PLAN DE IMPLANTACIÓN DE RRSS CORPORATIVAS
El 61% de las organizaciones emplearán las RRSS empresariales en el
2015, esto e...
Los objetivos del plan son:
-Incrementar el compromiso y confianza de los empleados con la
organización (puede aumentar un...
-Actualizar y modernizar los canales de comunicación empresariales
consiguiendo que los mensajes lleguen de forma directa ...
El público objetivo de este proyecto son aquellas organizaciones
públicas o privadas de tamaño medio o grande y que posee ...
El conocimiento no se guarda, si existe hay que compartirlo, bajo esta
premisa la empresa debe empezar a trabajar sus RRSS...
Es imposible que tenga éxito la comunicación telemática sino tiene
reflejo en la vida real. Al instaurar el plan se deben ...
Para poder llevarlo a cabo se debe realizar una serie de pasos:
conocimiento y concienciación (a través de la red de micro...
ATAJAR RUMORES: la red social puede ser canal interesante para atajar
rumores en torno a la empresa.
TRANSMISOR DE ACTIVOS...
COMUNICAR SOBRE NUEVOS PRODUCTOS O SERVICIOS la
comercialización de nuevos productos y servicios requiere de la
formación ...
ARTÍCULOS VINCULADOS A EL ÁREA DE NEGOCIO buscamos que los
empleados participen activamente, tanto escribiendo comentarios...
correcto. Muchos de los fracasos en la implantación de las RRSS se
deben a que no se ha formado a los usuarios sobre los c...
-Corregir actividad no recomendadas en la red de la empresa,
como puede ser el exceso de publicaciones o la falta de coher...
El presupuesto señalado, está basado en una empresa de tamaño
medio que cuenta con varios centros de trabajo.
PLAN DE REDE...
¿Por qué es viable este Plan de Implantación de RRSS Corporativas?
Las redes sociales cooperativas están de moda, multinac...
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Comunicación interna

  1. 1. PLAN DE IMPLANTACIÓN DE RRSS CORPORATIVAS El 61% de las organizaciones emplearán las RRSS empresariales en el 2015, esto es, pasarán de comunicar para empleados a comunicar con empleados. La información en la era del conocimiento es efímera; en un sistema de producción en dónde el conocimiento tiene fecha de caducidad por su elevada obsolescencia, las organizaciones deben dotarse de medios para que el trabajador tenga acceso a la información y así realice sus funciones de una forma más libre, independiente y autónoma. Para lograrlo, las RRSS corporativas tienen un papel fundamental. A lo largo de este proyecto se indicarán, en términos generales, los pasos que debe llevar la organización para poder implementar con éxito un programa de comunicación interna basado en RRSS, cuyo fin, entre otros, será la mejora de las sinergias con los empleados; gestionar nuevas ideas de negocio o establecer herramientas para la mejora continua de procesos. La implantación se iniciará con un análisis de la empresa y las necesidades existentes. Posteriormente se desarrollará un plan de formación de empleados, paso previo a la implementación paulatina de las RRSS, que finalizarán con la realización de evaluaciones periódicas. Este plan va más allá de la creación de simples canales de comunicación de incidencias o noticias corporativas; lo que se busca es intentar alcanzar una comunicación bidireccional de carácter ascendente, descendente y horizontal que favorezca, entre otras cosas, el intraemprendimiento, la creación de un entorno cooperativo o la motivación del personal.
