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Olpix - La Soluzione Gestionale ERP per le Officine di Rettifica e Ricambisti - VM Sistemi

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La soluzione gestionale ERP pensata per le officine di Rettifica e Ricambisti. …

La soluzione gestionale ERP pensata per le officine di Rettifica e Ricambisti.
Permette un totale controllo sulle aree applicative di:
- Amministrazione
- Magazzino
- Commerciale
- Logistica
- Commesse Rettifica e Listini ricambi
e tutte le verticalizzazioni tipiche del mercato dei rettificatori e ricambisti

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  • 1. L'applicativo gestionale ideale per rettificatori e ricambisti Il gusto del particolare OLPIX www.vmsistemi.it
  • 2. Aree applicative e funzionalità Commerciale Marginalità Promozioni Trattative e recuperi da fornitore Budget di acquisto e di vendita Listini e sconti Statistiche Analisi ABC Agenti e provvigioni Logistica Tracciabilità dei flussi operativi Ottimizzazione dei processi di entrata merce Ottimizzazione dei processi di uscita merce Gestione delle Non Conformità Informazioni puntuali e dettagliate Magazzino Gestione vendita a banco Firma dei documenti di trasporto su tavoletta digitale Integrazione con RHIAG Costi e valorizzazioni di magazzino Inventari Molteplici codifiche articoli Gestione sostituiti, sostituenti e alternativi Analisi dell’efficienza di magazzino Informazioni gestionali complete e parametrizzabili Commesse rettifiche Gestione commesse Gestione del tariffario FIR Lavorazioni esterne Gestione preventivi Amministrazione Bilanci e riclassificazioni Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IAS Centri di costo Ratei e risconti Ritenute d’acconto Tracciabilità CIG-CUP Funzioni comuni Tracciabilità e sicurezza Navigabilità Integrazione con il mondo Office, Open Office e Posta elettronica Schedulazione
  • 3. Precisione, su tutto Presentazione | 02www.vmsistemi.it In un settore in continuo fermento, in cui le parole chiave sono tempe- stività, puntualità, rapidità, OLPIX è la soluzione gestionale ideale. Realizzato da VM Sistemi con soluzioni e servizi informatici specifici, OLPIX è il frutto di oltre 27 anni di presenza nel settore ed è pensato su misura per le imprese che operano nel mondo dei ricambi e delle Officine Rettifiche. OLPIX consente di velocizzare i processi logistici e distributivi, fornisce un tempestivo e puntuale controllo della gestione aziendale, aumenta l'efficienza del personale, favorendo la soddisfazione dei clienti. OLPIX è caratterizzato da un'estrema parametrizzazione e da una totale adattabilità agli schemi organizzativi di ogni azienda. Inoltre, continuamente aggiornato, è lo strumento adatto per rispondere ai cambiamenti del mercato anticipando, così, le richieste dei clienti. La sua interfaccia utente unica e il suo uso facile e intuitivo favoriscono un rapido apprendimento delle funzionalità. La sua natura modulare e flessibile garantisce la massima affidabilità e integrità dei dati. Tutta la differenza di una gestione ad alta efficienza Passione per il dettaglio Puntuale, dettagliato, completo Tieni sotto controllo tutte le attività in tempo reale. Risparmia fino al 40% dei costi operativi grazie alla trasfor- mazione di processi manuali in funzioni rapide e snelle. Prendi decisioni strategiche in tempo reale grazie agli avanzati sistemi di analisi delle informazioni. Verifica costantemente gli indicatori di efficienza produt- tiva e marginalità specifici per ricambi, lavorazioni interne, lavorazioni esterne.
