Aimez-vous le travail en équipe ? », et préférez les questions de mise en situation : « face à un problème de communication dans votre équipe, comment réagissez-vous ? ou « Que pensez-vous de… » qui lui laisse la possibilité de s’ex- primer. Posez des questions ouvertes qui permettent des réponses approfondies. Et bien sûr, pas de questions personnelles et sansrapport avec le poste ! En fin d’entretien, vous abordez la question de la rému- nération. C’est une question importante, il faut en par- ler dès la première rencontre. Il est essentiel de savoir si vous pouvez trouver un accord à ce niveaulà. Pour conclure, laissez lui la possibilité de reposer des questions s’il en a, demandez lui ce qu’il pense de l’en- trepriseet du posteaprès cet échange. S’il y a d’autres étapes ensuite - rencontre avec un autre membre de la direction, un opérationnel, tests… n’ou- bliez pas de le préciser. N’hésitez pas à faire passer deux entretiens au candidat ou à faire passer l’entretien à deux, mais dans cecas là soyez sûrs d’avoir bien défi- nis le rôle de chacun au préalable. Avoir un deuxième avis, le point de vue de l’un de vos collaborateurs, pour- ra éviter les erreurs de jugement. Il est essentiel de te- nir compte des personnalités des membresde l’équipe dans laquelle le candidat sera amené à travailler, d’au- tant plus si le nombre est restreint. De même, n’hésitez pas à contacter ses références professionnelles et/ou ses anciensemployeurs. « Éviter les erreurs de jugement » 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT 21
  22. 22. -Pourquoi avez-vous répondu ànotre annonce ? - Que pensez-vous pouvoir apporter à notre société ? - Pourquoi avez-vous quitté votre dernier emploi ? - Quels sont vos objectifsde carrière ? - Donnez un exemple d’une réussite? - Analysez un échec - Décrivez la façon dont vous avez résolu un problème - Qu’est ce qui, selon vous, fait une bonne équipe ? -Racontez uneexpérience professionnelle qui vousa particulièrement motivé ? - Quelle genrede problèmes avez-vous dumalà gérer ? Et les questions à ne surtout pas poser : Celles qui nereposentpas surdescritères objectifset qui ne sont pas directement liées au poste, du type :Comptez-vous avoir des enfants cette année ? Êtes- vous membre d’un parti politique ? Pratiquez-vous une religion ? 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT 10 EXEMPLESDEQUESTIONSÀ POSEREN ENTRETIEN 22
  23. 23. « Il faut vendre un projet » EMMANUELSTANISLAS CLÉMENTINE EmmanuelStanislas, fondateur etdirigeant ducabinet derecrutement Clémentine. EMMANUELSTANISLAS,FONDATEUR ETDIRIGEANTDU CABINET DERECRUTEMENT CLÉMENTINE Les TPE et les PME doivent compenser leur manque de notoriété. L’entretien a bien sûr pour but d’évaluer le candidat mais aussi de l’attirer. Il faut lui donner envie de rejoindre une aventure tout en le rassurant. Il faut vendre un projet : ex- pliquez ce vous avez réalisé, vos ambitions et vos objectifs. Soulignez la proximité avec le ou les dé- cideurs, chez vous le dirigeant n’est pas aux USA ou en Chine. Expliquez par exemple, que dans une PME, on est moins spécialisé, il faut donc être po- lyvalent. Au candidat de vous dire s’il en a envie, à vous de juger s’il en est capable. EST-ILPOSSIBLEDEFAIREPASSER L’ENTRETIENÀ PLUSIEURS ? JCe peut être une bonne idée d’impliquer des collaborateurs lors de la rencontre des candidats mais il est alors essentiel de se mettre d’accord en amont pour avoir le même discours. Car le risque c’est que chacun valorise des critères différents et que in fine les avis divergent. Il faut donc déci- der en amont quels critères évaluer et comment. RH, opérationnel, responsable direct… Chacun ne met pas forcément la même définition derrière chaque compétence. Il faut penser le profil en fonction de ce que l’on attend de la personne et des objectifs à atteindre. Quels sont les must have ? Les critères sur lesquels on peut transiger ? QUELSSONTLESÉCUEILSÀ ÉVITER ? Attention à ne pas choisir les mauvaises personnes pour les mauvaises raisons. Gardez-vous des pré- jugés. Oui un candidat de 50 ans peut être dyna- mique et non une mère de famille ne pense pas toute la journée à son enfant. Ne cherchez pas non plus des clones de vos salariés. Quand on ne sait pas ce qu’on cherche on ne peut pas trou- ver. Il faut donc se donner des critères bien définis dès le départ. Posez-vous des questions en amont : pourquoi j’estime avoir besoin d’une personne supplémentaire ? Je crée un poste ? Je remplace quelqu’un ? Pourquoi il ou elle est partie ou je l’ai renvoyé ? 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT 23
