Aud admva unidad 3

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  • 1. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
  • 2.
    • LA METODOLOGIA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA TIENE EL PROPOSITO DE SERVIR COMO MARCO DE ACTUACION PARA QUE LAS ACCIONES EN SUS DIFERENTES FASES DE EJECUCION SE CONDUZCAN EN FORMA PROGRAMADA Y SISTEMATICA , UNIFIQUEN CRITERIOS Y DELIMITEN LA PROFUNDIDAD CON QUE SE REVISARAN Y APLICARAN LAS TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO PARA GARANTIZAR EL MANEJO OPORTUNO Y OBJETIVO DE LOS RESULTADOS.
  • 3.
    • OBJETIVO:
      • DETERMINAR LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIA EN FORMA SECUENCIAL Y ORDENADA, TOMANDO EN CUENTA LAS CONDICIONES QUE TIENEN QUE PREVALECER PARA ALCANZAR EN TIEMPO Y LUGAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.
  • 4. FASE DE IDENTIFICACION FASE DE PLANEACION FASE DE DESARROLLO FASE DE SEGUIMIENTO ESTUDIO PRELIMINAR DIAGNOSTICO PLANEACION OBTENCION DE DATOS ANALISIS DE DATOS INFORME DE AUDITORIA IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES FASE DE PROGRAMACION PROGRAMACION
  • 5. 1 2 3 4 5 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 DEFINICION DEL OBJETIVO DE ESTUDIO INVESTIGACION PRELIMINAR AUTORIZACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ELABORACION DEL PLAN GENERAL DE TRABAJO RECOPILACION DE DATOS ESTUDIO DE SISTEMAS EN OTRAS EMPRESAS ESTUDIO DE LITERATURA TECNICA RESUMEN DE LA INVESTIGACION OBTENIDA ANALISIS DE LOS DATOS FORMULACION DEL INFORME APRECIACION DE LA EMPRESA FORMULACION DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PRESENTACION DEL INFORME TOMA DE DECICIONES POR LA DIRECCION IMPLANTACION DE RECOMENDACIONES ACTIVIDADES DE UN ESTUDIO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
  • 6.
    • ES UN RECONOCIMIENTO O UNA INVESTIGACION PRIMARIA PARA DETEMINAR LA SITUACION ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN. CONLLEVA A REVISAR LA LITERATURA TECNICA Y LEGAL , INFORMACION DEL CAMPO DE TRABAJO Y TODA DOCUMENTACION RELACIONADA, SE PUEDE DECIR QUE ES EL PRIMER CONTACTO CON LA REALIDAD, LO QUE DEBE PROVOCAR UNA CORRECTA FORMULACION DE LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, ACCIONES A SEGUIR O TIEMPOS DE EJECUCION.
    • ES NECESARIO TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
    • * DETERMINANCION DE LAS NECESIDADES ESPECIFICAS.
    • * IDENTIFICACION DE LOS FACTORES QUE REQUIEREN DE ATENCION.
    • * DEFINICION DE ESTRATEGIAS.
    • * JERARQUIZACION DE PRIORIDADES EN FUNCION DEL FIN QUE SE
    • PERSIGUE.
    • * DESCRIPCION DE LA UBICACIÓN, NATURALEZA Y EXTENSION DE
    • FACTORES.
    • * ESPECIFICACION DEL PERFIL DEL AUDITOR.
    • * ESTIMACION DEL TIEMPO Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA CUMPLIR
    • CON EL OBJETIVO DEFINIDO.
  • 7. ETAPA ELEMENTO PLANEACION DEFINICION DEL MARCO DE ACTUACION DE LA ORGANIZACIÓN. VISION MISION OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS POLITICAS PROCEDIMIENTOS PROGRAMAS NIVELES HORIZONTE ORGANIZACIÓN DISEÑAR E INSTRUMENTAR LA INFRAESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES CULTURA ORGANIZACIONAL RECURSOS HUMANOS CAMBIO ORGANIZACIONAL ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS INSTRUMENTOS TECNICOS DE APOYO
  • 8. ETAPA ELEMENTO INTEGRACION PROMOVER LA CALIDAD DE VIDA EN EL TRABAJO RECLUTAMIENTO SELECCIÓN CONTRATACION INDUCCION CAPACITACION DESARROLLO DIRECCION TOMAR LAS DECISIONES PERTINENTES PARA NORMAR LA GESTION DE LA ORGANIZACION LIDERAZGO COMUNICACIÓN MOTIVACION GRUPOS Y EQUIPOS DE TRABAJO MANEJO DE CONFLICTOS INFORMACION Y TECNOLOGIA TOMA DE DECISIONES CREATIVIDAD E INNOVACION CONTROL MEDICION DEL PROGRESO DE LAS ACCIONES EN FUNCION DEL DESEMPEÑO NATURALEZA SISTEMAS NIVELES PROCESO AREAS DE APLICACIÓN HERRAMIENTAS CALIDAD
  • 9.
