Presentatie Schokkaert

ScopeArchiv en LIAS Luc Schokkaert (LIAS) Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven? Studiedag van de werkgroep Automatisering van de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer Leuven, vrijdag 25 april 2008

Inleiding
“ Hoe kies ik software voor het beschrijven van archieven?”
geen handleiding
parcours van LIAS
Leuvens Integraal Archiveringssysteem
Archiefpartners: Universiteitsarchief K.U.Leuven en KADOC
uitwisselen van ervaringen
Beschrijving van de verschillende stappen in de softwareselectie van het LIAS-consortium
overwegingen
uiteindelijke beslissing binnen LIAS

INHOUD
1. Vastleggen van enkele basisopties
2. Creatie projectstructuur
3. Eigenlijke softwareselectie
3.0. Zoektocht naar één product
3.1. Long list
3.2. Functionele en technische vereisten
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.5. Evaluatiecriteria
3.6. Offerte en formele aanbesteding
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
5. Configuratie LIAS
6. Conclusie

1. Basisopties
1. Basisopties
Voorafgaand aan de softwareselectie zijn een aantal belangrijke keuzes te maken
1.1. Doelstellingen en focus van het project
1.2. Voorstudie en begrippenkader
1.3. Gebruik van standaarden
1.4. Eigen softwareontwikkeling of bestaande software?
1.5. Context waarbinnen we de software gaan beheren?
1.6. Incorporatie van bestaande geautomatiseerde werkinstrumenten

1.1. Doelstellingen
1.1. Doelstellingen en focus van het project
Overwegingen
Voor welke problemen moet het project een oplossing zoeken? Wat moet er allemaal in ons project steken?
Voldoende om aan de huidige noden van het archief tegemoet te komen
Toekomstgericht: inpikkend op te voorziene en zich aandienende noden en verwachtingen
Niet te veel om het project beheersbaar te houden

1.1. Doelstellingen
LIAS
Doel van het project is de creatie en exploitatie van een digitaal depot annex beschrijvingssysteem .
Het systeem zorgt voor de duurzame en beveiligde bewaring van digitale objecten , waarbij de authenticiteit, integriteit en uniciteit worden gegarandeerd en de onderlinge samenhang en structuur worden gevrijwaard.
Het systeem zorgt voor een geïntegreerde ontsluiting waarbij in het systeem opgeslagen digitale objecten en beschrijvingen van niet-digitale archiefbestanddelen naargelang het type worden beschreven volgens de geldende internationale standaarden voor beschrijving, opslag en preservatie. Alle objecten kunnen worden beschreven en getoond binnen hun context.

1.1. Doelstellingen
LIAS
Bij de start heel sterk gedacht vanuit het probleem van de digitale opslag, van waaruit probleem beschrijving zich onmiddellijk stelde
Niet louter gekozen voor studiewerk, maar voor bruikbare implementatie
gebruik maken van studiewerk dat op nationaal en internationaal vlak werd gevoerd
grote vraag naar een werkbaar systeem dat diverse noden moet opvangen

1.1. Doelstellingen
LIAS
Tweeledig:
Geautomatiseerd beschrijven van archiefbestanden en -bestanddelen
niet-digitaal, digitaal en hybride
hiërarchie en context (incl. authority controle)
internationale standaarden
Preserveren van digitale objecten
acuut wordende problematiek
vraag naar gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”)
digital born material
authentiek, permanent en beveiligd bewaren
internationale standaarden

Overwegingen
Hoeveel tijd besteden we aan de voorstudie ?
Inclusief het zich eigen maken van een begrippenapparaat ?

LIAS
Voorstudie
Voldoende tijd voorzien, nodig om vat te krijgen op de materie en met de juiste vragen naar de markt te kunnen stappen
Vanaf 2002 werden er overlegvergaderingen georganiseerd; in 2004-2005 kwam de voorstudie op kruissnelheid
Lange periode heeft veel te maken met de complexiteit van de materie, het beperkte vrijgesteld personeel en het delicate overleg tussen partners
Nood aan een gezamenlijk begrippenkader in een gemengde werkgroep die meestal bestaat uit archivarissen en informatici

1.3. Standaarden
1.3. Gebruik van standaarden
Overwegingen
In welke mate houden we ons aan internationale standaarden of baseren we ons op eigen ervaringen?