  • 4. Un settore altamente strategico OLPIX consente una gestione completa e automatizzata di tutto il Ciclo Attivo: dalla richiesta del cliente al preventivo, dalla conferma dell’ordine fino alla spedizione e alla fatturazione. OLPIX è dotato di una struttura ricca e flessibile per la gestione dei listini, degli sconti e delle campagne promozionali. OLPIX facilita la corretta definizione dei costi e dei prezzi di vendita, prevedendo i costi di trasporto, i premi periodici, i recuperi dai fornitori, consentendo di conoscere i margini reali di qualsiasi transazione commerciale. Ma c'è di più Anche i prodotti “non codificati”, ma presenti nel listino del produttore, possono essere consultati e offerti in modo semplice e completo. Infine OLPIX permette anche la perfetta gestione del Ciclo Passivo con completezza e flessibilità funzionale, rendendo possibile il controllo puntuale e automatico delle condizioni di acquisto applicate dai singoli fornitori. Commerciale 1 Passione per il dettaglio Aree Applicative | 03
  • 5. Marginalità L'alto grado di parametrizzazione di OLPIX e la completezza delle informazioni gestite consentono un'analisi della marginalità estremamente puntuale ed efficace definendo: quale costo di riferimento utilizzare: costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc. quali componenti aggiuntivi prendere in considerazione: costi di trasporto, recuperi da fornitori, premi periodici, ecc. Inoltre, permette di definire per ogni utente o gruppo di utenti quale marginalità debba essere evidenziata nelle varie forme di visualizzazioni fornite. Il margine evidenziato alla direzio- ne potrà, per esempio, tener conto di eventuali premi periodici maturati, mentre quello evidenziato ad altri operatori, non ne terrà conto. La consultazione o l'analisi dei margini avviene attraverso diverse funzionalità: partendo dalla singola riga di documento: movimento di magazzino, ordine o preventivo effettuando analisi a vari livelli di sintesi: per documento, periodo, filiale, agente, cliente, zona, ecc. Promozioni La gestione delle promozioni di OLPIX è perfettamente integrata con lo scenario com- merciale tipico del mercato della Distribuzione dei ricambi. Le promozioni sono attivabili per: un determinato periodo, in giorni e fasce orarie prestabilite, su singole filiali, su gruppi di clienti o singoli clienti. In OLPIX sono presenti le tipologie di promozioni più diffuse: a quantità, a esaurimento scorte, a importo, a paniere. Per ognuna di esse si possono definire: sconti extra, netti, articoli in omaggio, ecc. Inoltre, è possibile consuntivare, a livello statistico i reali fatturati generati da ogni singola promozione. Trattative e recuperi da fornitore Il modulo Gestione Trattative di OLPIX consente al distributore di conoscere la reale mar- ginalità di ogni transazione e verificare che gli venga riconosciuto quanto realmente concor- dato con il fornitore. Il distributore potrà analizzare, in qualsiasi momento: il “maturato”: quanto il fornitore gli deve riconoscere il “recuperato”: quanto il fornitore gli ha già riconosciuto Distinguendo tra le informazioni: commerciali: es. quanto dovuto su una fornitura successiva amministrative: es. una nota di accredito e il relativo pagamento Funzionalità | 04Commerciale1
  • 6. Commerciale Funzionalità | 051 Budget di acquisto e di vendita Il modulo Budget di OLPIX permette di gestire al meglio le attività di budgeting e relativa consuntivazione offrendo l’opportunità di verificare in qualsiasi momento lo stato di avan- zamento del budget prefissato e attuare gli eventuali correttivi necessari al raggiungimento degli obiettivi pianificati. La gestione del budget riguarda il fatturato e l’ordinato ed è misurabile, sia per clienti e fornitori, che per filiali e agenti: a quantità, a valore, per categoria di sconto, famiglia merceologica, singolo codice articolo. OLPIX consente di definire varie modalità di calcolo dei premi al raggiungimento degli obiettivi prefissati: es. definizione di un premio percentuale al raggiungimento del valore “x” e di un'ulterio- re premio percentuale al raggiungimento del valore “y”. Listini e sconti OLPIX permette una gestione completa ed efficace di molteplici listini di acquisto e di vendi- ta gestendo fino a sette sconti a scalare o netti. Un sistema estremamente parametrico consente di calcolare i prezzi dei singoli listini in funzione delle esigenze degli utenti. Partendo dal listino di un fornitore, o da un qualsiasi costo di riferimento - costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc. - è possibile definire automaticamente nuovi listini in base a criteri e variabili predefinite. OLPIX consente la gestione totalmente automatizzata dei listini completi dei singoli forni- tori permettendo la consultazione di articoli non necessariamente codificati e rendendoli così disponibili per la stesura dei preventivi.Tutti i listini sono caratterizzati dalle date di inizio e fine validità. Infine, OLPIX permette di parametrizzare la determinazione degli sconti consentendo una gestione automatizzata delle politiche commerciali di ogni azienda; è possibile definire sconti per: categorie di clienti o singoli clienti, categorie di prodotti o singoli prodotti, a quantità o multipli di quantità, ecc.