  24. 24. 1. Préparez-vous. Relisez bien le CV, les documents complémentaires ainsi que la fiche de poste afin de po- ser des questions pertinentes. 2. Prenez le temps de présenter l’entreprise et ses acti- vités. A vous de tout mettre en œuvre pour donner envie au candidat de venir y travailler. 3. Rebondissez sur ses propos pour vérifier ses compé- tences techniques et comportementales. N’oubliez pas de prêter attention à sa présentation et à ses attitudes. Sans oublier sa personnalité, qui a d’autant plus d’im- portance dans une TPE ou une PME du fait de la taille réduite des effectifs. 4. Présentez lui aussi les moyens à sa disposition pour remplir ses objectifs, il doit être à la fois challengé et rassuré. Questionnez-le sur son projet professionnel et présentez lui aussi les difficultés et les éventuelles pro- blématiques pour juger de sa motivation. 5. Vouspouvez utiliser desgrilles d’évaluation, à rem- plir au furet à mesure desquestions abordées. Les points clés à retenir 6. Évitez les questions banales, du type « Quelles sont vos qualités et vos défauts » ? ainsi que les questions fermées et préférez les questions de mise en situation et ouvertes qui lui laisse la possibilité des’exprimer. Et bien sûr,pas dequestions personnelles etsans rapport avec le poste ! 7. Abordez la question dela rémunérationenfin d’en- tretien. 8. S’il y a d’autres étapes ensuite - rencontre avec un autre membre de la direction, un opérationnel, tests… - n’oubliez pas de le préciser. 9. Laissez lui la possibilité dereposer desquestions à la fin et demandez lui ce qu’il pense de l’entreprise et du posteaprès cet échange. 10. « Il faut vendre un projet », Emmanuel Stanis- las, fondateur et dirigeant du cabinet de recrutement Clémentine. 4. CONDUIRE UN ENTRETIEN DE RECRUTEMENT 24
  25. 25. 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE Il ne s’agit pas simplement de bien accueillir le petit nouveau en allant tous déjeuner ensemble le premier jour. C’est un moment crucial dans la vie d’un salarié. Des études montrent que cette période va conditionner la suite : mieux l’intégration se passe et plus le salarié aura tendance à rester longtemps dans l’entreprise. Or une entreprise rentabilise vraiment son investissement au bout dedeux ans. Il faut doncoptimiser l’intégra- tion - à la fois sur le plan relationnel et sur le plan pro- fessionnel - sur trois niveaux : dans le poste, au sein de l’équipe puis, au sensplus large, dans l’organisation. INSTITUTIONNALISEZ UNEPROCÉDURE Phase d’apprentissage, d’acquisition de savoir-faire spé- cifiques au poste, période d’essai, de découverte d’une entreprise… La période d’intégration est une phase essentielle qui finalise la qualité d’un recrutement. Ce qui veut dire qu’il ne faut pas la négliger. Penser que l’essentiel est fait et que « ça devrait aller », est une er- reur.Il faut de la méthode. Les problématiques sont les mêmes que dans les grands groupes, mais l’enjeu est encore plus stratégique, car un collaborateur mal intégré dans une équipe de 10, c’est 10% de l’effectif ! Il est donc nécessaire de mettre en place unvrai processus d’intégration. De plus, la période d’intégration est aussi une période d’essai (d’une durée variable selon le contrat) afin de vous assurer que vous avez fait le bon choix mais aus- si pour que le nouveau collaborateur découvre l’entre- prise, ses missions et les moyens mis à sa disposition pour y parvenir. En bref, qu’il prenne ses marques et voit si lui aussi a fait le bon choix. L’accueil est donc très important pour que la prise de fonction sepasse bien. UNNOUVEAUSALARIÉA BESOIN D’ÊTREACCOMPAGNÉET SUIVI La mise en place d’un tuteur n’est pas toujours possible dans les petites structures, mais il est toujours possible de suivre le nouveau collaborateur par le biais d’entre- tiens réguliers. Tout dépendra bien sûr aussi du candidat et de sa personnalité, certains s’adaptent plus vite que d’autres. Si vous pensez qu’une formation serait mieux, n’hésitezpas. Un recrutement est un investissement à long terme. L’ACCUEIL Le premier jour, il est bon d’organiser un tour de la so- ciété et des différents services afin que le nouveau sala- rié comprenne ce que chacun fait et qu’il ait une vision claire de l’organisation de la société. Prévoyez égale- ment des rendez-vous avec les personnes avec les- quelles il sera amené à travailler régulièrement. Infor- mez vos collaborateurs. Ce n’est pas devant la machine à café qu’ils doivent découvrir qu’il y a un nouveau collègue. « La période d’intégration est une phase essentielle » 25