1.3. Standaarden
LIAS
Voor de interoperabiliteit tussen diverse producten is vereist dat de internationale standaarden worden gevolgd
De softwareselectie is verlopen binnen het kader van deze standaarden; standaarden werden als premisse geformuleerd
De standaarden zorgen ook voor het noodzakelijke begrippenkader

1.3. Standaarden
LIAS
OAIS-standaard:
interessant denkkader
diverse aspecten archiveringsproces
begrippenkader

1.3. Standaarden
OAIS = “An archive, consisting of an organization of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a designated community”
Standaard beschrijft functionele processen bij archiefbeheer (ingest – preservation – storage - data management – administration – access)
Standaard analyseert een informatieobject Hoe moet een digitaal object worden getransformeerd om het voor de lange termijn te bewaren?
Geen implementatierichtlijnen

1.3. Standaarden
LIAS
Andere standaarden:
ISAD(G) – EAD (archiefbeschrijving)
ISAAR(CPF) – EAC (authority records)
Premis (Preservation Metadata Implementation Strategies)
METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)

1.4. Softwareontwikkeling
Overwegingen
Kiezen we voor eigen ontwikkeling?
grote personeelsinzet en investering voor programmering én onderhoud
volledige controle over het pakket en de latere ontwikkelingen
Kiezen we voor commerciële software?
beperkte aanpasbaarheid
quasi onmiddellijk inzetbaar
Kiezen we voor open source software?
gratis
gedragen door community van gelijkgezinden
beperkte beschikbaarheid specifieke software

LIAS
Voorstudie naar bestaande pakketten > er bleek heel wat commerciële software voorhanden
volledige pakketten
componenten voor een modulair te bouwen systeem
Open source?
believers en non believers?
voor specifieke probleem geen open source sofware voorhanden (ondertussen wel initiatieven Archivists’ toolkit en ICA-ATOM)
Optie = bestaande commerciële software, indien voldoende kwaliteits- en duurzaamheidsgarantie

1.5. Context
1.5. Context
Overwegingen
Kiezen we voor software alleen voor onze eigen instelling?
relatief kort implementatietraject
grote controle over de inhoudelijke aspecten
Kiezen we voor een samenwerkingsverband?
grotere financiële mogelijkheden
gedeelde en grotere expertise
ruimere inzetbaarheid van het product

1.5. Context
LIAS
Samenwerkingsverband LIAS (Leuvens Integraal Archiveringssysteem)
verkennende contacten binnen het archiefveld
opzet initiële samenwerking binnen de K.U.Leuven: oprichting samenwerkingsverband met stuurgroep
Algemeen Beheer K.U.Leuven
LIBIS (systeemopzet en onderhoud)
LUDIT (hardware en onderhoud)
Universiteitsbibliotheek
Faculteit Theologie / bibliotheek
Universiteitsarchief (content en know how)
KADOC (content en know how)

1.5. Context
LIAS
Samenwerkingsverband stelt zich tot doel:
een systeem te kiezen, te configureren en te implementeren
het systeem in een eerste fase uit te rollen aan de K.U.Leuven
het systeem in een tweede fase binnen een LIBIS/LIAS-net context (naar analogie met het bibliotheeksysteem) aan te bieden aan geïnteresseerde externe partners
LIBIS zal in deze optreden als service provider
Software, hardware
Services
Maintenance en upgrades
Opleiding

1.6. Bestaande werkinstrumenten
Overwegingen
Tabula rasa van al het bestaande en creatie van een volledig nieuw werkinstrument?
Of gebruik maken van reeds bestaande geautomatiseerde werkinstrumenten binnen de archiefinstelling?

LIAS
ODIS
Webdatabase met gegevens over de intermediaire structuren in Vlaanderen (personen, organisaties, publicaties, archieven, verkiezingsresultaten)
Samenwerkingsverband ADVN, AMSAB-ISG, KADOC, Liberaal Archief
Functies:
Encyclopedie
Bronnenrepertorium
Analyse-instrument
Authority database
Wordt ingezet als authority database voor het product

INHOUD
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

Overwegingen
Hoe zetten we het project op? Welke structuur?
Hoe brengen we archivarissen en informatici samen? Wie weegt door in de keuze?
Hoe communiceren we binnen het project?
Zetten we een pilootproject op en welk is de termijn en de focus?
Welk is de budgettaire ruimte?