  2. 2. Los objetivos del plan son: -Incrementar el compromiso y confianza de los empleados con la organización (puede aumentar un 18% si se emplean correctamente) y la productividad (se puede conseguir elevarla un 40 %). -Aumentar la colaboración y cooperación entre los trabajadores (sólo un 25 % de los empleados pide ayuda a sus compañeros), la conectividad y el trabajo en equipo. -Potenciar la retención y atracción de talento -Establecer un canal de comunicación que pueda servir como incubadora de nuevas ideas, nuevos productos o detección de tendencias del mercado. -Reducción de los tiempos de respuesta entre empleados ante dudas o problemas (que puede alcanzar el 27%) y disminución del uso del correo electrónico -Controlar el tipo de mensajes que se transmiten; lo que nos facilitará conocer la realidad empresarial. -Fortalecer la identidad corporativa de la empresa (cultura, principios, valores, misión, visión). -Incrementar el alcance y la calidad de las comunicación interna, haciéndola llegarla a todos los miembros de la organización. -Gestionar la reputación interna de la organización, lo que indirectamente podría ayudar a mejorar las ventas, los beneficios, la productividad, el absentismo o la lealtad de los clientes. -Mantener una base de datos actualizada sobre el perfil de los empleados (formación, conocimientos, destrezas, habilidades) lo que facilitará una mejor gestión del conocimiento y del talento
  3. 3. -Actualizar y modernizar los canales de comunicación empresariales consiguiendo que los mensajes lleguen de forma directa a los destinatarios evitando intermediarios y reinterpretaciones de los mismos. -Establecer un sistema de gestión de quejas y sugerencias, creando un entorno participativo por parte de los empleados y una tramitación eficiente de las mismas por parte de la empresa. -Implicar directamente al trabajador en el futuro empresarial, convirtiéndolo en parte activa del mismo e introduciéndolo en un entorno colaborativo. -Establecer canales de comunicación para transmitir conocimientos e información de interés entre los trabajadores. -Poner en común los informes y presentaciones con el fin de de evitar duplicidades en la elaboración de los mismos. (Se calcula que los empleados malgastan cerca de 2 horas de trabajo en realizar informes ya existentes) -Monitorizar las tareas con el fin de visualizar las tareas desempeñadas por cada uno. -Realizar encuestas y puesta en común de los resultados.
  4. 4. El público objetivo de este proyecto son aquellas organizaciones públicas o privadas de tamaño medio o grande y que posee varios centros de trabajo o una organización del trabajo a turnos, que buscan mejorar los resultados empresariales a través de una mejor comunicación interna. Aunque las RRSS pueden ser implantadas en cualquier tipo de organización y adaptarse a las necesidades de cada una de ellas.
  5. 5. El conocimiento no se guarda, si existe hay que compartirlo, bajo esta premisa la empresa debe empezar a trabajar sus RRSS. El proceso se centra en tres puntos: Plan de RRSS, Plan de Formación y Evaluación y Calendario de intervención. PLAN DE REDES SOCIALES Debemos conocer la realidad empresarial y las necesidades que esta necesita en el ámbito de la comunicación. Tomando como base la información obtenida, se diseñará el Plan de Redes Sociales Corporativa. En un primer lugar, se plasmará una visión global de la organización que incluirá una descripción de la empresa, su ámbito de actuación, la estructura organizativa (organigrama, centros de empleo, departamentos) o cultura organizativa (centrándose en la misión, visión y valores). En esta parte del informe se realizará un análisis pormenorizado de las acciones comunicativas que se llevan en el día a día empresarial, identificando los medios de información empleados (tablón de anuncios, correo electrónico, conversaciones de pasillo). Es importante profundizar en el estudio de los flujos de comunicación formales o informales: ¿quién es el generador de noticias?, ¿quiénes son los receptores?, ¿la información recibida es la que se necesita?, ¿llega en tiempo y forma?, ¿aporta valor al trabajo? La información obtenida con este análisis servirá de base para introducir mejoras en la comunicación. Otro punto a analizar es la Red Social que mejor se adapta a las necesidades empresariales. Existen tres opciones: RRSS propias (creadas para uso exclusivo de la organización), RRSS Tradicionales reconvertidas en RRSS Corporativas (tipo Facebook o Twitter) o RRSS empresariales (tipo Yammer o Zyncro). La mejor opción es esta última, ya que estas RRSS están diseñadas exclusivamente para el uso por parte de las empresas
  6. 6. Es imposible que tenga éxito la comunicación telemática sino tiene reflejo en la vida real. Al instaurar el plan se deben proponer dinámicas y acciones que se implanten off line con el fin de complementar las RRSS. Este Plan incluirá análisis de la comunicación más concretos: cuales son las necesidades de comunicación, quién publicará, quién moderará los debates. Pero será en el plan de formación en dónde se dé las instrucciones necesarias para realizarlo con eficacia. Este plan de redes sociales incluirá la creación y divulgación de un libro de estilo. En él se indicará como se realizarán las comunicaciones: si se usa lenguaje formal o informal, cada cuando debemos publicar, si se establecen sanciones por publicaciones ofensivas o el uso de las RRSS para otro fin que no ha sido el señalado; en resumen, un manual de buenas prácticas que establezcan códigos de conducta, premios y sanciones Realizado un análisis de la organización, debemos centrarnos en establecer una comunicación bidireccional entre empresa y empleados. Lo que se comunique se adaptará a las necesidades de la organización: MOTIVAR las RRSS son una excelente vía para motivar (siempre que se acompañe también de acciones offline): recomendación personal de los superiores, agradecimientos por escrito (por correo privado), comunicación de ascensos, elogio en público (depende también del tipo de empleado). Es fundamental que se trate de forma clara, sencilla, concisa, abierta y honesta. DETECCIÓN DE PROBLEMAS Y ACCIONES PREVENTIVA las RRSS puede servir como elemento de previsión e información de ciertos riesgos como Estrés, Burnout, Acoso u otras situaciones vinculada a la salud y seguridad laboral.
