De draad van Ariadne in het           digitale labyrint                 Dr. Robert Nouwen                          Versie ...
Inleiding              Situatieschets              Opdrachten              Plan van aanpak              Resultaten    ...
Situatieschets    Uitgangspunt = 15.000     dossiers en 3.000     opvragingen op jaarbasis    Ariadne is een     dossier...
Situatieschets    Archivering is:          Het klaarmaken van           dossiers voor het           overbrengen naar het...
+ 10% op 118.000               dossiers03/29/12
03/29/12
03/29/12
Plan van aanpak                    Projecten           Conflict tussen projectwerking en           recurrente werking03/29...
Situatieschets    Circa 800 procescodes    Geen logische organisatie    Geen kennis/toepassing     van internationale  ...
Plan van aanpak                                           Fase 1    Uitzetten van policy en     standaarden    Vaststell...
Plan van aanpak                                  Fase 2 + 3    Fase 2.       Vaststellen en        definiëren van de    ...
Plan van aanpak03/29/12
Plan van aanpak                                     Bevraging    Bevraging van iedere dienst omtrent       Procescodes -...
Plan van aanpak                                               Procescode    Twee ‘soorten’ procescodes          Procesco...
Plan van aanpak                Procescode                Iedere procescode                 wordt gedefinieerd            ...
Plan van aanpak                           Dossieronderwerpen                                  Advies     Verwijst naar all...
Plan van aanpak                                  Procesnamen    Verwijst naar het proces wat is gestart    ISAF spreekt ...
Plan van aanpak                  Metadata              Metadata                  Vaste specifieke                   gege...
Plan van aanpak                              Bewaartermijnen    Toekenning zal geautomatiseerd aan de     procescodes wor...
Plan van aanpak                 Stukregistratie              Betreft de registratie van               documenten         ...
Plan van aanpak               Beleidsdomeinen              Te onderscheiden van               politieke               bev...
Plan van aanpak                                      Policy    Welke draaiboek wordt gevolgd voor het     aanmaken van ni...
Doel              Verhoging rendement                  Management van                   dossiervorming &                ...
03/29/12
20000           15000                                                                                    Aangeboden       ...
Toename dossiers per klant_2011                                       0%                                                19...
Gearchiveerde dossiers/klant_2011                                 0%  0%     0%                                       6%  ...
Toename dossiers per jaar per klant_Samenvatting       4000       3000       2000       1000             0                ...
Gearchiveerde dossiers/procescode_2011                         1%                    7%                        VP         ...
V&A    ????????????????????????????03/29/12
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Robert Nouwen; De draad van Ariadne in het digitale labyrint. De organisatie van dossieropvolging en archiefbeheer bij het provinciebestuur van Limburg (bijgewerkt op 29 maart 2012)

2,529 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,529
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,463
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Provincie Limburg 03/29/12 Attische kylix, ca. 515 BC.
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Provincie Limburg 03/29/12 In het labyrint woont de Minotaurus Graffito in Pompei
  • Provincie Limburg 03/29/12 De werken van Theseus
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Provincie Limburg 03/29/12
  • Robert Nouwen; De draad van Ariadne in het digitale labyrint. De organisatie van dossieropvolging en archiefbeheer bij het provinciebestuur van Limburg (bijgewerkt op 29 maart 2012)

