Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen

on

  • 1,469 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,469
Views on SlideShare
769
Embed Views
700

Actions

Likes
0
Downloads
21
Comments
0

4 Embeds 700

http://www.vvbad.be 659
http://vvbad.wieni.be 19
http://vvbad.wieni.be 19
http://webcache.googleusercontent.com 3

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen Presentation Transcript

  • Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen Stadsarchief Antwerpen
  • Situering stadsarchief Antwerpen
    • FelixArchief: nieuw gebouw sinds 2006 (23 km van 33 km volzet)
    • Digitaal depot (omvang + aangroei)
    • 6 consulenten voor toezicht op archieven
  • Situering administratie stad Antwerpen
    • Stedelijke back-office in 1 gebouw in 2010: denBell
    • Principes:
    • Werken “optimaal digitaal”
      • Unieke digitale dossiers
      • Mappenstructuren
    • Papieren archieven
      • Statisch => stadsarchief
      • Semi-statisch => kelder den Bell
      • Vernietigen: op basis van bestemmingsaanvragen
    • Informatiebeheersplannen in 2007
      • financiën, personeelsmanagement, integrale veiligheid
      • => IBP 1.0
  • Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: ad hoc Ad hoc
  • Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: proactief met IBP Pro-actief
  • Doelstellingen IBP 2.0: multi-inzetbaar
      • Intern:
      • Goede digitale dossiervorming stimuleren
      • Zelfredzaamheid archiefvormers
      • Extern:
      • Uitvoeren archiefdecreet (nieuw)
      • Actieve openbaarheid (nieuw)
      • Digitaal archief => veel schaduwarchief
      • Wie beheert het unieke dossier?
      • Vermijden ad hoc beslissingen zonder overzicht dossiervorming
      • Automatiseren overdrachten en vernietigingen
      • Bewaking digitale veroudering
    1. Goede digitale dossiervorming stimuleren
  • 2. Zelfredzaamheid van de archiefvormer
      • Zelf de beslissingen kunnen opzoeken
      • Zelf structureren van dossiers
      • Zelf dubbels opsporen
      • Zelf de dossierbeheerder detecteren
  • 3. Uitvoering Archiefdecreet
      • Archiefdecreet (o.v.v. uitvoeringsbesluit)
        • Vernietigen op basis officiële selectielijsten
        • Indien niet in lijsten => voorleggen commissies
        • Registreren vernietigingen
      • Gevolg:
        • Selectielijst = uitgangspunt voor structuur IBP
        • Elke IBP beslissing gekoppeld
  • 4. Actieve openbaarheid
      • IBP geeft aan waar documenten zich bevinden
      • Werking IBP meenemen naar burgers
      • => mogelijkheid om actieve openbaarheid te bevorderen, door publicatie IBP
      • => Kennis over documentvorming vergroten
  • Welke gegevens bevat een Informatiebeheersplan (IBP)?
  • 1. ISAD(G) als basis
      • Archiefvormer ziet:
        • Beschrijving (=Titel)
        • Toelichting (=Bereik/inhoud)
        • Datering
        • Ordening
      • beschrijvingen van IBP kunnen later gebruikt worden wanneer de dossiers daadwerkelijk overkomen
      • Stadsarchief ziet: ook andere ISAD-velden
  • 2. Selectievelden
      • Archiefvormer ziet:
      • Bestemming: Archiveren, Vernietigen of Selecteren
      • Uitvoeringstermijn
      • Criteria: toelichting en voorschriften
      • Stadsarchief ziet:
      • Link naar selectielijst
      • Link naar bestemmingsaanvraag = goedkeuring
  • 3. Koppelingen
      • Administratie zoekt op:
      • Lijst met IBP’s
      • Bedrijfseenheid/afdeling (= Archiefvormer)
      • Functie (= Functionele Classificatie)
      • Informatiesysteem
      • Digitale klassementen (zie verder)
  • Beschikbaar stellen van IBP: Records Management Toolbox
  • Problemen en oplossingen
  • Probleem 1: instabiliteit IBP’s
      • Instrumenten van de administratie vaak niet stabiel of niet bruikbaar om IBP’s te ordenen:
        • Mappenstructuren: instabiel
        • Papieren archief: verouderd als uitgangspunt
        • Organogrammen: instabiel, geen band met documentvorming
        • Informatiesystemen: onbekend wat erin zit
        • Procesmodellering: instabiel
        • Productenbomen: instabiel
        • Selectielijsten: stabiel maar onbekend en moeilijk
  • Probleem 1: Instabiliteit IBP’s: Oplossing
      • IBP structureren dmv stabiele structuur: selectielijsten / functionele classificatie
      • IBP is opvraagbaar via koppelingen (zie boven)
  • Functionele Classificatie
  • Probleem 2: zelfredzaamheid archiefvormer
      • Helpt het wel? Verloopt het vlotter?
      • Wordt het IBP gebruikt?
      • Is het niet onleesbaar?
      • Is het opstellen van IBP geen werkverschaffing voor archivarissen?
      • Is structuur IBP (selectielijsten) te begrijpen?
      • Terechte vragen!
  • Probleem 2: Oplossing: Extra zoekfunctie: mappenstructuren
      • Voordelen:
        • Herkenbaarheid
        • Niet theoretisch: dit is hun klassement
        • Van hieruit rechtstreeks overdrachten en vernietigingen te monitoren
      • Nadelen:
        • Vaak onstabiel
        • Concept dossiervorming vaak niet goed gevolgd
        • Onderscheid interne en primaire taken moet duidelijk zijn
  •  
  • Conclusie IBP 2.0 stadsarchief Antwerpen: Combineren van goede, stabiele en onderhoudsvriendelijke structuur met werkbaarheid en herkenbaarheid