    • RECABADA LA INFORMACION PRELIMINAR, SE DEBE PROCEDER A SELECCIONAR LA PROPUESTA NECESARIA PARA INSTRUMENTAR LA AUDITORIA, LA CUAL INCLUYE DOS APARTADOS:
          • LA PROPUESTA TECNICA .
          • EL PROGRAMA DE TRABAJO .
  • 10. NATURALEZA TIPO DE AUDITORIA QUE SE PRETENDE REALIZAR ALCANCE AREA O AREAS DE APLICACIÓN ANTECEDENTES RECUENTO DE AUDITORIAS ANTERIORES OBJETIVOS LOGROS QUE SE PRETENDEN ALCANZAR ESTRATEGIA RUTA FUNDAMENTAL PARA ORIENTAR EL CURSO DE ACCION Y ASIGNACION DE RECURSOS. JUSTIFICACION DEMOSTRACION DE LA NECESIDAD DE INSTRUMENTARLA. ACCIONES INICIATIVAS O ACTIVIDADES NECESARIAS PARA SU EJECUCION. RECURSOS REQUERIMIENTOS HUMANOS, MATERIALES Y TECNOLOGICOS. COSTO ESTIMACION GLOBAL Y EXPECIFICA DE RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS. RESULTADOS BENEFICIOS QUE SE ESPERAN OBTENER. INFORMACION COMPLEMENTARIA MATERIAL E INVESTIGACIONES QUE PUEDAN SERVIR COMO ELEMENTOS DE APOYO.
  • 11. IDENTIFICACION NOMBRE DEL ESTUDIO RESPONSABLE AUDITOR A CARGO DE SU IMPLEMENTACION AREA (S) UNIVERSO BAJO SU ESTUDIO CLAVE: NUMERO PROGRESIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTIMADAS ACTIVIDADES PASOS ESPECIFICOS PARA CAPTAR Y EXAMINAR LA INFORMACION FASES DEFINICION DEL ORDEN SECUENCIAL PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES. CALENDARIO FECHAS ASIGNADAS PARA EL INICIO Y TERMINO DE CADA FASE REPRESENTACION GRAFICA DESCRIPCION DE LAS ACCIONES EN CUADROS E IMÁGENES. FORMATO PRESENTACION Y RESGUARDO DE AVANCES REPORTES DE AVANCE SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PERIODICIDAD TIEMPO DISPUESTO PARA INFORMAR AVANCES.
  • 12.
    • CONCLUIDA LA PARTE PREPARATORIA, SE PROCEDE A LA INSTRUMENTACION DE LA AUDITORIA, ETAPA EN LA CUAL SE TIENEN QUE SELECCIONAR Y APLICAR LAS TECNICAS DE RECOLECCION QUE SE ESTIMEN MAS VIABLES .
      • RECOPILACION DE LA INFORMACION .
        • ESTA TAREA DEBE ENFOCARSE AL REGISTRO DE TODO TIPO DE HALLAZGO Y EVIDENCIAS QUE HAGA POSIBLE SU EXAMEN OBJETIVO.
      • TECNICAS DE RECOLECCION .
        • INVESTIGACION DOCUMENTAL
        • OBSERVACION DIRECTA
        • ACCESO AREDES DE INFORMACION
        • ENTREVISTAS
        • CUETIONARIOS
        • CEDULAS
  • 13.
    • CONSISTE EN LA LOCALIZACION, SELECCIÓN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACION QUE PUEDE APORTAR ELEMENTOS DE JUICIO A LA AUDITORIA. LAS FUENTES DOCUMENTALES BASICAS A LAS QUE SE PUEDEN ACUDIR SON:
      • NORMATIVAS
        • ACTA CONSTITUTIVA
        • REGLAMENTO INTERNO
        • REGLAMENTOS ESPECIFICOS
        • TRATADOS
        • CONVENIOS
        • DECRETOS Y ACUERDOS
        • NORMAS ( NACIONALES E INTERNACIONALES )
        • OFICIOS Y CIRCULARES .