  26. 26. Vous pouvez, par exemple, organiser un pot de bienve- nue pour son arrivée. L’erreur serait de croire que le re- lationnel se fera tout seul, surtout avec les personnes plus introverties. Une petite brochure d’accueil avec les informations pratiques peut aussi être remise à chaque nouveau venu. L’ACCOMPAGNEMENT Mettez en place une politique d’intégration, à votre échelle, c’est à dire structurez et formalisez l’accompa- gnement. Si le rôle d’un tuteur est de favoriser l’intégration et que les grands groupes peuvent se permettre d’en attribuer un aux nouveaux, la mise en place d’un tel système est souvent freinée pour des raisons de budget dans la ma- jorité des TPE et PME pour qui c’est difficilement réali- sable. Pour autant, ne laissez pas le nouveau seul dans cettepériode charnière. Un collègue peut le guider au début, notamment pour l’utilisation des logiciels et des outils informatiques de mêmequepourles règles devie internes à l’entre- prise: heures des repas, des pauses, réunions hebdoma- daires… et même des détails, si quelqu’un ramène des croissantsune fois par semaine… Mieux il connaitra les usages de l’entreprise plus vite il s’intègrera. Si cen’est pasunecréation deposteetquela personne précédente part en bons termes, prévoyez une période « passage de témoin ». C’est l’idéal pour appréhender rapidement son poste, ses missions, être mis au courant des dossiers en cours et donc être opérationnel très ra- pidement (sur la stratégie de l’entreprise, les fournis- seurs, les clients,les concurrents…) LESUIVI Programmez des entretiens réguliers, que ce soit avec vous, son responsable hiérarchique ou un responsable RH. Faites des bilans hebdomadaires au début puis es- pacez-les petit à petit. Le leitmotiv : faire le point ré- gulièrement. Vous l’encouragerez ainsi à poser des questions. Un suivi régulier permet d’agir rapidement en cas de problème. Culture d’entreprise, relationnel, lieux et matériel, stra- tégie de l’entreprise (où allons ? pourquoi ? comment ?), dimension juridique (règlement intérieur, convention collective, procédures internes…) etmaitrise du poste et des missions sont autant de domaines d’intégration à ne pas négliger et à évaluer. « Organiser un pot de bienvenue » 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE 26
  27. 27. La période d’essai permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié dans son travail, notamment au regard de son expérience, et au salarié d’apprécier si les fonctions occupées luiconviennent. Elle constitue ainsi une première phase du contrat de travail qui n’est pas obligatoire, et qui doit, pour exister, être prévue dans le contrat de travail ou la lettre d’en- gagement, de même que la possibilité de la renouveler. Pendant l’essai, le contrat de travail peut être librement rompu par le salarié ou par l’employeur, sans qu’il soit besoin de motiver cette rupture, et sans indemnité (sauf disposition conventionnelle contraire). Les règles de procédure concernant le licenciement ne s’appliquent pas. L’employeuret, dans certains cas,le salarié, doivent tou- tefois respecter un délai de prévenance. Elle a une durée maximale fixée par le Code du travail, les conventions collectives ou le contrat de travail, avec, dans certains cas (CDD, VRP…), l’application de règles particulières. Au termedela période d’essai,le salarié estdéfinitive- ment embauché. 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE CE QUEVOUSDEVEZSAVOIRLÉGALEMENT SURLA PÉRIODE D’ESSAI 27
  28. 28. « Il existe des outils accessibles pour les PME » DAVID BERNARD ASSESSFIRST David Bernard, cofondateur etdirecteur associéd’As- sessFirst, société éditrice d’outils d’évaluation RH DEBONNESPRATIQUES D’INTÉGRATION PEUVENT-ELLES CHANGER LA DONNE ? Comprendre les enjeux de l’intégration est essen- tiel. Il faut travailler sur deux axes : ce qui se joue au niveau de la relation, autrement dit les facteurs émotionnels, et au niveau de l’activité, c’est-à-dire les compétences techniques et les savoirs à trans- mettre. Même s’il n’y a pas de processus à proprement parler, il est important de formaliser et de schéma- tiser l’activité. Donnez un maximum de visibilité sur les taches et les outils par exemple. Ne fournis- sez pas juste un guide explicatif pour les logiciels, un collègue peut lui montrer leur fonctionnement. Ou encore, accompagnez un commercial pendant ses visites au début. Et bien sûr, la partie socialisation est très impor- tante : organisez des journées sur le terrain, faites le tour des ateliers ou services, prévoyez des mo- ments conviviaux (déjeuner, pot de bienvenue…) CONCRÈTEMENT,QUELSLEVIERS PEUVENTAIDERLERECRUTEUR ? Il est primordial de rencontrer régulièrement le nouveau salarié : prévoyez un