  7. 7. Para poder llevarlo a cabo se debe realizar una serie de pasos: conocimiento y concienciación (a través de la red de microbloging se transmite qué es cada uno de los problemas, cómo reconocer si se está sufriendo, como prevenirlo, etc…). Una vez exista información, es importante que a las personas afectadas (si las hubiera) se les señale canales para superar estos problemas. GESTIÓN DEL CAMBIO: ante situaciones nuevas en la organización, es necesario que los empleados sientan el apoyo, tanto por personas que también lo están pasando, como con personas que ya han pasado esa experiencia. Hablamos de procesos de incorporación a la empresa (acciones acompañan al procedimiento y manual de acogida) o situaciones de cambio dentro de la organización (ya sea traslado, cambio de funciones, de departamento o jubilación). Creación de grupos de discusión, canales de comunicación, crear puntos de encuentro, en definitiva, establecer sinergias para superar esas experiencias. BAJAS LABORALES: las RRSS pueden ayudar a los trabajadores en baja laboral larga para evitar una desafección empresarial. No se trata que trabaje desde casa (ya que eso iría en contra de la ley); se trata que mantengan contacto con la realidad empresarial (de forma voluntaria SIEMPRE) BANCO DE IDEAS: las RRSS como punto de encuentro para el talento creativo de la empresa. Cuando un empleado tenga una idea, debemos entrenarlo para que pueda acudir a la RRSS corporativas en búsqueda de sinergias, apoyos o conocimiento para madurar, hacer crecer y analizar la viabilidad del mismo. Las ideas pueden provenir desde todos los ámbitos y abarcar múltiples áreas. Debemos formar a todos nuestros empleados a ser capaces de convertirse en intreemprendedores. Es imprescindible que la empresa sepa agradecer este esfuerzo para incentivar y motivar nuevas participaciones.
  8. 8. ATAJAR RUMORES: la red social puede ser canal interesante para atajar rumores en torno a la empresa. TRANSMISOR DE ACTIVOS DE LA EMPRESA: las RRSS pueden apoyar la comunicación de los valores y cultura empresarial: desde Know-How hasta conocimientos, capacidades o experiencias, vinculadas al capital humano. Para ello es necesario establecer las condiciones necesarias para estimular su desarrollo y el fluir del conocimiento. Se debe mostrar a los empleados que transmitir los conocimientos es positivo, no sólo para la organización, sino también para los trabajadores. GESTIÓN DEL MAPA DEL CONOCIMIENTO: las RRSS corporativas incorporan perfiles profesionales de los usuarios. Estos perfiles (siempre que se completen correctamente) puede aportarnos información sobre qué sabe cada empleado, a quién puede destinársele ciertas funciones y lo que es más importante, nos permite planificar de una forma más acertada las políticas formativas de la empresa. COMUNICAR LAS METAS ORGANIZACIONALES: muchas organizaciones fallan a la hora de comunicar sus objetivos a corto y medio plazo. Al diseñar un plan de comunicación de los objetivos empresariales y pasos que se va a llegar a cabo para alcanzarlos; es vital que todos los miembros de la empresa los conozcan y actúen en consecuencia dirigirse en la misma dirección. APOYAR ACCIONES FORMATIVAS: las RRSS deben apoyar los planes de formación: ya sea como foro de encuentro entre los participantes de los cursos o como complemento a las acciones educativas. DETECTAR Y COMUNICAR TENDENCIAS DEL MERCADO: el uso de estas herramientas como medio de detección y comunicación de las nuevas tendencias puede aportar valor a la organización.
