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  • 1. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Só podemos esquecer o tempo servindo-nos dele. Baudelaire profvaldec@uol.com.br (11) 98727-2005 Prof. Ms. Valdec Romero Castelo Branco T&D Treinamento e Desenvolvimento Humano e Profissional https://sites.google.com/site/profvaldec
  • 2. TEMPO “ MOMENTO OU OCASIÃO APROPRIADA PARA QUE ALGO SE REALIZE” Dicionário Aurélio ” Esta apresentação é uma compilação de várias fontes identificadas no último slide.
  • 3. NÃO TENHO TEMPO! ESTOU PERDENDO TEMPO! PRECISO DE MAIS TEMPO! NÃO CONSIGO CONTROLAR O TEMPO!
  • 4. LADRÕES DO TEMPO TELEFONEMAS TRABALHOS INACABADOS INDEFINIÇÃO DE PRAZOS DESORDEM COMUNICAÇÃO INEFICAZ
  • 5. ORGANIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DE UM TRABALHO PLANEJAR PROGRAMAR
  • 6. O QUE É PLANEJAR ? FAZER UM PLANO PARA ATINGIR UM DETERMINADO OBJETIVO ELABORAÇÃO POR ETAPAS DE UM PROJETO É SABER ONDE SE ESTÁ, O QUE SE QUER E COMO CHEGAR LÁ
  • 7. POR QUÊ PLANEJAMOS ? PARA TERMOS UM ROTEIRO DEFINIDO E LÓGICO DO TRABALHO (RACIONALIZAÇÃO) PARA TERMOS UMA VISÃO DO QUE QUEREMOS E DAS AÇÕES NECESSÁRIAS PARA ATINGIRMOS O OBJETIVO ( ORGANIZAÇÃO )
  • 8. POR QUE NÃO PLANEJAMOS POR IMPACIÊNCIA. POR PREGUIÇA. PORQUE CAÍMOS NA ROTINA. POR DESCONHECIMENTO, POR NÃO SABER FAZER.
  • 9. INSTRUMENTOS PARA UM PLANEJAMENTO CRONOGRAMAS - ROTEIRO DE DATAS DAS ATIVIDADES FLUXOGRAMA - SEQUÊNCIA DAS ATIVIDADES CHECK LIST - LISTA COM PONTOS A SEREM OBSERVADOS GRÁFICOS - DEMONSTRAÇÃO DE DADOS
  • 10. PROGRAMAÇÃO O QUE É ? É O CONJUNTO DE TAREFAS OU EVENTOS QUE TEREMOS QUE DESEMPENHAR NO DIA. É A SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES PARA ATINGIR UM DETERMINADO OBJETIVO.
  • 11. O QUE VAMOS PROGRAMAR ? A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS. A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS. A UTILIZAÇÃO DO TEMPO. ESTABELECENDO: QUEM VAI FAZER? QUANDO VAI FAZER? QUE EQUIPAMENTO IRÁ SER UTILIZADO? QUAIS PRODUTOS VAI USAR?
  • 12. QUAL É A IMPORTÂNCIA DE SE PROGRAMAR ? TER UM ROTEIRO DAS ATIVIDADES E DOS SEUS PRAZOS PARA EFETUAR UM ACOMPANHAMENTO APROVEITAR MELHOR OS RECURSOS E O TEMPO
  • 13. TIPOS DE PROGRAMAÇÃO HORÁRIA DIÁRIA 1
  • 14. TIPOS DE PROGRAMAÇÃO SEMANAL MENSAL ANUAL
  • 15. ALGUMAS DICAS ESSENCIAL AQUILO QUE DEVO FAZER EM 1° LUGAR: “ IMEDIATAMENTE, JÁ ” IMPORTANTE AQUILO QUE EU DEVO FAZER, DEPOIS DE TER FEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL” ACIDENTAL AQUILO QUE DEVO FAZER, DEPOIS DE TER FEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL” E “IMPORTANTE”
  • 16. FAÇA AS PAZES COM O RELÓGIO PLANEJE SEU DIA CONCLUA AS TAREFAS AJA IMEDIATAMENTE SAIBA USAR O TELEFONE DIMINUA AS INTERRUPÇÕES ORGANIZE-SE PRIORIZE
  • 17. “NÃO DEIXE PARA A TARDE O QUE VOCÊ PODE FAZER PELA MANHÔ
  • 18. Administração do Tempo Então podemos dizer que o tempo é um dos recursos mais preciosos e como podemos administrá-lo para obter melhores resultados e produtividade. Nas discussões sobre planejamento, a falta de tempo fica claramente aparente nas reuniões. Considere sempre que todos nós temos o mesmo problema, mas podemos fazer algo a respeito.