    1. 1. De draad van Ariadne in het digitale labyrint Dr. Robert Nouwen Versie 2012-03-27
    2. 2. Inleiding  Situatieschets  Opdrachten  Plan van aanpak  Resultaten  V&A03/29/12
    3. 3. Situatieschets Uitgangspunt = 15.000 dossiers en 3.000 opvragingen op jaarbasis Ariadne is een dossieropvolgingssysteem (RMS) Naast Ariadne : Aphrodite, Portunus en FMIS Doel: vlotte en gerichte controle van de informatiestromen03/29/12
    4. 4. Situatieschets Archivering is:  Het klaarmaken van dossiers voor het overbrengen naar het archief.  Het afsluiten van het dossier in Ariadne door de administratie  De archivering in het archief zelf03/29/12
    5. 5. + 10% op 118.000 dossiers03/29/12
    6. 6. 03/29/12
    7. 7. 03/29/12
    8. 8. Plan van aanpak Projecten Conflict tussen projectwerking en recurrente werking03/29/12
    9. 9. Situatieschets Circa 800 procescodes Geen logische organisatie Geen kennis/toepassing van internationale standaarden Geen duidelijke definiëring van de begrippen Geen eenvormige structuur Geen discipline/bewaking03/29/12
    10. 10. Plan van aanpak Fase 1 Uitzetten van policy en standaarden Vaststellen en definiëren van de dossieronderwerpen en procescodes, met een maximum van 350 Bewaartermijnen koppelen Oude procescodes afsluiten (o.m. Vrije processen & Varia)03/29/12
    11. 11. Plan van aanpak Fase 2 + 3 Fase 2.  Vaststellen en definiëren van de metadata  Procedures  Oude procescodes afsluiten  Opleiding & motivering Fase 3.  E-depot03/29/12
    12. 12. Plan van aanpak03/29/12
    13. 13. Plan van aanpak Bevraging Bevraging van iedere dienst omtrent  Procescodes - projecten  Beleidsdomeinen  Bewaartermijnen  Metadata (specifieke eigenschappen)03/29/12
    14. 14. Plan van aanpak Procescode Twee ‘soorten’ procescodes  Procescode voor algemene taken/opdrachten door meerdere diensten  B.v. Overheidsopdrachten  Procescode voor specifieke taken/opdrachten door één dienst  B.v. procescodes HRM Telkens vraag: over welk proces - welk soort procescode spreken wij?03/29/12
    15. 15. Plan van aanpak Procescode  Iedere procescode wordt gedefinieerd door een:  Code  B.v. A002-0004  Dossieronderwerp  B.v. A002-: organisatie  Procesnaam  B.v. -0004 : risicoanalyse03/29/12
    16. 16. Plan van aanpak Dossieronderwerpen Advies Verwijst naar alle 1. 2. Beleid objecten die op 3. 4. Bestuurlijk toezicht Dienstmanagement éénzelfde zaak 5. 6. Facilitair management Financiën betrekking hebben 7. 8. Financiële tegemoetkomingen HRM Ieder 9. 10. Informatie en communicatie Infrastrucutuur dossieronderwerp is 11. 12. Juridische zaken Overheidsopdrachten éénduidig 13. Procesmanagement projectmanagement gedefinieerd 14. 15. Ruimtelijke ordening 16. Vergunningen 17. Verkiezingen 18. Vertegenwoordiging03/29/12
    17. 17. Plan van aanpak Procesnamen Verwijst naar het proces wat is gestart ISAF spreekt van Activity De procescodes vervangen de vroegere ‘reeksen’ Indien mogelijk uitgedrukt door werkwoordelijke vorm Eénduidig gedefinieerd Eénvormig volgens een vast stramien gestructureerd Stramien vastgelegd in een procedure03/29/12
    18. 18. Plan van aanpak Metadata  Metadata  Vaste specifieke gegevens  Variabele specifieke gegevens  Geautomatiseerd  Bv. auteur/behandelaar03/29/12
    19. 19. Plan van aanpak Bewaartermijnen Toekenning zal geautomatiseerd aan de procescodes worden gekoppeld Geen onderscheid tussen administratieve en archivalische bewaartermijn Geen selectieve vernietiging Bewaartermijn start vanaf het ogenblik dat het dossiers wordt gearchiveerd Dossiers met beperkte bewaartermijn worden niet lager gearchiveerd en automatisch vernietigd03/29/12
    20. 20. Plan van aanpak Stukregistratie  Betreft de registratie van documenten  Gaat om het soort document: b.v. brief, nota, enz.  Gaat niet om de aard of de inhoud van het document: b.v. vormingsaanbod, enz.  Lijst met gedefinieerde termen03/29/12
    21. 21. Plan van aanpak Beleidsdomeinen  Te onderscheiden van politieke bevoegdheden  Per beleidsdomein kan men gebruik maken van meerdere procescodes  Lijst met gedefinieerde termen03/29/12
    22. 22. Plan van aanpak Policy Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe procescodes? Welke draaiboek wordt gevolgd voor het aanmaken van nieuwe metadata - trefwoorden? Implementatie Communicatie03/29/12
    23. 23. Doel  Verhoging rendement  Management van dossiervorming & archivering  Management van de archiefruimte  E-depot  Voorlopige resultaten03/29/12
    24. 24. 03/29/12
    25. 25. 20000 15000 Aangeboden 10000 Gearchiveerd Verschil 5000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Aangeboden 12625 10825 1190512723 11494 15726 18023 6424 13607 Gearchiveerd 12337 10424 1162412071 10737 10899 6442 2020 6516 Verschil 288 401 281 652 757 4827 11581 4404 7091 De opbouw van de achterstand is duidelijk begonnen in 2008. Rekening houdend met de huidige tellingen moet de opgelopen achterstand in dit stadium van de analyse worden verklaard door de vier volgende factoren: - het personeelsbestand van het archief sterk is teruggevallen - een versneld archiveren naar aanleiding van de reorganisatie in 2009 - een onzorgvuldig archiveren - het verzenden van dossiers naar het archief die hier eigenlijk niet thuishoren03/29/12
    26. 26. Toename dossiers per klant_2011 0% 19% Staf 26% Mens Ruimte Financiën HRM 7% Facilitair 31% Gouverneur 8% Onderwijs 9%Op het eerste gezicht relatief evenwichtige verdeling waarbij opvalt dat de Diensten van degouverneur, Directie Mens en Directie Ruimte het grootste aantal dossiers hebbenafgesloten en aangeboden om te archiveren.De stafdiensten van de griffier hebben daarentegen nauwelijks dossiers aangeboden om tearchiveren. 03/29/12
    27. 27. Gearchiveerde dossiers/klant_2011 0% 0% 0% 6% 5% 7% Staf 2% Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur Onderwijs 80%Directie Ruimte: tegenover 31% van de aangeboden dossiers staat 80% van het aantalgearchiveerde dossiers. In 2010 nam de Directie Mens met 73% van het aantal gearchiveerdedossiers nog de ‘leidende’ positie.Deze cijfers kunnen worden verklaard - door een toevalligheid ten gevolge van de opgelopen achterstand. - door een onvoldoende gestructureerde archiveringspolitiek 03/29/12
    28. 28. Toename dossiers per jaar per klant_Samenvatting 4000 3000 2000 1000 0 Staf Mens Ruimte Financiën HRM Facilitair Gouverneur 2007 417 954 755 755 232 374 2617 2008 1693 532 1010 873 298 1053 2034 2009 562 2503 2038 669 279 864 2227 2010 35 956 1768 1229 399 996 521 2011 50 2255 3734 1009 893 776 3081 Ongestrucureerde archivering vooral op te merken bij Staf, Mens, Ruimte en Diensten van de gouverneur03/29/12
    29. 29. Gearchiveerde dossiers/procescode_2011 1% 7% VP Pro&PR 0% 1% 0% Fin T Vergun Financ Bel&Con 44% 37% PersOnd Regl Aldo DienstM 0% 10% 0% PersProv 0%03/29/12
    30. 30. V&A ????????????????????????????03/29/12

    ×