Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni

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Per accedere alla registrazione del seminario vai a questo link:http://goo.gl/Oaa4Tn

I webinar del Progetto Valutazione delle Performance (http://goo.gl/8cRWaU) sono una occasione di formazione per chiunque sia interessato al performance management nella PA.

I seminari on line sono dedicati anzitutto ai Comuni delle Regioni Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia). Organizzati dal Dipartimento della funzione pubblica,con la collaborazione di FormezPa, i webinar integrano il percorso di affiancamento delle amministrazioni che hanno aderito al Progetto e sono rivolti, in particolar modo, agli attori principali del Ciclo di gestione della performance nei Comuni, ovvero ai direttori generali, segretari generali, dirigenti, funzionari apicali e ai componenti degli Organismi indipendenti di valutazione (Oiv).

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Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni

  1. 1. 11:20 Accoglienza partecipanti 11:30 Introduzione ai lavori, Laura Massoli - DFP 11:35 Elementi per la progettazione del cambiamento, Davide Galli - Università cattolica del Sacro Cuore 12:00 Confronto con i partecipanti 12:10 Testimonianze delle amministrazioni L'esperienza del Comune di Angri, Lucia Celotto L'esperienza del Comune di Brindisi, Andrea Potenza 12:40 Confronto con i partecipanti 12:55 Chiusura dei lavori, Delia Zingarelli – Consulente FormezPA Moderatore: Mirko Tedde, Staff comunicazione
  2. 2. Webinar: Il miglioramento del ciclo di gestione della performance Elementi per la progettazione del cambiamento Davide Galli Università Cattolica del Sacro Cuore 2
  3. 3. Status quo ante Ciclo post intervento Diversi punti di partenza; Diverse traiettorie di intervento (azioni di miglioramento); Diversi livelli di sviluppo del ciclo della performance. Status quo ante Status quo ante Ciclo post intervento Ciclo post intervento Il modello di intervento 3
  4. 4.  Progettazione delle azioni di miglioramento:  Definizione delle azioni di miglioramento (obiettivi, fasi, attori coinvolti);  Programmazione della sequenza di intervento. Il percorso di progettazione del cambiamento  Review del sistema di misurazione e delle fasi del ciclo in essere:  Creazione del gruppo di lavoro;  Analisi del livello di attuazione di principi e criteri;  Identificazione delle criticità.  Monitoraggio e valutazione del cambiamento:  Verifica periodica del livello di attuazione e dello stato di avanzamento;  Definizione di eventuali azioni correttive;  Valutazione del livello di miglioramento ottenuto. 4
  5. 5.  Supporto metodologico:  Diagnosi dei sistemi di misurazione e valutazione della performance organizzativa;  Identificazione delle criticità;  Progettazione e realizzazione del percorso di miglioramento. Il ruolo degli esperti  Supporto organizzativo:  Introduzione del progetto e creazione del committment interno;  Avvio operativo dei lavori;  Attivazione del confronto. Importanza di identificare un soggetto che svolga un ruolo propulsore del cambiamento 5
  6. 6. Non è sufficiente aver definito e realizzato azioni di miglioramento ma va verificata nel tempo la permanenza delle condizioni; Al termine dell’attuazione delle azioni, il miglioramento è misurato in termini di presenza o meno di alcuni elementi; Il progetto ha l’obiettivo di incrementare il livello di convergenza fra amministrazioni; Il percorso di miglioramento innescato nella fase di accompagnamento deve poi proseguire. L’approccio al miglioramento nell’ambito del progetto Apprendimento e confronto in fase di progettazione Sistema di misurazione, monitoraggio, valutazione del cambiamento 6
  7. 7. Focus sullo sviluppo del sistema di misurazione e del Piano della Performance Focus sullo sviluppo del ciclo di gestione e della Relazione sulla performance. Misurazione Indicatori Piano della Performance Valutazione Processi decisionali Relazione sulla Performance Le Fasi del progetto 7
  8. 8. 3. Gestione del personale Temi e fattori; Principi e criteri; Dinamica di intervento. 2. Programmazione e controllo 1. Governance e organizzazione 6. Informatizzazione 5. Processo e responsabilità 4. Ambiti di misurazione 10. Processo e responsabilità 9. Metodologie di valutazione 8. Riflessi su processi decisionali 7. Trasparenza Principio 8 Criterio 8.2 Analisi: attualmente l’amministrazione non da evidenza del livello di performance raggiunto Azione: intervento ad hoc sui sistemi di rendicontazione Lo strumento di diagnosi: la check list Fase 1 Fase 2 8