  • 19. O que é tão singular (especial) no que diz respeito ao tempo? Podemos enumerar cinco características sobre o tempo: A oferta é totalmente inelástica (que não se pode esticar): não importa o tamanho da demanda (necessidade, procura), a oferta nunca aumenta. Ele é totalmente não restituível: o momento de ontem se foi para sempre. Ele é totalmente perecível: não pode ser armazenado. Você não pode alugá-lo ou comprá-lo. Ele está sempre em falta.
  • 20. Portanto o conselho padrão dado às pessoas que querem melhorar seu uso do tempo é que planejem seu trabalho. Isso parece bastante razoável, mas poucas vezes são postos em prática. Geralmente o plano sempre permanece no papel e com frequência recorre-se ao uso das agendas de papel ou eletrônicas. Gostaria que você pensasse por alguns minutos sobre onde seu tempo é gasto. Tente pensar em termos de tipos de atividades na quais você gasta seu tempo, e registre essas informações, estime a porcentagem de tempo que você gasta em cada tipo de atividade durante a semana. Um dos propósitos desse exercício é fornecer uma base para comparação: onde você pensa que gasta seu tempo versus onde você realmente gasta seu tempo.
  • 21. Geralmente pessoas bem-sucedidas, competentes e que são revestidas das qualidades “ser eficiente” e “ser eficaz” no trabalho: Sabem o que fazer (fazer a coisa certa ou ser eficaz) Fazem da melhor maneira (fazer as coisas da maneira certa ou ser eficiente) O escritor Charles Dickens disse certa vez: “Eu nunca poderia ter feito o que fiz sem os hábitos da pontualidade, ordem e aplicação, sem a determinação de me concentrar em um assunto por vez.”
  • 22. Você sempre acha que falta tempo? Você acha que tem coisas demais para fazer? Você se sente pressionado por tudo que enfrenta na empresa? Você está enterrado em montanhas de papel na maior parte do tempo? Você gostaria de Ter mais tempo para fazer o que quer? Você gostaria de melhores resultados pelo tempo e esforço investidos no trabalho? Você gostaria de relaxar ou tirar férias com mais freqüência? Quando lhe são feitas essas perguntas, as pessoas em geral responde com um sonoro “SIM”.
  • 23. Por que isso acontece? Grande parte das pessoas não tem idéia de como se organizar ou processar o seu trabalho da melhor maneira. Sabemos que poderíamos ser mais eficientes e eficazes no trabalho, só não sabemos como e não nos esforçamos para isso. Como você pode mudar o seu comportamento com êxito? Como você pode se tornar mais eficiente e eficaz no trabalho?
  • 24. Primeira e a mais importantes delas: Mudar seus hábitos, seus costumes, seu modo de trabalho. As indústrias investiram muito tempo e dinheiro analisando e aperfeiçoando cada etapa do processo de fabricação, principalmente depois dessa transformação concorrencial em que estamos passando, levando a um aumento considerável na produtividade e na qualidade, porém não se traduziu na mesma intensidade no processo do trabalho pessoal.
  • 25. As pessoas que tem uma carga de trabalho muito grande devem ser expostas a um programa pessoal de reeducação para o trabalho visando: Obter mais controle do seu trabalho Tornar o trabalho mais fácil Economizar tempo Definir o que é importante para você Conseguir fazer o que é importante para você
  • 26. Uma outra coisa importante: AGORA! É o que você mais ouve dos seus superiores. Não é. Use isso como aliado. Não basta fazer uma lista de prioridades nem sempre você consegue cumprir ou terminar a lista estabelecida. Geralmente as atividades “menos importantes” são arquivadas para dar lugar às atividades “mais importantes” ou aquelas em que o chefe manda fazer “para ontem”.