  • 7. Statistiche Grazie a uno specifico modulo di analisi multidimensionale, puntuale ed efficace, OLPIX permette di effettuare statistiche totalmente “navigabili” con logiche di tipo drill-down. In virtù dell’estrema parametrizzazione e flessibilità delle statistiche fornite è possibile definire: le “dimensioni” da analizzare: azienda, filiali, clienti, fornitori, famiglie merceologiche, categorie di sconto, singoli prodotti, ecc. i risultati che si desiderano ottenere: sul fatturato, sulla marginalità e sull’ordinato visualizzando i soli totali relativi al periodo analizzato o divisi sui singoli mesi e confrontandoli con gli stessi dati degli anni precedenti. OLPIX è perfettamente integrato al mondo Office. Le informazioni raccolte sono facilmente esportabili in un foglio di lavoro Excel. Analisi ABC OLPIX permette di suddividere in classi ABC gli articoli di magazzino e i clienti, così da ottenere analisi statistiche efficaci che evidenziano in modo immediato ed estremamente semplice le eventuali aree di intervento. I criteri per determinare la classe di appartenenza dei singoli articoli o clienti sono completa- mente parametrizzabili e definibili da ogni utente: fatturato, margine, quantità acquistata o venduta, numero di vendite, ecc. Agenti e provvigioni OLPIX offre la possibilità di gestire in modo semplice e completo le provvigioni degli agenti, definendo tramite tabelle e parametri specifici: le metodologie di calcolo: percentuale sul fatturato, sul margine con variabilità in funzione degli sconti o delle promozioni di vendita applicate, ecc. il relativo tipo di liquidazione: sul fatturato, sul maturato o sull’incassato Il modulo applicativo consente di emettere la fattura per conto dell’agente con l’esatto calcolo dei contributi previdenziali (Enasarco e Firr) e la contabilizzazione automatica. Funzionalità | 06Commerciale1
  • 8. Lo strumento di lavoro indispensabile per il responsabile di magazzino OLPIX risponde alle esigenze tipiche dei magazzini ricambi con elevato numero di articoli e movimentazioni, contribuendo alla riduzione della giacenza media delle merci e favorendo l'aumento del livello di servizio verso i clienti. OLPIX consente il pieno controllo degli aspetti logistici, gestionali e fiscali relativi alle merci in entrata e uscita dal magazzino, attraverso una gestione contemporanea e autonoma di più reparti o filiali. È quindi possibile applicare singole regole di reintegro merce, così come attuare specifiche politiche di prezzo e commerciali. L’obiettivo è garantire alle aziende la migliore competitività sul proprio territorio. OLPIX offre la possibilità di integrare tra loro diversi reparti/filiali o ditte, consentendo così l’emissione in tempo reale degli ordini di trasferimento e la movimentazione automatica di carico e scarico, da filiale a filiale e da ditta a ditta. Ma c'è di più Grazie all'utilizzo degli "overstock" presenti nelle varie filiali o ditte, OLPIX ottimizza la gestione delle scorte e il rapido reperimento della merce richiesta dal cliente. Questa procedura altamente efficace si traduce in un chiaro vantaggio competitivo. Infine OLPIX permette di impostare criteri di approvvigionamento in relazione alle vendite (depurate di quelle eccezionali) alle considerazioni finan- ziarie, ai livelli di servizio verso i clienti, alla classificazione dei prodotti, e ai valori di scorta minima e scorta massima. Magazzino Aree applicative | 07 2 Passione per il dettaglio
  • 9. Funzionalità | 08Magazzino Gestione vendita a banco OLPIX è dotato di specifiche funzionalità che aiutano gli operatori nella vendita diretta a banco e si adatta bene alle diverse modalità di organizzazione di ogni azienda. Gestisce il movimento di uscita della merce attraverso: l’inserimento di un ordine cliente l’inserimento diretto del documento di vendita prelevando gli articoli: dopo l'inserimento, prima dell'inserimento con successivo scarico a banco tramite lettore di codice a barre, con scarico allo scaffale, grazie all’utilizzo di terminali a radiofrequenza. Firma dei documenti di trasporto su tavoletta digitale OLPIX archivia automaticamente l’immagine di ogni documento di trasporto subito dopo la sua emissione. Grazie a dispositivi touch-screen l'applicazione acquisisce la firma elettroni- ca