O documento discute investimentos em gestão eletrônica de documentos (GED) e como medir o retorno sobre investimento (ROI). Apresenta formas de calcular o ROI considerando fatores como rentabilidade, liquidez e segurança. Também fornece exemplos de como medir ganhos em tempo e redução de custos com a digitalização de documentos.

1. GED
2010
Camada Projeto GED
Desmaterialização Documental
ROI – Retorno sobre Investimento
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010

2. Planejamento
Investimentos
em GED/ ECM
devem ser Projetos
empregados GED /
Em: ECM que
trarão O Valor pode ser medido de Retorno do
Valor diversas formas, mas é preciso Investimento
para as demonstrar do negócio
empresas claramente qual o ROI
É preciso conhecer as
necessidades do negócio da
empresa para
justificar a aquisição
De GED / ECM / BPM
 Organizacionais + Culturais + Tecnológicos
 Econômicos + Políticos + Mercadológicos
 Hardware + Software + Peopleware GED 2010
2

3. ROI = Fatores para Análise
Rentabilidade
Formas
de
Mostrar o
Retorno
do
Investimento
Em
GED / ECM
Liquidez Segurança
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4. ROI = Análise de Retorno
Análise dos fatores
• Rentabilidade – ROI, IRR
– TCO = Total Cost of Ownership (soluções de TI)
• Soma de custos = aquisição, instalação, treinamento,
perda de produtividade, suporte, manutenção,
insumos para funcionamento
• Gratner Group
• Liquidez – Payback Period
– Período de Recuperação (tempo para recuperar
o investimento inicial)
• Segurança – NPV(( O valor presente líquido (VPL) (do
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inglês Net Present Value - NPV))

5. ROI - Possiveis Relatórios
Interesse de investidores
Seleção de investimentos ou projetos
ROI = Retorno do Investimento
NPV = Valor Presente Líquido
IRR = Taxa Interna de Retorno
Observação:
Análise considera fatores = rentabilidade,
liquidez e segurança
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6. ROI = Análise de Retorno
Proposta para análise de investimentos em GED / ECM
Hardware / software ROI = cálculo monetário (tradicional,
tangível)
GED / ECM = ROI = intangível (“resultado previsto”)
VAT = Valor Agregado de GED / ECM
ROI = Hardware + Software + Peopleware
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7. ROI – Return On Investment
São argumentos para convencer aos investidores no Projeto:
 De GED /ECM
 De Gestão Documental / Informacional
 De Gestão do Conhecimento
Ganhos
Otimização do Tempo de Acesso ao Documento.
 Impacto no atendimento ao cliente, a fiscalização, a auditoria etc.
Redução do Risco sob o acervo (Multa, Ação Judicial, Sinistro, Fraudes)
 Impacto sobre perdas, prejuízos etc.
Redução do Custo na Tomada de Decisão baseada em informação
 Impacto sobre atuação mercadológica, posicionamento estratégico etc.
Melhoria com uso do Homem Hora para atividade fim. (Processo)
 Impacto sobre a produtividade, criatividade, inovação etc.
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8. Custos – Capacidade de Armazenamento
Comporta em média 10.000 páginas;
Ocupa em média 0,30 m2;
Custa em média R$ 300,00.
01 CD comporta em média 15.000 páginas
01 DVD comporta em média 90.000 páginas
01 DVD custa em média = R$ 7,50
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9. Custo - Área Ocupada
Sala comercial de 60/80 m2 - custo locação ano = R$ 30.000,00
Comporta em média 100 armários
100 x 10.000 = 1.000.000 páginas
Espaço de até 12 pessoas
Estantes, mesas, etc.
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10. Custos – Tempo de busca da informação
 O executivo em média destina 04 semanas no ano a procura
documentos para a tomada de decisão.
 A fidelização do cliente depende em média 65 % dos casos do
tempo de resposta contida nas informações.
 Fluxo de trabalho baseados na busca de documentos em papel
compromete a qualidade do atendimento (Tempo de resposta).
 A consulta direta que os Documentos em Papel exige penaliza os
custos em relação a mão de obra com desvio de função dos
profissionais envolvidos.
O acesso aos documentos é condicionado aos dias e horários de
operação da empresa.
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11. Custos de Logística – Captura Distribuída
CDI Rede Regional
Repositório Banco de Dados
Central
DATA CENTER
USUÁRIOS
Consulta via WEB GED 2010

