Digitaal documentbeheer op verplaatsing.Maatwerk versus uniforme aanpak      Katrien Weyns – archiefconsulent KADOC-KU Leu...
Overzicht•   LIAS en diversiteit•   Grenzen aftasten•   Modelscenario’s om te stroomlijnen•   Praktische aanpak•   Nog ver...
LIAS• Workflows en tools   • Lias Archivarissen Werkgroep   • Lias Technische Werkgroep• Universiteitsarchief Leuven: exte...
Diversiteit•   Intern          •   Extern•   Organisatie     •   Particulier•   Bewaargeving    •   Schenking•   Nieuw arc...
Diversiteit• Ingrijpen bij archiefvormer?  Niet altijd mogelijk   •   Schenking persoonsarchief of opgedoekte vzw bv.   • ...
Grenzen aftasten• Stroomlijnen van diverse archieven en diverse  verwerkingsflows• In verleden: adviesverlening papieren a...
Grenzen aftasten• We willen verregaander ingrijpen   • “volgens het boekje”   • Meerwaarde archiefinstelling:       Kwali...
Grenzen aftasten• Afhankelijkheidsrelatie beperken bij grote spelers• Digitaal: lijst met vereisten• Meerwaarde vormer zoe...
Grenzen aftasten• Streven naar meer input van archivaris• Beperken van scenario’s overdracht en verwerking• Voldoende flex...
Modelscenario’s• Push  Extract Transform Load• Pull  Extract and load                           10
Modelscenario’s                        Harde schijf/serverHarde schijf/server A                         Preingest omgeving...
Modelscenario’s   Push (Extract Transform Load)          met invloed in dynamische fase                        Harde schi...
Modelscenario’s• Pull (Extract Load)   • Periodieke harvest pakket          DMS A             XML                 Ingest i...
Praktische aanpak - Push (ETL) geen invloed• Rol archivaris• Preingestomgeving noodzakelijk                               ...
15
16
Praktische aanpak - Push (ETL) met invloed• Rol archiefvormer• Rol archivaris• Minimum bewerking                         G...
Ingreep in dynamische fase• Op vraag en proactief1. Kader: minimumvereisten (KADOC)   •   Logische structuur   •   Central...
Ingreep in dynamische fase• Archiefvormer kiest aanpak in overleg met  archiefinstelling• Naar eigen vermogen• Gradaties i...
Ingreep in dynamische fase3. Archiefvormer verbetert zelf   • aanleveren richtlijnen   • helpdeskfunctie   • adviesverleni...
Ingreep in dynamische fase4. Detachering vanuit KADOC  • bv. ACV nationaal  • voltijds of deeltijdsVoor/tegen:  •   grondi...
Ingreep in dynamische fase5. Vorming door archivaris   •   op vraag   •   aan wie?   •   wat?   •   verwachtingen         ...
Ingreep in dynamische fase• Uitdagingen   • Bereikbaarheid informatie in grote organisaties   • Vinden van de juiste trekk...
Praktische aanpak - Pull (EL) periodieke enautomatische harvest• Rol ICT archiefvormer• Rol ICT LIAS• Rol archivaris (opze...
Praktische aanpak - Integreren processen• Integratie overdrachtswijze     Diepte en bruikbaarheid aangeleverde metadata• I...
Praktische aanpak - Integreren processen• 1001 mogelijkheden matchen met nood archivaris,  lezer en ICT    bv. sorteeropti...
Nog verder?• Interne nood en externe vraag• Diepgaander ingrijpen dan voorheen (advisering  dynamisch documentbeheer)• Nog...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Katrien Weyns; Digitaal documentbeheer op verplaatsing: maatwerk versus uniforme aanpak

2,342 views
2,288 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,342
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,428
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Verwijs naar verschil met overheidsarchieven inzake overtuiging
  • Katrien Weyns; Digitaal documentbeheer op verplaatsing: maatwerk versus uniforme aanpak

