• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Access1
 

Access1

on

  • 490 views

giao trinh access co ban

giao trinh access co ban

Statistics

Views

Total Views
490
Views on SlideShare
490
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
37
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Access1 Access1 Presentation Transcript

    • H qu n tr c s d li uệ ả ị ơ ở ữ ệMicrosoft Access Tổng số tiết : 60 - Lý thuyết : 25 - Thực hành: 35GV: Nguyễn Văn Hoá
    • Chương I: Giới thiệu chung1.Giới thiệu chương trình:Có giao diện đồ hoạ, dễ sử dụng, là một hệ quảntrị CSDL dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu,cho phép quản lý các số liệu một cách thốngnhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại vớinhau và giúp người sử dụng có thể thiết kếchương trình một cách tự động, tránh những thaotác thủ công trong quá trình tính toán, xử lý. Cóthể lập trình mà không cần ngôn ngữ lập trìnhkhác.
    • Chương I: Khởi động và thoát
    • Chương I: Khởi động và thoát2. Khởi động và thoát chương trình:a) Khởi động:Cách 1: Nhấn nút START Chọn Programs HoặcMS Office Chọn Microsoft AccessCách 2: Nhấn chuột tại biểu tượng chương trình.Sau khi khởi động Access, trên màn hình xuất hiệnhộp hội thoại cho phép lựa chọn:- Create a new file : Tạo một CSDL mới với các lựachọn:+ Blank database : Tạo một tệp CSDL mới. Nếuchọn: xuất hiện hộp hội thoại Save as yêu cầuđặt tên tệp CSDL.
    • Chương I:Khởi động và thoátSave in : Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệpCSDL.File name : Nhập tên cho tệp CSDL.Nhấn nút CREATE để thực hiện tạo tệp CSDL.- More : Mở một tệp CSDL đã có sẵn. Sẽ xuất hiệnhộp hội thoại Open để mở một file CSDL bất kỳ.b) Thoát:Cách 1: Chọn File ExitCách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
    • Chương I:Khởi động và thoát3. Các thành phần của một CSDL:- Tables : Chứa các bảng dữ liệu.- Queries : Chứa các bảng truy vấn- Forms : Chứa các mẫu biểu- Reports : Chứa các báo cáo- Pages: Tạo trang dưới dạng Web- Macros : Các tệp lệnh vĩ mô- Modules : Các đơn thể chương trình
    • Chương II: Bảng -Mối quan hệA/ Bảng (Table):I. Khái niệm:Bảng là nơi chứa dữ liệu về một thông tin về mộtđối tượng. Mỗi dòng trong bảng được gọi là mộtbản ghi(Record) chứa một thể hiện riêng củađối tượng. Bản ghi được thành lập bởi cáctrường (Field) hay gọi là các cột. như: SBD,HOTEN, DIACHI...Mỗi trường có thể xác địnhkiểu t.tin khác nhau.VD:KiểuText,Number,Date/Time...II. Các PP tạo bảng:Tại cửa sổ Database: Chọn Tables:Xuất hiện hộp hội thoại cho phép lựa chọn phươngpháp tạo bảng. Gồm:
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Create table in Design View : Tạo bảng bằngthủ công.+ Create table by using Wizard : Tạo bảng vớisự trợ giúp của Wizard.+ Create table by entering data: Tạo bảng vớicác trường đã định sẵn (10 trường), tên mặcđịnh của các trường là Field1 đến Field10.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)III. Tạo bảng1. Tạo bảng bằng Design View:Tại cửa sổ Database. Chọn Tab Tables, chọnCreate table in Design View.Cửa sổ Design View gồm có:a) Field name : Nhập tên trường. Khi nhập têntrường phải tuân thủ các qui định sau:+ Là một chuỗi ký tự tối đa 64 ký tự+ Không phân biệt chữ hoa, chữ thường+ Bắt buộc phải có tên trường+ Cho phép có khoảng trắng+ Tên trường phải có nghĩa, dễ hiểu, ngắn gọn
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)b) Data Type : Chọn kiểu dữ liệu cho trường.Khi tạo trường ta phải khai báo kiểu dữ liệu chứatrong các trường đó vì mỗi loại dữ liệu có mộtcách lưu trữ và xử lý khác nhau.MS Access có các kiểu dữ liệu sau:+ Text : Kiểu chuỗi ký tự (tối đa 255 byte)+ Kiểu Memo: Kiểu văn bản nhiều dòng, nhiềucột (tối đa 64000 byte)+ Kiểu Number: Kiểu số+ Date/Time: Kiểu ngày giờ+ Currency: Kiểu số tiền tệ
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Auto Number: Kiểu số tự động hoặc ngẫu nhiênkhi tạo bản ghi mới.+ Yes/No: Kiểu Logic+ OLE Object: Kiểu dữ liệu đối tượng là các ứngdụng khác (tối đa 1 GB)+ Lookup Wizard: Nhận giá trị do người dùngchọn từ bảng khác.c) Description: Mô tả trườngTên trường thường được đặt một cách ngắn gọn đểdễ dàng sử dụng do đó cần mô tả dõ hơn ýnghĩa của trường. Không bắt buộc phải nhậpmô tả trường.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)d) Field Properties: Qui định thuộc tính của trường:Việc qui định thuộc tính cho các trường có tácdụng: Điều khiển hình thức thể hiện của dữ liệu,ngăn cản các giá trị nhập sai, qui định giá trịmặc nhiên, tăng tốc độ tìm kiếm, sắp xếp thứtự.* Gồm các thuộc tính sau:- General:+ Field Size : Qui định kích thước, độ rộng củatrường. Tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu để qui địnhkích thước. VD: Kiểu Number: byte: 0-255,Integer: -32768 -32767, long integer: Single: tốiđa 7 số lẻ, Double: tối đa 15 số lẻ.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Dicemal places: Qui định số ký số thập phân (chỉáp dụng cho dạng Single, Double). Đối với kiểuCurrency luôn luôn ký số thập phân là 2.+ Format: Qui định dạng hiển thị của dữ liệu. Tuỳtheo từng kiểu dữ liệu ta có các định dạng khácnhau.+ Input Mark: Định dạng mẫu nhập dữ liệu+ Caption: Tên của trường được hiện ở cửa sổDataSheet View.+ Default Value: Giá trị mặc định khi thêm bản ghimới.+ Validation Rule: Qui định miền giá trị được nhập.+ Validation text: Dòng thông báo nếu dữ liệu nhậpvượt quá miền qui định.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Required: Bắt buộc hoặc không bắt buộcnhập dữ liệu (yes: có, No: không)+ Allow Zero leghth: Cho phép hay không chophép nhận chuỗi rỗng.