Anunt privind achizitia serviciilor de audit - achizitie directa

  • 393 views
Uploaded on

Caiet de sarcini audit proiect VIVA EAST

Caiet de sarcini audit proiect VIVA EAST

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
393
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Asociatia pentru Tranzitie Urbana are în derulare proiectul “VIVA Eastpart”, proiect finantat prinprogramul “Eastern Partnership Cultural Programme” derulat de Uniunea Europeana, avand caautoritate contractanta Delegatia Uniunii Europene la Kiev.Necesitatea achizitionarii serviciilor de auditare a proiectuluiPotrivit cererii de finantare a proiectului “Viva Eastpart”, aprobata de Delegatia Uniunii Europene la Kievin cadrul Eastern Partnership Cultural Programme in cadrul activitatilor de evaluare, coordonare siraportare s-a programat si bugetat activitatea de audit al proiectului in vederea asigurarii implementariiproiectului si atingerii obicetivelor stabilite.Procedura aplicata: Achizitie directaCAIET DE SARCINIl.Legislatia incidenta si alte documente relevanteOperatorul economic caruia i se va atribui contractul, va trebui sa furnizeze serviciile de auditare aproiectului, tinand seama de:- prevederile Ghidului Practic 2012 al Uniunii Europene- Conditiile generale aplicabile contractelor de grant pentru actiuni externe finantate de UniuneaEuropeana- prevederile Contractului de finantare nr. 2011/258206, incheiat intre Uniunea Europeana reprezentatade delegatia Uniunii Europene la Kiev si Asociatia pentru Tranzitie Urbana, organizatie non-guvernamentala, in calitate de beneficiar;- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, actualizata; Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicatacu modificarile si completarile ulterioare;- OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitareacontrolului financiar preventive, cu modificarile si completarile ulterioare;- Ordonanta de urgenta nr.34/2009 cu privire la rectificarea bugetara pe anul 2009 si reglementareaunor masuri financiar - contabile ;- Alte acte normative in vigoare;ll. Descrierea contractului si cerintele specifice pentru atribuirea acestuia1. Obiectul contractuluiReguli pentru Contabilitate și EvidențaAuditorul examineaza daca Beneficiarul s-a conformat cu urmatoarele reguli de contabilitate și evidența
  • 2. • Conturile ținute de catre Beneficiar pentru punerea in aplicare a acțiunii trebuie sa fie corecte și la zi;• Beneficiarul trebuie sa aiba system de contabilitate cu dubla-intrare;• Conturile și cheltuielile legate de acțiune trebuie sa fie ușor identificabile și verificabile;• Conturile trebuie sa furnizeze detalii cu privire la dobanda acumulata pe fondurile platite de catreAutoritatea Contractanta.Proceduri pentru verificarea selectiei cheltuielilorEligibilitatea cheltuielilorAuditorul verifica, pentru fiecare articol de cheltuieli selectat, criteriile de eligibilitate stabilite mai jos. 1. Costurile suportate efectivAuditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost de fapt efectuate de și se refera laBeneficiar. In acest scop, Auditorul examineaza documentele justificative (de exemplu, facturi,contracte) și dovada plații. Auditorul examineaza, de asemenea, o dovada a muncii efectuate, bunurilorprimite sau serviciilor prestate și el / ea verifica existența activelor, daca este cazul. 2. Cut-off - Perioada de implementareAuditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost suportate in cursul perioadei deimplementare a Proiectului. 3. BugetAuditorul verifica daca cheltuielile pentru un element selectat a fost indicat in bugetul de acțiune. 4. NecesitateAuditorul verifica necesitatea cheltuielilor prin examinarea naturii cheltuielilor cu documentejustificative: cheltuiala pentru un element selectat a fost necesara pentru punerea in aplicare a acțiunii șica a trebuit sa fie suportate pentru activitațile contractate de acțiune. 5. InregistrariAuditorul verifica daca pentru un element selectat cheltuiala este inregistrat in sistemul contabil alBeneficiarului și a fost inregistrata in conformitate cu standardele contabile aplicabile ale țarii in careeste stabilit beneficiarul și Beneficiarului practicile obișnuite de contabilitate a costurilor. 6. JustificareAuditorul verifica daca pentru un element selectat cheltuiala este susținuta de dovezi (a se vedeapunctul 1 din anexa 2B, Linii directoare pentru procedurile specifice care urmeaza sa fie efectuate) și in