  9. 9. Evoluzione nel livello di attuazione dei criteri Check List; Presenza di alcuni elementi indispensabili. Livello di attuazione del criterio prima dell’intervento Livello di attuazione del criterio dopo l’intervento Azione di miglioramento Presenza prima dell’intervento Presenza dopo l’intervento Elemento Il monitoraggio del livello di cambiamento 9
  10. 10. Fattori di intervento;  Fattori Abilitanti;  Ciclo della performance e sistema di misurazione. Risultati attesi; Descrizione e obiettivo del piano di miglioramento Attori e livello di committment; La scheda di progettazione del piano di miglioramento Fase 1 AZIONE DESCRIZIONE INIZIO FINE Azioni e tempi di realizzazione. 10
  11. 11. Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 1  Azioni relative al ciclo di gestione della performance:  Valutazione delle condizioni abilitanti;  Sviluppo degli obiettivi strategici;  Predisposizione del primo schema di Piano della Performance;  Revisione dei regolamenti interni.  Azioni relative al sistema di misurazione:  Rafforzamento dei sistemi informativi;  Estensione indicatori relativi allo stato di salute;  Estensione indicatori relativi ad attività e servizi;  Estensione indicatori relativi a obiettivi strategici e impatti. 11
  12. 12. Esistenza di SMVP e di sistemi di pianificazione e programmazione; Profondità della programmazione; Livello di commitment politico; Competenze di programmazione e misurazione; Gli elementi di valutazione del miglioramento nella Fase 1 Livello di informatizzazione; Presenza e ruolo dell’OIV; Volontà del vertice amministrativo. 12
  13. 13. Alcune lezioni apprese dalla Fase 1 Obiettivo dell’introduzione del CgP non è il rispetto della normativa, ma la creazione del valore pubblico; Si può e si deve agire innovando in modo che l’organizzazione si abitui al cambiamento e non la subisca passivamente; Occorre definire in modo chiaro ruoli e responsabilità relativi al CgP; E’ importante fare leva sulla comunicazione e sul coinvolgimento di tutto il personale; Quando NV-OIV dispongono delle competenze richieste il CgP è operante ed efficace; La valutazione della performance individuale è parte integrante della valutazione della performance organizzativa. 13
  14. 14. La scheda di progettazione delle azioni di miglioramento Fase 2 Azione Fattori 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Risultati attesi Output Soggetti coinvolti Fasi e tempi Descrizione Inizio Fine fase 1 mmaa mmaa fase 2 mmaa mmaa fase 3 mmaa mmaa fase 4 mmaa mmaa 14
  15. 15. Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 2  Azioni relative al ciclo di gestione della performance:  Incremento del livello di coinvolgimento degli stakeholder nel processo di pianificazione;  Sviluppo dell’albero della performance e della traduzione operativa degli obiettivi strategici;  Sviluppo degli strumenti di rendicontazione e del livello di trasparenza;  Aggiornamento del Piano della Performance;  Predisposizione del primo schema di Relazione sulla Performance.  Azioni relative al sistema di misurazione:  Rafforzamento dei sistemi informativi;  Estensione indicatori. 15
  16. 16. 2. Pluriennalità del Piano della Performance; 3. Presenza nel Piano della Performance degli Obiettivi di servizio QSN; 4. Presenza della Relazione sulla Performance; 5. Coerenza della Relazione sulla Performance con i contenuti del Piano della Performance. 1. Riedizione del Piano della Performance coerente ovvero evoluta rispetto all’edizione precedente; Gli elementi base di valutazione del miglioramento nella Fase 2 16
  17. 17. 6. Centralità del ruolo svolto dall’Organismo Indipendente di Valutazione; 7. Aggiornamento del sistema di misurazione della performance mediante estensione degli ambiti di misurazione e degli indicatori; 8. Informatizzazione; 9. Miglioramento delle modalità di diffusione delle informazioni contenute nel Piano e nella Relazione; 10. Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e ciclo di gestione della performance. Gli elementi evoluti di valutazione del miglioramento nella Fase 2 17
