Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen
•
0 likes•576 views
Valtiokonttori Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen apulaisjohtaja Maileena Tervaportti, Valtiokonttori Valtio Expo 19.5.2015
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen
Similar to Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen (20)
More from Valtiokonttori / Statskontoret / State Treasury of Finland
More from Valtiokonttori / Statskontoret / State Treasury of Finland (20)
Maileena Tervaportti: Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin kehittäminen
- 1. Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittäminen ja työnjakojen selkiyttäminen Valtio Expo 19.5.2015 Maileena Tervaportti
- 2. Sisältö • Kehittämistyön lähtökohdat • Toteutettu selvitys 12/2014 – 03/2015 • Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 2
- 3. Kehittämistyön lähtökohdat 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 3
- 4. Taustaa kehittämiselle (1) • Valtion taloushallintostrategian 2020 linjaukset - Tarjotaan päätöksenteon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista taloustietoa. - Toimijoilla on selkeät työnjaot, roolit ja vastuut. - Yhteisiä prosesseja hyödynnetään laajasti ja Palkeiden käyttöastetta nostetaan merkittävästi. Palkeiden käyttöasteen tavoite on 40 %. Kirjanpitoyksikössä controller-toiminta, kirjanpidon kokonais- valtainen hoitaminen Palkeissa • Htv- ja tuottavuuskysely 2010/2011 - Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialuetta tulee kehittää kohti tuottavampia ja laadukkaampia toimintatapoja. - Palkeiden käyttöaste prosessialueella oli 19 %. 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 4
- 5. Taustaa kehittämiselle (2) 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 5 21% 13% 0% 59% 54% 48% 19% 32% 52% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Kirjanpito Käyttöoomaisuuskirjanpito Valtuuskirjanpito Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen työn jakautuminen v. 2010-2011 tilanteessa (11 hallinnonalaa) PK KPY taha KPY substanssi 23% 73% 77% 27% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% BM Valtio Benchmark kirjanpito: Keskitetyn työn osuus prosessin työmäärästä Hajautettu Keskietty • Vasemmalla: Palvelukeskuksen, kirjanpitoyksiköiden taloushallintoyksiköiden sekä kirjanpitoyksiköiden substanssiyksiköiden työn osuus kirjanpidon osaprosesseissa. Keskimäärin palvelukeskuksen työn osuus 19 %. • Oikealla: BM-vertailussa valtion aineistossa huomioitu vain palvelukeskuksen ja kirjanpitoyksiöiden taloushallintoyksiköiden työ kirjanpidossa. Tästä huolimatta valtiolla kirjanpidon tehtävät tehdään BM-aineistoon verrattuna merkittävästi hajautetummalla organisointitavalla.
- 6. Taustaa kehittämiselle (3) • Kirjanpitoyksiöiden on havaittu tekevän sellaisia kirjanpidon tehtäviä, jotka olisi palvelusopimuksen vastuunjakotaulukoiden perusteella palvelukeskuksen vastuulla olevia tehtäviä. • Kirjanpidon osalta pyrittiin myös kartoittamaan sellaisia toimenpiteitä, joilla prosessin sujuvuutta saataisiin parannettua. Esimerkiksi automaation lisääminen, muistiotositteiden määrän vähentäminen. Nykytila kartoitettiin Valtiokonttorin tekemillä haastatteluilla kirjanpitoyksiköille 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 6
- 7. Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialue (päivitetty 1.9.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 1. Seurantakohteiden ylläpito (Kieku) 1.1 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito 1.2 Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito 1.3. Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito 2. Käyttöomaisuuskirjanpito (Kieku) 2.1 Kaudenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.2 Kaudenvaihteenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.3 Irtaimistokirjanpito 3. Vaihto-omaisuuskirjanpito 4. Pääkirjanpito (Kieku) 4.1 Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely 4.2 Muistiotositteiden käsittely 4.3 Muut pääkirjanpidon kauden aikaiset tehtävät (ei sisälly Kiekun prosessikuvauksiin) 5. Kauden vaihde (Kieku) 5.1 Kuukauden vaihde 5.2 Varainhoitovuodenvaihde 6. Valtuuksien seuranta (Kieku) 7. Tilinpäätös (Kieku) 7Valtio Expo, Maileena Tervaportti 19.5.2015
- 8. Kirjanpitoyksiköiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 8 Seurantakohteiden ylläpito Seurantakohteiden muutosten ilmoittaminen Palkeisiin Käyttöomaisuus- kirjanpito KOM-kohteiden perustaminen ja ylläpitäminen Jakopäätösten toimittaminen Palkeisiin Validointisääntöjen laadinta ja päivitys Poistosuunnitelmien laadinta, aktivointilaskelmat, romutuksista, hallinnansiirroista ja luovutuksista päättäminen Kirjanpidon sisällöllisen oikeellisuuden tarkastaminen Muistiotositteiden laadinta ja hyväksyminen Pääkirjanpito ja tilinpäätös Irtaimistorekisterin ylläpito Substanssijärjestel- mien täsmäyttäminen pääkirjanpitoon Tilinpäätöksen liitteet 1, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17 Tilinpäätöksen kokoaminen Valtuusseuranta Valtuusseuranta Valtuustietojen ilmoittaminen Valtiokonttoriin Tiettyjen tasetilien täsmäytys ja tase- erittelyiden selvittely
- 9. Palkeiden keskeisiä tehtäviä nykytilassa prosessialueella 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 9 Seurantakohteiden ylläpito Seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuus- kirjanpito KOM-kohteiden perustaminen ja ylläpitäminen Tuloarvioiden ja määrärahojen ylläpito, jakopäätösten arkistointi Validointisääntöjen ylläpito Kauden vaihteen tehtävät Kirjanpidon teknisen oikeellisuuden tarkastaminen Muistiotositteiden käsittely Pääkirjanpito ja tilinpäätös Luovutettujen / romutettujen / siirrettyjen esineiden ylläpito Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Varainhoito- vuodenvaihteen tehtävät Suunnitelmista tuloksiin Kauden vaihteen tehtävät Sisäisten budjettien ylläpito Menotositteiden tiliöinti Jakopalkka-ajot Lisäpalvelut
- 10. Toteutettu selvitys 12/2014 – 03/2015 Kirjanpitoyksiköiden haastattelut 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 10
- 11. Kirjanpitoyksiköiden haastattelujen tavoite Nykytila • Kirjanpidon kokonaiskuva • Yhteistyön käytännöt Palkeiden kanssa Työnjaon toimivuus • Kirjanpitoyksikön kirjanpidon tehtävien läpikäynti ja Palkeiden palvelut • Päällekkäisyyksien kartoitus Tulevaisuus • Miten kirjanpitoa voidaan sujuvoittaa toimintatapoja kehittämällä? • Mitä tehtäviä voidaan siirtää Palkeisiin? 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 11
- 12. Haastattelut (12 kirjanpitoyksikköä) • Tausta-aineistona käytettiin htv- ja tuottavuuskyselyn tuloksia, Palkeiden palvelusopimuksia ja vastuunjakotaulukoita, Kiekusta saatavia tietoja työajan kohdistumisesta kirjanpitoon sekä Palkeiden asiakaskohtaisia htv-tietoja. • Käytiin kokonaisvaltaisesti läpi kirjauksesta tilinpäätökseen prosessialueeseen kohdistuvaa työtä (myös kirjanpitoyksikön omat järjestelmät), kehittämismahdollisuuksia, kokemuksia palvelukeskusyhteistyön toimivuudesta ja siihen kohdistuvista toiveista. • Haastatteluihin osallistuivat sekä talousjohto että kirjanpidon prosessissa työskentelevät. • Osa kirjanpitoyksiköistä Kiekun käyttäjiä ja osa ei, osalla Palkeiden käyttöaste korkea ja osalla alhainen. 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 12
- 13. Haastatteluissa esiin nousseita asioita (1) Palkeiden ja kirjanpitoyksikön yhteistyö • Kokemukset Palkeiden työn laadusta ja osaamisesta vaihtelee • Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välisessä yhteistyön laadussa ja tasossa eroja • AT:n käyttö yhteydenpitovälineenä hankalaa • Tiedon kulku Palkeissa talous- ja henkilöstöhallinnon välillä sekä prosessialueiden kesken vaihtelee • Hyvien käytäntöjen vähäinen levitys Palkeiden sisällä • Kirjanpitoyksiköillä ei ole tiedossa Palkeiden kirjanpitoaineistolle tekemät tarkistukset • Määrärahojen jakopäätökset välillä kateissa 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 13
- 14. Haastatteluissa esiin nousseita asioita (2) Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin • Muistiotositteiden laadinta suuremmassa määrin • Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely • Tiliöinnit (tiliöintipalvelun käyttöönotto) Mitä voitaisiin siirtää Palkeisiin (muut prosessit) • Matka- ja kululaskujen tarkastus • Viitteettömien suoritusten selvittely 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 14