+ Indexes: Tạo chỉ mục đơn: No: không sắpxếp, Yes (Duplicate OK): Sắp xếp cho phép cógia trị trùng nhau, Yes (No Duplicate): Sắp xếpkhông có giá trị trùng nhau.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)- Lookup:+ Display Control : Text box: Hộp nhập dữ liệuthường, List box: Hộp liệt kê, Combo box: Hộpliệt kê thả, Check box: Hộp kiểm tra.+ Row Source Type: Table/Query: Danh sáchlấy từ bảng hoặc truy vấn; Value list: Tự nhậpgiá trị cho danh sách; Field List: Danh sách làtên các trường trong bảng.+ Row source: Nguồn giá trị+ Bound Column: Cột được lấy làm giá trị củatrường+ Column Count: Số cột hiển thị trong danhsách.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Comlumn Heads: Chọn sử dụng tên trườnghay dữ liệu dòng đầu tiên làn tiêu đề cho cáccột.+ Column Widths: Độ rộng của các cột trongdanh sách
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)e) Qui định khoá chính:Khi mở một bảng MS Acces tự động mở theo thứ tựkhoá chính và khi nhập dữ liệu tự động kiểm trakhoá chính không cho phép giá trị trùng nhau.Cách tạo khoá chính:Nhấn chuột vào tên trường cần tạo khoá chính, sauđó nhấn chuột vào biểu tượng tạo khoá chínhtrên thanh công cụ (có hình chìa khoá) hoặcchọn Menu EditPrimary Key. Khi tạo xong sẽxuất hiện hình chiếc chìa khoá bên phải têntrường.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)Chú ý:Khi tạo bảng mà không xác định trường khoáchính, khi thực hiện lưu bảng chương trình sẽđưa ra thông báo để yêu cầu có tạo trườngkhoá chính hay không (Do you want to createprimary key now ?). Nếu chọn YES là đồng ýtạo thêm trường khoá có tên ID và kiểu dữ liệulà AutoNumber; Nếu chọn NO là không tạotrường khoá chính; Chọn Cancel là huỷ bỏ lệnhlưu dữ liệu.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)f) Cửa sổ DataSheet View:- Mở cửa sổ DataSheet View: Tại cửa sổ Database:Chọn tên bảng cần mở, chọn nút Open.- Nhập thêm bản ghi mới: Nhấn chuột tại dòng cuốicùng và nhập dữ liệu cho các trường. Nếumuốn bỏ qua dữ liệu đang nhập nhấn phímESC, nếu muốn bỏ qua bản ghi đang nhập thìnhấn phím ESC một lần nữa.- Xoá bản ghi: Nhấn chuột chọn
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)2. Tạo bảng bằng Table Wizard:Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Tables, ChọnCreate table by entering dataTrên màn hình xuất hiện cửa sổ DataSheet Viewgồm 10 trường có tên mặc định làField1..Field10, thực hiện nhập dữ liệu nhưbảng tính Excel. Trong quá trình thiết kế bảngnếu thiếu trường thì thực hiện chèn trường(Insert Column), nếu thừa thị xoá cột (DeleteColumn). Nếu đổi tên trường thì nhấn đúp chuộtvà tiêu đề trường và nhập tên mới.Chú ý: Nếu muốn tạo khoá chính hoặc qui định cácthuộc tính phải quay về chế độ Design Viewmới thực hiện được.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)3. Tạo bảng bằng Import Table:MS Access cho phép nhập khẩu bảng từ các nguồn dữ liệusau: Bảng tính EXCEL, CSDL dBase, CSDL FOX,CSDL SQL ...Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Table, chọn new chọnImport Table. Xuất hiện hộp hội thoại Import Table.- Look in: Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệp dữ liệu nguồn.- File of Type: Chọn loại CSDL dữ liệu- Chọn tệp CSDL nguồn trong danh sách.- Nhấn nút Import để nhập khẩu bảng và CSDL hiện hành.Chú ý: Nếu dữ liệu nguồn là dạng bàng tính Excel thì phảithêm bước lựa chọn Sheet.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)IV. Các thao tác khác về bảng:1. Xoá bảng:- Nhấn chuột chọn tên bảng cần xoá. Có thể chọnnhiều bảng cùng một lúc bằng các kết hợp vớpphím Shift hoặc phím Ctrl.- Chọn menu Edit chọn Delete hoặc nhấn phímDelete trên bàn phím.2. Đổi tên bảng:- Nhấn chuột chọn bảng cần đổi tên.- Chọn menu Edit Rename- Nhập tên mới cho bảng. Nhấn Enter
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)3. Sao chép bảng:- Nhấn chuột chọn bảng cần sao chép.- Chọn Menu Edit chọn Copy (Ctrl + C)- Chọn Menu Edit chọn Paste (Ctrl + V). Xuất hiệnhộp hội thoại:+ Table Name : Nhập tên bảng mới+ Structure Only : Chỉ sao chép cấu trúc+ Structure and Data: Sao chép cấu trúc và dữliệu+ Append data to exiting Table: Sao chép nốivào bảng đã có sẵn.Nhấn OK để xác nhận.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)4. Xuất khẩu bảng:MS Access cho phép xuất khẩu bảng sang cácdạng như sau: Bảng tính EXCEL, CSDL dBase,CSDL FOX, Lotus 123, CSDL SQL...- Nhấn chuột chọn bảng cần xuất khẩu- Chọn Menu File Save As/Export. Xuất hiện hộphội thoại:+ To an External File or Database: Xuất khẩubảng sang dạng phần mềm khác.+ Within the Current Database as: Xuất bảngthành một bảng khác tại CSDL hiện hành.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)5. Các thao tác trong thiết kế bảng:- Chèn thêm trường: Nhấn phải chuột tại vị trí cầnchèn thêm trường, chọn Insert Row hoặc nhấnphím Insert.- Xoá trường: Nhấn chuột tại ô xám bên trái têntrường cần xoá, nhấn phím Delete hoặc nhấnphải chuột chọn Delete.- Thay đổi vị trí: Nhấn giữ chuột tại ô xám bên tráitên trường, khi chon trỏ chuột xuất hiện hìnhphong thư thì di chuột đến vị trí cần chuyểnđến.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)B/ Quan hệ giữa các bảng:1. Khái niệm:MS Access là hệ quản trị dữ liệu quan hệ do đócó thể truy xuất hoặc tham khảo dữ liệu từnhiều bảng cùng một lúc. CSDL trong môitrường này gồm nhiều bảng chứa dữ liệu cóquan hệ với nhau.Các mối quan hệ:- Quan hệ một - nhiều: (1-n): Một bản ghi trongbảng A có thể có nhiều bản ghi tương ứng bênbảng B và ngược lại một bản ghi bên bảng Bchỉ có thể tương ứng với một bản ghi duy nhấttrong bảng A.