  • 3. special documentele justificative, in conformitate cu articolul 16.2 și 16.3 din Condițiile Generale aleContractului de Finanțare. 7. EvaluareAuditorul verifica faptul ca valoarea monetara a unui articol de cheltuieli selectat este in acord cudocumentele care stau la baza (de exemplu, facturi, declarații salarii) și ca ratele de schimb corecte suntfolosite acolo unde este cazul. 8. ClasificareAuditorul analizeaza natura cheltuielilor pentru un element selectat și verifica faptul ca elementelecheltuielii au fost clasificate corect (sub) poziția din Raportul Financiar. 9. Conformitatea cu regulile de achiziții: naționalitate și origineDaca este cazul Auditorul examineaza care reguli de achiziții, naționalitatii și originii se aplica pentru oanumite cheltuieli (sub) poziție, cu o clasa de articole de cheltuieli. Auditorul verifica daca acelecheltuieli au fost efectuate in conformitate cu aceste reguli prin examinarea documentelor care stau labaza achizițiilor și a procesului de achiziție. In cazul in care Auditorul descopera cazuri de nerespectare anormelor de achiziții publice, el / ea raporteaza natura unor astfel de evenimente, precum și impactullor financiar in termeni de cheltuieli neeligibile. La examinarea documentației de achiziție Auditorul ia inconsiderare indicatorii de risc enumerate in anexa 2B și el / ea raporteaza, daca este cazul, care dintreacești indicatori s-au gasit. 10. Eligibilitatea costurilor directeIn cazul in care cheltuielile pentru un element selectat este inregistrata sub una din pozițiile de costuridirecte, Auditorul verifica faptul ca acest tip de cheltuieli sunt acoperite de costurile directe, astfel cumsunt definite la articolul 14.2 prin examinarea natura elementelor de cheltuieli in cauza. 11. Costurile administrativeAuditorul verifica daca costurile indirecte pentru a acoperi cheltuielile administrative (poziția 10Raportul Financiar) nu depașesc 6,4% din suma totala a costurilor directe eligibile ale Proiectului. 12. Cheltuieli neeligibileAuditorul verifica daca inregistrarile cheltuielilor includ anumite taxe, inclusiv TVA. Daca aceasta estecazul Auditorul verifica faptul ca Beneficiarul (sau, daca este cazul, partenerii) nu pot sa recuperezeaceste taxe printr-un sistem de scutire și / sau la o rambursare a posteriori. Daca acesta este cazul,taxele pot fi considerate drept costuri eligibile, cu condiția ca actul de baza care finanțeaza UE-contribuția nu exclude plata impozitelor. 13. Costurile eligibile
  • 4. In cazul in care actul de baza care finanțeaza UE-contribuția exclude impozitele ar fi costurile eligibile,aceste taxe pot fi totuși luate in considerare in calitate de co-finanțare de catre beneficiarul subvenției.Auditorul verifica faptul ca beneficiarul (sau, daca este cazul, partenerii) nu pot sa recupereze acestetaxe printr-un sistem de scutire și / sau la o rambursare a posteriori. 14. Venituri din acțiuniAuditorul examineaza daca veniturile care ar trebui sa fie atribuite acțiunii (inclusiv, printre altele,subvenții și finanțari primite de la alți donatori și alte venituri generate de Beneficiar in contextul deacțiune, cum ar fi, de exemplu, dobanda acumulata) au fost alocate acțiunii și prezentate in raportulfinanciar. In acest scop, Auditorul discuta cu Beneficiarul și examineaza documentația obținute de labeneficiar. Nu este necesar ca Auditorul sa examineze complet veniturile raportate.2. ObiectiveObiectivul general al unui audit este acela de a furniza asigurarea ca activitatile, situatiile - financiare,documentele aferente implementarii proiectului examinate sunt complete si intocmite cu acuratete, iaroperatiile economice s-au efectuat in conformitate cu legile si reglementarile relevante in vigoare.Beneficiarul proiectului, respectiv Asociatia pentru Tranzitie Urbana, are obligatia sa asigureimplementarea proiectului cu maximum de profesionalism, eficienta si vigilenta in conformitate cuobligatiile asumate prin cererea de finantare aprobata, precum si cu respectarea legislatiei nationale sicomunitare in vigoare;Ca urmare a efectuarii auditului, vor fi furnizate beneficiarului un Raport de audit ce cuprinde constataride facto cu privire la utilizarea fondurilor alocate prin proiect in conformitate cu termenii si conditiile dincontractul de finantare.Auditorul autorizat va realiza auditul intregului proiect (al activitatilor sale, al ĭnregistrarilor si conturilor)conform legislatiei