12. Custo de Segurança
Sinistros: Documentos em papel estão sujeitos a
diversos tipos de ocorrências, como incêndios e
inundações.
 Acesso: segurança no acesso aos documentos
se limita a portas e arquivos trancados com
chaves e cadeados.
 Controle: O controle dos documentos de posse
dos interessados é precário e na maioria das
vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos.
Extravio: Risco de perda de parte ou de todo o
documento durante consulta e, no arquivamento.
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13. Custos Segurança – GED nas nuvens
 Backups: de acordo com os
padrões internacionais;
 Forte procedimento: Segurança
física e lógica;
 Redundância de combate a
sinistros: Sistema detecção de
fumaças/incêndios, combate a
roedores etc.
Data Center
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14. O Tempo é a Moeda do GED / ECM / BPM
Conta de Padaria! Na Silva e Silva S.A
• Tempo médio de busca por documentos em papel: 30 minutos
• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6
• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês
• Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00
• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)
• Tempo mensal gasto com busca de documentos em papel: 59.400 minutos = 990 horas
•Custo do processo arquivístico em papel: 990 horas mês x R$ 11,36 = R$ 11.246,40
•Tempo estimado de busca por documentos digitais: 10 segundos
• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6
• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês
•Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00
• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)
•Tempo mensal gasto com busca de documentos digitais: 10 segundos x 1.980 = 19800 segundos
• 19.800 / 60 segundos = 330 minutos / 60 minutos = 5 horas e 50 minutos
•Custo do processo arquivístico digital: 6 horas mês x R$ 11,36 = R$ 68,16
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15. Investimento – Quadro Demonstravo
Fases do Projeto versus Expansão do Armazenamento
Expansão de Armazenamento
Descrição Valor do Projeto
e sobre vida do galpão
R$ 48.000,00 1.728 caixas
1- Adequação Layout –
Estantes do Meio / banheiro
2- Adequação dos Paletes para R$ 219.710,00
Estantes –Colocação de
25.200 caixas
Prateleiras – Base de Madeira
3- Adequação Metodológica de R$ 95.700,00
26.667 caixas
Gestão do Acervo - Método de
localização e identificação
4- Cortinas de proteção R$ 114.445,00 N.A
Contra Pó Químico
Investimento................ R$ 478.055,00.... 53.595 novas caixas
O quadro acima demonstra:
A- Investimento por caixa adicionada ao arquivo: R$ 478.055,00 / 53.595 caixas = R$ 8,92 ano e R$ 0,74 por mês.
B- A capacidade atual de armazenamento de caixas é de 84.000 caixas e o projeto permitirá adicionar 53.595 caixas o
que equivale a aquisição de um galpão com capacidade de 65 % do atual.
C- O acréscimo de 53.595 caixas reverte o esgotamento do galpão atual e fornece uma sobrevida de 6 anos nas condições
atuais de entrada de caixas. Porém com o crescimento natural do Grupo previsto para 20 % passando de
9.000 caixas que entram anualmente para 11.000 caixas que entrarão anualmente a sobrevida do galpão passa para 5 anos.
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16. Investimentos – Quadro Descritivo
Descrição Como se faz Porque Ganho por redução de custo
A- Profissionais do Redução progressiva de •Introdução de metodologia R$ 334.800,00 ano após o
Processo profissionais do processo •Introdução de tecnologia Encerramento do projeto.
Número considerado em 45 % no decorrer do •Adequação das estantes
•Redução da logística (Consultas)
em projeto. •Melhoria da qualificação da MOD
Março de 2008.
•Redução do índice de perda:
B- Sobrevida as caixas Introdução das prateleiras por esmagamento.
R$ 2,20 por caixa
cortinas de proteção •Por acumulo de poeira combinada danificada.
Com pó químico.
C- Segurança 3.1 – Patrimonial
•Gestão de sinistros •Melhoria das condições para Agilidade ao atendimento:
execução do trabalho e possibilidade Solicitante.
(Combate a de perda da informação. Intimações.
incêndio, roedores etc.).
Fiscalizações
3.2- Informação
•Controle de acesso (Furto)
•Divisão do acervo em:
•Histórico /
Operacional
3.3- Trabalho (Equipe)
D- Digitalização •Preparação da mão de obra Redução em 40% do volume
•Redução do risco de para
acidente. a ser migrado( índice de
introdução da tecnologia.
duplicidade documental).
•Preparação da documentação
Preparação do Pessoal para
Preparação do acervo migração da mídia papel versus
mídia digital.
GED 2010
Legenda: MOD – Mão de obra direta

17. ROI e cronograma
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Bimestre 1
Abr Mar
Ações 15/04
Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev
16/03
30/09 31/11 31/01
1- Padronizar
2- Adequação Layout R$ 48.200,00
9.640 9.640 9.640 9.640 9.640
3- Adequação de Paletes
R$ 219.710,00
para Estantes.
36.619 36.619 36.619 36.619 36.619 36.619
4- Adequação Metodológica
de Gestão do Acervo R$ 95.700,00
Varredura de conteúdo 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700
5- Cortinas de proteção R$ 114.445,00
Contra Pó Químico 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349
11 meses
8.700 18.340 54.960 71.308 71.308 71.308 61.668 61.668 25.045 25045 8.700
R$ 81.990,00 R$213.924,00 R$148.391,00 R$ 33.745,00 R$ 478.055,00
1.728 / 3 = 576 10.080 / 3= 3.360 15.120 / 3= 5.040 26.667 / 3= 8.890 R$ 356.043,00
R$ 25.056,00 no decorrer
R$ 14.616,00 R$ 21.924,00 R$ 38.667,00
X 8 meses= do
X 5 meses= X 2 meses= X 1 meses=
R$ 200.448,00 projeto
R$ 73.080,00 R$ 43.848,00 R$ 38.667,00
Inicio / Fim operacional R$ 334.800,00 (Redução de MOD) + R$ 356.043,00 (Valor do Espaço Aberto no PE R$ 1,45) = R$ 690.843,00.
ROI : R$ 478.055,00 / R$ 690.843,00 = Projeto com pay back no decorrer do período de execução. GED 2010
RM: Ponto de Equilíbrio de R$ 1,45

18. GED 2010