Implementing Live Meeting with Microsoft Office ...

2,375 views
2,315 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,375
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Implementing Live Meeting with Microsoft Office ...

  1. 1. Implementing Live Meeting with Microsoft Office Communications Server 2007 Product Group - Enterprise   Dell White Paper By Ananda Sankaran Farrukh Noman April 2008
  2. 2. Contents Introduction.................................................................................................................. 3 Microsoft Office Live Meeting service for Web Conferencing .......... 4 Audio & Video Support for Conferencing ..................................................................... 5 Instant Messaging Access............................................................................................... 5 Microsoft Office Communications Server 2007........................................ 6 Implementing On-Premise Web Conferencing............................................................... 6 Internal Access............................................................................................................ 8 External Access........................................................................................................... 8 Implementing On-Premise Audio and Video Conferencing........................................... 9 Internal Access.......................................................................................................... 10 External Access......................................................................................................... 10 Choosing a Web Conferencing Solution...................................................... 12 Conclusion .................................................................................................................. 13 April 2008 Page 2 Dell Product Group – Enterprise
  3. 3. Introduction Web conferencing solutions have become an important communication tool for businesses today.  Communication tools such as telephony, e‐mail and instant messaging have provided a suitable  platform for transmitting information. Web conferencing enhances the communication process  by providing a rich platform that fosters real‐time discussion using various digital data aids and  collaboration capabilities. Although telephony, e‐mail and instant messaging offered multi‐party  communication methods, they were limited to audio or message based communications. Rich  data based live collaboration capabilities such as presentations, discussion boards, multimedia  are offered by web conferencing.  It offers a live virtual meeting space for remote employees,  partners and customers to collaborate. Businesses can save costs associated with conducting real  physical meetings.  This paper highlights the capabilities of web conferencing solutions based on  Microsoft® Office Communications Server 2007. Capabilities of the Microsoft Office Live Meeting  service are also discussed to highlight the differences. Web conferencing features are provided by  the Microsoft Live Meeting service accessible via the Internet and by the on‐premise solution  hosted on Microsoft Office Communications Server 2007. Businesses can choose either the hosted  web based solution or the on‐premise solution based on requirement.    April 2008 Page 3 Dell Product Group – Enterprise
  4. 4. Microsoft Office Live Meeting service for Web Conferencing Microsoft Office Live Meeting service is a hosted web conferencing service offered by Microsoft  Corporation. Businesses can subscribe to this service and use the web conferencing capabilities  offered through the service via the Internet. Employees can set up live meeting sessions over the  Internet with this service and invite attendees via e‐mail. The meeting invitation is presented as a  web URL and participants can log in to the URL at the scheduled meeting time by providing the  meeting security credentials. Office Live Meeting Client software must be installed on Microsoft  Windows‐based client machines to access this service. Optionally, the service can be accessed via  a web browser on non‐Windows‐based client machines using the Office Live Meeting Web  Access (MWA). Web access feature does not require the installation of the Windows based  meeting client. Figure 1 illustrates a sample environment that utilizes Office Live Meeting  Service.    LIVE MEETING SERVICE Active Directory and Perimeter Global Catalog Server(s) Network E-mail solution - Exchange External User DATA VOICE IM Solution – TELEPHONY Communications CONFERENCING Server SERVICE PBX PSTN Internal Meeting User External Telephones/Fax Telephony Desktop Mobile Computers Computers   Figure 1: Office Live Meeting Usage in Enterprise    Live Meeting offers collaboration capabilities such as integrated Microsoft Office PowerPoint®  viewer, rich document view support including Microsoft Office documents, web page sharing,  desktop and application sharing, audio broadcast and audio call controls, meeting recordings  and reports, event and training services. It also offers interactive tools such as white board,  shared notes, polling, annotations to discussed content, snapshots, questions manager and  seating charts with mood indicators. Live Meeting also offers add‐in integration to Microsoft  Outlook® for scheduling meetings using the Outlook calendaring functionality.  Live Meeting is  integrated with Microsoft Office applications and also provides an API for integrating with  custom business applications. The 2007 version of Microsoft Office Live Meeting service offers  April 2008 Page 4 Dell Product Group – Enterprise
