1. +
Les normes de description
archivistique
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2. +
Enjeux de la description normalisée
Rédiger des instruments de recherche utilisables par tous
systèmes informatiques de consultation pour faire face aux
enjeux du partage des données (futurs portails)
Un travail de description normalisée doit être en adéquation
avec une politique de publication qui réponds aux besoins des
lectorats
Nécessite une réflexion collective des équipes sur les pratiques
de classement/description
2
3. +
Présentation
publiées par le Conseil international des archives (ICA) depuis les années 1990
4 normes : ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH
définissent des règles de structuration organisées en éléments de description répartis en
zones
servent à décrire des unités d’archives de manière intellectuelle et matérielle pour en
donner une identification exacte et utile, en expliquer le contexte et en permettre
l’exploitation
donnent une structure et un contexte à l’information archivistique qui peut être dense
et complexe
les normes sont complémentaires : elles s’articulent les unes par rapport aux autres
la numérotation est purement indicative et ne doit pas prescrire l'ordre et la structure des
descriptions
3
4. +
Enjeux
Leur application
permet une réflexion sur l’harmonisation des pratiques dans un
service d’archives (et entre services), il est important au préalable
de s’accorder sur :
une méthodologie commune de l’application des normes
les choix terminologiques
les règles de rédaction typographique
développe la fonction scientifique de l’archiviste
est indispensable dans le cadre de la publication en ligne et la
saisie dans des outils d’encodage en EAD.
En dehors des éléments essentiels, la pertinence de la
description des éléments doit être évaluée par l’archiviste
4
6. +
Principes d’ISAD(G) (1)
grille d’éléments qui permet aussi bien de décrire :
un fonds
un ensemble de documents rassemblés sous un niveau de
description (titre)
un article (dossier, registre, pièces)
description à plusieurs niveaux :
du général au particulier
informations adaptées aux niveaux de description
lien entre les descriptions
non-répétition des informations
6
7. +
Principes ISAD(G) (2)
⛔️ ne permet pas de décrire les éléments de pure gestion
⛔ ne donne pas de règles formelles de présentation
(typographie, ponctuation)
⛔ ne donne pas de règles pour faire l’indexation
⛔ est d’abord destiné à la description des archives historiques
(définitive)
7
8. +
Les éléments ISAD(G)
Grille de 26 éléments répartis en 7 zones
Zone 1. Identification
Zone 2. Contexte
Zone 3. Contenu et structure
Zone 4. Condition d’accès et d’utilisation
Zone 5. Sources complémentaires
Zone 6. Notes
Zone 7. Contrôle de la description
Tous les éléments peuvent être utilisés à n’importe quel niveau de
description : un fond, une partie de fonds, un dossier, une pièce
8
9. +
6 éléments essentiels
« essentiels pour tout échange international d’information »
dans la zone de l’identification
La référence (3.1.1)
L’intitulé (3.1.2)
La ou les dates (3.1.3)
L’importance matérielle de l’unité de description (3.1.5)
Le niveau de description (3.1.4)
dans la zone du contexte
Le producteur (3.2.2)
9
10. +
Les éléments secondaires les plus
utilisés (2)
Zone du contexte
Histoire administrative (utilisé surtout au niveau du fonds ou sous-
fonds)
Historique de la conservation (idem)
Modalités d’entrée (par exemple : versement, don, achats, dépôt)
Zone du contenu et de la structure
Présentation du contenu (tous niveaux de description)
Évaluation, tri, éliminations, sort final (tous niveaux de description)
10
11. +
Les éléments secondaires les plus
utilisés (2)
Zone des conditions d’accès et utilisation
Conditions d’accès (tous niveaux de description)
Zone des sources complémentaires
Sources complémentaires (fonds, sous-fonds)
Bibliographie (fonds, sous-fonds)
11
12. +
La description à plusieurs niveaux (1)
12
Schéma extrait de la norme ISDA(G),
1999, p. 38
La description à plusieurs
niveaux
13. +
La description à plusieurs niveaux (2)
les niveaux de description correspondent aux niveaux de titre
de l’instrument de recherche :
les titres de niveau supérieur correspondent à des subdivisions
organisationnelles (le fonds, le sous-fonds)
les titres de niveau inférieur correspondent à des subdivisions :
par activités ou tâches (série organique, regroupement de
dossier)
par dossiers/registres/pièces
🔊 Un versement n’est pas un niveau de description, c’est une
partie de fonds (qualifiable en « groupe de document » en
EAD)
13
14. +
La description à plusieurs niveaux
Fonds
Niveau de titre 1
Article
14
Grille ISAD(G)