  • 14.
      • ADMINISTRATIVAS:
        • ORGANIGRAMAS
        • MANUALES ADMINISTRATIVOS
        • SISTEMAS DE INFORMACION
        • SISTEMAS DE NORMALIZACION Y CERTIFICACION
        • CUADROS DE DISTRIBUCION DE TRABAJO
        • ESTADISTICAS DE TRABAJO
        • PLANTILLA DE PERSONAL
        • INVENTARIOS DE MOBILIARIO Y EQUIPO
        • REDES PARA EL ANALISIS LOGICO DE PROBLEMAS
        • SOCIOGRAMAS
        • UNIDADES DE MEDIDA DE DESEMPEÑO
        • ESTUDIOS DE MEJORAMIENTO
        • AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS ANTERIORES Y PREVIAS.
  • 15.
      • UBICACIÓN GEOGRAFICA :
        • LOCALIZACION
        • UBICACIÓN
        • CARACTERISTICAS DEL TERRENO
        • DISTANCIAS Y COSTOS DE TRANSPORTE
        • ALTERNATIVAS DE CONEXIÓN CON UNIDADES NUEVAS
        • JUSTIFICACION EN RELACION CON EL TAMAÑO Y LOS PROCESOS .
      • ESTUDIOS FINANCIEROS:
        • RECURSOS FINANCIEROS PARA INVERSION
        • ANALISIS Y PROYECCIONES FINANCIERAS
        • PROGRAMAS DE FINANCIAMIENTO
        • EVALUACION
      • SITUACION ECONOMICA:
        • SISTEMA ECONOMICO
        • NATURALEZA Y RITMO DE DESARROLLO DE LA ECONOMIA
        • ASPECTOS SOCIALES
        • VARIABLES DEMOGRAFICAS
        • RELACIONES CON EL EXTERIOR
  • 16.
    • ES EL ACERCAMIENTO Y REVISION DEL AREA FISICA DONDE SE DESARROLLA EL TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN, PARA CONOCER LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y EL CLIMA ORGANIZACIONAL IMPERANTE.
    • ES RECOMENDABLE QUE EL AUDITOR RESPONSABLE PRESIDA LA OBSERVACION DIRECTA, Y COMENTE Y DISCUSTA SU PERCEPCION CON SU EQUIPO DE TRABAJO, DE ESTA MANERA SE ASEGURARA DE QUE EXISTA UN CONSENSO EN TORNO A LAS CONDICIONES DEL FUNCIONAMIENTO DEL AREA Y PODRA DEFINIR LOS CRITERIOS A LOS QUE DEBERA SUJETARSE EN TODO MOMENTO LA AUDITORIA.
  • 17.
    • ENTREVISTA:
      • CONSISTE EN REUNIRSE CON UNA O VARIAS PERSONAS Y CUESTIONARLAS ORIENTADAMENTE PARA OBTENER INFORMACION. ESTE MEDIO ES POSIBLEMENTE EL MAS EMPLEADO Y UNO DE LOS QUE PUEDE BRINDAR INFORMACION MAS COMPLETA Y PRECISA, PUESTO QUE EL ENTREVISTADOR, AL TENER CONTACTO CON EL ENTREVISTADO, ADEMAS DE OBTENER RESPUESTAS, PUEDE PERCIBIR ACTITUDES Y RECIBIR COMENTARIOS.
      • PARA QUE UNA ENTREVISTA SE DESARROLLE POSITIVAMENTE, ES CONVENIENTE OSBERVAR ESTOS ASPECTOS:
        • TENER CLARO EL OBJETIVO.
        • ESTABLECER ANTICIPADAMENTE LA DISTRIBUCION DEL TRABAJO
        • CONCERTAR PREVIAMENTE LA CITA
        • CLASIFICAR LA INFORMACION QUE SE OBTENGA
  • 18.
    • REGLAS GENERALES PARA LA ENTREVISTA:
      • DEBERA INICIARSE LA ENTREVISTA, CON UNA EXPLICACION AL INTERROGADO SOBRE EL FIN QUE PERSEGUIMOS Y LOS BENEFICIOS QUE DESEAMOS OBTENER.
      • DEBERA CREARSE UN AMBIENTE DE CONFIANZA ENTRE EL ENTREVISTADOR E INTERROGADO.
      • SE PERMITIRA AL INTERROGADO EXPRESAR SUS IDEAS, SIN NINGUNA PRESION DE PARTE DEL ENTREVISTADOR.