del cliente/trasportatore e stampa, già firmata, la sola copia del documento di accom- pagnamento, utilizzabile come giustificativo del trasporto. Il documento digitale, comprensi- vo della firma del cliente/trasportatore, viene automaticamente archiviato e potrà essere ricercato, consultato e utilizzato dagli utenti con un semplice "click". L'applicazione è di facile utilizzo e rispetta le leggi che regolano la digitalizzazione dei docu- menti - acquisizione della firma con dati biometrici criptati indissolubilmente legati al documento - certificandone la validità legale. I vantaggi di questo modulo applicativo: eliminare la carta relativa ai documenti di trasporto all'interno dell'azienda diminuire i costi di gestione di ciascun documento di trasporto archiviare i documenti di trasporto con la firma del cliente/trasportatore aumentare l'efficienza nelle fasi di consegna merci ottimizzare i processi documentali aumentare la customer satisfaction e favorire un'immagine aziendale positiva Integrazione con RHIAG OLPIX è totalmente integrato con i flussi EDI (Electronic Data Interchange) gestiti dal fornito- re RHIAG quali l’aggiornamento dei Listini e delle Condizioni di acquisto, l’invio del fatturato mensile e la ricezione delle bolle dei fornitori. Tale integrazione garantisce un forte migliora- mento dell'efficienza. 2
  • 10. Funzionalità | 09Magazzino Costi e valorizzazioni di magazzino OLPIX consente di gestire i numerosi costi gestionali associati a ogni articolo, per ottenere valorizzazioni e marginalità complete e realisticamente vicine alle esigenze aziendali, tenen- do conto di: costi di tipo fiscale, aggiornati automaticamente al momento dell’ingresso della merce: es. costo medio calcolato con la formula del “medio ponderato”, valore medio calcolato con la media degli acquisti del periodo costi di tipo gestionale, calcolati per eccesso o per difetto in base a valori parametrizzabili dagli utenti costi di tipo statistico, calcolati come somma o sottrazione dai costi fiscali degli importi derivanti da: trasporti, sconti finanziari, recuperi da fornitore, premi clienti e fornitori, ecc. OLPIX permette di ottenere valorizzazioni di magazzino: in base a ognuno dei costi gestiti, consentendo di stilare elaborati per: singolo articolo, marchio (precodice), raggruppamenti statistici, categorie di sconto tramite calcolo LIFO e analisi della redditività delle scorte (calcolo GMROI - Gross Margin Return On Investiment) Inventari Le procedure di inventario prevedono il "congelamento" delle giacenze di magazzino: per tutti gli articoli solo per gli articoli che rientrino nella tipologia di attività impostata: es. inventario di un marchio, di uno scaffale, di un'ubicazione, di una filiale, ecc. In caso di differenza tra le giacenze “congelate” e “conteggiate”, OLPIX: genera automaticamente le movimentazioni di rettifica inventariale stampa la valorizzazione delle differenze corrispondenti Inoltre, OLPIX permette di conteggiare più volte uno stesso articolo e organizzare l’inventario in modo da effettuare la “doppia conta” con conseguente evidenziazione delle eventuali differenze. Utilizzando i terminali a radiofrequenza è possibile effettuare i conteggi anche durante la normale attività di vendita. 2
  • 11. Funzionalità | 10Magazzino Molteplici codifiche articoli Per ogni codice articolo gestito in anagrafica è possibile memorizzare molteplici codifiche: codice interno: sistema di codifica comunemente utilizzato dai programmi codice progressivo: codifica numerica progressiva univoca utilizzata per la creazione automatica di un codice a barre interno codice originale: codifica utilizzata dal fornitore; può differire dal codice interno codici alternativi: OLPIX consente di gestire infiniti “alias” per ogni articolo, eventualmente utilizzabili in fase di ricerca o inserimento in documenti codici articoli clienti: codifiche specifiche di ogni cliente utilizzabili poi in fase di ricerca o inserimento e stampa di documenti codici a barre: OLPIX permette un'associazione a ciascun codice articolo praticamente infinita Gestione sostituiti, Sostituenti, Alternativi Durante le fasi di consultazione degli articoli o di gestione dei documenti - preventivi, ordini, movimenti di magazzino, ecc. - per ogni articolo