in vigoare si cerintelor finantatorului.Glosar de termeni:Auditor— persoana fizica sau juridica care a dobaindit aceasta calitate in conditiile legislatiei in vigoaresi care este autorizat de autoritatea competenta sa desfasoare activitatea de audit.Auditare - Auditui reprezinta o activitate independenta si obiectiva care ofera consiliere unei entitati inceea ce priveste gradul de control asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile siprintr-o abordare sistematica si metodica ajuta aceasta entitate sa isi atinga obiectivele, evaluand sifacand propuneri de imbunatatire a eficienfei managementului riscului, a proceselor de control si deconducere.Auditare financiara - Auditul financiar reprezinta activitatea de examinare, in vederea exprimarii decatre auditorii financiari a unei opinii asupra situagiilor financiare, in conformitate cu Standardele
  • 5. internafionale de audit financiar ale Federatiei Internajionale a Contabililor (IFAC) din Romania, dreptulde exercitare a profesiei de auditor financiar se acorda da catre Camera Auditorilor Financiari.lll.2. Responsabilitatile partilor cu privire la angajamentBeneficiarul, furnizeaza acces liber si total la toate informaliile si inregistrarile pe care auditorul leconsidera necesare in vederea emiterii raportului sau.Auditorul este responsabil pentru executarea procedurilor agreate cum sunt specificate in acesteSpecificalii Tehnice ai pentru transmiterea catre Beneficiar a unui Raport privind constatarile factuale.Auditorul este membru al _Camerei Auditorilor Financiari din Romania (CAFR) care este Ia randul saumembru al Federagiei lnternationale a Contabililor (lFAC).Auditorul tine seama de:- respectarea Standardelor Internationale ale Serviciilor Conexe (‘ISRS’) 4400Angajamente de a efectua Procedurile asupra carora s-a convenit privind lnformatia Financiara asa cumau fost promulgate de catre IFAC;- Respectarea Codului de Etica pentru Contabilii Profesionisti emis de IFAC;lll. Specificagiile tehniceAuditorul trebuie sa presteze serviciile care fac obiectul acestui contract. tinand seama de urmatoarelecerinte specifice:Auditorul verifica faptul ca finantarea acordata a fost cheltuita in conformitate cu termenii si conditiilecontractului de finantare;Auditorul va acorda o atentie deosebita Conditiilor Generale ale Contractului de Finangare care continedescrierea actiunii.Auditorul financiar trebuie sa-si planifice activitatea astfel incat sa poata realiza o verificare eficienta acheltuielilor.Auditorul executa proceduri specifice agreate cu privire la verificarea cheltuielilor unui contract definantare nerambursabila finantat in cadrul Eastern Partnership Cultural Programme. Obiectivul ilreprezinta verificarea de catre auditorul financiar a faptului ca sumele primate de catre Beneficiar incadrul contractului de finantare, s-au cheltuit (,,realitatea desfasurarii"), sunt legale (,,legalitatea"),exacte (,,exactitate") si eligibile, precum si transmiterea catre Beneficiar a raportului constatarilorfactuale cu privire la procedurile agreate executate.Auditorul verifica daca evidentele contabile ale Beneficiarului sunt in conformitate cu regulile pentrupastrarea inregistrarilor si cu regulile contabile din contractul de finantare;
  • 6. Auditorul verifica daca bugetul corespunde cu bugetul contractului de finantare (autenticitatea siautorizarea bugetului initial) si daca cheltuielile realizate au fost prevazute in bugetul contractului definantare;Auditorul verifica sumele totale prevazute pe categorii de cheltuieli;Auditorul va verifica daca toate categoriile si tipurile de cheltuieli sunt prezentate corect incontabilitatea beneficiarului;Auditorul financiar verifica eligibilitatea cheltuielilor cu termenele si conditiile contractului de finantare;Auditorul verifica daca cheltuielile sunt necesare pentru desfasurarea unei activitati. In acest sens,auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost asumate pentru scopul propus al activitatiisi daca au fost necesare pentru activitate;Auditorul verifica daca cheltuielile sunt cuprinse in bugetul contractului si daca sunt in conformitate cuprincipiile managementului financiar riguros, in special cu privire la cost- eficienta si cea mai bunautilizare a banilor;Auditorul verifica daca cheltuielile sunt inregistrate in conturile Beneficiarului si sunt identificabile,verificabile si dovedite cu originalele evidentelor