Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

on

  • 779 views

Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant

Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant

Statistics

Views

Total Views
779
Views on SlideShare
657
Embed Views
122

Actions

Likes
0
Downloads
7
Comments
0

1 Embed 122

http://www.vvbad.be 122

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot Presentation Transcript

  • www.vlaamsbrabant.be Een schijf om U tegen te zeggen Informatie aan Zee 13 september 2013, Oostende Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
  •  Context  Doelstelling en uitgangspunten  Procedure  Gerealiseerd?
  • Context  Vlaams-Brabant is een jonge organisatie  Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB)  Netwerk van archiefverantwoordelijken  Traject ‘maximaal digitaal’ werken => Vraag van diensten groeide
  • Digitaal archief?
  • Doelstelling Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat  Voorwaarden  Kleinschalig en goedkoop  Beheer door DIB
  • Procedure: eerste poging Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten
  • Procedure: eerste poging  Complexe procedure  Grote kans op fouten
  • Overleg met IT Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?
  • Twee uitgangspunten  Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig  Voor wie archiefdossiers overdraagt  Voor wie archiefdossiers zoekt  Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  • Maar hoe?  Feedback op procedure door eDAVID  Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)  2e overleg met IT => U-schijf
  • Dossiers op G-schijf/H-schijf Dossiers naar overdrachtsruimte Dossiers op U-schijf
  • Dossiers op G- of H-schijf  Begeleiding door DIB  Selectievoorschriften  Metadatamodel bepalen  Richtlijnen voor klasseren  Dienst / archiefverantwoordelijke  Metadata toekennen  Schonen van dossiers en klassement  Schijfrechten ganse dienst  Leesrechten DIB
  • Overdrachtsruimte  Map op de organisatiebrede schijf  Onderverdeling per dienst  Schrijfrechten archiefverantwoordelijke  Schrijfrechten DIB
  • U-schijf  Indeling per dienst  Doorlopende nummering  Nummer per overgedragen dossier  Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer  Schrijfrechten voor DIB  Leesrechten voor ganse dienst
  • Doorlopende nummering Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer  Toegankelijkheid op langer termijn  Beheer van alle soorten archief  Geautomatiseerde opnameprocedure  Geautomatiseerde vernietigingsprocedure
  • Terugvinden?  Snelkoppelingen op originele locatie  Archievenoverzicht  Rechtstreekse toegang
  • Vernietigen?  Overzicht van de te vernietigen dossiers  Vernietiging door DIB  Geautomatiseerd uit te voeren  Overzicht vernietigde nummers
  • Een semi-dynamisch digitaal depot  Geordend digitaal archief  Gecontroleerde vernietiging  Technische metadata  Inhoudelijke metadata  Geen archiefkopies
  • Voldaan aan uitgangspunten?  Gebruiksvriendelijkheid  Voor degene die archief moet overdragen  Voor degene die archief moet terugvinden  Beheersbaarheid  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  • Doelstelling gerealiseerd?  Technisch klaar  Analyse klassement testdienst afgerond  Te archiveren mappen geïdentificeerd  Demo archiefverantwoordelijken gegeven  Eerste overdracht?