Clase 1º abastecimiento 2ºpiso

3,015 views
2,771 views

Published on

0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
3,015
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
38
Actions
Shares
0
Downloads
131
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Clase 1º abastecimiento 2ºpiso

  1. 1. DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN ALMACEN Y PATRIMONIO” “GERENCIA DE ALMACEN SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ORGANO DE ABASTECIMIENTOS Y ACTIVOS FIJOS” EXPOSITOR LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA Lima, 6 SETIEMBRE 2012 1
  2. 2. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO SUBSISTEMAS Información y Control SNANegociación/Obtención Utilización/Preservación EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ 2
  3. 3. RELACION INTERSISTEMICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO PLANEAMIENTO PRESUPUESTO RACIONALIZACION TESORERIA SNA INVERSIONES ESTADISTICACONTABILIDAD CONTROL E INFORMATICA MANTENIMIENTO PATRIMONIAL 3 EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ
  4. 4. Sistema de AbastecimientoConjunto de procesos técnicos interrelacionados,orientados al racional, eficaz y eficiente suministrode bienes y servicios no personales, paraasegurar el desarrollo de actividades y el logro demetas programadas por la entidad. 4
  5. 5. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROCESOS NORMAS NORMAS TÉCNICAS TÉCNICOS GENERALES CONTROL INTERNOEtapas o actividades Orientaciones técnico - Mecanismos de control especializadas del operativas para aplicar los interno del proceso de sistema de procesos técnicos y abastecimiento, así como abastecimiento facilitar la gestión del del uso, conservación, abastecimiento custodia y protección de bienes. INAP INAP CONTRALORÍA GENERAL VIGENTES 5
  6. 6. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROCESO TÉCNICO CATALOGACIÓN PROGRAMACIÓN UBICACIÓN DE PROVEEDORES ADQUISICIÓN ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIÓN CONTROL FÍSICO Y VALORADO ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS 6
  7. 7. Sistema de AbastecimientoPROGRAMACIÓN¿Qué cantidad necesitamos?¿Cuánto cuesta la cantidad que necesitamos?¿Qué cantidad podemos adquirir con el presupuestoasignado? 7
  8. 8. Sistema de AbastecimientoPROGRAMACIONAJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidadPROGRAMACIÓN debo incluir o retirar del plan ? 8
  9. 9. Sistema de AbastecimientoADQUISICIÓNPREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti- vamente para adquirir medicamentos e insumos médico quirúrgicos?BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quieroREFERENCIA adquirir?. Cuánto estimo pagar?. Qué cantidad, cuándoy dónde lo requiero?. 9
  10. 10. Sistema de AbastecimientoADQUISICIÓNCONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-CIÓNY FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la calidad apropiada y preciomás bajo? 10
  11. 11. Sistema de AbastecimientoALMACENAMIENTOPROGRAMA DE RECEPCIÓN¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos,qué cantidad?,¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de almacenamiento requerido? 11
  12. 12. Sistema de AbastecimientoALMACENAMIENTORECEPCIÓN O CONFOR- ¿Cómo asegurar que la fe-FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y cantidad de medicamentos einsumos corresponde a lacontratada?UBICAR EN ÁREAS ¿Cómo almacenarSEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medioDAS PARA SU CON- de almacenamiento previstoSERVACIÓN adecuado y seguro?MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y evaluaciones, informes y estadísticas. 12
  13. 13. Sistema de AbastecimientoDISTRIBUCIÓNPROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN¿A quién (es), cuándo, (de acuerdoa stock disponibley cómo y qué cantidad ?(prioridades). ¿Quérecursos necesito?DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD¿ Cómo asegurar que cantidad,tipo de insumos y fecha corresponde a la prevista (método de revisión física y documental?.(Vencimiento de medicinas) 13
  14. 14. Sistema de Abastecimiento Debemos implementar un Ya heCONTROL FÍSICO Y control de los previsto movimientos de eso no seVALORADO medicinas e insumos médico preocupe, va a ver quirúrgicos control¿Cómo controlar el movi-miento de medicamentose insumos médicoquirúrgicos? 14
  15. 15. Sistema de Abastecimiento REGISTRO Y CONTROLPROCESO TÉCNICO INFORMACIÓN GENERADACATALOGACIÓN Catálogo de bienes y servicios, Informes Técnicos y Estadísticos.PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades Presupuesto Valorado Plan de obtención y ajustes Evaluaciones, reportes. 15
  16. 16. Sistema de AbastecimientoSEGURIDAD Programa de Seguridad Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia.DISPOSICIÓN FINAL Programa de Verificación del estado de conservación y empleo de bienes, así como de calificación de utilidad para la entidad. Evaluaciones. Resoluciones de baja, Informes y Estadísticas. 16
  17. 17. UTILIZACIÓN/ PRESERVACIÓNA través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización,uso, conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de unaconcepción integral, para una adecuada utilización y preservación.Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de: Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos. Seguridad integral: para personas y bienes. Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior. Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 122 del Reglamento de la Ley N° 229151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por DS 007-2008-VIVIENDA y demás Directivas de la SBN. 17
  18. 18. SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/ PRESERVACIÓN Ingreso al Almacén Institucional Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno. Referente: NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad). Valorización de las existencias de almacén Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas). 18
