Frans Neggers; Bron digital architectuurarchieven. De archiefvormer en het NAI

Born digital architectuurarchieven de archiefvormer en het NAi mogelijkheden om te komen tot een goede overdracht 127-03-2012

Nederlands Architectuurinstituut● 500 archieven en verzamelingen, ca. 18 km● 40.000 boeken● tijdschriften, knipseldocumentatie en meer …● NAi: ca. 90 medewerkers, afdeling Collectie: ca. 20 medewerkers. 2

Stand van zaken NAi bureauenquête archiefbeheer (4 bureaus) 2008 ● e-Depot project 2008-2009 ● ontvangst en verwerking born digital 2010-2011 (pilot archief Carel Weeber) ● ontwikkeling elementair e-Depot en koppeling 2012-2013 aan content metadata in Adlib 3

Vorming en overdracht van architectuurarchieven proces van de archiefvormer ● acquisitie door NAi ● vergelijking met de vorming en overdracht van overheidsarchieven ● opties voor een betere overdracht aan het NAi 4

Proces architect SchetsenAfwegen ontwerpvarianten / Schetsenoplossingsmogelijkheden Aantekeningen 5 Interne overleggen met ontwerpers

Proces architect Schetsontwerp en voorlopig ontwerp Ontwerptekeningen PresentatieboekjesNader uitwerken en aanpassen van Correspondentie/Mailgekozen ontwerp Notulen Diverse geschreven stukken 6Bespreken met opdrachtgever

Proces architect Definitief ontwerp Ontwerptekeningen Presentatieboekjes Correspondentie/MailUitwerken tot definitief ontwerp NotulenBespreken met opdrachtgever Diverse geschreven stukken 7

Proces architect BestekBeschrijving van het ontwerp en de Bestekwerkzaamheden voor de uitvoering BestektekeningenAanbesteden Inschrijvingen op de aanbestedingContractvorming Contract 8

Proces architect Uitvoering / Werktekeningen Werktekeningen Correspondentie/Mail NotulenInformatieoverdracht aan de Projectmanagement/Planningenuitvoerder Budgetcontrole documenten 9Projectplanning en -bewaking Diverse geschreven stukken

Acquisitie- en overdachtsprocesAd hoc aanbiedingen Acquisitiebeleid Welke archieven verwerven? …………. meestal > 20 jaar (architect is van belang gebleken) Monitoring & Contacten Akkoord architect - NAi Selectievoorstel & akkoord Overdracht Opname Bewerken, beschrijven 10

De vorming en overdracht van archieven:een vergelijking met overheidsarchieven (NL)taakuitvoering Archiefbeheer (organisatie,vorming archieven verantwoordelijkheden, niveau, aandacht voor digitale duurzaamheid) volgens regels ● onderhandeld ● gemaakte afsprakenselectie en overdracht Archiefbeherende instelling ● verzameldoelen ● duurzaamheidsstrategie compleetheid● kwaliteit ordening en toegang● hoeveelheid werk opnemen, bewerken, beschrijven 11● duurzaamheid

Archiefvorming en -beheer Doel Vormer Archiefbeherende instellingOverheid Bestuurlijke en uitvoerende overheidstaken Reconstrueren van het handelen van het ondersteunen, verantwoording en bewijs overheidsorgaan op hoofdlijnen Meestal uitgebreide taakuitvoering Vervaardigen ontwerpen voor te realiseren Documenteren van de architectuur enArchitectuur bouwwerken, : proces is creatief en stedenbouw. besluitvormend Documenteren van het ontwerpproces. Binnen een project wordt het proces steeds op dezelfde wijze uitgevoerd 12

Archiefvorming en -beheer Soorten documenten VormerOverheid Geschreven stukken (hoofdzakelijk) ● Beperkt aantal bestandsformaten (meestal) ● TekeningenArchitectuur ● Geschreven stukken ● Foto’s / beeldmateriaal en presentatiemateriaal ● Knipsels, publicaties ● Veel specifieke bestandsformaten 13

Archiefvorming en -beheer Methoden en verantwoordelijkheden Vormer Structuurplannen / DSP’sOverheid Handelingenlijsten Regels voor dossiervorming Medewerkers Secretariaatsmedewerkers DIV-medewerkers Digitale opslag meestal centraal en veilig Werkwijze, afspraken en niveau beheer enArchitectuur ordening/structuur verschillen per bureau. Projectleider bijna altijd verantwoordelijk voor vorming en afsluiting projectdossier. Projectleider Secretariaat PR-medewerker ICT-afdeling / - functionaris Opslag soms niet gecontroleerd / centraal 14 en veilig, op niet duurzame media