    • Chương I:Khởi động và thoát- Quan hệ nhiều - nhiều: (n-n): Một bản ghi trongbảng A có thể có nhiều bản ghi tương ứng bênbảng B và ngược lại một bản ghi bên bảng B cóthể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng A.- Quan hệ một-một: (1-1): Một bản ghi trong bảngA chỉ tương ứng với một bản ghi bên bảng B vàngược lại một bản ghi bên chỉ tương ứng vớimột bản ghi trong bảng A.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)2. Tạo quan hệ cho bảng:a). Mở cửa sổ quan hệ:Chọn Menu Tools chọn RelationShip hoặc chọnbiểu tượng RelationShip trên thanh công cụ.Xuất hiện hộp hội thoại Show Table liệt kê toànbộ bảng (Chọn Table), toàn bộ truy vấn (chọnQuery) hoặc cả bảng và truy vấn (chọn Both)trong CSDL.Chú ý: Lúc này trên Menu bar xuất hiện thêm mụcRelationShip.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)b) Đưa các bảng vào cửa sổ quan hệ:Chọn các bảng cần thiết vào cửa sổ quan hệ bằngcách nhấn đúp chuột tại tên bảng cần chọn(Nếu chọn nhiều bảng cùng một lúc thì kết hợpvới phím Shift hoặc phím Ctrl) sau đó nhấn Add.c) Tạo quan hệ:Tại cửa sổ RelationShip, nhấn chuột vào trườngtham gia liên kết từ một bảng (thường là trườngkhoá chính của bảng), nhấn giữ chuột và kéovào vị trí trường tương ứng ở bảng còn lại. Khiđó xuất hiện hộp hội thoại.- Enforce Referentail Integrity: Nếu chọn: Sẽ xácđịnh quan hệ có tính toàn vẹn tham chiếu. Khíđó tham chiếu sẽ bảo đảm các vấn đề sau:
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)+ Khi nhập dữ liệu trong trường tham gia quan hệ ởbên nhiều thì phải tồn tại sẵn ở bên 1.+ Không thể xoá bản ghi bên bảng 1 nếu bên nhiềucó quan hệ.- Casede Update Related Field: Nếu chọn, cho phépsửa giá trị khoá chính của bảng 1.- Casede Delete Related Records: Nếu chọn, chophép xoá bản ghi bên bảng 1.- Nút Jion Type: Chọn kiểu kết nối:+ M1: Inner jion: Kết nối nội (mặc định)+ M2, M3: Outer jion: Kết nối ngoại.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)d) Hiển thị các quan hệ đã được định nghĩa:Chọn Menu Tools RelationShip:- Xem tất cả quan hệ đã được định nghĩa: chọnMenu RelationShip Show All.- Xem quan hệ trực tiếp của một bảng: chọn MenuRelationShip Show Direct.e) Hiển thị hoặc che dấu các bảng:- Che dấu bảng: Nhấn chuột chọn bảng cần chedấu chọn Menu RelationShip chọn HideTable.- Hiển thị bảng: chọn Menu RelationShip chọnShow Table.
    • Chương II: Thao tác với bảng(TABLE)f) Xoá khai báo quan hệ:- Mở cửa sổ quan hệ: chọn Menu Tools RelationShip.- Nhấp chuột chọn quan hệ muốn xoá.- Nhấn phím Delete.Chú ý: Khi xoá một quan hệ, trên màn hình xuấthiện thông báo yêu cầu xác nhận lại. Nếu đồngý xoá chọn YES, không xoá chọn NO.
    • Chương III: Truy vấn (Query)A/ Khái niệm:Truy vấn là công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữliệu lưu trong CSDL. Khi thiết kế truy vấn là choAccess biết những yêu cầu thông tin cần thiết,chương trình sẽ vận động dữ liệu dựa trên mốiquan hệ thiết lập sẵn để rút ra kết quả.Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thoả mãn yêucầu được rút ra và tập hợp vào một bảng kếtquả gọi là Dynaset. Dynaset hoạt động như mộtbảng (không phải bảng), là một cách nhìn độngcủa dữ liệu từ 1 hay nhiều bảng được chọn vàsắp xếp theo yêu cầu của truy vấn.
    • Chương III: Truy vấn (Query)B/ Khái quát chung:I. Các loại truy vấn:- Select query: Truy vấn chọn- Crosstab query: Thể hiện kết quả có dạng dòngvà cột.- Simple query:- Action query: Truy vấn hành động. Bao gồm:+ Make Table query: Truy vấn tạo bảng.+ Append Query: Truy vấn nối bảng+ Update Query: Truy vấn cập nhật+ Delete Query: Truy vấn xoá dữ liệu.
    • Chương III: Truy vấn (Query)- SQL query: Truy vấn được viết bằng ngôn ngữSQL, gồm các loại truy vấn trên và truy vấnlồng nhau, truy vấn định nghĩa dữ liệu, truy vấnhội.- Pass-throught Query: Gửi các lệnh đến 1 CSLDSQL.
    • Chương III: Truy vấn (Query)II. Sự cần thiết của truy vấn:Trong truy vấn có thể thực hiện được những điềusau:- Lựa chọn các trường cần thiết.- Lựa chọn những bản ghi cần thiết-Sắp xếp thứ tự các bản ghi- Lấy dữ liệu chứa trên nhiều bảng khác nhau- Thực hiện các phép tính- Sử dụng truy vấn làm nguồn cho 1 biểu mẫu, báocáo hoặc 1 truy vấn khác.
    • Chương III: Truy vấn (Query)III. Cửa sổ hiển thị truy vấn:- Design view: Cửa sổ thiết kế truy vấn: Trong cửasổ này cho phép tạo, sửa 1 truy vấn.- DataSheet view: Cửa sổ bảng dứ liệu: Cho phépxem kết quả truy vấn, nhập dữ liệu mới; sửa,xoá dữ liệu đã có sẵn.- SQL view: Cửa sổ mã lệnh: Cho phép xem mãlệnh SQL tương ứng với truy vấn đang tạo.
    • Chương III: Truy vấn (Query)C/ Tạo truy vấn:Tại cửa sổ Database: Chọn Queries chọn new.Xuất hiện hộp hội thoại:- Design view: Tạo truy vấn bằng PP thủ công.- Simple Quyery Wizard: Tạo truy vấn với sự trợgiúp của Wizard.- Crosstab Query Wizard: Tạo truy vấn dạng cột,dòng với sự trợ giúp của Wizard.- Find Dupplicate Query Wizard: Tạo 1 truy vấn tìmcác mẫu có giá trị trùng nhau trên 1 trườngtrong 1 bảng hoặc 1 truy vấn.- Find Unmatched Query Wizard: Tạo 1 truy vấntìm các bản ghi trong bảng mà không có quanhệ với bất kỳ bàng khác.
    • Chương III: Truy vấn (Query)I. Tạo truy vấn bằng Design view:Tại cửa sổ Database: chọn Queries chọn nút New chọn Design view. Xuất hiện hộp hội thoạiShow Table liệt kê các bảng, các truy vấn trongCSDL.1. Chọn bảng (hoặc truy vấn nguồn) :Chọn bảng (hoặc truy vấn) tham gia tuy vấn bằngcách nhấn chuột chọn tên bảng và nhân nútAdd. Nếu chọn nhiều bảng cùng 1 lúc thì kếthợp với phím Shift hoặc phím Ctrl. Khi chọnxong bảng nhấn nút Close.
    • Chương III: Truy vấn (Query)* Chú ý: Mỗi truy vấn có:+ Tối đa 32 bảng tham gia+ Tối đa 255 trường tham gia+ Kích thước bảng kết quả tối đa 1 Gb+ Số trường làm khoá sắp xếp tối đa là 10+ Số truy vấn lồng nhau tối đa là 50+ Số ký tự trong ô lưới tối đa là 1024 ký tự+ Số ký tự trong dòng lệnh SQL tối đa là 64000ký tự+ Số ký tự trong tham số tối đa là 255 ký tự
    • Chương III: Truy vấn (Query)2. Đưa các trường từ các bảng vào lưới:Cửa sổ lúc này gồm 2 phần:Phần trên: là phần chứa các bảng đã chọn và hiểnthị quan hệ của các bảng.Phần dưới: là vùng lưới gồm có:+ Field: tên trường+ Table: Tên bảng+ Sort: Chỉ tiêu sắp xếp+ Show: Chọn hiển thị (đánh dấu) hay khônghiển thị trường ra bảng kết quả.+ Criteria: đặt điều kiện lọc dữ liệu cho truy vấn.