  5. 5. significant enhancements over the previous versions, including comprehensive VoIP (Voice over  IP), video and media capabilities.  Live Meeting 2007 includes support for rich multimedia  content, multi‐party two‐way VoIP audio, live webcam video and panoramic video using  Microsoft RoundTable™ device, PSTN and VoIP audio integration, high fidelity and personal  recordings, virtual break out rooms, and handouts.     Office Live Meeting 2007 subscription licensing includes Standard and Professional editions.  Standard license enables users to schedule meetings with up to 15 participants. Professional  license enables users to schedule meetings with up to 1250 participants. Licenses are required for  internal users to use the service for scheduling and managing meetings and not required for  external participants.    Audio & Video Support for Conferencing Office Live Meeting 2007 provides audio support for meeting sessions using telephone  conferencing service or computer audio conferencing. Telephone conferencing service enables  using an external telephony‐based audio conferencing provider. Users can dial into this provider  from their telephone for the audio portion of the meeting. Live Meeting can also be optionally  configured to call or dial‐in the meeting attendees instead of having them dial in to the  conference. Live Meeting requires integration with supported telephone conferencing providers  for this feature and other features such as meeting recording and Internet audio broadcasting.  Computer audio conferencing enables meeting users to communicate using their computer audio  equipment such as microphones and speakers. Live Meeting uses VoIP‐based technologies to  implement this feature. One‐way Internet audio broadcasting can also be enabled, with computer  audio conferencing wherein only the presenter speaks during the conference. Live meeting  sessions can be set up with both options for audio or with no audio at all. Live Meeting 2007 also  supports video conferencing during meeting sessions with live web cam support for users and  also panoramic view support with Microsoft RoundTable device.  Instant Messaging Access Live Meeting participants can chat with each other when the meeting presenter allows such  activity – for example, during break out sessions. Participants can choose attendees to chat with  and send them messages. Meeting sessions also include support for providing feedback to the  presenter such as questions or request for help. Alternatively, businesses can deploy other instant  messaging solutions if independent and full instant messaging capability is required during a  meeting.  April 2008 Page 5 Dell Product Group – Enterprise
  6. 6. Microsoft Office Communications Server 2007 Office Communications Server (OCS) 2007 provides an on‐premises web conferencing solution.  Enterprises can host web conferencing on internal IT infrastructure instead of subscribing to  Office Live Meeting service. OCS 2007 also offers a variety of other communication features and  technologies besides web conferencing. These features include enhanced presence; group IM,  audio & video communications, enterprise voice based on software powered VoIP, telephony  integration, federation with other enterprises or public IM, and archival system.    Implementing On-Premise Web Conferencing   Web conferencing can be implemented using OCS 2007 Standard Edition or OCS 2007 Enterprise  Edition depending on the scalability requirements. Standard Edition supports up to 5000 users  and Enterprise Edition should be deployed for scenarios that involve above 5000 users. End user  client machines require the Office Communicator 2007 and Office Live Meeting 2007 client  software to access and participate in meeting sessions. OCS 2007 does not include support for  Live Meeting Web Access (MWA), and external users must install the client software on their  machines to participate in meeting sessions. OCS 2007 offers most of the features offered by  Office Live Meeting 2007 service except some advanced capabilities such as event services,  meeting reports, meeting content storage, virtual breakout sessions and integrated PSTN/VoIP  audio. Figures 2 and 3 below illustrate sample web conferencing deployments with Standard and  Enterprise Editions.   April 2008 Page 6 Dell Product Group – Enterprise
  7. 7.   Active Directory and Perimeter Global Catalog Server(s) Network OCS Access & web E-mail solution – conferencing Edge Servers Exchange 2007 External User DATA VOICE TELEPHONY OCS 2007 Standard CONFERENCING Edition SERVICE PBX PSTN Internal Meeting User External Telephones/Fax Telephony Desktop Mobile Computers Computers   Figure 2: OCS 2007 Standard Edition Web Conferencing Deployment Active Directory and Perimeter Global Catalog Server(s) Network E-mail solution – OCS Access, web Exchange 2007 External conferencing Edge Servers User DATA OCS 2007 Front- End Servers VOICE Web Components Servers TELEPHONY CONFERENCING OCS 2007 Back-End Server/storage SERVICE OCS 2007 Web PBX Conferencing Servers PSTN Internal Meeting User External Telephones/Fax Telephony Desktop Mobile Computers Computers   Figure 3: OCS 2007 Enterprise Edition Web Conferencing Deployment    Internal  users  of  the  organization  can  schedule  and  participate  in  meeting  sessions  using  the  Office  Communicator  2007  and  Live  Meeting  2007  client  software.  Users  can  meet  ad‐hoc  with  the  “meet  now”  feature  or  can  schedule  meetings  in  the  future.  Integration  with  Microsoft  Outlook  client  software  is  provided  to  schedule  conferences  using  the  Outlook  calendar  and  e‐ mail invitations. Users can use an external telephony conferencing service for the audio portion  April 2008 Page 7 Dell Product Group – Enterprise
