Naar een strategisch competentiemanagement in de bib

Studiedag Competenties in beweging: naar een lerende organisatie
ABD-BVD, LOCUS, VOWB, VVBAD
Annemie Celis

Wat doet WIVO?
Vorming, opleiding, training
Selectie
Consulting
Coaching

Missie van WIVO
WIVO WIL:
de openbare besturen helpen om een modern en harmonisch personeelsbeleid uit te bouwen
kwalitatieve oplossingen bieden in Human Resources en organisatieontwikkeling
WIVOWERKT:
op vraag van de klant en garandeert resultaat
vanuit een sterke, theoretische onderbouw en volgt met een open blik de nieuwste ontwikkelingen op
WIVOGARANDEERT:
een sterk geloof in het potentieel en de groei van mensen, teams en organisaties
dat de consultants vertrouwelijk en ethisch handelen

De omstandigheden voor bib veranderen snel
De interesse van de klant wijzigt
De concurrentie wordt groter
De digitalisering van de maatschappij neemt een grote vlucht

Om de positie van de bib te handhaven dient het menselijk potentieel gemanaged
Zicht krijgen op de huidige competenties van medewerkers
De aanwezige competenties doelgericht inzetten
Medewerkers begeleiden in hun ontwikkeltraject
Medewerkers met de gewenste competenties aanwerven
De organisatiestructuur van de bib aanpassen aan de nieuwe uitdagingen
De dienstverlening optimaal organiseren
Als team mee evolueren met de veranderingen
De samenwerking met externen verbeteren

Inhoud
Wat is competentiemanagement?
Opmaak van competentieprofielen
Competentiegericht selecteren
Competentiegericht ontwikkelen en coachen
Competentiegericht evalueren
Een aanpak voor de invoering van competentiemanagement in uw bibliotheek

Pocket Competentiemanagement

1. Wat is competentiemanagement ?

Kennismanagement
Potentieelbeoordeling
Rekrutering en
selectie
Competenties
Promotie,mutatie
Evaluatie
Verloning
Interne communicatie
Vorming en coaching
Competentiemanagement = integratie en beheersing van hr-systemen

Toegevoegde waarde van competentiemangement ?
Link met beleidsplan
Dialoog, betrokkenheid rond Human Resources
Gerichter beeld van de talenten en capaciteiten van de mensen zodat ze
Optimaal ingezet kunnen worden
Hun capaciteiten ook verder kunnen ontwikkelen
Helpt om mensen intrinsiek te motiveren en voorkomt onaangename verrassingen
Wat wordt er concreet verwacht van iemand?
Sluit dit wel aan bij de eigen verwachtingen?
Welke competenties moeten nog ontwikkeld worden?
Waar is men nu al heel goed in ?

Opwarmertje: wat zorgt ervoor dat zij zo goed presteert?

Competenties
Competentie = kennis, vaardigheden en attitudes die nodig zijn voor de uitoefening van een functie: herkenbaar, observeerbaar, meetbaar, beoordeelbaar, in min of meerdere mate te ontwikkelen
Competentiemanagement = alle activiteiten die tot doel hebben de aanwezige en noodzakelijke competenties van medewerkers in kaart te brengen, te ontwikkelen en af te stemmen op de organisatie
Competentie-ontwikkeling= gericht ontplooien van competenties binnen een lerende organisatie

Ontwikkelen van competenties :4 bepalende factoren
KENNIS
VAARDIGHEDEN
MOTIVATIE
PERSOONLIJKHEID

Voorbeeld van een competentie
Beslissingsvermogen - cfr besluitvaardigheid
Kan snel en doordacht een standpunt innemen
Neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit
Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat
Is bereid om beslissingen te nemen, zonder overleg met anderen
Informeert alle betrokkenen
Verdedigt een beslissing

2. Opmaak van competentieprofielen

Enkele begrippen …
Competentiemodel: een gestructureerd overzicht van competenties
Competentiewoordenboek: opsomming van alle competenties en concrete gedragsvoorbeelden
Competentieprofiel: 5 tot 8 competenties eventueel aangevuld met resultaatgebieden en kennis.

