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Tema 10  Utilidades en excel
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Tema 10 Utilidades en excel

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  • 1. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com0
  • 2. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com1ÍndiceUTILIDADES EN EXCEL......................................................................................................................... 21. GRÁFICOS SMARTART..................................................................................................................... 21.1. Crear un gráfico SmartArt ..................................................................................................... 21.2. Modificar gráfico SmartArt..................................................................................................... 31.3. Cambiar el tamaño del gráfico .............................................................................................. 61.4. Cambiar la posición del gráfico ............................................................................................. 61.5. Mostrar / Ocultar el panel de texto ........................................................................................ 62. TAREAS AL MODO DE BASE DE DATOS............................................................................................... 72.1. Ordenar filas.......................................................................................................................... 72.2. Filtros automáticos ................................................................................................................ 82.3. Subtotales............................................................................................................................ 10
  • 3. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com2Utilidades en ExcelEn este capítulo se describen algunas utilidades de esta aplicación, tales como los gráficosSmartArt y tareas propias de una base de datos.1. Gráficos SmartArtSon unos gráficos vistosos, novedad en la versión 2007, que le permiten presentar diagramas deproceso, pirámides de datos, organigramas, …1.1. Crear un gráfico SmartArtDesde la Ficha Insertar, grupo Ilustraciones, pulse el botón SmartArt y le mostrará un cuadro dediálogo para que seleccione el modeloLos modelos que ofrece aparecen agrupados en categorías (a la izquierda) que representandiferentes enfoques para los conceptos a mostrar:Lista: Para listas de información que no requieren un orden concreto.Proceso: Para mostrar una secuencia de pasos hasta llegar a un fin.Ciclo: Para mostrar procesos cíclicos sin un fin determinado.Jerarquía: Para realizar estructuras de decisión y organigramas.Relación: Para mostrar datos conectados.Matriz: Presenta datos de forma independiente.Pirámide: Presenta los datos de manera que existe una proporción directa entre el tamaño yla importancia.Una vez seleccionada la categoría, elija un modelo de la lista.El gráfico SmartArt presenta los siguientes componentes:
  • 4. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com3El panel de texto: que utilizará para introducir el texto de los diferentes elementos. (Sólo visiblesi el gráfico está seleccionado). En la parte inferior del mismo muestra el nombre del modelo degráfico elegido.El gráfico SmartArt, propiamente dicho.El borde que rodea al gráfico, sólo visible si está seleccionado.1.2. Modificar gráfico SmartArtEn la cinta de opciones dispone de dos fichas, cuando el gráfico está seleccionado, las cuales lepermiten realizar cambios en su gráficoFicha DiseñoAgregar forma: Inserta otra forma similar a las que se encuentran en el gráficoseleccionado….En el desplegable podrá elegir dónde se incorporará la nueva forma. Si se ha incorporado alfinal y quería comenzar otra lista debajo, puede controlarlo desde el panel de texto: con lasteclas Mayús + Tabulador sube al nivel anterior o desde esta ficha utilizando lasherramientas Aumentar nivel / Disminuir nivelPANEL DE TEXTO
  • 5. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com4Agregar viñeta: Agrega una viñeta de texto al gráfico.De derecha a izquierda, cambia el diseño del gráfico, intercambiando los elementos de laposición derecha a izquierda
  • 6. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com5Diseño, cambia el diseño de rama de la forma seleccionada. (Sólo está disponible si elgráfico elegido es del diseño organigrama, en la categoría jeráquica.Aumentar nivel / Disminuir nivel, cambia la posición jerárquica de una viñeta seleccionada.Panel de texto, muestra/oculta el panel de texto.Ficha FormatoEditar en 2D: Cambia a la vista 2D para ajustar el tamaño y arrastrar formas en un gráficoSmartArt.Cambiar forma: Cambia la forma del dibujo, manteniendo el formato.Mayor / Menor: Aumenta / dismniuye el tamaño de la forma seleccionada.Relleno de forma: Rellena la forma seleccionada con un color sólido, degradado, imagen otextura.Contorno de forma: Especifica el color, ancho y estilo de línea del contorno de fla formaseleccionada.Efectos de formas: Aplica un efecto visual a la forma seleccionada, como una sombra,resplandor, reflejo o rotación 3D-
  • 7. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com61.3. Cambiar el tamaño del gráficoSeleccione el gráfico y arrastre cualquiera de los ocho controladores con puntos del borde.1.4. Cambiar la posición del gráficoSeleccione el gráfico y arrastre el borde. El panel de texto le sigue.1.5. Mostrar / Ocultar el panel de textoPara ocultar el panel de texto pulse el botón Cerrar que se encuentra en la parte superiorderecha del mismo.Para mostrar el panel de texto pulse la ficha que aparece en el lado izquierdo del gráfico.
