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Tratamiento de documentos electronicos
 

Tratamiento de documentos electronicos

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En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.

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    Tratamiento de documentos electronicos Tratamiento de documentos electronicos Presentation Transcript

    • TRATAMIENTODE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
    • TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS JORGE LUIS ÁLVAREZ HERNÁNDEZ YERIS PATRICIA GONZÁLEZ BARRAZA JOHANNA GONZÁLEZ CAMACHO MARÍA ANGÉLICA LÓPEZ CÓRDOBA Tutor JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN; BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES G2 ABRIL 2012
    • CONTENIDOINTRODUCCIÓNOBJETIVOSRESPONSABLESEXPEDIENTE ELECTRÓNICOEXPEDIENTE MIXTO Ó HIBRIDOPROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
    • INTRODUCCIÓNLos documentos electrónicos no son textos aislados del campo social. Son elresultado de una relación entre el avance científico, el desarrollo económico dealgunas sociedades y las nuevas propuestas para facilitar el trabajo de lasociedad. Su forma y funcionalidad van a depender de los fenómenos sociales yeconómicos, infortunadamente la evolución de la tecnología va más rápido quelas habilidades y capacidades humanas para establecer relaciones que definan yaprovechen la estructura de los registros electrónicos.La incursión de los expedientes electrónicos ha permitido adelantar procesosde tramitación sin la necesidad del papel, pero también exige una reingenieríaen los procesos administrativos para darle celeridad y efectividad al manejo dela información convencional. Por tratarse de un documento electrónico ofrecetodas las características tecnológicas, menor tiempo de tramitación, seguridadde confidencialidad, aumento en la calidad del trabajo, facilidad de ubicación ybúsqueda. Son una alternativa para la resolución de procesos, permitiendo lacercanía del usuario con las entidades sin que por ello pierda transparencia.
    • OBJETIVOSAcercar al profesional de ciencia de la información ydocumentación, Bibliotecología y archivística con el Tratamientode documentos electrónicos, importante por los avancestecnológicos y por la labor a la que se verá enfrentado.Tomar conciencia sobre la responsabilidad que tienen losfuturos profesionales de trabajar de la mano con las nuevasherramientas tecnológicas para manejar adecuadamente losdocumentos electrónicos.Reconocer las diferencias en cuanto a conservación,mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos ydocumentos electrónicos.
    • TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico es a lo que llamamos gestión de documentos electrónicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico
    • TRATAMIENTO DE DOCUMENTOSCONSERVACIÓN: Depende del ELECTRÓNICOSmantenimiento dado a los MIGRACIÓN: Copia de documentos en soportes odocumentos. Es recomendable formatos con tecnología nueva periódicamente.conservar los documentos, que tienen Para evitar pérdida de información es importantemayor duración, independientes al guardar una copia antes de realizar la actividad.sistema en que se produjeron. Losformatos electrónicos tienen una USO: Se recurre a la estructura de directorios dellongevidad que oscila en los 5 años, ordenador personal o de uso compartido para la creaciónpor ello la migración se hace necesaria, de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a unes preferible utilizar formatos abiertos sistema normalizado para nombrarlos, esto es(xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que importante para la creación de expedientes quepierda sus características de contenido, constituyen las series documentalesestructura y contexto. ALMACENAMIENTO: En soporte normalizados y perdurables, adecuado a las necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no reescribible para evitar modificaciones o pérdidas (soportes no repudiables). Los documentos se mantienen en su aplicación original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tienen que convertir al nuevo software. También se pueden almacenar en un formato que no dependa de ningún software (ficheros planos) y que cuenten con funciones de control de acceso.
    • TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
    • RESPONSABLES ÓRGANO PÚBLICO: Dispone la normatividad de organización LOS específica y, de no existir INDIVIDUOS prevención normativa la responsabilidad recae en el encargo de su tramitación. LA COMUNIDAD LA ORGANIZACIÓNRESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA: Legalmente todo documento electrónico mensajeelectrónico o archivo digital asociado a una firma digital se presume a la presunción, salvose pruebe lo contrario en la auditoría de responsabilidad del titular del correspondientecertificado digital vigente en el momento de su emisión.
    • RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRÓNICOS Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios El remitente: tiene la responsabilidad destinatarios conservemos el de conservar y gestionar el correo texto original y todas las respuestas recibidas electrónico (correo interno). El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse el archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones.
    • EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSEs un conjunto de documentos electrónicos, que pueden ser asu vez otros expedientes, organizados debidamente para quesirvan de fundamento o antecedente a un asunto o a un actoadministrativo previamente definido (determinación defuentes, formatos y metadatos) que se tramitan por víainformática. Se debe tener en cuenta que el expedienteelectrónico es un tipo de documento mas no un proceso. Lamayoría de las veces se obtienen a partir de documentosoriginales o físicos y puede contener también referencias aprocesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas deterceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubiertasimilar a la del mundo del papel.
    • EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS OBRA EN DIFERENTES INSTANCIAS FORMAN SERIES RESPONDE A UN TRAMITE DOCUMENTALES QUE DEBE SER GESTIONADO CARACTERISTICAS EXISTE UN VINCULO DE TRAMITE Y GESTIÓN ENTRE SE PRESENTAN EN EL UNO DE LOS DOCUMENTOS MISMO ORDEN DE SU QUE LO CONFORMAN ACTUACION
    • ETAPAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS •En esta etapa del inicio de un expediente es importante la participación multidisciplinaria conformada por un gestor, un archivero, un técnico en TIC y un jurista. En esta etapa se establecen plazos de la actividad y losDEFINICION DEL componentes del sistema: entrada, procedimiento y salidaPROCEDIMIENTO •Los expedientes electrónicos se forman de pruebas, dictámenes, documentos, acuerdos y toda la información que los complete, debe estar rubricada de tal manera que refleje una estructura con los pasos seguidos de la tramitación, se genera el foliado o índice electrónico firmado por la administración actuante. TRAMITACIÓN •Se genera la información definitiva, su vida depende de la incorporación de información precedente y el acceso o disposición que se le dé al mismo. TERMINACIÓN •Se traspasa la información para el almacenamiento en bases de datos establecidas por cada entidad y se archiva como memoria del acto administrativo. Se decide si pasa a una conservación definitiva o si por el contrario seTRANSFERENCIA Y hace eliminación digital completa. ARCHIVO
    • EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOEs un expediente que cuenta con elementosfísicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientesenteramente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientastecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización dedocumentos está en camino, por el momento la conformación deun expediente tiene elementos de papel como contratos, actas,facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sidodigitalizados, y también cuentan con elementos que ya segeneraron con la tecnología actual como e-mail, objetosmultimedia, links, gráficos.Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivirdurante un periodo de tiempo.Tanto los documentos de papel y los electrónicos deben estardebidamente organizados y nombrados.
    • CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO Planificación Creación Acceso yConservación Utilización Utilización Disposición Utilidad
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y administración del documento desde el momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas. El objeto es facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO: VALORIZACIÓN Y SELECCIÓN Valoración y Selección Según el Diccionario de Terminología Archivística, valoración es la “función que consiste en determinar la conservación o descarte de los documentos a partir de sus valores”. Se centra en el principio de evidencia, condicionando así la decisión de selección. POLITÍCAS DE VALORIZACIÓN SECTOR EMPRESARIAL DEFINICIÓN DE LA APLICACIÓN DEL CONCEPTO UTILIZACIÓN DE ELECCIÓN DE FUNCIÓN DE DETERMINACIÓN DE SERIE DOCUMENTAL COMO EL FORMATOS MÁS CONSERVACIÓN VALORIZACIÓN Y PLAZOS DE CONJUNTO TOTAL EVIDENCIAL ESTABLES Y PERMANENTE CON SELECCIÓN DE LOS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOSTENIBLES EN EL CRITERIO MUY DOCUMENTOS ACORDES AL FORMATO GENERADO POR UNA FUNCIÓN TIEMPO. RIGUROSO. ELECTRÓNICOS O ACTIVIDAD DEFINICIÓN DE INCORPORACIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE UNA NORMAS Y PLANIFICACIÓN DE FUNCIÓN SELECCIÓN EN METODOLOGÍA PARA PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINACION DEL METADATA EL DISEÑO DE SISTEMASLA DETERMINACIÓN DE EL CICLO DE VIDA PLAZO TOTAL DE DE INFORMACIÓN. PLAZOS DE COMPLETO DE LOS CONSERVACIÓN EN CONSERVACIÓN (ISO DOCUMENTOS FORMATO DIGITAL 15489)
    • PROCESOS DE GESTIÓNDOCUMENTAL: DIGITALIZACIÓN Consideración de la situación legal del material a digitalizar: depende del país después de un tiempo de la creación de la obra pasa a ser de dominio público y libre de reproducción. Selección del material adecuado para someter a digitalización sin correr riesgos de deterioro.
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: O RGANIZACIÓN El proceso de organización de documentos electrónicos comprende el análisis de los mismos para identificar quién, cuándo, cómo y por qué fueron creados, qué funciones y actividades documentan y su naturaleza física. La organización es el proceso que estudia los documentos, en nuestro caso los electrónicos, para descubrir cómo se relacionan con la entidad que los creó. La descripción se refiere a la manera de compartir esa información con otras personas.
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ANÁLISIS DOCUMENTAL ANÁLISIS DOCUMENTAL ANÁLISIS DE D.E INDICADORES DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DE NO TEXTUALES DE CALIDAD FORMAL (FÍSICA) CONTENIDO (FOTOG Y DESCRIPTIVA VIDEOS) ESTÁNDARES DEDESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN INDEXACIÓN O ESTÁNDARES DE CATALOGACIÓN CLASIFICACIÓNDOCUMENTAL FORMAL PARA INDIZACIÓN METADATA D.E. Proceso por el cual se derivan de un documento electrónico un conjunto de términos que lo representan. Cubre la descripción física mediante elementos formales (autor, título, editorial, fecha de creación, etc.) y la descripción conceptual del contenido mediante términos de indexación (palabra clave o descriptores de tesauros)
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ALMACENAMIENTO Las entradas Admiten puede ser: variantes: Por tratamiento A un índice Modalidades de dado: Con clasificaciónDe texto Según espectro alfabético de recuperación: Sumarias o sin y resumencompleto Según acceso: documental: materias o Búsqueda análisis de Con clasificaciónDe imágenes, De acceso local Centrados en un contenido temas directa e indizaciónaudio o video En CDs o DVDs único tipo de Por palabras Búsqueda a documento Catálogos de Con clasificación,De datos En línea clave del través de índices bibliotecas indización yreferenciales De tipos mixtos contenido del Búsqueda por Con análisis de resumen doc. jerarquías contenido Índices de citas Descriptores de cont. del doc.