  19. 19. SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/ PRESERVACIÓN Inventario Físico En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc. Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. Presentación a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentación del Balance. 19
  20. 20. Gerencia de Almacén 20
  21. 21. OBSERVANDO LAORGANIZACIÓN
  22. 22. Desarrollo Organizacional LEY DE CREACION Y SU REGLAMENTO Documentos de Gestión Institucional NormasSustantivas Gestión y Gerencia Moderna Administración por Procesos y Resultados Eficacia y Eficiencia, Desconcentración Transparencia
  23. 23. PROCESOS PROCESOS Concepto: Ejemplo de “Proceso” desde la perspectiva de las ciencias naturalesElementos: Entradas, Insumos, Proceso en si, Salidas, Resultados (Producto con valor agregado)Tipos de Procesos • Procesos Estratégicos • Procesos Misionales • Procesos de Apoyo • Procesos de Evaluación y Control
  24. 24. PROCESOS PROCESOS“Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno omás inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados,salidas, productos). ELEMENTOS : Tablero de Mando ControlesProveedor Cliente Entradas o Insumos PROCESO Salidas o productos Recursos
  25. 25. El Almacén Descripción: Es la actividad que consiste en guardar los artículos que comercializa o produce la empresa en los depósitos o instalaciones destinadas a ella, hasta que se necesiten o se hagan entrega del mismo. Artículos: Los artículos que almacenamos pueden ser: artículos en proceso de producción, productos terminados, insumos, suministros, materia prima, equipo de oficina - papelería, mobiliario, entre otros. 25
  26. 26. Funciones Gerente Almacén1) Planificar, coordinar y supervisar todos los movimientos operativos del Almacén y del Centro de Distribución.2) Supervisar y dirigir actividades operativas del Almacén y del Centro de Distribución.3) Velar por la integridad de la carga que está bajo su custodia.4) Controlar que la mercancía esté almacenada en el lugar y bajo las condiciones que le han sido asignadas.5) Controlar la documentación archivada con relación a la mercancía recibida y despachada del Centro de Distribución.6) Coordinar, supervisar y hacer seguimiento al inventario físico.7) Inspeccionar las condiciones de seguridad del área del Almacén y del Centro de Distribución. 26
  27. 27. Funciones Gerente Almacén8) Asegurar el cumplimiento de normativas y controles establecidos.9) Establecer lineamientos para la distribución y orden de la mercancía dentro del Almacén y del Centro de Distribución.10) Supervisar las funciones administrativas de control de gastos y facturación del Almacén o Centro de Distribución.11) Recibir y procesar las devoluciones de mercancía efectuadas por los clientes de la empresa.12) Administrar el flete utilizado para el despacho a fin de conseguir el mejor cubicaje para así optimizar la relación distribución – costo.13) Agilizar el tiempo de carga y descarga de la mercadería. 27
  28. 28. Funciones Gerente Almacén14) Coordinar el transporte para despacho por zonas geográficas o rutas específicas según los pedidos.15) Atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.16) Contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas.17) Asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.18) Coordinar con la Gerencia de Compras Nacionales e internacionales la recepción mercadería/contenedores. 28
  29. 29. Perfil Gerente Almacén Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o Administrativa, Aduanas, Transporte y Distribución de Bienes y/o Comercio Exterior o carreras a fin. Sólidos Conocimientos en Almacenamiento y Distribución de mercancía. Manejo de Windows y paquete de aplicaciones Office (Word, Excel, Power Point). Correo electrónico. Manejo de Sistemas operativos y administrativos tales como SAP, Profit Plus, Saint, por mencionar algunos. Habilidad comunicacional para relacionarse a diferentes niveles organizacionales y poder trabajar bajo presión. Experiencia supervisando personal. Manejo básico del Idioma Inglés. Organizado, con buen criterio y sentido común, control ante situaciones imprevistas, de liderazgo comprobado e interés por la calidad. 29
  30. 30. Interrelación en la Organización Con el Gerente de Logística para determinar: Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock. Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo. Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos. Equipo y material necesario para el mantenimiento. Capacidad de equipo y material para el transporte. Nuevo equipo y material para operar en los almacenes 30
  31. 31. Interrelación en la Organización Con el Gerente de Compras: Para definir la localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros a recibir. Estar informado del cronograma de recepción de mercancía (contenedores) según las compras efectuadas por dicha gerencia. Con el Gerente de Ventas y Comercialización: Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados o entregados. Coordinar la entrega de los productos según las necesidades del cliente. Atacar prioridades de despacho. Atención al cliente, tramitar quejas y exigencias cliente. 31
  32. 32. Interrelación en la Organización Con Contabilidad y Cuentas a Cobrar con el propósito de: Verificar los registros de inventarios para un posible proceso de auditoría. Otorgar las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios. Realizar trámites administrativos como: devoluciones, entregas reportes, entre otras. 32
  33. 33. Flujograma Gerencia Almacén ContabilidadCte.. Compras Gte. Ventas Almacén Recepción Mercancía Salida MercancíaProveedores Nac/Int. Clientes Transportistas 33
