Fotodocumentacion #bestmeetings

1,361 views
1,122 views

Published on

Fotodocumentacion TALLER #bestmeetings 2012

1 Comment
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
1,361
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
17
Actions
Shares
0
Downloads
120
Comments
1
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fotodocumentacion #bestmeetings

  1. 1. visi.serrano@euskalnet.net
  2. 2. INICIO:Lo primero es lo primero Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  3. 3. Reglas del Juego Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  4. 4. Agenda9:00 - 11:0011:15 - 13:1513:30 - 15:00 Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  5. 5. Metodología Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  6. 6. Metodología Experiencia (actividad) Puesto de Objetivos de trabajo aprendizajeTransfer (“y ahora qué”) Reflexión (“qué ha pasado”) Generalización (“qué hay aquí”) Círculo de aprendizaje experimental Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  7. 7. Objetivos1. Interiorizarqué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a partir de la diferencia existente entre proceso, temas a tratar y objetivos a alcanzar.2. Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de una reunión.3. Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de las mismas.4. Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de trabajo, para que resulten de mayor eficacia. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  8. 8. NÚCLEO:¿REUNIONES? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  9. 9. Las personas en las organizaciones mantienen entrevistascon sus colaboradores y jefes, dan instrucciones y lasreciben, escriben informes, reflexionan sobre undeterminado proyecto y muy frecuentemente lideran oparticipan de reuniones. Cada una de estas actividadesson conversaciones.Dado que las reuniones pueden configurar el soportebásico de funcionamiento de un equipo de trabajo, el nivelde efectividad que exhiban en sus acciones dependerá dela manera en cómo se conducen esas conversaciones yde las competencias que se posea al respecto. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  10. 10. Apreciar• Apreciar, v., 1. valorar; acto de reconocer lo mejor de las personas y del mundo que nos rodea; afirmar fortalezas, potencialidades y logros presentes y pasados; percibir aquello que da vida (salud, vitalidad, excelencia) a los sistemas de vida 2. incrementar en su valor, i.e. la economía se ha apreciado en valor.• Sinónimos: VALORAR, ESTIMAR y HONRAR.Indagar• Indagar,v., 1. acto de exploración y descubrimiento 2. Inquerir, hacer preguntas; estar abierto a ver nuevos potenciales y posibilidades.• Sinónimos: DESCUBRIMIENTO, BÚSQUEDAD, EXPLORACIÓN SISTEMÁTICA, ESTUDIO. Indagación Apreciativa: reflexión grupal Principios de los Diálogos apreciativos Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  11. 11. En todas las organizaciones encontramos historias de éxito que pueden serApreciando las reuniones: contadas. reflexión grupal Apreciar empieza por encontrar, mediante el diálogo, estas historias de éxito. Enfocar las historias es el principio de un nuevo camino. Compartirlas en el diálogo, es empezar a fluir energía humana, constructiva y creativa. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  12. 12. Apreciando las reuniones: reflexión grupalHaz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la dirigieras o facilitaras o simplementeparticipaste de ella. Pero es una historia de éxito de una reunión que recuerdas especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo… Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  13. 13. Apreciando las reuniones: reflexión grupalPor parejas se compartieron las historias de éxito respecto a las reuniones, esa reunión que les brindó algún tipo de aprendizaje significativo. Además… Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  14. 14. Apreciando las reuniones: reflexión grupal …. se conversó sobre los antecedentes, losprotagonistas, los elementos positivos por los que guardan especial recuerdo de dicha reunión. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  15. 15. Apreciando las reuniones: reflexión grupalEn subgrupos se compartieron temas, contenidos,comportamientos y actitudes comunes de todasesas historias sobre reuniones y… Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  16. 16. Apreciando las reuniones: reflexión grupal…se recogieron en tarjetas de metaplan Aitor San Sebastián <aitor@ceia.es Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  17. 17. Ejercicio simulación: Una reunión de trabajo • Duración (Minutos) • Director/a • Objetivo • Método • Conclusión/es • Satisfacción (1-10)En qué se parece esto a nuestras reuniones Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  18. 18. 3 ideas clave sobre las reuniones1. ¡La reuniones no se dirigen solas!2. Fundamental: el OBJETIVO3. El facilitador/a es responsable del contenido, pero SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión. Abriendo espacios Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  19. 19. Tipos de Objetivos INFORMATIVO DECISORIO NEGOCIATIVO CONSULTIVODirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  20. 20. Tiempo y dominios REUNIÓN REUNIÓN REUNIÓN DECISORIA/ INFORMATIVA CONSULTIVA NEGOCIATIVA TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/ADecirdir o No decidir He Ahí la Cuestión Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  21. 21. Ejemplo de incorporación en la convocatoriaDuración Tema Rble. Objetivo 1. Apertura de la sesión: Bienvenida, recordatorio de las reglas del 5’ Coordinadora juego. 2. Revisión de los compromisos recogidos en el acta de la reunión 10’ TODOS/AS Informativo anterior. 