Ontsnappingsroutes uit het digitale moerasHet digitaal documentbeheer bij de             stad Leuven              Caroline...
Probleemstelling• Weinig tot geen richtlijnen• Talrijke problemen   –   Te weinig aandacht voor technologische veroudering...
Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar• Nood aan een ...
Nood aan duidelijke communicatie• “Wat is digitaal archiveren?”  Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer• T...
Sensibiliseren van het personeel
Organisatie van E-Plumeaudagen• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten• Focus op prioriteiten   –   Opkuis mailbox...
• Niet:   – Naamgeving bestanden en mappen   – Herstellen digitale dossiers           Tijdgebrek   – Opkuis mappenstructuu...
Nieuwe aanpak ?• Overzichten van dubbele bestanden• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)   – Uitgebreider dan actie...
Op weg naar een nieuwe  mappenstructuur
Nauwe samenwerking            tussen Stadsarchief en ICT• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur• Structuur ...
Indeling van de mappenstructuur• Identificatie van de grote taakgebieden van het  Stadsbestuur• Deel 1: algemene mappen   ...
Voorbeeld: GroenbeheerOverzicht          Detail taakmap
Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd• Overleg met betrokken stadsdienst• Concrete opbouw van de ...
Eindresultaat• Mappenstructuur die voldoet voor:   – Stadsarchief (archivistische principes)   – ICT (technisch beheersbaa...
Een nieuwe taakverdeling• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de  digitale hygiëne is noodzakelijk   – Beperki...
Nood aan opleiding• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)   – Voor alle computergebruikers   – Cursus krijgt best ee...
Verbetering van de rechtenstructuur
IT-Technische oplossing• Werken met Active Directory   – Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de     mappenstructu...
MappenstructuurDetail algemene map   Detail taakmap
Active Directory• Globale groepen  = Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde  kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebou...
Rechtenstructuur
Gevolgen• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory  groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen• Dit h...
Toekomst• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en  digitale hygiëne• Overdracht bestanden naar een archiefserver...
Conclusie• Eerste stappen naar verbetering digitaal  documentbeheer• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en  bi...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

2,177

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,177
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Caroline Vleugels en Yehudi Bosmans; Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

  1. 1. Ontsnappingsroutes uit het digitale moerasHet digitaal documentbeheer bij de stad Leuven Caroline Vleugels Yehudi Bosmans
  2. 2. Probleemstelling• Weinig tot geen richtlijnen• Talrijke problemen – Te weinig aandacht voor technologische veroudering – Structuur en ordening ontbreekt: geen context – Digitale dossiervorming staat niet op punt – Te weinig metadata worden geregistreerd – Totaal gebrek aan digitale hygiëne – ….• Gevolg – Chaos: nu en in de toekomst – Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf
  3. 3. Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar• Nood aan een archiveringssysteem?• Het stadsarchief reageert
  4. 4. Nood aan duidelijke communicatie• “Wat is digitaal archiveren?” Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de problematiek te schetsen• Vaststellen prioriteiten 1. Sensibiliseren van het personeel 2. Herwerking mappenstructuren 3. Verbetering rechtenstructuur
  5. 5. Sensibiliseren van het personeel
  6. 6. Organisatie van E-Plumeaudagen• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten• Focus op prioriteiten – Opkuis mailbox – Dubbels – Oude versies – Controle fotobestanden – Controle audio- en videobestanden – Uitgeprinte versus digitale documenten – Registratie van externe gegevensdragers (Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)
  7. 7. • Niet: – Naamgeving bestanden en mappen – Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek – Opkuis mappenstructuur• Succes? – Eerste Plumeaudag (20 mei 2010) – Tweede Plumeaudag (19 november 2010)Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt
  8. 8. Nieuwe aanpak ?• Overzichten van dubbele bestanden• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?• Diensten laten betalen voor schijfruimte?• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement Tool via VHIC
  9. 9. Op weg naar een nieuwe mappenstructuur
  10. 10. Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur, niet het organogram• Doel is één mappenstructuur voor: – Dynamisch archief – Semi-dynamisch archief – Statisch archief Liefst zowel digitaal als papier!• Voorbereiding archivering digitale documenten
  11. 11. Indeling van de mappenstructuur• Identificatie van de grote taakgebieden van het Stadsbestuur• Deel 1: algemene mappen – Voor elke stadsdienst identiek – Nummering van 1 tot 6 – Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald taakgebied – Overleg met stadsdiensten – Nummering vanaf 30
  12. 12. Voorbeeld: GroenbeheerOverzicht Detail taakmap
  13. 13. Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd• Overleg met betrokken stadsdienst• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke werkwijzen – Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief – De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd• Herwerking tot definitief eindresultaat
  14. 14. Eindresultaat• Mappenstructuur die voldoet voor: – Stadsarchief (archivistische principes) – ICT (technisch beheersbaar) – Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)• Een spannend moment: de omzetting van bestanden naar de nieuwe structuur
  15. 15. Een nieuwe taakverdeling• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de digitale hygiëne is noodzakelijk – Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau – Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT• Nieuwe rol voor Stadsarchief• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken
  16. 16. Nood aan opleiding• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012) – Voor alle computergebruikers – Cursus krijgt best een permanent karakter• Personeel van één stadsdienst: – Omzetting bestanden – Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken
  17. 17. Verbetering van de rechtenstructuur
  18. 18. IT-Technische oplossing• Werken met Active Directory – Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de mappenstructuur – Globale groepen – Locale veiligheidsgroepen – Overzicht naar rechtenverantwoordelijke
  19. 19. MappenstructuurDetail algemene map Detail taakmap
  20. 20. Active Directory• Globale groepen = Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders, Stafdienst,… – GG-OD-Groenbeheer-Directie• Locale groepen = Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats op de bestandsserver. – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write – LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read
  21. 21. Rechtenstructuur
  22. 22. Gevolgen• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript• Voordelen van deze manier van werken: – Transparant welke rechten iemand heeft – Rechtenstructuur naar de medewerker toe is overzichtelijk en duidelijk
  23. 23. Toekomst• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en digitale hygiëne• Overdracht bestanden naar een archiefserver• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer – Breder dan huidige werkgroep – Nadenken over probleempunten Documentbeheer
  24. 24. Conclusie• Eerste stappen naar verbetering digitaal documentbeheer• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en bijsturing Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief• Nog veel werk voor de boeg
  1. Gostou de algum slide específico?

    Recortar slides é uma maneira fácil de colecionar informações para acessar mais tarde.

×