De competentieboom
Functie – of persoonsgebonden
competentie
Afdelings- of
niveaucompetentie
Kerncompetentie

Voorbeeld:Beroepscompetentieprofiel Bibliothecaris/Informatiemanager
Informatie- en bibliotheekinfrastructuur uitbouwen
Omschrijving:
De bibliothecaris/informatiemanager neemt binnen het beleidskader initiatief om de dienstverlening naar de gebruiker toe facilitair mogelijk te maken. Hij zorgt ervoor dat de bibliotheek//informatiedienst voorzien is van een passende inrichting en logistiek, en ook voldoet aan de wensen en noden van de klanten. Ook zorgt hij voor de uitbouw van of de participatie aan een (bibliotheek)informatiesysteem, al dan niet in netwerkverband. Hiermee wordt zowel de toegang tot de aangeboden informatiebronnen (front-office) als het uitvoeren van de administratieve ondersteuning (back-office) mogelijk.
 = definiëring van een Kernresultaatsgebied

Beroepscompetentieprofiel Bibliothecaris/Informatiemanager
Onderliggende kennis
kennis van bibliotheek/informatietechnische principes en procedures
kennis van de recentste ontwikkelingen op het gebied van bibliotheekautomatisering- en informatiesystemen
kennis ict
basiskennis functionele analyse
kennis van de relevante wetgeving
kennis van projectmanagement
 = kennisaspect als onderdeel van competentie

Beroepscompetentieprofiel Bibliothecaris/Informatiemanager
Onderliggende attitudes en sleutelvaardigheden:
beslissingsvermogen
dienstverlening
samenwerking
milieubewustzijn
veiligheidsbewustzijn
 = vaardighedenaspect als onderdeel van competentie

WIVO Competentiemodel
Uitbreidingen en actualisering van het competentiemodel WIVO ‘Management in lokale besturen’ naar alle functies
Centraal: zelfontwikkeling
6 clusters
31 competenties

WIVO Competentiemodel

Competenties in Kaart
Op een snelle en speelse manier competenties ‘in kaart’ brengen
In te zetten in alle situaties waarbij over functies en/of medewerkers wordt nagedacht
2 spelvormen
samenwerking met uitgeverij Politeia

1 handleiding
31 competentiekaarten
6 modelkaarten met het WIVO Competentiemodel
1 spelbord, met blauwe en groene zijde
1 cd-rom met scoreformulieren, Persoonlijk Ontwikkelplan, de handleiding en het WIVO Competentiewoordenboek

Spelvorm 1 : Competentieprofiel Functie
In kaart brengen van de kerncompetenties voor één of meerdere functie(s)
Bruikbaar bij aanwerving & selectie, ontwikkelen nieuwe functie, …
Spelvorm 2 : Competentieprofiel Medewerker en Persoonlijk Ontwikkelplan
In kaart brengen van het persoonlijk competentieprofiel van een medewerker
Bruikbaar bij evaluatie, coaching, loopbaanontwikkeling, jobrotatie,…

3. Competentiegericht selecteren

Competentiematrix

Gedragsgerichte vragen voor de competentie ‘besluitvaardigheid’
Welke beslissing was voor u het moeilijkst de afgelopen periode? Wat maakte het zo moeilijk?
Welk soort beslissingen neemt u in het algemeen snel? Voor welk soort beslissingen heeft u meestal meer tijd nodig? Kunt u voorbeelden geven?
Kan u vertellen over een recent besluitvormingsproces in uw afdeling? Wie was hierbij betrokken?
Wat is de moeilijkste beslissing die u in uw loopbaan heeft moeten nemen? Hoe bent u tot het besluit gekomen?
Hoe heeft u dit gecommuniceerd naar de organisatie, uw team? Welke procedures/afspraken hanteert u hiervoor?
Wat was het resultaat? Hoe voelde u zich daarbij? Hoe werd hierop gereageerd door de betrokkenen?