trattato, OLPIX fornisce un'immediata informa- zione riguardo all’esistenza di eventuali prodotti sostituiti, sostituenti o alternativi. Analisi dell’efficienza di magazzino OLPIX consente di monitorare l’efficienza del magazzino da diversi punti di vista, quali: l’efficienza logistica in uscita: calcolare in quanti giorni, mediamente, viene consegnato il materiale al cliente, e in quanti giorni, mediamente, ammonta l’eventuale ritardo l’efficienza logistica in entrata: allo stesso modo, misurare l’efficienza dei propri fornitori l’efficienza degli approvvigionamenti: calcolare la giacenza media e l’indice di rotazione di ciascun articolo per misurare l’efficienza dell’approvvigionamento delle scorte l'efficienza finanziaria: misurazione della redditività delle proprie scorte di magazzino attraverso elaborazioni mirate: es. l’analisi dell’efficienza GMROI (Gross Margin Return On Investiment) Informazioni gestionali complete e parametrizzabili OLPIX mantiene aggiornate in tempo reale tutte le innumerevoli informazioni gestionali legate a ogni articolo: giacenza, giacenza fiscale, ordinato, impegnato, disponibile, venduto/acquistato, reso clienti/fornitori, merce in arrivo da fornitore, da filiale, arrivata, in prelievo, in spedizione, in conto lavoro presso terzi, in visione presso clienti, in visione da fornitori, in conto riparazione, non conforme, ecc. Queste informazioni possono essere parametrizzate in base alle esigenze di ciascuna azien- da, per esempio: considerare, nel calcolo del disponibile, tutti gli impegni clienti o solo quelli con data di consegna entro l'arco di approvvigionamento del fornitore aggiungere alla giacenza fiscale la merce presso terzi, quella difettosa, in spedizione, esibita negli show- room, ecc. 2
  • 12. Pensato per ottimizzare i costi di gestione delle merci OLPIX è progettato per gestire in modo strategico la logistica integra- ta: flussi di ingresso, stoccaggio, trasporti, ordini, uscita dei materiali, tempi e modalità di gestione delle merci. Una voce che di solito rappre- senta un costo variabile tra il 15% e oltre il 30% del valore dei prodotti. Il modulo Logistica di OLPIX raggiunge le massime prestazioni in abbinamento all’utilizzo di terminali a radiofrequenza che contribui- scono a ottimizzare tutti i processi logistici: dall’entrata merci, alla fase di spunta e ubicazione, fino alla generazione delle liste di prelievo e all'emissione dei documenti di accompagnamento. Sfruttando i modelli di complessità scalabile presenti in OLPIX, le aziende possono aspirare a una progressiva automatizzazione dei processi logistici. Ma c'è di più L’utilizzo delle funzionalità di logistica consente di ottenere una drasti- ca riduzione degli errori e un conseguente aumento dell’efficienza e del livello di soddisfazione dei clienti. Infine OLPIX permette di conoscere in ogni momento la posizione delle merci all’interno del magazzino, "guidando” gli addetti lungo percorsi ottimiz- zati definiti dall’azienda, che necessiterà così di minor personale specializzato. Logistica Aree applicative | 11 3 Passione per il dettaglio
  • 13. Funzionalità | 12Logistica Tracciabilità dei flussi operativi Per ogni singolo movimento di magazzino OLPIX consente: di memorizzare l’utente che ha effettuato l’operazione la data e l’ora in cui è stato effettuato la quantità di merce movimentata il cliente/fornitore/reparto per il quale è stato effettuato il movimento ecc. In questo modo l'attività dei singoli operatori è controllabile e si possono effettuare statistiche sul livello del servizio. Ottimizzazione dei processi di entrata merce Attraverso la funzione di "spunta merce arrivata", OLPIX permette di gestire in modo auto- matico e controllato la collocazione delle merci all’interno delle diverse aree: es. arrivo merce, picking e/o scorta, “Non Conforme”, preparazione uscita merce e attesa spedizione. Questo consente la preparazione anticipata delle etichette con il codice a barre da applicare ai singoli articoli già venduti. Ottimizzazione dei processi di uscita merce OLPIX permette di unire più impegni da evadere in un’unica missione di prelievo secondo vari criteri di accorpamento, e, parallelamente, di suddividere le missioni di prelievo in base: alla tipologia di merce da prelevare: es. cesto o carrello per la minuteria, muletto per la carpenteria, ecc. alle zone di ubicazione interne al magazzino: es. separazione delle missioni che contengono il materiale da prelevare all’esterno o sul piano soppalcato. OLPIX velocizza i processi di uscita della merce grazie a una agile gestione della stampa delle etichette sovracolli, del packing-list e del borderò di carico con la spunta della merce da consegnare. Gestione delle Non Conformità OLPIX gestisce anche la creazione automatica e tempestiva delle "Non Conformità" della merce, soprattutto durante le fasi di inserimento del documento di entrata e di spunta/controllo. 3