    1. 1. Digitaal documentbeheer op verplaatsing.Maatwerk versus uniforme aanpak Katrien Weyns – archiefconsulent KADOC-KU Leuven
    2. 2. Overzicht• LIAS en diversiteit• Grenzen aftasten• Modelscenario’s om te stroomlijnen• Praktische aanpak• Nog verder? 2
    3. 3. LIAS• Workflows en tools • Lias Archivarissen Werkgroep • Lias Technische Werkgroep• Universiteitsarchief Leuven: externe archieven en interne universiteitsarchieven• KADOC: enkel externe archieven 3
    4. 4. Diversiteit• Intern • Extern• Organisatie • Particulier• Bewaargeving • Schenking• Nieuw archief • Bekende klant• Groot • Klein• Professioneel • Niet- professioneel 4
    5. 5. Diversiteit• Ingrijpen bij archiefvormer? Niet altijd mogelijk • Schenking persoonsarchief of opgedoekte vzw bv. • Veelheid aan programma’s bv. e-mailclients • Veelheid aan formaten bv. databanken • Orde en wanorde 5
    6. 6. Grenzen aftasten• Stroomlijnen van diverse archieven en diverse verwerkingsflows• In verleden: adviesverlening papieren archief • Analyse van archiefvormers • Do’s en don’ts naar overdracht toe bv. dubbels, facturen, … • Advies na onderzoek bv. mutualiteiten, Aartsbisdom • Beperkte reikwijdte 6
    7. 7. Grenzen aftasten• We willen verregaander ingrijpen • “volgens het boekje” • Meerwaarde archiefinstelling:  Kwaliteitsvol ontsluiten  Overload te vernietigen stukken vermijden  Automatisering  Uniformisering 7
    8. 8. Grenzen aftasten• Afhankelijkheidsrelatie beperken bij grote spelers• Digitaal: lijst met vereisten• Meerwaarde vormer zoeken  Tijd sparen  Kennis delen  Kosten sparen  Hard maken? 8
    9. 9. Grenzen aftasten• Streven naar meer input van archivaris• Beperken van scenario’s overdracht en verwerking• Voldoende flexibele workflow zonder het te complex te maken (werkbaar) • Wat kan men van een archivaris verwachten? • Wat moet door technologie opgevangen worden? • Wat kan men van een archiefvormer verwachten? 9
    10. 10. Modelscenario’s• Push Extract Transform Load• Pull Extract and load 10
    11. 11. Modelscenario’s Harde schijf/serverHarde schijf/server A Preingest omgeving: LIAS: naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot schijf/server LIAS Geen structuur: beschrijving ordening, selectie Push (Extract Transform Load) zonder invloed in dynamische fase 11
    12. 12. Modelscenario’s Push (Extract Transform Load)  met invloed in dynamische fase Harde schijf/serverHarde schijf/server A Preingest omgeving: LIAS: naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot schijf/server LIAS Structuur aanwezig: beschrijving selectie 12
    13. 13. Modelscenario’s• Pull (Extract Load) • Periodieke harvest pakket DMS A XML Ingest in LIAS depot • Automatische harvest DMS A Ingest in LIAS depot 13
    14. 14. Praktische aanpak - Push (ETL) geen invloed• Rol archivaris• Preingestomgeving noodzakelijk Ter NaverwerkingOverdracht Preingest Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 14
    15. 15. 15
    16. 16. 16
    17. 17. Praktische aanpak - Push (ETL) met invloed• Rol archiefvormer• Rol archivaris• Minimum bewerking Goede bewaring dynamisch archief Ter NaverwerkingOverdracht Preingest Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 17
    18. 18. Ingreep in dynamische fase• Op vraag en proactief1. Kader: minimumvereisten (KADOC) • Logische structuur • Centrale aanlevering • Geen beveiliging bij overdracht • Ruimte voor verbetering • Gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht2. Vademecum met richtlijnen (a.h.v. eDAVID, CEST, DEN, Nationaal Archief, …) 18
    19. 19. Ingreep in dynamische fase• Archiefvormer kiest aanpak in overleg met archiefinstelling• Naar eigen vermogen• Gradaties in diepgang van aanpassingen 19
    20. 20. Ingreep in dynamische fase3. Archiefvormer verbetert zelf • aanleveren richtlijnen • helpdeskfunctie • adviesverlening /begeleidingVoor/tegen: • kans op stilvallen verbeterproces • moeilijke opvolging • interne drive • contacten op welk niveau? 20
    21. 21. Ingreep in dynamische fase4. Detachering vanuit KADOC • bv. ACV nationaal • voltijds of deeltijdsVoor/tegen: • grondige inzage in werking • groter bereik • haalbaarheid aftoetsen • continuïteit 21
    22. 22. Ingreep in dynamische fase5. Vorming door archivaris • op vraag • aan wie? • wat? • verwachtingen 22
    23. 23. Ingreep in dynamische fase• Uitdagingen • Bereikbaarheid informatie in grote organisaties • Vinden van de juiste trekker • Matchen haalbaarheid en wensen archivaris en vormer• Diverse bedrijfscultuur, goodwill management, ICT ondersteuning, … flexibiliteit en dus eerder advies op maat 23
    24. 24. Praktische aanpak - Pull (EL) periodieke enautomatische harvest• Rol ICT archiefvormer• Rol ICT LIAS• Rol archivaris (opzet en mapping) Goede bewaring dynamisch archief Ter NaverwerkingOverdracht Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 24
    25. 25. Praktische aanpak - Integreren processen• Integratie overdrachtswijze Diepte en bruikbaarheid aangeleverde metadata• Integratie flow papieren archief Hoe ver integreren? Correcte beschrijving vs. haalbare en praktische oplossing 25
    26. 26. Praktische aanpak - Integreren processen• 1001 mogelijkheden matchen met nood archivaris, lezer en ICT bv. sorteeropties mailbox behouden bij e-mailopslag? Naar een flexibel systeem met basisflow Verbetertraject archiefvormer als onderdeel 26
    27. 27. Nog verder?• Interne nood en externe vraag• Diepgaander ingrijpen dan voorheen (advisering dynamisch documentbeheer)• Nog een stap verder? Moet een archiefinstelling naast expertise ook de tools en ondersteuning aanbieden voor stroomlijning van het digitaal dynamisch archief? 27

    ×