Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

on

  • 2,630 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,630
Views on SlideShare
1,363
Embed Views
1,267

Actions

Likes
1
Downloads
11
Comments
0

2 Embeds 1,267

http://www.vvbad.be 1266
http://webcache.googleusercontent.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven Presentation Transcript

  • 1. Ontsnappingsroutes uit het digitale moerasHet digitaal documentbeheer bij de stad Leuven Caroline Vleugels Yehudi Bosmans
  • 2. Probleemstelling• Weinig tot geen richtlijnen• Talrijke problemen – Te weinig aandacht voor technologische veroudering – Structuur en ordening ontbreekt: geen context – Digitale dossiervorming staat niet op punt – Te weinig metadata worden geregistreerd – Totaal gebrek aan digitale hygiëne – ….• Gevolg – Chaos: nu en in de toekomst – Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf
  • 3. Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar• Nood aan een archiveringssysteem?• Het stadsarchief reageert
  • 4. Nood aan duidelijke communicatie• “Wat is digitaal archiveren?” Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de problematiek te schetsen• Vaststellen prioriteiten 1. Sensibiliseren van het personeel 2. Herwerking mappenstructuren 3. Verbetering rechtenstructuur
  • 5. Sensibiliseren van het personeel
  • 6. Organisatie van E-Plumeaudagen• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten• Focus op prioriteiten – Opkuis mailbox – Dubbels – Oude versies – Controle fotobestanden – Controle audio- en videobestanden – Uitgeprinte versus digitale documenten – Registratie van externe gegevensdragers (Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)
  • 7. • Niet: – Naamgeving bestanden en mappen – Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek – Opkuis mappenstructuur• Succes? – Eerste Plumeaudag (20 mei 2010) – Tweede Plumeaudag (19 november 2010)Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt
  • 8. Nieuwe aanpak ?• Overzichten van dubbele bestanden• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?• Diensten laten betalen voor schijfruimte?• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement Tool via VHIC
  • 9. Op weg naar een nieuwe mappenstructuur
  • 10. Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur, niet het organogram• Doel is één mappenstructuur voor: – Dynamisch archief – Semi-dynamisch archief – Statisch archief Liefst zowel digitaal als papier!• Voorbereiding archivering digitale documenten
  • 11. Indeling van de mappenstructuur• Identificatie van de grote taakgebieden van het Stadsbestuur• Deel 1: algemene mappen – Voor elke stadsdienst identiek – Nummering van 1 tot 6 – Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald taakgebied – Overleg met stadsdiensten – Nummering vanaf 30
  • 12. Voorbeeld: GroenbeheerOverzicht Detail taakmap
  • 13. Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd• Overleg met betrokken stadsdienst• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke werkwijzen – Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief – De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd• Herwerking tot definitief eindresultaat
  • 14. Eindresultaat• Mappenstructuur die voldoet voor: – Stadsarchief (archivistische principes) – ICT (technisch beheersbaar) – Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)• Een spannend moment: de omzetting van bestanden naar de nieuwe structuur
  • 15. Een nieuwe taakverdeling• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de digitale hygiëne is noodzakelijk – Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau – Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Nieuwe rol voor Stadsarchief• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken
  • 16. Nood aan opleiding• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Voor alle computergebruikers – Cursus krijgt best een permanent karakter• Personeel van één stadsdienst: – Omzetting bestanden – Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken
  • 17. Verbetering van de rechtenstructuur
  • 18. IT-Technische oplossing• Werken met Active Directory – Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de mappenstructuur – Globale groepen – Locale veiligheidsgroepen – Overzicht naar rechtenverantwoordelijke
  • 19. MappenstructuurDetail algemene map Detail taakmap
  • 20. Active Directory• Globale groepen = Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders, Stafdienst,… – GG-OD-Groenbeheer-Directie• Locale groepen = Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats op de bestandsserver. – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read
  • 21. Rechtenstructuur
  • 22. Gevolgen• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript• Voordelen van deze manier van werken: – Transparant welke rechten iemand heeft – Rechtenstructuur naar de medewerker toe is overzichtelijk en duidelijk
  • 23. Toekomst• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en digitale hygiëne• Overdracht bestanden naar een archiefserver• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer – Breder dan huidige werkgroep – Nadenken over probleempunten Documentbeheer
  • 24. Conclusie• Eerste stappen naar verbetering digitaal documentbeheer• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en bijsturing Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief• Nog veel werk voor de boeg