Selectie en Archiefvorming en -beheer overdracht; Beschrijven/ bewerken Vormer Archiefbeherende instelling Overheid Wettelijke regels voor selectie en overdracht Overdacht en selectie op grond van (overdrachtstermijnen / selectie) procedures en regels Selectiedocumenten (BSD’s) Bewerken / beschrijven kost weinig werk DIV-medewerkers Secretariaatsmedewerkers Medewerkers Selectie en overdracht Soms: regels voor schoning/selectieArchitectuur = uitkomst uitvoering acquisitiebeleid Regelmatig: ad hoc schoning/selectie = resultaat van contacten en onderhandelingen Projectleider = afhankelijk van wat en hoe (staat, Secretariaat ordening, toegang) bij bureau PR-medewerker bewaard is ICT-afdeling / - functionaris Bewerken / beschrijven kost meestal veel 15 werk

Digitale Archiefvorming en -beheer duurzaamheid Initiatieven Vormer Archiefbeherende instellingOverheid Binnen processen overheid steeds meer eDepot initiatief Nationaal Archief / aandacht voor digitale duurzaamheid Gemeente Archief Rotterdam NCDD Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid Wordt bijna nooit iets aan gedaan. Publicatie ‘Het ontwerpproces bewaard’,Architectuur 2008 Soms ontstaan er voor bepaald gebruik duurzame bestandsformaten. Bureauenquête (digitaal) archiefbeheer, 2008 Bewaarals.nl voor vomgevers (Premsela/BNo) Deelname NAi in CCDD (Culturele Coalitie 16 Digitale Duurzaamheid)

Archiefvorming en -beheer Digitale archieven Overdracht en beheer Archiefbeherende instelling Overheid Doel NA / GAR is gestructureerde overdracht via submission web applicatie Hoe kan het NAi een geordende overdracht het best sturen?Architectuur Nu is het NAi afhankelijk van de werkwijze van het bureau en van welke typen documenten zich waar bevinden bij het bureau. Komt alles zo wel bij NAi terecht? (bijv. mails en andere documenten in aparte applicaties vormen een probleem). Is checklist een mogelijke oplossing? Op tijd meenemen in onderhandelingen! 17

Archiefvorming en -beheer Verzorging digitale duurzaamheid en migratiestrategie Archiefbeherende instellingOverheid Migratiestrategie redelijk eenvoudig. Beperkt aantal duurzame bestandsformaten. - welke migratiestrategie kiezen? - strategie is een afgeleide van de verzamel-Architectuur doelstelling van de archiefbeherende instelling - welk verlies aan functionaliteit en informatie is binnen de strategie toegestaan? (bijv AutoCAD > PDF ?) - duurzame formaten die binnen proces al ontstaan zijn: eenvoudig te identificeren? - eisen aan digitale duurzaamheid zijn voor vormer (bureau) anders dan voor instelling 18

Compleetheid van het archief endigitaal verzamelenOpbouw van een architectenarchiefPersonaliaOpleidingBeroepspraktijk gevaar dat een digitale } acquisitie alleen uit ontwerpen Projecten / Ontwerpen bestaat en de andere rubrieken ontbreken (verlies aan context)Openbaar optredenDocumentatie 19

De archiefvormer en de overdracht: 4 opties 1 Overdracht zonder instructie en begeleiding 2 Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding 3 Gestuurde overdracht en instructies voor een goed archiefbeheer 4 Overdracht via webformulier / webapplicatie 20

Overdracht en de archiefvormer Optie 1‘Overdracht zonder instructie en begeleiding’ Algemeen ● gebeurt nu vaak omdat archieven met een vertraging van ca. 20 jaar verworven worden ● vaak overdracht in de vorm van een hybride archief Voor bureau ● voor het bureau is er op dat moment meestal geen andere optie dan deze (ongestructureerde, niet-begeleide) manier van overdragen Voor NAi ● er is veel werk nodig voor selectie, identificatie, opname en migratie, bewerken en beschrijven ● sommige documentcategorieën (bijv. mail) zijn niet meer voor overdracht beschikbaar ● migratie bij opname kan een probleem zijn (veel verschillende bestandformaten) Gevolgen voor ● archivaris kan documenten niet altijd juist interpreteren, kwaliteit selecteren, of op versie beoordelen ● risico van incomplete dossiers ● digitale duurzaamheid kan probleem zijn Mogelijke ● ad hoc begeleiding en instructie. Archiefvormer toch proberen nadere te activeren. verbeteringen 21