  9. 9. COMUNICAR SOBRE NUEVOS PRODUCTOS O SERVICIOS la comercialización de nuevos productos y servicios requiere de la formación y capacitación de los empleados. Las RRSS corporativas pueden aportar esta información además de ser un punto en dónde intercambiar de impresiones. REALIZAR ENCUESTAS: la red de microblogging puede servir para que los empleados puedan participar en diferentes tipos de encuestas: tanto de satisfacción laboral, riesgos en el puesto de trabajo, etc... Los resultados también se pondrán en común en la red en dónde ser podrán comentar y realizar acciones de mejora colaborativas. COMUNICACIÓN EN SITUACIONES DE CRISIS Dentro del plan de actuación en caso de emergencia, se pueden incorporar comunicaciones a través de las redes sociales ya que es una forma de comunicar más directa (PC, Tabletas o Teléfonos Inteligentes) y es un lugar común en dónde los empleados pueden recurrir para solventar las dudas sobre los hechos y las acciones que se lleven a cabo. COMUNICACIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS Desarrollar un plan de gestión de quejas y sugerencias a través de las RRSS en dónde se indiquen: plazos para responder, quién será el encargado de resolver los problemas o si las respuestas son públicas o privadas. Si bien en un buzón físico de quejas y sugerencias, los empleados tenían libertad para depositar sus opiniones, en el entorno virtual todas las aportaciones serán públicas, por lo que este hecho (y si no existe cultura colaborativa en la organización) puede restar participación. Se debe generar círculos de confianza: tanto para aportar quejas o sugerencias, que se vea que estas aportaciones se tienen en consideración por parte de la empresa (para ello se puede redactar un informe en donde se expliquen las que se han recibido y las soluciones aportadas)
  10. 10. ARTÍCULOS VINCULADOS A EL ÁREA DE NEGOCIO buscamos que los empleados participen activamente, tanto escribiendo comentarios como subiendo artículos o videos vinculados a sus áreas de negocio que puedan aportar valor. COMPARTIR OTROS APUNTES el uso de las RRSS debe adaptarse a las necesidades y características de cada empresa; existen organizaciones (como IBM) que permiten el uso de sus sistemas comunicativos para difundir otro tipo de contenidos, como puede ser alojar un blog personal. Eso depende de cada organización y del uso que quieran darle a esta aplicación. En este punto es necesario hablar de otras utilidades que nos permiten las RRSS empresariales (tanto Yammer como Zyncro) CHAT INTERNO permite ponerse en contacto de forma rápida, no sólo con personal de nuestro departamento sino también con el resto de la organización. Útil cuando se quiera recurrir a expertos para resolver dudas o problemas. DIRECTORIO EMPRESARIAL Y PERFIL PROFESIONAL DE LA EMPRESA: se puede agregar a la red social los datos de contacto de los clientes y empleados (recordar que el acceso a estos datos son restringidos para usuarios de la red). ORGANIZAR TAREAS: existe la posibilidad organizar el trabajo, tanto el propio como el de nuestro grupo o departamento a través de calendarios virtuales. PLAN DE FORMACIÓN Y EVALUACIÓN Antes de implantar cualquier red social empresarial, es fundamental dotar a los miembros de la organización una formación sobre el uso de las mismas y un sistema de evaluación para ver si su desarrollo es el
  11. 11. correcto. Muchos de los fracasos en la implantación de las RRSS se deben a que no se ha formado a los usuarios sobre los contenidos y las utilidades del sistema, además no emplean medios de evaluación que nos permita identificar y modificar errores. Los objetivos del plan de formación son varios: -Dotar a los usuarios de los conocimientos básicos para un correcto uso de la red social. -Dar las pautas básicas para que pasen a ser prosumidores: que no se limiten a recibir información, sino también a ser creadores de opinión (a través de comentarios, participaciones en foros o difusión de artículos) -Mostrar los objetivos que se quieren conseguir con el uso de las mismas y las ventajas para los usuarios (se debe romper con la idea preconcebida de que las redes sociales lo único que consigue es hacer perder el tiempo en el trabajo) -Explicar el Plan de Redes Sociales y el Libro de Estilo, así tendrán una idea clara de que se pueden encontrar en la intranet y cómo pueden publicar sus ideas. Señalar que el Plan de Formación (que puede ser e-learning como b- learning a través de Moodle) también incluye la realización de actividades en la propia red social; estás tareas serán tutorizadas por personal ajeno a la organización, para comprobar si han asimilado los conocimientos formulados en el curso. Aspectos que se pondrán a prueba: -Análisis de la cooperación: se realizarán ejercicios en dónde se realicen tareas grupales a través de la red social. La colaboración es un elemento clave para potenciar un entorno de intraemprendimiento que sea caldo de cultivo para sinergias que lleve a generar nuevas ideas empresariales.
