Your SlideShare is downloading. ×
0
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer

1,405

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,405
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Archiefbeheer als sleutel van documentbeheer Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting
  • 2. Inhoud <ul><li>Organisatiestructuur beleidsdomein Financiën en Begroting </li></ul><ul><li>Archiefbeleid binnen de VO </li></ul><ul><li>Archiefbeheer binnen FB (en zijn rechtsvoorgangers) </li></ul><ul><li>Huidige doelstellingen en projecten </li></ul><ul><li>Toelichting 1 deelproject </li></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 3. Organisatiestructuur beleidsdomein FB <ul><li>Beleidsdomein FB </li></ul><ul><ul><li>Departement FB </li></ul></ul><ul><ul><li>IVA Vlaamse Belastingdienst </li></ul></ul><ul><ul><li>IVA Centrale Accounting </li></ul></ul><ul><ul><li>Andere rechtspersonen </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>IVA Vlaams Toekomstfonds </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>FFEU (VOI) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>VFLD (VOI) </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 4. Archiefbeleid binnen de VO <ul><li>IAVA project 2001 – 2006 </li></ul><ul><li>2 september 2005: introductie principe ‘anders werken’ </li></ul><ul><li>Ministerieel Besluit van 14 september 2007 </li></ul><ul><li>Decreet publiekrechtelijk archief van 9 juli 2010 </li></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 5. Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -1- <ul><li>Rechtsvoorganger AZF </li></ul><ul><ul><li>Archivaris in dienst </li></ul></ul><ul><ul><li>De eerste ABP-plannen : opgemaakt in 2005 (n.a.v. IAVA-project) </li></ul></ul><ul><li>Financiën Begroting (2006) </li></ul><ul><ul><li>Vernieuwde ABP-plannen in 2007 </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivaris in dienst vanaf april 2008 </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 6. Archiefbeheer binnen FB en zijn rechtsvoorgangers -2- <ul><li>Analyse van die ABP-plannen: conclusie = NOK </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>Vlaamse belastingdienst / Departement </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Centrale Accounting: niet eens meer opgemaakt </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Doelstelling </li></ul><ul><ul><li>Efficiënt analoog en digitaal klassement </li></ul></ul><ul><ul><li>Op basis van een functioneel ABP-plan </li></ul></ul><ul><ul><li>Maar : visie en prioriteiten verschillen! </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 7. Plan van aanpak <ul><li>Stap voor stap: </li></ul><ul><ul><li>De Vlaamse Belastingdienst = als eerste </li></ul></ul><ul><ul><li>Departement FB </li></ul></ul><ul><li>Case VLABEL: stappenplan </li></ul><ul><ul><li>Analyse takenpakket </li></ul></ul><ul><ul><li>Analyse analoge & digitale realiteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Uitbouw efficiënt analoog & digitaal klassement </li></ul></ul><ul><ul><li>Afwerken ABP = sluitstuk </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 8. Stap 1: takenpakket <ul><li>Analyse takenpakket </li></ul><ul><ul><li>Organisatiebesluiten </li></ul></ul><ul><ul><li>Visie, doelstellingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Regelgeving </li></ul></ul><ul><ul><li>Interne handleidingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Meest waardevol: stage op de diensten zelf </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Aftoetsen theoretisch beeld </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Start koppeling met digitale en analoge klassementen </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 9. Stap 2: analyse analoog klassement <ul><li>Aftoetsten Archiefbeheersplan </li></ul><ul><ul><li>Inhoud kasten werkvloer conform ABP?  Analyse kasten </li></ul></ul><ul><li>Indien niet in APB: analyse! </li></ul><ul><ul><li>Vloeit administratie voort uit takenpakket? </li></ul></ul><ul><ul><li>Taak gerelateerde administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaarniveau/dossierbeheerder? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaartermijn? </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>… </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 10. Stap 3: Analoog klassement updaten - 1 - <ul><li>Wat al is opgenomen in APB: </li></ul><ul><ul><li>Archiveren: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verpakken & etiketteren </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Opname in inventaris </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Opname in archiefmagazijn en bijhouden depotlijst </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Dynamisch administratie op punt zetten: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Gestandaardiseerde ordening, verpakking en etikettering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Classificatiecode cf. ABP </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 11. Stap 3: Analoog klassement updaten -2- <ul><li>Wat NOG NIET is opgenomen is APB: </li></ul><ul><ul><li>Pro forma archiveren </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Met aangepaste registratie in inventaris en depotlijst. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Dynamisch administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Uniforme ordening, verpakking en etikettering </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Zonder definitieve link naar classificatie </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 12. Stap 4: analyse digitaal klassement <ul><li>Analyse van de digitale realiteit: conform ABP? </li></ul><ul><li>Indien niet in APB: </li></ul><ul><ul><li>Inhoud te koppelen aan kerntaken / ondersteunende taken? </li></ul></ul><ul><ul><li>Taak gerelateerde administratie: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaarniveau? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Bewaartermijn? </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 13. Stap 5: uitwerken archiefschema <ul><li>Uitwerken archiefschema/mappenstructuur </li></ul><ul><ul><li>I.s.m. organisatiebeheersing </li></ul></ul><ul><ul><li>Continue aftoetsen met directie, afdelings-hoofden, kerngebruikers </li></ul></ul><ul><li>Opzetten digitaal klassement </li></ul><ul><li>Opzetten rechtenstructuur </li></ul><ul><ul><li>Op basis van de functieprofielen van de personeelsleden </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 14. Stap 6: digitaal klassement uitrollen <ul><li>Systematisch invullen van nieuw klassement – afbouw oude structuur. </li></ul><ul><ul><li>Dynamische administratie = overzetten </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Met aandacht voor naamgeving, bestandsformaten </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Semistatische administratie </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>OF opnemen in archiefklassement </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>OF vernietigen </li></ul></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011
  • 15. Stap 7: TO DO <ul><li>Opzetten up-to-date archiefbeheersplan </li></ul><ul><ul><li>Op punt zetten verzamelde informatie: hiaten wegwerken </li></ul></ul><ul><ul><li>Verwerken in een geactualiseerd ABP </li></ul></ul><ul><li>Formaliseren en opleiden netwerk van informatiebeheerders </li></ul><ul><ul><li>Afronden selectie </li></ul></ul><ul><ul><li>Voordracht aan directiecomité </li></ul></ul>Informatie aan zee - 16 september 2011

×