  8. 8. of  the  meeting.  User  can  dial  into  the  audio  conferencing  number  from  their  telephone  or  can  configure OCS 2007 to automatically call or dial them into the meeting. OCS 2007 supports up to  250 users in a meeting session.    Internal Access Standard  Edition  deployment  requires  appropriate  server  hardware  with  OCS  2007  Standard  Edition software installed (Figure 2). Enterprise Edition Deployment requires the OCS 2007 front‐ end,  back‐end  database,  web  conferencing  and  web  components  roles  installed  on  multiple  servers.  The  front‐end  (telephony  and  IM  conferencing  roles),  web  conferencing  and  web  components roles can be co‐located on same server hardware with multiple instances of the co‐ location. Alternatively, these roles can be deployed on their own server hardware. The back‐end  database cannot be co‐located with any of these roles and needs to be installed on separate server  hardware. Additionally the back‐end database may require external storage hardware.     The deployments illustrated in Figures 2 and 3 not only support web conferencing but also other  OCS  2007  features.  Instant  Messaging,  Group  IM  (IM  conferencing),  point‐to‐point  VoIP  audio,  point‐to‐point video and enhanced presence are also available with the same deployment.  The  Standard Edition deployment illustrated in Figure 2 can support audio and video conferencing as  well and can also be included in the web conferencing session. Additionally, Enterprise Voice can  be  implemented  by  integrating  with  the  PBX  telephony  infrastructure.  IM  archiving  and  Call  Detail Records (CDRs) can also be implemented with additional servers and storage for archiving  servers and database. Federation with other enterprises or public IM can also be implemented.    External Access   External  users  outside  the  active  directory  domain  can  participate  in  the  on‐premise  hosted  meeting  session  as  well.  OCS  2007  access  edge  and  Web  conferencing  edge  roles  need  to  be  installed  in  the  perimeter  network  for  this  function.  These  roles  can  be  co‐located  on  the  same  server hardware or deployed on separate server hardware based on performance and scalability  needs  (Figures  2  and  3).  Internal  users  can  invite  federated  and  external  users  to  participate  in  internal  conferences.  Internal  and  federated  users  are  authenticated  using  their  active  directory  credentials.  Administrators  can  enable  anonymous  external  users  to  access  meetings  hosted  internally. External anonymous users, such as partners or customers, are authenticated using per  meeting conference key provided. External users require the Live Meeting 2007 client installed to  participate in the internal sessions.     The access edge server role enables other functions besides external web conferencing. It enables  external,  federated  or  remote  users  to  collaborate  with  OCS  internal  users.  It  enables  functions  such  as  federation,  public  IM  connectivity  and  remote  user  access  (remote  or  roaming  internal  users residing outside the firewall).        April 2008 Page 8 Dell Product Group – Enterprise
  9. 9. Implementing On-Premise Audio and Video Conferencing   OCS 2007 includes support for audio and video conferencing besides web conferencing. Users  can use their computer audio and video equipment to communicate via the Office Communicator  2007 client. Audio devices, such as speakers, microphones, and headsets, and video devices such  as web cams can be used to participate in point‐to‐point audio/video sessions or multi‐party  audio/video conferences. OCS 2007 also supports video conferencing using the Microsoft  RoundTable communications device. Instead of using a telephony conferencing service for  meeting sessions, users can use the computer based audio (VoIP) conferencing OCS 2007 service  for audio portions of their meetings. OCS 2007 does not support integrating PSTN and 2‐way  VoIP computer audio in the same conference. Additionally, video can be included in the same  conference using OCS 2007 video conferencing. Figures 4 and 5 below illustrate audio and video  conferencing additions to the previous web conferencing deployments. In Figure 4, the OCS 2007  audio/video conferencing role is part of the Standard Edition software and does not require  separate software and hardware.    Active Directory and Perimeter Global Catalog Server(s) Network E-mail solution – OCS Access, web conferencing Exchange 2007 External and A/V Edge Servers User DATA VOICE TELEPHONY OCS 2007 Standard CONFERENCING Edition SERVICE PBX PSTN Internal Meeting User External Telephones/Fax Telephony Desktop Mobile Computers Computers     Figure 4: OCS 2007 Standard Edition Web, Audio and Video Conferencing Deployment April 2008 Page 9 Dell Product Group – Enterprise