  18. 18. La presenza degli elementi di base non assicura di per sé che il ciclo della performance sia un buon ciclo della performance; Un attenzione costante al miglioramento innesca dinamiche di apprendimento e conduce a un miglioramento progressivo della qualità dei documenti dell’amministrazione; Ciò che più conta non sono i documenti ma i processi che si collocano a monte e a valle degli stessi. Il miglioramento degli elementi evoluti richiede tempo e un orizzonte temporale pluriennale; Alcune lezioni apprese dalla Fase 2 18
  19. 19. L’e-book I percorsi di miglioramento nei Comuni delle ROC L’evoluzione in corso nei Comuni capoluogo di Provincia Presentazione e guida alla consultazione del Manuale Lo sviluppo del ciclo della performance. Principi e criteri Esperienze e Leading practice in alcune Amministrazioni locali Il percorso di analisi e miglioramento L’analisi delle esperienze in corso I Comuni della Regione Calabria Approfondimento delle esperienze di alcuni Comuni La Check List 1. L’attuazione della riforma negli EELL 2. Il ciclo della performance nelle amministrazioni pilota 3. Lesson learned e miglioramenti intrapresi L’esperienza del Comune di Arezzo Tema 1. Le condizioni abilitanti Tema 2. Il sistema di misurazione Tema 3. La valutazione della performance I Comuni della Regione Campania I Comuni della Regione Puglia I Comuni della Regione Sicilia L’esperienza del Comune di Bergamo L’esperienza del Comune di Novara L’esperienza del Comune di Reggio Emilia L’esperienza del Comune di Verona L’esperienza dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna 19
  20. 20.  Assenza di un raccordo tra i diversi documenti che esplicitano strategia, obiettivi e risultati  Necessità di rileggere in ottica di governo dei processi i sistemi di programmazione e controllo  Debolezza delle metodologie e degli ambiti di valutazione della performance individuale  Livello di informatizzazione e trasparenza del sistema  Debolezza dei riflessi della valutazione sui processi decisionali
  21. 21. Considerazioni sul livello di attuazione Azione 1 Raccordare i diversi processi connessi con la definizione della performance ed individuare ruoli e responsabilità Azione 2 Misurazione della performance relativamente ai seguenti ambiti: servizi, attività amministrativa, obiettivi strategici
  22. 22. Estensione degli ambiti di misurazione e valutazione della performance organizzativa: - Linee di mandato del Sindaco - Progetti Innovazione - Progetti di miglioramento delle attività amministrative - L’attività ordinaria Efficienza ed efficacia delle amministrazione comunale Economicità dell’amministrazione comunale Soddisfazione degli stakeholder
  23. 23. L’individuazione degli Indicatori di Performance, i principi adottati: - gli indicatori strumento di gestione per i Responsabili delle UOC -la costruzione degli indicatori deve essere guidato da un processo di apprendimento continuo
  24. 24. Coesione Sociale: - Misure di sostegno Domiciliare - Misure di sostegno alla famiglia e per le pari opportunità - Iniziative di inclusione Sociale - Progetti a Scopo Ludico-Ricreativo - Manifestazioni Sportive e Ludiche Sostenibilità ambientale - Riqualificazione del Verde Pubblico - Raccolta Differenziata - Energie Rinnovabili Progetti FinanziatiLinee di Mandato del Sindaco Gestione Servizi Cimiteriali Miglioramento dell’Amministrazione Riordino Cartellini Anagrafe Riorganizzazione Archivio Digitalizzazione Fascicoli Piano Formazione Sviluppo Economico - Valorizzazione Beni Comunali Innoviamo Insieme: - Anagrafe Circolare - Dematerializzazione Fogli Famiglia per l’anagrafe - Servizi on line: Tarsu/Tares, contravvenzioni, DIA, ICIP - Workflow Digitale Progetto Jessica: - Riqualificazione Territoriale: * Parcheggio interrato per 252 posti auto e 29 box con giardino pensile sulla copertura * Sistemazione P.zza Annunziata * Riqualificazione quartiere Cristoforo Colombo * Realizzazione di due fabbricati