  34. 34. NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 320-2006-CG• RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 458-2008-CG 34
  35. 35. DEFINICIÓNLas Normas de ControlInterno para el Sector LAS NORMASPúblico son guías DE CONTROL, FRENAN LAgenerales dictadas por CORRUPCIÓN.la Contraloría Generalde la República, con elobjeto de promover unasana administración delos recursos públicos en las entidades en el marco de unaadecuada estructura del control interno. Estas normasestablecen las pautas básicas y guían el accionar de lasentidades del sector público hacia la búsqueda de laefectividad, eficiencia y economía en las operaciones. 35
  36. 36. COMPONENTES DEL CONTROLINTERNO  Componente de Ambiente de Control  Componente de Evaluación de Riesgos  Componente de Actividad de Control  Componente de Información y Comunicaciones  Componente Supervisión
  37. 37. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.300-02 Unidad de almacén.300-03 Toma de inventario físico.300-04 Baja de bienes de activo fijo.300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo.300-06 Acceso, uso y custodia de bienes.300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado.300-08 Protección de bienes de activo fijo. 37
  38. 38. 300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DEBIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía. 38
  39. 39. Esta mercadería que he recibido, ingresará al Almacén 300-02 UNIDAD DE ALMACEN Todos los bienes que adquiere la entidad debeningresar físicamente a través de la Unidad deAlmacén, antes de ser utilizados. 39
  40. 40. 300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO Cada entidad debe practicar anualmenteinventarios físicos de los activos fijos, con elobjeto de verificar su existencia física y estadode conservación. 40
  41. 41. A JA D EB ES BIE N300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS Los bienes de activo fijo que por diversascausas, han perdido utilidad para la entidad,deben ser dados de baja oportunamente. 41
  42. 42. 300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO. La administración de la entidad debepreocuparse en forma constante por elmantenimiento preventivo de los bienes deactivo fijo, a fin de conservar su estado óptimode funcionamiento y prolongar su periodo devida útil. 42
  43. 43. 300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES. Solamente el personal autorizado debe teneracceso a los bienes de la entidad, el que debeasumir responsabilidad por su buen uso,conservación, y custodia, de ser el caso. 43
  44. 44. 300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO Debe cautelarse que los vehículos depropiedad de la entidad, sean utilizadosexclusivamente en actividades oficiales, salvoautorización expresa del titular. 44
  45. 45. ¡ SEGURIDAD ! 300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO. Deben establecerse procedimientos paradetectar, prevenir, evitar, y extinguir las causasque pueden ocasionar daños o pérdidas debienes públicos. 45
  46. 46. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DNAprueba las siguientes Normas Generales del Sistema deAbastecimiento, las mismas que forman parte de lapresente Resolución:SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento.SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento.SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes.SA.06 Austeridad del Abastecimiento.SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes servicios. 46
  47. 47. SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro oadministración de bienes y/o servicios, se precisarán yaplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar ycosto: este último cuando sea pertinente.(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de laLey de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - LeyNº 26850). 47
  48. 48. SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO. El planeamiento, organización, dirección y control deAbastecimiento abarcará tanto a los bienes como a losservicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos.(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de laLey de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – LeyNº 26850). 48
  49. 49. SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO. Los encargados y los usuarios de la función de abastecimientoson responsables de actualizar y emplear permanentemente lainformación necesaria para orientar la aplicación de losprocesos técnicos. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850). 49
  50. 50. SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS. Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por laOficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicostemporalmente se encargue a un órgano diferente, lo haráaplicando normas que emita el de Abastecimiento.(Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de laLey de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - LeyNº 26850). 50
  51. 51. SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES. Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por laOficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicostemporalmente se encargue a un órgano diferente, lo haráaplicando normas que emita el de Abastecimiento. 51
  52. 52. SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilizacióny/o administración de bienes y servicios, se aplicarán loscriterios e instrumentos pertinentes de austeridad queestablezca la entidad a propuestas del órgano deAbastecimiento. 52
  53. 53. SA.07 VERIFICACIÓN DEL ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Las entidades públicas formularán y aplicarán normas paraverificar la existencia, estado y condiciones de utilización delos bienes y/o servicios de que dispone la entidad. 53
  54. 54. ¡ Muchas Gracias ! Lic. Adm. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA celapp@gmail.com 54

×