      • SE FORMULARAN LAS PREGUNTAS CONCRETAS E INDIVIDUALES.
      • SE ANOTARAN INMEDIATAMENTE TODAS LAS RESPUESTAS OBTENIDAS.
      • SE ELIMINARN EN LO POSIBLE LAS INTERRUPCIONES.
      • SE EVITARA CONTRADECIR AL INTERROGADO.
      • SE OBSERVARAN TODOS LOS DETALLES SECUNDARIOS COMO ACTITUD, COOPERACION, CLARIDAD, ETC., DEL INTERROGADO.
  • 19.
    • SE EMPLEAN PARA OBTENER LA INFORMACION DESEADA EN FORMA HOMOGENEA. ESTAN CONSTITUIDOS POR SERIES DE PREGUNTAS ESCRITAS, PREDEFINIDAS, SECUENCIADAS Y SEPARADAS POR CAPITULOS O TEMATICA ESPECIFICA.
    • LA CALIDAD DE INFORMACION QUE SE OBTENGA DEPENDERA DE SU ESTRUCTURA Y FORMA DE PRESENTACION.
    • EN FORMA GENERAL EL CUESTIONARIO DEBE EXPRESAR EL MOTIVO DE SU PREPARACION, PROCURANDO QUE LAS PREGUNTAS SEAN CLARAS Y CONCISAS, CON UN ORDEN LOGICO, REDACCION COMPRENSIBLE Y FACILIDAD DE RESPUESTA, EVITANDO RECARGARLO CON DEMASIADAS PREGUNTAS. PUEDE INCLUIRSE UN INTRUCTIVO DE LLENADO.
    • EL CUESTIONARIO PUEDE SER DIVIDIDO EN VARIAS SECCIONES Y TERMINADO POR VARIOS AUDITORES Y POSTERIORMENTE UNIDO PARA SER REVISADO POR EL AUDITOR SUPERVISOR.
  • 20.
      • FORMULACION DEL CUESTIONARIO
      • OBTENCION DE DATOS
      • TABULACION DE DATOS
      • INTERPRETACION DE RESULTADOS
  • 21.
    • LA ELECCION DE LAS TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO OBEDECERA A LA FACTIBILIDAD DE SU APLICACIÓN; A LOS ESTUDIOS QUE SE VAN A REALIZAR; A LA DISPONIBILIDAD DE TIEMPO; PERO SOBRE TODO, AL GRADO DE PREPARACION DEL PERSONAL CON QUE SE CUENTA.
    TECNICA APLICACION ORGANIGRAMAS REPRESENTA LA ESTRUCTURA DE UN ORGANISMO SOCIAL, SE CLASIFICAN: CONTENIDO-AMBITO DE APLICACIÓN-PRESENTACION CUADRO DE DISTRIBUCION DE TRABAJO ESTUDIAR LA POSIBILIDAD DE REESTRUCTURAR LA ORGANIZACIÓN CON EL FIN DE LOGRAR MAS FACILMENTE LOS OBJETIVOS. GRAFICOS DE FLUJO REPRESENTAN EL FLUJO DE LAS OPERACIONES, POR EJEMPLO: OPERACIONES-FORMAS-HOMBRES-PRODUCTOS. GRAFICAS DE DISTRIBUCION REPRESENTAN EL BOSQUEJO DEL AREA FISICA DE TRABAJO, PUEDE SER PARA : MAQUINARIA-EQUIPO-AREA DE TRABAJO.
  • 22. TECNICA APLICACION GRAFICA-ESTADISTICAS RESUMEN LAS RELACIONES NUMERICAS Y CRONOLOGICAS. GRAFICAS DE PROGRAMACION PLANEAR Y CONTROLAR UN CONJUNTO COMPLEJO DE ACTIVIDADES-FUNCIONES Y RELACIONES, POR EJEMPLO GRAFICOS DE GANTT, PERT-CPM ÁRBOLES DE DECISIONES PREPARARA UNA MATRIZ DE RESULTADOS CON VALORES ESPERADOS. IMPLICA LA ASIGNACION DE PROBABILIDADES O EVENTOS EN UN FUTURO INCIERTO. MUESTREO INFERENCIAS ACERCA DE LAS CARACTERISTICAS DE POBLACION CON GRADOS ESPECIFICOS DE UNIFORMIDAD, SE USA EN: INVESTIGACION DE MERCADOS-MUESTREO DE TRABAJO-CONTROL INVETARIOS AUDITORIA. NUMEROS INDICE MEDIR CON RESPECTO A UNA BASE INICIAL LAS FLUCTUACIONES EN VOLUMEN DE OPERACIONES, ERRORES, COSTOS, AUSENCIAS Y OTRAS VARIABLES, EN UN PERIODO DETERMINADO, CON FINES DE CONTROL DE OPERACIONES-AUDITORIA ADMINISTRATIVA, COMPROBAR VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE INFORMACION. PUNTO DE EQUILIBRIO PROVEER INFORMACION QUE AYUDE AL CONTROL DE LOS COSTOS Y SBRAYE LA IMPORTANCIA DEL VOLUMEN DE VENTAS.