3. Información en torno al Negocio: Perspectivas 2010 y situación Informativo 90’ Directora de la Unidad en este contexto. Consultivo DESCANSO (10’) 4. Plan comercial: Coordinación de las acciones individuales en desarrollo y asignación de próximos contactos identificando cuenta, responsable y fecha límite. 60’ NOTA: Para este punto recordad el TODOS/AS Decisorio compromiso de recuperar las listas trabajadas para 2009, así como de los planes comerciales abordados en el Comité de Personas y Público. 10’ 5. Próxima fecha de reunión y propuesta de contenidos. TODOS/AS Decisorio 10’ 6. Cierre: Feedback. TODOS/AS Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  22. 22. Dinámica de grupo: las 12 pistasDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  23. 23. Ejercicio las 12 pistas: lección aprendida MARCO Las reuniones precisan deCONTENIDO dirección y, concretamente, de PROCESO una atención muy especial al proceso ¿cómo? La señora qué y el señor cómo Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  24. 24. Los ciegos y el elefanteLos ciegos y el elefante (fábula) Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  25. 25. Los ciegos y el elefante¿Qué podían haber HECHO de distinto los ciegos para saber qué era un elefante? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  26. 26. Los ciegos y el elefanteDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  27. 27. Los ciegos y el elefanteDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  28. 28. Modelo OARSobre el modelo O-A-R Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  29. 29. Cambiando la persona del ObservadorLa persona del Observador Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  30. 30. Funciones dinamizador/a CLARIFICAR• OBJETIVO• MÉTODO• TIEMPO• CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA CONTROLAR DINAMIZAR• PARTICIPACIÓN• TIEMPO• AJUSTE AL OBJETIVO DISTENDER• CLIMA Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  31. 31. ¿Es cuestión de puntos de vista? El águila ve el mundo desde el aire... la rana, lo ve desde el suelo… ¿Qué diría cada cual si le preguntáramos cómo es el mundo? ¿Quién tiene razón? Cambiando la forma de mirar1 Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  32. 32. Enfoque únicoDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  33. 33. Enfoque múltipleCambiando la forma de mirar2 Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  34. 34. Las personas en las organizaciones mantienen entrevistascon sus colaboradores y jefes, dan instrucciones y lasreciben, escriben informes, reflexionan sobre undeterminado proyecto y muy frecuentemente lideran oparticipan de reuniones. Cada una de estas actividadesson conversaciones.Dado que las reuniones pueden configurar el soportebásico de funcionamiento de un equipo de trabajo, el nivelde efectividad que exhiban en sus acciones dependerá dela manera en cómo se conducen esas conversaciones yde las competencias que se posea al respecto. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  35. 35. Un director/a de reuniones competente…. Conocimientos “Saber hacer” COMPETENCIA RESULTADOS (Hacer eficientemente)Actitudes Habilidades“Querer hacer” ”Poder hacer” Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  36. 36. Reflexión en subgrupos¿Qué conocimientos, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  37. 37. Reflexión en subgrupos¿Qué actitudes, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  38. 38. Reflexión en subgrupos¿Qué habilidades, consideramos clave en un/a director/a de reuniones competente? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  39. 39. Habilidades clave para dinamizar reunionesDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  40. 40. Conversación privada vs Conversación públicaDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  41. 41. El iceberg HACE DICE COMPORTAMIENTOS SENTIMIENTOS PENSAMIENTOS VALORES NECESIDADESDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  42. 42. Feedback: Ventana de Johari VENTANA DE JOHARI Comportamientos Conocidos por No conocidos por mi miComportamientos Conocidos por los ZONA LIBRE ZONA CIEGA otros “El foro” “Lo oscuro” No ZONA ZONA conocidos OCULTA DESCONOCIDA por los otros “El desván” “?” Una ventana hacia el conocimiento Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  43. 43. LA ESCUCHA la escucha EL PAPEL DEL ANIMADOR Sobre Quien escucha y pregunta dirige la conversación en la reunión Escuchar = percibir + interpretar Feedback: recordar ventana de Johari, pedir luz sobre zonas oscuras Escuchar supone actitud y conducta: de-mostrarlo, no buceos, centrándose en lo que está “fuera del agua”, ¿observo que haces un gesto te apetece añadir algo al respecto? Gestión de la conversación privada en beneficio del objetivo de la reunión: “bajar el volumen de la radio” Reuniones, estilos sociales y preguntas Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  44. 44. Dinámica de grupo: La puerta de las estrellasDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  45. 45. Análisis de la dinámica: La puerta de las estrellas• ¿Cuáles consideramos que son las claves para el éxito en esta dinámica?• ¿Qué relación puede tener con las reuniones?• ¿Cuáles son nuestras lecciones aprendidas? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  46. 46. Análisis de la dinámica: La puerta de las estrellasDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  47. 47. Análisis de la dinámica: La puerta de las estrellasDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  48. 48. Análisis de la dinámica: La puerta de las estrellasDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  49. 49. Fases de una reuniónPreparación Inicio Desarrollo Núcleo CierreSeguimiento y Control Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  50. 50. Fases de una reunión¿Qué es necesario para la efectividad de cada Fase? Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  51. 51. Fase de Preparación Objetivo/s Agenda de la reunión ¿Participantes? Lugar de celebración Pensar en el/los Método/s Información previa a los/las participantes Autolanzarse expectativas de éxito Convocatoria Sobre los tandems mal entendidos en las reuniones Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  52. 52. Fase de Inicio ¡Comenzar a tiempo! Premiar a las personas puntuales: dar las gracias, café, unos dulces… ¡No aplicar nunca consecuencias negativas a las personas puntuales! A valorar aplicar consecuencias negativas a las personas impuntuales (no se les espera, escriben el acta, recogen la sala al terminar…) …continúa Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  53. 53. Fase de Inicio Clima: Lugar Bienvenida, check-in o ritual de entrada (¿Cómo venimos?, Moderador, Observador/a, ….) Lanzar expectativas de éxito Aplicar la Regla de Platino: los demás pueden no querer ser tratados como a uno le gusta que le traten …continúa Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  54. 54. Fase de Inicio Puesta al día:  Declaración de Objetivos y contenidos del orden del día  Pactar/proponer Metodología para cada punto del orden del día  Reglas del Juego: teléfono-smartphone-portátil si/no, tiempos, participación… Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  55. 55. Núcleo de la reunión  Dirección de la reunión: Seguimiento de lo preparado Atención al objetivo Puesta en marcha del método ¡Flexibilidad consciente y puesta en común! Liderazgo  Gestionar y fomentar la Participación  Escucha activa desde un enfoque múltipleEstructura no significa rigidez en las reuniones Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  56. 56. Cierre de la reunión Anticipar el final Revisar el problema o el estado de las diferentes cuestiones Resumir el progreso Enfatizar acuerdos y compromisos Evaluación, feedback: del observador/a, de todas las personas participantes en plenaria, individual posterior..etc Agradecimiento y despedida Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  57. 57. Seguimiento  Evaluación personal: autoevaluación, valorar desvíos sobre lo programado, lecciones aprendidas…  Informar(se) sobre el nivel de realización de acciones / compromisos / propuestas (si compete)  Ante incumplimientos o contingencias definir y comunicar alternativas (si compete)Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  58. 58. Roles Problemáticos en las reuniones: algunas pildoritas para su tratamientoAlgunas pildoritas para tratar los síntomas de las reuniones ineficaces Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  59. 59.  Recodar las reglas del juego: pasar el testigo Mantenerse firme Intervenir, y si interrumpe, señalarlo. No mostrarse dispuesto/a a un enfrentamiento frontal. No luchar; resistir, que es distinto Retirada de atención Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  60. 60. • Facilitar que pierda el miedo a conversar con sinceridad, reforzar y asegurarse de que no reciba consecuencias negativas por aportar • Felicitarle y hacerle sentirse aceptado/a también cuando exprese su propia opinión • No llevarle a / posibilitarle aceptar compromisos que no se van a poder cumplirDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  61. 61.  Escuchar las quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas No responder a las críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos Identificar beneficios por ver la situación de modo positivo Reforzar cualquier esfuerzo que realice por mostrarse positivo Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  62. 62.  Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta.  Relacionar las posibles alternativas o decisiones con beneficios  Dividir el problema en varios trozos para buscar su toma de decisión gradualmenteDirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  63. 63. CIERRE:NOS VAMOS… Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  64. 64. Recursos contactoSELECCIÓN DE ENLACES:•La frase y la pregunta más poderosa de una reunión (video)•Malas noticias consulta y participación•Video divertido sobre reuniones. En alemás pero muy real :-D•El descanso como fuente de productividad en las reuniones•Técnica Phillips 666 para tomar decisiones•Libro sobre participación genuina•Reseña libro los ciegos y el elefante•Técnica del panel de expertos•Video sobre Interrupciones en una reunión de trabajo o cuando la conversación privada se hace pública (la hora de Jose Mota).•Los mapas mentales•Autocontrol en las reuniones•Participación genuina y agendas abiertas en las reuniones•¿Sirve el OST para la toma de decisiones?•El world café•En reuniones la impuntualidad, genera impuntuales•Los 6 sombreros para pensar en las reuniones (técnica creatividad)•El César: método rápido para tomar decisiones y consensuar•Un OST (Open Space) en imágenes•Fomento de la participación en las reuniones de trabajo•Varios sobre Diálogos apreciativos•Reuniones, estilos sociales y preguntas•El feedback negativo en una reunión Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  65. 65. Recursos contactoBIBLIOGRAFÍA:Gil Rodriguez F et al: Técnicas Grupales en Contextos Organizacionales. PiramideFritzen, S. J.: 70 ejercicios prácticos de dinámica de grupo. Edit. Sal TerraeKeith Kelly P.: Las técnicas para la toma de decisiones en equipo. GranicaVall, A. y Cantarella, E.: Reuniones Eficaces . Profit Editorial. Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net
  66. 66. Contacto contacto visi serrano ¿Conversamos? móvil: 678492521 email: uve1971@gmail.comhttp://uvedevisi.blogspot.com/http://twitter.com/#!/uvedevisi 66 Dirección eficaz de Reuniones: mejorando mis competencias conversacionales- visi.serrano@euskalnet.net

×