LIAS
Duidelijke projectstructuur met vertegenwoordiging van de diverse partners
Stuurgroep
Samenstelling: vertegenwoordigers van de diverse partnerinstellingen
Inhoudelijke partners
Technische partners
Investeerders
Stuurgroep bekrachtigt beleidsbeslissingen op basis van werknota’s voorbereid door een technische werkgroep

LIAS
Technische werkgroep
Samenstelling:
Functioneel: archivarissen van de deelnemende archiefinstellingen i.c. Universiteitsarchief K.U.Leuven (Marc Nelissen) en KADOC (Friedo Kwanten)
Technisch: informatici van de partnerinstellingen i.c. LUDIT, LIBIS en KADOC
Projectcoördinatoren: Dirk Kinnaes en Luc Schokkaert
Technische werkgroep bestudeert en creëert werknota’s
Zoektocht naar een evenwicht en permanente dialoog tussen archivarissen en informatici
Archivarissen bepalen processen: noodzaak archivarissen voldoende vrij te stellen binnen reguliere werk
Informatici vertalen ze naar een softwarepakket

LIAS
Communicatie binnen het project via projectwebsite
Pilootproject:
vastgelegd voor 2006-2007, met een jaar verlengd
twee archiefinstellingen
volledige oplossing met beperkt aantal maar diverse documenten

LIAS
Budget?
K.U.Leuven
veel begrip voor de reële nood aan een oplossing voor de beschrijving en opslag van digitale objecten
grote belangstelling
Werkgroep kon vrij diverse opties onderzoeken, zonder a priori met een financiële grens te moeten rekening houden
Financiële haalbaarheid
permanent aandachtspunt op de stuurgroep
één van de selectiecriteria bij de eigenlijke offerte

INHOUD
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

Doelstellingen vastgelegd
Belangrijke basisopties genomen
Projectstructuur vastgelegd
= noodzakelijke voorwaarden om aan de eigenlijke softwareselectie te beginnen
Gevolgde stappen door het LIAS-consortium

INHOUD
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

3.0. Eén product
0. Zoektocht naar één product
Werkwijze
Vergelijkende studie van verschillende softwareproducten met volgende functies:
Beschrijving van archieven
Geïntegreerd digitaal depot
Koppeling met authority database

3.0. Eén product
Werkwijze
Softwareproducten ontvingen een document met vereisten, gefocust op OAIS en ISAD(G), met de vraag dit document te gebruiken als leidraad voor hun demo

3.0. Eén product
Werkwijze
Demo’s van
Adlib
ScopeArchiv
Calm for Archives
DigiTool
dSpace

3.0. Eén product
Conclusie
Geen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken Markt archiefbeschrijvingsproducten en digital asset management systemen is niet op elkaar afgestemd
Of het zijn archiefbeschrijvingsproducten zonder veel functionaliteit voor een digital repository
Of het zijn digital asset management systemen zonder archieffunctionaliteit
De leverancier van DigiTool wil zich engageren om de vereisten te verzoenen

3.0. Eén product
Digitool
DigiTool: Digital Asset Management System
Firma Ex Libris (Aleph)
Bewaaromgeving voor digitale objecten; “institutional repository” (ook buiten archiefcontext gebruikt)
OAIS-compliant
Beschrijvende metadata (Dublin Core, MARC) Technische metadata Preservatie metadata (Premis) Integratie METS als XML-schema voor digitale objecten
Robuuste repository
Beveiligd
Ingest: ingebouwde workflow
Preservation tools in latere versies
Standaarden XML, SOAP, J2EE, Z39.50, OAI

3.0. Eén product
Conclusie
Twee opties liggen voor:
Werken met 1 product (dat moet worden aangepast)
Werken met 2 producten (die moeten worden gelinkt)
Begin 2006 wordt voor één product (DigiTool) gekozen, onder voorbehoud dat de leverancier aanpassingen uitvoert op het vlak van archiefbeschrijving (archiefbeschrijvingen in EAD, multilevel description, papieren + hybride + digitaal, representatie boomstructuur, andere archieffunctionaliteiten)

3.0. Eén product
Volgende stappen
Focusgroep Hamburg
LIAS K.U.Leuven (LIBIS, Universiteitsarchief, KADOC) en British Library
Projectleiding en ontwikkelaars DigiTool
Intens overleg en uitwisseling ideeën
Als gevolg van de focusgroep ook overleg in Londen
Na overleg stopt de firma met de gevraagde ontwikkeling, omwille van de complexiteit van de gevraagde functionaliteit

3.0. Eén product
Deze fase is een ‘accident de parcours’, waardoor het werk voor een deel moet worden herdaan
Er wordt beslist LIAS te bouwen met diverse componenten, waarvan DigiTool er na evaluatie één kan zijn
Nieuwe marktstudie naar archiefbeschrijvingssystemen die kunnen worden gekoppeld aan digitaal depot