    • Chương III: Truy vấn (Query)a) Thực hiện chọn trường:Muốn chọn trường nào nhấn giữ chuột vào trườngtrong bảng trên cửa sổ và kéo xuống vùng lướihoặc chọn tên bảng, tên trường ở mục Table vàfield ở vùng lưới.Có thể chọn tên bảng.* để chọn toàn bộ trườngtrong bảng nhưng sẽ không thực hiện được mộtsố chức năng như: qui định thứ tự trường trongbảng kết quả, đặt điều kiện lọc, sắp xếp bảnghi, che dấu truờng.
    • Chương III: Truy vấn (Query)b) Sắp xếp dữ liệu:Tại vị trí trường cần sắp xếp nhấn chuột vào mụcSort:+ Ascending : Giá trị sắp xếp tăng dần+ Descending : Giá trị sắp xếp giảm dần+ Not Sorted : Không sắp xếp.Trường hợp sắp xếp nhiều trường, thực hiện lặp lạicác thao tác trên với các trường tiếp theo. Thứtự sắp xếp ư tiên từ trái qua phải
    • Chương III: Truy vấn (Query)c) Lọc dữ liệu kết xuất:Access cho phép lọc dữ liệu kết xuất trong truy vấnđể có thể lấy ra các bản ghi chứa dữ liệu theoyêu cầu.Nhấn chuột chọn mục Criteria để nhập biểu thức.Nếu biểu thức điều kiện nằm trên các ô cùngmột dòng có nghĩa là các biểu thức được nối vớinhau bằng phép toán "and" (và), nếu biểu thứcđiều kiện nằm trên các dòng khác nhau cónghĩa là các biểu thức được nối với nhau bằngphép toán "or" (hoặc).
    • Chương III: Truy vấn (Query)Phương pháp lập biểu thức gồm:- Các phép toán:+ Phép toán số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), /(chia), ^ (lũy thừa), (chia lấy phần nguyên),Mod (chia lấy phần dư).+ Phép toán ghép: BtC1 & BtC2 (ghép 2 chuỗi kýtự thành 1 chuỗi). Nếu dùng phép toán cộng thìcó thể có kết quả sai.VD: Họ và tên:[ho]&" "[ten]+ Phép toán so sánh: =, >, <, >=, <=, <>+ Phép toán Logic: Not, And, or+ Phép đối sánh mẫu: Like <mẫu dữ liệu>
    • Chương III: Truy vấn (Query)Cho phép sử dụng các ký tự thay đại diện *, ?, #+ Phép toán: Between <gt1> and <gt2>Nếu gt đem so sánh nằm trong giới hạn giữa gt1 vàgt2.+ Phép toán IN: In <gt1>,<gt2>,....<gtn>Cho kết quả là T nếu gt so sánh = 1 trong trongcác gt.3. Gán giá trị cho trường:Đối với các trường có thể lấy giá trị hoặc được tínhtoán từ những trường khác thì ta thực hiện gángiá trị cho trường đó.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Cách viết: Tên trường: Biểu thứcGiải thích:- Tên trường: Là tên trường được tạo ra trong truyvấn- dấu hai chấm: Là phép gán- Biểu thức: + Giá trị được xác định+ Trường chứa giá trị+ Biểu thức tính toán
    • Chương III: Truy vấn (Query)- Chú ý:+ Nếu biểu thức có chứa tên trường thì tên trườngđược đặt trong dấu ngoặc vuông.+ Nếu tham số của biểu thức là k tự thì được đặttrong dấu nháy kép+ Nếu tham số của biểu thức là một giá trị tuỳ chọnchưa xác định thì tham số được đặt trong dấungoặc vuông và không trùng với tên trường.
    • Chương III: Truy vấn (Query)4. Lưu truy vấn:Chọn Menu File Save hoặc CTrl + S. Nhập têncho truy vấn nếu lưu lần đầu tiên.Chú ý: Tên của truy vấn dài tối đa 64 ký tự và chophép có khoảng trắng.5. Xem câu lệnh SQL phát sinh:Câu lệnh SQL được tạo ra bằng các thao tác gắpthả trong qua trình thiết kế truy vấn, mỗi thaotác được tạo ra 1 câu lệnh tương ứng. Do đó từcầu lênh SQL ta có thể tạo ra các thao táctương ứng.Chọn Menu View SQL view hoặc nhấn chuột chọnbiểu tượng SQL view trên thanh công cụ.
    • Chương III: Truy vấn (Query)6. Thực hiện truy vấn:Chọn Menu Query chon Run hoặc nhấn chuột tạibiểu tượng Run trên thanh công cụ (hình chấmthan)Chú ý: Khi thực hiện truy vấn có thể thay đổi chếđộ hiển thị giữa DataSheet View và DesignView bằng biểu tượng hoặc chọn trong MenuView.
    • Chương III: Truy vấn (Query)II. Tạo truy vấn Simple Query Wizard:Chức năng:Tạo truy vấn tổng hợp dữ liệu theo các điều kiện,kết quả thể hiện tổng hợp hoặc chi tiết dữ liệu.Cách tạo:Tại cửa sổ Database: Chọn Query chọn nút New chọn Simple Query Wizard. Xuất hiện hộp hộithoại:Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn là dữ liệu nguồn,chọn trường tham gia vào truy vấn. Nhấn nútNext.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Chú ý:Nếu không có trường nào kiểu số để thực hiện tínhtổng thì sẽ bỏ qua bước 2.Bước 2: Lựa chọn hiển thị chi tiết kết quả hay thựchiện tổng kết số liệu.- Chọn Detail: Nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộgiá trị giá trị các trường đã chọn.- Chọn Summary: Thực hiện tổng kết số liệu:Chọn Summary Option để chọn các chỉ tiêutổng kết: Sum, Avg, Min, Max, Count of Record.Sau khi chọn xong nhấn OK và nhấn Next.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 3:Nếu việc tổng kết dựa trên trường có kiểu dữ liệungày tháng thì phải khai báo thêm khoảng thờigian tổng kết.Unique date/time : Tổng kết theo ngày giờDay : Tổng kết theo ngàyMonth: theo thángQuarter: theo quýYear : Theo nămChọn xong nhấn nút Next
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 4:Đặt tên cho truy vấn.Open the Query to view information : Mở xem kếtquả truy vấn.Modify the Query Design : Mở truy vấn ở chế độDesign.
    • Chương III: Truy vấn (Query)III. Tạo truy vấn Crosstab:1. Tạo Crosstab Query bằng Wizard:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnCrosstab Query Wizard. Nhấn OK.Bước 2: Chọn bảng hoặc truy vấn chứa các cột cầntính trong Crosstab. Nhấn Next.Bước 3: Chọn các cột chứa giá trị đặt ở vùng ROWHEADING.Nhấn NextBước 4: Chọn cột chứa giá trị đặt ở vùng COLUMNHEADING.Nhấn Next.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 5: Chọn cột chứa các giá trị tính toán ở vùngVALUE và chọn hàm tính toán. (Sum, Avg,Max, Min, Count). Nhấn Next.Chọn mục Yes, include row sums: nếu muốn tạothêm 1 cột là kết quả tổng cộng số liệu của cáccột tạo bởi COLUMN HEADING.Bước 6: Đặt tên cho truy vấn. Nhấn Finish
    • Chương III: Truy vấn (Query)2. Tạo Crosstab Query Design view:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnDesign view. Nhấn OK.Bước 2: Chọn bảng hoặc truy vấn chứa các cột cầntính trong Crosstab tại hộp hội thoại ShowTable.Bước 3: Nhấn phải chuột tại thanh tiêu đề của cửasổ thiết kế truy vấn, chọn Query Type chọnCrosstab Query. Khi chọn xong tại cửa sổ thiếtkế xuất hiện thêm dòng Crosstab dưới dongTotal.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 4: Chọn các giá trị trên dong Crosstab tuỳtheo cột:- Row Heading: Các giá trị của trường chọn làmvùng Row Heading của bảng.- Column Heading: Các giá trị của trường chọn làmvùng Column Heading của bảng.- Value: Các giá trị cột chọn tính toán ở vùng Valuecủa bảng Crosstab và chọn hàm tính toán ởdòng Total.- (not shown) : Dùng cho cột ứng với mục Total =Where.Bước 5: Chuyển sang chế độ DataSheet View đểxem kết quả hoặc lưu truy vấn.