  • 27. Experimente mudar o seus hábitos, troque por “ Faça Agora” Exemplo, não mude a pilha de papel de sua mesa apenas, ou seja, ao chegar de manhã geralmente as pessoas lêem os papéis e começam a separar por importância criando novas pilhas “urgente”, “importante”, “sem importância”, “pendente”, “deixa para depois”, “arquivo” etc. O que a pessoa faz depois? Lê tudo de novo. Ou esquece metade do ia fazer. Ou não a devida atenção as coisas realmente importantes. Recebeu um recado retorne a ligação imediatamente. Recebeu uma carta de reclamação de um cliente responda imediatamente. Um cliente ligou entre em contato agora.
  • 28. Supere os seus hábitos de adiamento profissionais. (isto é importantíssimo) Geralmente as pessoas criam verdadeira engenharia do adiamento, criam desculpas tais como: Não tenho tempo. Depois eu ligo para o cliente. Não é tão importante. O mundo não foi feito em um dia. Tenho coisa mais importante para fazer. Seja tão esperto para concluir as coisas quanto é para adiálas. O adiamento em si, em geral é apenas um hábito ruim.
  • 29. “Quando deixamos de agir com rapidez que deveríamos, em geral isso ocorre não porque a tarefa em questão é extremamente difícil, mas porque adquirimos o hábito de adiar sempre que possível. O adiamento raramente está ligado a um único problema. Ele, em geral, é um padrão de comportamento arraigado.” Edwin Bliss
  • 30. Praticamente todos nós temos a tendência a adiar as tarefas desagradáveis. Deixe-me assinalar que nem sempre é possível ou desejável fazer tudo imediatamente. No entanto na maioria das vezes as pessoas não conseguem fazer as coisas porque simplesmente não se dispõem a fazê-las. Na verdade, as prioridades são a melhor desculpa que uma pessoa tem para não fazer algo. Eliminando a Desordem: A desordem é a bagunça que você enfrenta todo dia quando entra no trabalho. A desordem é o excesso de bagunça que você não precisa Ter no seu ambiente de trabalho. O primeiro culpado qual é? O Papel. Pergunto o que aconteceu com a noção de uma empresa sem papéis? O excesso de informações que chegam ao escritório é uma outra fonte de desordem.
  • 31. É só verificarmos a quantidade de e-mails que os funcionários recebem e enviam diariamente, sem falar no bate papo na rede, troca de receita, beijos do namorado, cartão de boas festas, de te amo doçura, besteirol como o pensamento do dia, 1000 dicas de como enlouquecer os homens e vice-versa, teste de inteligência, entre outros. Tira-se cópia de tudo, manda-se para todos.
  • 32. Se quiser operar de maneira eficaz, precisa manter suas coisas de forma operacional e organizada. É mais fácil trabalhar em um ambiente limpo e arrumado. “O que caracteriza uma pessoa equilibrada não são basicamente os seus hábitos particulares, mas sim a habilidade com que os modifica ou reage às mudanças circunstanciais. Ela está aberta à mudança, ao contrário do que ocorre com uma pessoa mais rígida, dogmática e defensiva, que está propensa a continuar tendo a mesma postura.” Wendel Johnson
  • 33. Portanto, tudo começa com a adoção de um novo hábito, ou seja, o de tomar uma atitude. O “mau hábito” não é necessariamente o de “ser desorganizado”. O hábito ruim pode ser o de negligenciar a correção de um hábito – nunca fazer nada a respeito. Quebre esse ciclo e tome uma atitude agora, em vez de adiá-la. “Administração do tempo” é na verdade um termo errôneo – o desafio não é administrar o tempo, mas administrar a nós mesmos.” Stephen R. Covey – reflexões diárias para pessoas muito eficazes – editora Best Seller.
  • 34. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO OBJETIVOS GERAIS Fonte: Adaptado Jesus Veiga.
  • 35. OBJETIVOS GERAIS Esta ação de formação visa colocar à disposição dos participantes os princípios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficarão aptos a identificar as principais fontes de desperdício do tempo e a dominar as técnicas que introduzem maior eficácia na gestão do tempo e das prioridades.
  • 36. COMPREENSÃO DO TEMPO • O tempo é considerado o recurso mais escasso e valioso à face da Terra. • O tempo, mais do que nunca na história da humanidade, é dinheiro. O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os objetivos no prazo mais curto possível. A vida é cronometrada ao milésimo de segundo!