  • 23. PUNTUACION PORCENTAJE CALIDAD DE LA ADMINISTRACION 5220 A 5800 90 A 100% EXCELENTE 4640 A 5219 80 A 89% MUY BIEN 3480 A 4639 60 A 79% BUENO 2320 A 3479 40 A 59% REGULAR 1160 A 2319 20 A 39% MALA 0 A 1159 0 A 19% MUY MALA
  • 24.
    • ANTES DE COMENZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, LO MEJOR ES REFLEXIONAR CON CALMA Y DELINEAR EL PLAN.
    • A) DETERMINACION DE LAS TECNICAS DE INVESTIGACION .
        • LA OBSERVACION
        • LA ENCUESTA
        • LA ENTREVISTA
    • B) DOCUMENTOS LEGALES.
        • ESCRITURA.
        • ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS Y CONSEJO DE ADMINISTRACION.
        • CONTRATOS CELEBRADOS
        • CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO
        • LEYES QUE AFECTAN A LA EMPRESA
        • SITUACION FISCAL
        • INFORMES DIRIGIDOS A DEPENDENCIAS FEDERALES
        • INFORMES DIRIGIDOS A CAMARAS.
  • 25.
    • C) ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS.
        • MANUALES DE ORGANIZACIÓN
        • POLITICAS
        • ANALISIS DE PUESTOS
        • DESCRIPCION ESCRITA Y GRAFICAS DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS.
        • CATALOGOS DE FORMAS Y SUS INSTRUCTIVOS
        • REGISTRO DE FIRMAS Y AUTORIZACIONES.
    • D) REGISTROS CONTABLES.
        • MANUAL DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL Y DE COSTOS
        • DESCRIPCION DEL SISTEMA
        • CATALOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN
        • GUIA DE CONTABILIZACION
        • FORMAS, REGISTROS E INFORMES.
        • PRESUPUESTOS
        • BALANCE GENERAL
        • ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS
        • ESTADO DE RECULTADOS
        • ESTADO DE COSTOS Y PRODUCCION
        • INFORME COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE COSTOS
        • INFORME MENSUAL Y ANUAL DE VENTAS Y COSTO DE PRODUCCION
        • ANALISIS COMPARATIVO MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS DE ADMINISTRACION, DE VENTAS E INDIRECTOS.
  • 26.
    • E) DE GRAFICAS
        • PUNTO DE EQUILIBRIO
        • VENTAS
        • PRODUCCION
        • COMPRAS
    • F) DOCUMENTOS GENERALES.
        • FOLLETOS DE ANTECEDENTES HISTORICOS
        • LOCALES PARA OFICINAS, ALMACEN, PLANTAS Y SUCURSALES
        • ATENCION A CLIENTES, EMPLEADOS Y PROVEEDORES
        • FORMA DE EJECUTAR UNA OPERACIÓN.
    • G) LA ENCUESTA
      • EL CUESTIONARIO
        • ELEMENTOS DE ESTUDIO
        • PLANEACION
        • ORGANIZACIÓN
        • INTEGRACION
        • DIRECCION
        • CONTROL
  • 27.
        • AREAS FUNCIONALES.
        • PRODUCCION
        • VENTAS
        • FINANZAS
        • RELACIONES INDUSTRIALES
        • COMPRAS
        • CREDITOS Y COBRANZAS
        • RELACIONES PUBLICAS Y HUMANAS
        • ALMACEN
        • ETC.
      • LA ENTREVISTA
        • LA IMPORTANCIA, VALIDEZ Y FRUTOS DE LA ENTREVISTA DEPENDEN DE LA HABILIDAD DE QUIEN EMPLEA, ADEMAS DEBE PLANEARSE SU CONDUCCION DETALLADAMENTE.
