Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

Ontsnappingsroutes uit het digitale moerasHet digitaal documentbeheer bij de stad Leuven Caroline Vleugels Yehudi Bosmans

Probleemstelling• Weinig tot geen richtlijnen• Talrijke problemen – Te weinig aandacht voor technologische veroudering – Structuur en ordening ontbreekt: geen context – Digitale dossiervorming staat niet op punt – Te weinig metadata worden geregistreerd – Totaal gebrek aan digitale hygiëne – ….• Gevolg – Chaos: nu en in de toekomst – Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf

Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar• Nood aan een archiveringssysteem?• Het stadsarchief reageert

Nood aan duidelijke communicatie• “Wat is digitaal archiveren?” Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de problematiek te schetsen• Vaststellen prioriteiten 1. Sensibiliseren van het personeel 2. Herwerking mappenstructuren 3. Verbetering rechtenstructuur

Sensibiliseren van het personeel

Organisatie van E-Plumeaudagen• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten• Focus op prioriteiten – Opkuis mailbox – Dubbels – Oude versies – Controle fotobestanden – Controle audio- en videobestanden – Uitgeprinte versus digitale documenten – Registratie van externe gegevensdragers (Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)

• Niet: – Naamgeving bestanden en mappen – Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek – Opkuis mappenstructuur• Succes? – Eerste Plumeaudag (20 mei 2010) – Tweede Plumeaudag (19 november 2010)Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt

Nieuwe aanpak ?• Overzichten van dubbele bestanden• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?• Diensten laten betalen voor schijfruimte?• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement Tool via VHIC

Op weg naar een nieuwe mappenstructuur

Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur, niet het organogram• Doel is één mappenstructuur voor: – Dynamisch archief – Semi-dynamisch archief – Statisch archief Liefst zowel digitaal als papier!• Voorbereiding archivering digitale documenten

Indeling van de mappenstructuur• Identificatie van de grote taakgebieden van het Stadsbestuur• Deel 1: algemene mappen – Voor elke stadsdienst identiek – Nummering van 1 tot 6 – Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald taakgebied – Overleg met stadsdiensten – Nummering vanaf 30

Voorbeeld: GroenbeheerOverzicht Detail taakmap

Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd• Overleg met betrokken stadsdienst• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke werkwijzen – Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief – De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd• Herwerking tot definitief eindresultaat

Eindresultaat• Mappenstructuur die voldoet voor: – Stadsarchief (archivistische principes) – ICT (technisch beheersbaar) – Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)• Een spannend moment: de omzetting van bestanden naar de nieuwe structuur

Een nieuwe taakverdeling• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de digitale hygiëne is noodzakelijk – Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau – Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Nieuwe rol voor Stadsarchief• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken

Nood aan opleiding• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Voor alle computergebruikers – Cursus krijgt best een permanent karakter• Personeel van één stadsdienst: – Omzetting bestanden – Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken

Verbetering van de rechtenstructuur

IT-Technische oplossing• Werken met Active Directory – Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de mappenstructuur – Globale groepen – Locale veiligheidsgroepen – Overzicht naar rechtenverantwoordelijke

MappenstructuurDetail algemene map Detail taakmap

Active Directory• Globale groepen = Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders, Stafdienst,… – GG-OD-Groenbeheer-Directie• Locale groepen = Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats op de bestandsserver. – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read

Rechtenstructuur

Gevolgen• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript• Voordelen van deze manier van werken: – Transparant welke rechten iemand heeft – Rechtenstructuur naar de medewerker toe is overzichtelijk en duidelijk

Toekomst• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en digitale hygiëne• Overdracht bestanden naar een archiefserver• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer – Breder dan huidige werkgroep – Nadenken over probleempunten Documentbeheer

Conclusie• Eerste stappen naar verbetering digitaal documentbeheer• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en bijsturing Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief• Nog veel werk voor de boeg

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 942

Statistics

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven Presentation Transcript

http://www.vvbad.be	941
http://webcache.googleusercontent.com	1