  • 37. COMPREENSÃO DO TEMPO • Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele. •As atitudes das pessoas em relação ao tempo são complexas e variáveis. Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.
  • 38. COMPREENSÃO DO TEMPO As nossas atitudes em relação ao tempo estão sempre a mudar. muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicações a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de informação quase instantânea viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e acessível
  • 39. COMPREENSÃO DO TEMPO o aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a pressão do nosso tempo • Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo. •De fato, todos temos bastante consciência do uso do tempo.
  • 40. COMPREENSÃO DO TEMPO Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seu uso de tempo; os objectivos são definidos com clareza e a consequência de atrasos nos prazos são “multas”. Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo diminuem a eficiência e a produtividade!
  • 41. USO DO TEMPO • Poucos admitimos, porém, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi inútil... • ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!
  • 42. USO DO TEMPO Avaliação Do Seu Dia Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade. Como divide o seu dia?... Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar- -se sobre os assuntos mais urgentes?...
  • 43. USO DO TEMPO ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis?... ... Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver?... ... Desperdiça muito tempo? Delegue sempre as tarefas que não tenham para si uma relação tempo-eficiência!
  • 44. USO DO TEMPO Custos Do Tempo • Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo não está a ser usado eficientemente. • Utilize a fórmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o seu tempo no trabalho...
  • 45. USO DO TEMPO • ... e use esses cálculos para analisar o custo relativo de algumas actividades típicas do seu dia a dia, tais como preparar uma reunião em vez de pedir à secretária que o faça!... 1,5 × Salário anual = Custo por hora Horas de trabalho por ano
  • 46. USO DO TEMPO Custos por hora = Custo por minuto 60 (minutos) Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir despesas gerais – e divida pelo número de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.
  • 47. USO DO TEMPO Diário Do Tempo • Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades é fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. • Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que está, realmente, a trabalhar e a planear.
  • 48. USO DO TEMPO • O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar. • O tempo que deverá mantê-lo dependerá da natureza do trabalho que realizar. Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!
  • 49. USO DO TEMPO Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactidão como passou o seu tempo. Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as tarefas úteis e com as desnecessárias.
  • 50. USO DO TEMPO Revisão Do Diário Do Tempo • Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a colegas, telefonemas.
  • 51. USO DO TEMPO • Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. • Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir melhor o seu tempo. Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência do seu trabalho!
  • 52. USO DO TEMPO Divisão de Tarefas • Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos: tarefas de rotina projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho • Depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo.
  • 53. USO DO TEMPO Distribuição Ideal do Tempo Distribuição Real do Tempo Tarefas de rotina: 15 % 60 % Projectos em decurso: 25 % 25 % Planeamento: 60 % 15 %
  • 54. USO DO TEMPO Modelos • Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo, veja se a divisão vai de encontro às expectativas do seu dia de trabalho. • Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessário, proceda a uma reorganização do seu diário do tempo.
  • 55. USO DO TEMPO Atualize o seu diário do tempo – a memória pode falhar! Questões para perguntar a si próprio: Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa? Há assuntos que se repetem no diário? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
  • 56. USO DO TEMPO Avaliação da Eficiência • Quão perto está o seu modelo de trabalho da distribuição ideal 60:25:15? • Será que reúne capacidades de gerir o tempo? Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!
  • 57. Planeamento para o Sucesso • A gestão do tempo é o cerne do planeamento da sua vida e da sua gestão do stress. • O seu alcance é maior do que o das listas “tenho que fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo. • Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que é que eu pretendo da vida?”...
  • 58. Planeamento para o Sucesso • É uma profunda mas importante questão, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objectivos específicos. Estabeleça Prioridades
  • 59. Planeamento para o Sucesso Estabeleça Prioridades • Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis que realmente alteram as nossas vidas... • A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância, assim como pela duração da execução de uma tarefa.
  • 60. Planeamento para o Sucesso Faça uma Lista • Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma das tarefas, usando um sistema simples: elevada média baixa
  • 61. Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa Prioridade Início Fim do prazo Preparar a reunião de sexta-feira à tarde Média Amanhã às 09:00 horas Sexta-feira de manhã
  • 62. Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa Prioridade Início Fim do prazo Enviar o relatório para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanhã de manhã
  • 63. Planeamento para o Sucesso Lista dos Afazeres – exemplo Tarefa Prioridade Início Fim do prazo Verificar o economato Baixa Última semana do mês Fim do mês
  • 64. Planeamento para o Sucesso • A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais importantes do seu trabalho. Se não atribuir prioridades aos seus objetivos e tarefas, terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!... As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...