- 15. Haastatteluissa esiin nousseita asioita (3) Muuta • Tiliöintikoodien ja -mallien sekä sopimuskohdistuksen käytön lisääminen • Kulutusmenojen budjetoinnin ja seurannan keskittäminen kirjanpitoyksikössä • Asiakasrekisterin, nimikerekisterin ja toimittajarekisterin ylläpidon laadun parantaminen • Kirjanpitoyksiköillä tarve saada lisäaikaa osto- ja myyntireskontrien aikatauluihin 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 15
- 16. Kehittämisehdotukset ja niiden toimeenpano 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 16
- 17. Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (1) • Koulutustarpeiden selvitys ja tarpeisiin vastaavan koulutuksen lisääminen • Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen • Yhteistyön tiivistäminen kirjanpitoyksikön kanssa • Päällekkäisten tarkistusten poistaminen - Palkeet tehnyt listauksen tarkistuksista - Palkeiden laadunvarmistus tarkistustyössä - Palkeet tiedottaa tehtävistä tarkistuksista kirjanpitoyksiköille • Palvelukanavien käytön uudistaminen 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 17
- 18. Palkeissa toteutettavat toimenpiteet (2) • Tiedonkulun parantaminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen - Palkeet kehittää ja varmistaa sisäisen tiedonkulun talous- ja henkilöstöhallinnon ja eri prosessialueiden välillä • Tasetilien täsmäytys ja tase-erittelyiden selvittely - Palkeet hoitaa aina kun mahdollista • Virheiden korjaamiseen liittyvät muistiotositteet - Palkeet lisää oma-aloitteista virheiden korjaamista • Osto- ja myyntireskontrien sulkeminen myöhemmin • Talousarvioasetusmuutosten perusteella annettavien määräysten ja ohjeiden noudattaminen • Nimikerekisterin uudistaminen meneillään 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 18
- 19. Kirjanpitoyksikössä toteutettavat toimenpiteet • Palvelusopimusten vastuunjakotaulukoiden noudattaminen - Kirjanpitoyksikkö ei tarkasta Palkeiden työtä (TaA 69§) • Yhteistyön tiivistäminen Palkeiden kanssa - Palkeiden kirjanpitäjä kutsutaan taloushallintoa koskeviin palavereihin - Kirjanpitoyksikkö varmistaa omalta osaltaan tiedonkulun • Talousarvioasetusmuutoksien perusteella annettavien määräysten ja ohjeiden noudattaminen • Kirjanpidon laadun kehittäminen mm. seuraavilla toimenpiteillä: - Seurantakohteiden käytön periaatteiden yksinkertaistaminen, budjetoinnin karkeistaminen, menotositteiden tiliöintityön keskittäminen, ostolaskujen tiliöintien automatisointi (sopimuskohdistus, tiliöintikoodi) • Oman taloushallinnon osaamisen kehittäminen kirjanpidosta controller- toimintaan 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 19
- 20. Valtiokonttorissa toteutettavat toimenpiteet • Jakopäätösten käsittelyn sujuvoittaminen - Valtiokonttori antaa ohjeen jakopäätösten sisällöstä ja jakelusta - Ohjeessa myös suositus isommista euromääristä (ei montaa pientä jakopäätöstä samaan tarkoitukseen / samasta määrärahasta) - Jakopäätös kirjanpitoyksikkötasolle (ei virastotasolle) • Määräykset ja ohjeet asetusmuutoksen (1435/2014) johdosta - Tositteiden hyväksyminen - Maksuliiketilien käyttö 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 20
- 21. Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittämisen virstanpylväät 19.5.2015Valtio Expo, Maileena Tervaportti 21 2015 2016 2018 Palkeet vastaa kirjanpidon tehtävistä ja oikeellisuudesta Valtiokonttorin vastuunjakotaulukoiden mukaisesti Kieku-toimintamallissa yhtenäiset kirjanpidon palvelut ja vastuunjaot Valtiokonttori antaa määräykset ja ohjeet TaA-muutosten toimeenpanosta Kirjanpitoyksiköt käynnistävät omat kehittämistoimet Palkeet käynnistää kirjanpidon osaamisen kehittämisen ja muut kehittämistoimenpiteet Palkeet jatkaa kirjanpidon osaamisen kehittämistä ja muita kehittämistoimiaan 2017 Valtiokonttori antaa määräykset ja ohjeet TaA-muutosten toimeenpanosta Kirjanpitoyksiköt jatkavat omia kehittämistoimiaan TaA-muutosten toimeenpano TaA-muutosten toimeenpano