Aanwerving op basis van competenties: wat kan jij doen?
Rekening houden met de ware aard van de functie: wat wordt echt van de werknemer verwacht?
Betrekken van aanwezige personeelsleden van diverse aard bij het opstellen van functiebeschrijvingen
Geen te specifieke diplomavereisten of ervaring stellen, wanneer dit niet echt nodig is
Contrasteren van technische en persoonlijke vaardigheden
Inzetten van voldoende brede wervingskanalen
Een stevig gestructureerd selectie-interview waar de capaciteiten van de kandidaat belicht worden
Een jury die oog heeft voor diversiteit
Persoonlijke opvolging voorzien voor nieuwkomers
Rekening houden met de doorgroeimogelijkheden van de nieuwkomer
…

4. Competentiegericht ontwikkelen en coachen

Vorming of persoonlijke ontwikkeling strategisch inzetten binnen de organisatie
Gewenste competenties verwerven
Talenten verder ontwikkelen
Passend binnen de organisatieverandering
Zich persoonlijk ontwikkelen
Uitdagingen in de job beter aankunnen
Vorming gericht op doorgroei, jobrotatie
De interne organisatie beter laten verlopen
Zich gewaardeerd voelen
Sterker groepsgevoel
Beter en klantvriendelijk omgaan met mondige klanten

Competentieontwikkeling
Wat is de opleidingsbehoefte?
Aandacht ervoor hebben in:
Selectie: zijn er leerpunten?
Functioneringsgesprekken
Evaluatie
Zelfevaluatie of 360°-feedbacksysteem
Loopbaanplanning
Op vraag van de medewerker
Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) van de medewerker
Hiaat tussen competentie-profiel medewerker en functie?

Vorming strategisch inzetten binnen de organisatie – competentieprofiel als basis
Vorming
als middel
tot verwerven
van kennis,
tot persoonlijke
ontwikkeling…
Jaarlijkse
beleidsnota/
Jaarplannen
van de
diensten
Functie-beschrijvingen,
persoonlijke
actieplannen,
taakafspraken
Functioneren
medewerker:
kloof tussen
gewenste en
aanwezige
competenties
Centrale missie
of visie
Strategisch
beleidsplan /
Bestuurs-
akkoord
medewerker
organisatie
dienst

Persoonlijk Ontwikkelplan (POP)
Persoonlijk Ontwikkelplan = soort ‘contract’ waarin zowel de leidinggevende als de medewerker afspreken zich in te spannen voor ‘elkaars’ ontwikkeling
Niet enkel verantwoordelijkheid medewerker, ook van de leidinggevende (coach)!
POP-gesprek of POP-formulier
Afspraken over ontwikkeling binnen huidige en/of richting waarin de medewerker zich wil ontwikkelen
Brengt structuur: Wanneer actie, wanneer follow-up,…
In samenhang met andere HR-instrumenten gebruiken

De VTO diagnose in schema
Huidig functioneren van de medewerker(s) of van de organisatie
Gewenst functioneren van de
medewerker(s) of van de organisatie
analyse
Er is geen kloof
Er is een kloof
Kloof is te wijten aan een
tekort aan competenties én er
is de wens dit op te heffen
d.m.v. een VTO activiteit
(VTO behoefte)
Kloof is te wijten aan een
tekort aan competenties én er
is niet de wens dit op te
heffen d.m.v. een VTO activiteit
Kloof is niet te
wijten aan een tekort
aan competenties
Kosten-baten
analyse
Deelname aan een
VTO activiteit is de beste
interventie (VTO nood)
Er zijn betere interventies dan
deelname aan een
VTO activiteit
Bepalen van
prioritaire VTO-noden

Ontwikkelen = VTO?
Ontwikkelen kan VTO betekenen maar niet altijd.
Hou rekening met:
Specifieke competentie
Voorkeur van de medewerker
De effectiviteit/efficiëntie en haalbaarheid van een leervorm
Er zijn grenzen aan de ontwikkelbaarheid van competenties
Andere: zelfstudie, jobverruiming, peter /meter in de organisatie, intervisiegroep, …

Effect ?!
Vooraf:
In hoeverre is de competentie NU aanwezig? (nulmeting)
Wat verwachten we na ontwikkeling?
Nadien:
Meten opbrengst van competentie-ontwikkeling:
Wat is de Return OnInvestment?
Gaan we dit in de toekomst nog gebruiken?