  • 65. Planeamento para o Sucesso Comprometa-se com um início • Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que vai começar. • Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse o seu caso, irá deixar as coisas até ao último minuto!...
  • 66. Planeamento para o Sucesso • Os prazos atuam como ímans que o irão arrastar... se o prazo termina na 6.ª feira, passará toda a semana a pensar: «Não preciso de me preocupar até 6.ª feira; vou começar amanhã!» • ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!
  • 67. Planeamento para o Sucesso Urgência e importância • Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se às atividades que ficam na zona M1 (muita importância e muita urgência) e P1 (pouca importância e muita urgência)... • ... raramente encontrando tempo para as M2 (muita importância mas pouca urgência)!...
  • 68. Planeamento para o Sucesso IMPORTÂNCIA M2 • Evolução na carreira • Marcar bilhetes p/ teatro Pouca M1 • Pagar as contas Muita • Evolução pessoal • Ida ao hospital • Visitar os amigos • Ir às compras • Exercício físico P1 P2 • Atender o telefone • Gestão de pessoal • Pânico de reacções repentinas • Sociabilização • Interrupções Muita Pouca URGÊNCIA
  • 69. Planeamento para o Sucesso • Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às alterações na vida. Pergunte a si mesmo: «Qual a percentagem de tempo que é gasta nas actividades M1 e P1, juntas?» • Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
  • 70. Planeamento para o Sucesso • Gasta tempo suficiente com as atividades do tipo M2? Estas são as que, raramente, contribuirão para alterar a sua vida... Como conseguir o equilíbrio?... Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no planeamento!!!
  • 71. EXERCÍCIO – I «O Dilema do Cozinheiro» • Formar duas equipes, a Equipe A e a Equipe B • A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...
  • 72. «O Dilema do Cozinheiro» • Equipe A Esta equipe tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mínimo necessário para execução das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta às 12:00h. Têm 20 minutos para preparar a solução e apresentá-la ao formador.
  • 73. «O Dilema do Cozinheiro» • Equipe B Esta equipe tem como tarefa classificar os esforços da Equipa A; terá que estabelecer os critérios de avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de oferecer uma solução perfeita para o problema do tempo. Têm 20 minutos para realizar esta atividade.
  • 74. Evite Adiamentos • A prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer hoje. • O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser feito... • ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazer agora é isto!”
  • 75. Evite Adiamentos • ... então, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar à secretária!... Identifique as áreas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress
  • 76. Evite a Prorrogação • Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe desagrada • Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e mantenha-o
  • 77. Evite a Prorrogação • Reparta os grandes projetos em setores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez • Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)
  • 78. Evite a Prorrogação • A prorrogação é o “ladrão do tempo”. Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmente quando se confronta com o seguinte: Pessoas difíceis / telefonemas Contactos públicos Trabalho arriscado / fora do comum Tarefas fastidiosas Grandes projetos
  • 79. Planifique o seu tempo • Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, um bom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los O planeamento deve ser criativo – porque planear no futuro e no desconhecido... e deve, também, ser flexível para adaptarmo-nos às possíveis alterações... está a podermos
  • 80. Planifique o seu tempo • Quando tiver uma ideia clara dos seus objetivos, terá que resolver dois aspectos: Quanto tempo está ao seu dispor? Com que antecedência pode planear?
  • 81. Planifique o seu tempo • Para que possa atingir os seus objectivos deverá planear... a longo prazo a médio prazo a curto prazo
  • 82. Planifique o seu tempo Curto prazo • O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos.
  • 83. Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade; Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia;
  • 84. Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um começo; Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao “telefone”; Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;
  • 85. Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras; Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva; Não se torne escravo do seu plano diário! Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!
  • 86. Planifique o seu tempo Médio prazo • O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento.
  • 87. Planifique o seu tempo Planeamento a Médio e Longo Prazo • Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir). • Reparta os grandes objetivos por sectores e utilize a sua imaginação para avaliar todas as possibilidades e alternativas
  • 88. Planeamento a Médio e Longo Prazo • Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual. • Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. • Mantenha-se flexível no seu planeamento e não tente responsabilizar-se em demasia.