    • Chương III: Truy vấn (Query)IV. Truy vấn hành động:1. Make Table Query: Truy vấn tạo bảng.Chức năng: Tạo một bảng với dữ liệu lấy từ cácbảng hoặc truy vấn khác.Cách tạo:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnDesign view.Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệunguồn (Chọn bảng)Bước 3: Nhấn biểu tượng Query Type trên thanhcông cụ (hoặc nhấn phải chuột và thanh tiêu đểcửa dổ Query) sau đó chọn Make Table Query.Xuất hiện hộp hội thoại:
    • Chương III: Truy vấn (Query)- Table Name: Nhập tên cho bảng cần tạo- Current Database: (nếu chọn) thì bảng tạo ra sẽ nằmtrong CSDL hiện hành.- Another Database: (nếu chọn) thì bảng tạo ra sẽ nằmtrong CSDL khác. Nhập tên tệp tại File Name.Bước 4: Liệt kê các trường, điều kiện lọc các bản ghiđưa vào bảng kết quả.Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hình chấmthanh) hoặc chọn Menu Query chọn Run để thựchiện lệnh tạo bảng.Sau khi hoàn thành xong Access sẽ hiển thị thông báosố bản ghi thoả mãn điều kiện được đưa vào bảngmới. Nếu đồng ý nhấn YES để tạo bảng mới, khôngđồng ý chọn NO để huỷ bỏ việc tạo bảng.
    • Chương III: Truy vấn (Query)2. Update Query: Truy vấn cập nhật.Chức năng: Sửa đổi dữ liệu cho nhiều bản ghi ởnhiều bảng theo nhiều điều kiện.Cách tạo:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnDesign view.Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệunguồn (Chọn bảng)Bước 3: Nhấn biểu tượng Query Type trên thanhcông cụ (hoặc nhấn phải chuột và thanh tiêu đểcửa dổ Query) sau đó chọn Update Query.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 4: Chọn mục Field: xác định cột cần sửa dữliệu, chọn mục Update to: Xác định giá trị mới,Criteria: Chọn điều kiện để xác định phạm vibản ghi được sửa.Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hìnhchấm thanh) hoặc chọn Menu Query chọnRun để thực hiện lệnh sửa dữ liệu.Sau khi thực hiện xuất hiện thông báo số lượngbản ghi được sửa dữ liệu. Nếu chọn YES thựchiện sửa, nếu chọn NO không thực hiện sửa.
    • Chương III: Truy vấn (Query)3. Append Query: Truy vấn nốiChức năng: Thêm vào cuối bảng một số bản ghimới từ các bảng khác hoặc truy vấn khác.Cách tạo:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnDesign view.Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệunguồn (Chọn bảng)Bước 3: Nhấn biểu tượng Query Type trên thanhcông cụ (hoặc nhấn phải chuột và thanh tiêu đểcửa dổ Query) sau đó chọn Append Query.Xuất hiện hộp hội thoại:- Table Name: Nhập tên cho bảng đích
    • Chương III: Truy vấn (Query)- Current Database: (nếu chọn) thì bảng chọn nằmtrong CSDL hiện hành.- Another Database: (nếu chọn) thì bảng chọn nằmtrong CSDL khác.Bước 4: Liệt kê các trường, điều kiện lọc các bảnghi đưa vào bảng kết quả.Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hìnhchấm thanh) hoặc chọn Menu Query chọnRun để thực hiện lệnh tạo bảng.Sau khi hoàn thành xong Access sẽ hiển thị thôngbáo số bản ghi thoả mãn điều kiện được đưavào bảng mới. Nếu đồng ý nhấn YES để tạobảng mới, không đồng ý chọn NO để huỷ bỏviệc tạo bảng.
    • Chương III: Truy vấn (Query)4. Delete Query: Truy vấn xoá.Chức năng: Xoá các bản ghi theo điều kiện.Cách tạo:Bước 1: Chọn Queries chọn nút New chọnDesign view.Bước 2: Chọn Table hoặc Query chứa dữ liệu cấnxoáBước 3: Nhấn biểu tượng Query Type trên thanhcông cụ (hoặc nhấn phải chuột và thanh tiêu đểcửa dổ Query) sau đó chọn Delete Query.
    • Chương III: Truy vấn (Query)Bước 4: Đặt điều kiện lọc các bản ghi cần xoá tạimục Criteria.Bước 5: Nhấn nút Run trên thanh công cụ (Hìnhchấm thanh) hoặc chọn Menu Query chọnRun để thực hiện lệnh tạo bảng.Khi thực hiện, Access sẽ hiển thị thông báo số bảnghi thoả mãn điều kiện được xoá. Nếu đồng ýnhấn YES để thực hiện xoá, không đồng ý chọnNO để huỷ bỏ lệnh xoá.* Chú ý: Nếu không đặt điều kiện cho truy vấn xoáthì khi thực hiện truy vấn sẽ thực hiện xoá toànbộ dữ liệu trong bảng.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)A/ Khái niệm:Biểu mẫu thường được dùng làm giao diện đểnhập, sửa, xoá hoặc xem thông tin của dữ liệu.Cho phép thiết kế các nút lệnh, các hộp danhsách, các nút chọn... để thuận tiện cho việc xửlý thông tin.B/ Cách tạo:Các phương pháp Form:- Design View: Thiết kế Form bằng phương phápthủ công.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Form Wizard: Tạp Form với sự trợ giúp củaWizard.- Auto Form: Columnar: Tự động tạo Form sắp xếpcác trường theo thứ tự trái qua phải, cửa sổForm chỉ hiển thị 1 bản ghi hiện thời với tất cảcác trường được sắp xếp từ trái qua phải.- Auto Form: DataSheet: Tự động tạo Form dạngbảng tính DataSheet.- Auto Form: Tabular: Tự động tạp Form dạngbảng.- Chart Wizard: Tạo Form dạng đồ thị.- Pivot Table Wizard: Tạo Form dạng Cột, dòng.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)1. Tạo form Wizard:Bước 1: Tạo truy vấn làm nguồn dữ liệu của Form(nếu cần)Bước 2: Tại cửa sổ Database chọn Forms chọnnút New chọn Form Wizarrd.- Chọn dữ liệu nguồn cho Form tại dòng: Choosethe table or query where Objects data comesfrom. (bắt buộc phải chọn mục này nếu chọnchức năng Auto Form).Bước 3: Chọn các trường được hiển thị trên Form.- Chọn bảng chứa trường cần lấy tại hộp liệt kê thảTable/Query
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Nhấn chuột chọn tên trường rồi nhấn nút > hoặcnhấn đúp chuột tại tên truờng cần chọn. Khi đótrường được chọn sẽ được đưa sang hộp SelectFields. Có thể chọn toàn bộ >>.- Bỏ chọn : nhấn chuột chọn tên trường cần bỏchọn và nhấn nút bỏ chọn <, Nếu bỏ chọn toànbộ nhấn nút bỏ chọn toàn bộ <<. Nhấn nút Nextđể tiếp tục.Bước 4:Chọn kiểu trình bày của Form:- Columnar: Trình bày dạng cột.- Tabular: Trình bày dạng bảng- DataSheet: Trình bày dạng bảng tính.- Justified: Trình bày theo thứ từ trái qua phải.Chọn xong nhấn Next để tiếp.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)Bước 5: Chọn kiểu trình bày nền và dữ liệu choForm:Nhấn chuột chọn các kiểu đã được định dạng sẵn,khi chọn cho xem trước mẫu. Chọn xong nhấnNext để tiếp tục.Bước 6: Đạt tên cho Form: Mặc định form sẽ nhậntên mặc định là tên dữ liệu nguồn.Có các lựa chọn:- Open the Form to view or Enter Information: MởForm để xem hoặc để nhập dữ liệu.- Modify the Forms Design: Mở Form ở cửa sổ thiếtkế Form.Chọn xong nhấn Finish để kết thúc.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)2. Thiết kế lại Form:a) Các chế độ hiển thị Form:- Design View : Chế độ thiết kế Form- Form View : Xem kết quả của FormTrong cửa sổ Design view gồm có các thành phầnsau:- Form Header: Vùng chứa những thông tin củađầu Form như: Cộng hoà, tên cơ quan báo cáo,số...- Page Header: Vùng chứa những thông tin củađầu trang in.- Detail : Vùng chứa nội dung của Form gồm: cácnội dung chi tiết của Form