Opmerkingen
Vooraf nadenken: is de competentie echt ontwikkelbaar?
Kennis & vaardigheden: goed
Gedragscompetenties: moeilijker als ze samenhangen met waarden, normen en persoonlijkheid
Competentieontwikkeling kan op 3 niveaus: individueel, op niveau van de dienst of de functie en op niveau van de organisatie.
Organisatiecultuur = lerend?
Competentie duidelijk? Concretiseer, maak de competentie zichtbaar!

Condities die het informeel leren stimuleren
Sterke missie en beleidsvisie
Faciliterende managementstijl
Toerusting van werkplek als leerplek
Een voorbeeld zijn
Coachen van leerprocessen
Voldoende autonomie en verantwoordelijkheid
Open communicatiesysteem
Lerende organisatiecultuur

5. Competentiegericht evalueren

Competentiegericht evalueren
Kapstok voor evaluatie is het competentieprofiel en de taakomschrijving (tov de vroegere evaluatiecriteria)
Van een evaluatie- naar een begeleidingssysteem, gericht op groei
Cfr POP, ontwikkelcirkels: belang van afspraken, opvolging
Van een kwantitatief naar een kwalitatief systeem

In kaart brengen en benutten van aanwezige competenties: wat kan jij doen?
Opstellen competentieprofielen
Functioneringsgesprekken
(360°) feedback
Opmaken van lijsten met eerder verworven competenties – ervaring – gevolgde opleidingen
Persoonlijk ontwikkelplan
Creatieve vormen van taakverdeling
Groepsvergaderingen / brainstorms
Werkgroepen / denkgroepen / projectwerking
Opleiding
…

6. Een aanpak voor de invoering van competentiemanagement

Praktisch stappenplan
‘Ideaal’ model van aanpak bestaat niet
Praktisch stappenplan als kapstok
… realiteit versus theoretisch model …
In de praktijk: uit noodzaak, oplossen van een praktisch probleem
De kansen en uitdagingen van een pilootproject

1. Planning en voorbereiding
Projectplan:
Doel
Resultaat
Planning en organisatie (projectleider/stuurgroep)
Communicatieplan
Eventueel aan te vullen met randvoorwaarden

2. Diagnosefase
Visie, missie en beleid
Hebben wij missie/visie en is deze nog actueel?
Wat zijn onze kerntaken?
Hoe zien we de samenwerking met andere organisaties, in een ruimer netwerk ?
…
Huidige instrumenten en procedures

3. Inventariseren competenties
Technieken om competenties in kaart te brengen
Competentiegericht interview
Critical incident
Competentiekaarten
Competenties kiezen
Kerncompetenties
Profiel voor een functie/persoon

4. Invoeren van competentie-management
Integratie met andere personeelsinstrumenten
Meten van aanwezige competenties en actieplan

5.Evaluatie en bijsturing
Hebben wij ons doel bereikt ?
Competentiemanagement … a never ending story …

Competentiemanagement =
De basisarchitectuur
(functiebeschrijvingen,
competentieprofielen,
gedragsindicatoren, …)
Het gebruik van
competentiemanagement
in de HR processen
Change management (communicatie topmanagement, leidinggevenden, medewerkers, vakbonden, projectmatige aanpak, systeem levend houden)
De ondersteunende tools (woordenboeken, 360°feedback,assesment, geautomatiseerde systemen,…)
52

Kritische succesfactoren
Kwaliteit leidinggevenden en hun geloof erin
Gebruiksvriendelijke tools – simpel houden!
Zoveel mogelijk personeelsledenerbij betrekken
Communicatie!
Link met het geheel behouden
Bestuur staat er achter
Goede begeleiding vanuit de personeelsdienst
Externe ondersteuning
Gemeenschappelijke taal in alle HR-processen

http://www.vvbad.be	54
http://www.slideshare.net	23
https://www.mturk.com	1
http://vvbad.wieni.be	1

Naar een strategisch competentiemanagement in de bib

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw on Dec 22, 2009

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

4 Embeds 79

Statistics

Naar een strategisch competentiemanagement in de bib — Presentation Transcript