  12. 12. -Corregir actividad no recomendadas en la red de la empresa, como puede ser el exceso de publicaciones o la falta de coherencia interna de las mismas; lo que lleve a una pérdida de interés de los contenidos. -Señalar lo que es Spam y lo que no, esto es, que merece y que no merece la pena compartir. -Analizar la bidireccionalidad de los comentarios; esto es, ver si se practica una escucha activa mediante unos mensajes directos, claros y concretos. En la evaluación (que se realizará al mes, a los seis meses y al año), se cerciorará cómo es la evolución del uso de las RRSS; poniendo especial hincapié en el número de disidentes (personas que usaban la red pero ya no la usan), exiliados (empleados que no se adaptan a las nuevas tecnología) y adeptos (que emplean masivamente las redes), iniciando las acciones de mejora que se consideren oportunas. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN Para implantar el programa hacerlo de forma paulatina, es recomendable seleccionar el departamento más adecuado para ello; el indicado será aquel que se pueda denominar influenciador y que a su vez sea capaz de iniciar acciones de mejora en los contenidos del mismo, Posteriormente se irá instalando en el resto de departamentos y centros de trabajo.
  13. 13. El presupuesto señalado, está basado en una empresa de tamaño medio que cuenta con varios centros de trabajo. PLAN DE REDES SOCIALES………………………………………………150€ MANUAL DE ESTILO…………………………………………………………50€ CURSO DE FORMACIÓN MOODLE…………………………………..200€ EVALUACIONES………………………………………………………………100€ Señalar que todos los planes y cursos cuentan con manuales que harán más sencillo su desarrollo y adaptación a cada organización. El curso de formación indicado sólo incluye el diseño; el hosting, horas de tutorías, gestión de foros, o clases presenciales, tendrían que calcularse a parte. Las evaluaciones son tres, no obstantes la empresa podría necesitar más e ir acompañado de más clases (tanto presencial como online). Los precios son orientativos, habría que añadirle los márgenes de beneficio que su organización quiera obtener además del precio a pagar por el uso de las RRSS Corporativas (que no son gratuitas)
  14. 14. ¿Por qué es viable este Plan de Implantación de RRSS Corporativas? Las redes sociales cooperativas están de moda, multinacionales como IBM o Telefónica ya las usan y este número va en aumento. Se calcula que en el año 2015, el 61% de las organizaciones las emplearán, por este motivo las empresas necesitarán herramientas para obtener la mejor rentabilidad de las mismas. Este plan contribuirá a ello. A lo largo de este proyecto se han mostrado las ventajas que en la organización pueden producir las RRSS. Parte del éxito está vinculado a un uso eficiente de las mismas, por ello, es necesario un plan de implantación como el que se presenta. Son pocas las empresas que realicen este tipo de formación, de hecho, la mayoría de organizaciones sólo cuentan con un escueto asesoramiento por parte de los proveedores (en caso de Zyncro), este curso es necesario. Ponerlo en práctica supondrá una ventaja competitiva para Padula&Partners, ya que, además de ser una acción innovadora, puede ayudar a mejorar su posición en el mercado y ser puerta de entrada para nuevas relaciones en el ámbito de los RRHH.

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