  25. 25. Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014 Target al 2015 Gestione Trasporto Scolastico Costo: € 196.91,00 Recupero da ticket: € 23.040 Promozione Socio-Culturale Gara di appalto per nuovo affidamento Come 2013 Completare le procedure entro Agosto Come 2013 Come 2013 Gestione Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia Affidato in concessione alla Sol.Co.Agro Gara di appalto per nuovo affidamento Come 2013 Completare le procedure entro Agosto Come 2013 Come 2013 Gestione Servizio Mensa Costo: 301.502,70 Recupero da ticket: € 196.196,00 Promozione Socio-Culturale Gara di appalto per nuovo affidamento Come 2013 Completare le procedure entro Agosto Come 2013 Come 2013 Servizi Offerti (utenti serviti) Stato 2012 Target 2013 Target 2014 Target 2015 Trasporto scolastico 240 utenti 240 utenti Come 2013 Come 2013 Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti 0 in lista di attesa d. 15 utenti 0 in lista di attesa Come 2013 Come 2013 Servizio Mensa 1250 utenti 1250 utenti Come 2013 Come 2013 ASSESSORATO: Politiche Sociali UOC Responsabile: Promozione Socio-Culturale UOC Coinvolte: Linee di Mandato del Sindaco → Coesione Sociale → Misure di sostegno alla famiglia e per le pari opportunità
  26. 26. Progetti Innovazione→ Innoviamo Insieme Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014 Target al 2015 Anagrafe Circolare Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80 UOC Comunicazione, Innovazione, Formazione a) Fase di completamento Completate le procedure di gara Collaudo e Rilascio Sistema Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura da parte delle Forze dell’Ordine Dematerializzazione fogli famiglia per l’anagrafe Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80 UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione Affari Generali/Anagraf e a) Fase di completamento b) Fogli famiglia dematerializzati Completate le procedure di gara a) Collaudo e Rilascio Sistema b) 7000 fogli famiglia dematerializza ti b) 100% dei fogli famiglia presenti dematerializz ati Servizi erogabili anche on-line: -pagamento Tarsu/Tares; - contravvenzioni; -dichiarazioni di inizio attività -ICIP Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80 UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione UOC Programmazione e Risorse Fase di completamento Completate le procedure di gara Collaudo e Rilascio Sistema Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line -Workflow digitali per le procedure Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80 UOC Tutte a) Fase di completamento b) % di procedimenti per i quali è utilizzata la procedura digitale Completate le procedure di gara a) Collaudo e Rilascio Sistema b) 5% b) 100% a partire da ottobre
  27. 27. Miglioramento dell’Amministrazione Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014 Target al 2015 Gestione Servizi Cimiteriali Introiti stimati: 950.000 euro Costi stimati: 69333 euro Affari Generali a) N° locali assegnati b) Cambi intestazioni 0 a) 712 b) 10 a) 100% dei loculi assegnati b) 8 Riordino dei Cartellini Non impatto sulle risorse finanziarie Anagrafe N° cartellini riordinati 0 7000 3000 Riorganizzazione dell’Archivio Non impatto sulle risorse finanziarie Affari Generali Kg di documentazione eliminata 0 Stimabile dopo la fase di ricognizione Digitalizzazione dei fascicoli Non impatto sulle risorse finanziarie Avvocatura e Patrimonio N° fascicoli digitalizzati 0 500 500 500 Piano della Formazione Costi stimati: 38000 euro UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione Fase di completamento Analisi dei bisogni formativi 100 giornate in totale Analisi efficacia e nuovi fabbisogni
  28. 28. IL PERCORSO della Performance nel Comune di Brindisi ● Il Progetto del Dipartimento della Funzione Pubblica Stimolo e supporto ● Il Gruppo di lavoro Intersettoriale e motivato ● La Metodologia Coordinamento, Coinvolgimento e condivisione
  29. 29. LE CRITICITA’ di partenza  Scarso coinvolgimento cittadini nella definizione della strategia  Mancanza di un sistema di misurazione della performance individuale  Scarso utilizzo del ciclo della performance da parte dei referenti politici  Mancata integrazione e allineamento tra performance e strumenti economici e finanziari
  30. 30. LE DIFFICOLTA' dell’integrazione ● Incertezza del quadro politico-finanziario nazionale: 1. Incertezza sulle risorse finanziarie e difficoltà nella formulazione dl Bilancio di Previsione; 2. Slittamento tempi di approvazione e disallineamento temporale tra programmazione e strumenti finanziari; ● Prescrizioni normative non perfettamente integrate: 1. Molteplicità di documenti programmatici; 2. Terminologia non armonizzata; ● Piano Performance 2012-2014 non “agganciato” al Bilancio 1. Mancanza di collegamento strutturale tra strategia e risorse.