  • 89. A Gestão do Tempo • Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo: Aumentar a quantidade de tempo disponível Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível
  • 90. A Gestão do Tempo Aumentar a quantidade de tempo disponível Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as suas horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia trazer como consequência uma esgotamento e falta de eficiência. grave depressão,
  • 91. A Gestão do Tempo Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Esta perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos, em vez de melhorar a sua tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.
  • 92. A Gestão do Tempo Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais deverão ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia orientada para a acção. Requer preparação, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado.
  • 93. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.
  • 94. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Evitar interrupções.
  • 95. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Parkinson O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do necessário). Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível.
  • 96. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra coisa.
  • 97. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Alternância Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa. Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a bem!
  • 98. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei dos Ritmos Biológicos Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia.
  • 99. Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão subjectiva que é função do interesse pela actividade exercida. Ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.
  • 100. Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Definir claramente os objectivos prioritários a atingir, a função a desempenhar na empresa e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar. • Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para assuntos da vida (pessoal).
  • 101. Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em openspace, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado.
  • 102. Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega; saiba dizer “não” com amabilidade. • Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais tempo e de se preocupar menos com as questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o rodeiam.
  • 103. Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo • Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. • As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas. • É imprescindível muita auto-disciplina.
  • 104. Não se Esqueça... ... de Exercício Físico • O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. • Como actualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição (sentada). • Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe dê prazer.
  • 105. Não se Esqueça... ... de uma Alimentação saudável • Pense naquilo que come, e a que horas o faz. • O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou pão, e acabá-lo com uma refeição leve. • Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade.
  • 106. Não se Esqueça... ... de prevenir o Stress • Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa fonte de stress. • Adapte-se às mudanças com naturalidade. • Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. • Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois permitelhe comandar o tempo. • Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!
  • 107. BENEFÍCIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO Raquel Gomes Fernandes raquegfer@hotmail.com
  • 108. O que é o tempo Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas, minutos, segundos que envolve a noção do presente passado e futuro. Estações do ano, condições meteorológicas; Partes em diferentes andamentos em que se divide em certas peças: teatro; sonata, futebol.
  • 109. “O tempo manda no mundo, dele depende o momento ou a ocasião apropriada para que uma determinada coisa se realize”.
  • 110. Tempo na concepção Contemporânea: Fenômeno democrático, todos temos a mesma quantidade de horas disponíveis = 24 horas Divide-se em: Tempo medido (tempo cronológico) E tempo vivido (experiências vivenciadas presentes/passado /futuro)
  • 111. Tempo vivido X problema “Vivemos a sociedade da informação onde as transformações ocorrem de forma rápida, assustadoras e estamos sempre em débito com algumas atividades que deveriam ocupar uma parte do tempo de nosso cotidiano: o trabalho, à família, o lazer, desenvolvimento pessoal, relaxamento, e descanso.”
  • 112. Administração do tempo, técnica ou comportamento? “Administrar o tempo e adquirir o hábito de organizar-se para o dia-a-dia, portanto é comportamento”. Administração urgência, Prazo para iniciar e executar uma tarefa Administração importância quais as contribuições das tarefas após realizada na vida pessoal ou profissional Administração de prioridade Combinação entre urgência e importância são aquelas que não exigem urgências mais são importantes, a sua não execução pode trazer graves danos sem urgência sem importância: tarefas que muitas vezes fazemos por ordem superiores, mas se não fossem feitas naquele exato momento, não fariam diferença
  • 113. Sequência do tempo Passado: experiências passadas que são referências para o presente e futuro. Presente : o que está acontecendo hoje, projeção para o futuro. Futuro: experiência projetadas através das referências do passado e vivências do presente.
  • 114. Planejamento do tempo Organizar as atividades diárias de forma lidar coma disposição das horas para cumprimento de prazos preestabelecidos objetivando atingir resultados positivos
  • 115. Funções de uma agenda Elencar o que precisa ser feito curto e médio e longo prazo, interligando o passado o presente e o futuro, conciliando de forma equilibrada a vida pessoal e profissional.