  • 14. Funzionalità | 13Logistica Informazioni puntuali e dettagliate OLPIX consente la gestione di varie funzioni commerciali quali: la consultazione dello stato di avanzamento degli impegni la visione in tempo reale dei movimenti di prelievo dei singoli articoli Inoltre: ogni addetto commerciale sarà facilmente in grado di fornire ai propri clienti risposte immediate e tempestive riguardo l'evasione degli ordini ogni responsabile di magazzino potrà monitorare lo stato di avanzamento dei singoli flussi operativi - entrata merce, ubicazioni, liste di prelievo - con la possibilità di decidere a quali operatori assegnare specifiche attività - ubicazioni, taglio cavi, prelievi - e variare la priorità di esecuzione delle missioni. 3
  • 15. Massima attenzione per ogni singolo componente Commesse rettifiche Passione per il dettaglio 4 OLPIX consente una gestione puntuale e completa di tutte le problema- tiche tipiche delle Officine Rettifiche, guidando l'utente dalla definizione del preventivo, alla gestione delle commesse, fino alla fatturazione. Tramite funzioni semplici e intuitive, per ogni tipologia di articolo da revisionare,OLPIX consente l'elencazione dei singoli componenti - basa- mento,testata,distribuzione -,le tipologie di ricambi abbinate a ciascuno di essi - pistoni, bronzine, ecc. - e le possibili lavorazioni ammesse. Grazie a questa caratteristica OLPIX permette di velocizzare enorme- mente l'imputazione dei dati, limitando al massimo la possibilità di errore. Ma c'è di più L'alta parametrizzazione e la completezza delle informazioni di OLPIX consentono un immediato confronto tra costi previsti e costi consuntivi, e un puntuale riscontro dello stato di avanzamento delle lavorazioni. Infine Grazie alle diverse statistiche e report disponibili, OLPIX permette una verifica precisa dei dati quali il fatturato e la marginalità, suddivisi per cliente, tipologia di commessa, tipo di motore, tipo di documento e così via. Aree applicative | 14
  • 16. 4 Funzionalità | 15Commesse rettifiche Gestione commesse OLPIX gestisce tutte le informazioni necessarie a una completa gestione delle commesse di lavorazione. Oltre ai dati del cliente e dell'articolo da revisionare è possibile indicare informazioni aggiun- tive che facilitano notevolmente eventuali ricerche e, soprattutto, caratterizzano ogni com- messa in modo univoco, quali per esempio: tipologia commessa tipo veicolo matricola veicolo telaio codice motore matricola motore ecc. A ogni commessa è inoltre possibile allegare foto, filmati, documenti a testimonianza dei lavori eseguiti. Gestione del tariffario FIR OLPIX consente una totale integrazione con le informazioni fornite dalla FIR (Federazione Italiana Rettificatori) relativamente a “Schede Lavorazione”, “Codici Lavorazione” e “Tariffa- rio”. In tal modo è possibile aggiornare automaticamente il listino delle singole lavorazioni, facilitando così la determinazione dei prezzi da applicare durante la definizione dei preventivi o la gestione delle commesse. Lavorazioni esterne La gestione completa delle lavorazioni commissionate esternamente consente di avere, per ogni fornitore, una visione sempre aggiornata dei materiali inviati e di quelli non ancora rientrati. Essa permette anche il controllo automatico dei costi imputati in commessa in relazione alle fatture emesse dal fornitore. Gestione preventivi Questa funzione permette di gestire più preventivi per uno stesso articolo da revisionare. Inoltre, è possibile creare automaticamente la relativa commessa, specificando le lavorazioni da effettuare, i ricambi da utilizzare e le condizioni commerciali concordate con il cliente.
