20080417 Presentatie Ocmw Gent
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share
  • 3,121 views

Studiedag "Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven"

Studiedag "Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven"

Statistics

Views

Total Views
3,121
Views on SlideShare
3,121
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
12
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

20080417 Presentatie Ocmw Gent Presentation Transcript

  • 1. De keuze voor Dulle Griet en DHA
  • 2. Inhoud
    • Omzwervingen van het Archief
    • Dulle Griet
    • Databank Hedendaags Archief
    • Wat hebben we geleerd?
    Archief 3 juni 2009
  • 3. Omzwervingen
    • 1987: voorbereiding nieuw administratief complex mét archiefkelder
    • 1988: noodontruiming
    • 1993: gedeeltelijke verhuis naar nieuwe kelder
    • 2001: verbouwingen Campus Prins Filip
    Archief 3 juni 2009
  • 4. Omzwervingen Archief 3 juni 2009
  • 5. Dulle Griet
    • 2001: nieuwe archiefverantwoordelijke
    • Nieuwe aanpak archiefwerking
    • Prioriteiten:
    • Ontsluiten historisch archief
    • Valoriseren historisch archief
    • Bekendheid verhogen
    Archief 3 juni 2009
  • 6. Dulle Griet
    • Dus: zoeken naar een systeem om te inventariseren en via het net toegankelijk te maken
    • Later ook nodig:
    • Bezoekersregistratie
    • Bibliotheek
    • Bruikleenadministratie
    • Restauratiegegevens bijhouden
    • Overdrachtslijsten opmaken
    Archief 3 juni 2009
  • 7. Dulle Griet
    • Keuze viel snel op Dulle Griet, want:
    • Goede contacten met Stadsarchief
    • Degelijk systeem, weliswaar niet volgens de laatste standaarden
    • Heeft zijn nut bewezen
    Archief 3 juni 2009
  • 8. Dulle Griet
    • 2001 / 2002: Dulle Griet wordt aangekocht
    • Bedoeling: langzaam aanvullen zodat alle functionaliteiten optimaal benut werden
    • Het is echter niet gelopen zoals men gehoopt had
    Archief 3 juni 2009
  • 9. Dulle Griet
    • Hoe is het zover kunnen komen?
    • Geen handleiding / opleiding
    • Filemaker: licentie aangekocht, draaide maar op één PC
    • Slechte implementatie
    • Slechte beschrijvingen
    • Beperkte ondersteuning vanwege ICT-dienst en later Digipolis
    Archief 3 juni 2009
  • 10. Na Dulle Griet…
    • Evaluatie
    • Probleem = ondersteuning
    • Te ingewikkeld voor opmaak overdrachtslijsten door de diensten
    • Besluit: programma in eigen beheer opmaken
    Archief 3 juni 2009
  • 11. DHA - denkoefening
    • Eenvoudig concept
    • aparte beschrijving van de archiefbestanddelen
    • “ klasseren” in virtuele archiefdozen
    • koppelen plaatskenmerk aan de dozen
    • bijhouden van de vernietigde stukken
    Archief 3 juni 2009
  • 12. DHA - Denkoefening Archief 3 juni 2009 Dossier Dossier Dossier Doos 1 2 3 1 Dossier Dossier Doos 4 5 2 Overdracht
  • 13. DHA - stukniveau
    • Nummer (automatisch toegekend, fysiek aan te brengen op de omslagen)
    • Beschrijving
    • Datering (begin- en eindjaar)
    • Bewaartermijn
    • Redactionele vorm (beperkte lijst)
    • Uiterlijke vorm (beperkte lijst)
    Archief 3 juni 2009
  • 14. Stukken Archief 3 juni 2009
  • 15. Dozen
    • Doosnummer (automatisch toegekend)
    • Overkoepelende bewaartermijn
    • Inhoud
    • Plaatskenmerk
    Archief 3 juni 2009
  • 16. Dozen Archief 3 juni 2009
  • 17. DHA - Implementatie
    • 2004-2005: opmaak programma (SQL en Access)
    • Augustus – oktober 2005: testfase
    • november 2005: eerste opleidingen voor de gebruikers
    • November - december 2005: laatste kinderziektes eruit
    • Maart 2006: eerste overdracht
    Archief 3 juni 2009
  • 18. Voordelen
    • Eenvoudig gehouden
    • Lage kost voor ontwikkeling
    • Makkelijk extra functies aan toe te voegen
    • Weinig opleiding nodig (Access is gekend)
    Archief 3 juni 2009
  • 19. Nadelen
    • Niet conform laatste standaarden
    • Volgt principes archivistiek op sommige vlakken niet
    • Te snel geïmplementeerd (het had beter gekund)
    Archief 3 juni 2009
  • 20. DHA - Toekomst
    • Conversie naar Access 2003 zal vermoedelijk wat problemen opleveren
    • Enkele wijzigingen staan op stapel
    • Nieuw systeem voor beheer interne bruikleen wordt opgemaakt
    • Alles is nog mogelijk
    Archief 3 juni 2009
  • 21. Wat hebben we geleerd?
    • Programma kopen ofwel zelf ontwikkelen heeft voor- en nadelen
    • Ideaal systeem bestaat niet
    • Beslis niet te snel
    • Houdt de eigen situatie voor ogen
    • Houdt rekening met conversies en migraties naar een ander (nieuw) systeem
    Archief 3 juni 2009
  • 22. Info Archief 3 juni 2009 OCMW Gent Archief Neermeerskaai 1b 9000 GENT Tel. 09 266 94 02 Fax 09 266 93 57 [email_address] www.ocmwgent.be