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Roma, organizzazione e sistemi di supporto al ciclo della performance

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La presentazione fa parte dell'intervento del comune di Roma al webinar“La gestione della performance nei Comuni: organizzazione e sistemi di supporto” …

La presentazione fa parte dell'intervento del comune di Roma al webinar“La gestione della performance nei Comuni: organizzazione e sistemi di supporto”

Il webinar ha proposto interventi utili a favorire la collaborazione organizzativa tra pari, lo sviluppo delle competenze e l'utilizzo efficace di sistemi informativi di supporto.

Il seminario on line,realizzato dal Dipartimento della funzione pubblica in collaborazione con Formez PA, fa parte del ciclo di webinar del progetto Valutazione delle Performance:http://goo.gl/e3zYxS

Published in: Government & Nonprofit

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  • 1. Titolo Presentazione Webinar “La gestione della performance nei Comuni: organizzazione e sistemi di supporto” 3 Aprile 2014 ROMA CAPITALE 2
  • 2. Sindaco Giunta Capitolina Organi Alta Direzione - Segretario – Direttore Generale - Direttore Esecutivo - Comitato di Direzione Presidente Municipi Il contesto organizzativo - Gabinetto del Sindaco - Segretariato - Direzione Generale - Direzione Esecutiva - Ufficio Assemblea Capitolina - Avvocatura Capitolina - Ufficio Stampa Strutture di supporto Strutture di staff Strutture di linea Strutture territoriali Direzione Pianificazione e Controllo – Decentramento Amministrativo 3
  • 3. Promozione e sviluppo del progetto Il progetto prevede un piano di lavoro volto a garantire l’integrazione e la cooperazione tra le diverse entità organizzative dell’Ente nel macro-processo di programmazione, controllo, misurazione e valutazione di Roma Capitale. Il ruolo svolto dai diversi attori risulta, infatti, essenziale per assicurare la qualità dei procedimenti di programmazione, pianificazione e controllo Il progetto Al fine di garantire la piena realizzazione del progetto, il Segretario - Direttore Generale ha ritenuto opportuno che lo stesso trovasse collocazione all’interno della cornice del Progetto di Ente «Ciclo della programmazione e controllo 2011-2013 – Programmazione, pianificazione, monitoraggio, controllo e Le origini 4 Le attività pianificate possono essere così sintetizzate: • Implementazione e diffusione del modello e dei relativi strumenti nell’organizzazione dell’Ente; • Piano di formazione, affiancamento e accompagnamento nella redazione dei documenti di programmazione 2012; • Analisi dei fabbisogni dei planner di Roma Capitale Le azioni messe in campo programmazione e controllo 2011-2013 – Programmazione, pianificazione, monitoraggio, controllo e valutazione del ciclo della performance»
  • 4. Il ruolo del planner Il Planner è il referente di struttura che supporta il Direttore apicale nel presidio degli strumenti del ciclo della performance e si interfaccia con i referenti della Direzione Pianificazione e Controllo – Decentramento Amministrativo Struttura DPC-DAPlanner 5 Struttura DPC-DAPlanner Identificazione di una figura pivot che abbia il ruolo di raccordo all’interno delle Strutture e che, in prospettiva diventi il vero motore per favorire il cambiamento
  • 5. Le criticità affrontate Identificazione, da parte di ciascuna Struttura, di una specifica figura «referente» del ciclo della performance Identificazione, da parte di ciascuna Struttura, di una specifica figura «referente» del ciclo della performance Ruolo non riconosciuto dalla Struttura • L'attività del referente era marginale rispetto all’attività istituzionale svolta e spesso risultava essere un mero adempimento che distoglieva dall'attività prevalente • Le funzioni connesse all'attività di programmazione, pianificazione e bilancio erano frammentate e non raccordate tra i diversi servizi/uffici Criticità Azioni di intervento Mancanza di formazione specifica • Assenza di momenti di condivisione delle metodologie e degli strumenti a supporto del processo di programmazione e monitoraggio dell’Ente • Assenza di un rapporto diretto tra il referente e le Strutture preposte alla programmazione Avvio di un processo formativo sugli strumenti utilizzati nell’intero ciclo della performance e di affiancamento per l’introduzione e la condivisione dei nuovi modelli Avvio di un processo formativo sugli strumenti utilizzati nell’intero ciclo della performance e di affiancamento per l’introduzione e la condivisione dei nuovi modelli 6