  • 17. Anche gli adempimenti di legge diventano semplici Amministrazione Passione per il dettaglio 5 OLPIX copre tutte le normali funzionalità necessarie per il rispetto delle normative vigenti: la gestione delle varie tipologie di registrazione contabile gli scadenziari i partitari i cespiti ammortizzabili le ritenute d’acconto i ratei e risconti i bilanci periodici e annuali i centri di costo l’home banking la gestione anticipata della tesoreria Oltre a questo, fornisce specifici strumenti in grado di aiutare le aziende a prendere le decisioni più importanti e delicate. Ma c'è di più Grazie alla completa integrazione con tutte le altre aree gestionali presenti in OLPIX, anche l’area amministrativa è di facile utilizzo e offre un'immediata accessibilità dei dati, da qualunque area d’inserimento provengano: amministrativa, commerciale o logistica. Esempio: in fase di emissione di documenti verso i clienti, i dati relativi alla loro eventuale esposizione e situazione insoluti emergono subito dalla presa visione della scheda contabile di un cliente/fornitore, per ogni fattura registrata è possibile risalire alla consultazione degli articoli movimentati, con relativa quantità e prezzo Aree applicative | 16
  • 18. Funzionalità | 17Amministrazione5 Bilanci e riclassificazioni OLPIX consente di redigere bilanci annuali o periodici per: rispondere alle esigenze civilistiche e fiscali previste dalla normativa vigente mettere a disposizione degli amministratori le informazioni necessarie e utili al controllo di gestione Grazie alla possibilità di effettuare scritture provvisorie, OLPIX consente di valutare l’andamento della gestione passata e futura in rapporto alla redditività e con riferimento alle situazioni patrimoniali e finanziarie già determinatesi o previsionali. OLPIX offre la possibilità di redigere dei bilanci riclassificati secondo gli schemi previsti dalla IV direttiva CEE o secondo quelli adottati da ciascuna azienda. Consente, inoltre, un'approfondita analisi di bilancio secondo criteri che rispecchino la corretta interpretazione della realtà aziendale. Questi bilanci possono essere stampati per singolo periodo o raffron- tanti con esercizi precedenti. Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IAS OLPIX consente di gestire i beni ammortizzabili materiali, immateriali e finanziari, sia da un punto di vista civilistico che fiscale. Il costo pluriennale dei beni strumentali viene ripartito in più esercizi in funzione della loro durata economica, o sulla base di tabelle ministeriali che definiscono le quote massime deducibili ai fini della determinazione del reddito d’impresa fiscalmente imponibile. OLPIX rende possibile la gestione delle operazioni che possono determinare l’alterazione del valore del cespite quali la svalutazione, la rivalutazione, l’alienazione, l’eliminazione o la dismissione. Il calcolo dell’ammortamento può essere eseguito in qualsiasi momento dell’anno anche attraverso la generazione di scritture provvisorie o contabili, utili poi alla creazione di bilanci annuali, infrannuali o previsionali. È contemplata la gestione dei cespiti secondo i principi contabili internazionali per tutti quei clienti che sono soggetti agli obblighi dei criteri IAS. Centri di costo In OLPIX è presente un modulo di contabilità per centro di costo, efficace per la ripartizione dei costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità, identificabili con la fonte del costo o del ricavo. Questo modulo è complementare alla contabilità generale ed è integrato in essa. Infatti, attraverso l’attenta progettazione del piano dei conti, con relativa attribuzione a ciascun conto dei propri centri di costo o di ricavo, è possibile registrare la contabilità anali- tica contestualmente alla contabilità generale. OLPIX, infine, rende possibile l’inserimento di movimenti extracontabili, sia previsionali che di assestamento, affinché siano redatti bilanci infrannuali o previsionali.
  • 19. Funzionalità | 18Amministrazione Ratei e risconti Il modulo Ratei e Risconti di OLPIX è integrato con la contabilità generale e consente di rilevare le imputazioni temporali delle voci di costo e ricavo contestualmente alla registrazio- ne delle fatture di acquisto e vendita. Il calcolo dei ratei e risconti può essere eseguito in qualsiasi momento durante il corso dell’esercizio contabile. I costi e i ricavi verranno riproporzionati sulla base dell’arco tempo- rale indicato dall’utente e rilevati seguendo il principio della competenza. Allo scopo di predisporre bilanci consuntivi o infrannuali di controllo si potranno effettuare registrazioni extracontabili nel corso dell’anno, o contabili a fine esercizio. Ritenute d’acconto OLPIX consente una gestione semplificata degli adempimenti amministrativi legati ai com- pensi dei professionisti, per esempio: registrare la fattura di un libero professionista e/o agente di commercio, con relativa rilevazione dell’imposta gestire il versamento della ritenuta d’acconto a seguito del pagamento della fattura di un libero professionista, con relativa contabilizzazione È disponibile la stampa delle certificazioni che attestano