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Page Footer : Vùng chứa những thông tin củacuối trang in.- Form Footer: Vùng chứa những thông tin của cuốiForm như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họ và tênngười báo cáo...b) Thay đổi thuộc tính của các đối tượng:Nhấn chuột chọn đối tượng. Chọn Menu View Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tính gồm:- All: Hiển thị tất cả các thuộc tính.- Format: Hiển thị các thuộc tính qui định các trìnhbày của đối tượng.- Data: Hiển thị các thuộc tính xác định tính chấtcủa dữ liệu.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Page Footer : Vùng chứa những thông tin củacuối trang in.- Form Footer: Vùng chứa những thông tin của cuốiForm như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họ và tênngười báo cáo...b) Thay đổi thuộc tính của các đối tượng:Nhấn chuột chọn đối tượng. Chọn Menu View Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tính gồm:- All: Hiển thị tất cả các thuộc tính.- Format: Hiển thị các thuộc tính qui định các trìnhbày của đối tượng.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Data: Hiển thị các thuộc tính xác định tính chấtcủa dữ liệu.- Event: Hiển thị các thuộc tính cho phép gắnMacro hay các thủ tục cho xử lý sự kiện.- Orther: HIển thị các thuộc tính khác.* Các thuộc tính cơ bản của đối tượng:- Name: Tên đối tượng.- Control Source: Nguồn dữ liệu của đối tượng.- Caption: Nhãn của đối tượng- Format: Định dạng kiểu hiển thị dữ liệu.- Dicemal Places: Định dạng ký số thập phân.- Input Mask: Khuôn mẫu.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Default Value: Định dạng giá trị mặc định.- Validation rule: Định dạng giá trịn giới hạn- Validation text: Dòng thông báo khi giới hạn bi viphạm.- Visible: Hiển thị hoặc không hiển thị đối tượng- Display When: Tình huống hiẻn thị (Always, PrintOnly, Screen Only)- Enabled: Cho phép họăc không cho phép con trỏnhày vào đối tượng.- Looked: Khoa đối tượng không cho phép nhập,sửa dữ liệu.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)c) Thay đổi thuộc tính của Form:Nhấn chuột tại ô vuông ở đầu thước. Chọn MenuView Properties xuất hiện cửa sổ thuộc tínhgồm:* Các thuộc tính cơ bản của Form:- Name: Tên Form.- Record Source: Nguồn dữ liệu của Form.- Caption: Dòng tiêu đề của Form.- Default View: Qui định cách biểu diễn của Form.- View Allowed: Qui định chế độ xem (Form,DataSheet, Both).
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)- Allow Edit: Cho phép hoặc không cho phép sửadữ liệu.- Allow Add: Cho phép hoặc không cho phép thêmdữ liệu.- Allow Deletions: Cho phép hoặc không cho phépxóa dữ liệu.- Scroll bars: Hiển thị hoặc không hiển thị thantrượt: (Neither: Không, Vertical Only, HorizontalOnly, Both)- Record Selections: Hiển thị dấu hiệu chỉ đọnhbản ghi hiện hành.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)d) Hiệu chỉnh các đối tượng:- Chọn Font cho các đối tượng: Nhấn chuột chọn đốitượng cần đổi Font. Nếu chọn nhiều đối tượng cùng1 lúc thì kết hợp với phím Ctrl hoặc phím Shift sauđó chọn kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề trên thanh côngcụ (chọn như trong Word)- Thay đổi kích thước đối tượng: Nhấn chuột chọn đốitượng (xuất hiện các núm), Đưa chuột vào 1 núm ởgóc hay ở cạnh (khi con trỏ xuất hiện mũi tên 2đầu) nhấn giữ chuột và kéo thay đổi kích thước.- Di chuyển đối tượng: Nhấn chuột chọn đối tượng (khicon trỏ xuất hiện hình bàn tay) nhấn giữ chuột vàkéo đến vị trí cần di chuyển.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)e) Thay đổi kích thước của Form:- Đặt chuột tại thanh ngăn cách giữa 2 thành phầnhoặc thanh giới hạn của thành phần (khi con trỏxuất hiện mũi tên 2 đầu) nhấn giữ chuột và kéothay đổi kích thước.
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)3. Các nút công cụ trong cửa sổ thiết kếform (Design)- Label : Tạo nhãn- Text box : Tạo hộp nhập dữ liệu.- Option Group: Tạo nhóm đối tượng- Option Button : Tạo ô chọn- Check box : Tạo ô kiểm tra (có giá trị Yes/No)- Combo box : Tạo hộp danh sách- List box : Tạo hộp danh sách- Command Button: Tạo nút lệnh- Subform/Subreport: Tạo Subform- Line : Vẽ đường thẳng
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)4. Thiết kế Form dạng Main/Subform:Bước 1: Tạo Subform (form con) phải đảm bảonguồn dữ liệu của Subform và Main Form cóthể tạo được quan hệ. Cách tạo như tạo form vàthường hay được chọn dạng form Tabular hoặcDataSheet View.Bước 2: Tạo các đối tượng cấn có trong main form(form chính)Bước 3: Chèn Subform vào main Form:Chọn cửa sổ Database: nhấn chuột chọn tênSubform và kéo vào vị trí Main Form.Bước 4: Qui định liên kết giữa Main Form vàSubform:
    • Chương IV: Tạo biểu mẫu (form)Nhấn phải chuột tại Subform chọn Properties hoặcnhấn đúp chuột tại Subform.- Mục Link Child Fields : Tên trường trong nguồndữ liệu của Subform làm chỉ tiêu q.hệ.- Mục Link Master Fields: tên các trường làm chỉtiêu quan hệ giữa Main Form và Subform.Chú ý: Nếu tạo quan hệ giữa nhiều trường thì nhậptên các trường được cách nhau bởi dấu “;”.Bước 5: Xem kết quả: Chọn Menu View FormView hoặc nhấn chuột tại biểu tượng Form Viewtrên thanh công cụ. Khi dịch chuyển bản ghi ởMain Form thì dữ liệu trng Subform tự độngthay đổi theo dựa vào quan hệ.
