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Gestion documental ii   taller 3 - luz pedrozo - victor sarmiento
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Gestion documental ii taller 3 - luz pedrozo - victor sarmiento

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  • 1. GESTION DOCUMENTAL II GRUPO 04 INTEGRANTES LUZ HELENA PEDROZO MEJIA VÍCTOR MANUEL SARMIENTO TORRES DOCENTE LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BARRANCABERMEJA 2013
  • 2. INTRODUCCIÓN El sistema de gestión documental es primordial para la administración de los documentos de una organización ya que con ellos optimizamos el flujo de la información, utilizando los programas de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
  • 3. OBJETIVO El objetivo de un sistema de gestión documental es optimizar el flujo de la documentación para identificar el nivel de confidencialidad de los documentos generados con el fin de garantizar que solo el personal autorizado tenga acceso a ellos.
  • 4. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de una empresa. Estas operaciones son: 1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Trámite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final de los documentos
  • 5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Según el archivo general de la nación la gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo de los documentos que deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. La AGN también destaca la definición de sistema de gestión documental como una base de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos culturales y técnicos.
  • 6. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Veamos otra definición de sistemas de gestión documental la cual está de acuerdo con los lineamientos emitidos por la AGN. Son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. La industria informática, por marketing o simplemente por mal conocimiento del sector ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no gestionar documentación científico-técnica. Es normal que el personal informático desconozca el hecho que existen programas especialmente diseñados para este tipo de documentos y normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo. Existe una constante información en el terreno de los sistemas de información, incluso entre profesionales, ya que” documental”, aplicado a las bases de datos puede referirse a tecnologías de información y que se aplican a la gestión de documentos administrativos, o puede referirse a tecnologías especializadas en el almacenamiento y la recuperación de información documental científico- técnica.
  • 7. El presente trabajo lo hemos desarrollado en una empresa estatal dedicada al negocio del petróleo, por motivos de confidencialidad nos reservamos el nombre de dicha empresa. Estudiaremos un sistema de gestión documental y más exactamente un centro de información técnica - CIT, el cual administra toda la información técnica de la empresa, es decir, todo aquello que tiene que ver con planos de tuberías, equipos para el proceso del petróleo como son intercambiadores de calor, torres enfriadoras, torres de proceso, calderas, teas, etc y por consiguiente dossieres, carpetas de inspección de los equipos, CD, DVD y libros técnicos relacionados con la industria del petróleo. El sistema de gestión documental utilizado por esta empresa estatal es el ALEPH 500, versión 18.1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 8. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El ALEPH es un aplicativo para la administración integrada de bibliotecas y consta de dos plataformas, una para cliente servidor y otra para la red o www. Consta de los siguientes módulos: Adquisiciones Manejo del efectivo Administración Catalogación Ítems OPAC (catálogo público en línea) Préstamo a domicilio Préstamo interbibliotecario Administración de tareas.
  • 9. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En esta empresa estatal se da aplicación a los siguientes módulos del ALEPH: Adquisiciones Catalogación Ítems OPAC Préstamo a domicilio Préstamo interbibliotecario Consulta en sitio.
  • 10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La confidencialidad de los documentos es la premisa más importante por la cual se cuenta con este sistema de gestión documental –ALEPH, ya que cuenta con un buen sistema de seguridad y solo el personal autorizado tiene acceso a los documentos lo cual reduce el riesgo de fuga o pérdida de los mismos. Con el ALEPH 500 podemos crear registros, consultar los archivos de descriptores, hacer búsqueda con el catálogo en línea, importar y exportar registros desde las bases de datos externas, editar registros múltiples, utilizar técnicas de copiado y pegado, e indexar cualquier etiqueta del registro bibliográfico. La confidencialidad según la ISO/ 27001-2005 nos dice que la información debe ser accedida por aquellos funcionarios y/o personas que lo requieran para la realización de sus funciones por lo que la fuga de información confidencial se puede traducir en un impacto grave en términos económicos e imagen para la empresa.
  • 11. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Describimos cada uno de los módulos que se utilizan del ALEPH 500 en esta empresa. Adquisiciones: Consiste en la compra de libros técnicos, normas técnicas, revistas científicas, revistas de la industria del petróleo, memorias en DVD de libros técnicos y congresos relacionados con la industria. El proceso para las adquisiciones es el siguiente: la necesidad de la adquisición de información técnica se puede dar en cualquier funcionario quien comunica al jefe de departamento que clase de publicación requiere para el buen desarrollo de sus funciones. Una vez aprobado por parte del jefe del departamento el material a adquirir este por medio de un formato se pasa al funcionario encargado de las compras de publicaciones, las compras se hacen prácticamente por medio de internet ya que al ser información técnica especializada debe ser adquirida en países donde por su
  • 12. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL demás publicaciones son importadas y casi toda viene en inglés. Una vez recepcionada la información comprada es entregada al CIT- centro de información técnica respectivo, este material bibliográfico se cataloga en ALEPH, por lo cual queda como propiedad de la empresa y al funcionario se le cede en calidad de préstamo que puede ser a domicilio o interbibliotecario.