  10. 10. Active Directory and Perimeter Global Catalog Server(s) Network E-mail solution – OCS Access, web conferencing Exchange 2007 External and A/V Edge Servers User DATA OCS 2007 Front- End Servers VOICE Web Components Servers TELEPHONY CONFERENCING OCS 2007 Back-End Server/storage SERVICE A/V Conferencing Servers OCS 2007 Web PBX Conferencing Servers PSTN Internal Meeting User External Telephones/Fax Telephony Desktop Mobile Computers Computers   Figure 5: OCS 2007 Enterprise Edition Web, Audio and Video Conferencing Deployment    Internal Access The  audio  and  video  conferencing  feature  is  included  within  the  Standard  Edition  server  software and does not require separate hardware. In the Enterprise Edition deployment the audio  /video  conferencing  role  needs  to  be  installed  in  addition  to  the  roles  required  for  web  conferencing.  The  audio/video  conferencing  role  can  be  co‐located  with  other  roles  or  can  be  installed  separately  on  its  own  server  hardware.  It  is  recommended  to  deploy  the  audio/video  server  role  on  its  own  hardware  for  heavy  audio/video  workload  requirements.  Appropriate  numbers  of  audio/video  and  other  server  roles  should  be  provisioned  based  on  scalability  requirements.  Users  need  Office  Communicator  2007  client  in  addition  to  Live  Meeting  2007  client  installed  to  participate  in  the  internal  web,  audio  and  video  conferencing  sessions.  As  described in the earlier section, the deployments illustrated in figure 4 and 5 also include other  OCS 2007 features besides web, audio and video conferencing.     External Access External users outside the active directory domain can participate in the on‐premise hosted audio  and video conferencing session as well. OCS 2007 audio/video edge role needs to be installed in  the perimeter network for this function in addition to other edge roles required. These roles can  be  co‐located  on  the  same  server  hardware  or  deployed  on  separate  server  hardware  based  on  performance and scalability needs (Figures 4 and 5). Deploying the audio/video edge server role  on  its  own  hardware  is  recommended  for  heavy  audio/video  workload  requirements.  External  users need the Office Communicator 2007 Client in addition to Live Meeting 2007 client installed  to participate in the internal web, audio and video conferencing sessions. The audio/video edge  April 2008 Page 10 Dell Product Group – Enterprise
  11. 11. role  enables  external,  federated  and  remote  users  to  participate  in  both  point‐to‐point  audio/video calls to internal users and audio/video multi‐party conferences that include internal  users.    April 2008 Page 11 Dell Product Group – Enterprise
  12. 12. Choosing a Web Conferencing Solution Office Live Meeting 2007 service and Office Communications Server 2007 offer suitable web  conferencing solution options. The choice of a solution depends on the requirements of IT  departments and on the capabilities offered by each solution. The following table summarizes the  differences between each solution.      Office Communications  Office Live Meeting 2007  Server 2007 (conferencing  service  solution)  IT Personnel  Resources and competencies  Limited resources required for  required for deploying and  managing the solution  maintaining the solution on‐ premise  End‐user support  Need to be provisioned for  Telephone and e‐mail support  both internal and external  provided for both internal and  users  external users  Costs  On‐premise hardware,  No on‐premise hardware and  software and maintenance  maintenance costs. Licensing  costs incurred. Licensing costs  costs are higher for the service.  are usually lower.  Compliance requirements  Satisfies the requirement of  Communications need to pass  internal meeting content  outside the corporate firewall  staying inside the corporation.  to access the service for  Secure extranet required for  internal meetings.  facilitating external meetings.  Advanced IM, enhanced  Supported  Not Supported  presence and enterprise voice  features  Meeting scalability  Support for up to 250 users  Support for up to 1250 users  per meeting session  per meeting session  External Access  Supports only the Live  Supports both Live Meeting  Meeting 2007 client  2007 client and Live Meeting  Web Access (MWA)  Integrated PSTN and 2‐way  Not Supported  Supported  VoIP computer audio in same  conference  Advanced training and event  Not Supported  Supported  features    Organizations can choose either of the solutions based on needs. Optionally a combination of  both of these solutions can be deployed where necessitated by the features required.    April 2008 Page 12 Dell Product Group – Enterprise
  13. 13. Conclusion Office Communications Server 2007 and Office Live Meeting 2007 service provide suitable  solutions for web conferencing. Businesses need to assess their requirements carefully in  choosing a deployment. Office Communications Server (OCS) 2007 offers other advanced  features besides web conferencing such as enhanced presence, IM, enterprise voice based on  software powered VoIP and communications archiving. Businesses requiring these features can  assess deploying a solution based on OCS 2007. Dell™ PowerEdge™ servers and Dell  PowerVault™ and Dell | EMC storage offer a suitable platform for hosting the OCS 2007  infrastructure. Dell offers Microsoft SQL Server® solutions for hosting the OCS 2007 backend  databases and also offers complementary Microsoft Exchange Server solutions for hosting e‐mail.  These solutions provide a comprehensive platform for implementing an OCS 2007 infrastructure.  THIS WHITE PAPER IS FOR INFORMATIONAL PURPOSES ONLY, AND MAY CONTAIN TYPOGRAPHICAL ERRORS AND TECHNICAL INACCURACIES. THE CONTENT IS PROVIDED AS IS, WITHOUT EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES OF ANY KIND. April 2008 Page 13 Dell Product Group – Enterprise

×