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:ALMACENAMIENTO Módulos:Extractor de características de un documento multimedial mediante diferentes filtros Subprocesos: Biblioteca semántica Esquema de metadata 1. Ingreso del documento multimedial Ontologías con la descripción de los conceptos de aprendizaje 2. Búsqueda y recuperación del documento Perfiles de usuarios multimedial Lógica de búsqueda Base XML con archivos estructurados
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓNNo es un área estática sino quepor el contrario, debe adaptarse Técnicas computarizadasal cambio y evolución de tradicionales de comparación yvolumen, características y evaluación de información textual:accesibilidad de la información.Comprende dos actividades: •Modelo booleano •Modelo vectorial•Comparación y evaluación de las •Segmentación de palabras enrepresentaciones de documentos idiomas aglutinantesde acuerdo a una consulta •Modelo probabilísticoformulada por el usuario. •Retroalimentación por relevancia •Indexación por semántica latente•Construcción de una función •Text mining (minería de datos)que ordene los documentos parapresentarlos.
    • TIPOS DE RECUPERACIÓN Recuperación de información de la webRecuperación de información basada en contenido desdebases con imágenes digitalizadas.Sobre la percepción de la imagen y su contenido.Esquemas de recuperación de información multimedial.Estado del arte tecnológico en el proceso de recuperación
    • PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES ACTIVIDADES DE PRESERVACIÓNLa preservación digital es el Las relacionadas con la preservación de documentos ya digitalizados o que fueron creadosconjunto de actividades en formato digital; métodos:gerenciales que aseguran elacceso continuo a Preservación de la tecnología y migración deldocumentos digitales documento mediante cambio de soporte.considerando elementostecnológicos y Las de preservación del original por métodos digitalesempresariales rápidamentecambiantes. La gestión de las copias de seguridad o respaldo de los documentos digitales La gestión de respaldo de los sistemas de gestión documental
    • PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL: INTEGRIDAD Y AUTENTICIDADMétodosPúblicos: Registro de identificadores únicos (DOI-Digital Object Identifier) Definición de estructuras de metadata que contengan declaraciones de preservación de autenticaciónOcultos: Marca de agua digital Esteganografía Firma digital
    • ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO La organización del espacio de trabajo constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Se tiene que separar lo que se debe definir un lugarrealmente se necesita de lo que no para que no adecuado para cada elemento con el quegenere distracciones o pérdidas de tiempo. Hay que se va a trabajar dependiendo de su uso ydeterminar un lugar exclusivo para llevar a cabo las la frecuencia con que se haga. Si se eligeactividades, preferiblemente etiquetada cada área. contenedores para el almacenamiento deTambién se establecen auditorias periódicas y instrumentos es necesario etiquetarlo.medidas preventivas para evitar riesgosambientales que afecten los equipos. Los instrumentos Los materiales, elementos, electrónicos por lo general son grandesarchivos, herramientas de equipos y todo lo que se receptores del polvo, por ello esnecesita para la actividad, se tiene que separar de importante removerlo diariamente, noacuerdo a la fase en que se encuentre el expediente, solo por los equipos electrónicos sinoademás de separar los objetos sensibles como CD´S, también por el personal que participa encintas, memorias, etc. e l proceso.
    • ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSBásicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manerase describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información endistintas versiones.Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma maseficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamentesituaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias,dobles grabaciones de datos, etc.“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste enagruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sidodefinida en el Cuadro de Clasificación Documental”
    • ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOSELECTRÓNICOS SUBSERIES SERIES
    • CONCLUSIÓNEn el ámbito internacional el desarrollo tecnológicoavanza aceleradamente, razón por la cual, todos losprocesos en las organizaciones sufren cambios quepermiten el manejo y administración de lainformación de manera eficiente y oportuna.Son todos estos aspectos los que exigen a laorganización la implementación de un proceso degestión documental electrónica con la preparaciónpertinente antes, durante y después de cada una delas etapas, con el propósito de lograr laconservación y recuperación de la información.
    • BIBLIOGRAFÍA WEB GRAFIA Universidad de Cádiz (consultada marzo 30-2012) http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentos Casanovas, Inés. (2008). Gestión de archivos electrónicos. Buenos Aires: Alfagrama. http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electr oni... http://www.slideshare.net/alisciasandravivianafredy/los- documentos-electronicos-y-su-tratamiento