Your SlideShare is downloading. ×
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Pengurusan Masa
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Pengurusan Masa

1,679

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,679
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
72
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 1 ______________________________________________________________________________________ UNIT 4 OBJEKTIF Objektif am : Mempelajari dan memahami definisi, kepentingan dan sistem pengurusan masa. Objektif khusus : Di akhir unit ini anda sepatutnya dapat :Ø Menjelaskan definisi pengurusan masa. Ø Mengenalpasti prinsip pengurusan masa. Ø Menghuraikan kepentingan pengurusan masa. Ø Mengaplikasikan sistem pengurusan masa. Ø Merancang jadual kerja harian, bulanan dan tahunan. Hargailah masa!! DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 2. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 2 ______________________________________________________________________________________ INPUT 4.0 Pengenalan Kemanakah masa anda berlalu? Pernahkah anda bertanya kepada diri anda soalan begini? Masa tidak menunggu sesiapa, ia akan terus berlalu dan berlalu. Di akhir hari bekerja, adakah anda merasa samada telah menamatkan segala kerja atau hanya dapat melakukan sedikit kerja. Jika anda merasa telah menamatkan segala kerja, apakah sebabnya? Anda sudah tentu mempunyai pelan tindakan dan bersemangat untuk menjalani pelan tersebut. Jika anda menghabiskan kerja yang sedikit pada hari tersebut, apakah silapnya? Adakah anda telah membazir waktu? Ya, kebanyakan individu membazir waktu lebih dari apa yang mereka sangka. Oleh itu dengan adanya pengurusan masa dan perancangan kerja maka individu dapat menggunakan masa secara berkualiti. 4.1 Definisi Pengurusan masa ialah satu kemahiran untuk mengwujudkan tanggungjawab, keutamaan dan objektif dengan menyingkirkan aktiviti-aktiviti yang tidak diperlukan ataupun yang tidak berkaitan. Ia dilaksanakan melalui perancangan dan penjadualan penggunaan masa harian dan mingguan. Pengurusan masa yang efektif adalah pengurusan masa yang menitikberatkan gambaran yang lebih luas dan pencapaian objektif berjangka panjang. 4.2 Prinsip Pengurusan Masa Masa merupakan sumber yang unik. Dari sehari ke sehari, setiap orang mempunyai jumlah masa yang sama, tidak lebih dan tidak kurang. Masa tidak dapat dikumpulkan. Anda tidak dapat membuka atau menutupnya dengan sesuka hati. Masa tidak dapat ditukar ganti. Ia perlu digunakan dalam kadar enam puluh saat setiap minit. Pengurusan masa, seperti juga pengurusan lain, dimanfaatkan melalui analisis dan perancangan. Untuk memahami dan mengamalkan prinsip pengurusan masa, anda bukan sahaja perlu mengetahui cara menggunakan masa, tetapi juga masalah yang dihadapi apabila menggunakan masa dengan bijak, dan apakah yang mengakibatkan masalah itu. Daripada premis ini anda dapat belajar meningkatkan keberkesanan dan kecekapan anda melalui pengurusan masa yang lebih baik. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 3. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 3 ______________________________________________________________________________________ Pengurusan masa ialah proses peribadi dan mestilah sesuai dengan gaya dan keadaan anda. Ia memerlukan penglibatan yang banyak untuk mengubah tabiat lama, tetapi pihannya terpulang kepada anda untuk membuat keputusan. Sekiranya anda membuat keputusan untuk mengamalkan prinsip yang akan disarankan, anda akan memperolehi ganjaran hasil daripada pelaburan masa yang lebih baik. 4.3 Mengawal Masa Titik permulaan yang paling baik untuk anda memperbaiki penggunaan masa adalah menentukan sejauh mana anda mengawal masa yang anda miliki itu. Tiada seorang pun yang mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas rancangan hariannya. Adakalanya kita terpaksa menghadapi karenah kawan atau persekitaran yang menyebabkan kita tidak dapat mengawal masa yang dirancang. Walau bagaimanapun setiap orang mempunyai kawalan tertentu dan mungkin boleh mengawal keadaan dengan cara yang bijak. Sesetengah masa ( tidak kira “masa bekerja” atau “masa sekolah”) ditetapkan dan sepatutnya