  • 28. CEDULA DE ANALISIS DOCUMENTAL FECHA DE REALIZACION HORA DE INICIO NOMBRE DEL EVALUADOR AREA EVALUADA DOCUMENTO EVALUADO DOCUMENTOS QUE SE ANALIZAN: NOMBRE DEL DOCUMENTO, SEÑALAR LOS DATOS BASICOS COMO: NOMBRE, OBJETIVO, FECHA, AREA Y PERSONA QUE ELABORO EL DOCUMENTO. DESCRIPCION DEL CONTENIDO: SE DEBERA ANOTAR LOS CAPITULOS Y TEMAS MAS IMPORTANTES PARA LA EVALUACIÓN RESULTADO DEL ANALISIS: SE ANOTAN LOS DETALLES MAS SOBRESALIENTES DEL DOCUMENTO QUE SE ANALIZA
  • 29. CEDULA DE ENTREVISTA REVISO: PREVIAMENTE SE DETERMINARAN LOS PUNTOS BASICOS A TRATARSE O DEBERA ELABORARSE UNA GUIA PRELIMINAR DE LA ENTREVISTA. RESULTADOS DE LA ENTREVISTA . SE RESUME LA ENTREVISTA Y SE VERIFICA LA INFORMACION PREDETERMINADA. SE PLASMA EN FORMA EXPLICITA Y DETALLADA LA INFORMACION RECABADA EN LA ENTREVISTA. SE LLENA LA CEDULA Y SE RESPALDA LA INFORMACION MEDIANTE EL EXAMEN O LA COMPROBACION. SE ANOTA ALGUN ASPECTO IMPORTANTE QUE SERVIRA DE GRAN UTILIDAD PARA POSTERIORES ENTREVISTAS. SE DETERMINAN LAS INVESTIGACIONES O SOLICITUDES ADICIONALES PARA OBTENER INFORMACION ESPECIFICA .
  • 30. PRESENTACION DE FACTORES POR ESTUDIAR Y OBJETIVOS DE TRABAJO FACTORES QUE SE EVALUAR ELEMENTOS Y COMPONENTES MINIMOS POR CONSIDERAR RESULTADOS ESPERADOS
    • ¿QUE SE VA A INVESTIGAR?
    • SE REGISTRARAN LOS ELEMENTOS MINIMOS POR CONSIDERAR EN LA EVALUACION.
    • SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
    • PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA
    • MEDIOS DE FORMAS DE CONTROL
    • INFORMES DE AUDITORES EXTERNOS Y JUNTAS DIRECTIVAS, ETCETERA.
    • COMO SE VA A REGISTRAR?
    • DE LOS FACTORES QUE SE EVALUAN SE ANOTAN POR LO MENOS:
    • VIGENCIA Y ACTUALIDAD DE PROGRAMAS, NORMAS, ETCETERA.
    • DIFUSION DE OBJETIVOS, POLITICAS, DIRECTRICES.
    • CLARIDAD Y PRECISIÓN DE LOS OBJETIVOS O POLITICAS.
    PARA QUE SE VA A REGISTRAR? POR CADA FACTOR Y/O ELEMENTO ESTUDIADO, SE ANOTARAN LAS RAZONES POR LAS QUE SE ESTUDIARON, ES DECIR, EL FIN QUE PERSIGUE CON EL ESTUDIO. ELABORO: SUPERVISO: FECHA:
  • 31. HORA: FECHA: OBJETIVOS HALLAZGOS EVIDENCIA RECURRIR A LAS FUENTES DE LA INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA Y ESPECIFICA ( AREAS ) CON OBJETO DE OBTENER INFORMACION NECESARIA PARA EL ANALISIS DE HALLAZGOS. PARA EL AREA DE ESTA COLUMNA SE DEBERA TOMAR EN CUENTA EL AREA, LOS PROCESOS Y LAS ETAPAS. ENUMERAR CADA UNA DE LAS DIFERENCIAS ENTRE LAS NORMAS Y LOS INDICADORES . ANOTAR EL NOMBRE DEL DOCUMENTO DE DONDE SE OBTUVO LA INFORMACION, SE DEBERA ANOTAR LA CLAVE CON LA QUE SE QUEDARAN ANOTADAS DICHAS EVIDENCIAS OBSERVACIONES: REVISO FECHA:
  • 32. AREA: ANOTAR DIRECCION, GERENCIA O DEPARTAMENTO EVALUADO. ASPECTOS REVISADOS OBSERVACIONES HECHOS SOBRESALIENTES ANOTAR LOS FACTORES QUE SE EVALUARAN. ANOTARAN TODAS AQUELLOS ASPECTOS QUE EL EVALUADOR CONSIDERE NECESARIAS DE CADA UNO DE LOS FACTORES O ELEMENTOS ESTUDIADOS. RESALTAR AQUELLOS ASPECTOS QUE PUEDAN TRAER CONSECUENCIAS Y QUE DEBAN MENCIONARSE EN EL INFORME , ASI COMO TAMBIEN AQUELLOS ACIERTOS SIGNIFICATIVOS. REVISO: FECHA:
  • 33. ANALISIS DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES INEFICIENCIA CAUSAS CONSECUENCIAS RECOMENDACIONES SON TODAS AQUELLAS ACCIONES QUE NO REPORTAN UNA PRODUCTIVIDAD Y QUE SIN EMBARGO SE UTILIZAN EN EL DESEMPEÑO DE LAS LABORES ANOTAR LOS MOTIVOS QUE OCASIONAN ESAS INEFICIENCIAS. LOS EFECTOS DE LOS PROBLEMAS QUE CAUSA O PUEDE CAUSAR LA INEFICIENCIA. SUGERENCIAS DE ELEMENTOS BASICOS QUE CORRIJAN LA INEFICIENCIA.