3.1. Vereisten
Stap 1: Opstellen van de vereisten
Algemene doelstellingen en context
Algemeen configuratieschema

3.1. Vereisten
Belangrijke functionele vereisten
archiefbeschrijving
linking met authority database
linking met digital repository
web-OPAC

3.1. Vereisten
Functional requirements
Input interface: describing and arranging archives
Documenting the ingest procedure
Structuring archives (tree view)
Describing archives
Table view
Input forms (single record view)
Arranging
Protected input
Thesauri and list of values
Reports and lists
Repository management

3.1. Vereisten
Batch operations (ingest / export)
Tools for automated mass ingest
Updating matching records while ingesting
Types of records
Exporting records
Linking with a digital repository
Linking of digital entities
Exporting an inventory
Deleting mechanism of descriptions and/or digital objects
Authority control
Support of a authority system
Linking / Synchronisation with an external authority database

3.1. Vereisten
OPAC
User friendly end user interface via the web
Searching
User management / Circulation
Link with a repository
Link with a external authority database
Prints and reports
Logical databases

3.1. Vereisten
Niet-functionele en technische vereisten
nadruk op modulaire opbouw
implementatie standaard communicatieprotocollen
gedocumenteerde API (Application Program Interface)

3.1. Vereisten
Existing technical environment
Hardware requirements
Server operating system requirements
Client requirements
Database system
Full text indexing
Administration
Compliance to international standards
(character sets, XML, OAI, OpenURL, ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF), EAC…)

3.1. Vereisten
Development API’s
Technical documentation
Release/Version management
Allowing multiple instances

3.2. Long list
Stap 2: Long list van commerciële producten
Opgesteld op basis van een uitgebreide zoektocht
Alle producenten werden uitgenodigd tot het geven van een demo, op basis van toegestuurde vereisten.

3.2. Long list
Stap 2: Long list van commerciële producten
Tijdens demo’s uitgebreid gefocust op de specifieke vereisten
verschillende aanpak producenten
Na demo’s evaluatie door technische werkgroep
Op basis van een uitgebreide evaluatienota wordt een voorstel van short list geformuleerd aan de stuurgroep

3.3. Short list
Stap 3: Short list
Vastleggen short list
ScopeArchiv
VERA
Mais Flexis
Vervolledigen document met archiefgerichte vereisten
Demo’s leveren bijkomende ideeën op
Aanzetten tot concrete workflows verwerkt in het document
Verzoek aan de producenten het document met vereisten volledig in te vullen
Vraag naar referenties
Onderzoek solvabiliteit
Evaluatie document (grondigheid, wijze van evaluatie?)

3.3. Short list
Stap 3: Short list
Installatie door de producenten van een demoversie
Test functionaliteit
Test look & feel
Presentatie aan de medewerkers van de archiefafdelingen
Informatie aan archivarissen uit participerende archiefinstellingen
Vraag naar input

3.3. Short list
Stap 3: Short list
Concreet theoretisch implementatievoorstel van de producenten m.b.t. koppeling met authority database
Concreet theoretisch implementatievoorstel van de producenten m.b.t. koppeling met digital repository
Bepalen volledige prijsplaatje (incl. kostprijs bijkomende ontwikkeling)

3.4. Contacten en studiebezoeken
Stap 4: Contacten en studiebezoeken
In het kader van het project werden heel wat informele en formele contacten gelegd
Organisatie studiebezoeken, informatiesessies en intense contacten met enkele instellingen
Universiteitsbibliotheek Leiden (DigiTool)
British Library (DigiTool)
Gemeente-archief Rotterdam (dSpace)
LIBIS (dSpace)
Gemeente-archief Amsterdam (ScopeArchiv)
Staatsarchiv Münster (VERA)
Stadsarchief Keulen (VERA)

Stap 5: Evaluatiecriteria
Al deze informatie verwerkt in werknota voor stuurgroep
Bepalen algemene gunningcriteria
Functioneel
Technisch

Stap 5: Evaluatiecriteria
Evaluatie op basis van
Betrouwbaarheid en solvabiliteit firma
Profiel klanten
Benadering
Prijs
Aanpasbaarheid
Linking authority database
Linking digital repository
Algemene look & feel
Modules