digunakan untuk aktiviti tersebut. Namun demikian, dalam lingkungan masa yang ditetapkan, masih terdapat peluang untuk memilih tugas atau aktiviti yang hendak dikendalikan dan tahap keutamaan yang patut diberi kepada tugas itu. Sebenarnya latihan untuk membeza-bezakan pilihan membolehkan anda mengawal masa anda. 4.4 Tiga Ujian Masa Menganalisa cara anda menggunakan masa pada waktu tertentu adalah langkah pertama untuk mengawal masa dengan lebih baik. Anda mesti mempunyai maklumat tertentu yang boleh dipercayai sebelum anda dapat menentukan peluang untuk meningkatkan pengurusan masa. Cara yang paling baik untuk mengumpul maklumat adalah menyimpan log masa. Panduan dan borang untuk buku log ini adalah seperti gambarajah 4.1. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 4. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 4 ______________________________________________________________________________________ LOG MASA HARIAN Hari dalam Seminggu: I S R K J Masa Aktiviti 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 1.00 2.00 3.00 4.00 5.00 6.00 Adakah hari ini:_________ Biasa? _________ Lebih Sibuk? _________ Kurang Sibuk? Tarikh: Komen Komen:______________ _____________________ _____________________ Rajah 4.1 Satu, dua tiga anak beruk atas pokok, jangan tinggal kerja berlonggok-longgok... DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 5. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 5 ______________________________________________________________________________________ Sebaik sahaja maklumat yang berkaitan dicatatkan, anda hendaklah meneliti tiga pandangan, iaitu keperluan, kesesuaian, dan kecekapan. Ini membolehkan anda mengberhentikan sesetengah tugas, mengagihkan tugas kepada orang lain dan atau mencari jalan untuk meningkatkan kecekapan melalui teknologi, prosedur baru, atau tabiat kerja diri anda. Analisis yang teliti membolehkan anda memperolehi lapan hingga sepuluh jam tambahan seminggu untuk menjalankan aktiviti pilihan anda. 4.4.1 Ujian Keperluan: Mula-mula anda hendaklah meneliti setiap aktiviti untuk memastikan bahawa ia adalah perlu bukan untuk keseronokan. Biasanya kita melakukan sesuatu tanpa memikirkan samada ia berguna ataupun tidak. Ujian keperluan ini sepatutnya mengurangkan tugas anda agar anda memberi tumpuan kepada perkara yang penting sahaja. 4.4.2 Ujian Kesesuaian: Sebaik sahaja tugas penting telah dikenalpasti, langkah seterusnya ialah menentukan siapakah yang akan melakukannya? Mungkin terdapat aktiviti yang boleh diberikan kepada orang lain. Anda hanya akan membuat kerja dibawah kemampuan dan kemahiran anda. 4.4.3 Ujian Kecekapan: Setelah selesai melaksanakan tugas anda perlu menganalisa kembali kerja-kerja yang telah anda lakukan. Jika anda berasa puas hati kerana tugas yang patut anda lakukan telah selesai, tanya diri sendiri,” Adakah cara lain yang lebih baik untuk menyempurnakan tugas tersebut?” Ini akan menggalakkan anda mencari cara yang lebih baik dengan menggunakan teknologi yang lebih baik atau membentuk prosedur yang lebih baik untuk mengendalikan aktiviti yang berulang. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 6. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 6 ______________________________________________________________________________________ AKTIVITI 4a UJIKAN KEFAHAMAN ANDA SEBELUM MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA…! SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUMBALAS DI HALAMAN BERIKUTNYA. 4.1 Sila tandakan ruangan yang paling tepat bagi menggambarkan sikap atau amalan anda.Kemudian kaji semula jawapan anda dan beri fokus kepada setiap perkara untuk menentukan sama ada ia merupakan peluang untuk memperbaiki pengurusan masa anda. a. Adakah anda biasa menggunakan masa mengikut kehendak anda yang sebenar? Selalu _____ b. Adakah anda sering merasa terdesak dan _____ terpaksa melakukan perkara yang anda tidak mahu lakukan? Kadang kala __________ __________ Jarang ______ ______ c. Adakah anda berasa puas setelah melakukan kerja anda? _____ __________ ______ d. Adakah anda bekerja lebih lama daripada rakan sejawat anda? _____ __________ ______ e. Adakah anda selalu membawa kerja pulang ke rumah pada waktu petang atau hujung minggu? _____ __________ ______ f. Adakah anda merasa bersalah kerana terlalu banyak kerja? _____ __________ ______ g. Adakah anda merasa bersalah kerana tidak dapat membuat sesuatu kerja dengan baik? _____ __________ ______ h. Adakah anda menganggap kerja anda seronok? _____ __________ ______ DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 7. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 7 ______________________________________________________________________________________ i. Adakah anda dapat memperoleh masa tanpa sebarang gangguan apabila anda mahu berbuat demikian? _____ __________ ______ j. Adakah anda merasa anda dapat mengawal masa anda? _____ __________ ______ 4.2 Jelaskan secara ringkas tiga (3) ujian masa berikut:a. Ujian Keperluan __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ b. Ujian Kesesuaian __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ c. Ujian Kecekapan __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 8. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 8 ______________________________________________________________________________________ MAKLUMBALAS 4a Jawapan soalan 4.1 Jawapan yang anda berikan akan membantu anda meneliti sikap dan amalan pengurusan masa anda pada masa kini. Ia akan membantu anda mengenalpasti perkara yang ingin anda beri tumpuan apabila anda selesai membaca unit ini. Jawapan soalan 4.2 a. Ujian Keperluan: Teliti setiap aktiviti untuk memastikan bahawa ia adalah perlu bukan untuk keseronokan. Ia sepatutnya mengurangkan tugas anda agar anda memberi tumpuan kepada perkara yang penting sahaja. b. Ujian Kesesuaian: Sebaik sahaja tugas penting telah dikenalpasti, langkah seterusnya ialah mengagihkan kepada orang yang berkemahiran melakukan tugas tersebut. Anda hanya akan membuat kerja dibawah kemampuan dan kemahiran anda. c. Ujian Kecekapan: Analisa kerja yang telah dilakukan dan cuba cari cara atau teknik-teknik lain agar tugas dapat disempurnakan dengan lebih baik. Rehat seketika, sebelum ke input yang seterusnya…. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 9. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 9 ______________________________________________________________________________________ INPUT 4.5 Kepentingan Pengurusan Masa 4.5.1 Merancang Kerjaya Masa yang terurus memberi peluang kepada setiap individu itu untuk merancang kerjanya di masa hadapan. Maka seseorang itu akan menjadi proaktif untuk mencapai matlamatnya. 4.5.2 Kualiti Masa Pengurusan masa yang efektif membolehkan seseorang individu menyiapkan tugas yang telah ditetapkan tepat pada waktunya. Secara tidak langsung tugas-tugas yang lain juga dapat diteruskan mengikut keperluan dan masa yang ditentukan. Masa yang terluang dapat digunakan untuk aktiviti sosial, termasuklah perhubungan inter-personal. Perhubungan yang baik di antara individu akan membantu individu itu melaksanakan tugas dengan lebih mudah. 4.5.3 Mengurangkan Tekanan Tugas-tugas yang telah dirancang akan memberi peluang kepada seseorang individu untuk berehat. Masa rehat yang cukup akan mengurangkan beban kerja seterusnya akan mengurangkan tekanan. Secara tidak langsung tekanan boleh mengganggu kesihatan fizikal dan mental. Ini akan mengakibatkan tugas-tugas lain turut terganggu. 4.5.4 Memberi Keutamaan Dalam mengurus atau merancang pengurusan masa, seseorang individu dapat memberi keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama. Tugastugas di pejabat terbahagi kepada tugas-tugas yang (mesti, patut dan boleh) dilakukan. Oleh itu, tugas yang mesti dilakukan perlu diberi keutamaan di antara ketiga-tiga tugas ini. Disamping itu, dengan memberikan keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama, masa dapat digunakan dengan lebih optimum. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 10. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 10 ______________________________________________________________________________________ 4.5.5 4.6 Berfikir Hasil daripada pengurusan masa, ia akan memperbaiki teknik dan memberi peluang untuk berfikir serta dapat memperbaiki strategi merancang bagi menghadapi cabaran-cabaran baru. Sistem Pengurusan Masa 4.6.1 Mengenalpasti kepentingan sesuatu perkara. a. Pengenalan Titik permulaan yang paling baik untuk memperbaiki penggunaan masa adalah menentukan sejauh mana anda mengawal masa yang anda miliki itu. Tiada seorang pun yang mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas rancangan hariannya. Mungin apabila berlaku sesuatu perkara yang mengganggu perancangan, anda mestilah tahu menentukan kategori keutamaan perkara tersebut. b. Kategori Keutamaan (Priorities Category) Terdapat dua proses dalam menentukan keutamaan pengurusan masa iaitu; menyenaraikan perkara yang perlu dilakukan dan mengenalpasti keutamaan diantara perkara-perkara yang tersenarai. Tahap keutamaan boleh dikategorikan seperti berikut: Ø Keutamaan A – “mesti lakukan” Ini adalah tugas yang kritikal yang perlukan tindakan segera disebabkan adanya arahan daripada pihak pengurusan, keperluan pelanggan utama, tarikh akhir yang jelas dan peluang untuk kejayaan atau peningkatan diri. Ø Keutamaan B – “patut lakukan” Tugas-tugas dalam kategori ini boleh membantu anda memperbaiki mutu kerja kerana tugas-tugas ini tidak penting atau tidak mempunyai tarikh akhir yang jelas. Ø Keutamaan C – “boleh lakukan” Dalam kategori ini pula terdapat tugas-tugas yang menyeronokkan dan menarik tetapi ia boleh ditangguhkan, diabaikan atau dipanjangkan ke satu jangkamasa yang tertentu. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 11. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 11 ______________________________________________________________________________________ c. 4.6.2 Kesimpulan Tahap keutamaan yang dinyatakan adalah fleksibel bergantung kepada hari jadual tugas itu disediakan. Keutamaan sentiasa berubah; mungkin hari ini tugas-tugas dalam keutamaan ‘A’ adalah penting tetapi, pada esok hari tugas-tugas dalam keutamaan ‘B’ pula menjadi penting kerana tugas-tugas dalam keutamaan ‘B’ telah tiba tempoh untuk disiapkan. Begitu juga dengan tugas-tugas dalam keutamaan ‘C’. Mewujudkan Keutamaan (Establishing Priorities) a. Pengenalan Mempelajari teknik untuk mewujudkan keutamaan mempunyai hubungkait secara langsung dalam menentukan matlamat. Setelah anda menentukan matlamat, anda mesti menentukan matlamat yang paling penting. Kemudian anda perlu berterusan untuk mencapai keutamaan tersebut. Maka itu dari masa ke semasa anda perlu berhadapan dengan pelbagai halangan. b. Garis Panduan Berikut adalah garis panduan yang akan membantu anda untuk mewujudkan keutamaan: Ø Pastikan matlamat jangkapanjang dahulu. Adakah ianya mempunyai kaitan dengan mana-mana matlamat jangkapendek. Jika ya, tentukan aspek matlamat jangkapanjang yang boleh digabungkan dengan matlamat jangkapendek. Akhirnya semak semula matlamat. Ø Setiap pagi senaraikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Senarai ini boleh ringkas atau dengan huraian. Pilih teknik yang sesuai dengan personaliti anda. Ambil masa lebih kurang 15 minit setiap pagi untuk menentukan pelan tindakan. Setelah senarai tugas dinyatakan, kelaskan tugas-tugas ini mengikut kepentingan. Tugas yang tidak perlu dilakukan pada hari itu tidak perlu dicatat. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 12. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 12 ______________________________________________________________________________________ Contoh senarai tugas yang dilakukan adalah seperti berikut: TUGAS YANG PERLU DILAKUKAN HARI INI: 1. periksa semula pembayaran minggu lepas. 2. Periksa semula majalah 3. Tuliskan berita-berita yang akan dikeluarkan pada bulletin syarikat. 4. Bentuk perancangan kasar untuk syarikat RL Aimes Co. 5. Ambil tiket-tiket teater. GO FOR IT Rajah 4.6.2b 4.6.3 Merancang Jadual Kerja a. Pengenalan Perancangan merupakan satu proses yang kompleks dan ia melibatkan rancangan jangkapanjang dan rancangan jangkapendek. Perancangan jangkapanjang dilakukan bagi projek atau aktiviti yang dirancang bagi tempoh 3 bulan yang akan datang atau bagi satu jangka masa yang melebihi satu minggu. Manakala perancangan jangkapendek dilakukan bagi program yang dirancang untuk hari ini atau minggu ini. Perancangan jangkapendek ini juga mungkin boleh membantu mencapai matlamat perancangan jangkapanjang. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 13. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 13 ______________________________________________________________________________________ b. Jadual Harian Penggunaan masa yang terbaik setiap hari adalah asas dalam proses perancangan. Jika anda menjadikannya tabiat harian, banyak aktiviti dapat disenaraikan. Permulaan yang baik adalah dengan menyenaraikan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan (‘Things To Do’). Senarai aktiviti utama harian dapat dibuat daripada senarai aktiviti-aktiviti ini. Oleh itu anda boleh menumpukan perhatian kepada matlamat utama dengan melaksanakan aktiviti dari senarai teratas. Jika berlaku perkara yang tidak diduga, tentukan keutamannya dan kelolakan dengan sewajarnya tetapi jangan jadikan ia sebagai satu alasan untuk menangguhkan kerja. Di penghujung hari semak apa yang telah diselesaikan dan bawa kerja yang tidak dapat diselesaikan ke hari seterusnya. Contoh Perancangan Jadual Kerja Harian pada Rajah 4.6.3 b c. Jadual Mingguan Satu jadual mingguan sepatutnya boleh menjelaskan apa yang anda hendak selesaikan pada hujung minggu bagi mencapai matlamat perancangan anda. Jadual mingguan boleh dibuat bermula pada hujung minggu (Ahad hingga Sabtu) atau bermula pada pagi Isnin (Isnin hingga Ahad). Ehh..masa ni jalan laju sangat lah. Jom ikat dia supaya ia tidak lari laju!!! DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 14. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 14 ______________________________________________________________________________________ TUGAS YANG PERLU DILAKUKAN HARI INI Tarikh: Tugas yang perlu disiapkan Telah Siap Temujanji 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 Panggilan Telefon Yang Perlu Dibuat Telah Siap 1:00 2:00 3:00 Bertemu Dengan Telah Siap 4:00 5:00 6:00 7:00 Rajah 4.6.3b DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 15. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 15 ______________________________________________________________________________________ AKTIVITI 4b UJIKAN KEFAHAMAN ANDA SEBELUM MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA…! SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUMBALAS DI HALAMAN BERIKUTNYA. Anda bertugas di Biro Perkhidmatan Pejabat New Tech. Anda diperlukan untuk mengambil tindakan yang sesuai di dalam nota yang telah ditinggalkan oleh Puan Khadijah. 1 Julai, 2001 Ani, Sila lakukan perkara-perkara berikut:a. Siapkan lapuran kewangan pada pukul 2.00 petang nanti. Setelah siap berikan kepada Encik Ali. b. Bersama-sama ini disertakan draf surat untuk Tetuan Kamarul, sila poskan surat tersebut setelah selesai menaipnya. c. Tolong maklumkan kepada Encik Ali bahawa dia perlu menghantar saya ke mesyuarat kewangan pada pukul 2.00 petang nanti. Ambil saya di rumah. d. Tolong uruskan penempahan tiket bagi perjalanan dan bilik penginapan di Singapura untuk lawatan saya dan Timbalan Pengurus ke syarikat Nupe Sdn. Bhd. Pada 28 Julai, 2001. e. Sekiranya anda berkesempatan tolong buatkan satu carta organisasi syarikat untuk dipamerkan di papan kenyataan. Sekian, terima kasih. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 16. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 16 ______________________________________________________________________________________ MAKLUMBALAS 4b Anda dikehendaki menyusun semula kerja-kerja yang diarahkan mengikut keutamaan yang perlu diselesaikan segera. Keutamaan tugas adalah seperti berikut:a. b. c. d. Telefon En. Ali- beritahu En. Ali bahawa dia perlu mengambil Pn. Khadijah di rumah untuk menghadiri mesyuarat Kewangan pada pukul 2.00 petang. Pesan En. Ali supaya tidak lupa untuk mengambil lapuran kewangan yang telah ditaip sebelum mengambil Pn. Khadijah di rumahnya. Uruskan penempahan tiket bagi perjalanan dan penginapan Puan Khadijah bersama Timbalan Pengurusnya bagi lawatan ke Syarikat Nupe Sdn. Bhd pada 28 Julai, 2001. Menaip surat kepada Tetuan Kamarul seperti yang terdapat di dalam draf surat yang telah ditinggal. Membuat satu carta organisasi syarikat seperti yang telah diarahkan. Jangan berhenti menjawab, teruskan ke soalan penilaian kendiri 4!! DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 17. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 17 ______________________________________________________________________________________ PENILAIAN KENDIRI 4 Anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba semua soalan dalam penilaian kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklumbalas yang disediakan. Jika ada masalah yang timbul, sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat mencuba semoga berjaya !!!! 1. Jelaskan definisi pengurusan masa. 2. Huraikan kepentingan pengurusan masa. 3. Berikut adalah tugas-tugas yang perlu anda selesaikan di pejabat sepanjang hari. Aturkan tugas-tugas tersebut mengikut keutamaan.: a. b. c. d. e. Mengeposkan surat-surat. Membuat salinan minit mesyuarat untuk diedarkan. Menyediakan memo tentang lawatan ahli lembaga syarikat pada minggu hadapan. Membuka surat-surat yang diterima pada petang semalam. Menghantar e-mail kepada pembekal mengenai pesanan bahan mentah yang diperlukan dengan segera. f. Menaip surat yang didrafkan oleh pengurus dimana perkataan A.S.A.P ditulis diatasnya. g. Membersihkan bilik mesyuarat yang telah diadakan semalam. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 18. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 18 ______________________________________________________________________________________ MAKLUMBALAS PENILAIAN KENDIRI 4 Adakah anda telah mencuba dahulu ? Jika « ya », sila semak jawapan anda. Jawapan 1 Definisi Pengurusan masa ialah satu kemahiran untuk mengwujudkan tanggungjawab, keutamaan dan objektif dengan menyingkirkan aktiviti-aktiviti yang tidak diperlukan ataupun berkaitan melalui perancangan dan penjadualan penggunaan masa harian dan mingguan. Jawapan 2 Kepentingan Pengurusan Masa Ø Merancang Kerjaya Masa yang terurus memberi peluang kepada setiap individu itu untuk merancang kerjanya di masa hadapan. Maka seseorang itu akan menjadi proaktif untuk mencapai matlamatnya. Ø Kualiti Masa Pengurusan masa yang efektif membolehkan seseorang individu menyiapkan tugas yang telah ditetapkan tepat pada waktunya. Secara tidak langsung tugas-tugas yang lain juga dapat diteruskan mengikut keperluan dan masa yang ditentukan. Masa yang terluang dapat digunakan untuk aktiviti sosial, termasuklah perhubungan interpersonal. Perhubungan yang baik di antara individu akan membantu individu itu melaksanakan tugas dengan lebih mudah. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN
  • 19. PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 19 ______________________________________________________________________________________ Ø Mengurangkan Stress Tugas-tugas yang telah dirancang akan memberi peluang kepada seseorang individu untuk berehat. Masa rehat yang cukup akan mengurangkan beban kerja seterusnya akan mengurangkan stress. Secara tidak langsung stress boleh mengganggu kesihatan fizikal dan mental. Ini akan mengakibatkan tugas-tugas lain turut terganggu. Ø Memberi Keutamaan Dalam mengurus atau merancang pengurusan masa, seseorang individu dapat memberi keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama. Tugas-tugas di pejabat terbahagi kepada tugas-tugas yang (mesti, patut dan boleh) dilakukan. Oleh itu, tugas yang mesti dilakukan perlu diberi keutamaan di antara ketiga-tiga tugas ini. Disamping itu, dengan memberikan keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama, masa dapat digunakan dengan lebih optimum. Ø Berfikir Hasil daripada pengurusan masa, ia akan memperbaiki teknik dan memberi peluang untuk berfikir serta dapat memperbaiki strategi merancang bagi menghadapi cabarancabaran baru. Jawapan 3 Ø Membuka surat-surat yang diterima petang semalam. Ø Menaip surat yang didrafkan oleh pengurus dimana perkataan A.S.A.P ditulis diatasnya. Ø Membersihkan bilik mesyuarat yang telah diadakan semalam. Ø Menghantar e-mail kepada pembekal mengenai pesanan bahan mentah yang diperlukan dengan segera. Ø Mengepos surat-surat Ø Menyediakan memo tentang lawatan ahli Lembaga Syarikat pada minggu hadapan. Ø Membuat salinan minit mesyuarat untuk diedarkan. DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

×