  • 34.
  • 35. METODO PROPUESTO
    • LA EVALUACION DE LA EFICIENCIA COMPRENDE CUATRO ETAPAS FUNDAMENTALES, LAS QUE TIENEN COMO FIN LA VALORACION DE LOS DATOS OBTENIDOS DE LAS CONDICIONES PARTICULARES DE CADA EMPRESA EN PARTICULAR .
        • PONDERACION DE FUNCIONES
        • DETERMINACION DE FACTORES O CATEGORIAS A EVALUAR
        • ASIGNACION DE PUNTOS A LOS FACTORES O CATEGORIAS POR EVALUAR
        • DETERMINACION DE GRADOS
  • 36.
    • 1. PONDERACION DE FUNCIONES:
      • UNO DE LOS PASOS MAS IMPORTANTES EN LA EVALUACION ES LA PONDERACION DE FUNCIONES, O SEA, LA ASIGNACION QUE SE HACE A CADA UNA DE ELLAS DE UN VALOR QUE TECNICAMENTE SE CONOCE COMO PESO, A FIN DE ESTABLECERE SU IMPORTANCIA RELATIVA EN LA EFICIENCIA DE LA EMPRESA.
        • VENTAS 40%
        • FINANZAS 25%
        • PRODUCCION 20%
        • PERSONAL 15%
        • TOTAL 100%
  • 37.
    • 2.- DETERMINACION DE FACTORES O CATEGORIAS POR EVALUAR
          • OBJETIVOS Y PLANES
          • POLITICAS Y PRACTICAS
          • ESTRUCTURA ORGANICA
          • SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
          • METODOS DE CONTROL
          • MEDIOS DE OPERACIÓN
          • POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS EMPLEADOS.
  • 38.
    • 3. ASIGNACION DE PUNTOS A LOS FACTORES A EVALUAR
    • PUNTO, UNA UNIDAD SIN VALOR Y ARBITRARIAMENTE ESCOGIDA QUE SIRVE PARA MEDIR CON MAYOR PRECISION LA IMPORTANCIA DE LOS FACTORES O CATEGORIAS POR EVALUAR DE CADA FUNCION ESPECIFICA DE LA EMPRESA
    DEPARTAMENTO IMPORTANCIA PUNTOS VENTAS 40% DE IMPORTANCIA 40 X 10 = 400 PUNTOS FINANZAS 25% DE IMPORTANCIA 25 X 10 = 250 PUNTOS PRODUCCION 20% DE IMPORTANCIA 20 X 10 =200 PUNTOS PERSONAL 15% DE IMPORTANCIA
        • 15 X 10 =150 PUNTOS
  • 39. 4. DETERMINACION DE GRADOS APRECIACION GRADO DE CUMPLIMIENTO NUMERO ´PORCENTAJE EXCELENTE 5 90 - 100 BUENA 4 80 - 89 REGULAR 3 60 - 79 DEFICIENTE 2 40 - 59 MALA 1 0 - 39
  • 40.