  • 116. “Inicialmente construímos um passado e precisamos gerenciar o presente para temos uma perspectiva de futuro”
  • 117. Controle Benéfico do tempo Estabelecimento de prioridades no local de trabalho: Ø Novidades dos finais de semana para os horários do almoço/lanche ou final de expediente; Ø Telefones inoportunos - utilize de franqueza, dizendo que retornará mais tarde; Ø Empresário importante – estabeleça ao logo do dia 1 hora para atendimentos não agendados; Ø Interrupção por colega que tenta transferir-lhe atividade trabalhista. Diga que infelizmente está ocupado e em outro momento poderá lhe dar atenção caso ele ainda não tenha executado a tarefa.
  • 118. Mal uso do tempo Fatores que influenciam negativamente na utilização produtiva do tempo: Ausência de objetividade( reuniões longas sem pauta/desvio de foco). Ausência de concentração: bate papo, risos exagerados, mensagem fora de hora, Ausência de planejamento: desenvolvimento de tarefas sem ordem de prioridade. Acomodação: Permanência em um estado por longo período. Postergamento: Adiamento de atividades que poderiam se desenvolvidas no mesmo dia (acúmulo de trabalho/projetos mal geridos. Celular mania: Uso inadequado do aparelho. E-mail: checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis
  • 119. Tempo Zen Paz interior/ paz social/paz ambiental Redução do estresse = melhor administração do tempo Alternativas: Caminhadas, Yoga, massagens relaxantes, ouvir música, terapia corporal, sexo, medicina ortomolecular, contato com a natureza, dança, florais de Bach, canalização.
  • 120. Caminhadas Melhora o padrão respiratório, circulação, musculatura, apreciação física. Yoga Harmonia física, mental espiritual, a busca da paz interior para manter o equilíbrio com o mundo”. Florais Misturas de essências florais, criadas pôr Eduard Bach, complemento natural de medicação tradicional devolve a virtude, repostas em duas semanas. Ortomolecular Orienta o hábito de uma alimentação balanceada, fornecendo ao organismo nutrientes que influenciarão diretamente em seu bem estar. Canalização: Colocar o corpo em contato com a natureza e verbalizar tudo mente. que vem a
  • 121. Tempo vivido X benefícios “Conciliação do desenvolvimento pessoal, família, trabalho, lazer, relaxamento e descanso.”
  • 122. Bibliografia BLANCHARD, Kenneth et al. O gerente-minuto e a administração do tempo. Rio de Janeiro : Record, 2000. CASTELO BRANCO, Valdec Romero. Administração do tempo. Faculdade Anchieta, 2008. ESTEVES, Álvaro. Uma questão de tempo. Rio de Janeiro : Objetiva, 1996. FERNANDES, Raquel Gomes. Benefícios da administração do tempo. Disponível em: < www.inesul.edu.br/downloads/palestra.ppt>. Acesso em: 12/05/2011. MATOS, Sueli T. Tempo: ter ou não ter? Disponível em: <http://www.rh.com.br>. Acesso em: 18/04/2008. VEIGA, Jesus. Gestão do tempo. Disponível em: <http://pt.slideshare.net/makisdellys/gestao-tempo>. Acesso em: 25/08/2010.
  • 123. Professor universitário há 25 anos, formado em administração de empresas; mestre em administração de empresas; mestre em educação, administração e comunicação (multidisciplinar); pósgraduação Lato Sensu em Docência do Ensino Superior. Leciona disciplinas, na graduação e pós-graduação, ligadas as áreas de economia e administração: Introdução à Economia, Economia Brasileira, Gerência e Liderança / RH Estratégico / Consultoria Empresarial / Gestão Estratégica / Gestão do Conhecimento / Gestão de Pessoas e Cultura Organizacional / Educação Empresarial ou Corporativa, entre outras. Ministra, desde 1995, palestras, cursos, treinamentos, seminários, workshops, cursos in company etc. Ex-sócio da Lume Recursos Humanos, empresas especializada em mão de obra temporária e efetiva, terceirização, cursos, palestras etc. Autor dos livros: Inteligência de Mercado (no prelo) / Aprendizagem organizacional: da pedagogia a gestão estratégica de recursos humanos / Rumo ao Sucesso: aprenda como transformar sua vida profissional em uma carreira de sucesso / Comida, Sexo & Administração (ensaios sobre liderança) / Emprego, educação e família no Brasil: os efeitos da globalização na economia brasileira / O Brasil do Desemprego. https://sites.google.com/site/profvaldec