  • 6. Le funzioni del planner 1 2 Contribuisce al processo di miglioramento continuo del sistema di gestione della performance Fornisce supporto tecnico alla Direzione nel processo di traduzione degli obiettivi strategici in progetti e obiettivi operativi Avanza proposte di miglioramento da promuovere nella Struttura di competenza e nelle Strutture responsabili della gestione del ciclo della performance Collabora con gli uffici interessati, nella definizione degli elementi da misurare selezionando quelli più significativi e rappresentativi dell'attività della propria Struttura Assicura l'adeguata pianificazione, garantendo 7 2 3 strategici in progetti e obiettivi operativi Relaziona con i referenti interni della Struttura per l’acquisizione delle informazioni necessarie alla programmazione, al monitoraggio ed al controllo e per la rendicontazione dei risultati Assicura l'adeguata pianificazione, garantendo attendibilità e significatività dei risultati e delle loro modalità di monitoraggio Coordina il flusso delle informazioni, ovvero la loro corretta veicolazione, e le sistematizza in coerenza con le finalità del ciclo della performance Controlla la corretta alimentazione dei sistemi informatici, in conformità alle metodologie di programmazione e monitoraggio
  • 7. Miglioramento dei processi A distanza di un anno dall’avvio del progetto, è stata condotta un’indagine con lo scopo di ripercorrere le fasi del ciclo della performance e raccogliere le opinioni dei planner in merito al percorso svolto, alla costruzione degli strumenti, alla chiarezza degli stessi e alla qualità dei risultati raggiunti. Il questionario sottoposto a 88 planner (58 appartenenti a strutture centrali e 30 a strutture territoriali) esplorava 5 aree: RPP PEG Organizzazi one Ruolo del planner Fabbisogni formativi Hanno risposto al questionario il 64,7% delle persone, ovvero 57 planner di cui 35 provenienti dalle strutture centrali e 22 da quelle territoriali 8
  • 8. Risultati dell’analisi (1/2) RPP Dall’analisi dei questionari si rilevano, relativamente alle 5 aree di interesse, le seguenti considerazioni: Il processo di pianificazione strategica di medio termine viene percepito ancora come abbastanza complesso mentre c’è alta soddisfazione nel livello di interscambio di informazioni tra planner e le diverse figure, dirigenziali e non PEG Il processo di costruzione/individuazione degli indicatori per i Servizi appare abbastanza chiaro ed il reperimento dei dati finanziari risulta, in media, sufficientemente semplice 9
  • 9. Risultati dell’analisi (2/2) Organizzaz ione Ruolo del planner C’è una buona soddisfazione nel livello di assistenza ricevuto da parte della DPC-DA, nello sviluppo e nella gestione del ciclo e nel livello di chiarezza delle istruzioni operative. Persistono delle criticità nella reperibilità delle informazioni Riscontrata una equa distribuzione tra coloro che rilevano un progressivo riconoscimento del ruolo di planner ed altri che avvertono confusione e basso riconoscimento. Vi è, inoltre, un elevato interesse ad assumere progressivamente un ruolo attivo di formatore sui temiplanner Fabbisogni formativi ad assumere progressivamente un ruolo attivo di formatore sui temi relativi al ciclo della performance È stata rilevata una forte esigenza formativa/informativa sui temi di project management, armonizzazione dei sistemi contabili e degli schemi di bilancio e sistemi di controllo interni degli enti territoriali 10
  • 10. Crescita professionale Innalzamento delle competenze professionali specifiche che concorrono a definire e rafforzare la funzione di planning I benefici del percorso evolutivo del planner I benefici del percorso evolutivo sono graduali e dipendono anche dalla complessità dei contesti specifici delle singole Strutture. Si possono pertanto evidenziare: Il percorso formativo e la messa in rete delle esperienze contribuiscono a fornire 11 Riconoscimento giuridico Il percorso formativo e la messa in rete delle esperienze contribuiscono a fornire un’identità professionale, individuale (il planner) e collettiva (la rete dei planner) che l'amministrazione potrà riconoscere anche da un punto di vista giuridico Miglioramento continuo La crescita di consapevolezza, competenze e visione di insieme comportano ilLa crescita di consapevolezza, competenze e visione di insieme comportano il miglioramento continuo dei processi e della qualità dei documenti di programmazione, monitoraggio per la valutazione ed il controllo, ma anche la coerenza dei documenti di programmazione con quelli di bilancio