l’avvenuto versamento della ritenuta d’acconto con relativa trattenuta, inviabili poi al libero professionista e/o agente e utilizzabili come allegati al modello 770. È possibile effettuare anche una stampa riepilogativa dei versamenti e dei dati utili per il modello 770. Tracciabilità CIG-CUP Il modulo relativo alla gestione della Tracciabilità CIG/CUP di OLPIX adempie alle norme e alle disposizioni Antimafia in materia di Appalti di opere e servizi con Enti Pubblici (L.n.136 del 08/2010). Gli obblighi legati alla gestione CIG e CUP riguardano l’emissione dei documenti collegati alle vendite e alle relative transazioni di incasso e pagamento. OLPIX consente di gestire questi codici direttamente in fase di inserimento dell’ordine del cliente, con conseguente ereditarie- tà sul documento di trasporto. In sede di fatturazione, invece, verranno generati in automatico i documenti fiscali già suddivisi in base ai codici identificativi CIG e CUP. Tali codici verranno riportati anche nelle transazioni monetarie collegate ai documenti fiscali, in termini di scadenziario, di emissione effetti e di relativa trasmissione alle banche. 5
  • 20. Funzioni comuni Aree applicative e Funzionalità | 19 OLPIX presenta numerose di funzionalità comuni a tutte le aree appli- cative che lo rendono uno strumento davvero completo in ciò che offre, agile nell'operatività e altamente efficiente nei risultati. Tracciabilità e sicurezza Allo scopo di prevenire violazioni e salvaguardare la sicurezza, OLPIX è stato progettato e sviluppato prestando particolare attenzione all’eventualità che ogni singolo dato possa essere inserito e/o consul- tato soltanto da chi è in possesso dell’autorizzazione necessaria. Inoltre, con OLPIX è possibile identificare in qualsiasi momento: chi ha effettuato modifiche in un qualsiasi campo - es. sconto, condi- zione di pagamento, listino, ecc. - o eliminato un qualsiasi elemento - es. un documento, una registrazione contabile, la riga di un documento, un articolo, ecc. quando tali modifiche sono avvenute. Navigabilità OLPIX offre un accesso semplice e immediato a informazioni azien- dali complete, attendibili e aggiornate in tempo reale. Grazie alla massima cura con cui è stato progettato garantisce un’ottima navigabilità all’interno di tutta l’applicazione: dall’area amministrativa a quella commerciale fino alla logistica. Ciò consente agli utenti di accedere in modo semplice e intuitivo alle informazioni correlate. Esempio: partendo dalla visualizzazione di una fattura di vendita è possibile risalire immediatamente alla consultazione di tutti i documenti a essa collegati, quali preven- tivi, ordini e documenti di trasporto, fino a un livello di dettaglio pari alle singole righe di ogni documento. Quando l'integrazione è il presupposto dell'efficienza Passione per il dettaglio 6
  • 21. Funzionalità | 20Funzioni comuni Integrazione con il mondo Office, Open Office e Posta elettronica OLPIX permette di esportare in un foglio di lavoro Excel i dati presenti, sia in una scher- mata di consultazione che in un documento di stampa.Viceversa, si possono importare dati da fogli di Excel per: effettuare aggiornamenti “massivi” della base dati: es. le anagrafiche clienti, gli articoli di magazzino, la griglia sconti, il caricamento automatico degli articoli in qualsiasi documento, ecc. generare in automatico le righe di un qualsiasi documento: es. articolo, quantità, prezzo di preventivi, ordini e documenti di trasporto L'utente può intervenire e modificare i dati a propria discrezione operando nell'ambiente di lavoro e di scrittura di maggiore familiarità. Per alcune specifiche funzioni, quali l’emissione di lettere di sollecito di pagamento, è previ- sta anche l’integrazione con Word. Infine, OLPIX è totalmente integrato con il servizio di posta elettronica. Ciò consente: l’invio a clienti e fornitori di un qualsiasi documento generato dall’applicativo l’invio di "alert" agli utenti interni in relazione a determinati eventi aziendali - es. segnalazione di fuori fido, di registrazione insoluto, di vendita sottocosto, di materiale non disponibile, ecc. - permettendo di assumere decisioni immediate e appropriate Schedulazione Grazie alla specifica funzione di “schedulazione”, OLPIX consente di definire un “job” (attività ricorsiva) per operazioni ripetibili o pre-determinabili: es. fasi di calcolo della giacenza media, fasi di ricalcolo dei costi sui movimenti, fasi periodiche di estrazione dati, ecc. La schedulazione consiste nell'impostare l’esecuzione di ciascuna delle operazioni, in qual- siasi momento, con la frequenza desiderata, in un arco temporale definito a piacere e preve- dendo l'attualizzazione delle impostazioni sui singoli campi di tipo "data". 6
  • 22. Filiale di Milano: Strada 4, Palazzo Q5 - Milanofiori - 20089 Rozzano (MI) Tel: (+39) 02 57506417 - Fax: (+39) 0546 689591 Sede legale: Via R. Ossani 18 - 48018 Faenza (RA) Tel: (+39) 0546 689511 - Fax: (+39) 0546 689591 Email: vm@vmsistemi.it Il gusto del particolare L'applicativo gestionale ideale per rettificatori e ricambisti www.vmsistemi.it VM Sistemi SpA Soluzioni Gestionali per la Distribuzione