  31. 31. Le SOLUZIONI adottate ● Riflessione, confronto e condivisione 1. Occasione di crescita per l’Amministrazione; 2. Impegno alla diffusione della cultura della Programmazione e Valutazione – Formazione di alto livello ● Dal Gruppo di lavoro all’Ufficio Performance e Controlli: 1. Professionalità specifiche e diversificate; 2. Strutturato nel Settore Servizi finanziari; ● Il Controllo di Gestione 1. Strumento di raccordo tra sistema contabile e obiettivi.
  32. 32. CICLO INTEGRATO della Programmazione Azioni Obiettivi Programma di mandato/ P.G.S. PEG Bilancio previsionale Relazione previsionale e programmatica Controllo di Gestione Piano della Performance Report C.G Programmi Obiettivi operativi Progetti Azioni Programmi Progetti Obiettivi operativi AzioniAzioni Obiettivi strategici Programmi Aree strategiche Obiettivi operativi Capitoli Titoli Servizi Interventi Funzioni
  33. 33. CONCLUSIONI Con questa impostazione concettuale stiamo lavorando sul bilancio 2013 che per la prima volta sarà “concepito” in ottica di performance per: DARE RISPOSTA ALLA VOGLIA DI CAMBIAMENTO UTILIZZARE AL MEGLIO LE RISORSE DISPONIBILI GARANTIRE UNA “EFFICACE” TRASPARENZA RENDERE CONTO AI CITTADINI DELL’OPERATO DELLA P.A.
  34. 34. 3 giugno 2013 "Comunicazione e trasparenza nella relazione della performance” Relatori: Greta Nasi, Melania Reina (Comune di Belpasso), Marco Versari (Bussola della trasparenza), Laura Massoli, Claudia Migliore 115 partecipanti, molti di amministrazioni non aderenti al progetto Registrazione del webinar, articoli di approfondimento di relatori e testimoni : www.qualita.gov.it
  35. 35. Chiarezza delle relazioni Rilevanza del tema per l'amministrazione Adeguatezza del tempo rispetto alle esigenze di lavoro Adeguatezza del tempo rispetto ai contenuti Efficacia della modalità webinar Qualità della discussione con i partecipanti Utilità dei contenuti per lo sviluppo del CdP Applicabilità dei contenuti da parte dell'amministrazione 5,2 5,0 4,7 4,9 4,7 5,0 4,4 4,9
  36. 36. Il radar del gradimento
  37. 37. Obiettivo: Illustrare come i Comuni possono monitorare la performance delle partecipate, non solo dal punto di vista economico- finanziario, ma anche dal punto di vista della qualità dei servizi e dei prodotti offerti
  38. 38. http://www.qualitapa.gov.it/iniziative-in-corso/valutazione-performance/risorse/e-book/ E.Book disponibile in versione PDF ePub Kindle
  39. 39. Grazie per l'attenzione e buon lavoro

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