Your SlideShare is downloading. ×
Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Een schijf om U tegen te zeggen: een semi-dynamisch digitaal archiefdepot

470
views

Published on

Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant

Soizik Van Huele, Provincie Vlaams-Brabant


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
470
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. www.vlaamsbrabant.be Een schijf om U tegen te zeggen Informatie aan Zee 13 september 2013, Oostende Een semi-dynamisch digitaal archiefdepot
  • 2.  Context  Doelstelling en uitgangspunten  Procedure  Gerealiseerd?
  • 3. Context  Vlaams-Brabant is een jonge organisatie  Dienst Document- en Informatiebeheer (DIB)  Netwerk van archiefverantwoordelijken  Traject ‘maximaal digitaal’ werken => Vraag van diensten groeide
  • 4. Digitaal archief?
  • 5. Doelstelling Digitaal archief in goede, geordende en toegankelijke staat  Voorwaarden  Kleinschalig en goedkoop  Beheer door DIB
  • 6. Procedure: eerste poging Papieren procedure vertaald voor digitale overdrachten
  • 7. Procedure: eerste poging  Complexe procedure  Grote kans op fouten
  • 8. Overleg met IT Waarom zou gebruiker dit in godsnaam gebruiken?
  • 9. Twee uitgangspunten  Gebruiksvriendelijk en laagdrempelig  Voor wie archiefdossiers overdraagt  Voor wie archiefdossiers zoekt  Het digitaal archief moet op (midden)lange termijn beheersbaar zijn  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  • 10. Maar hoe?  Feedback op procedure door eDAVID  Uitwerken van het instrumentarium ism eDAVID (Records Management Tool)  2e overleg met IT => U-schijf
  • 11. Dossiers op G-schijf/H-schijf Dossiers naar overdrachtsruimte Dossiers op U-schijf
  • 12. Dossiers op G- of H-schijf  Begeleiding door DIB  Selectievoorschriften  Metadatamodel bepalen  Richtlijnen voor klasseren  Dienst / archiefverantwoordelijke  Metadata toekennen  Schonen van dossiers en klassement  Schijfrechten ganse dienst  Leesrechten DIB
  • 13. Overdrachtsruimte  Map op de organisatiebrede schijf  Onderverdeling per dienst  Schrijfrechten archiefverantwoordelijke  Schrijfrechten DIB
  • 14. U-schijf  Indeling per dienst  Doorlopende nummering  Nummer per overgedragen dossier  Koppeling vernietigingsjaar - dossiernummer  Schrijfrechten voor DIB  Leesrechten voor ganse dienst
  • 15. Doorlopende nummering Scheiding logistiek en inhoudelijk beheer  Toegankelijkheid op langer termijn  Beheer van alle soorten archief  Geautomatiseerde opnameprocedure  Geautomatiseerde vernietigingsprocedure
  • 16. Terugvinden?  Snelkoppelingen op originele locatie  Archievenoverzicht  Rechtstreekse toegang
  • 17. Vernietigen?  Overzicht van de te vernietigen dossiers  Vernietiging door DIB  Geautomatiseerd uit te voeren  Overzicht vernietigde nummers
  • 18. Een semi-dynamisch digitaal depot  Geordend digitaal archief  Gecontroleerde vernietiging  Technische metadata  Inhoudelijke metadata  Geen archiefkopies
  • 19. Voldaan aan uitgangspunten?  Gebruiksvriendelijkheid  Voor degene die archief moet overdragen  Voor degene die archief moet terugvinden  Beheersbaarheid  Geautomatiseerd  Flexibel  Simpel
  • 20. Doelstelling gerealiseerd?  Technisch klaar  Analyse klassement testdienst afgerond  Te archiveren mappen geïdentificeerd  Demo archiefverantwoordelijken gegeven  Eerste overdracht?

×