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)Report là mẫu các báo cáo được định nghĩa sẵn đểkết xuất kết quả xử lý thông tin ra trang in ramàn hình hoặc ra máy in.* Các phương pháp tạo report:- Design view : tạo report bằng phương pháp thủcông- Report Wizard : Tạo report với sự trợ giúp củachương trình- AutoReport: Columnar : Tạo report với 1 cột dữliệu- AutoReport: Tabular : Tạo report dạng bảng- Chart Wizard : Tạo report dạng đồ thị- Label Wizard : Tạo Report dạng nhãn.
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)1. Tạo Report bằng Wizard:Bước 1: Tạo truy vấn làm nguồn dữ liệu cho Report(nếu xác định nguồn dữ liệu là truy vấn)Bước 2: Tại cửa sổ Database: Chọn Tab Report,nhấn nút New chọn Report Wizard sau đónhấn OK để sang bước 3:Bước 3: Chọn dữ liệu:- Tables / Queries : Chọn bảng hoặc truy vấn làmdữ liệu nguồn.- Available Fields : Chọn các trường cần đưa vàoReport.(Nút > chọn từng trường, nút >> chọn toàn bộtrường và ngược lại cho bỏ chọn). Nhấn nútNext để tiếp tục:
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)Bước 4: Xác định thứ tự kết xuất các trường vàđiều kiện sắp xếp dữ liệu khi kết xuất (tối đa 4trường). Nhấn next để tiếp tục.Bước 5: Xác định kiểu dàng của Report:- Layout: Chọn các dạng trình bày dạng cột(Columnar) dạng bảng (Tabular)....)- Orientation: Chọn hướng trang ngang(Landscape) hoặc dọc (Portrait). Nhấn next đểtiếp tục:Bước 6: Chọn kiểu dáng trình bày:Chọn các kiểu trình bày theo các mẫu đã đượcđịnh nghĩa. Nhấn next để tiếp tục.
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)Bước 7: Hoàn tất tạo Report:- Mục What title do you want for your Report: Đặttên cho Report. Sau đó lựa chọn 1 trong 2 điềukiện sau:+ Preview the Report: Xem kết quả Reportvừa tạo+ Modify the Reports Design : Hiệu chỉnh lạiReport vừa tạo.- Nút Finish để kết thúc.* Chú ý: Khi nhấn nút Finish để kết thúc công việctạo Report thành công thì máy tính phải cài đặtsẵn máy in.
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)2. Hiệu chỉnh Report:a) Các chế độ hiển thị Report:- Design View : Chế độ thiết kế Report.- Print PreView : Xem kết quả của Report.Trong cửa sổ Design view gồm có các thành phầnsau:- Report Header: Vùng chứa những thông tin củađầu báo cáo như: Cộng hoà, tên cơ quan báocáo, số...- Page Header: Vùng chứa những thông tin củađầu trang như: STT, Họ và tên, ngày sinh....
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)- Detail : Vùng chứa nội dung của Report gồm: cácnội dung chi tiết của Report.- Page Footer : Vùng chứa những thông tin củacuối trang như: Cộng trang, số trang....- Report Footer: Vùng chứa những thông tin củacuối báo cáo như: Tổng cộng, ngày báo cáo, họvà tên người báo cáo...
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)b) Các bước hiệu chỉnh đối tượng:- Chọn Font cho các đối tượng: Nhấn chuột chọn đốitượng cần đổi Font. Nếu chọn nhiều đối tượngcùng 1 lúc thì kết hợp với phím Ctrl hoặc phímShift. Chọn kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề trên thanhcông cụ (chọn như trong Word)- Thay đổi kích thước đối tượng: Nhấn chuột chọn đốitượng (xuất hiện các núm), Đưa chuột vào 1 númở góc hay ở cạnh (khi con trỏ xuất hiện mũi tên 2đầu) nhấn giữ chuột và kéo thay đổi kích thước.- Di chuyển, sao chép đối tượng: Đưa trỏ chuột đếnđối tượng (khi con trỏ xuất hiện hình bàn tay)nhấn giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển.Nếu sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl.
    • Chương V: Tạo báo cáo (Report)c) Tạo Report dạng Group/Total:- Tạo nhóm trong Report: Chọn Menu View Sorting and Grouping. Xuất hiện hộp hội thoại.+ Field/ExPression : Chọn tên trường làm chỉ tiêuphân nhóm dữ liệu+ Sort Order : Chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascendinghoặc Descending)+ Group Properties : Chọn thuộc tính cho nhóm dữliệu.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmA/ Truyền tham số:1. Tên đầy đủ của một đối tượng:Khi tạo một truy vấn mà trong các bảng hoặc truyvấn nguồn có 2 trường trùng tên nhau ở 2 bảnghoặc 2 truy vấn khác nhau ta phải viết tên đầyđủ của 2 cột đó để tránh nhầm lẫn.Cách viết : [Tên bảng].[tên trường][Tên truy vấn].[tên trường]hoặcForms![ tên Form]![tên đối tượng]
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàm2. Truyền tham số từ bàn phím vào truyvấn:Khi muốn thực hiện truy vấn mà với nhiều tham sốkhác nhau hoặc giá trị tham số không xác địnhtrước thì ta dùng phương pháp truyền tham sốtừ bàn phím.VD: Khi thực hiện tìm kiếm một SV bất kỳ theo sốbáo danh thì khi thực hiện truy vấn sẽ xuất hiệncửa sổ thông báo nhập mã SV cần tìm kiếm(Mã SV được truyền từ bàn phím)
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàma) Cách đặt tham số:Tại vị trí đặt tham số (ví trí có dữ liệu thay đổi theotừng trường hợp) nhập vào chuỗi ký tự thôngbáo trong dấu ngoặc vuông (không được trùngtên với bất kỳ tên trường nào đang có trongbảng tham gia truy vấn). Khi thực hiện truy vấn,Access thực hiện thông báo này trong hộp thoạiEnter Parameter value. Trong hộp thoại này chỉcó thể nhập vào 1 giá trị và không nhập biểuthức
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmb) Khai báo kiểu dữ liệu của tham số:Khi giá trị nhập vào tham số không phải là chuỗi kýtự, bạn nên khai báo kiểu dữ liệu của tham sốnhư sau:Trong cửa sổ thiết kế truy vấn: Chọn Menu Query chọn Parameters. Xuất hiện hộp hội thoại:- Parameter: Khai báo lại các tham số.- Data Type: Chọn kiểu dữ liệu.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmVD: Trong truy vấn khai : BETWEEN [nhap ngaydau tien] AND [nhap ngay cuoi cung]thì phải khai báo:PARAMETER DATA TYPE[nhap ngay dau tien] Date/Time[nhap ngay cuoi cung] Date/TimeKhi thực hiện sẽ xuất hiện 2 hộp hội thoại nhậpngày bắt đầu và ngày kết thúc.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmB/ Các hàm trong MS ACCESS:1. Các hàm xử lý số:a) Hàm ABS(n) : Hàm trả về kết quả là trị nguyêncủa n.VD: ABS(-23.456) Kết quả là 23b) Hàm sqr(n) : Hàm trả về kết quả là cănbậc 2 của nc) Fix(n) : Hàm trả về kết quả là phầnnguyên của n