Overdracht en de archiefvormer Optie 2‘Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding ’ Algemeen ● er wordt van te voren goed gecommuniceerd over de wensen van het NAi en over de documenten en bestanddelen die het NAi wil verwerven. Er wordt een checklistmatige instructie gegeven voor het verzamelen van de juiste documenten en bestanddelen. Zo mogelijk wordt gevraagd deze in een duurzaam bestandsformaat aan te leveren. Voor bureau ● het bureau moet bereid zijn tijd te besteden aan overleg met en opvolging instructie van het NAi Voor NAi ● NAi moet duidelijke communicatie- en instructiemiddelen ontwikkelen ● NAi moet al in de onderhandelingsfase duidelijk communiceren over overdracht digitaal archiefmateriaal en de selectie daarbinnen Gevolgen voor ● risico op incompleetheid (bestanddelen, documentcategorieën) kwaliteit verkleind ● metadata worden beter overgedragen ● overdracht vindt ordelijk plaats ● overdracht conform selectieplan is mogelijk ● controle op goede ontvangst (volgens afspraken) is mogelijk Mogelijke ● een goede checklist kan bevatten: nadere - projectfases over te dragen verbeteringen 22 - documentcategorieën over te dragen - de selectie

Overdracht en de archiefvormer Optie 3‘Gestuurde overdracht en instructies voor een goedarchiefbeheer ’ Algemeen ● vorm: zonder enige vorm van training of cursus lijkt dit weinig effectief Voor bureau ● kwaliteitsverbetering archiefbeheer en dus van de bedrijfsvoering ● bureaus kunnen een eenvoudig ‘duurzaam’ archiefbeleid volgen ● er komen bij NAi, Bond van Nederlandse Architecten etc. af en toe vragen binnen van bureaus over archiefbeheer Voor NAi ● levert voor NAi pas na enige tijd voordeel op ● je kweekt er goodwill mee bij de bureaus ● het levert veel werk op, en het programma hiervoor moet structureel uitgevoerd worden ● bureaus worden meer betrokken, de kans dat zij soepel meewerken wordt groter ● effectief als het NAi met vormer een langdurige relatie van acquisitie(s) heeft (bijv. BNA, OMA) Gevolgen voor ● na verloop van tijd vindt er een betere overdracht plaats van kwaliteit zowel documenten als metadata ● de overdracht kan zo veel mogelijk bestaan uit digitaal duurzame bestandsformaten, er is bij opname minder migratie nodig 23 ● identificatie, ontdubbeling en versiebeheer, selectie: hogere

Overdracht en de archiefvormer Optie 4‘Overdracht via webformulier / webapplicatie’ Algemeen ● het webformulier en de onderliggende applicatie moeten alle informatie-eenheden (procesmetadata en contentmetadata) en processtappen van de overdracht en opname bevatten Voor bureau ● een goede overdracht wordt via het formulier afgedwongen, er is geen overleg met NAi nodig ● bureau hoeft geen aandacht te besteden aan archiefbeheer, selecteert (en migreert) zelf de documenten Voor NAi ● weinig bemoeienis en werk NAi nodig ● overdracht wordt geaccepteerd of afgekeurd ● workflow overdracht en opname grotendeels geïmplementeerd in applicatie ● kanaal/dienst is ook geschikt voor vorming virtuele collectie in verlengde van traditionele acquisitiebeleid en collectie ● gericht op projecten, minder geschikt voor hele archieven Gevolgen voor ● een beperkte set aan voor de acquisitie relevante dossiers met kwaliteit alleen relevante documenten wordt overgedragen ● sturing op overdracht duurzame bestandsformaten mogelijk ● migratiestrategie eenvoudiger Mogelijke ● de benadering van de bureaus moet anders georganiseerd: niet nadere meer gericht op verwerving van hele archieven, maar meer verbeteringen op dossiers 24 ● het NAi acquisitiebeleid moet hier op aangepast worden

Hoe verder? Te nemen stappen ….● belangen bij bureaus voor een verbetering van hun archiefbeheer. - belangen beter duidelijk krijgen - hoe bij NAi aanwezige kennis best in te zetten? - voor al inzetten waar er een langdurige acquisitierelatie aanwezig is● ondersteunende diensten en tools ontwikkelen: - bewustwording bij bureaus - algemene aanwijzingen en tips voor archiefbeheer - checklists bij overdracht en selectie - integratie in acquisitietraject● aanpassing acquisitiebeleid en –traject voor digitale acquisities?● concept voor gestuurde overdracht via web maken● netwerk van bureaus voor informatie-uitwisseling en pilots 25

Frans Neggers; Bron digital architectuurarchieven. De archiefvormer en het NAI

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 1,031

Statistics

Frans Neggers; Bron digital architectuurarchieven. De archiefvormer en het NAI Presentation Transcript

http://www.vvbad.be	1030
http://webcache.googleusercontent.com	1