  • 13. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Catalogación: Una vez recepcionada en el CIT la información bibliográfica adquirida, se somete al proceso de catalogación dándole un código de clasificación y un código de barras el cual se va a convertir para ese documento en único y lo identificará mientras tenga su vigencia y nos indicará donde quedará almacenado.
  • 14. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Ítems: Los ítems se utilizan para mirar la información que está ligada a un volumen o barcode, es decir, un volumen o dossier técnico puede contener planos o manuales además de la información pertinente tratada, el barcode tendrá un código de barras y cada plano o manual inserto tiene su propio código de barras y estos están ligados al del volumen el cual se convierte en el padre.
  • 15. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL OPAC (catálogo público en línea): Este catálogo es una interfase gráfica, y se logra utilizando la tecla f5, la función del OPAC es la de ser amigable con el usuario, es decir, le despliega o le muestra la información de cada registro en forma más clara y gráfica. En el OPAC tenemos la opción de la búsqueda avanzada y la búsqueda básica. En la básica como su nombre lo indica solo se utiliza un criterio de búsqueda mientras que en la avanzada podemos utilizar hasta tres criterios de búsqueda, de tal manera que si cruzamos esos tres criterios la información será filtrada, lo que permitirá que el usuario obtenga una información puntual. El OPAC nos permite hacer búsquedas especializadas de tal maneras que podemos utilizar nombres de etiquetas como el título, número de contrato, empresa que ejecutó la obra la identificación o Tag del equipo , número de radicado del contrato.
  • 16. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
  • 17. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Préstamo a domicilio: Este se realiza en las mismas instalaciones del CIT y el funcionario puede llevarse la documentación referente a revistas, libros técnicos, dossieres, carpetas de inspección, pero no los planos originales de tuberías, plantas y demás equipos. Si el funcionario quiere la copia ya sea física o digital de un plano debe autorizar con su firma el respectivo copiado y se le implantará un sello de copia al plano que se duplicó, y se le comunica al funcionario que él es el único responsable de esa información. El préstamo de la MTD se le hace al funcionario por 15 días calendario el cual puede extenderse con una renovación dada por el mismo, en forma personal o vía e-mail a otros 15 días al responsable de préstamos en el CIT.
  • 18. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El cargue del préstamo se hace por el módulo de circulación en ALEPH, donde se digitará el registro del empleado y se pistoleará con un lector los códigos de barras de cada uno de los préstamos realizados, inmediatamente se genera un listado por dicho préstamo donde aparece los datos del empleado con los códigos de barras prestados con su respectiva descripción el cual se le hará firmar para oficializar el préstamo.
  • 19. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Préstamo Interbibliotecario: Este se realiza entre los otros CIT que tiene la empresa en las diferentes ciudades del país y consiste en prestar al funcionario la MTD que no esté disponible en el CIT correspondiente. El préstamo se hace igualmente por 15 días calendario y extensible a otros 15 días previa solicitud de renovación. Al funcionario se le hace énfasis sobre todo cuando ha prestado normas técnicas sobre los derechos de autor para evitar el plagio de la información. La solicitud del préstamo interbibliotecario se hace por medio del módulo de ALEPH, préstamo interbibliotecario donde se consignan los datos del empleado y la información requerida la cual será enviada al respectivo CIT donde la MTD esté localizada. El CIT enviará vía correo certificado la MTD solicitada para que sea entregada al respectivo funcionario, quien tendrá que firmar el impreso de préstamo.
  • 20. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Consulta en Sitio: La consulta se realiza dentro de las mismas instalaciones del CIT, cuando ALEPH se encuentra fuera de línea allí el funcionario solicita la información la cual le es entregada con el respectivo impreso de la documentación solicitada donde se encuentran relacionados los ítems para firmarla y legalizarla . Si el funcionario decide llevarse la MTD ya se convierte en un préstamo a domicilio.
  • 21. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conclusiones Conocer un Sistema de Gestión Documental y los procesos que se dan en su interior. En los Sistemas de Gestión Documental se aplican un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Los Sistemas de gestión Documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos
  • 22. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Webgrafía http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/ma yo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264 http://www.scarchivistas.org/sistema-de-gestion-documental/ http://www.unal.edu.co/una/sigd.html http://www.tbs-telecon.es/que-es-gestion-documental http://electivaiigroupsgd.blogspot.com/2011/11/definicion-de- gestion-documental.html

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