suport;Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost inregistrate corespunzator in sistemulcontabil al Beneficiarului si daca sunt sprijinite de evidente adecvate si documente suport justificative;Auditorul verifica daca cheltuielile pentru o activitate au fost corecte pe categorii de cheltuieli;IV. Elaborarea si prezentarea raportului de audit;Raportul de audit trebuie sa fie:a) complet, adica sa contina toate informatiile si argumentele pentru sustinerea indeplinirii obiectivelorauditului;b) obiectiv, ceea ce presupune sa fie echilibrat, fara distorsiuni, pentru a nu crea suspiciuni privindcredibilitatea si independenta auditorului;c) accesibil, ceea ce presupune utilizarea unui limbaj cat mai clar si mai simplu pentru a fi usor de intelesde beneficiarii raportului. Trebuie sa fie fara echivoc, logic si sa nu ofere posibilitatea unor interpretarieronate. In cazul utilizarii unor termeni tehnici, de specialitate sau abrevieri, acestia se descriu distinctintr-un glosar de termeni;d) concis, ceea ce presupune redactarea numai a aspectelor care reies din obiectivele auditului,evitandu-se detaliile, formularile si constatarile inutile;
  • 7. e) constructiv, respectiv prezentarea clara si echilibrata a tuturor aspectelor constatate, astfel incat sa seevite repetarea unor probleme evidentiate de auditor in raportul de audit, ca de exemplu: erori,neregularitati si abateri de la legalitate si regularitate etc.;f) oportun si competent, ceea ce presupune respectarea termenului de elaborare, fara intarzieri, in asafel incat sa reflecte competenta si profesionalismul auditorului, precum si o activitate de audit decalitate;g) convingator, ceea ce presupune prezentarea concludenta si exacta a rezultatelor auditului, iarconcluziile si recomandarile din raport trebuie sa fie sustinute cu probe de audit suficiente si adecvate.Raportul de audit va fi pus la dispozitia Beneficiarului in termen de 15 zile de la solicitarea acestuia decatre Beneficiar.V. Situatia ofertantului:Pentru a-si demonstra capacitatea de exercitare a activitatii profesionale (forma de inregistrare precumsi obiectul de activitate) Ofertantul, persoana fizica sau juridica, va prezenta:- Certificat de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului, sau orice alt document echivalent - in copie;- Certificat constatator sau orice alt document echivalent, prin care sa dovedeasca forma de inregistrareca persoana fizica sau juridica - in copie;- Pentru persoanele fizice - document emis de Camera Auditorilor Financiari din Romania CAFR, care saateste calitatea de auditor financiar activ in 2011, emisa conform Hotararii nr. 68 bis din 14 august 2006,Emitent: Consiliul CAFR, privind aprobarea procedurii de inregistrare a auditorilor financiari activi caPersoane Fizice Autorizate sau copie carnet de auditor vizat pe anul 2011 - in copie conform cuoriginalul;- Pentru persoanele juridice - autorizatie de functionare sau document emis de CAFR care sa atesteinregistrarea in Registrul auditorilor financiari activi in anul 2011 - in copie conform cu originalul;- Pentru a-si demonstra experienta similara, ofertantul va prezenta un contract din care sa reiasä ca afurnizat servicii de audit pentru proiecte finantate din fonduri europene;- Pentru a verifica indeplinirea cerintelor pentru fiecare auditor, ofertantul va depune:v Copii dupa actele de studii care atesta pregatirea profesionala;VI. Durata de furnizare a serviciilor -Durata maxima de furnizare a serviciilor este 14 luni, in conformitate cu graficul de activitati din cadrulproiectului.VII. Pretul serviciilor furnizate
  • 8. Valoarea maxima estimata pentru serviciile furnizate este de 6.000 euro (taxe incluse)In vederea asigurarii transparentei prezentei achizitii, anuntam prin intermediul site-urilor organizatiei sial proiectului efectuarea acestei achizitii.Vă rugăm să ne transmiteţi pînă pe data de 23.11.2012 oferta dvs. în concordanță cu, caietul de sarcini.Oferta dvs. va fi însoțită de: Certificatul de înregistrare eliberat de Oficiul Registrului Comerţului, încopie legalizată sau xerocopie certificată, pentru conformitate cu originalul, cu semnatură şi ştampilă.Eventuale clarificari cu privire la documentatia transmisa de autoritatea contractanta pot fi obtinute dela beneficiarDate de contactAsociatia pentru Tranzitie Urbana -Proiect VIVA EastpartStr. Voila nr.10, bl 21, sc 2, ap 16, sect 4, Bucurestie.mail: atu@atu.org.roTel/fax: + 40 213 126 272