premier entretien au bout de 15 jours, puis un autre deux semaines après, et puis tous les mois. N’oubliez pas qu’un salarié en période d’essai ne veut pas forcément montrer qu’il n’a pas tout compris, le risque se- rait alors qu’il se renferme sur lui-même. Enfin, au bout de trois mois, dressez un bilan complet. Il existe des outils accessibles pour les PME. Sou- vent nos clients ne veulent pas mettre en place un processus puis ils se rendent compte qu’un ques- tionnaire bien formalisé et ciblé prend moins de 10 minutes et permet d’avoir un vrai retour sur de nombreux points (talents personnels, qualité d’évolution…). N’interrogez pas uniquement le RH ou le N+1 mais sollicitez l’ensemble des colla- borateurs pour croiser différentes perceptions et avoir un feedback complet sur l’intégration afin de savoir quelles actions correctrices mettre en place, le plus vite possible, si besoin est. Enfin, les grands groupes soumettent souvent un Questionnaire d’étonnement au nouveau salarié : « Qu’est-ce qui vous a surpris ? », « Qu’avez-vous apprécié dans nos processus, notre manière de travailler ? », « Avez-vous des idées de choses à changer ? ». C’est un excellent moyen de dire au candidat qu’il compte dans l’entreprise et ça ren- force le sentiment d’appartenance. 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE 28
  29. 29. 1. Institutionnalisez uneprocédured’intégration pour l’optimiser surle plan professionnel et relationnel. 2. Pensez le processus à trois niveaux : dans le poste, au sein de l’équipe puis, au sens plus large, dans l’or- ganisation. 3. Organisez la journée d’accueil : tour de la société et des différents services, rendez-vous avec les personnes avec lesquelles le collaborateur sera amené à travail- ler régulièrement, pot de bienvenue... Ne négligez pas la partie socialisation afin qu’il s’approprie la culture d’entreprise. 4.Formaliser et schématiser l’activité. Donnez un maximum de visibilité sur les taches et lesoutils. 5.Structurez et formalisez l’accompagnement. Ne lais- sez pas le nouveau venu seul, un salarié plus ancien peut lui servir de « guide ». 6.Si ce n’est pas une création de poste et que la per- sonne précédente part en bons termes, prévoyez une période « passage de témoin ». Les points clés à retenir 7. Programmez des entretiens réguliers, que ce soit avec vous, son responsable hiérarchique ou un respon- sable RH. Faites des bilans hebdomadaires au début puis espacez-les petit à petit, pour finir par un vrai bilan complet au bout de trois mois. Des outils d’évaluation RHexistent pour vous aider. 8. Règlement intérieur, convention collective, procé- dures internes… N’oubliez pas la dimension juridique. 9. « Il existe des outils accessibles pour les PME », David Bernard, cofondateur et directeur associé d’AssessFirst, société éditrice d’outils d’évaluation RH. 5. L’INTÉGRATION DE SA NOUVELLE RECRUE 29
  30. 30. Ici s’achève donc notre livre blanc, en espérant que tous ces conseils vous seront utiles pour vos prochains re- crutements. En vous aidant à faire le bon choix, ils de- vraient également vous faciliter la suite. En effet, un nouveau collaborateur bien sélectionné et bien intégré est un investissement à long terme. C’est donc le début d’une nouvelle aventure… CONCLUSION Vivastreet entend ainsi vous aider et vous accompagner dans cette démarche qui, pour une TPE ou une PME, on le sait, n’est pas simple. Notre vocation est de vous per- mettre de trouver les meilleurs candidats. « L’art le plus difficile n’est pas de choisir les hommes mais de donner aux hommes qu’on a choisis toute la valeur qu’ils peuvent avoir ». Napoléon Bonaparte Pour cela, gardez bien en mémoire, tout au long du pro- cessus de recrutement, les points essentiels abordés dans ce livre blanc : une annonce ciblée et attrayante, une forte communication à votre réseau autour de l’offre, une méthode formalisée de tri des candidatures, un entretien parfaitement préparé et enfin, une procé- dure institutionnaliséepour accueillir lesnouvelles recrues. Merci Plus de 60 000 entreprises utilisent déjà nos services chaque année pour recruter, quelques minutes suffisent pour publier gratuitement une offre d’emploi, c’est dé- sormais à vousde jouer ! 30
  31. 31. UN SITE DE RÉFÉRENCE SUR LE MARCHÉ DE L’EMPLOI TÉL : 01 84 88 09 78 - EMAIL : emploi@vivastreet.com - www.vivastreet.com Copyright © 2013 Vivastreet - Part of W3 LTD 1 500 offres d’emploi sont publiées gratuitement 20 000 candidatures sont adressées aux recruteurs 325 000 personnes visitentVivastreet CHAQUE JOUR SUR VIVASTREET DISPONIBLESUR

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