3.6. Aankoopprocedure
Stap 6: Offerte en formele aanbesteding

3.7. Beslissing
Stap 7: Beslissing
Diverse overwegingen spelen uiteindelijk mee
Benadering producten was anders, te omschrijven als:
matuur of jonger van opzet
commerciële benadering of meer wetenschappelijke benadering
“ out of the box” of eigen versie
bug free of trial and error
mooi afgewerkt of goede start
vrij hermetisch of flexibel
robuuste interface of lichtere, meer overzichtelijke interface
onmiddellijke beschikbare OPAC met weinig ruimte voor aanpassingen of nog te bouwen OPAC binnen project
investering in product of meer in te zetten personeel

3.7. Beslissing
Stap 7: Beslissing
Uiteindelijke beslissing genomen door stuurgroep op basis van offerte en resultaten evaluatie software door technische werkgroep
Functioneel en technisch beantwoordden twee producten aan de geformuleerde vereisten. De voorgestelde oplossingen voor de koppelingen naar een authority database en een digitaal depot waren minstens aanvaardbaar. De keuze voor één van beide producten kon dus worden bepaald aan de hand van andere factoren, zoals prijs, strategische voor- en nadelen op korte of lange termijn en appreciatie van de werkwijze van de betrokken firma's.

3.7. Beslissing
Stap 7: Beslissing
Doorslaggevende argumenten voor de keuze:
Degelijk product, gemaakt in nauwe samenwerking met archivarissen
Geschatte eigen personeelskosten lager
Onmiddellijk inzetbaar product
Zekere, stabiele en robuuste oplossing
Duidelijke prijs, gegarandeerde timing en goed georganiseerd proces
Concreet voorstel voor koppelingen met digitaal depot en authority database
Betrouwbare indruk (met releases, die gelden voor alle gebruikers; met duidelijke en gedetailleerde afspraken in afgewerkte nota’s en stipte uitvoering)
Opvolgen nieuwe ontwikkelingen

3.7. Beslissing
ScopeArchiv
Firma Scope Solutions
Zwitsers
Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen
Vooral klanten in Zwitserland en Duitsland
Gemeentearchief van Amsterdam

INHOUD
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

4. Pilootfase
4. Pilootfase
Implementatie van de diverse componenten
Setup na feedback van archivarissen-gebruikers
Implementatie links tussen componenten
Testfase
Volgens planning in productie 01/2009
Uitrollen binnen K.U.Leuven en vervolgens naar andere geïnteresseerde potentiële partners
Opmaken business plan

INHOUD
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

Configuratie LIAS
Configuratie met drie componenten
digitaal depot:
institutional repository
multi inzetbaar (koppeling met diverse toepassingen)
archiefbeschrijvingssysteem
authority databank (optioneel)

METASEARCH (all records) ODIS (authority records) SCOPEARCHIV (beschrijvende metadata van archieven ISAD(G)) DIGITOOL (technische, access rights en preservation metadata en beschrijvende metadata per object) DIGITAAL DEPOT mass storage (opslag digitale objecten) Linking naar Digitool viewers voor representatie van digitale objecten Koppeling ODIS en ScopeArchiv/Aleph voor authority gegevens SCOPEARCHIV (archival records in context) Digitale objecten (met metadata) opgeslagen in het digitaal depot ALEPH (bibliografische metadata MARC-21) ALEPH (bibliographic records) DIGITOOL (digital objects) 5. Configuratie LIAS ODIS (ISAAR(CPF) metadata)

INHOUD
Beschrijving stappen softwareselectie
3.1. Long list
3.3. Short list
3.4. Studiebezoeken
3.7. Beslissing
4. Pilootfase
6. Conclusie

6. Conclusie
6. Conclusie
Na lang parcours oplossing gevonden. Wat we daaruit onder meer hebben geleerd…
Vind het warm water niet uit
Zoek samenwerking en vorm een dragende structuur
De input van archivarissen is noodzakelijk
Hou rekening met een noodzakelijke personeelsinzet van archivarissen
Evenwicht zoeken tussen informatici en archivarissen is niet altijd gemakkelijk
Hou rekening met de bestaande organisatorische en IT-context

6. Conclusie
Formuleer de eisen goed en praat ze door met de softwareleveranciers
Ideale oplossing bestaat niet; compromissen zijn steeds nodig
Informatica evolueert snel: oplossingen zullen dus ook evolueren
Hou de focus! Project moet schaalbaar blijven
Maak de looptijd van het project niet te lang, maar neem ook voldoende tijd

Vragen

Presentatie Schokkaert

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw on May 15, 2008

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

1 Embed 4

Statistics

Presentatie Schokkaert — Presentation Transcript