Producteur
Référence
Intitulé
Date
Importance matérielle
Niveau description
Grille ISAD(G)
Producteur
Référence
Intitulé
Date
Importance matérielle
Niveau description
Grille ISAD(G)
Producteur
Référence
Intitulé
Date
Importance matérielle
Niveau description
N.B. : Les grilles ISAD
(G) présentent ici
seulement les éléments
essentiels
15. +
La rédaction de l’intitulé/analyse au
niveau du dossier/pièce (1)
Pour les niveaux de description les plus fins, l’intitulé doit être
composé dans un certain ordre et rédigé en respectant une
certaine ponctuation :
l’objet,
l’action :
la typologie
(les dates)
La structure de l’analyse doit être le reflet de la structure du
dossier
La ponctuation met en valeur cette structure
Les informations répétées doivent être reportées sur les titres
15
16. +
La rédaction de l’intitulé/analyse au
niveau du dossier/pièce (2)
Objet : thème/raison pour lequel a été produit le document
Action : action ou procédure pesant sur l’objet
Typologie documentaire : nature des pièces contenues dans le dossier
Agent : auteur de l’action (à mentionner si différents du producteur)
Dates extrêmes ; si la date exacte n’est pas connue :
Date(s) approximative(s) : vers 1960 ; entre 1950 et 1960 ; circa 1980
Dates restituées : [1890] ou [1900-1916]
Nature du classement
Exemple : Agent. - Objet, action : typologie (dates), typologie (dates,
nature du classement)
16
18. +
Principes
Publiée en 1996 et revue en 2004
Objectif : décrire les producteurs d’archives de façon précise et sans
ambiguïté afin de préciser le contexte de production des documents
la rédaction de fiches d’autorité de producteur est un travail de longue
haleine qui doit être planifié, hiérarchisé, réparti au sein du service
d’archives
Que normalise-t-on ?
Quelles priorités ?
producteurs privés (grandes familles) ?
producteurs publics ? Quel niveau dans l’institution ?
Pourquoi ?
Pour le service, pour l’institution, pour le lectorat, pour une meilleure
diffusion des connaissances ?
la politique sera différente selon la nature du service d’archives
18
19. +
Les éléments
27 éléments regroupés en 4 zones :
1. Zone d’identification
2. Zone de la description
3. Zone des relations
4. Zone de contrôle
4 éléments essentiels à l’échange d’informations :
Type d’entité (5.1.1)
Forme autorisée du nom (5.1.2)
Dates (5.2.1)
Code d’indentification de la notice d’autorité (5.4.1)
19
20. +
La base des notices (AAF)
Travail collaboratif mené par l’AAF sous le contrôle du SIAF de
rédaction et mise en ligne de notice d’autorité producteur
(depuis 2010).
lien
20
22. +
Principes
publiée en 2007 http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF
FRE.pdf
nombreuses et récurrentes réformes des services versants =
une même série de dossiers peut être produite par plusieurs
producteurs
« l’activité demeure sans l’organigramme »
approche fonctionnelle très pertinente pour décrire le contexte
de production des archives administratives contemporaines
rejoint les pratiques de records management
22
23. +
Les éléments
Contient 23 éléments répartis en 4 zones :
1. Zone d’identification
2. Zone de la description
3. Zone des relations
4. Zone de contrôle
3 sont essentiels à l'échange d'informations :
le type (élément 5.1.1)
la forme autorisée de nom de la fonction (5.1.2)
l’identifiant de la description de fonction (5.4.1)
23
25. +
Principes
publiée en 2008, http://www.ica.org/sites/default/files/ISDIAH
Fr.pdf
sert à décrire les institutions conservant des fonds d'archives
résolument tournée vers l’information des publics, elle permet
de décrire les informations de gestion des services d’archives
Est surtout utile dans les portails de recherche qui rassemble
les données de plusieurs services d’archives : la notice
descriptive doit être reliée à une notice « lieux de consultation »
25
26. +
Les éléments
contient 33 éléments répartis en 6 zones :
1. Zone d’identification
2. Zone de contact
3. Zone de la description
4. Zone de l’accès
5. Zone des services offerts
6. Zone du contrôle
3 sont essentiels à l'échange d'informations :
l’identifiant de l’institution de conservation (5.1.1)
la forme autorisée du nom (5.1.2)
la localisation et l’adresse (5.2.1)
26
27. +
Bibliographie
NOUGARET, Christine, GALLAND, Bruno. Les instruments de
recherche dans les archives. Paris : Direction des archives de
France, 1999
Portail international archivistique francophone. Module 6.6 :
Description contextuelle. 2010
Circulaire DITN/RES/2007/007 : normes de description archivistique,
état de la question
Circulaire DITN/RES/2008/007 : parution des normes ISDF et
ISDIAH
ARCHIVES DE France. Bulletin sur les ressources archivistiques
numériques. Disponible en ligne.
27