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàm2. Các hàm xử lý chuỗi:a) Lcase$(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả làchuỗi ký tự sau khi đã đổi thành chữ thường.b) Ucase$(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quảlà chuỗi ký tự sau khi đã đổi thành chữ hoa.c) Left$(Chuỗi ký tự,n) : Hàm trả về kết quả làchuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ bên tráivới n ký tự.d) Right$(Chuỗi ký tự,n) : Hàm trả về kết quảlà chuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ bênphải với n ký tự.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàme) Mid$(Chuỗi ký tự,m,n) : Hàm trả về kết quảlà chuỗi con của chuỗi ký tự được trích từ ký tựthứ m với n ký tự.f) Ltrim$(chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả làchuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ các ký tự trốngbên trái.g) Rtrim$(chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quả làchuỗi ký tự sau khi đã cắt bỏ các ký tự trốngbên phải.h) Space$(n) : Hàm trả về kết quảlà chuỗi ký tự với n ký tự trống.i) Len(Chuỗi ký tự) : Hàm trả về kết quảlà độ rộng của chuỗi ký tự.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàm3. Các hàm xử lý ngày, giờ:a) Hàm Date$() : Hàm trả về kết quả là ngàyhiện tại của hệ thống (kiểu chuỗi).b) Hàm Date() : Hàm trả về kết quả là ngàyhiện tại của hệ thống (kiểu Date/Time).c) Hàm Day(Bt ngày) : Hàm trả về kết quả là ngàycủa biểu thức được xác định từ 1..31.d) Hàm Month(Bt ngày) : Hàm trả về kết quảlà tháng của biểu thức được xác định từ 1..12.e) Hàm Year(Bt ngày) : Hàm trả về kết quả là nămcủa biểu thức được xác định từ 100..9999
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmf) Hàm Now() : Hàm trả về kết quảlà ngày và giờ hiện hành của hệ thống.g) Hàm Hour(BT giờ) : Hàm trả về kết quả là giờcủa biểu thức được xác định từ 0..23.h) Hàm Minute(BT giờ) : Hàm trả về kết quả là phútcủa biểu thức được xác định từ 0..59.i) Hàm Second(BT giờ): Hàm trả về kết quả là giâycủa biểu thức được xác định từ 0..59.k) Hàm Time : Hàm trả về kết quảlà giờ hiện hành của hệ thống.l) Hàm Time$() : Hàm trả về kết quả là giờhiện hành của hệ thống (kiểu text)
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàmm) TimeValue(Chuỗi giờ) : Hàm cho kết quả làgiá trị giờ được chuyển từ dạng chuỗi sang.n) Weekday(BT ngày) : Hàm cho kết quả là thứtrong tuần được xác định từ 1..7 (1 là CN)
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàm4. Các hàm thống kê:a) Hàm Max(Biểu thức) : Hàm cho kết quả làgiá trị lớn nhất trong biểu thức.b) Hàm Min(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là giá trịnhỏ nhất trong biểu thức.c) Hàm Avg(Biểu thức) : Hàm cho kết quả là giá trịtrung bình cộng của biểu thức.d) Hàm Sum(Biểu thức) : Hàm cho kết quả làgiá trị tổng của biểu thức.e) Hàm Count(Biểu thức) : Hàm cho kết quả làsố bản ghi thuộc tập hợp của truy vấn, form,report.
    • Chương VI: Truyền tham số và cáchàm5. Hàm điều kiện:a) Hàm IIF(Bt điều kiện, giá trị1, giá trị 2): Hàm trảvề kết quả là giá trị 1 khi Bt điều kiện thoả mãđiều kiện đúng, hàm trả về giá trị 2 khi Bt điềukiện không thoả mãn điều kiện.b) Hàm Between(giá trị1 and giá trị 2): Hàm lấy giátrị đem so sánh nằm trong giới hạn từ giá trị 1đến giá trị 2)c) Hàm is not Bt: Hàm so sánh phủ định của giá trịbiểu thức.d) Like (Bt): Hàm đối xứng dữ liệu.VD hoten like nguyen
    • Chương VII. Macro1. Khái niệm:Macro là một tập hợp các lệnh (hành động) đượcqui định sẵn trong Access giúp chúng ta có thểtự động hoá một quá trình xử lý.2. Tạo Macro:Tại cửa sổ Database: chọn Macro nhấn nút New.Xuất hiện cửa sổ thiết kế Design.- Action: Chọn hành động cho Macro. Gồm cácdạng hành động đã được định sẵn trong danhsách.Gồm các hành động cơ bản sau:+ Open Table: Hành động mở bảng dữ liệu+ Open Query: Mở truy vấn
    • Chương VII. Macro+ Open Form: Mở Form+ Open Report: Mở Report+ Stop Macro: Ngừng thi hành Macro.+ Beep: Phát ra tiếng kêu Bíp+ Close : Đóng đối tượng.+ Quit: Thoát khỏi Access.+ Msg box: Hiển thị hộp thông báo.+ Print: In đối tượng hiện hành đang mở.- Comment: Chú thích cho hành động tương ứng(không bắt buộc)- Ation Argurment: Qui định các tham số cho hànhđộng tương ứng trong Action.
    • Chương VII. Macro- Thi hành Macro:Chọn Menu Macro Run hoặc nhấn chuột tại biểutượng Run trên thanh công cụ.* Ví dụ:Tạo Macro thi hành mở Form co tên DS sinh vien.- Mở cửa sổ T.kế: Tại cửa sổ Database: chọnMacro nhấn nút New. Xuất hiện cửa sổ T.kế.- Chọn hành động: Tại mục Action: Chọn hànhđộng cho Macro là OpenForm.- Đặt tham số cho hành động: Tại mục AtionArgurment: chọn tên Form cần mở là DS sinhvien tại mục Form Name.- Lưu và thi hành truy vấn
    • Chương VII. Macro3. Macro Autoexec:* Khái niệm: Là Macro tự động thi hành ngay saukhi mở File cơ sở dữ liệu.* Cách tạo: Các bước tạo như tạo Macro bìnhthường. Chỉ khác là bắt buộc phải đặt tênMacro là Autoexec.* Ví dụ:Tạo Macro Autoexec để khi mở tệp cơ sở dữ liệuQL sinh viên thì tự động gọi Form có tên Main(Form này là giao diện chính chứa các mụcnhư: Menu, các nút chọn khi bắt đầu côngviệc…)
    • Chương VII. Macro- Mở cửa sổ thiết kế: Tại cửa sổ Database: chọnMacro nhấn nút New. Xuất hiện cửa sổ thiếtkế.- Chọn hành động: Tại mục Action: Chọn hànhđộng cho Macro là OpenForm.- Tại mục Comment: Chú thích cho hành độngtương ứng (có thể bỏ qua).- Đặt tham số cho hành động: Tại mục AtionArgurment: chọn tên Form cần mở là Main tạimục Form Name.- Lưu và thi hành Macro.