  • 8. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com72. Tareas al modo de base de datosAlgunas de las tareas que se describen son de gran utilidad cuando se trata de hojas con unagran cantidad de datos almacenada, aunque no impide que se utilicen sobre tablas de datos mássimples.Lo que llamamos tabla de datos es una distribución en filas y columnas, donde cada concepto seencabeza en la primera fila de esa tabla utilizando un nombre diferente para cada celda (seríanel equivalente a los campos en una base de datos), y el conjunto de datos que aparecerán en lasfilas siguientes se corresponderían con los registros.2.1. Ordenar filasSeleccione una celda de la lista que quiere ordenar y siga estos pasosDatos Ordenar y filtrar Ordenar.Seleccione la columna por las que quiere ordenar en primer lugar en el cuadro Ordenar por. Parautilizar otro criterio más de ordenación pulse el botón Agregar nivel.En Ordenar según, encontrará nuevas posibilidades además de valores: Color de celda, color defuente, icono de celdaHaga clic en el botón Opciones, para ordenar columnas en función del contenido de las filas ocuando el primer criterio de ordenación que utiliza, tiene valores que forman parte de una listapersonalizada y quiera emplear ese orden personalizado.
  • 9. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com82.2. Filtros automáticosAplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos deuna lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique parauna columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.Haga clic con el botón izquierdo del ratón cuando elpuntero señale una celda de la lista sobre la que quiereaplicar filtros. Siga estos pasosDatos  Ordenar y filtrar  Filtro.Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos decolumna de la lista filtrada.Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todoslos elementos visibles y únicos de la columna. Si selecciona unelemento de una lista de una columna específica, puede ocultarinstantáneamente todas las filas que no contengan el valorseleccionado.Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: laflecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los números delas filas filtradas son azules.En Filtros de texto, puede elegir entre:
  • 10. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com9Si el campo es numérico encontrará también la opción 10 mejores:Que muestra las n entradas de valor más alto o de valor más bajo de es columna.Si los datos a filtrar son de fecha encontrará nuevas opciones de filtro automático en el desplegable:
  • 11. Tema 10: Utilidades en ExcelC/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.comPlaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax 943830233comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com102.3. Subtotales.Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular.Seleccione una celda de la lista y utilice el comando Datos Esquema SubtotalPara cada cambio en, seleccione la columna quecontenga los grupos cuyos subtotales desee calcular.Deberá ser la misma columna por la que se hayaordenado la lista.Usar función, seleccione la función que deseeemplear para calcular los subtotales.Agregar subtotal a, active las casillas de verificacióncorrespondientes a las columnas que contengan losvalores cuyos subtotales desee extraer.Reemplazar subtotales actuales, debe desmarcaresta casilla si desea anidar varios subtotales.Salto de página entre grupos, inserta un salto depágina para cada cambio de grupo.Resumen debajo de los datos, Sitúa las filas de títulosy la fila del total debajo de los datos asociados.Quitar todos, elimina todos los subtotales de la lista, sin que ello afecte a los datos originalesde la lista.