Rijksarchief Vvbad 2008 04 25

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Software voor de beschrijving van archieven? Lucie Verachten 25 april 2008

Uitdaging
19 archiefdiensten
+- 250 km archief
Nederlands, Frans, tweetalig Nederlands/Frans, Duits
Verschillende niveaus van ontsluiting van summiere beschrijving van het archiefbestand over toegang tot nadere toegangen
Retroconversie van bestaande toegangen

Uitdaging
Nood aan:
Archiefbeheerssysteem
Zoekinstrument voor inventarissen, archievenoverzichten, gidsen, …

Uitgangspunten
Gebruik maken van internationale normen ISAD(G), ISAAR(CPF)
Sinds 1992: ABS-Archeion: als archiefbeheerssysteem in Algemeen Rijksarchief (Ruisbroekstraat)
Uniformisering, standaardisering
Belangrijk uitgangspunt: informatie éénmaal invoeren, meermaals gebruiken
Verantwoordelijkheden voor informatie op verschillende niveaus

Beschrijving in verschillende niveaus ARCHIEVENOVERZICHT
ARCHIEFBESTAND (Archiefblok)
REGISTRATIE EN IDENTIFICATIE
UNIFORM – UNIEK – ONVERANDERBAAR
elk archiefblok krijgt een uniek identificatienummer
elk archiefbestanddeel krijgt een uniek identificatienummer
archiefblok <>archiefbestand
fysieke eenheid <> intellectuele eenheid

MINIMALE GEGEVENS
Naam van het archiefblok
Uiterste data
Omvang (in meters en in aantal verpakkingseenheden)

Beschrijving in verschillende niveaus ARCHIEVENOVERZICHT BEHEERSINFORMATIE Wettelijke basis verwerving: neerlegging, aankoop, … Raadpleegbaarheid – openbaarheid Duplicaatcollecties (koppelen aan originelen) - kopies - microfilm - digitale kopies

TOEGANGEN
unieke identificatie van
- overdrachtslijsten
inventarissen
nadere toegangen
DOSSIER
- verwijzing naar centraal dossier

HISTORIEK VAN HET ARCHIEFBLOK
aanwinsten
ook registratie van aankopen van archiefdocumenten die in een archiefblok ‘verzameling’ geplaatst worden
verliezen

ARCHIEFVORMERS
unieke registratie
Identificatie
Naam – uiterste data
koppeling aan archiefbestanddelen
 archievenoverzicht

ABS-ARCHEION Waarom ABS-Archeion? Waarom bij ABS-Archeion gebleven? -Stabiele database: Oracle -Databasestructuur sluit zeer goed aan bij noden Unieke identificatie van archiefblokken, bestanddelen, … -Centraal beheer – decentrale invoer één systeem voor alle rijksarchieven -Meertaligheid: NL, FR, NL/FR,DE

ABS-ARCHEION
mogelijkheid koppelen aan andere toepassingen
exportmogelijkheid
- on-line toegangen
- gedigitaliseerde documenten
- …
beperkt aantal functionaliteiten voor klassieke gebruikers maar veel eigen randapplicaties

ABS-ARCHEION: Richtlijnen
RICHTLIJNEN VOOR UNIFORME INVOER
Voornamelijk bij decentraal invoer en centraal beheer duidelijke afspraken voor uniforme invoer.
Beperkingen in velden
Keuzelijsten
Controlevelden
Afspraken

Ervaring Rijksarchief
ABS-Archeion
Sinds 1992 in Algemeen Rijksarchief
Sedert enkele jaren in Rijksarchieven in de Provinciën
2006-2007: prioriteit invoer ABS-Archeion
langdurig proces
systematisering, controle, identificatie, …
Uniformisering
Intussen: nieuwe versie
client / server
Exportmogelijkheid naar EAD

Ervaring Rijksarchief
samenwerking Nederlandse archieven
gebruikersgroep
Intussen: nieuwe versie
client / server
Exportmogelijkheid naar EAD

Andere onderdelen: ABS-Archeion
PLAATSING IN HET MAGAZIJN
- ONDERSTEUNING VAN DAGELIJKSE OPERATIES
- Verhuisoperaties
Bestandsopnames
Voorbereiding van toekomstige neerleggingen
(omvang elders bewaard)
Projecten materiële zorg – toegankelijk maken

Andere onderdelen: ABS-Archeion
ONDERSTEUNING WERKING VAN LEESZAAL
STATISTIEK
BEVEILIGING GEGEVENS

Beschrijving in verschillende niveaus ARCHIEVENOVERZICHT ABS-ARCHEION ARCHIEFBEHEERSSYSTEEM = KERN DOORVERWIJZING NAAR ANDERE APPLICATIES Database EAD en EAC compatibele XML-documenten

Beschrijving in verschillende niveaus Toegangen Retroconversie van inventarissen Retroconversie van archievenoverzichten, gidsen Aanmaak nieuwe inventarissen Aanmaak archievenoverzichten, gidsen

Retroconversie

Retroconversie Keuze van de velden / tags Structurering van de beschrijvingen Inleidingen Koppeling / controle aan de hand van de gegevens uit ABS-Archeion

TOEGANGEN Structuur versus vormgeving
Dubbele doelstellingen
toegang te publiceren via de website (zoeken naar archieven)
klassieke gedrukte inventaris publiceren
Geordend archief
Ongeordend archief
opleiding jonge archivarissen

TOEGANGEN Structuur versus vormgeving
Ervaring uit retroconversie van toegangen
Koppeling met gegevens uit archiefbeheerssysteem (unieke identificatie, raapleegbaarheid, …)
Kennis XML
Beschikbaarheid gebruiksvriendelijke software voor
Invoer
Publicatie

TOEGANGEN Structuur en vormgeving Richtlijnen – opleiding en archivarissen Opmaakprofielen = lay-out Maar eveneens structurering Opmaakprofielen recupereren voor structurering Modeltoegang_NL.dot

TOEKOMST Resultaat: zoeken naar archieven (website) Koppeling naar gedigitaliseerde archieven ‘ Digitale leeszaal’ XML – editor aangepast voor EAD – EAC open source

Rijksarchief Vvbad 2008 04 25

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw on May 15, 2008

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

1 Embed 1

Statistics

Rijksarchief Vvbad 2008 04 25 — Presentation Transcript