    • DISTRIBUCION DE PUNTOS ENTRE LOS FACTORES POR EVALUAR
    FACTORES VENTAS FINANZAS PRODUCCION REC HUM OBJETIVOS Y PLANES 60 50 40 30 POLITICAS Y PRACTICAS 60 40 30 25 ESTRUCTURA ORGANICA 40 30 20 15 SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 70 40 30 30 METODOS DE CONTROL 60 40 40 20 MEDIOS DE OPERACION 50 20 20 15 POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS EMPLEADOS 60 30 20 15 TOTALES 400 250 200 150
  • 41. DEPARTAMENTO DE VENTAS FACTORES P EXCELENTE X 5 BUENA X 4 REGULAR X 3 DEFICIENTE X 2 MALA X 1 OBJETIVOS Y PLANES 60 300 240 180 120 60 POLITICAS Y PRACTICAS 60 300 240 180 120 60 ESTRUCTURA ORGANICA 40 200 160 120 80 40 SISTEMAS Y PROCEDIM 70 350 280 210 140 70 METODOS DE CONTROL 60 300 240 180 120 60 MEDIOS DE OPERACION 50 250 200 150 100 50 POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS 60 300 240 180 120 60 TOTAL 400 2000 1600 1200 800 400
  • 42. DEPARTAMENTO DE FINANZAS FACTORES P EXCELENTE X 5 BUENA X 4 REGULAR X 3 DEFICIENTE X 2 MALA X 1 OBJETIVOS Y PLANES 50 250 200 150 100 50 POLITICAS Y PRACTICAS 40 200 160 120 80 40 ESTRUCTURA ORGANICA 30 150 120 90 60 30 SISTEMAS Y PROCEDIM 40 200 160 120 80 40 METODOS DE CONTROL 40 200 160 120 80 40 MEDIOS DE OPERACION 20 100 80 60 40 20 POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS 30 150 120 90 60 30 TOTAL 250 1250 1000 750 500 250
  • 43. DEPARTAMENTO DE PRODUCCION FACTORES P EXCELENTE X 5 BUENA X 4 REGULAR X 3 DEFICIENTE X 2 MALA X 1 OBJETIVOS Y PLANES 40 200 160 120 80 40 POLITICAS Y PRACTICAS 30 150 120 90 60 30 ESTRUCTURA ORGANICA 20 100 80 60 40 20 SISTEMAS Y PROCEDIM 30 150 120 90 60 30 METODOS DE CONTROL 40 200 160 120 80 40 MEDIOS DE OPERACION 20 100 80 60 40 20 POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS 20 100 80 60 40 20 TOTAL 200 1000 800 600 400 200
  • 44. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS FACTORES P EXCELENTE X 5 BUENA X 4 REGULAR X 3 DEFICIENTE X 2 MALA X 1 OBJETIVOS Y PLANES 30 150 120 90 60 30 POLITICAS Y PRACTICAS 25 125 100 75 50 25 ESTRUCTURA ORGANICA 15 75 60 45 30 15 SISTEMAS Y PROCEDIM 30 150 120 90 60 30 METODOS DE CONTROL 20 125 100 75 50 25 MEDIOS DE OPERACION 15 75 60 45 30 15 POTENCIAL HUMANO Y ELEMENTOS FISICOS 15 150 120 90 60 30 TOTAL 150 750 600 450 300 150
  • 45.
    • UNA VEZ OBTENIDA LA INFORMACION , SE ANALIZA , PARA CONOCER LA EFICIENCIA CON QUE LA EMPRESA HA LOGRADO O ESTA LOGRANDO SUS OBJETIVOS Y LAS CAUSAS QUE REDUCEN SU EFECIENCIA.
    • INFORME DE AUDITORIA.
      • INDICA LA SITUACION ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA Y DA LAS RECOMENDACIONES Y LAS FORMAS DE MEJORARLAS.
    • IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES.
      • LA IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES HECHAS POR EL AUDITOR DEBEN PONERSE EN VIGOR PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA QUE ORIGINO LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. AQUÍ SE APLICARAN LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO.
  • 46.
    • PARA LA DESCRIPCION GRAFICA DEL PLAN GENERAL Y DE LOS PROGRAMAS ESPECIFICOS DE LA INVESTIGACION SE RECOMIENDA:
        • GRAFICAS DE FLECHAS O DIAGRAMAS RED.
        • DIAGRAMAS DE BLOQUES O GRAFICOS DE GANTT.
  • 47.
  • 48. Contraloría Gerencia Blue Bay Club r r Gerencia Blue Bay Getaway r i r Gerencia Desire Presidencia Vicepresidencia Dirección de Operaciones Dirección de Recursos Humanos RD r Auditor de Inventario r Dirección Ventas Dirección de Finanzas