20080428 Vandaele

Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven? Casus: VRT – Archief- en Documentbeheer 25 april 2008 / Dries Vandaele

Inhoud van de presentatie 1 Korte voorstelling 2 V óó r 1998 3 Innovatie 4 Versie 1 - 1998 5 Versie 2 - 2007 6 Toekomst

Korte voorstelling
Staat in voor bewaring “papieren archief”
5 voltijdse medewerkers
3,8 strekkende kilometer archief, deel reeds naar ARA
Ongeveer 3.000 microfilms
Jaarlijkse aangroei 140 m
Actief interne bruikleenbeleid
Groot percentage semi-dynamisch en – statisch archief => Regelmatige selectie
Continue berging

Vóór 1998
Depot:
Dozen worden gestempeld met KC en doosnummer
Jaarlijks dichtschuiven Gevolg: gaten in de nummering
Archiefbeschrijving:
Getypte steekkaarten
Beschrijving per doos
Op KC-nummer

Vóór 1998

Innovatie
Opstart van eerste centrale databank
Slechts beperkte ondersteuning van ICT
Geen budget voor aankoop archiefbeheerssysteem
Geen pc-infrastructuur (netwerk pas in 2000)
Keuze viel op Filemaker Pro en aanmaak in eigen beheer

Innovatie
Voordelen eigen beheer:
Zeer eenvoudig af te stemmen op lokale situatie
Extra functionaliteit later toe te voegen
Pragmatische oplossing
Relatief lage kostprijs
Continuïteit met voorgaande systemen
Geleidelijke implementatie
…

Innovatie
Nadelen eigen beheer:
Continuïteit met voorgaande systemen
Eventuele tekortkomingen worden meegenomen
Pragmatische oplossing is niet altijd archivistisch gezien de meest ideale oplossing
Beperking functionaliteit
Door Filemaker Pro
Door de ontwikkelaar
Warm water telkens opnieuw uitvinden
…

Versie 1 - 1998
Input gebaseerd op informatie steekkaart
Dienst ipv KC-nr.
Efficiënter beheer continue berging
Implementatie etiketten op dozen
Zoekmogelijkheden op alle velden
Invoeren in aparte werkbladen, dan import in centrale databank
Bruikleenadministratie

Versie 1 - 1998

Versie 2 - 2007
Door de jaren aanmaak nieuwe databanken
Microfilm
Werkbladen
Gebruiksvriendelijkheid en overzicht
Problemen blijven echter
Budget
Beperkte ondersteuning ICT
Gevolg: Databankontwikkeling blijft in eigen beheer en in Filemaker Pro

Versie 2 - 2007
Centrale interface
Digitaal klassement, cfr. DAVID
Beschrijvingsdatabank
De datering wordt gesplitst
Archiefvormer
Meer gestandaardiseerde invoer
Oud nummer
Nummer toegekend door archiefvormer

Versie 2 - 2007
Register van overdrachten
Koppeling archiefdozen met overdrachtsdossier
Register van vernietiging
Bezoekersregistratie
Bezoekdata
Geconsulteerde archiefstukken
Bruikleenadministratie verder uitgewerkt

Versie 2 - 2007

Toekomst
Verder uitwerken concept “archiefblok/archiefbestand”
Nazicht bestaande beschrijvingen
Meer gestandaardiseerde invoer
Gedetailleerde fiche archiefvormer
Algemene werking en mogelijkheden wat verfijnen
Lange termijn: alle mogelijkheden staan open

20080428 Vandaele

by Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw on May 15, 2008

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

Statistics

20080428 Vandaele — Presentation Transcript