Katrien Weyns; Digitaal documentbeheer op verplaatsing: maatwerk versus uniforme aanpak

Digitaal documentbeheer op verplaatsing.Maatwerk versus uniforme aanpak Katrien Weyns – archiefconsulent KADOC-KU Leuven

Overzicht• LIAS en diversiteit• Grenzen aftasten• Modelscenario’s om te stroomlijnen• Praktische aanpak• Nog verder? 2

LIAS• Workflows en tools • Lias Archivarissen Werkgroep • Lias Technische Werkgroep• Universiteitsarchief Leuven: externe archieven en interne universiteitsarchieven• KADOC: enkel externe archieven 3

Diversiteit• Intern • Extern• Organisatie • Particulier• Bewaargeving • Schenking• Nieuw archief • Bekende klant• Groot • Klein• Professioneel • Niet- professioneel 4

Diversiteit• Ingrijpen bij archiefvormer? Niet altijd mogelijk • Schenking persoonsarchief of opgedoekte vzw bv. • Veelheid aan programma’s bv. e-mailclients • Veelheid aan formaten bv. databanken • Orde en wanorde 5

Grenzen aftasten• Stroomlijnen van diverse archieven en diverse verwerkingsflows• In verleden: adviesverlening papieren archief • Analyse van archiefvormers • Do’s en don’ts naar overdracht toe bv. dubbels, facturen, … • Advies na onderzoek bv. mutualiteiten, Aartsbisdom • Beperkte reikwijdte 6

Grenzen aftasten• We willen verregaander ingrijpen • “volgens het boekje” • Meerwaarde archiefinstelling:  Kwaliteitsvol ontsluiten  Overload te vernietigen stukken vermijden  Automatisering  Uniformisering 7

Grenzen aftasten• Afhankelijkheidsrelatie beperken bij grote spelers• Digitaal: lijst met vereisten• Meerwaarde vormer zoeken  Tijd sparen  Kennis delen  Kosten sparen  Hard maken? 8

Grenzen aftasten• Streven naar meer input van archivaris• Beperken van scenario’s overdracht en verwerking• Voldoende flexibele workflow zonder het te complex te maken (werkbaar) • Wat kan men van een archivaris verwachten? • Wat moet door technologie opgevangen worden? • Wat kan men van een archiefvormer verwachten? 9

Modelscenario’s• Push Extract Transform Load• Pull Extract and load 10

Modelscenario’s Harde schijf/serverHarde schijf/server A Preingest omgeving: LIAS: naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot schijf/server LIAS Geen structuur: beschrijving ordening, selectie Push (Extract Transform Load) zonder invloed in dynamische fase 11

Modelscenario’s Push (Extract Transform Load)  met invloed in dynamische fase Harde schijf/serverHarde schijf/server A Preingest omgeving: LIAS: naar harde Toevoegen metadata, Ingest in LIAS depot schijf/server LIAS Structuur aanwezig: beschrijving selectie 12

Modelscenario’s• Pull (Extract Load) • Periodieke harvest pakket DMS A XML Ingest in LIAS depot • Automatische harvest DMS A Ingest in LIAS depot 13

Praktische aanpak - Push (ETL) geen invloed• Rol archivaris• Preingestomgeving noodzakelijk Ter NaverwerkingOverdracht Preingest Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 14

Praktische aanpak - Push (ETL) met invloed• Rol archiefvormer• Rol archivaris• Minimum bewerking Goede bewaring dynamisch archief Ter NaverwerkingOverdracht Preingest Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 17

Ingreep in dynamische fase• Op vraag en proactief1. Kader: minimumvereisten (KADOC) • Logische structuur • Centrale aanlevering • Geen beveiliging bij overdracht • Ruimte voor verbetering • Gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht2. Vademecum met richtlijnen (a.h.v. eDAVID, CEST, DEN, Nationaal Archief, …) 18

Ingreep in dynamische fase• Archiefvormer kiest aanpak in overleg met archiefinstelling• Naar eigen vermogen• Gradaties in diepgang van aanpassingen 19

Ingreep in dynamische fase3. Archiefvormer verbetert zelf • aanleveren richtlijnen • helpdeskfunctie • adviesverlening /begeleidingVoor/tegen: • kans op stilvallen verbeterproces • moeilijke opvolging • interne drive • contacten op welk niveau? 20

Ingreep in dynamische fase4. Detachering vanuit KADOC • bv. ACV nationaal • voltijds of deeltijdsVoor/tegen: • grondige inzage in werking • groter bereik • haalbaarheid aftoetsen • continuïteit 21

Ingreep in dynamische fase5. Vorming door archivaris • op vraag • aan wie? • wat? • verwachtingen 22

Ingreep in dynamische fase• Uitdagingen • Bereikbaarheid informatie in grote organisaties • Vinden van de juiste trekker • Matchen haalbaarheid en wensen archivaris en vormer• Diverse bedrijfscultuur, goodwill management, ICT ondersteuning, … flexibiliteit en dus eerder advies op maat 23

Praktische aanpak - Pull (EL) periodieke enautomatische harvest• Rol ICT archiefvormer• Rol ICT LIAS• Rol archivaris (opzet en mapping) Goede bewaring dynamisch archief Ter NaverwerkingOverdracht Ingest / beschrijving Preservatie beschikking stellen 24

Praktische aanpak - Integreren processen• Integratie overdrachtswijze Diepte en bruikbaarheid aangeleverde metadata• Integratie flow papieren archief Hoe ver integreren? Correcte beschrijving vs. haalbare en praktische oplossing 25

Praktische aanpak - Integreren processen• 1001 mogelijkheden matchen met nood archivaris, lezer en ICT bv. sorteeropties mailbox behouden bij e-mailopslag? Naar een flexibel systeem met basisflow Verbetertraject archiefvormer als onderdeel 26

Nog verder?• Interne nood en externe vraag• Diepgaander ingrijpen dan voorheen (advisering dynamisch documentbeheer)• Nog een stap verder? Moet een archiefinstelling naast expertise ook de tools en ondersteuning aanbieden voor stroomlijning van het digitaal dynamisch archief? 27

Katrien Weyns; Digitaal documentbeheer op verplaatsing: maatwerk versus uniforme aanpak

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 964

Statistics